第六章秘書的工作職能

第六章秘書的工作職能秘書的基本職能是服務(wù)，“參與政務(wù)，掌管事務(wù)”，為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合輔助服務(wù)。

傳統(tǒng)的三項(xiàng)職能：辦文、辦事、辦會(huì)。1985年國(guó)務(wù)院召開的全國(guó)秘書長(zhǎng)和辦公廳主任會(huì)議上提出了“四個(gè)轉(zhuǎn)變”：

由傳統(tǒng)的低層次、事務(wù)性服務(wù)向高層次、智能型服務(wù)轉(zhuǎn)變；由偏重辦文辦事，向既辦文辦事又出謀獻(xiàn)策轉(zhuǎn)變；由收發(fā)傳遞信息向綜合處理信息轉(zhuǎn)變；由一般性事務(wù)管理向輔助管理、輔助決策轉(zhuǎn)變。第六章秘書的工作職能

現(xiàn)代秘書工作的基本特征：以調(diào)查研究為方法，以信息工作為基礎(chǔ)，以參謀咨詢?yōu)榉绞剑暂o助管理輔助決策為根本。

給領(lǐng)導(dǎo)“減壓”還是“幫倒忙”影片《生死抉擇》中有這樣一件事：一名老職工寫給李高成市長(zhǎng)的反映中陽(yáng)紡織廠領(lǐng)導(dǎo)班子腐敗問(wèn)題的信件被市長(zhǎng)秘書“截留”了，由此引發(fā)了群眾對(duì)李高成的誤解，也給李高成的工作帶來(lái)了被動(dòng)，負(fù)面影響很大。當(dāng)李高成責(zé)問(wèn)秘書為何扣住他的信件時(shí)，秘書解釋說(shuō)：是為了減輕領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力。問(wèn)題：１．市長(zhǎng)秘書“截留”了反映中陽(yáng)紡織廠領(lǐng)導(dǎo)班子腐敗問(wèn)題的信件，是給領(lǐng)導(dǎo)“減壓”嗎？為什么？２．在你心目中，秘書有哪些職能？怎樣才能履行好這些職能？第一節(jié)辦公室事務(wù)輔助第一節(jié)辦公事務(wù)輔助

秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，其工作職能必須圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作需要展開。概括地說(shuō)，在領(lǐng)導(dǎo)履行職責(zé)、行使職權(quán)所需要的輔助和服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)，都屬于秘書工作的職能范疇。從這個(gè)意義上講，秘書職能范疇是：（１）具有從屬性。它從屬于直接服務(wù)對(duì)象———領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)和職權(quán)范圍。（２）管理輔助性。無(wú)論何級(jí)何類的領(lǐng)導(dǎo)者，都有確定的管理范圍，秘書的職能范疇，就是在領(lǐng)導(dǎo)者的管理范圍內(nèi)發(fā)揮輔助作用的空間。（３）既有近身綜合輔助的確定性又有領(lǐng)導(dǎo)需要差異的選擇性。開展正常的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，就必須借助會(huì)議、文件、處理事務(wù)等形式以行使職權(quán)，必須依據(jù)信息進(jìn)行溝通以實(shí)施管理，這就需要秘書辦文、辦會(huì)、辦事、溝通信息等職能輔助。辦公事務(wù)輔助在秘書職能活動(dòng)中是大量的、經(jīng)常性的、基礎(chǔ)性的。秘書辦文、辦會(huì)、辦事在整個(gè)秘書職能活動(dòng)中要占全部工作時(shí)間和精力的三分之二左右，所以說(shuō)是大量的；這類工作是每天或每周、每月往復(fù)出現(xiàn)的，所以說(shuō)是經(jīng)常性的；秘書的參謀智能輔助和綜合協(xié)調(diào)輔助不少都滲透和包容在辦公事務(wù)輔助中或者與辦公事務(wù)輔助相配合，所以說(shuō)是基礎(chǔ)性的。因此，從事秘書工作的人，首先必須要盡職盡責(zé)地完成辦公事務(wù)輔助工作任務(wù)。辦公事務(wù)輔助主要包括辦文、辦會(huì)、辦事，以及辦公環(huán)境管理等，它是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和管理組織運(yùn)轉(zhuǎn)不可缺少的輔助和服務(wù)環(huán)節(jié)，它對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作和管理運(yùn)作的效率和有序性、規(guī)范性有著不可低估的影響。一、辦文辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)行、整理及保管利用。自秘書性工作萌生開始，辦文就成為秘書性人員為領(lǐng)導(dǎo)和管理工作服務(wù)的重要手段，成為其輔政的主要方式。文字產(chǎn)生之后，國(guó)家行使其統(tǒng)治權(quán)力、管理主體行使其管理和支配權(quán)，都必須以文書為載體并以文書為重要依據(jù)。即使在高度集權(quán)的封建君主時(shí)代，君權(quán)的行使也需要秘書性官吏的輔助和操辦，在辦文的過(guò)程中也必然存在秘書性官吏不同程度的參謀建議的智能輔助。隨著社會(huì)的發(fā)展，文書應(yīng)用的范圍越來(lái)越廣泛，數(shù)量和要求也不斷地提高。因此，辦文成為了秘書工作極為重要的業(yè)務(wù)內(nèi)容。即使在信息化社會(huì)，使用了網(wǎng)絡(luò)化的文字處理技術(shù)后，采用以計(jì)算機(jī)為主要工具的秘書辦文，也是領(lǐng)導(dǎo)和管理者不可缺少的輔助環(huán)節(jié)。辦理文書是秘書部門的傳統(tǒng)工作。（1）起草撰寫公文及公務(wù)應(yīng)用文。（2）文書處理，包括收文和發(fā)文。（3）文書的立卷歸檔工作。（4）信息工作，包括信息簡(jiǎn)報(bào)、內(nèi)參編寫、材料整理。（一）文稿撰擬【案例】方老師原是一中遠(yuǎn)近聞名的才子，不僅自己經(jīng)常在報(bào)刊上發(fā)表文章，而且他教的學(xué)生，個(gè)個(gè)語(yǔ)文成績(jī)優(yōu)秀，特別是作文寫得好，經(jīng)常在省市中學(xué)生作文競(jìng)賽中拿名次。由于書教得好，被提拔到市教育局當(dāng)了科長(zhǎng)，又由于會(huì)寫文章，又選任為陳書記的秘書。陳書記的兒子就是方老師教出來(lái)的，考入了國(guó)家重點(diǎn)大學(xué)中文系。陳書記出于對(duì)老師的尊重，對(duì)方秘書仍然稱方老師。方老師第一次為陳書記寫講話稿，是他至今難忘的。陳書記向他交代寫作意圖、主要觀點(diǎn)和有關(guān)材料。他表面虛心在聽，心里卻在想，寫文章還用你來(lái)教我嗎。雖然他十分自信，但畢竟是第一次給縣委書記寫講話稿，必須一炮打響。于是他熬了兩個(gè)通宵，反復(fù)修改潤(rùn)色。改好后自己又讀誦了幾遍，直到自己完全滿意，才算完稿。開會(huì)那天，方老師坐在臺(tái)下，準(zhǔn)備欣賞陳書記宣讀他筆下的杰作。只見(jiàn)陳書記把講話稿放在桌上根本沒(méi)有打開，開口就說(shuō)：“今天我講８?jìng)€(gè)字，第一個(gè)字是……”８?jìng)€(gè)字全是講話稿上沒(méi)有的，整場(chǎng)講話內(nèi)容完全按“８?jìng)€(gè)字”展開。半個(gè)鐘頭后，臺(tái)下響起雷鳴般的掌聲。方老師給驚呆了，但心里又很不服。講語(yǔ)言、講結(jié)構(gòu)、講文采，我寫的哪點(diǎn)不如他？為什么……他帶著迷惑去聽與會(huì)干部討論陳書記的講話。干部們對(duì)陳書記講的“８?jìng)€(gè)字”記得清，理解得透，并能與各自的實(shí)際工作緊密地聯(lián)系起來(lái)。方老師這才服氣了。事后，方老師見(jiàn)了陳書記感到有些慚愧。陳書記笑著說(shuō)：“方老師，你的文稿很有文采，但不對(duì)路，不要緊，慢慢就會(huì)對(duì)路的?！狈嚼蠋煘榱藢⑽母鍖憽皩?duì)路”，仔細(xì)學(xué)習(xí)了不少文件、講話稿，認(rèn)真地分析各種應(yīng)用文體的風(fēng)格，虛心地向領(lǐng)導(dǎo)和老秘書請(qǐng)教，經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間的努力，他才認(rèn)為自己在秘書寫作上能夠得６０分了。

問(wèn)題：１．方老師反復(fù)潤(rùn)色的講話稿為什么沒(méi)有被陳書記采用？２．怎樣才能寫出與領(lǐng)導(dǎo)“對(duì)路”的文稿？代單位立言，非個(gè)人意愿集體成果，非個(gè)人創(chuàng)作上司授意——秘書擬稿——上司審核；秘書不署名內(nèi)容真實(shí)、實(shí)用、客觀，符合政策有針對(duì)性，能解決實(shí)際問(wèn)題，符合法規(guī)政策。語(yǔ)言流暢、平實(shí)、簡(jiǎn)潔、規(guī)范不允許語(yǔ)言風(fēng)格個(gè)性化；用單句、陳述句和判斷句。講究文體格式正式公文按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》要求（掌握15種公文格式）秘書寫作的特點(diǎn)一般寫作的表現(xiàn)手法記述敘述描寫抒情說(shuō)明議論秘書寫作的表現(xiàn)手法多用說(shuō)明，少用議論；多用記敘，少用描寫；基本不用抒情。秘書寫作的表現(xiàn)手法（一）文稿撰擬秘書撰擬文稿，主要是指受命于領(lǐng)導(dǎo)草擬各種表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和管理意圖的書信、文件、講話稿等文字材料。秘書在撰擬文稿的過(guò)程中應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：（１）要明確自己代筆者的地位。秘書在撰稿過(guò)程中必須認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和準(zhǔn)確表達(dá)組織和領(lǐng)導(dǎo)者的意圖，不允許摻雜個(gè)人利益取向而與領(lǐng)導(dǎo)和管理目標(biāo)相悖。在公務(wù)文稿形成中，組織和領(lǐng)導(dǎo)是立意者，文稿表達(dá)內(nèi)容的確定者、相關(guān)權(quán)責(zé)的承擔(dān)者，是文稿的作者；秘書是領(lǐng)導(dǎo)和組織意圖的表達(dá)者、代筆者，承擔(dān)的是忠實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、按時(shí)限表達(dá)之責(zé)。（２）要準(zhǔn)確使用規(guī)范的文種。要根據(jù)行文目的、對(duì)象、內(nèi)容、行文關(guān)系和行文規(guī)范，選用恰當(dāng)?shù)奈捏w種類并嚴(yán)格按照其格式要求草擬成文。（一）文稿撰擬（３）要選用準(zhǔn)確而不含混、莊重而不易產(chǎn)生歧義的語(yǔ)言表達(dá)。公務(wù)文稿特別是公務(wù)文書，是決策、執(zhí)行、謀求合作、經(jīng)營(yíng)管理的工具，文字表達(dá)上稍有偏差若不能得到修正，其產(chǎn)生的負(fù)面影響是難以估量的。領(lǐng)導(dǎo)人講話稿的草擬，不僅要忠實(shí)于領(lǐng)導(dǎo)者的授意，而且在語(yǔ)言運(yùn)用上還要充分考慮到領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人風(fēng)格、聽眾的特征及場(chǎng)合、氣氛渲染及感召力等。秘書草擬的講話稿要使照稿演說(shuō)的領(lǐng)導(dǎo)者演講時(shí)感到自然流暢，是自己的思想，便于自己的情感表達(dá)；要使聽眾感受到領(lǐng)導(dǎo)人真實(shí)思想的流露和領(lǐng)導(dǎo)人人格的魅力；要使演講者與聽眾產(chǎn)生情感的交融進(jìn)而形成共識(shí)。這樣才算出色地完成講話稿草擬的任務(wù)。要達(dá)到這種境界，草擬文稿的秘書沒(méi)有高超的文字表達(dá)水平是不行的，對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有全面、透徹的了解也不行。（一）文稿撰擬（４）要反復(fù)進(jìn)行認(rèn)真修改。公務(wù)文稿的修改過(guò)程是領(lǐng)導(dǎo)與其秘書主輔配合、緊密合作的過(guò)程。領(lǐng)導(dǎo)者提出修改的指導(dǎo)性意見(jiàn)和修改要求，在關(guān)鍵性觀點(diǎn)和提法上也可親筆修改；秘書則應(yīng)在篇章、結(jié)構(gòu)、文字語(yǔ)言上反復(fù)仔細(xì)修改，既要使領(lǐng)導(dǎo)者滿意，又要符合規(guī)范要求。（５）要有可靠依據(jù)。法治社會(huì)要求依法行政、依法經(jīng)營(yíng)管理。

①秘書草擬公務(wù)文稿必須以國(guó)家法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)章制度為依據(jù)，與相關(guān)方針政策保持一致，要遵從行業(yè)管理規(guī)范、公文規(guī)范、保密規(guī)范等。②秘書撰擬文稿時(shí)必須有可靠的信息依據(jù)，特別對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)、事實(shí)、人物、地點(diǎn)、時(shí)間、績(jī)效等，要反復(fù)核對(duì)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。③務(wù)實(shí)求真是有效進(jìn)行管理和領(lǐng)導(dǎo)工作的關(guān)鍵，也是秘書準(zhǔn)確草擬文稿的關(guān)鍵性要求，在這方面的任何疏漏和失誤，都會(huì)造成不良的影響。④秘書草擬公務(wù)文稿必須以組織公利目標(biāo)為依據(jù)，文稿的具體內(nèi)容必須與組織的整體公利目標(biāo)保持一致，必須與相關(guān)文件內(nèi)容相協(xié)調(diào)，這樣才能保持組織運(yùn)轉(zhuǎn)的有序性和整體性。（一）文稿撰擬（６）要有精益求精認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。秘書草擬公務(wù)文稿，不是個(gè)人感受的隨意宣泄，而是組織和領(lǐng)導(dǎo)意圖的鄭重表達(dá)，不僅限于筆下成文或鍵盤點(diǎn)擊，而且要全面、透徹地領(lǐng)會(huì)和理解領(lǐng)導(dǎo)的意思，綜合收集處理有關(guān)資料、準(zhǔn)確把握相關(guān)依據(jù)，是精心構(gòu)思，認(rèn)真撰擬的過(guò)程。在這一過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)材料不足、依據(jù)不準(zhǔn)、立意領(lǐng)會(huì)不清等問(wèn)題，就必須反復(fù)做事實(shí)調(diào)查、文獻(xiàn)調(diào)查、專家咨詢或請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)者等，不得有半點(diǎn)馬虎。草擬公務(wù)文稿體現(xiàn)了組織者和領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)執(zhí)筆秘書的信任，準(zhǔn)確表達(dá)是秘書應(yīng)盡之責(zé)。執(zhí)筆秘書只有認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精，才能不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和組織的信任?！景咐繌埫貢?qǐng)李副總到閱文室看機(jī)密文件。李副總說(shuō)：“我正忙著哩，請(qǐng)你把文件送到我辦公室來(lái)吧?！卑匆?guī)定，重要機(jī)密文件應(yīng)在閱文室看，但領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)了，張秘書只有送了過(guò)去。李副總說(shuō)是看了就還過(guò)去，沒(méi)有簽字，后來(lái)又外出開會(huì)去了。幾天后，上級(jí)要收回那份文件。張秘書找李副總收回文件，可李副總把此事忘得一干二凈，說(shuō)是他沒(méi)拿此文件，是不是張秘書自己弄丟了。秘書若丟了機(jī)密文件，可是個(gè)大事故，急得張秘書滿頭大汗，四處尋找。后來(lái)，還是在李副總辦公室里找到了它。張秘書這才體會(huì)到，辦文無(wú)小事，必須按照規(guī)章制度辦事。

問(wèn)題：

★在對(duì)機(jī)密文件的傳閱中張秘書錯(cuò)在哪里？（二）文書運(yùn)行（二）文書運(yùn)行文書運(yùn)行包括收文和發(fā)文兩個(gè)程序化運(yùn)行過(guò)程。收文程序的主要環(huán)節(jié)有：簽收—登記—分辦—傳閱—擬辦—批辦—承辦—催辦—注辦發(fā)文程序的主要環(huán)節(jié)有：授意—擬稿—審核—簽發(fā)—復(fù)核—繕印—校對(duì)—用印—登記—封發(fā)文書運(yùn)行可根據(jù)機(jī)關(guān)規(guī)模、文件流量、溝通往來(lái)的需要等具體情況，對(duì)上述收文、發(fā)文程序進(jìn)行調(diào)整，增減其中的某些環(huán)節(jié)。但無(wú)論如何安排公文運(yùn)行程序，都必須注重以下方面：（二）文書運(yùn)行（１）程序的有序銜接性。收文和發(fā)文程序中的各個(gè)環(huán)節(jié)都要環(huán)環(huán)緊扣，不能隨意顛倒順序，不能相互脫節(jié)，不能任意增刪，不能重疊混亂；要分工明確、責(zé)任到人，運(yùn)行制度化、規(guī)范化，要確保無(wú)差錯(cuò)運(yùn)行，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。（２）領(lǐng)導(dǎo)與秘書的主輔協(xié)同性。無(wú)論收文還是發(fā)文，都是領(lǐng)導(dǎo)與秘書協(xié)同完成的。領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)收文中的批辦和發(fā)文中的授意、簽發(fā)等決定性環(huán)節(jié)；秘書負(fù)責(zé)其他操辦性輔助性環(huán)節(jié)。兩者必須主輔協(xié)同，密切配合，才能確保文書運(yùn)行的時(shí)效。（３）程序運(yùn)作的規(guī)范性。要用規(guī)范的制度管理文書的運(yùn)行，管理包括領(lǐng)導(dǎo)人、秘書、相關(guān)管理人員等在內(nèi)的一切參與文書運(yùn)行人員的批文、閱文、辦文行為，特別要強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格按保密規(guī)定辦理。程序各環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)要長(zhǎng)期切實(shí)執(zhí)行，一以貫之。（二）文書運(yùn)行（４）文書運(yùn)行中智能輔助的滲透性。秘書操辦文書運(yùn)行，主要是在文書運(yùn)行各環(huán)節(jié)中從事辦公事務(wù)輔助。但在收文中的分辦、擬辦，發(fā)文中擬稿、審核等環(huán)節(jié)，有不少都需要秘書發(fā)揮參謀作用，進(jìn)行智能輔助的機(jī)會(huì)和空間。若秘書將智能輔助滲透到這些環(huán)節(jié)中去，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者簽發(fā)、批辦等決定是極有針對(duì)性的補(bǔ)益，對(duì)提高辦文質(zhì)量、優(yōu)化辦文效果也是極為有利的。（５）文書運(yùn)行的反饋性。發(fā)文若需要行文對(duì)象回應(yīng)的必須關(guān)注相關(guān)收文，告知性文書也要了解發(fā)文后對(duì)方的反應(yīng)；收文對(duì)需要回復(fù)的必須關(guān)注相應(yīng)的發(fā)文。特別對(duì)一定時(shí)段的發(fā)文量及文書流量過(guò)多且出現(xiàn)文牘主義偏向時(shí)，應(yīng)將此偏向反饋給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)者克服“文山”現(xiàn)象，提高辦公效率?！景咐棵貢崎L(zhǎng)指導(dǎo)秘書小石整理公司來(lái)客登記簿時(shí)，看到小石的來(lái)客登記簿按客人的姓氏筆畫排列，讓小石將已經(jīng)排好的客人名單按他所在公司的筆畫順序排列重排，小石不理解，認(rèn)為都是一樣的，科長(zhǎng)說(shuō)：這些來(lái)訪的客人，是代表他們所在的公司來(lái)我們公司洽談業(yè)務(wù)的。他們個(gè)人有可能在將來(lái)的某一天，會(huì)離開他們現(xiàn)在所在的公司，但是，他們的公司則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點(diǎn)是應(yīng)該記住他們的公司，因此，在整理來(lái)客名錄時(shí)，應(yīng)該以客人所在公司的筆畫來(lái)排列順序。比方昨天第一個(gè)來(lái)訪的客人是IMC公司的副總經(jīng)理劉鋼。將來(lái)只要一看到劉鋼的姓名，首先應(yīng)該想到是IMC公司。IMC是2019年注冊(cè)成立的，注冊(cè)資金2000萬(wàn)元人民幣，代理銷售我們東方公司的產(chǎn)品，平均每年的銷售額在800萬(wàn)元人民幣左右，他們的董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理叫李明，劉鋼昨天與張總會(huì)談的主要議題是希望成為我們東方公司產(chǎn)品的一級(jí)代理商，已經(jīng)與張總達(dá)成初步共識(shí)……（三）文書整理小石輕輕地嘆了口氣，她沒(méi)想到來(lái)客登記簿上“劉鋼”這么簡(jiǎn)單的兩個(gè)字，在科長(zhǎng)的頭腦里竟包含了這么多信息。她以為只要把劉鋼的姓名和電話號(hào)碼往計(jì)算機(jī)里一存，就算是完成了“文件整理”工作。（《一個(gè)外企女秘書的日記》）

問(wèn)題１．小石對(duì)來(lái)客登記簿的整理錯(cuò)在哪里？２．怎樣才能將文書整理得利于查考利用？文書整理主要指將已經(jīng)辦理完畢的文書的處理，主要包括文書立卷和案卷歸檔。文書立卷是指將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按其形成過(guò)程中的聯(lián)系、特征和一定的規(guī)律組成案卷。它是整理和保存文書的一種重要方法。案卷是有關(guān)某一問(wèn)題或某一工作活動(dòng)的系統(tǒng)的、具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位。從文書立卷及案卷的基本含義中我們理解到：（１）凡是需要立卷的文書，必須是辦理完畢的，也就是完成了收文和發(fā)文程序各環(huán)節(jié)的文書；正在辦理中或未經(jīng)辦理的文書不能立卷。（２）凡是需要立卷的文書，必須具有一定的查考利用價(jià)值；無(wú)查考利用價(jià)值的文書，不需整理立卷。（三）文書整理（三）文書整理（３）凡需要在立卷中組合在一個(gè)案卷中的文書，必須在其自然形成過(guò)程中有一定聯(lián)系，并按其一定規(guī)律組成案卷；沒(méi)有一定聯(lián)系不存在一定規(guī)律的文書不能組合在一個(gè)案卷中。（４）通過(guò)文書立卷所組成的案卷是文書檔案的基本保管單位，又為文書檔案的價(jià)值鑒定、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、編制檢索工具打下了基礎(chǔ)；單份文書不便于保管，也不是文書檔案的基本保管單位。（三）文書整理文書立卷的范圍，也是文書歸檔的范圍，主要包括：（１）本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文書、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊(cè)、聲像材料等；（２）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、指示、命令、重要通知、通報(bào)、條例、規(guī)定等；（３）下級(jí)機(jī)關(guān)送報(bào)的各種報(bào)告及統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。重份文件、未成文的草稿、事務(wù)性臨時(shí)性無(wú)查考利用價(jià)值的文件、與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的外來(lái)文等均不需立卷。（三）文書整理文書立卷的原則是保持文書間的歷史聯(lián)系，區(qū)別保存價(jià)值，便于保管和利用。這一原則是把握文書立卷的標(biāo)尺，并從文書立卷的結(jié)構(gòu)、質(zhì)量、目標(biāo)提出了原則性要求。根據(jù)這一立卷原則，我國(guó)文書立卷的方法常用的有按問(wèn)題特征、時(shí)間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征六種特征立卷。這六種特征立卷的方法，符合我國(guó)文書檔案工作的實(shí)際，鮮明地反映出文書產(chǎn)生的歷史面貌及文書之間的歷史聯(lián)系，又有利于查找和利用，給領(lǐng)導(dǎo)和秘書調(diào)閱文書檔案提供方便，也給檔案工作者有效地保管文書檔案及提供文書檔案服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。經(jīng)過(guò)整理的文書案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。歸檔能保證機(jī)關(guān)檔案的完整，便于查找利用，為社會(huì)積累檔案財(cái)富。在歸檔之前，整理文書案卷的人員，應(yīng)按要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機(jī)關(guān)檔案室移交，移交完畢，文書立卷工作完結(jié)。文書材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。（三）文書整理歸檔的時(shí)限要求是辦理完畢的文書經(jīng)整理組合成案卷后，一般在第二年的上半年向檔案部門移交。歸檔的質(zhì)量要求是要維護(hù)文書材料的齊全、完整；要按文書內(nèi)容上的聯(lián)系合并整理、立卷；要保持文書間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷要簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。文書立卷和歸檔是一個(gè)緊密相連的過(guò)程。它將尚有保存價(jià)值的已經(jīng)辦理完畢的文書整理為一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的更能揭示事物全貌的系統(tǒng)，以便形成文書檔案信息資料庫(kù)，繼續(xù)發(fā)揮其憑證和依據(jù)作用，體現(xiàn)其原始記錄價(jià)值和參考價(jià)值。在紙質(zhì)載體為主的文書時(shí)代，文書立卷歸檔主要是以手工操作方式。到了文書檔案信息化時(shí)代，借助電子計(jì)算機(jī)為中心的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立了超大容量、運(yùn)作快捷的文書檔案信息庫(kù)和遠(yuǎn)程自動(dòng)化查尋系統(tǒng)，這是文書檔案工作的一次劃時(shí)代的革命。

（四）文獻(xiàn)材料的保管和利用【案例】孫總催著要“HX公司情況介紹”的材料。也許是時(shí)間太急，材料中不僅有錯(cuò)別字，還有一些語(yǔ)法上的錯(cuò)誤，秘書小于把材料的文字稍為潤(rùn)色了一遍，重新打印送給孫總。孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說(shuō)：“小于，這份材料你加工處理過(guò)是吧？”“是的，我只是對(duì)其中的文字潤(rùn)色了一下”小于回答?！靶∮?，你應(yīng)該知道我要這份材料的目的。我想了解HX公司的資產(chǎn)狀況，但是更想了解HX公司目前管理層的狀況。他們現(xiàn)在有多少管理人員，管理人員的年齡結(jié)構(gòu)如何，知識(shí)結(jié)構(gòu)如何，管理、開發(fā)和銷售各占什么比例，他們對(duì)我們將要進(jìn)行的控股投資的態(tài)度如何……我要的是他們目前實(shí)實(shí)在在的真實(shí)情況，而不是這么幾個(gè)干巴巴的數(shù)字和幾條標(biāo)語(yǔ)口號(hào)，你知道嗎？”小于沒(méi)吱聲。孫總的批評(píng)沒(méi)錯(cuò)，但總覺(jué)得自己委屈。

問(wèn)題：１．為什么經(jīng)過(guò)小于潤(rùn)色后的材料不是孫總需要的材料？２．文件材料在提交領(lǐng)導(dǎo)之前需要潤(rùn)色嗎？如果需要，如何潤(rùn)色得讓領(lǐng)導(dǎo)滿意？（四）文獻(xiàn)材料的保管和利用秘書要收集保管一定數(shù)量的文獻(xiàn)資料，以便在領(lǐng)導(dǎo)工作需要時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)參考，并在自身開展業(yè)務(wù)活動(dòng)中查閱。秘書保管和利用的文獻(xiàn)資料，除了在一定期限內(nèi)的有關(guān)文書檔案材料外，主要是與領(lǐng)導(dǎo)工作相關(guān)的、秘書業(yè)務(wù)中要經(jīng)常使用的參考書、工具書、工作手冊(cè)、年鑒、事典、百科全書，往來(lái)單位和人物的電話號(hào)碼、郵編、住址及相關(guān)背景資料，辦事指南、業(yè)務(wù)最新動(dòng)態(tài)、相關(guān)報(bào)道和秘書的要事記錄、剪報(bào)等。這些文獻(xiàn)資料能給秘書開展業(yè)務(wù)工作提供極大的方便，也能在領(lǐng)導(dǎo)工作需要時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)參考。秘書的文獻(xiàn)資料工作與圖書管理和檔案管理有較大的差異。它是秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助和服務(wù)的一部分，不是專門化的圖書檔案工作。因此，秘書文獻(xiàn)資料工作中必須注重以下幾個(gè)方面：（四）文獻(xiàn)材料的保管和利用（１）要注重針對(duì)性。必須收集保管的是對(duì)所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)工作和秘書自身業(yè)務(wù)活動(dòng)有參考價(jià)值的文獻(xiàn)資料。（２）要注重前沿性。文獻(xiàn)資料要能反映有關(guān)領(lǐng)域的前沿動(dòng)態(tài)，反映新情況、新經(jīng)驗(yàn)、新成果，以便啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)和秘書工作跟上發(fā)展潮流，進(jìn)行創(chuàng)新思維；陳舊過(guò)時(shí)的文獻(xiàn)資料的參考價(jià)值不大。（３）要注重系統(tǒng)性。對(duì)所擁有的文獻(xiàn)資料要分門別類，系統(tǒng)排列，要制作簡(jiǎn)明的檢索工具，以便查找。（４）要注重動(dòng)態(tài)性。要根據(jù)社會(huì)發(fā)展的態(tài)勢(shì)不斷地收集保管新出現(xiàn)、新產(chǎn)生的文獻(xiàn)資料，并將已經(jīng)過(guò)時(shí)的文獻(xiàn)資料從資料庫(kù)中清除，使文獻(xiàn)資料庫(kù)存儲(chǔ)的信息具有鮮明的時(shí)代發(fā)展特征，更具參考價(jià)值。（四）文獻(xiàn)材料的保管和利用（５）要注重消化應(yīng)用性。秘書收集、保管文獻(xiàn)資料的目的是提供領(lǐng)導(dǎo)工作和自身業(yè)務(wù)活動(dòng)中參考，也就是這些文獻(xiàn)資料只有在使用中才能體現(xiàn)出它的價(jià)值。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)日益走近現(xiàn)實(shí)生活的時(shí)代，文獻(xiàn)資料更是領(lǐng)導(dǎo)和秘書獲取知識(shí)資源的重要途徑。學(xué)習(xí)型組織、學(xué)習(xí)型社會(huì)首先要求領(lǐng)導(dǎo)者具有學(xué)習(xí)和吸納新知識(shí)并運(yùn)用新知識(shí)的能力，以帶動(dòng)全體組織成員和社會(huì)成員形成學(xué)習(xí)進(jìn)取的風(fēng)氣。為此，秘書還應(yīng)為其領(lǐng)導(dǎo)者獲取所需要的知識(shí)提供服務(wù)，其自身也應(yīng)在提供文獻(xiàn)資料工作中堅(jiān)持學(xué)習(xí)消化有關(guān)新知識(shí)。學(xué)習(xí)消化新知識(shí)，對(duì)提高秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作輔助和服務(wù)的水平是極為有利的。二、辦會(huì)會(huì)議是現(xiàn)代社會(huì)生活、政治生活、經(jīng)濟(jì)生活中一種經(jīng)常而廣泛的活動(dòng)形式；是公眾議事的重要社會(huì)活動(dòng)和管理手段；是溝通、集散信息、形成共識(shí)、作出決議、發(fā)布決策指令、行使權(quán)力、布置或商洽工作、增強(qiáng)組織凝聚力或推進(jìn)工作實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的重要形式。

﹠會(huì)議是三人以上聚集在一起討論和解決問(wèn)題的一種群體活動(dòng)方式。

﹠會(huì)議是交往需要的一種形式。

﹠會(huì)議是一種權(quán)利的角逐。

﹠會(huì)議是解決問(wèn)題的途徑。

﹠會(huì)議是一種易于接受的約束。

﹠會(huì)議是一種耗時(shí)費(fèi)力的活動(dòng)。秘書辦會(huì)指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、操辦會(huì)務(wù)、為會(huì)議有序進(jìn)行和取得預(yù)期的會(huì)議效果提供服務(wù)。秘書辦會(huì)即會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容十分紛繁，主要包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)、會(huì)后事務(wù)及在會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后大量的會(huì)議文字工作和文件材料處理事務(wù)。（一）會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)會(huì)議是在領(lǐng)導(dǎo)者主持下進(jìn)行的。領(lǐng)導(dǎo)者是決定是否召開會(huì)議、確定會(huì)議議題和內(nèi)容、確定會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)者及會(huì)議形式等主要問(wèn)題的決策者；秘書是將領(lǐng)導(dǎo)決定召開會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)付諸實(shí)施的操辦者、輔助者和提供服務(wù)的工作人員。因此，秘書會(huì)務(wù)工作，必須遵從以下原則：（１）與領(lǐng)導(dǎo)者主輔配合。一切會(huì)務(wù)工作都必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)者召開會(huì)議的決定和意圖展開，要為實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的目的提供全面、周密的服務(wù)。（２）周密安排，有序運(yùn)作。會(huì)議事務(wù)頭緒很多，時(shí)限要求和質(zhì)量要求都很高。必須精心組織，周密安排，做到忙而不亂，運(yùn)作有序，準(zhǔn)確無(wú)誤。會(huì)場(chǎng)是公眾會(huì)集的場(chǎng)所，稍有差錯(cuò)或失誤，都會(huì)造成消極影響。操辦、組織會(huì)務(wù)工作的秘書必須統(tǒng)籌全局，分工合作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人圓滿完成各項(xiàng)會(huì)議事務(wù)。（一）會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)（３）熱情服務(wù)，提高效率。開會(huì)必然要面對(duì)各類與會(huì)公眾，對(duì)與會(huì)公眾熱情周到的服務(wù)，有利于營(yíng)造親和的會(huì)議氣氛，強(qiáng)化會(huì)議的凝聚力，也有利于優(yōu)化和傳播組織形象。提高會(huì)議效率是以精心組織、有序運(yùn)作、指揮有方、密切配合為前提的。提高效率不僅可以節(jié)省時(shí)間、人力、物力、財(cái)力等重要的資源，而且有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的，優(yōu)化會(huì)議效果。秘書通過(guò)會(huì)務(wù)工作協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者主持和召開好會(huì)議，對(duì)提高會(huì)議效率方面是能有所作為的。（４）涉密會(huì)議的安全、保密。涉密會(huì)議保密工作關(guān)系重大，秘書必須根據(jù)國(guó)家的保密法規(guī)和組織的保密規(guī)范，實(shí)施相關(guān)保密措施，準(zhǔn)確控制涉密范圍，向相關(guān)公眾宣傳和傳達(dá)保密法規(guī)和保密紀(jì)律，強(qiáng)化各相關(guān)人員的保密意識(shí)，與竊密行為作斗爭(zhēng)，杜絕一切失密和泄密行為。會(huì)務(wù)工作中還要特別注重會(huì)間與會(huì)公眾的安全。會(huì)前要認(rèn)真檢查會(huì)場(chǎng)，對(duì)各種可能發(fā)生的突發(fā)事件要事先作好應(yīng)對(duì)方案，注意防患于未然。（一）會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)（５）在操辦會(huì)議事務(wù)中要注重發(fā)揮參謀建議和拾遺補(bǔ)闕作用。秘書在操辦會(huì)議事務(wù)中，有大量發(fā)揮參謀建議的機(jī)會(huì)，如收集議題、擬訂會(huì)議預(yù)案、準(zhǔn)備會(huì)議文件、會(huì)前調(diào)查研究、會(huì)后收集反饋信息等工作，都有利于秘書在會(huì)議事務(wù)工作中，為領(lǐng)導(dǎo)者獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策和拾遺補(bǔ)闕，提供智能輔助。比如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者開會(huì)決定與管理實(shí)際需要不相符合、或開會(huì)條件不具備、或不用召開會(huì)議時(shí)，秘書應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)反映真實(shí)情況，供領(lǐng)導(dǎo)者重新考慮開會(huì)決定；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的開會(huì)目的、意圖，與其決定的會(huì)議名稱、內(nèi)容、與會(huì)者存在一定矛盾，或可能產(chǎn)生不良效果時(shí)，秘書發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出，并提供修改、完善的對(duì)策建議，供領(lǐng)導(dǎo)者參考；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某些會(huì)議事務(wù)的安排出現(xiàn)疏漏，不夠協(xié)調(diào)、不夠周密或有所失誤時(shí)，秘書應(yīng)及時(shí)拾遺補(bǔ)闕，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者加以補(bǔ)充完善。（一）會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)（６）要注重規(guī)范性與靈活性的結(jié)合。秘書在會(huì)務(wù)工作中，對(duì)有關(guān)權(quán)限界線、法紀(jì)要求、經(jīng)費(fèi)使用、保密要求、會(huì)風(fēng)問(wèn)題，特別是政治傾向、安全舉措等，必須堅(jiān)持原則性，按規(guī)范辦事；對(duì)隨機(jī)發(fā)生的臨時(shí)事件、個(gè)別要求或特殊情況，則應(yīng)作靈活變通的處理，使問(wèn)題盡快得到妥善解決，維護(hù)會(huì)議的正常秩序。總的來(lái)說(shuō)，會(huì)議具有決策功能、指揮功能、溝通功能、協(xié)調(diào)功能、動(dòng)員功能、宣傳功能、控制功能、公關(guān)造勢(shì)功能、強(qiáng)化凝聚力功能、樹立組織形象功能等等。要有效地發(fā)揮會(huì)議的功能，首先決定于領(lǐng)導(dǎo)者要科學(xué)準(zhǔn)確地運(yùn)用會(huì)議形式有的放矢地解決所針對(duì)的問(wèn)題，作好有關(guān)如何開好會(huì)的各項(xiàng)決定，組織和領(lǐng)導(dǎo)好會(huì)議；其次是全體與會(huì)者和領(lǐng)導(dǎo)者一起，努力解決會(huì)議所針對(duì)的特定問(wèn)題，共同努力優(yōu)化會(huì)議效果；再次是秘書周密、高效、有序地操辦會(huì)務(wù)工作，也是使會(huì)議發(fā)揮其應(yīng)有功能的重要保證。（二）會(huì)前籌備1.會(huì)議前的組織工作

☆安排議題，確定步驟；

☆確定與會(huì)人員；

☆辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)；

☆確定會(huì)議方式；

☆確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)。

☆準(zhǔn)備會(huì)議文件:（1）會(huì)議程序性資料，日程表、議程表。（2）會(huì)議中心文件，如開（閉）幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作報(bào)告、典型報(bào)告、會(huì)議討論稿。（3）會(huì)議指導(dǎo)性文件，如相關(guān)法律、法規(guī)、政策等。（4）會(huì)議參考性資料，如技術(shù)資料、統(tǒng)計(jì)資料等。（5）會(huì)議管理性資料，如會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)示意圖、會(huì)議須知、作息表等。三、秘書的專項(xiàng)職能·會(huì)務(wù)工作☆制發(fā)會(huì)議通知。☆布置會(huì)場(chǎng)?！顪?zhǔn)備會(huì)議必需品。☆辦妥后勤服務(wù)事宜。（二）會(huì)前籌備2.會(huì)前籌備的原則：（１）要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)決定的會(huì)議目的、內(nèi)容、議題、要求及其他有關(guān)決定，以領(lǐng)導(dǎo)對(duì)為什么開會(huì)、開怎樣的會(huì)及如何開會(huì)等問(wèn)題作出的決定為依據(jù)，設(shè)計(jì)擬制具體的會(huì)議籌備預(yù)案。（２）要具體、周密、有序、分工明確、責(zé)任到人，擬定的各項(xiàng)工作，要切合實(shí)際需要，具有可操作性。（３）對(duì)各種資源要素要作比較精確的預(yù)算，如時(shí)間、人力、物力、財(cái)力、空間等，都應(yīng)預(yù)算出比較準(zhǔn)確的數(shù)額，要計(jì)算會(huì)議成本。只有會(huì)議的效益值大于會(huì)議成本時(shí)，會(huì)議才是有效的。（４）將各項(xiàng)必須準(zhǔn)備的事務(wù)一一列出，按需要在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)按倒計(jì)時(shí)序列排出進(jìn)程時(shí)間表，并對(duì)各項(xiàng)事務(wù)標(biāo)明操辦人和督導(dǎo)人，以便各負(fù)其責(zé)。（二）會(huì)前籌備（５）最少要作兩次預(yù)案實(shí)施情況的檢查，一次為中期檢查，全面了解中期進(jìn)度以及時(shí)限要求、質(zhì)量要求是否完全達(dá)到。若不合乎要求，就要及時(shí)做出有效的調(diào)整。還有一次為開會(huì)前的全面檢查，對(duì)音響、照明、空調(diào)設(shè)備、安全設(shè)施等都應(yīng)一一進(jìn)行試運(yùn)行，必須保證一切會(huì)議設(shè)備能夠正常使用。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)和疏漏，必須及時(shí)采取彌補(bǔ)措施。（６）秘書擬定的會(huì)議預(yù)案草稿，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)修改、審核、簽批后，才能作為籌備會(huì)議的計(jì)劃方案。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批了的會(huì)議預(yù)案就是籌備會(huì)議的計(jì)劃書和行動(dòng)指南，必須嚴(yán)格按會(huì)議預(yù)案上提出的時(shí)限要求、質(zhì)量要求不折不扣地完成。只有每個(gè)人都能完成確定的任務(wù)，整個(gè)會(huì)議籌備方案才能按預(yù)期的要求成為現(xiàn)實(shí)。為了具體介紹會(huì)議預(yù)案的制作方法，請(qǐng)參看下面相關(guān)鏈接中的會(huì)議預(yù)案。【相關(guān)鏈接】××省秘書理論與實(shí)踐研討會(huì)預(yù)備方案為了準(zhǔn)備好這次會(huì)議，會(huì)議籌備處提前１５天籌備，按倒計(jì)時(shí)時(shí)序?qū)⒏黜?xiàng)會(huì)務(wù)工作分工排列。各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作分工各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作分工序號(hào)時(shí)間任務(wù)操辦人督導(dǎo)人備注111月16日

籌備會(huì)議大會(huì)秘書長(zhǎng)會(huì)議主席211月16日確定會(huì)名、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)者議程大會(huì)秘書處會(huì)議主席311月17日確定會(huì)議組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、食宿安排標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算大會(huì)秘書處會(huì)議主席411月18日

制發(fā)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議文件材料組大會(huì)秘書長(zhǎng)任務(wù)到人７天內(nèi)完成511月19日工作報(bào)告起草，領(lǐng)導(dǎo)講話準(zhǔn)備大會(huì)秘書長(zhǎng)大會(huì)主席611月20日清理、挑選與會(huì)者提交的會(huì)議交流論文理論組、材料組大會(huì)秘書長(zhǎng)確定大會(huì)交流發(fā)言人711月21日清理、分裝代表文件袋材料組大會(huì)秘書長(zhǎng)811月22日制作會(huì)議證件后勤組后勤組長(zhǎng)911月23日與會(huì)代表食宿安排后勤組后勤組長(zhǎng)1011月24日布置會(huì)場(chǎng)：主席臺(tái)及座次排列大會(huì)秘書處大會(huì)秘書長(zhǎng)1111月24日布置會(huì)場(chǎng)：主席臺(tái)下會(huì)場(chǎng)安排后勤組后勤組長(zhǎng)1211月25日布置會(huì)場(chǎng)：會(huì)標(biāo)、標(biāo)語(yǔ)、旗幟、花卉等后勤組后勤組長(zhǎng)1311月26日會(huì)議籌備中期檢查大會(huì)秘書長(zhǎng)大會(huì)主席1411月27日與會(huì)代表研討分組確定小組負(fù)責(zé)人秘書處大會(huì)秘書長(zhǎng)1511月28日音響、照明、通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備調(diào)試后勤組后勤組長(zhǎng)1611月29日接站車輛和人員準(zhǔn)備后勤組后勤組長(zhǎng)1711月30日

會(huì)前檢查大會(huì)秘書長(zhǎng)大會(huì)主席1812月1日大會(huì)開幕會(huì)議召開期間，有以下工作必須辦好：１.會(huì)場(chǎng)簽到。以便了解與會(huì)代表的人數(shù)。２.會(huì)間調(diào)度。這是指對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)服務(wù)的安排和調(diào)整。３.會(huì)議記錄。這是指會(huì)議情況的原始記錄，它是貫徹會(huì)議精神的依據(jù)，形成會(huì)議文件的基礎(chǔ)。４.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。這是反映會(huì)議進(jìn)程、動(dòng)態(tài)，通報(bào)會(huì)議情況的文書。５.會(huì)議選舉。６.會(huì)議總結(jié)。７.后勤保障。這些工作都是會(huì)議正式召開期間的事務(wù)，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將這些工作做好。（三）會(huì)間事務(wù)（四）會(huì)后工作１.草擬和印發(fā)會(huì)議紀(jì)要，以記載和傳達(dá)會(huì)議的主要精神。２.清理會(huì)議文件。３.組織會(huì)議代表離會(huì)，為其提供各種方便。４.搞好宣傳報(bào)道，擴(kuò)大和傳播會(huì)議影響。５.會(huì)議工作總結(jié)。６.會(huì)后催辦工作。

某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排

日期

時(shí)間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3、9上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳李總XXX、XXXXXXXX、XXX、XX9：30會(huì)議開始，張董事長(zhǎng)致開幕詞大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營(yíng)報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民11:30大會(huì)結(jié)束

知識(shí)點(diǎn)會(huì)議成本包括“顯性成本”和“隱形成本”兩種。“顯性成本”包括：場(chǎng)租、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通、食宿、活動(dòng)費(fèi)以及工作人員的工資等?！半[性成本”是指與會(huì)人員花費(fèi)在會(huì)議期間的時(shí)間價(jià)值，這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。有人提出了會(huì)議成本的計(jì)算公式：（2x3）x參加會(huì)議人員平均每小時(shí)工資x參會(huì)人員到會(huì)時(shí)數(shù)x參會(huì)人數(shù)+會(huì)議實(shí)際經(jīng)費(fèi)總支出=會(huì)議成本假如參會(huì)人員的平均工資為1600元，參加會(huì)議110人，會(huì)期10天，僅租用會(huì)議室的費(fèi)用是1.5萬(wàn)：（2x3）x10x80﹡x110+15000=543000萬(wàn)（80是按月工資1600，每月20個(gè)工作日，每天80元計(jì)算）【案例】辦公室主任老宋把一切準(zhǔn)備工作都作了安排，也具體組織操辦了各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作。到會(huì)前檢查那天，突然因公外出。臨行前，他反復(fù)交代要認(rèn)真仔細(xì)地檢查，秘書們都點(diǎn)頭答應(yīng)，可他仍不放心。大會(huì)開幕那天，老宋趕了回來(lái)。到主持大會(huì)者宣布奏國(guó)歌時(shí)，擴(kuò)音器里傳出的卻不是國(guó)歌。在場(chǎng)的人都驚呆了。原來(lái)音響設(shè)備未作檢查。這時(shí)，老宋一個(gè)箭步躍上主席臺(tái)，關(guān)了擴(kuò)音器，用沙啞的聲音唱道：“起來(lái)，不愿做奴隸的人們……”指揮與會(huì)者唱國(guó)歌。人們這才從國(guó)歌聲中，將注意力集聚到會(huì)場(chǎng)上來(lái)。請(qǐng)思考：１．影響會(huì)議進(jìn)程的是哪些環(huán)節(jié)？２．老宋臨行前的反復(fù)交代和會(huì)場(chǎng)上及時(shí)處理反映了秘書會(huì)務(wù)工作的什么原則？

會(huì)前準(zhǔn)備如何做

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒(méi)有放映機(jī)。租借放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租借公司，要求租借公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。9日上午，會(huì)議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。劉小姐馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚……

1.假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？2.假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程？3.向總經(jīng)理報(bào)告后，你還應(yīng)該做些什么？4.召開大型會(huì)議前各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排？5.有人說(shuō)，會(huì)議上要用到的各種東西，最好公司都買齊。假如要借，應(yīng)提前一天送到。你認(rèn)為如何？思考題三、辦事秘書為領(lǐng)導(dǎo)操辦事務(wù)的范圍相當(dāng)廣泛，大體上可分為日常事務(wù)、隨機(jī)性事務(wù)和受權(quán)理事三類?！景咐啃±顝恼毮懿块T從事文字工作轉(zhuǎn)崗到企業(yè)總經(jīng)理辦公室任秘書。他認(rèn)為只憑自己的筆下工夫，就能出色完成任務(wù)。他應(yīng)對(duì)電話不耐心，接待來(lái)客態(tài)度冷漠，辦理瑣事粗心大意常出疏漏，有時(shí)跟不上領(lǐng)導(dǎo)工作的節(jié)奏，有時(shí)又自作主張違背領(lǐng)導(dǎo)意圖，有時(shí)還擅離崗位外出。在試用的半年中，小李雖然草擬過(guò)一份很不錯(cuò)的文稿，但這位大學(xué)本科畢業(yè)并在政府部門工作被認(rèn)為是才子的青年人，卻被總經(jīng)理以不稱職為理由，調(diào)離秘書崗位。問(wèn)題：案例中小李不稱職的主要原因是什么？（一）日常事務(wù)日常事務(wù)指秘書每天都要操辦的事務(wù)。如整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室，保證領(lǐng)導(dǎo)辦公不受干擾，處理公務(wù)電話，收發(fā)、傳遞領(lǐng)導(dǎo)閱知、審批、簽發(fā)的各種文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程并做好準(zhǔn)備，整理機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)，值班事務(wù)、內(nèi)外溝通和來(lái)客接待工作等。這些日常事務(wù)雖然具體內(nèi)容不同，但卻有著共同的特征：（１）直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作需要展開。凡是有利于提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率的，就應(yīng)該盡力做好，凡是可能產(chǎn)生不利影響的，就應(yīng)該盡快改進(jìn)，具有領(lǐng)導(dǎo)工作需要的選擇性。（２）這類工作是經(jīng)常出現(xiàn)往復(fù)進(jìn)行的，每項(xiàng)工作都有相對(duì)穩(wěn)定的內(nèi)容、要求、程序和領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)可并習(xí)慣了的方式，不少還形成了相應(yīng)的制度。哪些工作秘書應(yīng)該做，哪些事務(wù)秘書不該過(guò)問(wèn)，哪些工作該怎樣去做等，都是確定的，具有操作的規(guī)范性。（一）日常事務(wù)（３）這類工作都與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)密切相連接，有的是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的鋪墊，有的為領(lǐng)導(dǎo)工作提供良好的辦公環(huán)境，有的是領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸和后續(xù)性事務(wù)。這類工作的成效直接影響領(lǐng)導(dǎo)工作成效，必須理解領(lǐng)導(dǎo)工作，把握領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)規(guī)律，具有與領(lǐng)導(dǎo)工作的主輔協(xié)同性。（４）由于領(lǐng)導(dǎo)工作受客觀環(huán)境影響，工作內(nèi)容發(fā)生變化，對(duì)秘書事務(wù)服務(wù)的需要和要求也會(huì)出現(xiàn)一定的變化。秘書必須適應(yīng)這種變化，日常事務(wù)也要具有運(yùn)作的適應(yīng)性。（５）這類事務(wù)頭緒很多，每一項(xiàng)工作任務(wù)的疏漏和失誤都會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)和管理工作帶來(lái)不良的影響，秘書必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、全面仔細(xì)地完成各項(xiàng)事務(wù)。這類工作具有服務(wù)的周密性。（一）日常事務(wù)（６）領(lǐng)導(dǎo)和管理工作是公眾最為關(guān)注的，秘書為領(lǐng)導(dǎo)和管理工作服務(wù)的日常事務(wù)又是最接近公眾的。公眾往往根據(jù)秘書應(yīng)對(duì)電話、接待等日常事務(wù)的表現(xiàn)來(lái)評(píng)價(jià)領(lǐng)導(dǎo)和管理機(jī)關(guān)，由此影響到組織的公共形象。因此，秘書必須按組織公利約束和規(guī)范其工作行為，其工作行為的影響具有公眾性，不允許有“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”等行為失范影響組織形象。（７）領(lǐng)導(dǎo)者隨時(shí)可能指派秘書操辦事務(wù)，各部門和有關(guān)公眾也隨時(shí)需要通過(guò)秘書與領(lǐng)導(dǎo)者溝通。秘書不得隨意離崗，即使因公離崗也要得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可并作代崗安排。這就表現(xiàn)出秘書盡職守崗的嚴(yán)格性。秘書日常事務(wù)雖然十分瑣細(xì)，但上述特征則是帶規(guī)律性的、必須遵從的，否則，就不能成為一名稱職的秘書。剛考進(jìn)局機(jī)關(guān)時(shí)，主任找我談話，說(shuō)看你考試成績(jī)不錯(cuò)，智商應(yīng)該不低，才把你留在局辦公室工作。雖說(shuō)這是全局最忙的部門，但只要你牢牢記住六個(gè)字，也亂不到哪兒去?！澳牧鶄€(gè)字？”我怯生生地問(wèn)。主任一笑：“辦文、辦會(huì)、辦事啰?！绷鶄€(gè)字說(shuō)來(lái)簡(jiǎn)單，真要做好不易。比較而言，最難是辦事。因辦文和辦會(huì)都有固定格式，辦事則全靠臨場(chǎng)發(fā)揮。記得第一次跟局長(zhǎng)外出，我趕緊上前幾步，將駕駛室副座門打開，站一旁恭候。局長(zhǎng)瞪我一眼，徑直開了右后座門鉆進(jìn)去。我有點(diǎn)懵。回來(lái)問(wèn)主任，他大笑：“那是保鏢的位子，怎能讓局長(zhǎng)坐？咱國(guó)家治安好，要在伊拉克，你那位子是擋槍子兒的。右后座卻是全車最保險(xiǎn)的地方，我們稱它首長(zhǎng)席?！笨磥?lái)，機(jī)關(guān)學(xué)問(wèn)大著呢，得用心學(xué)。譬如，招待客人吃飯，領(lǐng)導(dǎo)座位要正對(duì)門臉兒，其左手邊是第一主客，右手邊是第二主客。為什么？主任解惑：“這樣方便領(lǐng)導(dǎo)給客人布菜，先左后右，順手?！庇终f(shuō)：“你作為買單的，座位在領(lǐng)導(dǎo)下首，即上菜的缺口處，如果有點(diǎn)油湯滴身上了，得忍著?！睓C(jī)關(guān)的學(xué)問(wèn)再如，局長(zhǎng)和副局長(zhǎng)一共七人，文件先送誰(shuí)看？看完后那七個(gè)大爺都簽署了意見(jiàn)該怎么執(zhí)行？或都不簽署意見(jiàn)，文件卻必須貫徹又該怎么辦？又一次，上海一家集團(tuán)公司老總領(lǐng)一干人來(lái)本局拜訪。主任那天出差，行前交待我，機(jī)關(guān)雖經(jīng)費(fèi)緊張，但面子還得繃，今晚飯局你去打點(diǎn)，總價(jià)控制在千元左右，一句話，既要客人吃好又不能太貴。我想這不是逼公雞下蛋嗎？當(dāng)晚入酒樓，我見(jiàn)主客40多歲，長(zhǎng)的粗黑，心中暗揣，只要把他的嘴哄好了，其他的鳥男女我才懶得管呢。于是，點(diǎn)了活水豆花、大椒鰱魚、折耳根拌涼皮等江湖菜。沒(méi)想到主客連聲說(shuō)好吃。他身邊那些鳥男女卻被辣得香汗淋淋，連聲喊受不了。主客就對(duì)下屬說(shuō)，到了新地方，就得呷江湖菜，海鮮哪里沒(méi)有，跑這里來(lái)吃有啥意思？一席話，說(shuō)的咱局長(zhǎng)滿面油光，笑可鑒人。飯后結(jié)賬，才400多元，加上一瓶五糧液，離千元還剩一百六，主任把我認(rèn)真打量了一番，“不錯(cuò)，你開始長(zhǎng)學(xué)問(wèn)了！”問(wèn)題1.機(jī)關(guān)的學(xué)問(wèn)是什么？2.機(jī)關(guān)學(xué)問(wèn)當(dāng)中包含了哪些內(nèi)容？（二）隨機(jī)事務(wù)【案例】值班秘書小吳突然接到裝配車間電路短路起火的報(bào)告。由于小吳不熟悉電路防火規(guī)程，一時(shí)不知所措，后來(lái)感到水火無(wú)情，就代表領(lǐng)導(dǎo)命令全廠拉閘斷電。結(jié)果，火災(zāi)是制止了，其他車間的生產(chǎn)及正在運(yùn)轉(zhuǎn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在突然斷電中卻受到了損失。領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)厲地批評(píng)了小吳。問(wèn)題：案例中小吳處理此突發(fā)事件不當(dāng)?shù)闹苯釉蚴鞘裁?？（二）隨機(jī)事務(wù)秘書的隨機(jī)事務(wù)指難以預(yù)測(cè)的、不經(jīng)常發(fā)生的或在職能分工邊界上難以確定由誰(shuí)處理的事務(wù)。如突發(fā)性沖突、災(zāi)變、事故，沖擊正常辦公秩序的來(lái)訪，干擾領(lǐng)導(dǎo)工作的無(wú)原則糾紛及其他隨機(jī)出現(xiàn)的影響組織和領(lǐng)導(dǎo)工作正常秩序的現(xiàn)象和問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，作為綜合辦公部門的秘書，都應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行處理，控制事態(tài)的擴(kuò)散和蔓延，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)妥善地解決問(wèn)題。秘書處理隨機(jī)事務(wù)要注重以下幾個(gè)方面：（１）要注重預(yù)防性。如對(duì)火災(zāi)、工傷事故等，秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)采取有效的預(yù)防措施，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的處理程序，以便減少這類事故的發(fā)生和妥善地處理這類事故，將損失降低到最低限度。（２）要注重反應(yīng)的敏銳性。隨機(jī)事務(wù)出現(xiàn)突然，發(fā)展變化迅速，稍有遲緩，就可能貽誤妥善處理的時(shí)機(jī)。秘書對(duì)此應(yīng)反應(yīng)敏銳，行動(dòng)迅速，盡可能防患于未然或?qū)⑵涮幚碓诿妊繝顟B(tài)，盡可能減少損失。（二）隨機(jī)事務(wù)（３）要注重整體配合性。秘書部門被稱為不管部，其他部門不宜按職權(quán)管理的事，秘書都能進(jìn)行綜合處理；但僅憑秘書之力也是難以徹底解決問(wèn)題的。秘書必須注重向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示并得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，取得相關(guān)部門的配合，才能使問(wèn)題得到徹底解決。（４）要注重輔助地位的制約性。秘書處理隨機(jī)事務(wù)，仍處于輔助地位，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施或提出應(yīng)對(duì)方案是正確的，但作出決定或以領(lǐng)導(dǎo)者的口吻表態(tài)是越權(quán)行為，是有害的。秘書只有從輔助地位出發(fā)，才能把握處理隨機(jī)事務(wù)的準(zhǔn)繩。（５）要注重溝通樞紐性。每當(dāng)遇到隨機(jī)發(fā)生的重大事項(xiàng)，秘書必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者，向上級(jí)單位、有關(guān)部門及下級(jí)單位溝通。及時(shí)有效的溝通可以得到有關(guān)方面的支持和配合，可以防止事態(tài)的擴(kuò)散和蔓延。秘書必須熟悉各種突發(fā)事件溝通聯(lián)系的對(duì)象、渠道，才能做到及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行溝通。（三）受權(quán)理事秘書受權(quán)理事，指的是領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)工作的需要，將自己權(quán)限范圍內(nèi)的事務(wù)，授權(quán)秘書代表自己去處理，秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和委授的權(quán)力及要求，代表領(lǐng)導(dǎo)去處理交辦的事務(wù)。由于工作內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)需要不同，授權(quán)方式也不同。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書授權(quán)理事授權(quán)方式任務(wù)內(nèi)容目的要求步驟方法秘書理事行為確定授權(quán)確定確定確定確定確定依令照辦彈性授權(quán)確定確定確定不規(guī)定不規(guī)定變通理事不確定授權(quán)抽象規(guī)定抽象規(guī)定不規(guī)定不規(guī)定不規(guī)定自主理事（三）受權(quán)理事無(wú)論是何種授權(quán)方式，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書授權(quán)理事都是一次性針對(duì)辦理特定事務(wù)的授權(quán)，該事務(wù)辦理完畢，所授權(quán)力自然消失。同類事務(wù)再次出現(xiàn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)再次授權(quán)后秘書才能去辦理。秘書授權(quán)理事與法定權(quán)力配置的區(qū)別如下表所示。法定權(quán)力配置與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書授權(quán)理事的區(qū)別比較要素比較項(xiàng)權(quán)力來(lái)源方式范圍有效期用權(quán)依據(jù)穩(wěn)定程度法定權(quán)力配置組織法定程序確定的職責(zé)范圍任期時(shí)限內(nèi)職能分工任期內(nèi)穩(wěn)定

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書授權(quán)理事領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人個(gè)人委授特定的交辦事項(xiàng)任務(wù)完成時(shí)限內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)意圖一次性有效

（三）受權(quán)理事【案例】總經(jīng)理授權(quán)秘書小王主持招聘新秘書的初試，要以秘書業(yè)務(wù)基本知識(shí)和能力為主，通過(guò)筆試從100名應(yīng)聘者中選拔出10名進(jìn)行由總經(jīng)理親自主持的復(fù)試，并強(qiáng)調(diào)若有疑問(wèn)和難題可隨時(shí)找他商量。小王接受任務(wù)后，決心在出這份試卷中表現(xiàn)出自己名牌大學(xué)畢業(yè)生的水平，出了一些管理學(xué)前沿的理論問(wèn)題，親自作出評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，親自監(jiān)考、閱卷。結(jié)果，初錄的10名應(yīng)聘者在總經(jīng)理主持的復(fù)試中，對(duì)“秘書是干什么的？”、“你將如何做好秘書”等基本問(wèn)題，也不能準(zhǔn)確回答?？偨?jīng)理將初試試卷調(diào)來(lái)一查閱，說(shuō)：“小王代表我選人，卻沒(méi)有用我的尺度，只有重新選。”問(wèn)題：秘書小王受命主持招聘新秘書的初試，錯(cuò)在哪里？（三）受權(quán)理事秘書受權(quán)理事，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，是其近身綜合輔助地位和參謀助手功能決定的，是領(lǐng)導(dǎo)工作拓展和伸延的重要形式，是領(lǐng)導(dǎo)高度信任秘書的體現(xiàn)。秘書應(yīng)盡職盡責(zé)，達(dá)到應(yīng)達(dá)到的目的，圓滿完成任務(wù)。秘書受權(quán)理事的過(guò)程，是為領(lǐng)導(dǎo)分憂代勞的過(guò)程，又是領(lǐng)導(dǎo)考驗(yàn)秘書的能力與忠誠(chéng)度及促進(jìn)其成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)。秘書在受權(quán)理事中，特別要注重以下方面：（１）要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)意圖，把握目的、要求和授權(quán)范圍以及相關(guān)的法紀(jì)規(guī)范，正確地把握理事的依據(jù)。（２）要分析客觀環(huán)境要素和完成任務(wù)的各種條件，謀劃辦理的思路和選擇有效的工作方法。（三）受權(quán)理事（３）要明確受權(quán)理事的雙重角色。在理事的指導(dǎo)思想上，作為領(lǐng)導(dǎo)的代表，要站在領(lǐng)導(dǎo)者的高度，從全局出發(fā)，堅(jiān)持事業(yè)整體公利，堅(jiān)持原則；在待人的態(tài)度上，要不忘秘書身份，以協(xié)商的口吻，尊重對(duì)方，不要以勢(shì)壓人，不要以長(zhǎng)官的身份指手畫腳。（４）要與領(lǐng)導(dǎo)者保持密切溝通，特別是當(dāng)環(huán)境變化或其他原因使問(wèn)題的處理已超出授權(quán)范圍時(shí)，一定要向授權(quán)者請(qǐng)示，并遵從其新的指示辦理。（５）要主動(dòng)爭(zhēng)取其他方面的配合與合作，但遇到受權(quán)以外的事務(wù)，秘書不得自作主張，不得擅作決定。秘書辦事涉及方方面面，雖然可分為日常事務(wù)、隨機(jī)事務(wù)和授權(quán)理事三類，但三者不是截然分開的，沒(méi)有清晰的邊界。有些事務(wù)中還融入了參謀智能輔助和綜合協(xié)調(diào)輔助。因此，高明而富有經(jīng)驗(yàn)的秘書，往往在及時(shí)、周密、有效的事務(wù)輔助中，不露形跡地進(jìn)行參謀智能輔助和綜合協(xié)調(diào)輔助，以達(dá)到全面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提供工作服務(wù)和輔助的目的。有些秘書人員絕大部分時(shí)間是在從事事務(wù)服務(wù)工作，因而認(rèn)為參謀智能輔助與綜合協(xié)調(diào)輔助與自己是無(wú)關(guān)的。這種看法是錯(cuò)誤的。只要在事務(wù)輔助中積累經(jīng)驗(yàn)、勤于學(xué)習(xí)、廣泛收集處理信息，就可能在辦理事務(wù)的同時(shí)，發(fā)揮參謀智能輔助和綜合協(xié)調(diào)輔助作用。四、網(wǎng)絡(luò)辦公【案例】某省是個(gè)洪災(zāi)頻仍的省份，過(guò)去每到防汛期間，省水利水電廳防汛指揮部要根據(jù)水情的變化，不斷向省委報(bào)送有關(guān)汛情報(bào)表，以便省委領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。自2019年初，省委辦公廳與省水利水電廳聯(lián)網(wǎng)后，領(lǐng)導(dǎo)在自己的電腦上可隨時(shí)查詢?nèi)「鱾€(gè)水文站詳細(xì)的水情、氣象及災(zāi)情等最新的資料，可以查看最新的衛(wèi)星云圖、江河截面圖及水位和水位調(diào)度曲線圖等。這在過(guò)去需要秘書人員搜集資料編輯成報(bào)表，報(bào)送有關(guān)部門，再送到領(lǐng)導(dǎo)手中，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，還容易出差錯(cuò)。而現(xiàn)在，所有這些工作只需在聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上操縱相應(yīng)的軟件就可迅速完成，整個(gè)過(guò)程不用一張紙、不要跑一步路、不需打一個(gè)電話。省委辦公廳信息秘書老王平時(shí)只滿足于埋頭在報(bào)刊和各部門報(bào)送的信息簡(jiǎn)報(bào)中收集信息，每次辦公自動(dòng)化和信息網(wǎng)絡(luò)化學(xué)習(xí)總是以自己已經(jīng)四十歲了推脫，辦公廳與各省直屬單位聯(lián)網(wǎng)后，隨著辦公形式和手段的變化，老王在工作中有些茫然和失落。

問(wèn)題：１．老王如何應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公的新形勢(shì)？２．網(wǎng)絡(luò)辦公推廣后秘書們要做些什么？四、網(wǎng)絡(luò)辦公隨著社會(huì)信息化和經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，辦公活動(dòng)中需要處理的信息量飛速增長(zhǎng)，跨區(qū)域、跨部門的協(xié)同辦公在辦公活動(dòng)中的比例也不斷提升，社會(huì)的進(jìn)步對(duì)提高秘書辦公的效率和質(zhì)量提出了更高的要求。與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)的推廣和普及，使人們超越時(shí)空限制進(jìn)行信息共享和交流的夢(mèng)想變成現(xiàn)實(shí)，因此將秘書辦公工作和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦公是未來(lái)秘書工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。顯而易見(jiàn)，秘書工作中比較常見(jiàn)的如重大事項(xiàng)的通知、日程安排、工作協(xié)調(diào)、商務(wù)洽談等項(xiàng)工作轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)辦理比起傳統(tǒng)的方式在效率、成本和質(zhì)量上都有著巨大的優(yōu)勢(shì)。隨著企業(yè)電子商務(wù)和政府電子政務(wù)的不斷發(fā)展和成熟，如果秘書不能利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，就很有可能無(wú)法順利地開展工作和為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。因此掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，能夠利用網(wǎng)絡(luò)辦公軟件處理辦公室的各項(xiàng)事務(wù)對(duì)秘書工作來(lái)說(shuō)是十分必要的。（一）網(wǎng)絡(luò)辦公的特點(diǎn)１．高效管理。網(wǎng)絡(luò)辦公的最大特色是信息交流和共享的便捷性，因依托網(wǎng)絡(luò)，諸如日常信息收集、辦事效果反饋、部門工作協(xié)調(diào)、多人協(xié)同辦公等活動(dòng)的效率無(wú)疑會(huì)得到極大的提高。２．規(guī)范管理。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公不僅需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的支持，同時(shí)更離不開優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)辦公軟件，畢竟秘書是使用網(wǎng)絡(luò)辦公軟件來(lái)處理各項(xiàng)事務(wù)，而不是直接使用網(wǎng)絡(luò)。而在網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的設(shè)計(jì)過(guò)程中，會(huì)對(duì)辦公活動(dòng)中的各種規(guī)章制度、工作流程、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)的分析、重組和優(yōu)化以實(shí)現(xiàn)軟件的開發(fā)。因此可以說(shuō)軟件設(shè)計(jì)中的“機(jī)械化”直接導(dǎo)致了辦公活動(dòng)的規(guī)范化。３．跟蹤管理。作為組織的管理者，不僅要向員工布置工作，也要經(jīng)常了解工作的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。一般高級(jí)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)允許將一項(xiàng)工作分解為若干個(gè)步驟或分配給多個(gè)員工完成，而且每個(gè)步驟或員工的完成狀態(tài)、完成進(jìn)度和完成質(zhì)量在系統(tǒng)中都有清晰的記錄，從而可以實(shí)現(xiàn)復(fù)雜工作從布置任務(wù)到最后完成整個(gè)過(guò)程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理。（一）網(wǎng)絡(luò)辦公的特點(diǎn)４．知識(shí)管理。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)可以將辦公活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的信息、決策和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行收集、整理以形成格式規(guī)整的檔案，再通過(guò)相應(yīng)的手段對(duì)檔案加以分析和加工從而形成知識(shí)供辦公人員參考和借鑒。５．更新靈活。組織內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)往往與組織外部網(wǎng)站協(xié)同工作，組織可根據(jù)外部網(wǎng)站上收集的客戶意見(jiàn)來(lái)不斷更新和改善內(nèi)部的辦公系統(tǒng)從而實(shí)現(xiàn)更好的服務(wù)，也可利用組織內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)論壇、網(wǎng)絡(luò)問(wèn)卷等形式聽取自身員工對(duì)組織管理制度、事務(wù)工作流程的建議來(lái)完善辦公系統(tǒng)，提高辦公質(zhì)量。６．成本低廉。雖然網(wǎng)絡(luò)辦公需要電腦設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)支持以及網(wǎng)絡(luò)管理人員的維護(hù)，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看網(wǎng)絡(luò)辦公可實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公、電子會(huì)議、免費(fèi)信息的交流和共享等等，大大節(jié)省了辦公經(jīng)費(fèi)、會(huì)議經(jīng)費(fèi)、信息處理等經(jīng)費(fèi)的開支。（二）網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

雖然具體的辦公環(huán)境、辦公事務(wù)的差異以及所采用的開發(fā)手段的不同，導(dǎo)致了目前網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)呈現(xiàn)出百花齊放的局面，但是經(jīng)過(guò)對(duì)比和分析，我們可以發(fā)現(xiàn)大多數(shù)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)在功能上還是有一致的地方。下面我們給出一般性的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)應(yīng)該具有的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖（二）網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)通過(guò)以上示意圖可以看出，根據(jù)日常辦公事務(wù)的種類將整個(gè)辦公系統(tǒng)劃分為若干模塊，每個(gè)模塊完成相對(duì)獨(dú)立的功能，然后通過(guò)intranet將所有的模塊集成到統(tǒng)一的網(wǎng)站界面供辦公人員使用。針對(duì)不同企業(yè)和行政組織，各種應(yīng)用模塊的功能可以彈性變化。下面對(duì)各個(gè)模塊的功能做簡(jiǎn)單介紹：（二）網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)１．公文管理公文管理主要負(fù)責(zé)公文的撰寫、發(fā)送、接收、審批與歸檔工作。公文管理模塊最基本的功能是提供撰寫公文的文本編輯環(huán)境和文檔模板，同時(shí)由于不同公文涉及的收發(fā)對(duì)象和審批流程不同，所以公文管理模塊一般還需要得到流程建模管理模塊的支持。２．郵件管理郵件管理即郵件的發(fā)送與接收工作。根據(jù)目前辦公活動(dòng)的要求一般網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的郵件管理功能可分為電子郵件管理和即時(shí)消息管理兩大類。電子郵件管理又可分為內(nèi)部郵件管理和intranet郵件管理，內(nèi)部郵件管理主要是指在組織的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部進(jìn)行郵件的收發(fā)，一般可以通過(guò)局域網(wǎng)的協(xié)議實(shí)現(xiàn)，而intranet郵件管理則是指通過(guò)intranet來(lái)進(jìn)行全球性的郵件收發(fā)，在這種模式下發(fā)送與接收是兩個(gè)獨(dú)立的部分，分別依靠SMTP協(xié)議和POP3協(xié)議實(shí)現(xiàn)。（二）網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)同時(shí)電子郵件管理還需要解決電子郵件的保密性、虛假性、不可否認(rèn)性和發(fā)送接收的確認(rèn)性，所以一般電子郵件管理模塊中都會(huì)涉及數(shù)字證書、數(shù)字簽名和日期與時(shí)間戳功能。即時(shí)消息管理可以讓組織內(nèi)的員工實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的在線交流，類似于目前比較流行的聊天軟件QQ，即時(shí)消息管理對(duì)于員工間交換意見(jiàn)、溝通協(xié)調(diào)、小型的信息傳遞和共享都有良好的支持。如圖所示。電子郵件管理模塊結(jié)構(gòu)圖（二）網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)３．日程管理日程安排是辦公系統(tǒng)的一個(gè)必不可少的輔助功能，可分為個(gè)人日程，部門日程等，主要解決以電子日歷為基礎(chǔ)的日程的安排、存儲(chǔ)、到時(shí)提醒任務(wù)和需要說(shuō)明的事項(xiàng)等。４．檔案管理檔案管理主要是實(shí)現(xiàn)對(duì)準(zhǔn)備歸檔的公文或者企業(yè)各類合同、協(xié)議、文件、指示、資料等的電子化的存儲(chǔ)和管理。_____需要存為檔案的信息一般都具有一定的價(jià)值和長(zhǎng)期保存的要求，因此檔案管理模塊需要提供較高的訪問(wèn)安全性和訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置，同時(shí)應(yīng)該提供豐富的檔案檢索和查閱手段，使用戶方便快捷地獲得所需的信息。５．日常管理日常管理主要是指對(duì)辦公活動(dòng)中經(jīng)常發(fā)生的事件和辦公資源和設(shè)備的管理。一般包括考勤管理、辦公用品領(lǐng)用和辦公設(shè)備的維護(hù)和更新等。６．會(huì)議管理會(huì)議對(duì)于任何一個(gè)公司的重要性是不言而喻的。在網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)中除了傳統(tǒng)的會(huì)議，還有網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議方式。雖然傳統(tǒng)的會(huì)議最終需要人與人在一定場(chǎng)地面對(duì)面的交流，但是會(huì)議管理功能可以將通知與會(huì)人員、分配會(huì)議籌備任務(wù)、安排會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議籌備工作進(jìn)度檢查等會(huì)議前期工作通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的形式來(lái)簡(jiǎn)潔高效的實(shí)現(xiàn)。而且在網(wǎng)絡(luò)視頻技術(shù)的支持下，新型的網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議為辦公人員提供了跨越時(shí)空的會(huì)議交流方式，大大節(jié)省了會(huì)議成本，提高了會(huì)議效率。７．系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理主要是由網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的管理員所使用。系統(tǒng)管理員是伴隨著網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的開發(fā)和使用而產(chǎn)生的一個(gè)新角色，一般管理員的工作有負(fù)責(zé)為每個(gè)用戶分配用戶名、郵件地址、設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，保證網(wǎng)絡(luò)的正常訪問(wèn)以及系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)安全等，系統(tǒng)管理模塊應(yīng)該能對(duì)管理員的所有工作提供支持。８．流程建模管理任何一項(xiàng)辦公活動(dòng)都由一定的流程組成。在辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中已經(jīng)對(duì)組織內(nèi)的各項(xiàng)活動(dòng)的流程進(jìn)行了分析、重組和優(yōu)化形成具體的工作流。但是也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，一方面隨著組織結(jié)構(gòu)和辦事方法的改變，一些已有的工作流程可能會(huì)發(fā)生變化；另一方面一些新開展的工作需要全新的流程支持。流程建模管理的功能就是讓用戶能夠根據(jù)實(shí)際情況的變化維護(hù)和更新已有的流程，設(shè)計(jì)生成新的流程來(lái)更好地完成自己的工作。電腦辦文好張主任問(wèn)小李，如果我要求你今天回家起草一份公文，明天上午就印發(fā)，用什么辦法效率最高?小李想了一下，回答到，我先寫好提綱，連夜到你家去征求意見(jiàn)，然后回家寫成初稿，明天上班就交給你審核定稿，行嗎?張主任笑笑說(shuō)，不錯(cuò)，要在過(guò)去，秘書人員這種方法是最好的了。但現(xiàn)在有了電腦，就不應(yīng)當(dāng)再用此法了。第一，無(wú)紙化辦文應(yīng)當(dāng)成為秘書部門辦文的趨勢(shì)，我們應(yīng)當(dāng)樹立牢固的應(yīng)用現(xiàn)代辦公手段的觀念；第二，即使秘書人員連夜寫成初稿，明天上班后，還要經(jīng)過(guò)審核、簽發(fā)、印刷、用印等程序，能不能在上午發(fā)出，也是個(gè)問(wèn)題。小李點(diǎn)點(diǎn)頭，我懂了。我應(yīng)當(dāng)在家用電腦打成初稿，上網(wǎng)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)征求意見(jiàn)，修改后拷盤，明天上班后即交領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目簽發(fā)。這樣，印刷的過(guò)程也基本完成了，能保證上午發(fā)出。張主任說(shuō)，網(wǎng)上辦文，要注意保密。秘書人員看能采取哪些措施?小李想了一下說(shuō)，第一，要注意網(wǎng)頁(yè)加密，一般不要采取辦公室房間號(hào)或電話分機(jī)號(hào)作為密碼，這種密碼容易被猜出破譯；第二，設(shè)置密碼要及時(shí)更換；第三，公文中涉及有關(guān)機(jī)密情況，如人名、地名、事件名、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，網(wǎng)上初稿中要用空格表示，到機(jī)關(guān)審核定稿時(shí)再填實(shí)。案例分析網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用使秘書工作形式和效率發(fā)生了很大的改變。但是，科技的先進(jìn)是一把雙刃劍。在給我們帶來(lái)方便、快捷的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)傳遞信息也成為當(dāng)今泄密渠道最為廣泛和常見(jiàn)的方式，在所有的失泄密案件中，網(wǎng)絡(luò)泄密占的比例最大。目前，我國(guó)大量進(jìn)口美國(guó)的信息化產(chǎn)品，包括軟件，硬件網(wǎng)絡(luò)及操作系統(tǒng)，引進(jìn)設(shè)備中的核心系統(tǒng)及邏輯編程都掌握在美國(guó)人手中，我們?cè)谙到y(tǒng)安全不完備的情況下進(jìn)行操作，人家可以一覽無(wú)余，這必須引起我們的高度重視。因此，本案中，雖然小李知道網(wǎng)絡(luò)信息保密的基本方法，但是，若遇網(wǎng)絡(luò)黑客，那也是不堪一擊的。對(duì)于涉密程度高的文件起草，一般所用計(jì)算機(jī)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，確保信息安全。第二節(jié)參謀智能輔助第二節(jié)參謀智能輔助自古代秘書性活動(dòng)始，秘書性人員就被稱為領(lǐng)導(dǎo)者身邊的參謀助手。在秘書工作歷史發(fā)展中，秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作輔助的方式、內(nèi)容等雖然一直處于變化發(fā)展中，但參謀智能輔助一直是秘書職能范疇中的重要組成部分，而且隨著社會(huì)的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)其秘書參謀智能輔助的需要越來(lái)越強(qiáng)烈。在當(dāng)代社會(huì)，大凡事業(yè)有成的領(lǐng)導(dǎo)者身邊，都有精于辦事、善于參謀的秘書人員。從現(xiàn)代秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者參謀智能輔助的內(nèi)容來(lái)看，大體可分為對(duì)決策的輔助、對(duì)信息利用的參謀智能輔助和對(duì)領(lǐng)導(dǎo)正身潔行的輔助三個(gè)方面。這三個(gè)方面的參謀智能輔助對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和管理都是極為重要的。一、決策過(guò)程中的參謀智能輔助（一）決策準(zhǔn)備階段從領(lǐng)導(dǎo)者產(chǎn)生決策意向進(jìn)行決策準(zhǔn)備開始，秘書的參謀智能輔助就可同步進(jìn)行，可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好以下工作：（１）作出此項(xiàng)決策是否應(yīng)該。從權(quán)責(zé)與法規(guī)的角度分析這項(xiàng)決策是否在本組織的領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)，是否與國(guó)家方針、政策、法規(guī)相悖，是否與上級(jí)、相關(guān)職能部門及本機(jī)關(guān)的其他決策相沖突。依法行政、依法經(jīng)營(yíng)管理，在權(quán)責(zé)范圍內(nèi)決策，是對(duì)當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)者管理者最基本的要求。（２）此項(xiàng)決策是否必須。秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者分析此項(xiàng)決策的重要性和必要性，一些偶然出現(xiàn)的個(gè)別問(wèn)題，尚未弄清其來(lái)龍去脈，不明其成因和影響，草率決策，就可能造成失誤或混亂。秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)分析問(wèn)題的性質(zhì)、成因、影響，并作出準(zhǔn)確的判斷。（一）決策準(zhǔn)備階段（３）此項(xiàng)決策應(yīng)何時(shí)作出。秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者分析此項(xiàng)決策的時(shí)機(jī)是否成熟，是否要馬上決策，是否還需要觀察事態(tài)的變化，若不立即決策會(huì)不會(huì)帶來(lái)不良后果等等。在實(shí)踐中，時(shí)機(jī)成熟的決策能夠取得主動(dòng)；時(shí)機(jī)不成熟的決策往往會(huì)遭受挫折而陷入被動(dòng)；該斷不斷貽誤時(shí)機(jī)的決策很可能釀成全局的失敗和難以估量的損失。秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)審時(shí)度勢(shì)，把握事物發(fā)展規(guī)律，抓住時(shí)機(jī)，適時(shí)決策，取得事業(yè)發(fā)展的主動(dòng)。（４）此項(xiàng)決策依據(jù)的信息是否全面、真實(shí)、充分。秘書在為領(lǐng)導(dǎo)收集處理信息資料的同時(shí)，特別要注重協(xié)助決策者考慮決策所依據(jù)的信息是否具有使用價(jià)值，是否存在以偏概全、以假亂真的信息干擾，還有哪些重要參考資料尚未掌握，應(yīng)到何處去獲取這些資料并立即去尋求這些資料等等。秘書在此方面的輔助，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策的補(bǔ)益作用是不可低估的。（一）決策準(zhǔn)備階段（５）此項(xiàng)決策的目的、意義和影響是什么。秘書在分析和掌握了以上四個(gè)方面的問(wèn)題和情況之后，再來(lái)理解和思考此項(xiàng)決策的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，預(yù)測(cè)其引起的反應(yīng)和效果會(huì)更為準(zhǔn)確。秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者思考決策意向與客觀環(huán)境條件是否相符，需要取得的決策成果與可能取得的預(yù)期成果是否大體相近，為了獲取滿意的決策成果有哪些途徑可供選擇，怎樣的途徑是最為滿意的選擇等等。（６）對(duì)此項(xiàng)決策應(yīng)提出什么建議。秘書可根據(jù)掌握的信息和有關(guān)依據(jù)，按領(lǐng)導(dǎo)的決策目的擬制供決策者選擇的多套建議方案，可對(duì)別人提出的多套可行方案進(jìn)行補(bǔ)充、修正和完善，可對(duì)選擇最佳或滿意方案提出建議等等。在管理決策實(shí)踐中，決策的準(zhǔn)備越充分越可靠，作出決策的風(fēng)險(xiǎn)就越小。秘書在領(lǐng)導(dǎo)決策前的參謀智能輔助，是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者正確決策有益的鋪墊。在決策形成階段，秘書有諸多參謀智能輔助的領(lǐng)域和渠道：（１）可進(jìn)行創(chuàng)新思維，設(shè)計(jì)新的方案供決策者選擇。（２）可綜合來(lái)自各方面的意見(jiàn)和建議，形成系統(tǒng)的可供選擇的方案。（３）可按領(lǐng)導(dǎo)意圖開展專家咨詢活動(dòng)，并將專家意見(jiàn)、建議吸納到有關(guān)決策方案中。（４）可帶著各套初選方案到有關(guān)部門和群眾中去征求意見(jiàn)，并根據(jù)各方面的意見(jiàn)進(jìn)修改。（５）對(duì)重大決策的初定方案，秘書往往還伴隨領(lǐng)導(dǎo)，到基層進(jìn)行小規(guī)模試驗(yàn)、蹲點(diǎn)探索，取得成功經(jīng)驗(yàn)后，再由點(diǎn)到面地進(jìn)行推廣。（二）決策形成階段（二）決策形成階段（６）對(duì)各種供選擇的方案進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)的比較，比較其投入成本和產(chǎn)出效益，比較風(fēng)險(xiǎn)值與效益值，比較其科學(xué)性、合理性、可行性和可受性，等等。在決策形成階段，秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)廣泛地吸納來(lái)自廣大群眾和各方面專家的群體智能，吸納各種創(chuàng)新成果，以提高決策方案的科學(xué)水平。在實(shí)踐中，往往站在不同的角度對(duì)同一決策方案，可能會(huì)有不同的看法和意見(jiàn)。秘書應(yīng)對(duì)這些不同的意見(jiàn)和看法進(jìn)行梳理和歸納，并向決策者反映，供其抉擇時(shí)參考。

（二）決策形成階段決策形成階段還包括科學(xué)、嚴(yán)密的決策論證。在決策論證中，秘書的參謀智能輔助也是必要的。（１）可以協(xié)助決策者選優(yōu)，將各備選方案的損益值作準(zhǔn)確測(cè)算之后，按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)由優(yōu)到劣的依次排列。由于決策者選優(yōu)的角度不同，其選優(yōu)的價(jià)值尺度也不同。秘書可從多個(gè)角度按不同的價(jià)值尺度將各可行方案作多種選優(yōu)排列，為決策者抉擇作鋪墊。（２）可以協(xié)助決策者將各備選方案分析比較的量化結(jié)果測(cè)算出來(lái)，按組織發(fā)展的需要與可能，擬定出在投入、產(chǎn)出、時(shí)空、風(fēng)險(xiǎn)值、效益值等方面可以接受或滿意的數(shù)據(jù)，然后淘汰不符合各種需要的方案，剩下的就是可以接受或比較滿意的方案了。這就為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)一步選優(yōu)打下了基礎(chǔ)。（３）經(jīng)過(guò)選優(yōu)的方案也不一定是完美無(wú)缺的，還必須進(jìn)行反復(fù)論證和優(yōu)化。秘書可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)初選方案進(jìn)行否定質(zhì)疑的論證，即請(qǐng)一些有關(guān)專家、內(nèi)行和負(fù)責(zé)人對(duì)初選方案提出各種問(wèn)題或質(zhì)疑，由方案擬訂和設(shè)計(jì)組成人員一一作答，雙方交流，直至滿意。

（三）決策實(shí)施階段決策是為實(shí)現(xiàn)特定目的對(duì)未來(lái)工作的選擇與安排，而真正使決策目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，還取決于有效的實(shí)施決策。領(lǐng)導(dǎo)者作出決策之后，必須全力組織、引導(dǎo)、指導(dǎo)和調(diào)控決策的實(shí)施，隨時(shí)把握實(shí)施決策各階段的效果，糾正各種偏差，適應(yīng)各種變化，協(xié)調(diào)各類矛盾，克服各種困難和阻力，以確保決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在此過(guò)程中，秘書的參謀智能輔助具有獨(dú)特的作用，它貫穿決策實(shí)施的全過(guò)程：（１）對(duì)謀求認(rèn)同的輔助。當(dāng)一項(xiàng)正確決策作出后，若不能及時(shí)得到執(zhí)行者的認(rèn)同，其實(shí)施就會(huì)出現(xiàn)困難和阻力。秘書通過(guò)辦文、辦會(huì)、辦事和信息溝通，一旦發(fā)現(xiàn)執(zhí)行者對(duì)決策的不理解、誤解或偏見(jiàn)，可以立即進(jìn)行疏導(dǎo)、宣傳，更重要的是建議領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)容易產(chǎn)生疑點(diǎn)、誤解或歧義之處，執(zhí)行者難以理解之處，要加強(qiáng)宣傳力度，以便盡快獲得執(zhí)行者的認(rèn)同。只有這樣，才能整合和強(qiáng)化決策實(shí)施的合力。（三）決策實(shí)施階段（２）對(duì)糾正偏差的輔助。在實(shí)施過(guò)程中，執(zhí)行者難免會(huì)出現(xiàn)種種偏差。秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，深入分析其原因，并對(duì)照決策的實(shí)施安排各環(huán)節(jié)的具體要求，尋求補(bǔ)救的辦法。（３）對(duì)行為失范的輔助。實(shí)施中執(zhí)行者若違章辦事，就會(huì)造成實(shí)施混亂。秘書較容易發(fā)現(xiàn)這類情況，一旦發(fā)現(xiàn)，應(yīng)及時(shí)建議領(lǐng)導(dǎo)加以糾正。最好能準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)某種實(shí)施行為失范的苗頭，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者防患于未然。（４）對(duì)克服重大失誤的輔助。所謂重大失誤，大多是執(zhí)行者違背了決策的原則所造成的。對(duì)此失誤，秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者盡快查清造成失誤的原因及其影響，要盡快消除不良影響。要建議領(lǐng)導(dǎo)采取有力措施，避免這類失誤引發(fā)的連鎖反應(yīng)。（三）決策實(shí)施階段（５）對(duì)克服運(yùn)行失調(diào)的輔助。決策實(shí)施過(guò)程中，各執(zhí)行子系統(tǒng)可能因工作進(jìn)度、能力、條件、節(jié)奏、方法等方面的差異而造成整體實(shí)施運(yùn)行失調(diào)。秘書從各方面的反映中若發(fā)現(xiàn)這種失調(diào)，應(yīng)及時(shí)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行及時(shí)調(diào)控，盡快使各子系統(tǒng)恢復(fù)協(xié)同運(yùn)行狀態(tài)。（６）彌補(bǔ)決策疏漏的輔助。盡管決策中作過(guò)周密的準(zhǔn)備和科學(xué)嚴(yán)密的論證，在決策實(shí)施中還可能發(fā)現(xiàn)決策方案的某些失誤或疏漏。盡早修正和彌補(bǔ)決策的失誤和疏漏，才能取得良好的實(shí)施效果。秘書處于決策與執(zhí)行的中介、信息溝通的樞紐位置，既可以發(fā)現(xiàn)方向偏差，也可以發(fā)現(xiàn)決策內(nèi)容或結(jié)構(gòu)方面的不足，還可以發(fā)現(xiàn)局部的疏漏。無(wú)論發(fā)現(xiàn)了哪一方面的問(wèn)題，都應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)溝通，提供有效的參謀智能輔助。（三）決策實(shí)施階段（７）對(duì)適應(yīng)環(huán)境變化的輔助。有時(shí)決策實(shí)施中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，不是決策偏差也不是實(shí)施失誤造成的，而是客觀環(huán)境出現(xiàn)了決策時(shí)未曾預(yù)料到的變化，打亂了決策有序的安排進(jìn)而給實(shí)施決策帶來(lái)了困難。當(dāng)客觀環(huán)境出現(xiàn)重大變化時(shí)，既定的決策方案必須作出應(yīng)變性調(diào)整。正確的應(yīng)變調(diào)整越快，組織越能迅速擺脫困境，取得主動(dòng)。秘書在內(nèi)外溝通聯(lián)絡(luò)中，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者敏銳地觀察環(huán)境的動(dòng)向，特別是對(duì)重大的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和自然及社會(huì)環(huán)境的突變，要盡可能把握突變前的征兆，冷靜觀察分析，提醒領(lǐng)導(dǎo)者早作準(zhǔn)備，制訂應(yīng)變對(duì)策。關(guān)鍵是要具體地分析環(huán)境可能要向哪些方向變化，變化的程度如何，對(duì)本組織決策的實(shí)