《外貿(mào)英語函電u》課件

外貿(mào)英語函電PPT課件本課件旨在幫助學(xué)習(xí)者掌握外貿(mào)英語函電的寫作技巧，提升商務(wù)溝通能力。涵蓋詢盤、報(bào)價(jià)、訂單、信用證、付款等外貿(mào)流程中的常見函電類型。課程大綱11.外貿(mào)英語函電概述介紹外貿(mào)英語函電的基本概念、特點(diǎn)和重要性。22.外貿(mào)函電類型詳細(xì)講解外貿(mào)函電的主要類型，包括詢價(jià)函、報(bào)價(jià)函、訂單函等。33.外貿(mào)函電結(jié)構(gòu)分析外貿(mào)函電的結(jié)構(gòu)要素，包括開頭、正文、結(jié)尾等。44.外貿(mào)英語函電寫作技巧傳授外貿(mào)英語函電寫作技巧，如語言規(guī)范、格式排版、禮儀規(guī)范等。課程目標(biāo)掌握外貿(mào)函電寫作技巧熟悉常用函電類型，例如詢價(jià)函、報(bào)價(jià)函、訂單函等。學(xué)習(xí)不同類型函電的寫作結(jié)構(gòu)和格式。提升商務(wù)英語表達(dá)能力積累外貿(mào)函電常用詞匯和句型，提高商務(wù)英語寫作水平。學(xué)習(xí)運(yùn)用恰當(dāng)?shù)恼Z氣和禮儀，確保表達(dá)清晰、準(zhǔn)確、專業(yè)。增強(qiáng)商務(wù)溝通能力了解不同文化背景下的商務(wù)禮儀和溝通方式，提高與外國客戶的溝通效率。學(xué)習(xí)處理常見商務(wù)問題，例如詢價(jià)、報(bào)價(jià)、訂單、付款等。函電類型詢價(jià)函詢價(jià)函是外貿(mào)業(yè)務(wù)中最常見的函電之一，用于向供應(yīng)商或制造商咨詢商品的價(jià)格、規(guī)格、交貨期等信息。報(bào)價(jià)函報(bào)價(jià)函是供應(yīng)商或制造商根據(jù)客戶的詢價(jià)函，提供商品的價(jià)格、交貨期、付款方式等信息的函電。確認(rèn)函確認(rèn)函是用來確認(rèn)訂單、合同等重要事項(xiàng)的函電，確保雙方對(duì)內(nèi)容理解一致。感謝函感謝函是用來表達(dá)感謝的函電，可以用于感謝客戶的訂單、合作等。函電結(jié)構(gòu)標(biāo)題清晰簡(jiǎn)潔地概述函電的主要內(nèi)容，方便收件人迅速了解主題。稱呼使用正式的稱呼，例如"尊敬的先生/女士"或"尊敬的貴公司"，體現(xiàn)對(duì)收件人的尊重。正文詳細(xì)闡述函電內(nèi)容，使用清晰簡(jiǎn)潔的語言表達(dá)，并注意邏輯性和條理性。結(jié)束語表達(dá)對(duì)收件人的感謝或期望，例如"此致敬禮"或"盼復(fù)"，體現(xiàn)禮貌和專業(yè)性。簽名寫明發(fā)件人姓名、職位和公司名稱，并蓋章以示正式和有效。常見問候語正式通常用于商務(wù)場(chǎng)合，例如，商業(yè)信函、合同等。DearSir/MadamDearMr./Ms.[姓氏]非正式通常用于非商務(wù)場(chǎng)合，例如，朋友之間的信件或電子郵件。Hi[姓名]Hello[姓名]詢價(jià)函目的發(fā)送給供應(yīng)商，詢問商品價(jià)格和相關(guān)信息。內(nèi)容商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、付款方式等。目標(biāo)獲取報(bào)價(jià)，為下一步交易做準(zhǔn)備。報(bào)價(jià)函產(chǎn)品信息清晰描述商品規(guī)格、型號(hào)、材質(zhì)、顏色等信息，方便客戶了解產(chǎn)品細(xì)節(jié)。價(jià)格條款提供明確的價(jià)格方案，包括單價(jià)、總價(jià)、付款方式、運(yùn)費(fèi)等，確保客戶對(duì)交易金額了解清楚。有效期設(shè)置報(bào)價(jià)有效期，避免因時(shí)間因素導(dǎo)致報(bào)價(jià)失效，維護(hù)雙方權(quán)益。確認(rèn)函訂單確認(rèn)確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)，包括商品數(shù)量、價(jià)格、交貨日期等。物流確認(rèn)確認(rèn)貨物已發(fā)貨，并提供運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等信息。合同確認(rèn)確認(rèn)雙方已達(dá)成一致，并簽署合同，保證交易順利進(jìn)行。感謝函感謝函目的表達(dá)對(duì)客戶的感謝，維護(hù)良好關(guān)系。感謝客戶的合作，表達(dá)對(duì)未來合作的期待。感謝函內(nèi)容感謝客戶的訂單，感謝客戶的信任和支持。對(duì)客戶的幫助表示感謝，如提供信息或意見。對(duì)客戶的合作表示感謝，期待未來的合作。投訴函提出問題詳細(xì)說明投訴事項(xiàng)，例如延誤、質(zhì)量問題等，提供具體證據(jù)。尋求解決方案明確要求對(duì)方采取的解決措施，例如退款、更換、賠償?shù)?，并設(shè)定合理期限。語氣專業(yè)保持禮貌和客觀，避免情緒化用語，使用正式的商務(wù)語氣。記錄時(shí)間記錄投訴日期和時(shí)間，以便日后查詢和追溯。解釋函1說明原因解釋函用于解釋訂單延期、貨物短缺或質(zhì)量問題等情況。2提供解決方案解釋函應(yīng)提供解決方案，如延期交貨日期或退款。3表達(dá)歉意解釋函應(yīng)表達(dá)歉意，并承諾未來改進(jìn)。4保持友好關(guān)系解釋函應(yīng)保持友好關(guān)系，避免引起客戶不滿。付款函付款方式付款函是用來告知客戶付款方式的正式信函，如電匯、信用證等。付款期限付款函通常會(huì)明確付款期限，并說明逾期付款可能產(chǎn)生的后果。付款細(xì)節(jié)付款函應(yīng)包含清晰的付款細(xì)節(jié)，如銀行賬戶信息、收款人等。發(fā)貨通知11.訂單確認(rèn)確認(rèn)客戶訂單，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、運(yùn)輸方式等。22.準(zhǔn)備貨物安排貨物打包、貼標(biāo)簽，確保貨物完好無損，符合運(yùn)輸標(biāo)準(zhǔn)。33.運(yùn)輸安排選擇合適的物流公司，安排貨物運(yùn)輸，并提供貨物追蹤信息。44.通知客戶通過郵件、電話或其他方式通知客戶發(fā)貨信息，包括貨運(yùn)單號(hào)、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等。收貨確認(rèn)確認(rèn)貨物核對(duì)貨物數(shù)量和質(zhì)量，并檢查是否有損壞或遺失。簽署確認(rèn)在收貨單上簽字確認(rèn)收到貨物，并保留收貨單作為憑證。反饋信息及時(shí)將收貨信息反饋給供應(yīng)商，并告知任何問題或異常情況。延期函合同條款延期函需說明合同條款中關(guān)于延期的規(guī)定，例如是否允許延期，延期需要滿足什么條件等。延期原因明確說明延期的具體原因，例如不可抗力因素，生產(chǎn)問題，運(yùn)輸問題等。延期時(shí)間明確說明延期的時(shí)間范圍，例如延期多少天，延期到什么時(shí)候。取消函正式通知明確告知對(duì)方取消交易或合作意向。提供取消原因，但避免過度解釋。表達(dá)歉意禮貌地表達(dá)對(duì)對(duì)方造成的不便表示歉意。避免使用負(fù)面詞匯，保持專業(yè)語氣。追款函禮貌和專業(yè)追款函語氣要禮貌專業(yè)，避免使用強(qiáng)硬或威脅性的語言。明確且詳細(xì)追款函需要明確說明欠款金額、付款期限和付款方式，確保信息清晰無誤。附上相關(guān)證明追款函可附上發(fā)票、訂單等相關(guān)證明文件，佐證欠款情況。續(xù)簽合同11.重新協(xié)商條款雙方根據(jù)實(shí)際情況重新協(xié)商合同條款，并進(jìn)行修改和補(bǔ)充。22.確認(rèn)新條款雙方對(duì)修改后的合同條款進(jìn)行確認(rèn)，并簽署新的合同。33.更新合同內(nèi)容將新合同內(nèi)容存檔并更新相關(guān)記錄，確保雙方對(duì)新合同內(nèi)容保持一致。禮物邀請(qǐng)節(jié)日禮物在重要節(jié)日，如圣誕節(jié)、春節(jié)或情人節(jié)，向客戶贈(zèng)送精美禮物，表達(dá)節(jié)日問候，增進(jìn)情感。商務(wù)合作禮物當(dāng)合作達(dá)成或項(xiàng)目順利完成時(shí)，可以贈(zèng)送一些實(shí)用或具有紀(jì)念意義的禮物，感謝客戶的信任與支持。特殊紀(jì)念禮物在客戶生日或公司周年慶典時(shí)，可以贈(zèng)送一些個(gè)性化的禮物，例如刻有客戶姓名或公司標(biāo)志的紀(jì)念品，表達(dá)真誠的祝福。禮品選擇禮物應(yīng)根據(jù)客戶的喜好和文化背景選擇，避免送一些可能引起誤解的禮物。推薦新客戶介紹新客戶向潛在客戶介紹新客戶，擴(kuò)展業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，獲取更多商機(jī)。客戶關(guān)系管理建立良好客戶關(guān)系，贏得客戶信任，提高客戶滿意度。專業(yè)服務(wù)提供高質(zhì)量的專業(yè)服務(wù)，滿足客戶需求，建立長(zhǎng)期合作關(guān)系。合作共贏與新客戶建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。建議改進(jìn)積極主動(dòng)積極尋求改進(jìn)方法，不斷提升工作效率和質(zhì)量。換位思考站在客戶角度，了解其需求，并提供針對(duì)性的改進(jìn)建議。勇于創(chuàng)新探索新的解決方案，突破傳統(tǒng)思維，提升函電寫作水平。尋求反饋定期收集客戶反饋，針對(duì)問題進(jìn)行改進(jìn)，不斷完善函電內(nèi)容。應(yīng)對(duì)客戶不滿保持冷靜傾聽客戶的意見并保持鎮(zhèn)定，避免情緒化反應(yīng)。真誠道歉對(duì)客戶的不滿表示歉意，并承諾采取措施解決問題。積極解決問題理解客戶的訴求，提供有效的解決方案，并及時(shí)跟進(jìn)處理進(jìn)度。尋求解決方案必要時(shí)，尋求專業(yè)人士的幫助，例如客服部門或技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)。保持客戶關(guān)系積極溝通定期聯(lián)系，了解客戶需求，提供專業(yè)建議。優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供高質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)，滿足客戶期望。真誠關(guān)懷節(jié)日問候，生日祝福，展現(xiàn)企業(yè)真誠。快速響應(yīng)及時(shí)解決問題，滿足客戶需求，贏得信任。英語函電常用詞匯問候語常用的問候語包括：DearSir/Madam,DearMr./Ms.[姓名],ToWhomItMayConcern。交易術(shù)語常用的交易術(shù)語包括：FOB,CIF,CFR,DDP,CPT,EXW。付款方式常用的付款方式包括：L/C,T/T,D/P,D/A,O/A。運(yùn)輸方式常用的運(yùn)輸方式包括：Air,Sea,Rail,Road,Multimodal。語法點(diǎn)分析時(shí)態(tài)和語態(tài)正確使用時(shí)態(tài)和語態(tài)，確保句子意思清晰準(zhǔn)確。句子結(jié)構(gòu)理解主語、謂語、賓語等成分，避免語法錯(cuò)誤。詞匯搭配注意常用搭配，使語言表達(dá)更準(zhǔn)確地道。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，增強(qiáng)可讀性。格式與排版規(guī)范排版清晰明了，便于閱讀。精簡(jiǎn)內(nèi)容避免冗長(zhǎng)，簡(jiǎn)潔高效。統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)格式，便于識(shí)別。敬語使用體現(xiàn)尊重英文函電中常用“Yourssincerely”和“Yoursfaithfully”作為結(jié)束語，表示對(duì)收件人的尊重。表達(dá)禮貌根據(jù)函電的性質(zhì)和收件人的身份，選擇合適的敬語，體現(xiàn)專業(yè)禮儀。增強(qiáng)親近感在一些非正式的函電中，可以使用“Bestregards”或“Kindregards”等較為親切的敬語。商務(wù)禮儀著裝商務(wù)場(chǎng)合穿著得體、整潔，男士通常穿西裝，女士可以選擇職業(yè)套裝或連衣裙。避免過于休閑或暴露的穿著。溝通使用禮貌的語言，避免使用俚語或粗俗的詞匯。保持眼神交流，積極傾聽，尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。時(shí)間觀念準(zhǔn)時(shí)赴約，并尊重對(duì)方的時(shí)間安排。避免遲到或過早離開會(huì)議。禮節(jié)握手時(shí)應(yīng)保持眼神交流，并適度用力。在