政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”前提下“最多跑一次”工作規(guī)范 第5部分：政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范DB41-T 1700.5-2019

ICS01.140.20

A14

DB41

河南省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB41/T1700.5—2019

政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”前提下“最多跑一次”

工作規(guī)范第5部分：政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件

歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范

2019-03-19發(fā)布2019-06-19實施

河南省市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB41/T1700.5—2019

目次

前言............................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術(shù)語和定義.........................................................................1

4電子文件歸檔流程...................................................................2

5存檔信息包組織.....................................................................3

6存檔信息包目錄....................................................................10

附錄A（資料性附錄）歸檔范圍示例...................................................12

I

DB41/T1700.5—2019

前言

DB41/T1700《政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”前提下“最多跑一次”工作規(guī)范》擬分為以下幾個部分：

——第1部分：總則；

——第2部分：服務(wù)指南編制規(guī)則；

——第3部分：網(wǎng)上服務(wù)；

——第4部分：現(xiàn)場服務(wù)；

——第5部分：政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范；

……

本部分為DB41/T1700的第5部分。

本部分按照GB/T1.1—2009給出的規(guī)則起草。

本部分由河南省檔案局歸口。

本部分起草單位：河南省檔案局、河南省標(biāo)準(zhǔn)化研究院、南威軟件股份有限公司。

本部分主要起草人：李寶玲、李珂、徐莉、張揚、荊大勇、趙國敏、郝偉斌、王小會、徐福平、潘

延彬。

II

DB41/T1700.5—2019

政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”前提下“最多跑一次”工作規(guī)范

第5部分：政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范

1范圍

本部分規(guī)定了河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔處理流程、存檔信息包組織、存檔信息包目錄。

本部分適用于河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上行政機(jī)關(guān)、法律法規(guī)授權(quán)的組織依自然人、法人和其他組織申請行

使行政權(quán)力，辦理公共服務(wù)事務(wù)的電子文件存檔信息包的形成、組織和存儲。

其他按照河南政務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的各地、各單位自建政務(wù)服務(wù)平臺（以下簡稱“自建系統(tǒng)”）也可參

照執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T36905—2018電子證照文件技術(shù)要求

DA/T22—2015歸檔文件整理規(guī)則

DA/T31—2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T47—2009版式電子文件長期保存格式需求

C0109.1—2018國家政務(wù)服務(wù)平臺政務(wù)服務(wù)事項基本目錄及實施清單第1部分：編碼要求

DB41/T1700.1—2018政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”前提下“最多跑一次”工作規(guī)范第1部分：總則

《河南省行政執(zhí)法案卷立卷規(guī)范》（豫法政辦〔2017〕9號）河南省法治政府建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室

3術(shù)語和定義

DB41/T1700.1界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

電子文件

國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦

理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

3.2

信息包

由內(nèi)容信息和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的信息整體。

3.3

固化

為避免電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等存在的動態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為不

可逆的只讀方式的過程。它是電子文件及其信息固定下來的操作程序。

3.4

1

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歸檔

按照國家規(guī)定將具有保存價值的電子文件及其元數(shù)據(jù)的保管權(quán)交給檔案部門的過程。

3.5

元數(shù)據(jù)

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。

3.6

電子簽名

數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。

3.7

電子文件預(yù)歸檔系統(tǒng)

對要移交歸檔到數(shù)字檔案室系統(tǒng)的電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行組織、固化，預(yù)先進(jìn)行數(shù)據(jù)的四性檢測，

并實現(xiàn)同數(shù)字檔案室系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換的電子文件前置歸檔處理系統(tǒng)。

3.8

數(shù)字檔案室系統(tǒng)

運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲、管

理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。

4電子文件歸檔流程

4.1河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔處理流程見圖1。

開始

初步整理與組件

預(yù)歸檔階段

數(shù)據(jù)打包（ZIP存檔信息包）

數(shù)據(jù)驗證（時間戳、電子簽名、數(shù)字

摘要等）

數(shù)據(jù)交換

數(shù)字檔案室系統(tǒng)（歸檔整理、質(zhì)量檢

正式歸檔階段測）

結(jié)束

圖1電子文件歸檔處理流程

2

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4.2河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔處理分兩個階段：

a)預(yù)歸檔階段:該階段在河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺上進(jìn)行電子文件預(yù)歸檔工作。由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置

好的歸檔參數(shù)自動對電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行初步的整理與組件，統(tǒng)一再以ZIP壓縮打包等方

式形成存檔信息包，并通過時間戳、電子簽名、數(shù)字摘要等技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)驗證。傳輸?shù)胶?/p>

南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺上的電子文件預(yù)歸檔系統(tǒng)。

b)正式歸檔階段:該階段脫離河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺，通過部署在政務(wù)外網(wǎng)的數(shù)字檔案室系統(tǒng)進(jìn)行

正式歸檔工作。完成存檔信息包的數(shù)據(jù)交換、歸檔整理、質(zhì)量檢測等過程。

5存檔信息包組織

5.1數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

存檔信息包是以電子文件號命名（見5.2）的歸檔文件夾，歸檔文件夾內(nèi)存放電子文件的歸檔配置

表、基本信息描述、辦理流程和相應(yīng)行政程序涉及的電子文件，如依申請行政程序中的申報、受理、審

批、辦結(jié)、送達(dá)等環(huán)節(jié)的所有屬于歸檔范圍的電子文件，包括表、證、單、書等文本、數(shù)據(jù)及圖像、音

頻、視頻等多媒體文件。存檔信息包以ZIP格式打包存儲，存檔信息包內(nèi)文件材料的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)見表1。

表1存檔信息包的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)說明

歸檔配置表此次歸檔辦件對應(yīng)事項設(shè)定的歸檔范圍，參見5.3

基本信息描述此次歸檔辦件的基本信息描述，參見5.4

辦理流程此次歸檔辦件的流程信息描述，參見5.5

電子文件此次歸檔辦件的所有電子文件，按歸檔范圍分類存放，參見5.6

5.2命名

5.2.1命名規(guī)則

存檔信息包采用電子文件號作為命名標(biāo)識。電子文件號應(yīng)全省統(tǒng)一編號，編號規(guī)則：實施清單編碼

+年度+保管期限+申報流水號。

5.2.2實施清單編碼

按C0109.1—2018規(guī)定，實施清單編碼共31位。

5.2.3年度

年度共4位，以數(shù)字字符表示，表示該行政事項的辦結(jié)年份。

5.2.4保管期限

保管期限以不超過5個字節(jié)表示，為電子文件存檔信息包內(nèi)文件材料的最長保管期限。保管期限分

為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。也可按相關(guān)規(guī)定確定保管

期限。

5.2.5申報流水號

申報流水號共7位，為范圍0000001～9999999的順序碼。

3

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命名示例：省政府外僑辦2017年關(guān)于華僑華人港澳同胞省內(nèi)國際性聯(lián)誼活動審核的政務(wù)服務(wù)事項

（實施清單編碼：1141000000518474292410117190001），保管期限為10年，申報流水號為6。該存檔信

息包的命名為：1141000000518474292410117190001-2017-D10-0000006。

5.3歸檔配置表

電子文件以辦理事項為基本單位進(jìn)行歸檔，根據(jù)辦理事項所設(shè)定的歸檔范圍(見附錄A)用歸檔配置

表描述，歸檔配置表應(yīng)以XML格式文檔保存，統(tǒng)一命名為“歸檔配置表.XML”,其節(jié)點數(shù)據(jù)定義應(yīng)符合表

2的要求。

表2歸檔配置表的節(jié)點數(shù)據(jù)定義

序

屬性名稱數(shù)據(jù)類型說明約束性示例

號

權(quán)力事項編碼（來自河南政務(wù)服務(wù)

1servicecodeVARCHAR(50)不允許空值005184742XK00074001

網(wǎng)權(quán)力事項庫編碼）

權(quán)力事項名稱（來自河南政務(wù)服務(wù)華僑華人港澳同胞省內(nèi)

2servicenameVARCHAR(1000)不允許空值

網(wǎng)權(quán)力事項庫事項名稱）國際性聯(lián)誼活動審核

部門名稱（來自河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)統(tǒng)

3deptnameVARCHAR(60)不允許空值省政府外僑辦

一用戶組織部門名稱）

retentionper

4VARCHAR(10)保管期限不允許空值30年

iod

事項版本號（來自河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)

5versionINT(5)不允許空值6

權(quán)力事項庫事項版本記錄）

6filingrangeVARCHAR(500)歸檔范圍不允許空值-

7filenameVARCHAR(500)歸檔材料名稱不允許空值許可決定書

歸檔配置輔助信息一（必要/非必

8auxiliaryoneVARCHAR(5)不允許空值必要

要）

9auxiliarytwoVARCHAR(10)歸檔配置輔助信息二（紙質(zhì)歸檔）允許空值紙質(zhì)歸檔

auxiliarythr歸檔配置輔助信息三（組一/組二/

10VARCHAR(10)允許空值組一

ee組三依此類推）

部門編碼（來自河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)權(quán)

11deptidVARCHAR(100)不允許空值001001032

力事項庫事項版本記錄）

權(quán)力事項類型（來自河南政務(wù)服務(wù)

12eventtypeVARCHAR(5)不允許空值行政許可

網(wǎng)權(quán)力事項庫權(quán)力事項類型代碼）

4

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其格式示例如下：

<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?>

<descriptiontitle="歸檔配置表">

<servicecodetitle="權(quán)力事項編碼">005184742XK00074001</servicecode>

<servicenametitle="權(quán)力事項名稱">華僑華人港澳同胞省內(nèi)國際性聯(lián)誼活動審核

</servicename>

<deptnametitle="部門名稱">省政府外僑辦</deptname>

<retentionperiodtitle="保管期限">30年</retentionperiod>

<versiontitle="權(quán)力事項版本號">6</version>

<filingrangestitle="歸檔范圍">

<filingrangetitle="01行政許可決定書">

<filenametitle="歸檔材料名稱">許可決定書</filename>

<auxiliaryonetitle="歸檔配置輔助信息一">必要</auxiliaryone>

</filingrange>

<filingrangetitle="05申請材料">

<file>

<filenametitle="歸檔材料名稱">申請材料1</filename>

<auxiliaryonetitle="歸檔配置輔助信息一">必要</auxiliaryone>

<auxiliarytwotitle="歸檔配置輔助信息二">紙質(zhì)歸檔</auxiliarytwo>

</file>

<file>

<filenametitle="歸檔材料名稱">申請材料2</filename>

<auxiliaryonetitle="歸檔配置輔助信息一">必要</auxiliaryone>

</file>

<filingrangetitle="04補(bǔ)正告知書">

<filenametitle="歸檔材料名稱">材料補(bǔ)正告知書</filename>

<auxiliaryonetitle="歸檔配置輔助信息一">非必要</auxiliaryone>

</filingrange>

<filingrangetitle="06受理決定書">

<filenametitle="歸檔材料名稱">受理決定書</filename>

<auxiliaryonetitle="歸檔配置輔助信息一">必要</auxiliaryone>

<auxiliarythreetitle="歸檔配置輔助信息三">組一</auxiliarythree>

</filingrange>

<filingrangetitle="07不予受理決定書">

<filenametitle="歸檔材料名稱">不予受理決定書</filename>

<auxiliaryonetitle="歸檔配置輔助信息一">必要</auxiliaryone>

<auxiliarythreetitle="歸檔配置輔助信息三">組一</auxiliarythree>

</filingrange>

</filingranges>

<deptidtitle="部門編碼">001001032</deptid>

<eventtypetitle="權(quán)力事項類型">行政許可</eventtype>

</description>

5.4基本信息描述

5

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基本信息描述應(yīng)以XML格式文檔保存，統(tǒng)一命名為“基本信息描述.XML”，其節(jié)點數(shù)據(jù)定義應(yīng)符合

表3的要求。

表3基本信息描述的節(jié)點數(shù)據(jù)定義

序

屬性名稱數(shù)據(jù)類型說明約束性示例

號

部門名稱（來自河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)

1deptnameVARCHAR(60)統(tǒng)一用戶平臺部門名稱，且為不允許空值省政府外僑辦

最終審批部門）

1141000000518474292410

2documentnumberVARCHAR(60)電子文件號不允許空值117190001-2018-D30-000

0021

3retentionperiodVARCHAR(10)保管期限不允許空值30年

歸檔時間(yyyy-mm-dd

4archivetimeDATETIME不允許空值2018-07-2014:23:41

hh:mm:ss）

權(quán)力事項類型（來自河南政務(wù)服

5eventtypeVARCHAR(5)務(wù)網(wǎng)權(quán)力事項庫權(quán)力事項類型不允許空值行政許可

代碼）

責(zé)任處科室（來自河南政務(wù)服務(wù)

6leaddepartmentVARCHAR(50)網(wǎng)權(quán)力事項庫權(quán)力事項責(zé)任處允許空值某某處

科室名稱）

7applynameVARCHAR(100)申請單位申請人不允許空值鄭州某公司

8mobileVARCHAR(20)申請人手機(jī)允許空值12345678910

9phoneVARCHAR(20)申請人電話允許空值12345678

10addressVARCHAR(100)申請人地址允許空值金水區(qū)xxx街道

11contactidcardVARCHAR(20)證件號碼允許空/p>

12legalmanVARCHAR(20)法定代表人允許空值某某

關(guān)于華僑華人港澳同胞省

13projectnameVARCHAR(200)申報名稱不允許空值內(nèi)國際性聯(lián)誼活動審核的

審批

receivedepartme

14VARCHAR(60)收件單位不允許空值市某某局

ntname

受理時間（yyyy-mm-dd

15receivetimeDATETIME不允許空值2018-7-0110:40:44

hh:mm:ss）

辦結(jié)時間（yyyy-mm-dd

16transacttimeDATETIME不允許空值2018-7-1515:40:59

hh:mm:ss）

業(yè)務(wù)流水號（來自河南政務(wù)服務(wù)

網(wǎng)全省統(tǒng)一，作為辦件的唯一

17projidVARCHAR(22)不允許空值4100000011807011500267

標(biāo)識，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按規(guī)則自動

生成）

查詢密碼（來自河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)

全省統(tǒng)一，作為辦件的唯一標(biāo)

18projectpasswordVARCHAR(6)不允許空值123456

識，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按規(guī)則自動生

成）

事項類型（來自河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)

19servicetypeVARCHAR(2)不允許空值承諾件

權(quán)力事項庫權(quán)力事項類型代碼）

20infotypeVARCHAR(10)辦件類型允許空值單體

21resultVARCHAR(2)辦理結(jié)果允許空值Y

6

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表3（續(xù)）

序

屬性名稱數(shù)據(jù)類型說明約束性示例

號

22resultcodeVARCHAR(20)批文（證件）編號允許空值豫C(2009)234561

權(quán)力內(nèi)部編碼（來自河南政務(wù)服

8045E331002AEC244FAB0E

23eventcodeVARCHAR(50)務(wù)網(wǎng)權(quán)力事項庫權(quán)力事項內(nèi)部允許空值

7264E317E3

編碼）

事項版本號（來自河南政務(wù)服務(wù)

24versionINT(5)允許空值6

網(wǎng)權(quán)力事項庫權(quán)力事項版本）

其格式示例如下：

<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?>

<descriptiontitle="基本信息描述">

<deptnametitle="部門名稱">省政府外僑辦</deptname>

<documentnumbertitle="電子文件號

">1141000000518474292410117190001-2018-D30-0000021</documentnumber>

<retentionperiodtitle="保管期限">30年</retentionperiod>

<archivetimetitle="歸檔時間">2018-07-2014:23:41</archivetime>

<eventtypetitle="權(quán)力事項類型">行政許可</eventtype>

<leaddepartmenttitle="責(zé)任處科室">某某處</leaddepartment>

<applynametitle="申請單位申請人">鄭州某公司</applyname>

<mobiletitle="申請人手機(jī)">12345678910</mobile>

<phonetitle="申請人電話">12345678</phone>

<addresstitle="申請人地址"></address>

<contactidcardtitle="證件號碼"></contactidcard>

<legalmantitle="法定代表人"></legalman>

<projectnametitle="申報名稱">關(guān)于華僑華人港澳同胞省內(nèi)國際性聯(lián)誼活動審核的審批</

projectname>

<receivedepartmentnametitle="收件單位">市某某局</receivedepartmentname>

<receivetimetitle="受理時間">2018-07-0110:40:44</receivetime>

<tranacttimetitle="辦結(jié)時間">2018-07-1515:40:59</transacttime>

<projidtitle="業(yè)務(wù)流水號">4100000011807011500267</projid>

<projectpasswordtitle="查詢密碼">123456</projectpassword>

<servicetypetitle="事項類型">承諾件</servicetype>

<infotypetitle="辦件類型">單體</infotype>

<resulttitle="辦理結(jié)果">Y</result>

<resultcodetitle="證件編號">豫C(2009)234561</resultcode>

<eventcodetitle="權(quán)力內(nèi)部編碼">8045E331002AEC244FAB0E7264E317E3</eventcode>

<eventversiontitle="事項版本號">6</eventversion>

</description>

5.5流程信息描述

流程信息描述應(yīng)以XML格式文檔保存，統(tǒng)一命名為“辦理流程.XML”，其節(jié)點數(shù)據(jù)定義應(yīng)符合表4

的要求。

7

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表4辦理流程的節(jié)點數(shù)據(jù)定義

序

屬性名稱數(shù)據(jù)類型說明約束性示例

號

環(huán)節(jié)名稱（來自河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)權(quán)力

1nodenameVARCHAR(10)不允許空值受理

事項庫權(quán)力事項環(huán)節(jié)名稱）

2authorVARCHAR(10)操作人（具體經(jīng)辦人員）不允許空值某某

3typeVARCHAR(10)意見類型不允許空值受理意見

4bodyVARCHAR(4000)意見內(nèi)容不允許空值同意

2018-07-03

5modifiedDATETIME環(huán)節(jié)時間（yyyy-mm-ddhh:mm:ss）不允許空值

11:59:05

其格式示例如下：

<?xmlversion='1.0'encoding='UTF-8'?>

<Opinions>

<Opinionnodename='受理'>

<Author>李四</Author>

<Type>受理意見</Type>

<Body>同意</Body>

<Modified>2018-07-0311:59:05</Modified>

</Opinion>

<Opinionnodename='審核'>

<Author>王五</Author>

<Type>審核意見</Type>

<Body>同意</Body>

<Modified>2018-07-1211:59:05</Modified>

</Opinion>

<Opinionnodename='審定'>

<Author>趙六</Author>

<Type>辦結(jié)意見</Type>

<Body>批準(zhǔn)</Body>

<Modified>2018-07-1515:40:59</Modified>

</Opinion>

</Opinions>

5.6電子文件形成與整理

5.6.1基本原則

在河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上依申請行政行為的申請、受理、辦理、辦結(jié)、送達(dá)等辦理事項過程中形成、獲

取的電子文件（依職權(quán)行政行為同理），應(yīng)滿足電子文件的真實性、完整性、安全性、可用性要求，并

按規(guī)范要求進(jìn)行合理地分類、排序和存放，保持其內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系。

5.6.2真實性

電子文件的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景應(yīng)與形成時的原始狀態(tài)相一致，未被非法篡改或者誤用。要求電

子文件中的固化信息應(yīng)有效，來源真實、可追溯；元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)長度、類型、格式、值域以及元數(shù)

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據(jù)項應(yīng)賦值合理；內(nèi)容數(shù)據(jù)中包含的電子屬性信息應(yīng)與電子文件元數(shù)據(jù)中記錄的信息一致；元數(shù)據(jù)中記

錄的文件存儲位置應(yīng)與電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)的實際存儲位置一致。

5.6.3完整性

5.6.3.1歸檔文件夾中的電子文件應(yīng)與5.3歸檔配置表中所描述的歸檔范圍相一致，其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背

景信息應(yīng)齊全且沒有破壞、變異和丟失。

5.6.3.2行政機(jī)關(guān)在河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（含自建系統(tǒng)）辦理行政權(quán)力事項過程中形成或收集的，用以證

明行政權(quán)力事項的程序啟動、調(diào)查和證據(jù)、決定和執(zhí)行、期限和送達(dá)等執(zhí)法全過程，滿足行政行為實體

和程序的司法審查等需要的行政執(zhí)法文書、證據(jù)及其他相關(guān)材料，應(yīng)納入歸檔范圍，包括：證據(jù)性材料，

如行政許可類中的申請材料，行政處罰類中的現(xiàn)場檢查筆錄、詢問筆錄等；程序性材料，如送達(dá)回證，

行政處罰類中處罰事先告知書等；結(jié)果性材料（辦件結(jié)果），如行政許可決定書、行政處罰決定書等。

5.6.3.3行政權(quán)力事項歸檔過程中的證據(jù)性、程序性、結(jié)果性關(guān)鍵材料有缺失的，可在預(yù)歸檔前由業(yè)

務(wù)辦理人員予以補(bǔ)充后進(jìn)行歸檔。辦理階段以紙質(zhì)等載體形式受理或形成的應(yīng)歸檔材料，可通過數(shù)字化

掃描等方式補(bǔ)充上傳，數(shù)字化按DA/T31—2017的規(guī)定執(zhí)行，應(yīng)滿足信息內(nèi)容真實完整、清晰可讀的最

低限度要求。對于不適宜數(shù)字化或者數(shù)字化掃描確有難度的，可在檔案行政管理部門審查同意的前提下

以原載體形式歸檔，但應(yīng)在5.3歸檔配置表做好相應(yīng)的歸檔參數(shù)配置（見表2序號9）。

5.6.4可用性

5.6.4.1電子文件的文件格式以河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺上保存的原始文件格式為準(zhǔn)，但應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

的文件存儲格式，符合歸檔、移交的要求，利于長期保存，能在脫離河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺的情況下正確

讀取與使用，能夠通過計算機(jī)實現(xiàn)電子文件的查找、檢索、定位，能夠以可讀取的形式正常打開和瀏覽

5.6.4.2以附件形式獲取的電子文件，如文檔、音頻、視頻等，按GB/T18894—2016的規(guī)定執(zhí)行。

5.6.4.3以數(shù)據(jù)鏈接形式存放的電子文件應(yīng)下載真實數(shù)據(jù)文件進(jìn)行保存。

5.6.4.4以關(guān)系數(shù)據(jù)庫形式存放，顯示時以臨時抽取組合方式形成的電子文件，如審批單、證照庫驗

證信息等，應(yīng)轉(zhuǎn)換成OFD、PDF、XML、HTML等易于讀取和顯示的格式保存。對于國家、行業(yè)已規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)

文本樣式的電子文件，在歸檔時應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)樣式轉(zhuǎn)換成版式文件,版式文件格式應(yīng)按DA/T47—

2009的規(guī)定執(zhí)行。

5.6.4.5在線調(diào)閱的查證信息和電子證照，按GB/T36905—2018的規(guī)定轉(zhuǎn)換為版式文件；若為紙質(zhì)證

照，應(yīng)通過數(shù)字化掃描等方式，將掃描圖像上傳到河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)預(yù)歸檔系統(tǒng)進(jìn)行保存，數(shù)字化按DA/T

31—2017的規(guī)定執(zhí)行，應(yīng)滿足清晰可讀的要求。

5.6.4.6不能被人工讀取和理解的元數(shù)據(jù)文檔，需確保元數(shù)據(jù)可以被正常訪問。在保存元數(shù)據(jù)文檔的

同時，應(yīng)同時保存該元數(shù)據(jù)文檔的結(jié)構(gòu)說明文檔，或以注釋等方式在元數(shù)據(jù)文檔內(nèi)予以說明。

5.6.5安全性

電子文件經(jīng)檢測無病毒，不存在其他安全性缺陷。

5.6.6整理與組件

5.6.6.1河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件一般以辦理事項為基本單位進(jìn)行歸檔管理，歸檔范圍按所列目錄（見

附錄A），按DA/T22—2015的要求進(jìn)行分類整理，行政執(zhí)法類的按《河南省行政執(zhí)法案卷立卷規(guī)范》的

規(guī)定進(jìn)行分類整理。

5.6.6.2在歸檔文件夾中根據(jù)歸檔范圍建立以歸檔目錄名稱命名的文件夾，電子文件存放在相應(yīng)的文

件夾中，其組織結(jié)構(gòu)示例見圖2。對于組件整理完畢的電子文件，一般以ZIP壓縮打包方式將歸檔文件夾

打包成存檔信息包，并通過時間戳、電子簽名、數(shù)字摘要等技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)驗證。

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5.6.6.3完成整理與組件后，將存檔信息包按照統(tǒng)一的接口規(guī)范從河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺或各地、各單

位自建政務(wù)服務(wù)平臺導(dǎo)出，向電子文件預(yù)歸檔系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，并按GB/T18894—2016的要求進(jìn)行歸

檔整理、質(zhì)量檢測和檔案固化等處理后，完成向數(shù)字檔案室的正式歸檔。

圖2電子文件組織結(jié)構(gòu)示例

6存檔信息包目錄

存檔信息包在批量進(jìn)行數(shù)據(jù)交換過程中，應(yīng)對該批次所有存檔信息包建立XML格式的目錄清單，并

隨同該批次的存檔信息包一起傳輸。存檔信息包目錄清單以XML格式文檔保存，描述當(dāng)前批次存檔信息

包的總數(shù)及各個歸檔信息包的詳細(xì)信息，統(tǒng)一命名為“存檔信息包目錄清單-系統(tǒng)編碼-批次號.XML”。

其節(jié)點數(shù)據(jù)定義符合表5的要求。

表5存檔信息包目錄清單的節(jié)點數(shù)據(jù)定義

序

屬性名稱數(shù)據(jù)類型說明約束性示例

號

系統(tǒng)編碼（用于區(qū)分不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)，標(biāo)

識由各級數(shù)據(jù)交換平臺統(tǒng)一分配，一11410000005184742

1systemcodeVARCHAR(25)不允許空值

般由18位的統(tǒng)一社會信用代碼與3位的9001

業(yè)務(wù)系統(tǒng)序號組成）

批次號（一般以數(shù)據(jù)交換日期的8位自

2batchnameVARCHAR(10)不允許空值20180720

然數(shù)表示，如20170714）

3sendtimeDATETIME數(shù)據(jù)交換日期(yyyy-mm-dd)不允許空值2018-07-20

4sendnumberINT(5)存檔信息包數(shù)量不允許空值2

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表5存檔信息包目錄清單的節(jié)點數(shù)據(jù)定義（續(xù)）

序

屬性名稱數(shù)據(jù)類型說明約束性示例

號

11410000005184742

5documentnumberVARCHAR(60)電子文件號不允許空值92410117190001-20

18-D30-0000021

關(guān)于華僑華人港澳

6projectnameVARCHAR(200)申報名稱不允許空值同胞省內(nèi)國際性聯(lián)

誼活動審核的審批

2018-07-20

7archivetimeDATETIME歸檔時間（yyyy-mm-ddhh:mm:ss）不允許空值

14:23:41

8deptnameVARCHAR(60)部門名稱不允許空值省政府外僑辦

其格式示例如下：

<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?>

<descriptiontitle="存檔信息包目錄清單-114100000051847429001-20180720">

<systemcodetitle="系統(tǒng)編碼">114100000051847429001</systemcode>

<batchnametitle="批次號">20180720</batchname>

<sendtimetitle="交換日期">2018-07-20</sandtime>

<sendnumbertitle="存檔包數(shù)量">2</sendnumber>

<directoriestitle="存檔信息包明細(xì)">

<directory>

<documentnumbertitle="電子文件

號>1141000000518474292410117190001-2018-D30-0000021

</documentnumber>

<projectnametitle="申報名稱">關(guān)于華僑華人港澳同胞省內(nèi)國際性聯(lián)誼活動審核

的審批</projectname>

<archivetimetitle="歸檔時間">2018-07-2014:23:41</archivetime>

<daptnametitle="部門名稱">省政府外僑辦</daptname>

</directory>

</directorys>

</description>

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附錄A

（資料性附錄）

歸檔范圍示例

A.1行政許可事項文件歸檔范圍見表A.1。

表A.1行政許可事項文件歸檔范圍

序號目錄名稱

1行政許可決定書

2行政許可申請表

3行政許可申請材料收件憑證

4行政許可材料補(bǔ)正告知書

5行政許可申請材料

6行政許可受理通知書

7行政許可不予受理決定書

8行政許可現(xiàn)場核查筆錄

9行政許可陳述申辯告知書

10行政許可陳述申辯筆錄

11行政許可聽證申請書

12行政許可聽證告知書

13行政許可聽證公告

14行政許可聽證通知書

15行政許可聽證筆錄

16行政許可延期決定通知書

17行政許可特別程序期限告知書

18行政許可現(xiàn)場檢查筆錄

19行政許可責(zé)令(限期)改正通知書

20整改情況材料

21征求意見函

22反饋意見

23檢驗（檢測、檢疫、鑒定、評審等）委托書

24檢驗（檢測、檢疫）結(jié)果、專家評審（鑒定）意見

25送達(dá)憑證

26許可收費憑據(jù)

27其他

A.2行政獎勵事項文件歸檔范圍見表A.2。

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表A.2行政獎勵事項文件歸檔范圍

序號目錄名稱

1行政獎勵決定文件（證書）

2行政獎勵申報材料

3行政獎勵核實材料

4行政獎勵申報公示材料

5行政獎勵答辯材料

6行政獎勵評審材料

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