2024年學校人事檔案管理制度范本（六篇）

第11頁共11頁2024年學校人事檔案管理制度范本公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為更有效地對員工人事檔案進行妥善管理，切實保障信息保密性；同時，為維護人事檔案的完整性，防止材料損壞，確保檔案的高效、有序利用，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1.員工入職檔案：包括個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證明復印件、學歷學位證書復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議等。2.員工培訓檔案：涵蓋培訓通知、培訓總結報告或考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（含證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表等。3.績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理，確保信息準確、完整。4.員工離職檔案：涉及員工離崗情況，包括員工與公司解除（終止）勞動關系、死亡等情形的相關記錄。三、檔案相關規(guī)定1.基礎管理原則：遵循分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范的原則。真實性核查：員工入職前，人力資源部需對人事檔案的真實性、有效性進行核查，發(fā)現(xiàn)虛假信息可不予錄用或解聘處理。分類歸檔：按入職時間對人事檔案進行分類歸檔，分別整理在職人員與離職人員檔案，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》及《離職員工人事檔案登記》，檔案前頁需填寫人事資料名稱及編號，原則上永久保存。資料更新：員工基本資料變動時（如學歷、身份證號、技術職稱、婚姻狀況等），應及時提交相關資料復印件至人力資源部歸檔，原件需當場查驗。調(diào)動與錄用：員工調(diào)動或新入職時，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，并在報到新崗位前完成檔案登記。材料收集：及時收集、整理員工考察、考核、培訓、獎懲等材料，確保檔案完整性。歸檔材料需經(jīng)審批蓋章及本人簽字后歸檔。離職檔案處理：每月清查離職檔案，另行存檔。原則上保存三年后方可銷毀（高管及核心人員檔案保留至離職后____年）。環(huán)境管理：檔案員需保持檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。編號存放：檔案應分類編號存放，一人一編號，避免重名重姓員工檔案混淆，并制作電子目錄以便查閱。2.檔案的查、借閱保密與非保密檔案：保密檔案僅可在檔案室閱覽，禁止外借；非保密檔案因工作需要查、借閱時，需填寫《查、借閱人事檔案單》并經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準?？绮块T限制：一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。直接查閱權限：公司級領導及行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。歸還與登記：借閱檔案需在三天內(nèi)歸還（特殊情況可延長），逾期未還、損壞、私自復印或遺失者將依公司檔案管理規(guī)定處理。人力資源部需做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》上簽字確認。3.查、借閱檔案注意事項禁止涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。未經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意，不得擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容。查、借閱者需嚴格保密檔案內(nèi)容，違者將視情節(jié)輕重予以懲處。4.檔案的銷毀未經(jīng)批準，任何個人和部門不得銷毀員工檔案資料。達到銷毀期的檔案，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。銷毀前需認真核對，將審批文件及待銷毀檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部負責實施，其修訂和廢止亦需遵循相同程序。2024年學校人事檔案管理制度范本（二）一、紀律處分與檔案法遵守對于假公濟私行為，一經(jīng)查實，將嚴格按照《中華人民共和國檔案法》的相關規(guī)定進行紀律處分，確保法律的嚴肅性和權威性得到維護。二、外省市單位查閱干部人事檔案的程序外省市單位若需查閱干部人事檔案，應事先與相關單位取得聯(lián)系，并征得對方同意。在獲得許可后，根據(jù)干部人事檔案管理權限的規(guī)定，攜帶《查閱干部人事檔案審批表》至指定地點進行查閱。若檔案中部分內(nèi)容涉及被了解人的情況，將僅提供相關部分，確保信息的針對性和保密性。三、特定部門查閱干部人事檔案的要求公安、安全、檢察部門及公證處等機構在查閱干部人事檔案時，同樣需持有《查閱干部人事檔案審批表》。若因工作需要摘錄檔案內(nèi)容，必須事先征得檔案管理人員的同意，并由管理人員核對無誤后，注明材料出處及日期，加蓋部門公章。對于摘錄復制的材料，除作為證據(jù)必須保留外，其余均應由查閱單位負責銷毀，以保障檔案信息的安全性和完整性。四、干部人事檔案的查閱與借閱規(guī)定干部人事檔案的查閱應在指定的閱檔室或地點進行，原則上不允許外借。若因特殊工作需要必須借出使用，查閱單位需在審批表中明確說明理由，并經(jīng)檔案管理人員同意后嚴格履行登記手續(xù)。借閱期限限定為兩周內(nèi)，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。同時，嚴禁任何個人查閱或借閱本人及其親屬的干部人事檔案，以維護檔案管理的公正性和客觀性。五、干部人事檔案鑒別歸檔的標準與流程歸檔的材料必須為正式材料，要求完整、齊全、真實，文字清晰，對象明確，并附有承辦單位或個人的署名及形成材料的日期。對于需經(jīng)組織審查蓋章的材料，必須履行相應手續(xù)；對于需與本人見面的材料，一般應獲得本人的簽字確認。歸檔材料的載體應符合規(guī)定尺寸，書寫材料也應符合要求，不得使用圓珠筆、鉛筆等不符合規(guī)定的書寫工具。歸檔材料應逐份登記，并在一個月內(nèi)歸入本人檔案袋（盒）內(nèi)，每年裝訂入卷一次。六、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞的規(guī)范與要求干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞應建立嚴格的登記制度，確保檔案進出手續(xù)完備、逐一登記。轉(zhuǎn)遞檔案應通過機要交通或派專人送取，嚴禁個人攜帶。轉(zhuǎn)出檔案必須完整齊全，經(jīng)過認真整理并裝訂成卷。轉(zhuǎn)遞時必須填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，嚴密包封并加蓋密封章后寄出。檔案管理部門在收到外單位轉(zhuǎn)入的檔案后應認真清點核對無誤后及時回復寄出單位回執(zhí)。同時應加強與干部調(diào)配、任免單位的配合協(xié)作確保干部人事檔案隨人員變動及時轉(zhuǎn)遞到位。七、干部人事檔案保管保密的嚴格措施在干部人事檔案的保管保密工作中應嚴格遵守相關法律法規(guī)和條例規(guī)定不得泄露檔案內(nèi)容和其他機密事項。檔案庫房應堅固安全配備必要的防護設施定期檢查維護確保檔案安全無虞。對保管的檔案應進行詳細登記并分開保管死亡人員檔案。嚴禁個人私自保存檔案材料檔案管理人員調(diào)動時必須嚴格履行交接手續(xù)。非檔案管理人員不得進入檔案庫房檔案材料不得擅自轉(zhuǎn)移、分散、銷毀和丟失。在工作中形成的廢紙等廢棄物需進行粉碎處理以防止信息泄露。八、送交檔案材料歸檔的嚴格管理在送交干部人事檔案及其材料時各相關單位應嚴格按照規(guī)定程序進行操作確保檔案材料的完整性和準確性。送交前應仔細核對材料與目錄防止錯漏；送交的檔案必須經(jīng)過整理符合要求；檔案管理部門在收到檔案材料后應逐一登記并及時辦理接收手續(xù)。同時應加強對檔案材料的鑒別和審查工作防止不符合要求的材料進入檔案對偽造或涂改檔案的行為要依法依規(guī)嚴肅處理。2024年學校人事檔案管理制度范本（三）一、公司內(nèi)部的人事檔案管理涵蓋公司內(nèi)部員工的相關文件，具體包括：1.個人履歷表；2.身份證與戶口本的復印件；3.學歷證明及職稱證書的復印件；4.非本地戶籍員工需提供在工作地的暫住證；5.員工入職及轉(zhuǎn)正審批表；6.公司對員工的考核、獎懲及任免情況的相關文件；7.公司認為必要的其他存檔材料。二、對于正式員工，其個人的國家公職檔案需存入公司設立的集體存檔賬戶，需提交的資料如下：1.行政關系介紹信；2.工資轉(zhuǎn)移介紹信；3.完整的履歷表；4.鑒定材料；5.已婚員工需提供婚姻證明；6.轉(zhuǎn)正及定級審批表；7.職稱審批表；8.干部錄用表；9.招工審批表；10.非本地戶籍員工的工作地暫住證。三、檔案管理遵循以下規(guī)定：1.公司內(nèi)部人事檔案由人力資源部專職人員負責保管；2.檔案管理人員需確保檔案的完整性和安全性，對檔案進行及時編號，并遵守保密原則，不得擅自處理檔案；3.檔案管理人員應不斷優(yōu)化管理方法，以實現(xiàn)檔案管理的科學化和規(guī)范化；4.查閱人事檔案需獲得人力資源部負責人的許可。四、若員工的個人信息發(fā)生變更，如地址、婚姻狀況、子女出生情況或銀行賬戶名稱等，員工需在變更發(fā)生后的____個工作日內(nèi)以書面形式通知人力資源部進行更新。五、所有需要公司出具的人事證明，如工作證明、收入證明等，員工需先向人力資源部申請，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可辦理。2024年學校人事檔案管理制度范本（四）公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為確保公司員工人事檔案的妥善管理與機密保護，維護檔案的完整性，防止材料損壞，并促進檔案資料的高效、有序利用，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1.員工入職檔案：涵蓋個人簡歷、入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議等。2.員工培訓檔案：包括培訓通知、培訓總結報告或考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表等。3.績效管理檔案：按月歸類整理員工績效考核相關資料。4.員工離職檔案：涉及員工與公司解除（終止）勞動關系、死亡等情形的相關資料。三、檔案相關規(guī)定1.基礎管理原則：分類標準明確，歸檔及時，排列有序，層次清楚，整理規(guī)范。真實性核查：員工入職前，人力資源部需對人事檔案的真實性、有效性進行核查，發(fā)現(xiàn)虛假可不予錄用或解聘。歸檔與編號：按入職時間分類歸檔，區(qū)分在職與離職人員，及時登記于《入職員工人事檔案登記》與《離職員工人事檔案登記》，并對檔案進行編號，原則上永久保存。資料更新：員工基本資料變動時，應及時提交復印件歸檔，原件現(xiàn)場查驗。調(diào)動與錄用：調(diào)動及新入職員工需在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，并登記新檔案。完整性維護：及時收集、整理考察、考核、培訓、獎懲等材料，確保真實、清晰、手續(xù)齊備。離職檔案管理：每月清查離職檔案，另行存檔，原則上保存三年后方可銷毀（高管及核心人員延長至離職后若干年）。環(huán)境管理：保持檔案管理環(huán)境清潔、整潔。編號與電子目錄：分類編號存放，避免重名重姓交叉，制作電子目錄便于查閱。2.檔案的查、借閱保密與非保密檔案：保密檔案僅限檔案室閱覽，非保密檔案因工作需要查借閱需填寫《查、借閱人事檔案單》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準?？绮块T與上下級限制：一般不得跨部門查借閱，下級員工不得查借閱上級員工檔案。領導直接查借閱：公司級領導及行政人力資源部可直接查借閱。歸還與登記：借閱檔案需三日內(nèi)歸還（特殊情況可延長），損壞、復印、遺失者依規(guī)處理，并做好查借閱登記。3.查借閱檔案注意事項禁止涂改、抽取、撤換檔案材料。未經(jīng)允許不得復印、拍攝檔案內(nèi)容，取證需經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。嚴禁擅自泄露檔案內(nèi)容，違者嚴懲。4.檔案的銷毀銷毀須經(jīng)同意，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后實施。銷毀前需認真核對，做好登記并歸檔，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部負責實施，其修訂與廢止亦同。2024年學校人事檔案管理制度范本（五）公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為更有效地管理員工人事檔案，確保機密信息的保守，同時維護檔案的完整性，防止材料損壞，促進檔案資料的高效、有序利用，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1.員工入職檔案：包括但不限于個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議等。2.員工培訓檔案：涵蓋培訓通知、培訓總結報告或考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（含證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表等。3.績效管理檔案：按月整理員工績效考核相關資料。4.員工離職檔案：涉及員工與公司解除（終止）勞動關系、死亡等情形的相關檔案。三、檔案相關規(guī)定1.基礎管理原則：分類標準明確、歸檔及時、排列有序、層次清晰、整理規(guī)范。真實性核查：員工入職前，人力資源部需核查人事檔案的真實性、有效性，發(fā)現(xiàn)虛假信息可不予錄用或解聘。分類歸檔：按入職時間分類歸檔，區(qū)分在職與離職人員，及時登記于《入職員工人事檔案登記》與《離職員工人事檔案登記》，并對檔案進行編號，原則上永久保存。資料更新：員工基本信息變動時，應及時提交相關復印件歸檔，原件現(xiàn)場查驗。檔案調(diào)閱：員工調(diào)動或錄用前需調(diào)閱檔案，并在新崗位報到前完成登記。材料收集：及時收集考核、培訓、獎懲等材料，確保檔案完整，歸檔材料需真實、文字清晰、手續(xù)完備。離職檔案管理：每月清查離職檔案，另行存檔，保存期原則上為三年，高管及核心人員檔案保留至離崗后____年。環(huán)境要求：檔案員需保持檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。編號存放：檔案分類編號存放，每位員工一個編號，避免交叉，并制作電子目錄便于查閱。2.檔案的查、借閱保密與非保密檔案：保密檔案禁止查閱與外借，僅可在檔案室閱覽；非保密檔案因工作需要查、借閱時，需填寫《查、借閱人事檔案單》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準。跨部門與級別限制：一般情況下，不得垮部門查、借閱，下級員工不得查、借閱上級員工檔案。公司級領導及行政人力資源部可直接查、借閱。歸還與登記：借閱檔案需在三天內(nèi)歸還（特殊情況可延長），逾期未還、損壞、私自復印、遺失者將按公司檔案管理規(guī)定處理，人力資源部需做好查、借閱登記。3.查、借閱檔案注意事項嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。未經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意，不得擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容。查、借閱者需保守檔案內(nèi)容秘密，違者將視情節(jié)輕重予以懲處。4.檔案的銷毀未經(jīng)批準，任何個人和部門不得銷毀員工檔案資料。達到銷毀期的檔案，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。銷毀前需認真核對，并將批準的銷毀登記與待銷毀檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部負責實施，其修訂和廢止亦同。2024年學校人事檔案管理制度范本（六）在檔案材料管理方面，必須采取嚴格措施，以預防檔案材料的遺失與干部檔案內(nèi)容的泄露。六、為保持檔案內(nèi)容的完整性與規(guī)范性，我們應堅持將經(jīng)常性整理與集中性整理、普遍性整理與個別性整理相結合。干部人事檔案保管與保護制度一、嚴格依據(jù)《干部檔案工作條例》等相關文件精神，構建堅固且符合防火、防潮、防盜、防蛀、防塵、防高溫標準的專用檔案庫房，并配置鐵質(zhì)檔案柜（箱）。二、確保檔案庫房內(nèi)空調(diào)、加濕、去濕、殺菌、滅火等設施完備，指定專人負責庫房及檔案柜、架的日常管理與定期檢查。三、維護庫房清潔，嚴禁存放易燃易爆等可能危害檔案安全的物品，積極排查并消除所有潛在的安全隱患。四、制定完善的庫房應急預案，檔案管理人員需熟練掌握應急設備操作，確保在突發(fā)事件或緊急情況下，能夠迅速、有效地搶救檔案并轉(zhuǎn)移至安全地點。五、持續(xù)探索并優(yōu)化檔案保管與保護技術，以保障干部檔案的安全無虞。干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度一、干部人事檔案管理部門在收到干部任免、調(diào)動通知后，應立即將相關檔案轉(zhuǎn)交至新的干部主管部門。二、轉(zhuǎn)出檔案時，需仔細清點所有材料，按規(guī)定裝訂，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出；轉(zhuǎn)出后，及時注銷名冊。接收單位有權拒收材料不全或整理不符合要求的檔案。三、檔案轉(zhuǎn)遞須嚴格遵循統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”要求，詳細登記并嚴密封裝，通過機要渠道或人事部門專人送取，嚴禁郵寄或干部本人自帶。四、接收單位在核對檔案無誤后，應盡快返回簽名蓋章的回執(zhí)；如發(fā)現(xiàn)材料缺失，應及時催交；如檔案材料手續(xù)不全，可退回并要求轉(zhuǎn)出單位補充完善，在規(guī)定時間內(nèi)重新轉(zhuǎn)遞。五、轉(zhuǎn)出單位對逾期一個月未退回執(zhí)的，應及時催交，以防檔案遺失。六、確保檔案轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入均及時登記，實現(xiàn)干部職務、工作變動與檔案轉(zhuǎn)遞的同步更新。干部人事檔案提供利用制度一、嚴格按照閱檔規(guī)定決定是否提供利用及所需材料。二、查閱單位需填寫《查閱干部檔案審批表》，并至干部人事檔案管理部門辦理查閱手續(xù)；僅憑行政介紹信或調(diào)查證明材料介紹信者，不予受理。三、查閱干部人事檔案時，利用單位應指派黨員干部至檔案查閱室進行。四、閱檔人需嚴格遵守安全保密與閱檔規(guī)定，禁止抽取、撤換、