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文檔簡介
科協(xié)會議管理制度科協(xié)會議管理制度
第一章總則
第一條目的與原則
為保障科協(xié)會議的有序、高效進行,確保會議內(nèi)容的科學(xué)性、決策的民主性和執(zhí)行的嚴肅性,特制定本制度。本制度遵循公開、公平、公正的原則,旨在通過規(guī)范化的會議管理,提升科協(xié)的工作效率和決策質(zhì)量。
第二條適用范圍
本制度適用于科協(xié)組織內(nèi)的一切正式會議,包括但不限于常務(wù)理事會議、全體會員大會、專業(yè)委員會會議等。臨時性會議及其他非常規(guī)會議可參照本制度執(zhí)行。
第三條會議分類
根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容,科協(xié)會議分為以下幾類:
1.常務(wù)會議:討論日常工作,決策重大事項。
2.專題會議:針對特定議題進行深入研究和決策。
3.全體會員大會:匯報工作,討論重大決策,進行選舉等。
4.學(xué)術(shù)交流會議:交流學(xué)術(shù)成果,探討科技發(fā)展趨勢。
第四條會議召開
會議的召開應(yīng)當(dāng)符合以下條件:
1.會議主題明確,符合科協(xié)的工作目標(biāo)和任務(wù)。
2.會議通知提前發(fā)放,明確會議時間、地點、議程等。
3.參會人員符合會議性質(zhì)和議題要求,確保決策的權(quán)威性。
4.會議所需資料、設(shè)備等提前準(zhǔn)備,保證會議順利進行。
第五條參會人員職責(zé)
參會人員應(yīng)嚴格遵守以下規(guī)定:
1.按時參加會議,不得無故缺席、遲到或早退。
2.積極參與討論,對會議議題提出建設(shè)性意見和建議。
3.遵守會議紀(jì)律,不得泄露會議內(nèi)容和非公開信息。
4.會議結(jié)束后,按照分工要求,及時跟進會議決議的落實。
第六條制度修訂
本制度根據(jù)科協(xié)工作需要和實際情況適時進行調(diào)整和修訂。修訂后的制度需經(jīng)常務(wù)理事會議討論通過,并予以公告。
第二章會議流程
一、會議籌備
1.確定會議主題:根據(jù)科協(xié)工作計劃和實際需求,明確會議的主題和目標(biāo)。
2.制定會議議程:根據(jù)會議主題,列出會議討論的主要議題和預(yù)計時間安排。
3.發(fā)放會議通知:提前向參會人員發(fā)送會議通知,包括會議時間、地點、議程等,確保參會人員提前做好準(zhǔn)備。
4.準(zhǔn)備會議資料:收集、整理與會議議題相關(guān)的資料,制作會議文件,并在會議前分發(fā)至參會人員。
二、會議召開
1.會議簽到:參會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到,確認參會人員名單。
2.主持人開場:會議主持人介紹會議主題、議程和參會人員,明確會議目的和要求。
3.專題報告:根據(jù)會議議程,邀請相關(guān)人員進行專題報告,分享研究成果或工作經(jīng)驗。
4.討論與發(fā)言:參會人員針對會議議題展開討論,提出意見和建議。
三、會議決策
1.提出決策方案:根據(jù)討論情況,整理形成決策方案。
2.表決:對決策方案進行表決,可采用無記名投票、舉手表決等方式。
3.形成會議決議:表決通過后,形成會議決議,明確責(zé)任人和完成時限。
四、會議總結(jié)
1.主持人總結(jié):會議主持人對會議討論情況進行總結(jié),強調(diào)會議決議和下一步工作要求。
2.參會人員反饋:參會人員對會議效果、組織等方面提出意見和建議。
3.會議紀(jì)要:會議紀(jì)要員整理會議內(nèi)容,形成會議紀(jì)要。
五、會議結(jié)束
1.會議閉幕:主持人宣布會議結(jié)束,感謝參會人員的參與。
2.參會人員離場:參會人員按照會議安排離場,確保會議場所整潔。
3.會議紀(jì)要發(fā)放:會議紀(jì)要整理完成后,及時發(fā)放給參會人員,以便跟進會議決議的落實。
本章對會議流程進行了詳細闡述,旨在確保會議的順利進行和高效決策。參會人員應(yīng)嚴格按照會議流程執(zhí)行,共同維護科協(xié)會議的秩序和效果。
第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實
一、會議紀(jì)要的編制與審核
1.會議紀(jì)要的編制:會議紀(jì)要員應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理會議內(nèi)容,形成詳細的會議紀(jì)要,包括會議主題、議程、主要討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。
2.會議紀(jì)要的審核:會議紀(jì)要完成后,需提交給主持人或相關(guān)負責(zé)人進行審核,確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。
3.會議紀(jì)要的發(fā)布:審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)放給所有參會人員,并在必要時通過電子郵件、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺等方式進行公告。
二、會議決議的分解與責(zé)任落實
1.決議分解:根據(jù)會議紀(jì)要,將會議決議細化為具體的任務(wù)和行動項,明確每項任務(wù)的責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)和時限。
2.任務(wù)分配:將分解后的任務(wù)分配給相應(yīng)的部門或個人,確保每項任務(wù)都有明確的執(zhí)行主體。
3.責(zé)任落實:責(zé)任人應(yīng)按照任務(wù)要求,制定詳細的工作計劃,并確保按時完成。
三、會議決議的跟蹤與監(jiān)督
1.定期跟蹤:設(shè)立專門的跟蹤機制,定期檢查會議決議的執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。
2.信息反饋:責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者或相關(guān)部門報告任務(wù)進展情況,確保信息暢通。
3.監(jiān)督評價:對會議決議的執(zhí)行情況進行監(jiān)督評價,對未按期完成或執(zhí)行不力的責(zé)任人進行督促和問責(zé)。
四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱
1.歸檔管理:會議紀(jì)要應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行歸檔,便于日后查閱和追溯。
2.查閱權(quán)限:設(shè)置適當(dāng)?shù)牟殚啓?quán)限,確保會議紀(jì)要的安全性和保密性。
3.借閱流程:制定會議紀(jì)要的借閱流程,確保會議紀(jì)要在需要時能夠及時提供。
本章明確了會議紀(jì)要的跟蹤落實流程,旨在確保會議決議的貫徹執(zhí)行,提高科協(xié)工作的執(zhí)行力和效果。參會人員和相關(guān)責(zé)任人應(yīng)認真履行職責(zé),共同推進會議決議的落實。
第四章會議室管理規(guī)定
一、會議室預(yù)訂
1.預(yù)訂流程:需使用會議室的部門或個人,應(yīng)提前向會議室管理部門提交會議室預(yù)訂申請,明確會議時間、參會人數(shù)等信息。
2.審批權(quán)限:會議室管理部門負責(zé)審批會議室預(yù)訂申請,根據(jù)會議室使用情況,合理安排會議時間。
3.預(yù)訂確認:審批通過后,預(yù)訂人應(yīng)與會議室管理部門確認預(yù)訂信息,確保會議順利進行。
二、會議室配置與維護
1.基礎(chǔ)設(shè)施:會議室應(yīng)配備必要的基礎(chǔ)設(shè)施,如會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備等。
2.環(huán)境衛(wèi)生:會議室管理部門負責(zé)保持會議室的整潔衛(wèi)生,定期進行清潔和消毒。
3.設(shè)備維護:定期檢查會議室設(shè)備,確保設(shè)備正常運行,及時維修或更換損壞設(shè)備。
三、會議室使用規(guī)范
1.使用要求:參會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)范,保持會議室內(nèi)安靜、整潔。
2.會議時間:嚴格按照預(yù)訂的會議時間進行,不得遲到、早退或占用他人預(yù)訂的會議室。
3.會議物品:會議結(jié)束后,參會人員應(yīng)將個人物品帶走,不得在會議室遺留垃圾或私人物品。
四、會議室安全管理
1.安全意識:參會人員應(yīng)提高安全意識,注意會議室內(nèi)的人身安全和設(shè)備安全。
2.緊急疏散:了解會議室的緊急疏散通道和消防設(shè)施,確保在緊急情況下能夠快速疏散。
3.保密要求:對于涉及保密內(nèi)容的會議,參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定,不得泄露會議內(nèi)容。
本章對會議室管理規(guī)定進行了詳細闡述,旨在為科協(xié)會議提供良好的會議環(huán)境和服務(wù),確保會議的順利進行。各部門和參會人員應(yīng)嚴格遵守會議室管理規(guī)定,共同維護會議室的秩序和安全。
第五章附則
一、制度解釋
本制度的最終解釋權(quán)歸科協(xié)所有。如有疑問或爭議,由科協(xié)相關(guān)部門負責(zé)解釋。
二、制度實施
本制度自發(fā)布之日起實施,原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的,以本制度為準(zhǔn)。
三、制度修訂
本制度的修訂由科協(xié)相關(guān)部門負責(zé),根據(jù)實際情況和工
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