企業(yè)管理資料范本-公司檔案管理制度實施細(xì)則()

公司檔案管理管控規(guī)章制度管理管控細(xì)則為進(jìn)一步完善公司的管理管控體系，建立有效的檔案管理管控規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理管控工作的的規(guī)章制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理管控更有效的為公司管理管控工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實際情況，制定本細(xì)則。一、總則（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理管控工作是公司管理管控基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理管控工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司綜合管理管控部統(tǒng)一相關(guān)相關(guān)項目，統(tǒng)一管理管控。（三）公司檔案具體工作由綜合管理管控部進(jìn)行日常管理管控，其他各部門機構(gòu)在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司綜合管理管控部管理管控，各部門機構(gòu)不得分散保存。二、檔案管理管控相關(guān)人員配置及其職責(zé)公司綜合管理管控部指定并配備檔案管理管控相關(guān)人員，其基本職責(zé)如下：1、組織實施黨和國家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理管控制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理管控辦法和工作計劃等。在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)人、統(tǒng)一管理管控的原則下，根據(jù)管理管控要求對檔案材料的進(jìn)行積累、收集、立卷、歸檔工作。4、相關(guān)相關(guān)項目對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理管控，積極提供利用。5、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章規(guī)章制度，主動向公司分管檔案領(lǐng)導(dǎo)人反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受公司領(lǐng)導(dǎo)人的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。6、相關(guān)相關(guān)項目做好公司檔案材料的收集整理工作并在本月底內(nèi)，公司其它各部門機構(gòu)檔案資料全部移交至綜合管理管控部關(guān)水林處，確保本公司檔案的完整、真實和安全。7、辦理公司領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。三、檔案歸檔范圍及檔案接收與整理(一）公司檔案歸檔范圍主要有以下幾個方面：1、公司各項規(guī)章規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營計劃、管理管控決策等；2、公司內(nèi)部及與其他單位往來發(fā)文；3、辦公用品管理管控、采購、出車及維修記錄等；日常管理管控方面的企業(yè)員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、相關(guān)公司正式正式生效方法記錄、維修登記、材料收發(fā)，公司會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)，企業(yè)員工民主生活會方面的記錄等；4、人事方面的勞動合同協(xié)議、各項協(xié)議、企業(yè)員工獎懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、企業(yè)員工資料等。5、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同協(xié)議；年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費用預(yù)算、決算等；市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。6、倉庫管理管控方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容7、客戶考核評分、客戶檔案卡、客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄8、財務(wù)管理管控中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費用申請等9、日常經(jīng)營中的各種合同協(xié)議、司法文書，檔案方面的管理管控指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。10、營銷促銷活動方案及客戶資料、市場調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。以上各部門機構(gòu)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實物文件，各部門機構(gòu)將材籵歸檔整理好后全部移交到綜合管理管控部檔案室。（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規(guī)章規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽、經(jīng)營計劃、管理管控決策，公司內(nèi)部及與其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，財務(wù)報表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同協(xié)議及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程相關(guān)項目的文件等5年以上三級普通文件企業(yè)員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、相關(guān)公司正式正式生效方法記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計師排單，倉庫管理管控方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管，檔案方面的管理管控指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理管控、采購、出車及維修記錄等3年檔案編號方法1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門機構(gòu)及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學(xué)管理管控和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門機構(gòu)前兩個字拼音首字母命名，具體為：綜合管理管控部：ZH，生產(chǎn)部：SC，技術(shù)部：JS，質(zhì)量部：ZL市場營銷部：SHC，采購部：CG，財務(wù)部：CW，物資物流部：WZ。3、公司工程相關(guān)項目檔案編號為：CQLY-日期4、非工程相關(guān)項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門機構(gòu)管理管控統(tǒng)一，對內(nèi)規(guī)章制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般規(guī)章制度/規(guī)范性文件均需要編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。以財務(wù)部為例：編制方法：201406.CW01.XXX（2014年6月份財務(wù)報表）其中201406為日期，CW為財務(wù)部編號，01為財務(wù)部制定的代表財務(wù)報表的內(nèi)容（02為財務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號。歸檔方法及要求1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營各項活動的真實內(nèi)容和歷史進(jìn)程。2、涉及相關(guān)項目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及相關(guān)項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計劃，可歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；統(tǒng)計報表、預(yù)決算歸入針對年度）。3、按要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色本相關(guān)項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法筆或者黑色鋼筆書寫。4、對破損的文件材料在裝訂的同時應(yīng)進(jìn)行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔相關(guān)流程（一）歸檔規(guī)定時間。各部門機構(gòu)歸檔材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。凡材料每月整理的，應(yīng)在下月3號之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。涉及工程相關(guān)項目的歸檔材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進(jìn)行首先歸檔，各部門機構(gòu)首先歸檔后應(yīng)將同一相關(guān)項目的歸檔材料交客服部統(tǒng)一移交檔案部，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。檔案移交。各部門機構(gòu)不涉及工程相關(guān)項目的歸檔材料在部門機構(gòu)首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門機構(gòu)主管本相關(guān)項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法后移交檔案室；涉及工程相關(guān)項目的，各部門機構(gòu)首先歸檔后，由部門機構(gòu)主管本相關(guān)項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法并統(tǒng)一交檔案室。根據(jù)公司目前的經(jīng)營狀況及要求，財務(wù)檔案由財務(wù)部按照本實施細(xì)則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計（一）公司設(shè)置專用檔案庫房，庫房應(yīng)堅固，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補、復(fù)制或其他技術(shù)處理。（二）檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃-24℃，相對濕度應(yīng)保持在45%-60%。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙及存放易燃易爆或易霉變物質(zhì)，庫房管理管控相關(guān)人員調(diào)動工作時，對保存的檔案資料要詳細(xì)清點，履行交接手續(xù)。（三）建立檔案統(tǒng)計規(guī)章制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。及時、準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報。六、檔案借閱利用（一）檔案部根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密規(guī)章制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為普通文件的，借閱規(guī)定時間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門機構(gòu)經(jīng)理及檔案主管相關(guān)人員本相關(guān)項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法審批后方可借閱。2、借閱資料為重要文件的，借閱規(guī)定時間不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門機構(gòu)主管及行政與人資總監(jiān)本相關(guān)項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法審批后方可借閱。3、借閱資料為秘密文件的，借閱規(guī)定時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出檔案室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門機構(gòu)經(jīng)理、公司分管副總經(jīng)理及總經(jīng)理本相關(guān)項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法審批后方可借閱。（三）借閱檔案相關(guān)人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在檔案部門機構(gòu)調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱相關(guān)人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知檔案管理管控相關(guān)人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）根據(jù)不同檔案材料的分級及保管期限，結(jié)合實際情況，檔案部統(tǒng)計檔案庫內(nèi)各檔案的情況表。（二）定期對于已到期的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在公司行政分管領(lǐng)導(dǎo)人的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)人和主持下，由檔案部門機構(gòu)和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門機構(gòu)組成鑒定小組，具體相關(guān)相關(guān)項目檔案的鑒定工作。（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場相關(guān)相關(guān)項目銷毀，并在銷毀清單上本相關(guān)項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法。銷毀清冊由公司檔案室永久保存。八、檔案保密（一）檔案部管理管控相關(guān)人員及各部門機構(gòu)兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。（二）不準(zhǔn)向無關(guān)相關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過相關(guān)公司正式正式生效方法、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。（三）檔案相關(guān)人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人進(jìn)入檔案庫房。（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領(lǐng)導(dǎo)人，當(dāng)事者要及時出具書面報告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。九、公司企業(yè)員工獎懲及法律責(zé)任有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，公司將給予處分或10-100元不等的處罰，嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任：未按照本實施細(xì)則規(guī)定進(jìn)行文件編號、裝訂、填寫卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄等所需材料的；未按照規(guī)定規(guī)定時間移交檔案或者不積極配合各部門機構(gòu)兼職檔案員的工作的；未履行規(guī)定借閱程序擅自帶走檔案的；借閱檔案未登記或超出借閱規(guī)定時間未歸還又沒有履行延期借閱手續(xù)的；損壞、遺失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)保存的文件材料和檔案；對檔案進(jìn)行涂改、偽造的；對公司檔案占為己有、在職位變更或離職時不及時移交檔案材料，造成工作延誤或經(jīng)濟損失的；擅自出賣、倒賣檔案，給公司造成損失的；對各部門機構(gòu)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不到位，嚴(yán)重影響工作秩序的；對各部門機構(gòu)反饋的問題或建議未及時解決或處理，嚴(yán)重影響工作秩序的。對于各部門機構(gòu)積極配合檔案室工作的，由檔案部門機構(gòu)按月度或季度評選出最佳部門機構(gòu)及相關(guān)人員，經(jīng)層報執(zhí)行總經(jīng)理給予物質(zhì)獎勵，具體獎勵辦法參考公司相關(guān)管理管控規(guī)定。十、附則本實施細(xì)則經(jīng)征求各部門機構(gòu)意見，由公司總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理簽署批準(zhǔn)后立即執(zhí)行。本實施細(xì)則解釋權(quán)歸公司所有。卷內(nèi)目錄序號編號責(zé)任人文件名稱日期頁數(shù)關(guān)鍵備注重慶老院子酒業(yè)有限公司檔案封面檔案號保密等級檔案名稱整理人所屬部門機構(gòu)歸檔規(guī)定時間保管期限關(guān)鍵備注卷內(nèi)備考表本案卷情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件的數(shù)量、缺損、修改、補充、移出、銷毀、鑒定變更等情況。整理人：