檔案管理辦法

第第頁檔案管理方法檔案管理方法第一章總則第一條為規(guī)范公司檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，更好地為公司各項工作服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和有關(guān)工程建設(shè)管理法規(guī)、制度，結(jié)合公司實際，訂立本方法。第二條公司檔案是指在黨群、行政、工程監(jiān)理、商務(wù)、財務(wù)審計、干部人事、科學(xué)研究、試驗儀器、基本建設(shè)等工作過程中直接形成的具有保管價值的各種形式的文件料子。第三條檔案工作是公司工作的構(gòu)成部分，是衡量公司管理水平的一個緊要尺度，是維護公司歷史真實面貌的一項緊要工作。任何人都有維護公司檔案完整和安全的義務(wù)。各部門應(yīng)把檔案工作納入公司規(guī)劃和管理制度，搭配檔案工作，保證檔案工作的樂觀開展。第二章管理機構(gòu)與職責(zé)第四條公司檔案工作由公司一名領(lǐng)導(dǎo)分管，各分公司、部室應(yīng)有一名負(fù)責(zé)人分管檔案管理工作。第五條公司檔案室是保管和供應(yīng)利用公司檔案的部門，各分公司、部室應(yīng)搭配檔案室工作，按規(guī)定定期移交檔案，任何人不得將檔案料子據(jù)為己有或無故拖延歸檔。第六條公司檔案室的職責(zé)是：一、貫徹執(zhí)行《檔案法》和有關(guān)檔案工作的方針政策，規(guī)劃公司檔案工作；二、訂立公司檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實；三、負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的技術(shù)、文書、商務(wù)等檔案資料；四、組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；五、開展檔案的開放和利用工作；六、利用檔案樂觀開展多種形式的企業(yè)文化教育活動；第七條各分公司、部室檔案工作的職責(zé)是：一、學(xué)習(xí)和執(zhí)行檔案工作方針、政策和公司關(guān)于檔案工作的各項規(guī)章制度；二、做好分公司、部室檔案的形成、積累、立卷和移交工作；第八條檔案人員要努力提高政治與業(yè)務(wù)素養(yǎng)，忠于職守，嚴(yán)守機密，研討業(yè)務(wù)，踏實細(xì)致，熱心服務(wù)，保證工作任務(wù)的完成。第三章文件料子的形成和歸檔第九條各類文件料子的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。各部門應(yīng)按工作程序進行文件料子的形成、積累，工作結(jié)束時，按歸檔要求經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查合格后歸檔。第十條文件料子的歸檔范圍：一、黨群類：緊要是指黨委、紀(jì)檢、工會、團委在工作過程中形成的有保管價值的文件料子。包含黨委紅頭文件、各種黨務(wù)活動料子等；二、行政類：緊要是指公司為保證政令暢通，保證經(jīng)營管理活動的順利進行而發(fā)放的有保管價值的文件資料。包含行政紅頭文件、公司年度工作報告、領(lǐng)導(dǎo)緊要講話、各種緊要會議料子等；三、商務(wù)合同類：緊要是指公司在對外商業(yè)活動過程中形成的有保管價值的文件資料。包含委托監(jiān)理合同、施工承包合同等；四、財務(wù)審計類：緊要是指公司財務(wù)管理和會計活動中直接形成的文件料子。包含各類統(tǒng)計報表、財務(wù)報表、財務(wù)報告、投融資報告、各種財務(wù)憑證、審計報告等；五、工程監(jiān)理技術(shù)類：緊要是指各監(jiān)理項目運行過程中形成的有價值的技術(shù)資料。包含監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理組織機構(gòu)、人員任命、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理工作總結(jié)、緊要技術(shù)方案的審核資料等；六、科學(xué)研究類：緊要是指自行研制、試制產(chǎn)品的文件料子及在生產(chǎn)過程中形成的文件料子、樣品或樣品照片等；七、基本建設(shè)類：緊要是指基建綜合管理和各項工程項目（包含新建、擴建、改建、維護和修理等）全過程形成的文件料子。包含開工、竣工資料、施工圖紙、決算資料等；八、試驗儀器設(shè)備類：緊要是指試驗檢測儀器設(shè)備綜合管理和各種國產(chǎn)與國外引進的精密、寶貴儀器設(shè)備（價值在10萬以上）的全套隨機技術(shù)文件以及在接收、使用、說明、維護和修理和改進工作中產(chǎn)生的文件料子；九、干部職工人事檔案類：緊要是指公司員工的年度花名冊、人事檔案、干部任免檔案以及職工的合同、保險資料等；十、業(yè)績榮譽類：緊要是指總公司、各分公司、各部室取得的工作業(yè)績、榮譽，包含工程交竣工鑒定證書、獎杯、錦旗、榮譽稱呼等；第十一條歸檔要求：一、實行由文件料子形成單位部門統(tǒng)一歸檔的制度；立卷人應(yīng)按文件料子自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進行系統(tǒng)整理組卷，并編寫頁號或件號，輸入卷內(nèi)目錄、填寫備考表，擬定檀卷標(biāo)題，注明密級和保管期限；二、歸檔的文件料子應(yīng)為正本，簽署完備，格式統(tǒng)一，質(zhì)地優(yōu)良，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求；填寫的字跡要工整，應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆和純藍(lán)墨水，可用計算機打??；三、文件料子整理立卷后，由立卷人經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查簽字后，擬制移交清單，向公司檔案室移交；四、凡由幾個部門合作完成的項目，由主辦部門立卷歸檔；五、緊要的、利用頻繁的檔案料子，可復(fù)制副本隨原件一同歸檔，以便保護原件。第十二條歸檔時間是：一、一般要求文書檔案在次年六月末前將上年度形成的檔案料子歸入檔案室；二、商務(wù)監(jiān)理合同應(yīng)在合同簽定后一個月內(nèi)連同廉政合同、安全合同一并交檔案室存檔；三、技術(shù)檔案應(yīng)在工程項目竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。第四章檔案的管理與保管第十三條對入庫的檔案做到分類科學(xué)、排架合理、整理系統(tǒng)、保管安全、統(tǒng)計正確、利用方便。第十四條嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。檔案庫房、閱覽室、辦公室三分開，添置必需設(shè)備，要有“八防”措施，常常檢查檔案保管情況，確保檔案安全。第十五條定期檢查檔案情況，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)的檔案，及時修補和復(fù)制。第十六條檔案人員調(diào)動時，必需辦理檔案和文件料子的交接手續(xù)，不得私自帶走和銷毀檔案料子。第十七條對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。第十八條做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作和檔案計算機管理工作，漸漸實現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的現(xiàn)代化管理。第十九條檔案工作經(jīng)費，應(yīng)列入公司預(yù)算，統(tǒng)籌解決。第二十條建立檔案借閱制度。借閱人在指定地方查閱，不得隨便拆卷、抽取、涂改、損毀或轉(zhuǎn)讓他人。第五章檔案的開放與利用第二十一條除有特殊規(guī)定的以外，檔案室應(yīng)將保管的檔案，依照《檔案法》和有關(guān)規(guī)定，向公司公布和開放，持有合法證明的單位和個人，都可利用已開放的檔案。部下列情況之一的檔案，不對外公布：一、涉及專利或者技術(shù)秘密的；二、涉及個人隱私的；三、檔案形成部門規(guī)定限制利用的。第二十二條檔案室要編制各種必需的檢索工具，漸漸實現(xiàn)檔案計算機檢索，努力開發(fā)檔案信息資源，樂觀自動做好供應(yīng)利用服務(wù)。第二十三條開放和利用檔案必需遵奉并服從以下原則：一、本公司工作人員因工作需要，查閱已公開的檔案料子，或查閱本人承辦部分的未公開檔案料子，經(jīng)辦理查閱登記手續(xù)，均可查閱；二、查閱本部門其他不予公開的檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字；三、緊要的檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可借閱；第六章檔案的鑒定和銷毀第二十四條檔案鑒定工作在分管領(lǐng)導(dǎo)主持下，由檔案室、有關(guān)責(zé)任部門構(gòu)成鑒定小組。其職責(zé)是調(diào)整密級和保管期限，提出銷毀無保管價值檔案的看法。第二十五條檔案保管期限分為永久、定期兩種。劃定的原則是：一、凡是反映公司緊要職能部門活動、基本歷史面貌和各項工作，具有長期利用查考價值的檔案，列為永久。二、凡是在確定時間內(nèi)公司進行各項工作需要利用查考的檔案，可列為定期，定期一般分為30年、10年。第二十六條銷毀檔案，應(yīng)造具清冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定的地方、規(guī)定的時間依照確定的程序和方式進行。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。第七章附則第二十七條依據(jù)《檔案法》、上級文件和本方法，各責(zé)任部門分別訂立本部門檔案管理方法報公司檔案室備案。第二十八條本方法規(guī)定自發(fā)布之日起試行。篇2:科大審計檔案管理方法南中科大審計檔案管理方法第一條為了規(guī)范學(xué)校審計檔案管理，保證審計檔案的質(zhì)量，充分發(fā)揮審計檔案的作用，依據(jù)《中華人民共和國審計法》《中華人民共和國檔案法》《審計機關(guān)審計檔案管理規(guī)定》和《第2308號內(nèi)部審計實在準(zhǔn)則審計檔案工作》等有關(guān)規(guī)定，訂立本方法。第二條本方法所稱審計檔案，是指學(xué)校在審計活動中直接形成的具有保管價值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。審計檔案是學(xué)校檔案的緊要構(gòu)成部分，緊要有財務(wù)審計類檔案、工程審計咨詢類檔案和綜合審計類檔案三大類。第三條本方法所稱審計檔案管理，是指建立審計檔案并進行收集、整理、編制、保管、利用、統(tǒng)計、判別和移交等活動。第四條學(xué)校審計檔案管理工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級分類、集中管理”的原則。審計處設(shè)兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理，在業(yè)務(wù)上接受上級審計機關(guān)和學(xué)校檔案館的引導(dǎo)和監(jiān)督。第五條審計檔案的建立實行審計組負(fù)責(zé)制，做到誰審計誰立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔，并采取按職能分類、按項目立卷、按單元排列的立卷方法。第六條審計項目確定后，該審計項目的組長即為負(fù)責(zé)該項目立卷歸檔的責(zé)任人。審計項目一經(jīng)實施，該項目主審即應(yīng)及時收集本項目的文件料子；審計結(jié)束時，主審應(yīng)對本項目形成的全部文件料子進行整理、判別和取舍，并按立卷的方法和規(guī)定進行組卷，經(jīng)審計組長復(fù)核和審計處兼職檔案員檢查后，依照有關(guān)規(guī)定進行檀卷的編目和裝訂。（一）審計檔案頁碼數(shù)應(yīng)統(tǒng)一編寫在每頁料子正面的右下角；（二）卷內(nèi)目錄填寫包含次序號、文件名、頁碼，卷內(nèi)目錄放在卷首；（三）備考表填寫包含本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等內(nèi)容，備考表放在卷尾；（四）檀卷封面書寫包含審計項目名稱、審計時間、審計組負(fù)責(zé)人、保管期限等內(nèi)容；（五）審計檀卷的裝訂應(yīng)去掉金屬物，采用三孔一線方法裝訂，檀卷一般不應(yīng)超出200頁。第七條審計檀卷內(nèi)的文件料子按結(jié)論性文件料子、證明性文件料子、立項性文件料子、其他備查文件料子四個單元為序進行排列。第一單元為結(jié)論性文件料子，采用逆審計程序并結(jié)合文件料子的緊要程度進行排列。第二單元為證明性文件料子，按與審計報告所列問題和審計評價看法相對應(yīng)的次序，對審計證據(jù)、匯總的審計工作底稿、分項目審計工作底稿、審計法規(guī)依據(jù)等進行排列。第三單元為立項性文件料子，按文件料子形成的時間次序，并結(jié)合文件料子的緊要程度進行排列。第四單元為其他備查文件料子，按文件料子形成的時間次序，并結(jié)合文件料子的緊要程度進行排列。第八條審計檔案中每份或者每組文件之間的排列要求是：（一）正件在前，附件在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批復(fù)在前，請示在后；（四）批示在前，報告在后；（五）緊要文件在前，次要文件在后；（六）匯總性文件在前，原始（基礎(chǔ)）性文件在后。第九條財務(wù)審計類項目應(yīng)歸檔的文件料子有：（一）向上級部門或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報送的有關(guān)本項目的審計情況報告；（二）審計整改情況報告及審計回訪記錄等；（三）審計決議或?qū)徲嬁捶〞?，移送處理看法書；（四）審計報告（定稿）及審計處審定報告的會議紀(jì)要；（五）被審計單位和個人對審計報告的書面反饋看法；（六）審計證據(jù)、審計工作底稿和調(diào)查記錄；（七）被審計單位或責(zé)任人的承諾書、述職報告；（八）項目審計計劃、審計實施方案及其有關(guān)記錄；（九）審計通知書；（十）審計立項書、審計委托函、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對審計事項的批示；（十一）有關(guān)審計項目的請示、報告、批復(fù)、群眾來信、來訪記錄、舉報等文書料子；（十二）其他應(yīng)歸入審計檔案的文件料子。第十條工程審計咨詢類項目應(yīng)歸檔的文件料子有：（一）預(yù)算審計項目：工程立項審批表、工程招標(biāo)掌控價文件；（二）一審項目：工程立項審批表、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工合同、施工圖紙、簽證單、竣工驗收證明、結(jié)算書、工程量計算式、結(jié)算定案表；（三）外審項目：工程立項審批表、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工合同、施工圖紙、簽證單、更改通知書、有關(guān)會議紀(jì)要、竣工驗收證明、竣工圖紙、結(jié)算書、工程量計算式、結(jié)算審核報告書；（四）其他應(yīng)歸入審計檔案的文件料子。第十一條綜合審計類應(yīng)歸檔的文件料子緊要有：（一）審計工作規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、請示、報告等文件；（二）審計處機構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)、人事任免、人員聘任等文件；（三）上級部門來文、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對審計工作的批示等文件；（四）審計工作會議或?qū)徲媽W(xué)術(shù)溝通會議的緊要文件；（五）物資設(shè)備審簽有關(guān)資料；（六）科研項目審簽有關(guān)資料；（七）專項審計有關(guān)資料；（八）其他與審計事項有關(guān)的資料。第十二條財務(wù)審計類文件料子按項目立卷，一個審計項目可立一個卷或若干卷，不得將幾個審計項目合立為一卷；對跨年度的審計項目，在審計結(jié)束的年度立卷；歸檔時間不得遲于審計項目結(jié)束后次年的3月份。工程審計類、綜合審計類文件料子可按文件料子形成的時間次序多個項目歸入一卷。第十三條審計檔案在審計處存放保管的期限為5年。審計處兼職檔案員應(yīng)定期組織檔案的裝訂、歸檔、檢查工作，不得隨便堆放、損毀、失散和泄密，確保檔案的安全。超出五年的審計檔案移交學(xué)校檔案館存放管理。第十四條審計檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)依照項目審計檀卷的保管價值確定，暫定為10年、30年和永久三種。第十五條查閱審計檔案，僅限于審計工作人員，審計處以外的單位與個人如有特殊情況需要查閱審計檔案或者要求出具審計檔案證明的，須辦理登記手續(xù)，經(jīng)審計各處長批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。國家有關(guān)部門依法進行查閱的除外。審計檔案不得帶出審計處或檔案館辦公室，嚴(yán)禁涂改、抽取、偽造或者擅自謄錄、復(fù)制。第十六條對損毀、涂改、偽造、出賣、擅自供應(yīng)審計檔案者或者因玩忽職守造成審計檔案丟失的責(zé)任人、應(yīng)當(dāng)依法予以黨紀(jì)和行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第十七條本方法由審計處負(fù)責(zé)解釋。第十八條本方法于20**年1月10日經(jīng)校長辦公會議審定通過，自發(fā)布之日起施行。原《南中林業(yè)科技高校審計檔案管理方法》（南中林發(fā)〔20**〕40號）同時廢止。篇3:文理學(xué)院招投標(biāo)與采購檔案管理方法文理學(xué)院招投標(biāo)與采購檔案管理方法第一條為了加強和規(guī)范學(xué)校招投標(biāo)與采購檔案管理工作，維護招投標(biāo)與采購檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，充分發(fā)揮招投標(biāo)與采購檔案在學(xué)校建設(shè)和管理中的作用，更好地服務(wù)于學(xué)校建設(shè)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國招投標(biāo)法》《中華人民共和國保密法》《紹興文理學(xué)院招投標(biāo)與采購管理方法》等有關(guān)法規(guī)制度，結(jié)合學(xué)校實際，訂立本方法。第二條涉及學(xué)校招投標(biāo)與采購活動的檔案管理均適用本方法。第三條本方法所稱招投標(biāo)與采購檔案是指在招投標(biāo)與采購活動中直接形成的具有保管價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄。第四條招投標(biāo)與采購檔案是招投標(biāo)與采購活動的真實記錄，學(xué)校招投標(biāo)與采購中心（以下簡稱中心）應(yīng)當(dāng)重視招