應(yīng)用文書(shū)基礎(chǔ)知識(shí)

應(yīng)用文書(shū)基礎(chǔ)知識(shí)

文書(shū)基礎(chǔ)：第一節(jié)應(yīng)用文書(shū)的概念與制發(fā)程序一、應(yīng)用文書(shū)的含義與

分類(lèi)（一）含義

應(yīng)用文書(shū)一一各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人處理事務(wù)中

經(jīng)常應(yīng)用的具有一定格式的文體總稱(chēng)。

（二）分類(lèi)主要分為三類(lèi)：

行政公文一一在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文

書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。又稱(chēng)“通用公文”。

主要有13種公文：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、

議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要、

事務(wù)文書(shū)一一處理日常事務(wù)所使用的文書(shū)。主要包括：

傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)、述

職報(bào)告、講話(huà)稿等。商務(wù)文書(shū)一一處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書(shū)。主要包括:

意想書(shū)、定貨單、商品說(shuō)明書(shū)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、合

同、可行性研究報(bào)告。二、文書(shū)的制發(fā)過(guò)程（一）通用公文的制發(fā)程序

草擬一一審核一一簽發(fā)一一復(fù)核一一繕印一一用印一一發(fā)文登記一一

分發(fā)（二）事務(wù)文書(shū)、商務(wù)文書(shū)的制度發(fā)程序

事務(wù)文書(shū)、商務(wù)文書(shū)各有多種下屬文書(shū)，其內(nèi)容、體式、功能各不相

同，因此，沒(méi)有行政文書(shū)那么嚴(yán)格的、縝密的制發(fā)程序。但都具有草擬、

審核、定稿、公布及操作的制發(fā)程序。

秘書(shū)文書(shū)基礎(chǔ)知識(shí)：第二節(jié)應(yīng)用文書(shū)的格式一、通用公文的格式

指公文的外觀樣式，即通用公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標(biāo)識(shí)的各

要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。

（一）通用公文用紙和印裝規(guī)格（要求字目閃動(dòng)）1、采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)

A4型紙2、公文頁(yè)面與版心尺寸

3、文字符號(hào)從左至右橫寫(xiě)、橫排。一般每面排22行，每行排28個(gè)

字。4、公文左側(cè)騎馬訂或平訂，不掉頁(yè)；后背平整、不空。（二）通用

公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則1、眉首D公文份數(shù)序號(hào)2）秘密等級(jí)和保密期限3）

緊急程度4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)5）發(fā)文字號(hào)

6）簽發(fā)人（會(huì)簽人）7）紅色反線(xiàn)

①00001②機(jī)密★一年

③特急

④某某某某某某某某文件

⑤某某某（2006）號(hào)分析：“①”表示公文份數(shù)序號(hào)

1、行政公文要求“絕密”“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號(hào)，黨的機(jī)關(guān)公

文要求凡秘密公文都要標(biāo)明份號(hào)。每一份公文的份號(hào)都不一樣，這在秘密

公文的管理過(guò)程中有重要意義。

2、份號(hào)的位置在公文首頁(yè)版心的左上角第1行。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

如001至999“②”表示秘密等級(jí)和保密期限

1、秘密公文的秘密等級(jí)共有三級(jí)：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

如無(wú)保密內(nèi)容，不得標(biāo)注此項(xiàng)，以免給工作增添麻煩。

2、密級(jí)標(biāo)注在公文首頁(yè)版心右上角第一行。兩字間空一格。如“機(jī)

密”“③”表示不是事關(guān)重大、需要緊急辦理的公文，不得標(biāo)注此項(xiàng)。

眉首

緊急程度的標(biāo)注一般也在首頁(yè)右上角第2行，跟秘密等級(jí)上下排列，

居秘密等級(jí)下方?！阿堋北硎景l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加“文件”兩字組成，也可以只有機(jī)關(guān)名稱(chēng)不加

“文件”二字。版頭用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部。版頭這一格式項(xiàng)

目需要特別注意的問(wèn)題還有：

某某發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)必須使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，不得出現(xiàn)所指不明或

容易誤解的情況。

某某幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，屬于行政公文的，要把參與發(fā)文的機(jī)關(guān)都排

上，主辦機(jī)關(guān)排列在前，其它機(jī)關(guān)依次在下方整齊對(duì)應(yīng)排列。機(jī)關(guān)名稱(chēng)后

的，，文件，，二字居縱向中央c

幾個(gè)同級(jí)機(jī)關(guān)（如安徽省人事廳、安徽省科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、安徽省財(cái)

政廳）聯(lián)合發(fā)文，例：安徽省人事廳

安徽省科委文件安徽省財(cái)政廳

某某在民族自治地方，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)可以并用自治民族的文字和漢字

印刷。

“⑤”表示發(fā)文字號(hào)有固定的模式：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字十年份（發(fā)文年

度）+序號(hào)（發(fā)文順序號(hào)）機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)的極度簡(jiǎn)縮，但還能識(shí)

別出是哪一個(gè)機(jī)關(guān)。如：“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院的機(jī)關(guān)代字；“中發(fā)”是中共

中央的機(jī)關(guān)代字；“國(guó)辦發(fā)”是國(guó)務(wù)院辦公廳的機(jī)關(guān)代字。陜西省人民政

府的機(jī)關(guān)代字是“陜政字”，四川省人民政府的機(jī)關(guān)代字是“川府”，根

據(jù)代字可以看出發(fā)文的是什么機(jī)關(guān)。

年份就是發(fā)文當(dāng)年的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)全，不得縮寫(xiě)，如把

1999年減縮為“99”。年份加六角括號(hào)，例如：（1999）。不得用圓括

號(hào)或別的括號(hào)。

序號(hào)是機(jī)關(guān)發(fā)文的流水號(hào)，當(dāng)年所發(fā)的第一份公文是1號(hào)，以后依次

順排即可。除命令（令）外，其它公文的序號(hào)前不加“第”字，數(shù)字前面也

不加“0”。

發(fā)文字號(hào)之下4MM處印一條與版心等寬的紅色反線(xiàn)①關(guān)于某某某工作

的通知②某某某某某某

③某某某某某某某某某某某某某某某某某某某某某某某某某某某某某

堂堂莫莫莫堪堪莫堂莫莫莫莫莫堂堂莫莫莫莫莫莫莫莫莫莫莫莫堂堂莫某

yVZ>T<>T<>T<>T<>T<>T<TrC>T<>T<Tri>T<>T<>T<>T<

某某某某某某某某某某某某某某某某某某某。④附件：L某某某某某某2.

某某某某某某

⑤某某某某某某

二六年一月十號(hào)

⑥（某某某某某某）分析：“①”表示標(biāo)題

公文標(biāo)題位于間隔橫線(xiàn)下方，居中排列，字號(hào)大于正文。

公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、公文主要內(nèi)容、文種組成，簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)題三要

素。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)根據(jù)情況可以省略

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如

《某某市人民政府關(guān)于開(kāi)展財(cái)務(wù)大檢查的通知》

“②”表示主送機(jī)關(guān)

就是受理公文的機(jī)關(guān)。土送機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者

同類(lèi)型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱(chēng)，位于公文標(biāo)題下方，正文上方，頂格排印。

下行文的主送機(jī)關(guān)可以有若干個(gè)，排列時(shí)，同類(lèi)型、相并列的機(jī)關(guān)之

間用頓號(hào)間隔，不同類(lèi)型、非并列關(guān)系的機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)間隔，最后用冒

號(hào)。

如人事部《關(guān)于開(kāi)展國(guó)家公務(wù)員普通話(huà)培訓(xùn)的通知》的主送機(jī)關(guān)：

各省、自治區(qū)、直轄市人事（人事勞動(dòng)）廳（局），教委（教育廳），語(yǔ)委

（語(yǔ)言文字工作機(jī)構(gòu)），國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)人事（干部）部門(mén)，新疆

生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)人事局：

向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，特別是上行文中的請(qǐng)示，一般只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。

如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。

大多數(shù)公文都有主送機(jī)關(guān)，但有些向全社會(huì)普發(fā)的下行文（如通告、

公告），沒(méi)有明確的主送機(jī)關(guān)，可以沒(méi)有這一項(xiàng)。

“③”表示正文

正文位于主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)的下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)

字、年份不能回行。一般公文要求一文一事?！阿堋北硎靖郊?/p>

具體寫(xiě)法：“附件”后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱(chēng)。附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼.如（附件：L某某某）

“⑤”表示成文日期

要寫(xiě)明年、月、日，不得簡(jiǎn)寫(xiě)，用漢字書(shū)寫(xiě)如，零要寫(xiě)作成“0”如

“二00一年一月一日“

書(shū)寫(xiě)的位置：一是文尾標(biāo)注二是題下標(biāo)注。會(huì)議通過(guò)的重要公文，如

決議、決定，以及條例、規(guī)定等法規(guī)性文體，成文日期不在文后，而是加

括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。

“⑥”表示附注

公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。

一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需要注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明，如

“（此件傳達(dá)群眾）”

需要注意的是：

②抄送：某某某某某某，某某某某某某，某某某某某，某某某某某某。

③

⑤某某某某（印發(fā)單位）④某某某某年某月某日印發(fā)（共印某某份）

分析：“①”表示主題詞

又稱(chēng)為“關(guān)鍵詞”。它是公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說(shuō)明問(wèn)題的、

起關(guān)鍵作用的詞。

所有的公文都要標(biāo)注主題詞，上報(bào)的公文要求更嚴(yán)格，要按上級(jí)機(jī)關(guān)

的要求和公文主題詞標(biāo)標(biāo)注，主題詞按規(guī)定應(yīng)標(biāo)注在公文末頁(yè)下部，抄送

范圍上方。

其標(biāo)引的順序先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞。主題詞的數(shù)量一般三到五個(gè),

要求不超過(guò)5個(gè)。原則是“誰(shuí)辦文，誰(shuí)標(biāo)引”

“②”表示抄送機(jī)關(guān)

指主送機(jī)關(guān)之外的其他需要閱知公文內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)和不相隸屬機(jī)

關(guān)。

它位于主題詞的下1行，左空1字，用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)“抄送”，后

標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后為抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)用全稱(chēng)或是規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)，抄

送機(jī)關(guān)之間分隔采用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，最后一

個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。

“③”表示版記中的反線(xiàn)

版記中各要素之下均加一條黑色反線(xiàn)，寬度同版心。目的；1、顯示

各要素之間的區(qū)別；2、顯得美觀好看注意的是：最后一個(gè)要素之下要有

一條反線(xiàn)?！阿堋北硎居“l(fā)