聯(lián)席會議制度

聯(lián)席會議制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范聯(lián)席會議的組織與運作，確保會議的高效、有序進行，提高決策質(zhì)量與執(zhí)行力度。會議應(yīng)遵循公正、公開、參與和集中的原則。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)所有層級、部門、項目組的聯(lián)席會議管理，包括但不限于定期會議、臨時會議及特別會議。

第三條會議類別

聯(lián)席會議分為以下幾類：

1.定期聯(lián)席會議：按照預(yù)定周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時聯(lián)席會議：因特殊情況或需要臨時召集的會議。

3.特別聯(lián)席會議：針對重大事件或項目召集的會議。

第四條參與人員

聯(lián)席會議的參與人員包括但不限于以下：

1.會議主持人：負責會議的組織、主持及流程控制。

2.與會人員：根據(jù)會議議題相關(guān)，由各部門負責人或指定代表參加。

3.記錄人：負責會議紀要的記錄和整理。

第五條會議通知

會議通知應(yīng)明確會議主題、時間、地點、議程、預(yù)期目標、與會人員及準備事項等內(nèi)容。通知應(yīng)提前發(fā)送給所有與會人員，以便做好充分的會前準備。

第六條會議決策

聯(lián)席會議的決策應(yīng)基于充分討論、民主集中原則，確保決策的科學(xué)性、合理性和可行性。

第七條制度修訂

本制度可根據(jù)公司發(fā)展需要及實際情況適時進行調(diào)整和修訂。修訂后的制度經(jīng)審批通過后，自公布之日起生效。

第二章會議流程

第一條會議籌備

-會議主持人需根據(jù)會議目的和議題，提前制定詳細的會議議程，明確各議題討論的時間安排。

-會議通知應(yīng)包括議程、背景資料、需預(yù)讀材料等，并確保通知在會前合理時間（至少提前三天）發(fā)送給所有與會人員。

-與會人員收到通知后，應(yīng)按時提交會議所需的報告或資料，并對會議議題進行預(yù)研。

第二條會議召開

-會議主持人應(yīng)在會議開始前檢查會議設(shè)施是否齊備，確保會議環(huán)境符合要求。

-會議開始時，主持人需簡要介紹會議目的、議程和預(yù)期成果，明確會議規(guī)則，如手機靜音、輪流發(fā)言等。

-按照議程順序進行議題討論，每個議題的討論應(yīng)由相關(guān)責任人或代表引導(dǎo)。

第三條會議討論

-討論過程中，與會人員應(yīng)圍繞議題積極發(fā)言，保持專業(yè)性和建設(shè)性，避免跑題或個人攻擊。

-主持人負責引導(dǎo)討論，控制會議節(jié)奏，確保每個議題都能得到充分討論，并適時總結(jié)。

-對于重大決策或爭議性議題，主持人可采取投票、共識形成等方式，推動決策的制定。

第四條會議決策

-決策應(yīng)在充分討論的基礎(chǔ)上，由主持人或指定人員總結(jié)并提出建議。

-對于需要決策的事項，應(yīng)明確決策結(jié)果、責任人和執(zhí)行期限。

-會議決策應(yīng)記錄在案，并由記錄人整理成會議紀要。

第五條會議總結(jié)

-會議接近尾聲時，主持人應(yīng)對會議成果進行總結(jié)，確認決策事項和后續(xù)行動計劃。

-與會人員應(yīng)對會議效果進行評估，提出改進建議。

-主持人宣布會議結(jié)束，感謝與會人員的參與。

第六條會后工作

-記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿，并提交給主持人審核。

-主持人審核無誤后，會議紀要應(yīng)在48小時內(nèi)發(fā)送給所有與會人員，并抄送相關(guān)利益相關(guān)者。

-與會人員應(yīng)按照會議紀要中的行動計劃進行工作部署和執(zhí)行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制與發(fā)布

-會議紀要應(yīng)準確記錄會議討論的要點、決策結(jié)果、行動計劃及責任分配。

-記錄人負責整理會議紀要，確保內(nèi)容清晰、準確，并按照既定格式排版。

-會議紀要需經(jīng)主持人審核批準后，及時發(fā)布給所有與會人員及需要知悉的相關(guān)部門和個人。

第二條行動計劃的執(zhí)行與監(jiān)督

-責任人應(yīng)根據(jù)會議紀要中的行動計劃，制定詳細的工作方案和時間表，并開始執(zhí)行。

-主持人或指定監(jiān)督人應(yīng)對行動計劃的執(zhí)行情況進行定期檢查，確保各項任務(wù)按時按質(zhì)完成。

-對于執(zhí)行中遇到的困難和問題，責任人應(yīng)及時上報，通過協(xié)調(diào)資源或調(diào)整計劃來解決。

第三條進度更新與反饋

-責任人應(yīng)定期更新工作進度，通過郵件、報告等形式向主持人或團隊匯報。

-主持人負責收集和整理進度信息，并在下一次會議中進行回顧和評估。

-與會人員應(yīng)對執(zhí)行情況進行反饋，提出改進建議或必要的調(diào)整方案。

第四條決策結(jié)果的跟蹤

-對于會議中做出的決策，應(yīng)明確跟蹤機制，確保決策的落地實施。

-主持人應(yīng)跟蹤決策執(zhí)行的關(guān)鍵節(jié)點，確保決策效果符合預(yù)期。

-如決策執(zhí)行中出現(xiàn)偏差，應(yīng)分析原因，采取相應(yīng)措施進行調(diào)整。

第五條會議紀要的歸檔與利用

-會議紀要應(yīng)作為重要的信息資料進行歸檔，便于未來的查詢和追溯。

-會議紀要中的經(jīng)驗教訓(xùn)和成功案例應(yīng)被總結(jié)并分享，為團隊提供學(xué)習(xí)和改進的機會。

-定期對會議紀要進行回顧，分析決策的長期效果和團隊的進步情況。

第六條閉環(huán)管理

-主持人應(yīng)確保會議紀要中的所有行動計劃得到閉環(huán)管理，即每一項任務(wù)都有明確的完成狀態(tài)。

-對于未能按計劃完成的任務(wù)，應(yīng)進行原因分析，制定補救措施，并作為下次會議的議題之一進行討論。

-通過閉環(huán)管理，提升會議決策的執(zhí)行力和團隊的工作效率。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條預(yù)訂與使用

-會議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、時間、參與人數(shù)等信息。

-預(yù)訂系統(tǒng)應(yīng)公開透明，便于各部門查詢和預(yù)訂空閑的會議室。

-會議室預(yù)訂成功后，預(yù)訂人需確保會議按時開始和結(jié)束，不得無故占用或提前釋放會議室。

第二條設(shè)施與維護

-會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、白板、音響系統(tǒng)等，并保持設(shè)施的正常運作。

-設(shè)施使用前，使用者應(yīng)進行功能檢查，確保會議期間不會出現(xiàn)技術(shù)問題。

-會議結(jié)束后，使用者應(yīng)負責清理會議室，確保場地整潔，設(shè)施歸位。

第三條會議環(huán)境

-會議室應(yīng)保持安靜、舒適、通風，室內(nèi)溫度和照明適宜。

-會議室內(nèi)禁止進食，以保持環(huán)境整潔和避免干擾。

-會議室內(nèi)應(yīng)張貼明確的會議室使用規(guī)則，提醒使用者遵守。

第四條安全與隱私

-會議室使用期間，應(yīng)注意信息安全和保密，不得在會議室內(nèi)討論涉及敏感或機密信息。

-對于涉及商業(yè)秘密的會議，應(yīng)采取加密通訊、限制記錄等措施，防止信息泄露。

-會議室應(yīng)設(shè)有緊急疏散指示，確保與會人員了解緊急情況下的逃生路線。

第五條管理與監(jiān)督

-行政管理部門負責會議室的管理和監(jiān)督，確保會議室使用符合規(guī)定。

-對于違反會議室使用規(guī)定的行為，管理部門有權(quán)進行制止和處罰。

-定期對會議室使用情況進行評估，收集反饋意見，不斷優(yōu)化會議室管理。

第六條特殊安排

-對于大型會議或特殊需求，管理部門應(yīng)提前進行特別安排，包括但不限于場地布置、技術(shù)支持等。

-特殊安排需額外消耗資源的，應(yīng)提前審批，確保資源合理分配和利用。

-管理部門