《會計電算化實務》課程教案

/《會計電算化實務》課程教案財務管理系會計電算化教研室模塊名稱實施會計電算化的準備工作工程名稱認識并安裝會計軟件任務名稱授課形式案例教學知識點商品化通用會計軟件的總體結構能力點熟悉會計核算軟件的主要模塊構成任務引入新希望科技有限公司成立于1998年，通過近10年的開展，已成為一家具有中等規(guī)模的高科技生產制造企業(yè)。目前該企業(yè)以自主研發(fā)生產電腦為主，業(yè)務開展迅速，客戶普及全國各地。隨著企業(yè)的不斷開展，原有的手工會計核算體系日益暴露出諸多不能滿足需求的弊端，企業(yè)管理層經過商議，一致決定應該馬上使用會計電算化系統(tǒng)代替手工會計核算體系，由會計部門的主管王新負責具體實施工作。在該企業(yè)會計電算化系統(tǒng)實施過程中，王新需要根據新希望科技有限公司的具體業(yè)務特點選擇會計軟件。那么，會計軟件都有什么類型？企業(yè)可以從哪些途徑選擇？對于該企業(yè)來說，哪種軟件是適合的，如何判斷呢?授課內容任務分析會計軟件有不同的類型，企業(yè)應該在充分掌握會計軟件相關知識的基礎上，結合企業(yè)實際情況選擇會計軟件。相關知識講解一、會計軟件（一）會計軟件的概念會計軟件是指專門用于完成會計工作的電子計算機應用軟件，包括采用各種計算機語言編制的一系列指揮計算機完成會計工作的程序代碼和有關的文檔技術資料。會計軟件是以會計制度為依據，以計算機及其應用技術為技術基礎，以會計理論和會計方法為核心，以會計數據為處理對象，以提供會計信息為目標，將計算機技術應用于會計工作的軟件系統(tǒng)。（二）會計軟件的分類1、按軟件適用范圍劃分可分為通用會計軟件和定點開發(fā)會計軟件。通用會計軟件是指在某一范圍內普遍適用的會計軟件，通常又分為適用于各行各業(yè)的全通用會計軟件和適用于某一行業(yè)的行業(yè)通用會計軟件。定點開發(fā)會計軟件也叫專用會計軟件，是指僅適用于處理個別單位會計業(yè)務的會計軟件。2、按軟件提供方式劃分可分為商品化會計軟件和非商品化會計軟件。商品化會計軟件是指為銷售而開發(fā)的會計軟件；具有通用性強、初始化工作量大、系統(tǒng)龐大、對硬軟件環(huán)境的要求高等特點。非商品化會計軟件則是用戶為滿足自己業(yè)務處理的需要而開發(fā)的會計軟件，或由業(yè)務主管部門開發(fā)后提供給下屬單位使用的會計軟件。3、按提供信息的層次劃分可分為核算型會計軟件和管理型會計軟件。核算型會計軟件是指專門用于完成會計核算工作的應用軟件。管理型會計軟件是對核算型會計軟件功能的延伸，它是在全面核算的基礎上突出或強化了會計在管理中的監(jiān)督控制作用的會計軟件。其主要功能可以包括：全面會計核算、融核算于一體的購銷存（或進銷存）管理、財務分析與財務監(jiān)控等。4、按軟件適用的規(guī)?；驅哟蝿澐挚煞譃椴块T級會計軟件、企業(yè)級會計軟件和集團級會計軟件。二、商品化會計軟件（一）商品化會計軟件概述1、概念：專門用于對外銷售的會計軟件稱為商品化會計軟件。2、特點：商品化會計軟件具有通用性強、用戶界面好、適用于多種中文平臺、版本大多有單機和網絡兩種、廠家進行軟件維護、保密性強等特點。3、優(yōu)缺點：采用商品化會計軟件的優(yōu)點是見效快、本錢低、平安可靠、維護有保障。缺點是：一是不能全部滿足使用單位的各種核算與管理要求，二是對會計人員業(yè)務素質要求較高。4、開展階段：我國商品化會計軟件的開展主要劃分為四個階段：會計核算軟件階段、管理型會計軟件階段、一體化企業(yè)管理軟件階段、全面企業(yè)管理軟件階段。（二）商品化會計軟件的總體結構會計軟件的總體結構是指一個完整的會計軟件由哪幾個子系統(tǒng)組成，每個子系統(tǒng)完成哪些功能，相互之間的關系又是怎樣的。在會計軟件系統(tǒng)中，一個系統(tǒng)可以劃分為若干個子系統(tǒng)，每個子系統(tǒng)又可劃分為幾個功能模塊，每個功能模塊再劃分為若干個層次。軟件的各層次之間保持著一定的聯系，并通過這種聯系，將各層、各塊組成一個有機的整體。1、商品化會計軟件的主要功能會計軟件的功能是指一個會計軟件必須具備的能力和運用這些能力的根本步驟。包括具備相對獨立地完成會計數據輸入、處理、輸出和平安等功能的各個方面。（1）會計數據的輸入①直接輸入方式。是指會計人員根據原始憑證（如銷售發(fā)票、出差單據等）或記賬憑證，通過鍵盤、屏幕將數據直接送入計算機存入憑證文件的一種方式。②間接輸入方式。是指先將會計數據錄制在磁介質上，然后再將其轉換成計算機所能接受的憑證，并保存在憑證文件中。③自動輸入方式。是指計算機自動編制憑證，并保存在憑證文件中，稱為機制憑證。包括兩種根本方式：一種是由各子系統(tǒng)處理業(yè)務后自動編制的機制憑證，另一種是通過用戶設置而由系統(tǒng)自動生成的機制憑證。（2）會計數據的處理常見的方式有成批處理和實時處理兩種：①成批處理。是指定期收集會計數據，按組或按批進行處理的方式。②實時處理。是指當某一數據或系統(tǒng)有一次處理要求時，計算機就立即進行處理的方式。會計軟件對會計數據的處理主要表達在記賬、結賬和報表生成三個方面。（3）會計數據的輸出會計數據的輸出方式包括屏幕查詢輸出、打印輸出、通過軟盤輸出和利用網絡線路傳輸輸出幾種形式。其中，軟盤輸出多用于數據的備份或上報數據（尤其是會計報表）的輸出；利用網絡線路傳輸輸出更多用于分支機構向總公司報賬、報表的輸出。查詢和打印則是會計數據最根本的輸出形式。（4）會計數據平安維護會計軟件所具有的防止非指定人員擅自使用系統(tǒng)，以及對指定操作人員實行使用權限控制的功能。2、會計核算軟件的主要功能模塊會計核算軟件的功能模塊，是指會計核算軟件中具備相對獨立地完成會計數據輸入、處理和輸出功能的各個局部。主要包括賬務處理、工資、固定資產、本錢、采購與應付、銷售與應收、存貨、往來賬款管理和會計報表處理等模塊。其功能結構如圖1-1-1所示，一個模塊通常又被稱作一個子系統(tǒng)，商品化的通用會計核算軟件主要包含以下一些子系統(tǒng)：（1）賬務處理子系統(tǒng)。這是會計軟件的核心，對所有的會計軟件來說都是必不可少的。（2）工資管理子系統(tǒng)。主要完成工資的計算、工資費用的匯總和分配等工作，并自動編制機制轉賬憑證傳遞給賬務處理子系統(tǒng)。（3）固定資產管理子系統(tǒng)。主要實現固定資產卡片管理、固定資產增減變動處理、折舊的計提與折舊費用的分配等工作，并自動編制機制轉賬憑證供賬務處理子系統(tǒng)和本錢核算子系統(tǒng)使用。（4）本錢核算子系統(tǒng)。主要完成對生產費用的歸集、分配和對產品制造本錢的計算。（5）采購及應付核算子系統(tǒng)。主要核算采購業(yè)務，包括登記商品的數量、價格，按適用稅率計算稅金，并確認應付款項。（6）銷售與應收核算子系統(tǒng)。主要核算銷售所取得的收入，登記發(fā)出商品的數量，計算相關的稅金，確認與管理應收賬款，并管理有關票據。（7）存貨管理子系統(tǒng)。主要從采購與應付核算子系統(tǒng)取得存貨增加的本錢和金額，從銷售與應收系統(tǒng)取得存貨出庫的數量，自動計算出出庫商品的本錢。（8）貨幣資金（出納）子系統(tǒng)。核算收款付款業(yè)務進行銀行對賬，登記現金、銀行存款日記賬。（9）會計報表處理子系統(tǒng)。能夠標準地編制《資產負債表》、《利潤表》和《現金流量表》等。同時具有自定義報表的功能。（三）會計核算軟件的各功能模塊的相互聯系1．賬務處理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)間的關系賬務處理子系統(tǒng)是電算化會計系統(tǒng)的核心局部。賬務處理子系統(tǒng)不僅可以直接接收記賬憑證的輸入，而且可以接收來自各子系統(tǒng)的自動轉賬憑證，進行總分類核算，與各子系統(tǒng)的關系最為緊密。工資管理、固定資產管理、本錢核算、采購與應付核算、銷售與應收核算以及存貨管理等子系統(tǒng)實現對相應會計業(yè)務的專門處理。（1）總體關系賬務處理子系統(tǒng)是電算化會計系統(tǒng)的核心，其他子系統(tǒng)是賬務處理子系統(tǒng)的補充。（2）賬務處理子系統(tǒng)與工資管理子系統(tǒng)間的數據聯系工資管理子系統(tǒng)核算的結果通常以憑證的形式傳遞給賬務處理子系統(tǒng)。（3）賬務處理子系統(tǒng)與固定資產管理子系統(tǒng)間的數據聯系固定資產管理子系統(tǒng)核算結果自動生成記賬憑證傳遞給賬務處理子系統(tǒng)。（4）賬務處理子系統(tǒng)與存貨管理子系統(tǒng)間的數據聯系存貨管理核算結果以記賬憑證的形式傳遞給賬務處理子系統(tǒng)。（5）賬務處理子系統(tǒng)與會計報表處理子系統(tǒng)的數據聯系報表處理子系統(tǒng)主要指標數據根本來自于賬務處理子系統(tǒng)中各類賬簿的余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額等欄目。2、會計核算軟件各功能模塊之間的相互聯系會計核算軟件系統(tǒng)中各模塊之間的關系如圖1-1-3所示。從圖中可以看出會計核算軟件各個功能模塊之間的主要數據聯系具有以下幾個特點：（1）會計核算系統(tǒng)各功能模塊之間并非都存在直接的數據聯系。如工資核算模塊與存貨管理模塊之間不存在直接的數據聯系。（2）有些功能模塊只向其他模塊提供數據。如工資核算模塊、固定資產模塊和存貨管理模塊，它們屬于基礎模塊。（3）有些模塊只接受其他系統(tǒng)提供的數據而不向其他功能模塊提供數據。例如報表管理模塊，只接受數據或只提供數據的功能模塊與其他功能模塊之間的數據聯系稱為單向數據聯系。（4）有些模塊既接受其他模塊提供的數據，又向其他模塊傳遞數據。如賬務處理模塊、本錢核算模塊、存貨管理模塊，它們與其他功能模塊之間的數據聯系稱為雙向數據聯系。（5）賬務處理模塊、本錢核算模塊是數據聯系最復雜的兩個功能模塊。（6）賬務處理模塊是會計核算軟件的核心模塊，該模塊以機制記賬憑證為接口與其他功能模塊有機地連接在一起，構成完整的會計核算系統(tǒng)。圖1-1-3會計核算軟件各功能模塊之間的相互聯系三、商品化會計軟件的選擇及典型的財務應用方案（一）商品化會計軟件的選擇企業(yè)在購置時應從以下各方面進行比較：1、軟件功能一個較為成熟的軟件具有以下幾方面的功能：一是主要功能，包括正確處理會計業(yè)務流程，完成會計憑證填制，會計賬簿登記，會計報表的生成與輸出等工作二是輔助功能，包括提示功能、幫助功能、引導操作功能、全屏編輯功能、輔助計算器等一些有利于用戶使用軟件系統(tǒng)的所有功能。三是效勞功能，包括重建文件索引，整理被破壞的數據秩序，復制會計數據檔案，恢復會計信息系統(tǒng)文件以及清理存儲空間等功能。四是控制功能，包括輸入數據的正確性控制，輸出內容范圍的控制，數據順序和方式控制，使用權限的控制等系統(tǒng)控制能力。2、本單位會計業(yè)務的特點首先是單位的行業(yè)特點。其次是單位規(guī)模大小、會計業(yè)務數據量的多少、會計核算精確度的上下等等。3、軟件的技術性能技術性能包括使用的數據庫系統(tǒng)的平安可靠性能，易學易用易懂的性能等。此外，軟件的可維護性，可審計性，可移植性，以及軟件運行平臺、運行環(huán)境（如網絡環(huán)境、數據庫環(huán)境）等等，都是需要考慮的因素。4、售后效勞質量5、費用商品化會計軟件的購置費用一般包括軟件價格、實施費用（包括培訓和安裝費用）、售后效勞費用、其他配套費用（如系統(tǒng)軟件及防病毒軟件的購置費用）和擴充升級費用等。（二）典型的財務應用方案1、財務應用方案財務應用方案是用于只希望使用會計信息系統(tǒng)解決企業(yè)會計核算與資金管理的企業(yè)。在這一方案中，系統(tǒng)構成為：賬務處理系統(tǒng)、應收管理、應付管理、報表。其擴展子系統(tǒng)為：工資管理、固定資產管理、資金管理和財務分析。使用方案是：在賬務處理系統(tǒng)及工資管理、固定資產管理子系統(tǒng)中完成日常財務核算。在報表系統(tǒng)編制有關的財務報表。在固定資產管理子系統(tǒng)中進行固定資產的日常管理及折舊的計提。在資金管理子系統(tǒng)中進行企業(yè)內、外部存貸款的管理。在這一方案中對往來業(yè)務一般有兩種根本的處理方法。對于往來業(yè)務不多，只需要進行簡單的往來管理和核算的企業(yè)，可以使用賬務處理系統(tǒng)提供的往來管理功能進行往來業(yè)務的處理。對于往來業(yè)務頻繁，需要進行詳細和嚴格的往來管理的企業(yè)則可以使用應收、應付子系統(tǒng)與賬務處理系統(tǒng)集成運行來解決往來管理和核算的需要。2、工業(yè)企業(yè)應用方案工業(yè)企業(yè)解決方案可以全面解決企業(yè)會計核算、資金管理和購銷存管理的問題。在工業(yè)企業(yè)解決方案中，系統(tǒng)的標準構成為財務解決方案中的各系統(tǒng)及庫存核算、庫存管理、采購管理、銷售管理、本錢核算子系統(tǒng)。其擴展系統(tǒng)為采購方案子系統(tǒng)。其使用方案是：財務處理過程與財務解決方案相同。在這一方案中針對工業(yè)企業(yè)的特點增加了處理購銷存業(yè)務和本錢核算相關子系統(tǒng)，從而使財務系統(tǒng)與購銷存業(yè)務處理系統(tǒng)集成運行。為消除信息“孤島〞現象，及時傳遞有關信息對購銷存業(yè)務的處理過程進行控制，從而為強化企業(yè)管理提供了有利條件。3、商業(yè)企業(yè)應用方案商業(yè)企業(yè)由于沒有產品的生產過程，因此商業(yè)企業(yè)解決方案除了沒有本錢核算子系統(tǒng)外，系統(tǒng)構成與解決方案與工業(yè)企業(yè)解決方案根本相同。4、行政事業(yè)單位解決方案行政事業(yè)單位會計核算與財務管理的核心是預算的制定和預算執(zhí)行情況的統(tǒng)計分析。因此這一方案中賬務處理系統(tǒng)、財務分析和報表子系統(tǒng)是其核心子系統(tǒng)。其擴展系統(tǒng)為工資管理和固定資產管理子系統(tǒng)。在這一解決方案中，財政預算和執(zhí)行情況統(tǒng)計分析由財務分析子系統(tǒng)進行處理。在總賬系統(tǒng)中進行會計核算并根據財務分析子系統(tǒng)中制定的預算進行資金控制。四、會計電算化系統(tǒng)硬件配置硬件配置是指企業(yè)實施會計電算化所需硬件系統(tǒng)的構成模式，主要結構模式有單機系統(tǒng)、多機系統(tǒng)、多用戶系統(tǒng)、計算機局域網絡系統(tǒng)。（一）單機系統(tǒng)單機系統(tǒng)是指整個系統(tǒng)中只配置一臺計算機以及相應的外部設備。特點：所有的數據集中輸入和輸出。優(yōu)點：數據共享程度高，數據一致性好，系統(tǒng)開發(fā)周期短、見效快，投資規(guī)模小，操作簡便，對系統(tǒng)環(huán)境要求也不高。缺點：功能較弱，可靠性比較差。不利于設備、數據的共享，容易造成資源的浪費，輸入輸出往往成為數據處理的瓶頸。適用范圍：經濟和技術力量比較薄弱、會計業(yè)務比較簡單、會計管理功能拓展不完整的小型單位。支持單機版的會計軟件。（二）多機系統(tǒng)多機系統(tǒng)是在整個系統(tǒng)中配備多臺計算機，各臺計算機之間形成松散的結構，數據輸入、處理和輸出分布在不同的計算機上完成。優(yōu)點：緩解了單機系統(tǒng)中輸入輸出的“瓶頸〞問題。缺點：不具有實時數據交換能力。其數據共享性能差，系統(tǒng)的整體效率低。適用范圍：適用于會計業(yè)務比較多，會計機構設置比較分散，系統(tǒng)維護能力強的單位。支持部門級會計軟件。（三）多用戶系統(tǒng)多用戶系統(tǒng)是指整個系統(tǒng)配置一臺計算機主機和多個操作終端，數據通過各終端輸入，主機對數據進行集中處理，處理結果可直接返回終端用戶。優(yōu)點：實現了對數據的共享，既提高了系統(tǒng)效率，又使系統(tǒng)具有良好的平安性。缺點：系統(tǒng)比較龐大，系統(tǒng)維護的要求比較高。適用范圍：適用于會計業(yè)務量大、地理分布集中、資金充裕且具有一定系統(tǒng)維護能力的單位。支持企業(yè)級會計軟件。（四）計算機網絡系統(tǒng)計算機網絡系統(tǒng)是指用通訊線路連接的多臺計算機組成的一個運行系統(tǒng)，各計算機之間可以通過網絡共享效勞器上的硬件資源和軟件資源，并可以與其他計算機或其他網絡進行通訊和交換信息。網絡體系包括客戶機/效勞器（C/S）和瀏覽器/Web效勞器（B/S）等多種方式架構。優(yōu)點：能夠在網絡范圍內實現硬件、軟件和數據共享，傳輸速度較高，容易維護，可靠性較高，使用簡便，結構靈活，具有可擴展性。缺點：平安性不如多用戶系統(tǒng)，工作站易被病毒感染或受到惡意侵害。適用范圍：具有一定的計算機應用基礎和較強經濟實力的大中型單位。支持集團級會計軟件。任務實施新希望科技有限公司是一家比較典型的制造業(yè)企業(yè)，可以選擇直接購置商品化的通用會計軟件。王新經過考察與比較，決定購置用友軟件。考慮到該企業(yè)規(guī)模不大，只希望使用會計信息系統(tǒng)解決企業(yè)的根本會計核算，但往來業(yè)務頻繁，需要進行詳細和嚴格的往來管理，因此，在使用用友軟件時，可以在總賬及工資管理、固定資產管理子系統(tǒng)中完成日常財務核算，在報表系統(tǒng)編制有關的財務報表，利用應收、應付子系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)集成運行來解決往來管理和核算的需要；也可總賬系統(tǒng)中完成日常財務核算，在報表系統(tǒng)中編制有關的財務報表。利用總賬系統(tǒng)中的輔助核算功能完成相關業(yè)務的詳細核算。任務相關測試題一、選擇題：1、按適用范圍，會計軟件可以分為（）。A、核算性會計軟件B、通用會計軟件C、管理型會計軟件D、專用會計軟件2、商品性會計軟件比自行開發(fā)的會計軟件()。A、通用性強,開發(fā)水平高B、維護量小,購置本錢高C、本錢高,開發(fā)水平高D、通用性差,維護量大3、會計核算軟件的會計數據輸入可以采用()形式。A、鍵盤手工輸入C、鍵盤手工輸入、軟盤輸入B、軟盤輸入、網絡傳輸D、鍵盤手工輸入、軟盤輸入、網絡傳輸等4、賬務處理模塊、（）是數據聯系最復雜的兩個功能模塊，設計時應引起高度重視。A、存貨核算模塊B、本錢核算模塊C、報表管理模塊D、財務分析模塊5、以下不屬于會計核算軟件功能模塊劃分的根本原則的是（）。A、適用性原則B、可靠性原則C、通用性原則D、可控制性原則6、賬務處理子系統(tǒng)在會計核算系統(tǒng)中所處的地位是（）。A、單向接收數據B、單向發(fā)送數據C、與其他子系統(tǒng)聯系，處于會計信息系統(tǒng)核心D、與其他子系統(tǒng)無聯系7、在選購商品化會計電算化軟件時應注意（）。功能要求B、技術指標C、售后效勞D、性能要求二、判斷題：（判斷正誤并在括號內填√或×）1、會計核算軟件是屬于計算機系統(tǒng)軟件的范疇（）2、在會計核算系統(tǒng)中，應收應付是會計信息系統(tǒng)的核心（）3、根據會計的職能，一般可把電算化會計信息系統(tǒng)分為電算化會計核算系統(tǒng)、電算化會計管理系統(tǒng)和電算化會計決策支持系統(tǒng)。（）實訓內容1、海南萬泉河啤酒有限責任公司是專業(yè)從事啤酒生產和銷售的中等規(guī)模企業(yè)。該公司內設“1辦6部3車間〞，共10個部門，分別為行政辦公室、方案部、財務部、人事部、采購部、銷售部、倉儲部、釀造車間、灌裝車間、機修車間，另外在當地還設有啤酒專營店。公司財務部集中統(tǒng)一進行會計核算和會計監(jiān)督工作，其崗位包括財務部經理、主管會計、制單會計和出納。其日常生產經營業(yè)務流程如習題圖1-1所示。該企業(yè)的原材料采購、啤酒生產與銷售等相關的各類往來業(yè)務頻繁，要提高日常業(yè)務核算的效率，準備采用會計電算化系統(tǒng)。請幫助選擇適宜的軟件，確定應用方案。習題圖1-1萬泉河啤酒公司日常生產經營業(yè)務流程2.模擬安裝萬泉河啤酒公司的會計軟件。（提示：可以根據學校配備的會計電算化軟件系統(tǒng)進行訓練，軟件不限定）參考資料：《初級會計電算化》會計從業(yè)資格考試教材《用友ERP培訓教程》清華大學出版社模塊名稱會計電算化工作的準備與實施工程名稱會計電算化工作的準備與實施任務名稱授課形式案例教學、小組討論知識點1、編碼方案確實定2、會計軟件的試運行3、計算機代替手工記賬的條件4、日常運行的主要內容能力點1、明確編碼的作用并會確定編碼方案2、明確基礎數據的設置規(guī)則3、會計軟件的日常運行過程任務引入新希望科技有限公司購置并安裝了用友軟件后，準備開始利用會計軟件進行會計電算化工作。在日常業(yè)務核算工作開始前，應該先做好與手工會計的銜接及實施的準備工作。這些工作具體包括哪些？應該怎樣進行？授課內容任務分析會計電算化的實施工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，因而應從企業(yè)總體目標出發(fā)，制定科學的實施方案與實施步驟，保證會計電算化工作順利、健康的開展。購置與安裝適用的商品化軟件只是會計電算化工作的其中一項，完整會計電算化工作還應有前期的相關準備及正常運行后的相關管理工作，包括會計軟件使用前標準會計業(yè)務，會計軟件的試運行和計算機替代手工記賬等。相關知識講解一、會計業(yè)務的標準化會計電算化使會計業(yè)務的處理方式發(fā)生了很大變化，對會計工作的要求與手工會計核算也有所不同，應在使用會計軟件前對原有的手工會計業(yè)務處理按會計電算化的需求進一步標準，其主要內容包括以下幾個方面。（一）賬表與核算方法確實定1、賬、證、表格式設置會計軟件應用前，要充分考慮各類會計資料的格式，分清保存的內容，使其更適合會計電算化的特點。2、會計核算方法的選擇實施會計電算化，利用計算機計算速度快，存儲容量大的特點，對各類核算設置了多種核算方法，企業(yè)可根據實際情況選擇。（二）基礎數據的整理1、會計科目的整理會計科目體系是會計核算的基礎，整個會計核算體系都是以會計科目體系為基礎建立的，會計科目應符合財政部和相關管理部門的要求并保證科目設置的相對穩(wěn)定性。在會計電算化軟件中建立科目體系需要對會計科目進行編碼，編碼就是按編碼方案對每一科目的統(tǒng)一編碼進行定義。（1）編碼的作用：科目漢字名稱的缺點在于計算機較難識別；占用存儲空間；難以反映出科目間的邏輯關系；同名科目也經常發(fā)生。所以在會計電算化下，必須對會計科目進行統(tǒng)一編碼。其作用是：便于反映會計科目間的上下級邏輯關系；便于計算機識別和處理；便于檢索、分類及匯總；減少輸入工作量，提高輸入速度；促進會計核算的標準化和標準化。（2）編碼的方法：通常建立賬套時先設置科目編碼級次和級長的編碼方案，再按照編碼方案對科目編碼級次和級長進行設置。例如，某企業(yè)確定的會計科目編碼方案為4-2-2-2，即級次是4級，其中一級編碼按財政部的統(tǒng)一編碼方案，級長為4位，二級、三級、四級級長均為2位。編碼方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上上級科目編碼，組本錢級科目全編碼。即：本級科目全編碼＝上一級科目全編碼＋本級科目編碼，如下例：1119 其他應收款111901 應收職工借款11190101 張三11190102 李四11190103 王五應該注意的是，科目編碼必須惟一，科目編碼必須按其級次的先后次序建立，科目編碼用數字、英文字母等表示，防止用如&、@、空格等其他字符。2、其他基礎數據的整理與編碼確實定對于與會計核算有關的各種基礎數據信息，如部門、職員、客戶、供給商、存貨、結算方式等，均應輸入在會計電算化系統(tǒng)中。因此，企業(yè)應該在正式使用會計電算化軟件之前，完成各項基礎數據信息的整理。編碼是會計電算化系統(tǒng)中調用數據與區(qū)分對象的唯一依據。對于任何一個單位來說，都必須在使用會計軟件之前，根據管理的要求及單位的具體情況對部門、職員、客戶、供給商、存貨、結算方式等會計核算所需信息進行整理并設計一套科學的編碼體系。在實際工作中，編碼的設置通常采用類別碼與順序碼相結合的方式，與會計科目編碼方式相類似，如存貨的編碼，01 商品類0101 打印機010101 激光打印機3、賬戶的清理實施會計電算化，首先要建立機內賬簿，因而，對有關賬戶進行清理，是保證會計核算的連續(xù)性及運行結果的準確性的前提。（1）賬證、賬賬、賬實相符。（2）整理各賬戶余額。（3）清理往來賬戶和銀行賬戶。（三）會計電算化崗位分工實現電算化處理后，會計部門的工作崗位可分為根本會計崗位和電算化會計崗位兩大類。1、根本會計崗位。根本會計崗位可分為會計主管、會計核算、出納、稽核、會計檔案管理等工作崗位。2、電算化會計崗位。電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。可設立以下一些專業(yè)崗位：（1）電算化系統(tǒng)主管。系統(tǒng)主管人員負責協調計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，要求具備會計和計算機根本知識以及相關的電算化會計組織管理經驗。系統(tǒng)主管又可稱作系統(tǒng)管理員、賬套主管或超級用戶，可由會計主管兼任。（2）數據錄入。錄入人員負責輸入記賬憑證和其他有關數據，要求具備會計軟件操作技能，實施電算化會計的單位應該要求所有會計人員具備擔任會計軟件操作員的條件。（3）憑證審核。憑證審核員負責審核輸入的會計數據以及對輸出的賬簿、報表進行確認。要求會計人員具備會計和計算機兩方面的根本知識。（4）電算化系統(tǒng)維護。系統(tǒng)維護員負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理計算機內會計數據。需要注意的是，系統(tǒng)維護員不應直接對實際會計數據進行操作。（5）數據分析。數據分析員負責對計算機內的會計數據進行分析，要求具備一般的軟件操作知識和比較全面的會計知識。（6）會計檔案保管。檔案保管員負責各種會計檔案資料的保管工作以及數據資料的平安保密工作。上述會計電算化崗位設置中，軟件操作崗位與審核記賬、電算維護、電算審查崗位為不相容崗位。會計電算化崗位及其權限設置一般在系統(tǒng)初始化時完成，平時根據人員的變動可進行相應調整。電算主管負責定義各操作人員的權限。具體操作人員只有修改自己口令的權限，無權更改自己和他人的操作權限。根本會計崗位和電算化會計崗位，可在保證會計數據平安前提下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。中小型單位和使用小規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，可根據本單位的工作情況，設立一些必要的電算化崗位，許多崗位可以由一個人擔任。二、會計電算化工作的實施步驟會計電算化系統(tǒng)的試運行1、試運行的目的會計軟件的試運行是指會計軟件使用的最初階段，人工與計算機同時進行會計處理的過程，因而又稱人機并行或試運行。試運行的主要目的如下。（1）檢查核算結果的正確性（2）檢查核算方法的正確性（3）檢查人員分工的合理性（4）提高軟件操作的熟練性（5）建立比較完善的電算化內部管理制度2、試運行的方法（1）試運行的開始時間一般選擇年初年末或季初季末等時間（2）試運行的時間一般為3—6個月，最好能跨越一個會計年度（3）試運行階段前期應以人工為主，計算機為輔，后期逐漸以計算機處理為主（二）計算機代替手工記賬計算機替代手工記賬俗稱甩賬，是指從手工會計數據處理方式正式轉為計算時機計數據處理方式。只有做到這一點才能真正實現會計記賬、算賬、報賬的自動化，提高會計信息的及時性、準確性和完整性。采用電子計算機替代手工記賬的單位，應具備以下根本條件：1、配有適用的會計軟件，并且計算機與手工進行會計核算雙軌運行三個月以上，計算機與手工核算的數據相一致，軟件運行平安可靠。2、配有專用的或主要用于會計核算工作的計算機或計算機終端。3、配有與會計電算化工作需要相適應的專職人員，其中上機操作人員已具備會計電算化初級以上專業(yè)知識和操作技能，取得財政部門核發(fā)的有關培訓合格證書。4、建立了嚴格的內部管理制度；5、計算機與手工并行三個月以上（一般不超過六個月），且計算機與手工核算的數據相一致。（三）會計軟件的日常運行經過財政部門的驗收批準后，企業(yè)就可以正式甩掉手工賬，從試運行階段轉入日常運行中。系統(tǒng)設置在準備階段對各種會計核算基礎數據整理的基礎上，在會計電算化系統(tǒng)中設置各種核算參數，如會計科目、憑證類別等。憑證錄入憑證填制是會計電算化后賬務數據處理的主要日常工作，是日常數據處理的唯一入口，起著至關重要的作用。機內憑證的審核機內憑證的審核是對輸入憑證的準確性和完整性進行檢查、核對，其目的是防止錯誤及舞弊。記賬記賬是以會計憑證為依據，將經濟業(yè)務全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶根本結構的賬簿中去的一種方法。在電算化方式下，記賬是由有記賬權限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機按照預先設計的記賬程序自動進行合法性檢查、科目匯總、登記賬簿等。結賬與賬簿輸出結賬指每月月末計算和結轉各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務處理工作的過程。會計核算軟件可根據指令自動結賬。企業(yè)發(fā)生的經濟業(yè)務，經過制單、審核、記賬和結賬操作之后，就形成了正式的會計賬簿。會計軟件系統(tǒng)提供了強大的查詢功能，包括根本會計核算賬簿的查詢輸出、各種輔助核算賬簿及現金和銀行存款日記賬的查詢和輸出。整個系統(tǒng)實現總賬、明細賬、憑證聯查功能。編制會計報表會計核算軟件具有自動編制符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的會計報表功能。尤其是通用會計核算軟件應當提供會計報表的自定義功能，包括定義會計報表的格式、工程、各工程的數據來源、表內和表間的數據運算和核對關系等。對于根據機內會計賬簿生成的會計報表數據，會計軟件不能提供直接修改功能。任務實施根據新希望科技有限公司會計電算化工作的方案與要求，在企業(yè)配備了計算機等硬件設施、安裝了用友軟件之后，王新負責領導財務部門的全體職員完成了會計業(yè)務的標準，并對各人員職責結合電算化的特點作出了新的分工企業(yè)的財務人員。財務主管王新，在電算化環(huán)境下為賬套主管具有系統(tǒng)所有模塊的全部權限；張希為出納負責現金、銀行賬管理工作；會計李望負責總賬系統(tǒng)的憑證管理工作以及客戶往來和供給商往來管理工作；會計劉偉負責工資、固定資產、應收應付系統(tǒng)的業(yè)務處理。接下來，按照新的分工開始工作，進行試運行，完成計算機代替手工記賬。任務相關測試題單項選擇題：（請在以下選項中選擇一個正確答案并填在括號中）1、關于科目編碼的描述錯誤的選項是（）。A、同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼B、如明細賬戶數量不超過100個，可定以編碼位數為2位C、總賬科目按制度規(guī)定編碼位數為4位D、會計科目編碼最多分4級2、有會計科目編碼如此定義:一級為3位,二級為3位,三級為2位,五級為2位,請問編碼5210011009表示的是(