計算機基礎(第六版)第4章 EXCEL2016

第1頁第4章Excel2016表處理軟件本章概述本章的學習目標主要內(nèi)容第2頁本章概述結合大量實例介紹表處理軟件Excel的常用操作：包括工作表的基本編輯和格式化操作、公式和函數(shù)的使用、圖表的使用、以及排序、篩選和分類匯總等數(shù)據(jù)管理操作本章將全面講解Excel2016軟件的基本操作和使用方法。第3頁本章的學習目標理解電子表格的概念，熟悉Excel2016環(huán)境理解工作簿、工作表和單元格的概念，掌握Excel工作表的基本操作理解絕對地址和相對地址的概念，掌握公式和常用函數(shù)的使用理解數(shù)據(jù)清單的概念，掌握記錄單的使用，掌握記錄的排序、篩選、分類匯總和數(shù)據(jù)透視表操作掌握圖表的創(chuàng)建和格式的設置第4章Excel

2016表格處理軟件表格處理軟件(又稱電子表格軟件)是一個圖、文、表三者結合的數(shù)據(jù)分析管理軟件。它是幫助用戶處理數(shù)據(jù)報表和打印各種表格的有效工具。例如，會計人員利用電子表格對報表、工資單等進行統(tǒng)計和分析；銷售人員利用電子表格進行銷售統(tǒng)計；教師利用電子表格記錄分數(shù)、進行教學質(zhì)量的定量分析等。第一節(jié)初識Excel

2016一、啟動和退出Excel

20161.啟動Excel

2016方法一：使用桌面快捷圖標：如果在桌面上已經(jīng)生成了Excel

2016的快捷方式圖標，則在Windows桌面上雙擊該圖標，即可啟動Excel

2010。方法二：使用“開始”菜單中的命令：單擊Windows任務欄上的“開始”按鈕，在“開始”菜單中選“所有程序”菜單項，然后在MicrosoftOffice子菜單中，單擊Microsoft

Excel

2016項目。方法三：雙擊Excel格式文件：找到Excel格式的文件后，雙擊該文件，即可自動啟動Excel2016，并在其中打開該文件。方法四：通過快速啟動欄啟動：拖動桌面的Excel2016快捷圖標至快速啟動欄中，以后只需單擊快速啟動欄中的Excel按鈕即可。2.退出Excel

2016方法一：單擊窗口右上角Excel2016標題欄上的關閉按鈕。方法二：在Excel2016的工作界面中按組合鍵Alt+F4。方法三：在Excel2016工作界面中，單擊主菜單項“文件”，然后在彈出菜單中選擇“退出”命令。方法四：右鍵單擊快速訪問工具欄中的Excel2016圖標，在彈出的菜單中選擇“關閉窗口”命令。如果，在Excel中已經(jīng)輸入過新的數(shù)據(jù)，則在退出之前系統(tǒng)將彈出一個提示框，問是否保存數(shù)據(jù)?？梢愿鶕?jù)需要，單擊“保存”、“不保存”或“取消”按鈕。二、Excel

2016的界面1.工作簿、工作表和單元格啟動Excel

2016即進入Excel

2016的工作空間，稱為工作簿窗口。在此可以輸入數(shù)據(jù)、文本，繪制圖形，進行計算等。(1)工作簿在Excel2016中，一個工作簿對應一個Excel文件。剛啟動Excel后，系統(tǒng)自動創(chuàng)建默認的工作簿，名為：工作薄1(文件擴展名為.xlsx)，內(nèi)含1張空白工作表(名為Sheet1)。(2)工作表工作表由一系列單元格組成，單元格通過列號和行號加以標識。列號用大寫英文字母標注，從A列開始。行號以數(shù)字標注，從1開始。每個工作表都有一個工作表標簽作為標識該工作表的名字。默認的工作表標簽名為Sheet1、Sheet2、Sheet3、…。(3)單元格單元格是工作表中每行、列交叉處的小格。以行、列名作標識名，如A4。當前被選取的單元格稱活動單元格(又稱單元格指針)，用粗線框表示。2.編輯欄編輯欄的左部為名字框，顯示活動單元格的名稱。編輯欄的右部為編輯區(qū)，它可以編輯活動單元格的內(nèi)容。編輯區(qū)中部會有3個按鈕。3.標題欄、快速訪問工具欄4.“文件”按鈕、功能區(qū)、功能選項卡5.狀態(tài)欄、視圖方式、縮放比例6.其它組件工作表標簽：用于顯示工作表的名稱，單擊工作表標簽可以將該工作表設為當前工作表。行號與列號：用來標明數(shù)據(jù)所在行與列，常用來選擇該行或該列。工作表編輯區(qū)：是工作表中最重要的區(qū)域。滾動條：拖動查看文檔中更多內(nèi)容的顯示。第二節(jié)工作簿和工作表的基本操作一、工作簿的新建、打開和保存1.創(chuàng)建工作簿文件2.打開工作簿文件3.保存工作簿文件前面已打開的工作簿，如果是已經(jīng)保存過的文件，可使用“保存”命令，這時不會彈出“保存”對話框，而是直接保存到相應的文件中。但有時需要把當前工作做一備份，或者不想改動當前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，這時就要用到“另存為”命令了。在“另存為”對話框中，如果想把文件保存到某個文件夾中，單擊“保存位置”下拉列表框，從中選擇保存位置對應的文件夾，在“文件名”中鍵入文件名，單擊“保存”按鈕，這個文件就保存到指定的文件夾中了。二、工作表的基本操作1.選擇工作表選擇一個工作表只要用鼠標單擊要選的工作表標簽名(在工作表的左下角)即可。選中的工作表表簽名背景變?yōu)榘咨?.插入工作表有以下幾種插入工作表的方法：在工作簿中直接單擊工作表標簽中的“插入工作表”按鈕，插入的工作表是在最后一個工作表的位置。右擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，在打開的“插入”對話框的“常用”選項卡中選擇“工作表”選項，然后單擊“確定”按鈕，即可在當前工作表的前面插入新的工作表。切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡，在“單元格”選項組中單擊“插入”按鈕右側的向下箭頭，從彈出的下拉菜單中選擇“插入工作表”命令，也可在當前工作表的前面插入新的工作表。3.工作表的改名可以雙擊工作表的標簽名，被選中的工作表標簽名背景成黑色，再輸入新的工作表名即可。還可以右擊要更改名稱的工作表標簽，在彈出的菜單中選擇“重命名”命令，然后在工作表標簽處輸入新的工作表名。4.移動工作表拖動要移動的工作表的標簽，在用戶拖動鼠標的同時可以看到鼠標的箭頭上多了一個文檔的標記，同時在標簽欄中有一個黑色的三角指示著工作表拖到的位置，在想要到達的位置松開鼠標左鍵，就可以把工作表的位置改變了。5.刪除工作表選中要刪除的工作表，右擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令，就可以把當前編輯的工作表刪除了。三、拆分和凍結工作表1.拆分工作表窗口切換到功能區(qū)中的“視圖”選項卡，單擊“窗口”選項組的“拆分”按鈕，這時，在工作表當前選中單元格的上面和左邊就出現(xiàn)了兩條拆分線，整個窗口分成了4部分，而垂直和水平滾動條也都變成了兩個。2.凍結工作表窗格單擊選中這個表的D7單元格，然后切換到功能區(qū)中的“視圖”選項卡，單擊“窗口”選項組的“拆分”按鈕，把窗口拆分開。切換到功能區(qū)中的“視圖”選項卡，單擊“窗口”選項組中的“凍結窗格”按鈕，從下拉菜單中選擇“凍結拆分窗格”命令。如果要取消凍結,可以切換到功能區(qū)中的“視圖”選項卡，單擊“窗口”選項組中的“凍結窗格”按鈕，從下拉菜單中選擇“取消凍結窗格”命令。第三節(jié)編輯工作表一、選定操作區(qū)域1.選定單個單元格2.選定連續(xù)的多個單元格(即一個區(qū)域)3.選定不連續(xù)的多個單元格4.選定整行/整列5.選定整個表格二、在單元格中輸入數(shù)據(jù)1.輸入字符型數(shù)據(jù)如果要輸入的字符串全部由數(shù)字組成，如郵政編碼、電話號碼、存折帳號等，為了避免Excel把它按數(shù)值型數(shù)據(jù)處理，在輸入時可以先輸一個單引號“'”(英文符號)，再接著輸入具體的數(shù)字。例如，要在單元格中輸入電話號碼“64016633”，先連續(xù)輸入“'64016633”，然后敲回車鍵，出現(xiàn)在單元格里的就是“64016633”，并自動左對齊。2.輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)(1)負數(shù)：在數(shù)值前加一個“-”號或把數(shù)值放在括號里，都可以輸入負數(shù)(2)分數(shù)：要在單元格中輸入分數(shù)形式的數(shù)據(jù)，應先在編輯框中輸入“0”和一個空格，然后再輸入分數(shù)。(3)輸入大寫中文數(shù)字：除直接輸入之外，還可以：右擊輸入好阿拉伯數(shù)字的單元格，從彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令，在打開的“設置單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，再在“分類”列表框中選擇“特殊”選項，最后在“類型”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項即可。數(shù)值型數(shù)據(jù)默認是右對齊。當數(shù)值長度超過單元格寬度時，在單元格中顯示為科學計數(shù)法如2.4E+12。還顯示不下時以一串“＃”表示，但編輯區(qū)中仍保持原來輸入的內(nèi)容。3.輸入日期型數(shù)據(jù)和時間型數(shù)據(jù)(1)輸入日期時，年、月、日之間要用“/”號或“-”號隔開，如“2020-8-16”“2020/8/16”。(2)當輸入時間時，時、分、秒之間要用冒號隔開，如“10:29:36”。(3)若要在單元格中同時輸入日期和時間，日期和時間之間應該用空格隔開。4.自定義序列和填充柄(1)使用填充柄進行數(shù)據(jù)的自動填充(2)自定義填充序列自定義填充序列是一組數(shù)據(jù)，可按重復方式填充序列。通過工作表中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)項或以臨時輸入的方式，可以創(chuàng)建自定義填充序列。三、合并和拆分單元格1.合并單元格2.合并并居中3.拆分單元格四、修改、插入和刪除操作1.修改數(shù)據(jù)選定要修改的單元格，然后重新輸入新的數(shù)據(jù)即可。2.插入(1)插入行(列)Excel的插入是在當前行(列)的上(左)面插入。插入多行(列)要選多行(列)。(2)插入單元格3.刪除(1)刪除行、列或單元格

選中要刪除的行、列或單元格，再切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡。在“單元格”組中單擊“刪除”按鈕右側的向下箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“刪除單元格”命令(或選擇右鍵快捷菜單中的“刪除”命令)，即可刪除行、列或單元格。對于單元格，會彈出“刪除”對話框，如圖4-3-5所示。根據(jù)需求，選擇一種方式即可。(2)清除

清除只是抹去單元格或區(qū)域的內(nèi)容，而單元格本身沒被去掉，這是和刪除不同的地方。五、移動、復制操作移動單元格內(nèi)容：

選中要移動的單元格，把鼠標指針移到選區(qū)的邊框上，進行拖動。此時，會看到一個虛框，這表示移動或復制的單元格到達的位置，在合適的位置釋放鼠標即可。復制單元格格式：

選中要復制的單元格，把鼠標指針移到選區(qū)的邊框上，按下Ctrl鍵進行拖動。此時，會看到一個虛框，這表示移動或復制的單元格到達的位置，在合適的位置釋放鼠標即可。六、查找和替換操作1.查找：想要查看文字“電腦”在表中的哪些地方出現(xiàn)，可單擊“開始”選項卡，選擇功能區(qū)中的“編輯”組中的“查找和選擇”按鈕，單擊該按鈕后，選擇菜單中的“查找”命令，打開“查找和替換”對話框。切換到“查找”選項卡，在文本框中輸入“電腦”。單擊“選項”按鈕，在“查找范圍”下拉列表框中選擇“值”選項。單擊“查找下一個”按鈕，就可以逐個找到使用這些文字的位置了。2.替換：如果要把一個表中的文字“電腦”替換成文字“微機”，切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡，在“編輯”組中單擊“查找和選擇”按鈕。選擇“替換”命令，打開“查找和替換”對話框。切換到“替換”選項卡，在上面的“查找內(nèi)容”文本框中輸入“電腦”。在下面的“替換為”文本框中輸入“微機”。然后，單擊“查找下一個”按鈕，Excel就會自動找到第一個。如果需要替換，就單擊“替換”按鈕。如果單擊“全部替換”按鈕。第四節(jié)設置工作表的格式格式設置的目的是使表格更規(guī)范、更有條理、更清楚。可以通過使用“開始”選項卡中的命令按鈕或“設置單元格格式”對話框來實現(xiàn)。一、設置字體格式可以通過打開“開始”選項卡，單擊“字體”選項組中的按鈕來設置字體、字形、字號、顏色等常用屬性二、設置數(shù)字顯示格式內(nèi)容包括：設置貨幣格式、設置日期格式、設置時間格式、設置分數(shù)格式、設置數(shù)值格式和自定義格式等。三、設置對齊方式

(1)對齊方式可分為水平對齊和垂直對齊。水平對齊方式有：常規(guī)、靠左(縮進)、居中、靠右（縮進）、填充、兩端對齊、跨列對齊、分散對齊（縮進）等。垂直對齊方式可分為：靠上、靠下、居中、兩端對齊、分散對齊等。

(2)“合并單元格”用于實現(xiàn)多個單元格的合并，以滿足報表中某些格子加長或加寬的要求。(3)旋轉單元格數(shù)據(jù)利用“對齊”選項卡中右部的“方向”控制選項，可以實現(xiàn)單元格數(shù)據(jù)在-90°至+90°之間任意角度旋轉顯示。四、設置邊框和填充1.設置表格的邊框

選擇要加邊框的區(qū)域，切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡，在“字體”組中單擊“邊框”按鈕，在彈出的菜單中選擇要設置的邊框線類型。2.添加單元格的填充效果Excel默認單元格的顏色是白色。為了使表格中的重要信息更加醒目，可以為單元格添加填充效果，操作方法為：選擇要設置填充效果的單元格區(qū)域，切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡，單擊“字體”組中的“填充顏色”按鈕右側的向下箭頭，從下拉列表中選擇所需的顏色。五、改變行高、列寬1.改變行高

移動鼠標指針到要調(diào)整行高的該行的行號底邊框線處，此時鼠標指針變成帶上下箭頭的十字形狀，拖動到合適的高度為止。2.改變列寬

操作方法與改變行高的方法類似。六、鎖定、隱藏和保護工作表有時自己制作的表格不希望別人進行修改，這時就要對工作表進行保護。保護后，只有知道密碼的人才能解除保護，修改數(shù)據(jù)。1.單元格的鎖定與隱藏注意：無論是“鎖定”或是“隱藏”，最后一步必須是通過“保護工作表”命令來實現(xiàn)，否則鎖定和隱藏不起作用。這可參見圖4-4-4中的文字說明。2.保護工作表(1)選中要保護的工作表。(2)切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡，單擊“單元格”選項組中的“格式”按鈕右側的向下箭頭，從彈出的下拉菜單中選擇“保護工作表”命令，出現(xiàn)“保護工作表”對話框，如圖4-4-4(b)所示。(3)如要設置口令，則在文本框中輸入，接著在彈出的“確認口令”對話框中把剛才的口令重新輸入一遍。七、設置條件格式1、設置默認條件格式選擇要設置條件格式的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后切換到功能區(qū)的“開始”選項卡，在“樣式”選項組中單擊“條件格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇設置條件方式。2、設置自定義條件格式除了直接使用默認條件格式外，還可以根據(jù)需要對條件格式進行自定義設置。3.使用數(shù)據(jù)條、三色刻度和圖標集標示單元格數(shù)據(jù)三色刻度使用三種顏色的深淺程度來幫助用戶比較某個區(qū)域的單元格。顏色的深淺表示值的高、中與低。數(shù)據(jù)條和圖標集的設置和三色刻度使用類似。八、自動套用格式有時，為了節(jié)省時間，可以利用Excel預定義的格式。操作方法為：首先，選定表格中要套用樣式的單元格區(qū)域，然后切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡。在“樣式”組中單擊“套用表格格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇喜愛的樣式。在確認表數(shù)據(jù)的來源區(qū)域正確后，單擊“確定”按鈕即可。九、單元格的批注操作批注相當于注釋，可以為單元格添加注釋，有助于他人理解和使用表格。還可以對表格中的數(shù)據(jù)作出評論。選中要加批注的單元格并右鍵單擊，從彈出的快捷菜單中選擇“插入批注”命令。此時，會出現(xiàn)一個類似文本框的輸入框，在其中輸入提示信息，然后單擊工作表中的其它任意位置。之后，在這個單元格的右上角就會出現(xiàn)一個紅色的三角形，將鼠標指針移到這個單元格上，剛才看到的那個批注的提示框以及輸入的提示信息就出現(xiàn)了。十、添加對象修飾工作表1、繪制自由圖形可以在工作表中繪制出各種圖形來美化工作表。2、插入文本框通常，在單元格中直接輸入文本是向工作表中添加文本的最簡捷方式，但是如果要添加不屬于單元格的“浮動”文本以靈活控制文字在工作表中的位置，則要使用文本框功能。3、插入圖片用戶需要選擇圖形，然后將其插入至當前工作表中，輕松達到美化工作表的目的。用戶還可以在工作表中插入已有的圖片文件，使工作表更加生動形象。4、插入藝術字藝術字是一個文字樣式庫，用戶可以將藝術字添加到Excel文檔中，制作出絢麗的文本以增加裝飾性效果。第五節(jié)使用公式和函數(shù)一、公式1.公式公式是在單元格中對數(shù)據(jù)進行計算和分析的表達式，它由數(shù)字、運算符、單元格引用和函數(shù)等構成。輸入公式要以等號“=”開頭，輸入完確認后，單元格中顯示計算結果。2.運算符運算符用于對操作數(shù)進行運算。Excel中包括算術運算符、比較運算符和文本運算符等。(1)算術運算符包括加(＋)、減(－)、乘(*)、除(／)、百分比(%)、乘冪(^)等。(2)比較運算符用于比較兩個數(shù)值并產(chǎn)生邏輯值TRUE(真)或FALSE(假)。包括等于(＝)、小于(<)、大于(>)、小于或等于(<=)、大于或等于(>=)、不等于(<>)等。(3)文本(字符)運算符文本運算符“&”可將一個或多個文本(字符)連接為一個組合文本。3.單元格的引用Excel可以通過引用在公式中使用所有工作表上任意單元格中的數(shù)據(jù)。根據(jù)單元格的地址被復制到其他地方時是否會改變，單元格的引用可分為相對引用、絕對引用和混合引用3種。(1)相對引用這是默認狀態(tài)下Excel引用單元格的方式。相對引用指的是當公式被復制到其他單元格時，公式中的單元格地址會改變。

(2)絕對引用要使公式中的單元格地址不隨公式的所在位置而變，必須使用絕對引用。絕對引用考慮的是單元格的絕對位置，不會隨位移的方向與大小而改變。

(3)混合引用所謂混合引用是指在一個單元格地址中，既有絕對地址引用，又有相對地址引用。(4)引用其他工作表中的單元格在Excel中引用其他工作表中單元格的形式是：

工作表名！單元格地址

在Excel中引用其他工作簿中工作表單元格的形式是：[工作簿名]工作表名！單元格地址4.公式的基本操作(1)輸入公式在Excel2016中輸入公式的方法與輸入文本的方法類似，具體操作步驟為：選擇要輸入公式的單元格，然后在單元格(或編輯欄)中直接輸入“=”符號；接著輸入公式內(nèi)容，按Enter鍵(或單擊編輯欄中的“輸入”對鉤按鈕)，即可將公式運算的結果顯示在所選單元格中。(2)顯示公式默認設置下，在單元格中只顯示公式計算的結果，而公式本身則只顯示在編輯欄中。(3)復制公式通過復制公式操作，可以快速地為其他單元格輸入公式。復制公式的方法與復制數(shù)據(jù)的方法相似。(4)刪除公式選中公式所在單元格，按下“Del”鍵即可清除單元格內(nèi)的全部內(nèi)容。二、函數(shù)函數(shù)由函數(shù)名及參數(shù)構成，函數(shù)名用大寫字母，參數(shù)在函數(shù)名后的小括號內(nèi)，參數(shù)可以是常量、單元格引用、公式或其他函數(shù)，參數(shù)個數(shù)和類別由函數(shù)的性質(zhì)決定。函數(shù)的語法形式為：函數(shù)名稱(參數(shù)1，參數(shù)2，…)1.函數(shù)的輸入方法一：與公式類似，直接在單元格中輸入函數(shù)及其參數(shù)。方法二：單擊編輯欄中的“插入函數(shù)”按鈕，利用公式選項板進行輸入。2.Excel函數(shù)簡介Excel函數(shù)一共有財務函數(shù)、日期與時間函數(shù)、數(shù)學和三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、文本函數(shù)、邏輯函數(shù)、信息函數(shù)、工程函數(shù)、多維數(shù)據(jù)集與兼容性函數(shù)。第六節(jié)數(shù)據(jù)管理與分析作為一個數(shù)據(jù)管理軟件，Excel2016具有有效性設置、排序、篩選以及匯總等強大的數(shù)據(jù)管理功能，并能將各種處理的數(shù)據(jù)建成各種統(tǒng)計圖表，這樣能更直觀形象地表現(xiàn)所處理的數(shù)據(jù)。Excel2016還提供了一種實用的數(shù)據(jù)分析工具——數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖，使用數(shù)據(jù)分析工具，可以更全面生動地對數(shù)據(jù)重新組織和統(tǒng)計。一、設置數(shù)據(jù)有效性在默認情況下，用戶可以在單元格中輸入任何數(shù)據(jù)。設置數(shù)據(jù)有效性的步驟如下：（1）選定需要設置數(shù)據(jù)有效性范圍的單元格，切換到功能區(qū)中的“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“數(shù)據(jù)工具”選項組中的“數(shù)據(jù)有效性”按鈕向下箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框.（2）切換到“設置”選項卡，在“允許”下拉列表框中選擇允許輸入的數(shù)據(jù)類型。（3）在“數(shù)據(jù)”下拉列表框中選擇所需的操作符，然后根據(jù)選定的操作符指定數(shù)據(jù)的上限或下限。單擊“確定”按鈕。二、排序1.簡單排序即只有一個關鍵字的排序。2.多關鍵字復雜排序多關鍵字復雜排序是指對選定的數(shù)據(jù)區(qū)域按照兩個或兩個以上的關鍵字進行的排序。3.排序規(guī)則以升序方式排序的數(shù)據(jù)類型及其數(shù)據(jù)的順序為：數(shù)字。根據(jù)其值的大小從小到大排序。文本和包含數(shù)字的文本。按字母順序排序。從左到右一個字符一個字符地依次比較，如果對應位置的字符相同，則進行下一位置字符的比較。邏輯值。False排在True之前。錯誤值。所有的錯誤值都是相等的?？瞻?不是空格)?？瞻讍卧窨偸桥旁谧詈?。漢字。有兩種方式，一種是按漢語拼音的字典順序排序；另一種是按筆畫排序，以筆畫的多少作為排序的依據(jù)。三、數(shù)據(jù)篩選Excel中提供了“篩選”功能，用以方便地在海量的表格數(shù)據(jù)中選出符合條件的數(shù)據(jù)行，而篩選掉(即隱藏)不滿足條件的行。有兩種篩選模式：自動篩選和高級篩選。1.自動篩選操作方法是：首先單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中任一單元格(必須有數(shù)據(jù))，然后切換到功能區(qū)中的“數(shù)據(jù)”選項卡，在“排序和篩選”選項組中單擊“篩選”按鈕，在表格中的每個標題右側將顯示一個向下箭頭按鈕(單擊它即可顯示相關下拉列表)。如要取消某一列進行的篩選，只需選下拉列表中的“全部”復選框即可。如果要退出自動篩選，可以再次單擊“數(shù)據(jù)”選項卡的“排序和篩選”選項組中的“篩選”按鈕。2.高級篩選高級篩選是根據(jù)條件區(qū)域設置篩選條件而進行的篩選。使用時需要先在編輯區(qū)輸入篩選條件再進行篩選。條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件對應的字段名（一般即是標題）。操作步驟如下：（1）建立條件區(qū)域。（2）選定數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意一個單元格，然后切換到功能區(qū)中的“數(shù)據(jù)”選項卡，在“排序和篩選”選項組中單擊“高級”按鈕，出現(xiàn)“高級篩選”對話框。（3）單擊條件區(qū)域右邊的編輯框空白處，讓光標停在里面；然后拖動鼠標選中條件區(qū)域，最后放開鼠標，條件區(qū)域的名字就出現(xiàn)在編輯框中了。（4）單擊“確定”按鈕。（5）刪除條件區(qū)域。四、分類匯總分類匯總是Excel提供的方便用戶對數(shù)據(jù)分門別類地進行匯總分析的功能。1.創(chuàng)建分類匯總（1）對需要進行分類匯總的分類字段排序。（2）選擇數(shù)據(jù)區(qū)域中任一單元格，然后切換到功能區(qū)中的“數(shù)據(jù)”選項卡，在“分級顯示”選項組中單擊“分類匯總”按鈕，彈出“分類匯總”對話框。（3）在“分類匯總”對話框中，填入“分類字段”，“匯總方式”，“匯總項”。（4）單擊“確定”按鈕。2.撤銷分類匯總如在進行分類匯總后，想立即撤銷，可以切換到功能區(qū)中的“數(shù)據(jù)”選項卡，在“分級顯示”選項組中單擊“分類匯總”按鈕，在彈出的對話框中單擊“全部刪除”按鈕，即可撤銷分類匯總的結果，恢復原先的表格。3.數(shù)據(jù)的分級顯示分類匯總后的工作表，其行號左邊有幾個標有“－”號和“1”、“2”、“3”的小按鈕，利用這幾個按鈕可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分級顯示。五、使用圖表分析數(shù)據(jù)圖表是Excel的重要功能。它能將工作表的數(shù)據(jù)生動、直觀和形象地表現(xiàn)出來。通過圖表可以清楚地了解各個數(shù)據(jù)的大小以及數(shù)據(jù)的變化情況，方便對數(shù)據(jù)進行對比和分析Excel提供了多種圖表，如柱形圖、折線圖、餅圖、條形圖、面積圖和散點圖等，各種圖表各有優(yōu)點，適用于不同的場合。1、創(chuàng)建圖表使用Excel提供的圖表向?qū)?，可以方便、快速地建立一個標準類型或自定義類型的圖表。2、編輯圖表在生成圖表之后，如果不符合用戶要求，用戶可以根據(jù)自己的需要對圖表進行編輯和修改。（1）調(diào)整圖表的位置和大?。?）更改圖表類型（3）修改圖表的內(nèi)容（4）刪除圖表選中要刪除的圖表，按Delete鍵或打開“開始”選項卡，選擇“編輯”選項組中的“清除”中的“全部清除”命令。（5）其他其他編輯如更改字體，背景，刻度等，只要雙擊要修改的對象，然后在彈出的對話框中設置相應的內(nèi)容即可。六、迷你圖的使用迷你圖是工作表單元格中的一個微型圖表，可以提供數(shù)據(jù)的直觀表示。使用迷你圖可以顯示數(shù)值系列中的趨勢，或者可以突出顯示最大值和最小值。在數(shù)據(jù)旁邊添加迷你圖可以達到最佳的對比效果。1、插入迷你圖選擇要創(chuàng)建迷你圖的數(shù)據(jù)范圍，然后切換到功能區(qū)中的“插入”選項卡，在“迷你圖”選項組中單擊一種類型，在“選擇放置迷你圖的位置”框中指定放置迷你圖的單元格，單擊“確定”即可。注：請?zhí)貏e注意，只有使用EXCEL創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表才能創(chuàng)建迷你圖，低版本EXCEL文檔即使使用EXCEL打開也不能創(chuàng)建，必須將數(shù)據(jù)拷至EXCEL文檔中才能使用該功能。2、清除迷你圖迷你圖不能用Delete鍵刪除，如果要刪除迷你圖，可以選中迷你圖所在單元格，然后，在“設計”選項卡中，單擊“清除”按鈕右側的向下箭頭，從彈出的下拉列表中選擇“清除所選的迷你圖”選項。七、數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，不僅能改變行和列以查看數(shù)據(jù)的不同匯總，也可以顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)需要顯示區(qū)域中的明細數(shù)據(jù)。1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表之前，要去掉所有的篩選和分類匯總結果。（1）選擇數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意一個單元格，切換到功能區(qū)中的“插入”選項卡，在“表”選項組中單擊“數(shù)據(jù)透視表”按鈕，在彈出的菜