第六章秘書的工作職能

第六章秘書的工作職能秘書的基本職能是服務，“參與政務，掌管事務”，為領導提供綜合輔助服務。

傳統(tǒng)的三項職能：辦文、辦事、辦會。1985年國務院召開的全國秘書長和辦公廳主任會議上提出了“四個轉變”：

由傳統(tǒng)的低層次、事務性服務向高層次、智能型服務轉變；由偏重辦文辦事，向既辦文辦事又出謀獻策轉變；由收發(fā)傳遞信息向綜合處理信息轉變；由一般性事務管理向輔助管理、輔助決策轉變。第六章秘書的工作職能

現代秘書工作的基本特征：以調查研究為方法，以信息工作為基礎，以參謀咨詢?yōu)榉绞?，以輔助管理輔助決策為根本。

給領導“減壓”還是“幫倒忙”影片《生死抉擇》中有這樣一件事：一名老職工寫給李高成市長的反映中陽紡織廠領導班子腐敗問題的信件被市長秘書“截留”了，由此引發(fā)了群眾對李高成的誤解，也給李高成的工作帶來了被動，負面影響很大。當李高成責問秘書為何扣住他的信件時，秘書解釋說：是為了減輕領導的工作壓力。問題：１．市長秘書“截留”了反映中陽紡織廠領導班子腐敗問題的信件，是給領導“減壓”嗎？為什么？２．在你心目中，秘書有哪些職能？怎樣才能履行好這些職能？第一節(jié)辦公室事務輔助第一節(jié)辦公事務輔助

秘書是為領導工作服務的，其工作職能必須圍繞著領導工作需要展開。概括地說，在領導履行職責、行使職權所需要的輔助和服務領域內，都屬于秘書工作的職能范疇。從這個意義上講，秘書職能范疇是：（１）具有從屬性。它從屬于直接服務對象———領導者的職責和職權范圍。（２）管理輔助性。無論何級何類的領導者，都有確定的管理范圍，秘書的職能范疇，就是在領導者的管理范圍內發(fā)揮輔助作用的空間。（３）既有近身綜合輔助的確定性又有領導需要差異的選擇性。開展正常的領導活動，就必須借助會議、文件、處理事務等形式以行使職權，必須依據信息進行溝通以實施管理，這就需要秘書辦文、辦會、辦事、溝通信息等職能輔助。辦公事務輔助在秘書職能活動中是大量的、經常性的、基礎性的。秘書辦文、辦會、辦事在整個秘書職能活動中要占全部工作時間和精力的三分之二左右，所以說是大量的；這類工作是每天或每周、每月往復出現的，所以說是經常性的；秘書的參謀智能輔助和綜合協調輔助不少都滲透和包容在辦公事務輔助中或者與辦公事務輔助相配合，所以說是基礎性的。因此，從事秘書工作的人，首先必須要盡職盡責地完成辦公事務輔助工作任務。辦公事務輔助主要包括辦文、辦會、辦事，以及辦公環(huán)境管理等，它是領導活動和管理組織運轉不可缺少的輔助和服務環(huán)節(jié)，它對領導工作和管理運作的效率和有序性、規(guī)范性有著不可低估的影響。一、辦文辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運行、整理及保管利用。自秘書性工作萌生開始，辦文就成為秘書性人員為領導和管理工作服務的重要手段，成為其輔政的主要方式。文字產生之后，國家行使其統(tǒng)治權力、管理主體行使其管理和支配權，都必須以文書為載體并以文書為重要依據。即使在高度集權的封建君主時代，君權的行使也需要秘書性官吏的輔助和操辦，在辦文的過程中也必然存在秘書性官吏不同程度的參謀建議的智能輔助。隨著社會的發(fā)展，文書應用的范圍越來越廣泛，數量和要求也不斷地提高。因此，辦文成為了秘書工作極為重要的業(yè)務內容。即使在信息化社會，使用了網絡化的文字處理技術后，采用以計算機為主要工具的秘書辦文，也是領導和管理者不可缺少的輔助環(huán)節(jié)。辦理文書是秘書部門的傳統(tǒng)工作。（1）起草撰寫公文及公務應用文。（2）文書處理，包括收文和發(fā)文。（3）文書的立卷歸檔工作。（4）信息工作，包括信息簡報、內參編寫、材料整理。（一）文稿撰擬【案例】方老師原是一中遠近聞名的才子，不僅自己經常在報刊上發(fā)表文章，而且他教的學生，個個語文成績優(yōu)秀，特別是作文寫得好，經常在省市中學生作文競賽中拿名次。由于書教得好，被提拔到市教育局當了科長，又由于會寫文章，又選任為陳書記的秘書。陳書記的兒子就是方老師教出來的，考入了國家重點大學中文系。陳書記出于對老師的尊重，對方秘書仍然稱方老師。方老師第一次為陳書記寫講話稿，是他至今難忘的。陳書記向他交代寫作意圖、主要觀點和有關材料。他表面虛心在聽，心里卻在想，寫文章還用你來教我嗎。雖然他十分自信，但畢竟是第一次給縣委書記寫講話稿，必須一炮打響。于是他熬了兩個通宵，反復修改潤色。改好后自己又讀誦了幾遍，直到自己完全滿意，才算完稿。開會那天，方老師坐在臺下，準備欣賞陳書記宣讀他筆下的杰作。只見陳書記把講話稿放在桌上根本沒有打開，開口就說：“今天我講８個字，第一個字是……”８個字全是講話稿上沒有的，整場講話內容完全按“８個字”展開。半個鐘頭后，臺下響起雷鳴般的掌聲。方老師給驚呆了，但心里又很不服。講語言、講結構、講文采，我寫的哪點不如他？為什么……他帶著迷惑去聽與會干部討論陳書記的講話。干部們對陳書記講的“８個字”記得清，理解得透，并能與各自的實際工作緊密地聯系起來。方老師這才服氣了。事后，方老師見了陳書記感到有些慚愧。陳書記笑著說：“方老師，你的文稿很有文采，但不對路，不要緊，慢慢就會對路的。”方老師為了將文稿寫“對路”，仔細學習了不少文件、講話稿，認真地分析各種應用文體的風格，虛心地向領導和老秘書請教，經過很長時間的努力，他才認為自己在秘書寫作上能夠得６０分了。

問題：１．方老師反復潤色的講話稿為什么沒有被陳書記采用？２．怎樣才能寫出與領導“對路”的文稿？代單位立言，非個人意愿集體成果，非個人創(chuàng)作上司授意——秘書擬稿——上司審核；秘書不署名內容真實、實用、客觀，符合政策有針對性，能解決實際問題，符合法規(guī)政策。語言流暢、平實、簡潔、規(guī)范不允許語言風格個性化；用單句、陳述句和判斷句。講究文體格式正式公文按照《國家行政機關公文處理辦法》要求（掌握15種公文格式）秘書寫作的特點一般寫作的表現手法記述敘述描寫抒情說明議論秘書寫作的表現手法多用說明，少用議論；多用記敘，少用描寫；基本不用抒情。秘書寫作的表現手法（一）文稿撰擬秘書撰擬文稿，主要是指受命于領導草擬各種表達領導和管理意圖的書信、文件、講話稿等文字材料。秘書在撰擬文稿的過程中應注意以下幾個方面：（１）要明確自己代筆者的地位。秘書在撰稿過程中必須認真領會和準確表達組織和領導者的意圖，不允許摻雜個人利益取向而與領導和管理目標相悖。在公務文稿形成中，組織和領導是立意者，文稿表達內容的確定者、相關權責的承擔者，是文稿的作者；秘書是領導和組織意圖的表達者、代筆者，承擔的是忠實、準確、規(guī)范、按時限表達之責。（２）要準確使用規(guī)范的文種。要根據行文目的、對象、內容、行文關系和行文規(guī)范，選用恰當的文體種類并嚴格按照其格式要求草擬成文。（一）文稿撰擬（３）要選用準確而不含混、莊重而不易產生歧義的語言表達。公務文稿特別是公務文書，是決策、執(zhí)行、謀求合作、經營管理的工具，文字表達上稍有偏差若不能得到修正，其產生的負面影響是難以估量的。領導人講話稿的草擬，不僅要忠實于領導者的授意，而且在語言運用上還要充分考慮到領導者的個人風格、聽眾的特征及場合、氣氛渲染及感召力等。秘書草擬的講話稿要使照稿演說的領導者演講時感到自然流暢，是自己的思想，便于自己的情感表達；要使聽眾感受到領導人真實思想的流露和領導人人格的魅力；要使演講者與聽眾產生情感的交融進而形成共識。這樣才算出色地完成講話稿草擬的任務。要達到這種境界，草擬文稿的秘書沒有高超的文字表達水平是不行的，對其領導者沒有全面、透徹的了解也不行。（一）文稿撰擬（４）要反復進行認真修改。公務文稿的修改過程是領導與其秘書主輔配合、緊密合作的過程。領導者提出修改的指導性意見和修改要求，在關鍵性觀點和提法上也可親筆修改；秘書則應在篇章、結構、文字語言上反復仔細修改，既要使領導者滿意，又要符合規(guī)范要求。（５）要有可靠依據。法治社會要求依法行政、依法經營管理。

①秘書草擬公務文稿必須以國家法律、法規(guī)及有關規(guī)章制度為依據，與相關方針政策保持一致，要遵從行業(yè)管理規(guī)范、公文規(guī)范、保密規(guī)范等。②秘書撰擬文稿時必須有可靠的信息依據，特別對有關數據、事實、人物、地點、時間、績效等，要反復核對，做到準確無誤。③務實求真是有效進行管理和領導工作的關鍵，也是秘書準確草擬文稿的關鍵性要求，在這方面的任何疏漏和失誤，都會造成不良的影響。④秘書草擬公務文稿必須以組織公利目標為依據，文稿的具體內容必須與組織的整體公利目標保持一致，必須與相關文件內容相協調，這樣才能保持組織運轉的有序性和整體性。（一）文稿撰擬（６）要有精益求精認真負責的態(tài)度。秘書草擬公務文稿，不是個人感受的隨意宣泄，而是組織和領導意圖的鄭重表達，不僅限于筆下成文或鍵盤點擊，而且要全面、透徹地領會和理解領導的意思，綜合收集處理有關資料、準確把握相關依據，是精心構思，認真撰擬的過程。在這一過程中，若發(fā)現材料不足、依據不準、立意領會不清等問題，就必須反復做事實調查、文獻調查、專家咨詢或請示領導者等，不得有半點馬虎。草擬公務文稿體現了組織者和領導者對執(zhí)筆秘書的信任，準確表達是秘書應盡之責。執(zhí)筆秘書只有認真負責、精益求精，才能不辜負領導和組織的信任?！景咐繌埫貢埨罡笨偟介單氖铱礄C密文件。李副總說：“我正忙著哩，請你把文件送到我辦公室來吧?！卑匆?guī)定，重要機密文件應在閱文室看，但領導說了，張秘書只有送了過去。李副總說是看了就還過去，沒有簽字，后來又外出開會去了。幾天后，上級要收回那份文件。張秘書找李副總收回文件，可李副總把此事忘得一干二凈，說是他沒拿此文件，是不是張秘書自己弄丟了。秘書若丟了機密文件，可是個大事故，急得張秘書滿頭大汗，四處尋找。后來，還是在李副總辦公室里找到了它。張秘書這才體會到，辦文無小事，必須按照規(guī)章制度辦事。

問題：

★在對機密文件的傳閱中張秘書錯在哪里？（二）文書運行（二）文書運行文書運行包括收文和發(fā)文兩個程序化運行過程。收文程序的主要環(huán)節(jié)有：簽收—登記—分辦—傳閱—擬辦—批辦—承辦—催辦—注辦發(fā)文程序的主要環(huán)節(jié)有：授意—擬稿—審核—簽發(fā)—復核—繕印—校對—用印—登記—封發(fā)文書運行可根據機關規(guī)模、文件流量、溝通往來的需要等具體情況，對上述收文、發(fā)文程序進行調整，增減其中的某些環(huán)節(jié)。但無論如何安排公文運行程序，都必須注重以下方面：（二）文書運行（１）程序的有序銜接性。收文和發(fā)文程序中的各個環(huán)節(jié)都要環(huán)環(huán)緊扣，不能隨意顛倒順序，不能相互脫節(jié)，不能任意增刪，不能重疊混亂；要分工明確、責任到人，運行制度化、規(guī)范化，要確保無差錯運行，做到及時、準確、高效。（２）領導與秘書的主輔協同性。無論收文還是發(fā)文，都是領導與秘書協同完成的。領導者負責收文中的批辦和發(fā)文中的授意、簽發(fā)等決定性環(huán)節(jié)；秘書負責其他操辦性輔助性環(huán)節(jié)。兩者必須主輔協同，密切配合，才能確保文書運行的時效。（３）程序運作的規(guī)范性。要用規(guī)范的制度管理文書的運行，管理包括領導人、秘書、相關管理人員等在內的一切參與文書運行人員的批文、閱文、辦文行為，特別要強調嚴格按保密規(guī)定辦理。程序各環(huán)節(jié)的要求和標準要長期切實執(zhí)行，一以貫之。（二）文書運行（４）文書運行中智能輔助的滲透性。秘書操辦文書運行，主要是在文書運行各環(huán)節(jié)中從事辦公事務輔助。但在收文中的分辦、擬辦，發(fā)文中擬稿、審核等環(huán)節(jié)，有不少都需要秘書發(fā)揮參謀作用，進行智能輔助的機會和空間。若秘書將智能輔助滲透到這些環(huán)節(jié)中去，對領導者簽發(fā)、批辦等決定是極有針對性的補益，對提高辦文質量、優(yōu)化辦文效果也是極為有利的。（５）文書運行的反饋性。發(fā)文若需要行文對象回應的必須關注相關收文，告知性文書也要了解發(fā)文后對方的反應；收文對需要回復的必須關注相應的發(fā)文。特別對一定時段的發(fā)文量及文書流量過多且出現文牘主義偏向時，應將此偏向反饋給有關領導，以便領導者克服“文山”現象，提高辦公效率?！景咐棵貢崎L指導秘書小石整理公司來客登記簿時，看到小石的來客登記簿按客人的姓氏筆畫排列，讓小石將已經排好的客人名單按他所在公司的筆畫順序排列重排，小石不理解，認為都是一樣的，科長說：這些來訪的客人，是代表他們所在的公司來我們公司洽談業(yè)務的。他們個人有可能在將來的某一天，會離開他們現在所在的公司，但是，他們的公司則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點是應該記住他們的公司，因此，在整理來客名錄時，應該以客人所在公司的筆畫來排列順序。比方昨天第一個來訪的客人是IMC公司的副總經理劉鋼。將來只要一看到劉鋼的姓名，首先應該想到是IMC公司。IMC是2019年注冊成立的，注冊資金2000萬元人民幣，代理銷售我們東方公司的產品，平均每年的銷售額在800萬元人民幣左右，他們的董事長兼總經理叫李明，劉鋼昨天與張總會談的主要議題是希望成為我們東方公司產品的一級代理商，已經與張總達成初步共識……（三）文書整理小石輕輕地嘆了口氣，她沒想到來客登記簿上“劉鋼”這么簡單的兩個字，在科長的頭腦里竟包含了這么多信息。她以為只要把劉鋼的姓名和電話號碼往計算機里一存，就算是完成了“文件整理”工作。（《一個外企女秘書的日記》）

問題１．小石對來客登記簿的整理錯在哪里？２．怎樣才能將文書整理得利于查考利用？文書整理主要指將已經辦理完畢的文書的處理，主要包括文書立卷和案卷歸檔。文書立卷是指將已經辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按其形成過程中的聯系、特征和一定的規(guī)律組成案卷。它是整理和保存文書的一種重要方法。案卷是有關某一問題或某一工作活動的系統(tǒng)的、具有密切聯系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位。從文書立卷及案卷的基本含義中我們理解到：（１）凡是需要立卷的文書，必須是辦理完畢的，也就是完成了收文和發(fā)文程序各環(huán)節(jié)的文書；正在辦理中或未經辦理的文書不能立卷。（２）凡是需要立卷的文書，必須具有一定的查考利用價值；無查考利用價值的文書，不需整理立卷。（三）文書整理（三）文書整理（３）凡需要在立卷中組合在一個案卷中的文書，必須在其自然形成過程中有一定聯系，并按其一定規(guī)律組成案卷；沒有一定聯系不存在一定規(guī)律的文書不能組合在一個案卷中。（４）通過文書立卷所組成的案卷是文書檔案的基本保管單位，又為文書檔案的價值鑒定、數量統(tǒng)計、編制檢索工具打下了基礎；單份文書不便于保管，也不是文書檔案的基本保管單位。（三）文書整理文書立卷的范圍，也是文書歸檔的范圍，主要包括：（１）本機關工作活動中所形成的已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文書、電報、會議文件、內部文件、電話記錄、會議記錄、本機關編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等；（２）上級機關發(fā)來的與本機關業(yè)務有關的決議、決定、指示、命令、重要通知、通報、條例、規(guī)定等；（３）下級機關送報的各種報告及統(tǒng)計報表等。重份文件、未成文的草稿、事務性臨時性無查考利用價值的文件、與本機關無關的外來文等均不需立卷。（三）文書整理文書立卷的原則是保持文書間的歷史聯系，區(qū)別保存價值，便于保管和利用。這一原則是把握文書立卷的標尺，并從文書立卷的結構、質量、目標提出了原則性要求。根據這一立卷原則，我國文書立卷的方法常用的有按問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征六種特征立卷。這六種特征立卷的方法，符合我國文書檔案工作的實際，鮮明地反映出文書產生的歷史面貌及文書之間的歷史聯系，又有利于查找和利用，給領導和秘書調閱文書檔案提供方便，也給檔案工作者有效地保管文書檔案及提供文書檔案服務奠定了基礎。經過整理的文書案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為歸檔。歸檔能保證機關檔案的完整，便于查找利用，為社會積累檔案財富。在歸檔之前，整理文書案卷的人員，應按要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關檔案室移交，移交完畢，文書立卷工作完結。文書材料從現行處理階段轉入檔案管理階段。（三）文書整理歸檔的時限要求是辦理完畢的文書經整理組合成案卷后，一般在第二年的上半年向檔案部門移交。歸檔的質量要求是要維護文書材料的齊全、完整；要按文書內容上的聯系合并整理、立卷；要保持文書間的歷史聯系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷要簡明確切，便于保管和利用。文書立卷和歸檔是一個緊密相連的過程。它將尚有保存價值的已經辦理完畢的文書整理為一個有機聯系的更能揭示事物全貌的系統(tǒng)，以便形成文書檔案信息資料庫，繼續(xù)發(fā)揮其憑證和依據作用，體現其原始記錄價值和參考價值。在紙質載體為主的文書時代，文書立卷歸檔主要是以手工操作方式。到了文書檔案信息化時代，借助電子計算機為中心的網絡系統(tǒng)，建立了超大容量、運作快捷的文書檔案信息庫和遠程自動化查尋系統(tǒng)，這是文書檔案工作的一次劃時代的革命。

（四）文獻材料的保管和利用【案例】孫總催著要“HX公司情況介紹”的材料。也許是時間太急，材料中不僅有錯別字，還有一些語法上的錯誤，秘書小于把材料的文字稍為潤色了一遍，重新打印送給孫總。孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說：“小于，這份材料你加工處理過是吧？”“是的，我只是對其中的文字潤色了一下”小于回答。“小于，你應該知道我要這份材料的目的。我想了解HX公司的資產狀況，但是更想了解HX公司目前管理層的狀況。他們現在有多少管理人員，管理人員的年齡結構如何，知識結構如何，管理、開發(fā)和銷售各占什么比例，他們對我們將要進行的控股投資的態(tài)度如何……我要的是他們目前實實在在的真實情況，而不是這么幾個干巴巴的數字和幾條標語口號，你知道嗎？”小于沒吱聲。孫總的批評沒錯，但總覺得自己委屈。

問題：１．為什么經過小于潤色后的材料不是孫總需要的材料？２．文件材料在提交領導之前需要潤色嗎？如果需要，如何潤色得讓領導滿意？（四）文獻材料的保管和利用秘書要收集保管一定數量的文獻資料，以便在領導工作需要時提供給領導參考，并在自身開展業(yè)務活動中查閱。秘書保管和利用的文獻資料，除了在一定期限內的有關文書檔案材料外，主要是與領導工作相關的、秘書業(yè)務中要經常使用的參考書、工具書、工作手冊、年鑒、事典、百科全書，往來單位和人物的電話號碼、郵編、住址及相關背景資料，辦事指南、業(yè)務最新動態(tài)、相關報道和秘書的要事記錄、剪報等。這些文獻資料能給秘書開展業(yè)務工作提供極大的方便，也能在領導工作需要時提供給領導參考。秘書的文獻資料工作與圖書管理和檔案管理有較大的差異。它是秘書為領導工作提供輔助和服務的一部分，不是專門化的圖書檔案工作。因此，秘書文獻資料工作中必須注重以下幾個方面：（四）文獻材料的保管和利用（１）要注重針對性。必須收集保管的是對所服務的領導工作和秘書自身業(yè)務活動有參考價值的文獻資料。（２）要注重前沿性。文獻資料要能反映有關領域的前沿動態(tài)，反映新情況、新經驗、新成果，以便啟發(fā)領導和秘書工作跟上發(fā)展潮流，進行創(chuàng)新思維；陳舊過時的文獻資料的參考價值不大。（３）要注重系統(tǒng)性。對所擁有的文獻資料要分門別類，系統(tǒng)排列，要制作簡明的檢索工具，以便查找。（４）要注重動態(tài)性。要根據社會發(fā)展的態(tài)勢不斷地收集保管新出現、新產生的文獻資料，并將已經過時的文獻資料從資料庫中清除，使文獻資料庫存儲的信息具有鮮明的時代發(fā)展特征，更具參考價值。（四）文獻材料的保管和利用（５）要注重消化應用性。秘書收集、保管文獻資料的目的是提供領導工作和自身業(yè)務活動中參考，也就是這些文獻資料只有在使用中才能體現出它的價值。在知識經濟日益走近現實生活的時代，文獻資料更是領導和秘書獲取知識資源的重要途徑。學習型組織、學習型社會首先要求領導者具有學習和吸納新知識并運用新知識的能力，以帶動全體組織成員和社會成員形成學習進取的風氣。為此，秘書還應為其領導者獲取所需要的知識提供服務，其自身也應在提供文獻資料工作中堅持學習消化有關新知識。學習消化新知識，對提高秘書為領導工作輔助和服務的水平是極為有利的。二、辦會會議是現代社會生活、政治生活、經濟生活中一種經常而廣泛的活動形式；是公眾議事的重要社會活動和管理手段；是溝通、集散信息、形成共識、作出決議、發(fā)布決策指令、行使權力、布置或商洽工作、增強組織凝聚力或推進工作實現管理目標的重要形式。

﹠會議是三人以上聚集在一起討論和解決問題的一種群體活動方式。

﹠會議是交往需要的一種形式。

﹠會議是一種權利的角逐。

﹠會議是解決問題的途徑。

﹠會議是一種易于接受的約束。

﹠會議是一種耗時費力的活動。秘書辦會指的是協助領導者籌備會議、操辦會務、為會議有序進行和取得預期的會議效果提供服務。秘書辦會即會務工作的內容十分紛繁，主要包括會前準備、會間服務、會后事務及在會前、會間、會后大量的會議文字工作和文件材料處理事務。（一）會務工作的原則和任務會議是在領導者主持下進行的。領導者是決定是否召開會議、確定會議議題和內容、確定會議目的、時間、地點、與會者及會議形式等主要問題的決策者；秘書是將領導決定召開會議的有關事項付諸實施的操辦者、輔助者和提供服務的工作人員。因此，秘書會務工作，必須遵從以下原則：（１）與領導者主輔配合。一切會務工作都必須圍繞領導者召開會議的決定和意圖展開，要為實現領導開會的目的提供全面、周密的服務。（２）周密安排，有序運作。會議事務頭緒很多，時限要求和質量要求都很高。必須精心組織，周密安排，做到忙而不亂，運作有序，準確無誤。會場是公眾會集的場所，稍有差錯或失誤，都會造成消極影響。操辦、組織會務工作的秘書必須統(tǒng)籌全局，分工合作，協助領導人圓滿完成各項會議事務。（一）會務工作的原則和任務（３）熱情服務，提高效率。開會必然要面對各類與會公眾，對與會公眾熱情周到的服務，有利于營造親和的會議氣氛，強化會議的凝聚力，也有利于優(yōu)化和傳播組織形象。提高會議效率是以精心組織、有序運作、指揮有方、密切配合為前提的。提高效率不僅可以節(jié)省時間、人力、物力、財力等重要的資源，而且有利于實現會議目的，優(yōu)化會議效果。秘書通過會務工作協助領導者主持和召開好會議，對提高會議效率方面是能有所作為的。（４）涉密會議的安全、保密。涉密會議保密工作關系重大，秘書必須根據國家的保密法規(guī)和組織的保密規(guī)范，實施相關保密措施，準確控制涉密范圍，向相關公眾宣傳和傳達保密法規(guī)和保密紀律，強化各相關人員的保密意識，與竊密行為作斗爭，杜絕一切失密和泄密行為。會務工作中還要特別注重會間與會公眾的安全。會前要認真檢查會場，對各種可能發(fā)生的突發(fā)事件要事先作好應對方案，注意防患于未然。（一）會務工作的原則和任務（５）在操辦會議事務中要注重發(fā)揮參謀建議和拾遺補闕作用。秘書在操辦會議事務中，有大量發(fā)揮參謀建議的機會，如收集議題、擬訂會議預案、準備會議文件、會前調查研究、會后收集反饋信息等工作，都有利于秘書在會議事務工作中，為領導者獻計獻策和拾遺補闕，提供智能輔助。比如，當領導者開會決定與管理實際需要不相符合、或開會條件不具備、或不用召開會議時，秘書應向領導及時反映真實情況，供領導者重新考慮開會決定；當領導者的開會目的、意圖，與其決定的會議名稱、內容、與會者存在一定矛盾，或可能產生不良效果時，秘書發(fā)現問題，應及時向領導提出，并提供修改、完善的對策建議，供領導者參考；當領導對某些會議事務的安排出現疏漏，不夠協調、不夠周密或有所失誤時，秘書應及時拾遺補闕，協助領導者加以補充完善。（一）會務工作的原則和任務（６）要注重規(guī)范性與靈活性的結合。秘書在會務工作中，對有關權限界線、法紀要求、經費使用、保密要求、會風問題，特別是政治傾向、安全舉措等，必須堅持原則性，按規(guī)范辦事；對隨機發(fā)生的臨時事件、個別要求或特殊情況，則應作靈活變通的處理，使問題盡快得到妥善解決，維護會議的正常秩序?？偟膩碚f，會議具有決策功能、指揮功能、溝通功能、協調功能、動員功能、宣傳功能、控制功能、公關造勢功能、強化凝聚力功能、樹立組織形象功能等等。要有效地發(fā)揮會議的功能，首先決定于領導者要科學準確地運用會議形式有的放矢地解決所針對的問題，作好有關如何開好會的各項決定，組織和領導好會議；其次是全體與會者和領導者一起，努力解決會議所針對的特定問題，共同努力優(yōu)化會議效果；再次是秘書周密、高效、有序地操辦會務工作，也是使會議發(fā)揮其應有功能的重要保證。（二）會前籌備1.會議前的組織工作

☆安排議題，確定步驟；

☆確定與會人員；

☆辦理會議報批手續(xù)；

☆確定會議方式；

☆確定會議時間、地點。

☆準備會議文件:（1）會議程序性資料，日程表、議程表。（2）會議中心文件，如開（閉）幕詞、領導講話稿、工作報告、典型報告、會議討論稿。（3）會議指導性文件，如相關法律、法規(guī)、政策等。（4）會議參考性資料，如技術資料、統(tǒng)計資料等。（5）會議管理性資料，如會議通知、會場示意圖、會議須知、作息表等。三、秘書的專項職能·會務工作☆制發(fā)會議通知。☆布置會場?！顪蕚鋾h必需品。☆辦妥后勤服務事宜。（二）會前籌備2.會前籌備的原則：（１）要準確把握領導決定的會議目的、內容、議題、要求及其他有關決定，以領導對為什么開會、開怎樣的會及如何開會等問題作出的決定為依據，設計擬制具體的會議籌備預案。（２）要具體、周密、有序、分工明確、責任到人，擬定的各項工作，要切合實際需要，具有可操作性。（３）對各種資源要素要作比較精確的預算，如時間、人力、物力、財力、空間等，都應預算出比較準確的數額，要計算會議成本。只有會議的效益值大于會議成本時，會議才是有效的。（４）將各項必須準備的事務一一列出，按需要在規(guī)定的時限內按倒計時序列排出進程時間表，并對各項事務標明操辦人和督導人，以便各負其責。（二）會前籌備（５）最少要作兩次預案實施情況的檢查，一次為中期檢查，全面了解中期進度以及時限要求、質量要求是否完全達到。若不合乎要求，就要及時做出有效的調整。還有一次為開會前的全面檢查，對音響、照明、空調設備、安全設施等都應一一進行試運行，必須保證一切會議設備能夠正常使用。對檢查中發(fā)現的差錯和疏漏，必須及時采取彌補措施。（６）秘書擬定的會議預案草稿，必須經領導修改、審核、簽批后，才能作為籌備會議的計劃方案。經領導審批了的會議預案就是籌備會議的計劃書和行動指南，必須嚴格按會議預案上提出的時限要求、質量要求不折不扣地完成。只有每個人都能完成確定的任務，整個會議籌備方案才能按預期的要求成為現實。為了具體介紹會議預案的制作方法，請參看下面相關鏈接中的會議預案?！鞠嚓P鏈接】××省秘書理論與實踐研討會預備方案為了準備好這次會議，會議籌備處提前１５天籌備，按倒計時時序將各項會務工作分工排列。各項會務工作分工各項會務工作分工序號時間任務操辦人督導人備注111月16日

籌備會議大會秘書長會議主席211月16日確定會名、主題、時間、地點、規(guī)模、與會者議程大會秘書處會議主席311月17日確定會議組織領導機構、食宿安排標準、經費預算大會秘書處會議主席411月18日

制發(fā)會議通知，準備會議文件材料組大會秘書長任務到人７天內完成511月19日工作報告起草，領導講話準備大會秘書長大會主席611月20日清理、挑選與會者提交的會議交流論文理論組、材料組大會秘書長確定大會交流發(fā)言人711月21日清理、分裝代表文件袋材料組大會秘書長811月22日制作會議證件后勤組后勤組長911月23日與會代表食宿安排后勤組后勤組長1011月24日布置會場：主席臺及座次排列大會秘書處大會秘書長1111月24日布置會場：主席臺下會場安排后勤組后勤組長1211月25日布置會場：會標、標語、旗幟、花卉等后勤組后勤組長1311月26日會議籌備中期檢查大會秘書長大會主席1411月27日與會代表研討分組確定小組負責人秘書處大會秘書長1511月28日音響、照明、通風、空調設備調試后勤組后勤組長1611月29日接站車輛和人員準備后勤組后勤組長1711月30日

會前檢查大會秘書長大會主席1812月1日大會開幕會議召開期間，有以下工作必須辦好：１.會場簽到。以便了解與會代表的人數。２.會間調度。這是指對會議程序、內容、會場服務的安排和調整。３.會議記錄。這是指會議情況的原始記錄，它是貫徹會議精神的依據，形成會議文件的基礎。４.會議簡報。這是反映會議進程、動態(tài)，通報會議情況的文書。５.會議選舉。６.會議總結。７.后勤保障。這些工作都是會議正式召開期間的事務，必須在規(guī)定的時間內將這些工作做好。（三）會間事務（四）會后工作１.草擬和印發(fā)會議紀要，以記載和傳達會議的主要精神。２.清理會議文件。３.組織會議代表離會，為其提供各種方便。４.搞好宣傳報道，擴大和傳播會議影響。５.會議工作總結。６.會后催辦工作。

某股份有限責任公司股東大會日程安排

日期

時間

內容安排

地點主持參加人備注3、9上午9：00報到花園酒店大會議廳李總XXX、XXXXXXXX、XXX、XX9：30會議開始，張董事長致開幕詞大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民11:30大會結束

知識點會議成本包括“顯性成本”和“隱形成本”兩種?！帮@性成本”包括：場租、文件材料費、與會者的交通、食宿、活動費以及工作人員的工資等。“隱性成本”是指與會人員花費在會議期間的時間價值，這部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計算。有人提出了會議成本的計算公式：（2x3）x參加會議人員平均每小時工資x參會人員到會時數x參會人數+會議實際經費總支出=會議成本假如參會人員的平均工資為1600元，參加會議110人，會期10天，僅租用會議室的費用是1.5萬：（2x3）x10x80﹡x110+15000=543000萬（80是按月工資1600，每月20個工作日，每天80元計算）【案例】辦公室主任老宋把一切準備工作都作了安排，也具體組織操辦了各項會務工作。到會前檢查那天，突然因公外出。臨行前，他反復交代要認真仔細地檢查，秘書們都點頭答應，可他仍不放心。大會開幕那天，老宋趕了回來。到主持大會者宣布奏國歌時，擴音器里傳出的卻不是國歌。在場的人都驚呆了。原來音響設備未作檢查。這時，老宋一個箭步躍上主席臺，關了擴音器，用沙啞的聲音唱道：“起來，不愿做奴隸的人們……”指揮與會者唱國歌。人們這才從國歌聲中，將注意力集聚到會場上來。請思考：１．影響會議進程的是哪些環(huán)節(jié)？２．老宋臨行前的反復交代和會場上及時處理反映了秘書會務工作的什么原則？

會前準備如何做

波揚公司準備在本市的黎明大廈召開大型的新產品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員?？偨浝碜屆貢块T負責安排，會上要放映資料電影，進行產品操作演示。而公司沒有放映機。租借放映機的任務交給了總經理秘書劉小姐。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租借公司，要求租借公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。9日上午，會議開幕前，波揚公司的秘書們正在緊張地做著最后的準備工作。劉小姐一看表，呀，已經九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚……

1.假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？2.假如放映機在十點十分還未送到，你將馬上向總經理報告還是擅自決定調整會議議程？3.向總經理報告后，你還應該做些什么？4.召開大型會議前各種準備工作，包括音響、電子類裝置應提前多少時間安排？5.有人說，會議上要用到的各種東西，最好公司都買齊。假如要借，應提前一天送到。你認為如何？思考題三、辦事秘書為領導操辦事務的范圍相當廣泛，大體上可分為日常事務、隨機性事務和受權理事三類?！景咐啃±顝恼毮懿块T從事文字工作轉崗到企業(yè)總經理辦公室任秘書。他認為只憑自己的筆下工夫，就能出色完成任務。他應對電話不耐心，接待來客態(tài)度冷漠，辦理瑣事粗心大意常出疏漏，有時跟不上領導工作的節(jié)奏，有時又自作主張違背領導意圖，有時還擅離崗位外出。在試用的半年中，小李雖然草擬過一份很不錯的文稿，但這位大學本科畢業(yè)并在政府部門工作被認為是才子的青年人，卻被總經理以不稱職為理由，調離秘書崗位。問題：案例中小李不稱職的主要原因是什么？（一）日常事務日常事務指秘書每天都要操辦的事務。如整理領導辦公室，保證領導辦公不受干擾，處理公務電話，收發(fā)、傳遞領導閱知、審批、簽發(fā)的各種文件，根據領導工作需要協助領導安排工作日程并做好準備，整理機關內務，值班事務、內外溝通和來客接待工作等。這些日常事務雖然具體內容不同，但卻有著共同的特征：（１）直接為領導工作服務，圍繞領導工作需要展開。凡是有利于提高領導工作效率的，就應該盡力做好，凡是可能產生不利影響的，就應該盡快改進，具有領導工作需要的選擇性。（２）這類工作是經常出現往復進行的，每項工作都有相對穩(wěn)定的內容、要求、程序和領導者認可并習慣了的方式，不少還形成了相應的制度。哪些工作秘書應該做，哪些事務秘書不該過問，哪些工作該怎樣去做等，都是確定的，具有操作的規(guī)范性。（一）日常事務（３）這類工作都與領導活動密切相連接，有的是領導活動的鋪墊，有的為領導工作提供良好的辦公環(huán)境，有的是領導工作的延伸和后續(xù)性事務。這類工作的成效直接影響領導工作成效，必須理解領導工作，把握領導活動規(guī)律，具有與領導工作的主輔協同性。（４）由于領導工作受客觀環(huán)境影響，工作內容發(fā)生變化，對秘書事務服務的需要和要求也會出現一定的變化。秘書必須適應這種變化，日常事務也要具有運作的適應性。（５）這類事務頭緒很多，每一項工作任務的疏漏和失誤都會給領導和管理工作帶來不良的影響，秘書必須認真負責、全面仔細地完成各項事務。這類工作具有服務的周密性。（一）日常事務（６）領導和管理工作是公眾最為關注的，秘書為領導和管理工作服務的日常事務又是最接近公眾的。公眾往往根據秘書應對電話、接待等日常事務的表現來評價領導和管理機關，由此影響到組織的公共形象。因此，秘書必須按組織公利約束和規(guī)范其工作行為，其工作行為的影響具有公眾性，不允許有“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”等行為失范影響組織形象。（７）領導者隨時可能指派秘書操辦事務，各部門和有關公眾也隨時需要通過秘書與領導者溝通。秘書不得隨意離崗，即使因公離崗也要得到領導認可并作代崗安排。這就表現出秘書盡職守崗的嚴格性。秘書日常事務雖然十分瑣細，但上述特征則是帶規(guī)律性的、必須遵從的，否則，就不能成為一名稱職的秘書。剛考進局機關時，主任找我談話，說看你考試成績不錯，智商應該不低，才把你留在局辦公室工作。雖說這是全局最忙的部門，但只要你牢牢記住六個字，也亂不到哪兒去?！澳牧鶄€字？”我怯生生地問。主任一笑：“辦文、辦會、辦事啰。”六個字說來簡單，真要做好不易。比較而言，最難是辦事。因辦文和辦會都有固定格式，辦事則全靠臨場發(fā)揮。記得第一次跟局長外出，我趕緊上前幾步，將駕駛室副座門打開，站一旁恭候。局長瞪我一眼，徑直開了右后座門鉆進去。我有點懵?；貋韱栔魅?，他大笑：“那是保鏢的位子，怎能讓局長坐？咱國家治安好，要在伊拉克，你那位子是擋槍子兒的。右后座卻是全車最保險的地方，我們稱它首長席?！笨磥?，機關學問大著呢，得用心學。譬如，招待客人吃飯，領導座位要正對門臉兒，其左手邊是第一主客，右手邊是第二主客。為什么？主任解惑：“這樣方便領導給客人布菜，先左后右，順手?！庇终f：“你作為買單的，座位在領導下首，即上菜的缺口處，如果有點油湯滴身上了，得忍著?！睓C關的學問再如，局長和副局長一共七人，文件先送誰看？看完后那七個大爺都簽署了意見該怎么執(zhí)行？或都不簽署意見，文件卻必須貫徹又該怎么辦？又一次，上海一家集團公司老總領一干人來本局拜訪。主任那天出差，行前交待我，機關雖經費緊張，但面子還得繃，今晚飯局你去打點，總價控制在千元左右，一句話，既要客人吃好又不能太貴。我想這不是逼公雞下蛋嗎？當晚入酒樓，我見主客40多歲，長的粗黑，心中暗揣，只要把他的嘴哄好了，其他的鳥男女我才懶得管呢。于是，點了活水豆花、大椒鰱魚、折耳根拌涼皮等江湖菜。沒想到主客連聲說好吃。他身邊那些鳥男女卻被辣得香汗淋淋，連聲喊受不了。主客就對下屬說，到了新地方，就得呷江湖菜，海鮮哪里沒有，跑這里來吃有啥意思？一席話，說的咱局長滿面油光，笑可鑒人。飯后結賬，才400多元，加上一瓶五糧液，離千元還剩一百六，主任把我認真打量了一番，“不錯，你開始長學問了！”問題1.機關的學問是什么？2.機關學問當中包含了哪些內容？（二）隨機事務【案例】值班秘書小吳突然接到裝配車間電路短路起火的報告。由于小吳不熟悉電路防火規(guī)程，一時不知所措，后來感到水火無情，就代表領導命令全廠拉閘斷電。結果，火災是制止了，其他車間的生產及正在運轉的計算機系統(tǒng)在突然斷電中卻受到了損失。領導嚴厲地批評了小吳。問題：案例中小吳處理此突發(fā)事件不當的直接原因是什么？（二）隨機事務秘書的隨機事務指難以預測的、不經常發(fā)生的或在職能分工邊界上難以確定由誰處理的事務。如突發(fā)性沖突、災變、事故，沖擊正常辦公秩序的來訪，干擾領導工作的無原則糾紛及其他隨機出現的影響組織和領導工作正常秩序的現象和問題。針對這些問題，作為綜合辦公部門的秘書，都應主動進行處理，控制事態(tài)的擴散和蔓延，協助領導妥善地解決問題。秘書處理隨機事務要注重以下幾個方面：（１）要注重預防性。如對火災、工傷事故等，秘書應協助領導采取有效的預防措施，設計科學合理的處理程序，以便減少這類事故的發(fā)生和妥善地處理這類事故，將損失降低到最低限度。（２）要注重反應的敏銳性。隨機事務出現突然，發(fā)展變化迅速，稍有遲緩，就可能貽誤妥善處理的時機。秘書對此應反應敏銳，行動迅速，盡可能防患于未然或將其處理在萌芽狀態(tài)，盡可能減少損失。（二）隨機事務（３）要注重整體配合性。秘書部門被稱為不管部，其他部門不宜按職權管理的事，秘書都能進行綜合處理；但僅憑秘書之力也是難以徹底解決問題的。秘書必須注重向領導請示并得到領導的支持，取得相關部門的配合，才能使問題得到徹底解決。（４）要注重輔助地位的制約性。秘書處理隨機事務，仍處于輔助地位，主動采取應對措施或提出應對方案是正確的，但作出決定或以領導者的口吻表態(tài)是越權行為，是有害的。秘書只有從輔助地位出發(fā)，才能把握處理隨機事務的準繩。（５）要注重溝通樞紐性。每當遇到隨機發(fā)生的重大事項，秘書必須協助領導者，向上級單位、有關部門及下級單位溝通。及時有效的溝通可以得到有關方面的支持和配合，可以防止事態(tài)的擴散和蔓延。秘書必須熟悉各種突發(fā)事件溝通聯系的對象、渠道，才能做到及時、準確地進行溝通。（三）受權理事秘書受權理事，指的是領導者根據工作的需要，將自己權限范圍內的事務，授權秘書代表自己去處理，秘書根據領導的意圖和委授的權力及要求，代表領導去處理交辦的事務。由于工作內容和領導需要不同，授權方式也不同。領導對秘書授權理事授權方式任務內容目的要求步驟方法秘書理事行為確定授權確定確定確定確定確定依令照辦彈性授權確定確定確定不規(guī)定不規(guī)定變通理事不確定授權抽象規(guī)定抽象規(guī)定不規(guī)定不規(guī)定不規(guī)定自主理事（三）受權理事無論是何種授權方式，領導對秘書授權理事都是一次性針對辦理特定事務的授權，該事務辦理完畢，所授權力自然消失。同類事務再次出現，經領導再次授權后秘書才能去辦理。秘書授權理事與法定權力配置的區(qū)別如下表所示。法定權力配置與領導對秘書授權理事的區(qū)別比較要素比較項權力來源方式范圍有效期用權依據穩(wěn)定程度法定權力配置組織法定程序確定的職責范圍任期時限內職能分工任期內穩(wěn)定

領導對秘書授權理事領導個人個人委授特定的交辦事項任務完成時限內領導意圖一次性有效

（三）受權理事【案例】總經理授權秘書小王主持招聘新秘書的初試，要以秘書業(yè)務基本知識和能力為主，通過筆試從100名應聘者中選拔出10名進行由總經理親自主持的復試，并強調若有疑問和難題可隨時找他商量。小王接受任務后，決心在出這份試卷中表現出自己名牌大學畢業(yè)生的水平，出了一些管理學前沿的理論問題，親自作出評分標準，親自監(jiān)考、閱卷。結果，初錄的10名應聘者在總經理主持的復試中，對“秘書是干什么的？”、“你將如何做好秘書”等基本問題，也不能準確回答?？偨浝韺⒊踉囋嚲碚{來一查閱，說：“小王代表我選人，卻沒有用我的尺度，只有重新選?！眴栴}：秘書小王受命主持招聘新秘書的初試，錯在哪里？（三）受權理事秘書受權理事，完成領導交辦事項，是其近身綜合輔助地位和參謀助手功能決定的，是領導工作拓展和伸延的重要形式，是領導高度信任秘書的體現。秘書應盡職盡責，達到應達到的目的，圓滿完成任務。秘書受權理事的過程，是為領導分憂代勞的過程，又是領導考驗秘書的能力與忠誠度及促進其成長的機會。秘書在受權理事中，特別要注重以下方面：（１）要準確理解領導的授權意圖，把握目的、要求和授權范圍以及相關的法紀規(guī)范，正確地把握理事的依據。（２）要分析客觀環(huán)境要素和完成任務的各種條件，謀劃辦理的思路和選擇有效的工作方法。（三）受權理事（３）要明確受權理事的雙重角色。在理事的指導思想上，作為領導的代表，要站在領導者的高度，從全局出發(fā)，堅持事業(yè)整體公利，堅持原則；在待人的態(tài)度上，要不忘秘書身份，以協商的口吻，尊重對方，不要以勢壓人，不要以長官的身份指手畫腳。（４）要與領導者保持密切溝通，特別是當環(huán)境變化或其他原因使問題的處理已超出授權范圍時，一定要向授權者請示，并遵從其新的指示辦理。（５）要主動爭取其他方面的配合與合作，但遇到受權以外的事務，秘書不得自作主張，不得擅作決定。秘書辦事涉及方方面面，雖然可分為日常事務、隨機事務和授權理事三類，但三者不是截然分開的，沒有清晰的邊界。有些事務中還融入了參謀智能輔助和綜合協調輔助。因此，高明而富有經驗的秘書，往往在及時、周密、有效的事務輔助中，不露形跡地進行參謀智能輔助和綜合協調輔助，以達到全面對領導提供工作服務和輔助的目的。有些秘書人員絕大部分時間是在從事事務服務工作，因而認為參謀智能輔助與綜合協調輔助與自己是無關的。這種看法是錯誤的。只要在事務輔助中積累經驗、勤于學習、廣泛收集處理信息，就可能在辦理事務的同時，發(fā)揮參謀智能輔助和綜合協調輔助作用。四、網絡辦公【案例】某省是個洪災頻仍的省份，過去每到防汛期間，省水利水電廳防汛指揮部要根據水情的變化，不斷向省委報送有關汛情報表，以便省委領導作出正確的決策。自2019年初，省委辦公廳與省水利水電廳聯網后，領導在自己的電腦上可隨時查詢全省各個水文站詳細的水情、氣象及災情等最新的資料，可以查看最新的衛(wèi)星云圖、江河截面圖及水位和水位調度曲線圖等。這在過去需要秘書人員搜集資料編輯成報表，報送有關部門，再送到領導手中，費時、費力，還容易出差錯。而現在，所有這些工作只需在聯網的計算機上操縱相應的軟件就可迅速完成，整個過程不用一張紙、不要跑一步路、不需打一個電話。省委辦公廳信息秘書老王平時只滿足于埋頭在報刊和各部門報送的信息簡報中收集信息，每次辦公自動化和信息網絡化學習總是以自己已經四十歲了推脫，辦公廳與各省直屬單位聯網后，隨著辦公形式和手段的變化，老王在工作中有些茫然和失落。

問題：１．老王如何應對網絡辦公的新形勢？２．網絡辦公推廣后秘書們要做些什么？四、網絡辦公隨著社會信息化和經濟全球化的發(fā)展，辦公活動中需要處理的信息量飛速增長，跨區(qū)域、跨部門的協同辦公在辦公活動中的比例也不斷提升，社會的進步對提高秘書辦公的效率和質量提出了更高的要求。與此同時，計算機技術和網絡通信技術的發(fā)展，特別是互聯網的推廣和普及，使人們超越時空限制進行信息共享和交流的夢想變成現實，因此將秘書辦公工作和計算機網絡相結合進行網絡辦公是未來秘書工作發(fā)展的必然趨勢。顯而易見，秘書工作中比較常見的如重大事項的通知、日程安排、工作協調、商務洽談等項工作轉移到網絡平臺來辦理比起傳統(tǒng)的方式在效率、成本和質量上都有著巨大的優(yōu)勢。隨著企業(yè)電子商務和政府電子政務的不斷發(fā)展和成熟，如果秘書不能利用先進的網絡技術實現網絡辦公，就很有可能無法順利地開展工作和為領導服務。因此掌握一定的網絡知識，能夠利用網絡辦公軟件處理辦公室的各項事務對秘書工作來說是十分必要的。（一）網絡辦公的特點１．高效管理。網絡辦公的最大特色是信息交流和共享的便捷性，因依托網絡，諸如日常信息收集、辦事效果反饋、部門工作協調、多人協同辦公等活動的效率無疑會得到極大的提高。２．規(guī)范管理。實現網絡辦公不僅需要計算機網絡的支持，同時更離不開優(yōu)秀的網絡辦公軟件，畢竟秘書是使用網絡辦公軟件來處理各項事務，而不是直接使用網絡。而在網絡辦公軟件的設計過程中，會對辦公活動中的各種規(guī)章制度、工作流程、數據結構進行系統(tǒng)的分析、重組和優(yōu)化以實現軟件的開發(fā)。因此可以說軟件設計中的“機械化”直接導致了辦公活動的規(guī)范化。３．跟蹤管理。作為組織的管理者，不僅要向員工布置工作，也要經常了解工作的進展狀態(tài)。一般高級的網絡辦公系統(tǒng)允許將一項工作分解為若干個步驟或分配給多個員工完成，而且每個步驟或員工的完成狀態(tài)、完成進度和完成質量在系統(tǒng)中都有清晰的記錄，從而可以實現復雜工作從布置任務到最后完成整個過程的動態(tài)跟蹤管理。（一）網絡辦公的特點４．知識管理。通過網絡辦公系統(tǒng)可以將辦公活動中產生的有價值的信息、決策和經驗進行收集、整理以形成格式規(guī)整的檔案，再通過相應的手段對檔案加以分析和加工從而形成知識供辦公人員參考和借鑒。５．更新靈活。組織內部的網絡辦公平臺往往與組織外部網站協同工作，組織可根據外部網站上收集的客戶意見來不斷更新和改善內部的辦公系統(tǒng)從而實現更好的服務，也可利用組織內部的網絡論壇、網絡問卷等形式聽取自身員工對組織管理制度、事務工作流程的建議來完善辦公系統(tǒng)，提高辦公質量。６．成本低廉。雖然網絡辦公需要電腦設備、網絡支持以及網絡管理人員的維護，但從長遠看網絡辦公可實現無紙辦公、電子會議、免費信息的交流和共享等等，大大節(jié)省了辦公經費、會議經費、信息處理等經費的開支。（二）網絡辦公系統(tǒng)的結構

雖然具體的辦公環(huán)境、辦公事務的差異以及所采用的開發(fā)手段的不同，導致了目前網絡辦公系統(tǒng)呈現出百花齊放的局面，但是經過對比和分析，我們可以發(fā)現大多數的網絡辦公系統(tǒng)在功能上還是有一致的地方。下面我們給出一般性的網絡辦公系統(tǒng)應該具有的系統(tǒng)結構。網絡辦公系統(tǒng)結構圖（二）網絡辦公系統(tǒng)的結構通過以上示意圖可以看出，根據日常辦公事務的種類將整個辦公系統(tǒng)劃分為若干模塊，每個模塊完成相對獨立的功能，然后通過intranet將所有的模塊集成到統(tǒng)一的網站界面供辦公人員使用。針對不同企業(yè)和行政組織，各種應用模塊的功能可以彈性變化。下面對各個模塊的功能做簡單介紹：（二）網絡辦公系統(tǒng)的結構１．公文管理公文管理主要負責公文的撰寫、發(fā)送、接收、審批與歸檔工作。公文管理模塊最基本的功能是提供撰寫公文的文本編輯環(huán)境和文檔模板，同時由于不同公文涉及的收發(fā)對象和審批流程不同，所以公文管理模塊一般還需要得到流程建模管理模塊的支持。２．郵件管理郵件管理即郵件的發(fā)送與接收工作。根據目前辦公活動的要求一般網絡辦公系統(tǒng)的郵件管理功能可分為電子郵件管理和即時消息管理兩大類。電子郵件管理又可分為內部郵件管理和intranet郵件管理，內部郵件管理主要是指在組織的網絡內部進行郵件的收發(fā)，一般可以通過局域網的協議實現，而intranet郵件管理則是指通過intranet來進行全球性的郵件收發(fā)，在這種模式下發(fā)送與接收是兩個獨立的部分，分別依靠SMTP協議和POP3協議實現。（二）網絡辦公系統(tǒng)的結構同時電子郵件管理還需要解決電子郵件的保密性、虛假性、不可否認性和發(fā)送接收的確認性，所以一般電子郵件管理模塊中都會涉及數字證書、數字簽名和日期與時間戳功能。即時消息管理可以讓組織內的員工實現實時的在線交流，類似于目前比較流行的聊天軟件QQ，即時消息管理對于員工間交換意見、溝通協調、小型的信息傳遞和共享都有良好的支持。如圖所示。電子郵件管理模塊結構圖（二）網絡辦公系統(tǒng)的結構３．日程管理日程安排是辦公系統(tǒng)的一個必不可少的輔助功能，可分為個人日程，部門日程等，主要解決以電子日歷為基礎的日程的安排、存儲、到時提醒任務和需要說明的事項等。４．檔案管理檔案管理主要是實現對準備歸檔的公文或者企業(yè)各類合同、協議、文件、指示、資料等的電子化的存儲和管理。_____需要存為檔案的信息一般都具有一定的價值和長期保存的要求，因此檔案管理模塊需要提供較高的訪問安全性和訪問權限設置，同時應該提供豐富的檔案檢索和查閱手段，使用戶方便快捷地獲得所需的信息。５．日常管理日常管理主要是指對辦公活動中經常發(fā)生的事件和辦公資源和設備的管理。一般包括考勤管理、辦公用品領用和辦公設備的維護和更新等。６．會議管理會議對于任何一個公司的重要性是不言而喻的。在網絡辦公系統(tǒng)中除了傳統(tǒng)的會議，還有網絡視頻會議方式。雖然傳統(tǒng)的會議最終需要人與人在一定場地面對面的交流，但是會議管理功能可以將通知與會人員、分配會議籌備任務、安排會議地點、會議籌備工作進度檢查等會議前期工作通過網絡化的形式來簡潔高效的實現。而且在網絡視頻技術的支持下，新型的網絡視頻會議為辦公人員提供了跨越時空的會議交流方式，大大節(jié)省了會議成本，提高了會議效率。７．系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理主要是由網絡辦公系統(tǒng)的管理員所使用。系統(tǒng)管理員是伴隨著網絡辦公系統(tǒng)的開發(fā)和使用而產生的一個新角色，一般管理員的工作有負責為每個用戶分配用戶名、郵件地址、設置訪問權限，保證網絡的正常訪問以及系統(tǒng)內部的數據安全等，系統(tǒng)管理模塊應該能對管理員的所有工作提供支持。８．流程建模管理任何一項辦公活動都由一定的流程組成。在辦公系統(tǒng)設計過程中已經對組織內的各項活動的流程進行了分析、重組和優(yōu)化形成具體的工作流。但是也應該認識到，一方面隨著組織結構和辦事方法的改變，一些已有的工作流程可能會發(fā)生變化；另一方面一些新開展的工作需要全新的流程支持。流程建模管理的功能就是讓用戶能夠根據實際情況的變化維護和更新已有的流程，設計生成新的流程來更好地完成自己的工作。電腦辦文好張主任問小李，如果我要求你今天回家起草一份公文，明天上午就印發(fā)，用什么辦法效率最高?小李想了一下，回答到，我先寫好提綱，連夜到你家去征求意見，然后回家寫成初稿，明天上班就交給你審核定稿，行嗎?張主任笑笑說，不錯，要在過去，秘書人員這種方法是最好的了。但現在有了電腦，就不應當再用此法了。第一，無紙化辦文應當成為秘書部門辦文的趨勢，我們應當樹立牢固的應用現代辦公手段的觀念；第二，即使秘書人員連夜寫成初稿，明天上班后，還要經過審核、簽發(fā)、印刷、用印等程序，能不能在上午發(fā)出，也是個問題。小李點點頭，我懂了。我應當在家用電腦打成初稿，上網發(fā)給領導征求意見，修改后拷盤，明天上班后即交領導過目簽發(fā)。這樣，印刷的過程也基本完成了，能保證上午發(fā)出。張主任說，網上辦文，要注意保密。秘書人員看能采取哪些措施?小李想了一下說，第一，要注意網頁加密，一般不要采取辦公室房間號或電話分機號作為密碼，這種密碼容易被猜出破譯；第二，設置密碼要及時更換；第三，公文中涉及有關機密情況，如人名、地名、事件名、統(tǒng)計數據等，網上初稿中要用空格表示，到機關審核定稿時再填實。案例分析網絡技術的運用使秘書工作形式和效率發(fā)生了很大的改變。但是，科技的先進是一把雙刃劍。在給我們帶來方便、快捷的同時，網絡傳遞信息也成為當今泄密渠道最為廣泛和常見的方式，在所有的失泄密案件中，網絡泄密占的比例最大。目前，我國大量進口美國的信息化產品，包括軟件，硬件網絡及操作系統(tǒng)，引進設備中的核心系統(tǒng)及邏輯編程都掌握在美國人手中，我們在系統(tǒng)安全不完備的情況下進行操作，人家可以一覽無余，這必須引起我們的高度重視。因此，本案中，雖然小李知道網絡信息保密的基本方法，但是，若遇網絡黑客，那也是不堪一擊的。對于涉密程度高的文件起草，一般所用計算機應與互聯網物理隔離，確保信息安全。第二節(jié)參謀智能輔助第二節(jié)參謀智能輔助自古代秘書性活動始，秘書性人員就被稱為領導者身邊的參謀助手。在秘書工作歷史發(fā)展中，秘書對領導工作輔助的方式、內容等雖然一直處于變化發(fā)展中，但參謀智能輔助一直是秘書職能范疇中的重要組成部分，而且隨著社會的發(fā)展，領導者對其秘書參謀智能輔助的需要越來越強烈。在當代社會，大凡事業(yè)有成的領導者身邊，都有精于辦事、善于參謀的秘書人員。從現代秘書對領導者參謀智能輔助的內容來看，大體可分為對決策的輔助、對信息利用的參謀智能輔助和對領導正身潔行的輔助三個方面。這三個方面的參謀智能輔助對領導和管理都是極為重要的。一、決策過程中的參謀智能輔助（一）決策準備階段從領導者產生決策意向進行決策準備開始，秘書的參謀智能輔助就可同步進行，可協助領導者做好以下工作：（１）作出此項決策是否應該。從權責與法規(guī)的角度分析這項決策是否在本組織的領導者的權責范圍內，是否與國家方針、政策、法規(guī)相悖，是否與上級、相關職能部門及本機關的其他決策相沖突。依法行政、依法經營管理，在權責范圍內決策，是對當代領導者管理者最基本的要求。（２）此項決策是否必須。秘書應協助領導者分析此項決策的重要性和必要性，一些偶然出現的個別問題，尚未弄清其來龍去脈，不明其成因和影響，草率決策，就可能造成失誤或混亂。秘書應協助領導分析問題的性質、成因、影響，并作出準確的判斷。（一）決策準備階段（３）此項決策應何時作出。秘書應協助領導者分析此項決策的時機是否成熟，是否要馬上決策，是否還需要觀察事態(tài)的變化，若不立即決策會不會帶來不良后果等等。在實踐中，時機成熟的決策能夠取得主動；時機不成熟的決策往往會遭受挫折而陷入被動；該斷不斷貽誤時機的決策很可能釀成全局的失敗和難以估量的損失。秘書應協助領導審時度勢，把握事物發(fā)展規(guī)律，抓住時機，適時決策，取得事業(yè)發(fā)展的主動。（４）此項決策依據的信息是否全面、真實、充分。秘書在為領導收集處理信息資料的同時，特別要注重協助決策者考慮決策所依據的信息是否具有使用價值，是否存在以偏概全、以假亂真的信息干擾，還有哪些重要參考資料尚未掌握，應到何處去獲取這些資料并立即去尋求這些資料等等。秘書在此方面的輔助，對領導者科學決策的補益作用是不可低估的。（一）決策準備階段（５）此項決策的目的、意義和影響是什么。秘書在分析和掌握了以上四個方面的問題和情況之后，再來理解和思考此項決策的出發(fā)點和歸宿，預測其引起的反應和效果會更為準確。秘書要協助領導者思考決策意向與客觀環(huán)境條件是否相符，需要取得的決策成果與可能取得的預期成果是否大體相近，為了獲取滿意的決策成果有哪些途徑可供選擇，怎樣的途徑是最為滿意的選擇等等。（６）對此項決策應提出什么建議。秘書可根據掌握的信息和有關依據，按領導的決策目的擬制供決策者選擇的多套建議方案，可對別人提出的多套可行方案進行補充、修正和完善，可對選擇最佳或滿意方案提出建議等等。在管理決策實踐中，決策的準備越充分越可靠，作出決策的風險就越小。秘書在領導決策前的參謀智能輔助，是對領導者正確決策有益的鋪墊。在決策形成階段，秘書有諸多參謀智能輔助的領域和渠道：（１）可進行創(chuàng)新思維，設計新的方案供決策者選擇。（２）可綜合來自各方面的意見和建議，形成系統(tǒng)的可供選擇的方案。（３）可按領導意圖開展專家咨詢活動，并將專家意見、建議吸納到有關決策方案中。（４）可帶著各套初選方案到有關部門和群眾中去征求意見，并根據各方面的意見進修改。（５）對重大決策的初定方案，秘書往往還伴隨領導，到基層進行小規(guī)模試驗、蹲點探索，取得成功經驗后，再由點到面地進行推廣。（二）決策形成階段（二）決策形成階段（６）對各種供選擇的方案進行一一對應的比較，比較其投入成本和產出效益，比較風險值與效益值，比較其科學性、合理性、可行性和可受性，等等。在決策形成階段，秘書應協助領導廣泛地吸納來自廣大群眾和各方面專家的群體智能，吸納各種創(chuàng)新成果，以提高決策方案的科學水平。在實踐中，往往站在不同的角度對同一決策方案，可能會有不同的看法和意見。秘書應對這些不同的意見和看法進行梳理和歸納，并向決策者反映，供其抉擇時參考。

（二）決策形成階段決策形成階段還包括科學、嚴密的決策論證。在決策論證中，秘書的參謀智能輔助也是必要的。（１）可以協助決策者選優(yōu)，將各備選方案的損益值作準確測算之后，按統(tǒng)一的標準和參數由優(yōu)到劣的依次排列。由于決策者選優(yōu)的角度不同，其選優(yōu)的價值尺度也不同。秘書可從多個角度按不同的價值尺度將各可行方案作多種選優(yōu)排列，為決策者抉擇作鋪墊。（２）可以協助決策者將各備選方案分析比較的量化結果測算出來，按組織發(fā)展的需要與可能，擬定出在投入、產出、時空、風險值、效益值等方面可以接受或滿意的數據，然后淘汰不符合各種需要的方案，剩下的就是可以接受或比較滿意的方案了。這就為領導者進一步選優(yōu)打下了基礎。（３）經過選優(yōu)的方案也不一定是完美無缺的，還必須進行反復論證和優(yōu)化。秘書可協助領導者對初選方案進行否定質疑的論證，即請一些有關專家、內行和負責人對初選方案提出各種問題或質疑，由方案擬訂和設計組成人員一一作答，雙方交流，直至滿意。

（三）決策實施階段決策是為實現特定目的對未來工作的選擇與安排，而真正使決策目標變?yōu)楝F實，還取決于有效的實施決策。領導者作出決策之后，必須全力組織、引導、指導和調控決策的實施，隨時把握實施決策各階段的效果，糾正各種偏差，適應各種變化，協調各類矛盾，克服各種困難和阻力，以確保決策目標的實現。在此過程中，秘書的參謀智能輔助具有獨特的作用，它貫穿決策實施的全過程：（１）對謀求認同的輔助。當一項正確決策作出后，若不能及時得到執(zhí)行者的認同，其實施就會出現困難和阻力。秘書通過辦文、辦會、辦事和信息溝通，一旦發(fā)現執(zhí)行者對決策的不理解、誤解或偏見，可以立即進行疏導、宣傳，更重要的是建議領導者對容易產生疑點、誤解或歧義之處，執(zhí)行者難以理解之處，要加強宣傳力度，以便盡快獲得執(zhí)行者的認同。只有這樣，才能整合和強化決策實施的合力。（三）決策實施階段（２）對糾正偏差的輔助。在實施過程中，執(zhí)行者難免會出現種種偏差。秘書要協助領導者及時發(fā)現偏差，深入分析其原因，并對照決策的實施安排各環(huán)節(jié)的具體要求，尋求補救的辦法。（３）對行為失范的輔助。實施中執(zhí)行者若違章辦事，就會造成實施混亂。秘書較容易發(fā)現這類情況，一旦發(fā)現，應及時建議領導加以糾正。最好能準確發(fā)現某種實施行為失范的苗頭，協助領導者防患于未然。（４）對克服重大失誤的輔助。所謂重大失誤，大多是執(zhí)行者違背了決策的原則所造成的。對此失誤，秘書應協助領導者盡快查清造成失誤的原因及其影響，要盡快消除不良影響。要建議領導采取有力措施，避免這類失誤引發(fā)的連鎖反應。（三）決策實施階段（５）對克服運行失調的輔助。決策實施過程中，各執(zhí)行子系統(tǒng)可能因工作進度、能力、條件、節(jié)奏、方法等方面的差異而造成整體實施運行失調。秘書從各方面的反映中若發(fā)現這種失調，應及時協助領導進行及時調控，盡快使各子系統(tǒng)恢復協同運行狀態(tài)。（６）彌補決策疏漏的輔助。盡管決策中作過周密的準備和科學嚴密的論證，在決策實施中還可能發(fā)現決策方案的某些失誤或疏漏。盡早修正和彌補決策的失誤和疏漏，才能取得良好的實施效果。秘書處于決策與執(zhí)行的中介、信息溝通的樞紐位置，既可以發(fā)現方向偏差，也可以發(fā)現決策內容或結構方面的不足，還可以發(fā)現局部的疏漏。無論發(fā)現了哪一方面的問題，都應及時向領導溝通，提供有效的參謀智能輔助。（三）決策實施階段（７）對適應環(huán)境變化的輔助。有時決策實施中出現的困難和問題，不是決策偏差也不是實施失誤造成的，而是客觀環(huán)境出現了決策時未曾預料到的變化，打亂了決策有序的安排進而給實施決策帶來了困難。當客觀環(huán)境出現重大變化時，既定的決策方案必須作出應變性調整。正確的應變調整越快，組織越能迅速擺脫困境，取得主動。秘書在內外溝通聯絡中，要協助領導者敏銳地觀察環(huán)境的動向，特別是對重大的經濟環(huán)境和自然及社會環(huán)境的突變，要盡可能把握突變前的征兆，冷靜觀察分析，提醒領導者早作準備，制訂應變對策。關鍵是要具體地分析環(huán)境可能要向哪些方向變化，變化的程度如何，對本組織決策的實