Excel表格的35招必學秘技

Excel表格的35招必學秘技

也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百張財務(wù)報表，也許你已利用Excel函數(shù)實

現(xiàn)過上千次的復雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們

平日里無數(shù)次重復的得心應(yīng)手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。

本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手,領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風情。

一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于

等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯

示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。

1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式一條件格

式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大

于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開

“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500,字

體設(shè)置為“藍色”；小于1000,字體設(shè)置為“棕色”）。

3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。

看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。

二、建立分類下拉列表填充項

我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)

據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。

1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企

業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。

2.選中A歹U（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入''工業(yè)企業(yè)”

字符后，按“回車”鍵進行確認。

仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……

3.切換到Sheetl中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C歹U）,執(zhí)行“數(shù)據(jù)

一有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標簽中，單擊“允許”

右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企

業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序歹U（各元素之間用英文逗號隔開），確定退

出。

再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D歹U）,再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選

中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1）,確定退出。

4.選中C列任意單元格（如C4）,單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”

填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格（如D4）,單擊下拉按鈕，

即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。

提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”歹（J,可以選中該列，

右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。

三、建立“常用文檔”新菜單

在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，

方便隨時調(diào)用。

1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。

在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新

菜單”拖到菜單欄。

按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常

用文檔”）。

2.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選

一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對

它進行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。

重復上面的操作，多添加兒個文檔列表名稱。

3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈

出的快捷菜單中，選“分配超鏈接一打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。

通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿（如''工資.xls”等）

文件夾，并選中該工作簿文檔。

重復上面的操作，將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。

4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用

文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項即可。

提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響

“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的

功能。

四、制作“專業(yè)符號”工具欄

在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我

們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。

1.執(zhí)行“工具一宏一錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名？

如“fbhaol”？并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選

中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個

單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。

仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。

2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出

“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出

現(xiàn)一個工具條。

切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自

定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。

3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。

4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，

打開''指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏（如fbhaol等），確定退出。

重復此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。

5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符

號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。

五、用“視面管理器”保存多個打印頁面

有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。

1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中

它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的

行（或列）隱藏起來。

2.執(zhí)行“視圖一視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添

加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱（如“上報表”）后，單擊“確

定”按鈕。

3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。

4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名

稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、

排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就0K了。

六、讓數(shù)據(jù)按需排序

如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是

按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。

1.執(zhí)行“格式一選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標

簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如''機關(guān)，車隊，一車間,

二車間，三車間”等），單擊“添力口”和“確定”按鈕退出。

2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一排序”命令，打開“排

序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，

選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排

序。

七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來

工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。

1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式一單元格”命令，打開“單

元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后

在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”（三個英文狀態(tài)下的分號）。

2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退

出。

3.執(zhí)行“工具一保護~保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設(shè)

置好密碼后，“確定”返回。

經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel

的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。

提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“V”號，

這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。

八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)

在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復

切換輸入法實在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?

選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)~有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)

有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，

選中“打開”選項后，“確定”退出。

以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法

（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入

法自動關(guān)閉。

九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本

你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看

吧。

1.執(zhí)行“工具f自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。

2.在“替換”下面的方框中輸入“pew”（也可以是其他字符，“pew”用小寫）,

在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。

3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pew”字符?此時可以不考慮

“pew”的大小寫?，然后確認一下就成了。

十、在Excel中自定義函數(shù)

Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個

函數(shù)，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù):

1.執(zhí)行“工具一宏一VisualBasic編輯器”菜單命令（或按“Alt+Fl1”快捷鍵）,

打開VisualBasic編輯窗口。

2.在窗口中，執(zhí)行“插入一模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。

3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：

FunctionV（a,b,h）V=h*（a+b）/2EndFunction

4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。

以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。

提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。

十一、表頭下面襯張圖片

為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?

1.執(zhí)行“格式一工作表一背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需

要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。

2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同

時選中這些單元格(區(qū)域)。

3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)

色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片;

而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。

提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

十二、用連字符“&”來合并文本

如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字

符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。

1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：

=B1&C1&D1O

2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格

中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。

3.選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F列，執(zhí)行”編輯一選擇性粘貼”

命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按

鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復制到F列中。

4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。

提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、

D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。生

成績條

常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA

的方法來實現(xiàn)，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一

種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。

此處假定學生成績保存在Sheetl工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中

第1行為標題，第2行為學科名稱。

1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW(),

3)=0,"",IF(OMOD?ROW(),3(=1,sheetl!Au,INDEX(sheetl!$A：$G,

INT(((ROW()+4)/3)+l),COLUMN())))。

2.再次選中Al單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；

然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復制到A2

至G185單元格中。

至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。

3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域（第1位學生的成績

條區(qū)域），按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表

中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框（如果不需要邊框，可以不

進行此步及下面的操作）。

4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按

鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加

邊框。

按“打印"按鈕，即可將成績條打印出來。

十四、Excel幫你選函數(shù)

在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索

函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。

執(zhí)行“插入一函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面

的方框中輸入要求（如“計數(shù)”），然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”

有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)

的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。

十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)

有時，我們編輯某個工作表（Sheetl）時，需要查看其它工作表中（Sheet2、

Sheet3……）某個單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。

執(zhí)行“視圖一工具欄一監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添

加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，

再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。

以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視

點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。

十六、為單元格快速畫邊框

在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel

2002對此功能進行了全新的拓展。

單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，

選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖一工具欄一邊框”命令，展開“邊框”工

具欄。

單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的

單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。

提示：①如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然

后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏

色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選

中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。

十七、控制特定單元格輸入文本的長度

你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸

入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈

出警告，那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。

例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計

算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)

據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜

單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于"，且“長度”為

“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯

警告”設(shè)為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非

法!”和“請輸入四位數(shù)年份?！弊謽?。

很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈

出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方

可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊

類型的數(shù)據(jù)格式可選,比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊,

如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾

不同的光彩呢。

十八、成組填充多張表格的固定單元格

我們知道每次打開Excel,軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出

Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)

調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需

要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。

那么如何對表格進行成組編輯呢？首先我們單擊第一個工作表的標簽名

“Sheetl”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3"（如果我們

想關(guān)聯(lián)的表格不在…起，可以按住Ctrl鍵進行點選）。此時，我們看到Excel的

標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。

在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”

中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。

但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置

的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第張表格的數(shù)據(jù)格式，再

單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。

這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一

項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。

十九、改變文本的大小寫

在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)

據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進表格

中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。

在Excel2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：

“=UPPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER（源數(shù)據(jù)格）”，將文

本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當”的大小寫，

如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小

寫的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER（A1）”，回車后得到的結(jié)果將

會是“EXCEL"。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們

在目標單元格中輸入“=PROPER（A3）”,那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”

To

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種

省時乂省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍

貫等信息。

如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用”=RIGHT(源數(shù)據(jù)

格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個字

符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)

格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直

接從數(shù)據(jù)中間提取兒個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字

時，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單

元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。

二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復

雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使

用的“th”后綴,但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”

和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然

是以“th”結(jié)尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找

準函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：

“=A2&IF(0R(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),"

thz,,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),,zst"nd"

rd"),"th"))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”、

“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一

個數(shù)字，以"1"結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”；

③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)

得如此輕松和快捷。

二十二、用特殊符號補齊位數(shù)

和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫

法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。

其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格式

是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù))

比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16位，就只

須將公式改為“=(A2&REPT("#",16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元

格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT("

#",16-LEN(A3)))&A3"；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填

充，則需要改為“=REPT("#",8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(,/#")8-LEN(A4)/2)”；

如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改

為：“=(TEXT(A5,"$#,##0.00"(&REPT("#",16-LEN(TEXT(A5,"

$#,##0.00"))))"，一定能滿足你的要求。

二十三、創(chuàng)建文本直方圖

除了重復輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中

創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復,

按照指定單元格中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。

比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)

算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根

據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。

具體步驟如下：

在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT("n",ROUND(D3*100,0)),"")”,

也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖

已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。

二十四、計算單元格中的總字數(shù)

有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計算單元格中的

總字數(shù)。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計算外，還

要動用“TRIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“howmany

words?"字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙：

<<=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),ZZ"))

+1)”

該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，并且利用

“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差,

從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1,就得出單元格中字符的數(shù)量了。

二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換

這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時選擇的是默認方式,

那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單

中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel2002

就會自行安裝了。

完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，?個獨立的專門用

于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，

我們可以通過鼠標設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換

前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣

的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊Excel工具

欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了

經(jīng)在Excel中完成過上百張財務(wù)報表，也許你已利用Excel函數(shù)實現(xiàn)過上千次的

復雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次

重復的得心應(yīng)手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel

中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風情。

一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于

等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯

示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。

1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式條件格

式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大

于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開

“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500,字

體設(shè)置為“藍色”；小于1000,字體設(shè)置為“棕色”）。

3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。

看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。

二、建立分類下拉列表填充項

我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)

據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。

1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企

業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。

2.選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”

字符后，按“回車”鍵進行確認。

仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……

3.切換至USheetl中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)

一有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標簽中，單擊“允許”

右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企

業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退

出。

再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D歹）再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選

中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1）,確定退出。

4.選中C列任意單元格（如C4）,單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”

填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格（如D4）,單擊下拉按鈕，

即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。

提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，

右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。

三、建立“常用文檔”新菜單

在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，

方便隨時調(diào)用。

1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。

在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新

菜單”拖到菜單欄。

按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常

用文檔”）o

2.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選

一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對

它進行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。

重復上面的操作，多添加兒個文檔列表名稱。

3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈

出的快捷菜單中，選“分配超鏈接一打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。

通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿（如''工資.xls”等）

文件夾，并選中該工作簿文檔。

重復上面的操作，將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。

4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用

文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項即可。

提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響

“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的

功能。

四、制作''專業(yè)符號”工具欄

在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我

們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。

1.執(zhí)行“工具一宏一錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名？

如“fiihaol”？并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選

中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個

單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。

仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。

2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出

“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出

現(xiàn)一個工具條。

切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自

定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。

3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。

4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，

打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏（如fiihaol等），確定退出。

重復此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。

5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符

號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。

五、用“視面管理器”保存多個打印頁面

有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。

1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中

它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的

行（或列）隱藏起來。

2.執(zhí)行“視圖一視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添

加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱（如“上報表”）后，單擊“確

定”按鈕。

3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。

4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名

稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、

排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就0K了。

六、讓數(shù)據(jù)按需排序

如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是

按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。

1.執(zhí)行“格式一選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標

簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如''機關(guān)，車隊，一車間,

二車間，三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一排序”命令，打開“排

序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，

選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排

序。

七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來

工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。

1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式一單元格”命令，打開“單

元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后

在右邊“類型”下面的方框中輸入“門；”（三個英文狀態(tài)下的分號）。

2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退

出。

3.執(zhí)行“工具f保護~保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設(shè)

置好密碼后，“確定”返回。

經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel

的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。

提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“V”號，

這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。

八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)

在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復

切換輸入法實在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢？

選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行''數(shù)據(jù)一有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)

有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，

選中“打開”選項后，“確定”退出。

以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法

（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入

法自動關(guān)閉。

九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本

你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看

吧。

1.執(zhí)行“工具一自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。

2.在“替換”下面的方框中輸入“pew”（也可以是其他字符，“pew”用小寫）,

在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。

3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pew”字符?此時可以不考慮

“pew”的大小寫?，然后確認一下就成了。

十、在Excel中自定義函數(shù)

Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個

函數(shù)，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù):

1.執(zhí)行“工具f宏一VisualBasic編輯器”菜單命令（或按"Alt+Fll”快捷鍵）,

打開VisualBasic編輯窗口。

2.在窗口中，執(zhí)行“插入一模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。

3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：

FunctionV（a,b,h）V=h*（a+b）/2EndFunction

4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。

以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。

提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。

十一、表頭下面襯張圖片

為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?

1.執(zhí)行“格式f工作表~背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需

要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。

2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同

時選中這些單元格（區(qū)域）。

3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)

色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片一，

而上述選中的單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其實，是圖片被“白色”遮蓋了）。

提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

十二、用連字符“&”來合并文本

如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字

符就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。

1.在D列后面插入兩個空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：

=B1&C1&D1O

2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格

中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。

3.選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯一選擇性粘貼”

命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按

鈕，E列的內(nèi)容（不是公式）即被復制到F列中。

4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。

提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、

D歹U,公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。

生成績條

常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA

的方法來實現(xiàn)，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一

種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。

此處假定學生成績保存在Sheetl工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中

第1行為標題，第2行為學科名稱。

L切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW(),

3)=0,"",IF(OMOD?ROW(),3(=1,sheetl!Au,INDEX(sheetl!$A：$G,

INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。

2.再次選中Al單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；

然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復制到A2

至GI85單元格中。

至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。

3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學生的成績

條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表

中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不

進行此步及下面的操作)。

4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按

鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加

邊框。

按''打印"按鈕，即可將成績條打印出來。

十四、Excel幫你選函數(shù)

在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索

函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。

執(zhí)行“插入一函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面

的方框中輸入要求(如“計數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”

有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)

的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。

十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)

有時，我們編輯某個工作表(Sheetl)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、

Sheet3……）某個單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。

執(zhí)行“視圖一工具欄~監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添

加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，

再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。

以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視

點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。

十六、為單元格快速畫邊框

在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel

2002對此功能進行了全新的拓展。

單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，

選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖一工具欄一邊框”命令，展開“邊框”工

具欄。

單擊工具欄最左