科研機構(gòu)項目檔案與信息管理制度

科研機構(gòu)項目檔案與信息管理制度第一章總則為規(guī)范科研機構(gòu)項目的檔案與信息管理，確保項目資料的有效保存、利用和安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。項目檔案是科研活動的重要組成部分，記錄了項目的全過程，涵蓋了項目立項、實施、評估及成果等信息，因此其管理工作必須做到規(guī)范、系統(tǒng)和高效。第二章適用范圍本制度適用于本機構(gòu)內(nèi)所有科研項目的檔案與信息管理工作，包括各類科研項目的立項、實施、變更、結(jié)題及后續(xù)評估等環(huán)節(jié)。所有參與項目管理的部門及人員均應遵守本制度。第三章檔案管理任務項目檔案管理的主要任務包括：項目資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱及借用。通過建立科學的檔案管理流程，提高項目檔案的利用效率，確保項目相關(guān)信息的真實、完整和可追溯。第四章檔案的收集與歸檔項目檔案的收集應在項目立項之初開始，相關(guān)材料包括但不限于：項目申請書、立項通知書、合同協(xié)議、經(jīng)費使用計劃、研究進展報告、會議紀要、實驗數(shù)據(jù)、成果報告及其他必要的支持文件。所有收集的材料應完整、清晰，符合歸檔標準。檔案的歸檔工作由項目負責人負責，需在項目結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔，確保檔案及時整理和存儲。第五章檔案的保管項目檔案應由專人負責保管，存放于指定的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防盜等安全措施。所有檔案須進行編號和登記，建立檔案管理臺賬。每年定期對檔案進行檢查，確保檔案的完整性和安全性。檔案交接時應填寫交接清單，并由交接雙方簽字確認。第六章檔案的查閱與借用查閱項目檔案的人員需填寫查閱申請表，經(jīng)過項目負責人或檔案管理人員批準后方可查閱。項目檔案原則上不外借，如需外借，需報請相關(guān)領導批準。查閱過程中不得對檔案進行涂改、拆換或損毀，確保檔案的原始狀態(tài)。第七章信息管理科研項目的信息管理包括項目進展信息、財務信息、成果信息以及其他相關(guān)數(shù)據(jù)的整理和存儲。項目負責人需定期更新項目信息，確保信息的準確性和時效性。信息應以電子文檔形式存儲，建立電子檔案管理系統(tǒng)，便于檢索和共享。第八章檔案的轉(zhuǎn)遞項目檔案在轉(zhuǎn)遞過程中應采取密封方式，確保檔案的安全和完整。轉(zhuǎn)遞檔案的人員需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并在轉(zhuǎn)遞完成后及時進行登記。對轉(zhuǎn)入的檔案應進行核對，確保無誤后辦理接收手續(xù)。第九章監(jiān)督與評估機制為確保本制度的有效實施，設立專門的監(jiān)督小組，對檔案與信息管理工作進行定期評估。評估內(nèi)容包括檔案的完整性、查閱效率、信息更新及時性等。評估結(jié)果將作為績效考核的重要依據(jù)，推動檔案管理工作的持續(xù)改進。第十章附則本制度由檔案管理部門負責解釋，自頒布之日起實施。根據(jù)實際情況和管理需要，定期對本制度進行修訂和完善。第十一章其他事項所有參與項目檔案及信息管理的人員應接受相關(guān)培訓，提高檔案管理意識，掌握檔案管理的基本技能。各部門在日常工作中應積極配合檔案管理部門的工作，確保檔案管理的規(guī)范性和有效性。第十二章附件附加的相關(guān)表格和文檔，包括查閱申請表、檔案交接清單、轉(zhuǎn)遞通知單及其他必要的管理工具，將在本制度后附上，供相關(guān)人員使