檔案管理規(guī)章制度細(xì)則

檔案管理規(guī)章制度細(xì)則

在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，制度起到的作用越來(lái)越大，制度是一種

要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。大家知道制度的格式嗎？下面是由作

者給大家?guī)?lái)的檔案管理規(guī)章制度細(xì)則7篇，讓我們一起來(lái)看看！

檔案管理規(guī)章制度細(xì)則篇1

為有效地保存制度，特制度《檔案鑒定、銷毀制度》。

一、必須建立由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能科室負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)和

檔案員組成的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。定期對(duì)檔案進(jìn)行全面和部分檔案的鑒

定。

二、根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門規(guī)定，確定各類檔案的保管期限，正確

劃分需要保密檔案的密級(jí)。

三、對(duì)檔案的全面鑒定每五年進(jìn)行一次，對(duì)部分檔案根據(jù)實(shí)際需

要確定。通過(guò)鑒定的檔案，必須寫出鑒定報(bào)告，注明鑒定意見(jiàn)和日期，

并由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)簽名。

四、通過(guò)鑒定的檔案，力求達(dá)到保定期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量符

合標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)在鑒定中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員整改；對(duì)

已超過(guò)保管期或失去價(jià)值的檔案，必須慎重處理，嚴(yán)格掌握，還有一定

價(jià)值的檔案可暫封存，待觀察后再行銷毀。

五、對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)先造好清冊(cè)，提交銷毀報(bào)告，經(jīng)有關(guān)

領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)送檔案主管機(jī)關(guān)備案，在銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行專關(guān)保

密規(guī)定。

六、要檔案的保管過(guò)程中，要切實(shí)做好檔案銷毀后的善后工作。

檔案管理規(guī)章制度細(xì)則篇2

一、定期把各部門上交的具有保存、查考、利用價(jià)值的各種載體

形式的歷史記錄收進(jìn)檔案室。

二、室藏檔案、資料要分類單獨(dú)存放，檔案柜、架等要排列整齊、

美觀。

三、檔案的收進(jìn)、整理、利用要詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，并做到數(shù)字準(zhǔn)確、真

實(shí)。

四、查閱檔案要嚴(yán)格履行手續(xù)，閱完經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，及時(shí)入庫(kù)。

對(duì)借出的檔案要按期限及時(shí)歸還。

五、室藏檔案、資料要每半年清點(diǎn)一次。

六、要加強(qiáng)對(duì)檔案的安全工作，制定八防，配齊防火、防盜、

防蟲(chóng)等設(shè)備，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，確保檔案資料萬(wàn)無(wú)一失。

七、檔案室由檔案干部專人管理，查瑪人員及其他人員不得隨便

進(jìn)入。

八、對(duì)應(yīng)該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全，并進(jìn)

性整理，定期交檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個(gè)人不得據(jù)為己有或

拒絕歸檔。

九、歸檔范圍：凡是幼兒園工作活動(dòng)中形成的能反映本園工作活

動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件、材料、圖片等均屬歸檔范圍。

十、歸檔時(shí)間：各部門應(yīng)在每學(xué)期放假前將本學(xué)期的文件材料收

集齊全，按照歸檔要求整理好，移交幼兒園檔案室。交接雙方根據(jù)交接

目錄清點(diǎn)校對(duì)，并履行簽字手續(xù)。

十一、歸檔要求：

1、歸檔的文件材料要字跡清楚工整，一律使用藍(lán)黑墨水或者碳素

墨水書(shū)寫，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、彩色筆、復(fù)寫紙，普通打印、

復(fù)印撰寫和批示文件材料，必須用復(fù)印機(jī)復(fù)印，噴墨或激光打印機(jī)打印

的正規(guī)影印件。

2、歸檔的文件材料要保持他們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，

科學(xué)的立卷、分類、編目。

3、檔案標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，保管期限劃分準(zhǔn)確，便于保管和利用。

檔案管理規(guī)章制度細(xì)則篇3

(-)總則

1、為了加強(qiáng)師資管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才培養(yǎng)人才，不斷搜集、積累

教師業(yè)務(wù)水平情況，對(duì)教師教學(xué)科研水平進(jìn)行考核，必須建立健全教師

業(yè)務(wù)檔案，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在對(duì)教師進(jìn)行考核、評(píng)估、晉升、獎(jiǎng)懲方

面的作用，特制定本辦法。

2、教師業(yè)務(wù)檔案主要收集和記載教師在教育教學(xué)、科研活動(dòng)中形

成的主要成果材料(教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)水平、教學(xué)效果、科研論

文、專著、教材等以及對(duì)這些材料的評(píng)價(jià)，專家的學(xué)術(shù)鑒定材料、圖片

等)。

3、對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的認(rèn)真收集、整理是加強(qiáng)教學(xué)，科研管理的重

要舉措之一。

(-)業(yè)務(wù)檔案搜集

1、建立健全業(yè)務(wù)檔案材料的搜集整理制度，材料要全面、完整、

準(zhǔn)確，由專人負(fù)責(zé)管理。

2、通過(guò)各種渠道收集教師任課、進(jìn)修、觀摩教學(xué)、改革教學(xué)方法、

科學(xué)研究等成果、學(xué)術(shù)活動(dòng)、外語(yǔ)狀況、計(jì)算機(jī)情況、學(xué)術(shù)水平鑒定及

參加有關(guān)會(huì)議總結(jié)等材料。

3、對(duì)歸檔材料要驗(yàn)證真?zhèn)魏屯暾c否，要求用黑鋼筆或黑水筆填

寫，書(shū)寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆填寫。

(三)業(yè)務(wù)檔案材料的管理

1、對(duì)材料收集整理時(shí)檔案管理的基礎(chǔ)工作，是政績(jī)材料向檔案轉(zhuǎn)

化的重要步驟，這是項(xiàng)經(jīng)常性的工作。對(duì)接收來(lái)的材料，按理卷的要求

進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理，大致分為六類；

（1）個(gè)人基本情況：包括登記表、學(xué)歷及職稱復(fù)印件、獎(jiǎng)懲復(fù)印

件等；

（2）教學(xué)活動(dòng)，包括任課、進(jìn)修、觀摩、改革教學(xué)方法、更新教

材、改進(jìn)實(shí)驗(yàn)方法、設(shè)備、措施等；

（3）學(xué)術(shù)活動(dòng)，包括參加學(xué)術(shù)研討會(huì)議、學(xué)術(shù)交流，學(xué)術(shù)任職等

（具有復(fù)印件）。

（4）科研活動(dòng)，包括教學(xué)資料編寫，科研論文，著作科研成果的

登記及復(fù)印件；項(xiàng)目的立項(xiàng)運(yùn)作，完成的情況；

（5）計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)考試、培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況（證書(shū)復(fù)印件）；

（6）教學(xué)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書(shū)、教案、反思及專家評(píng)課資料，業(yè)務(wù)上的

工作獎(jiǎng)勵(lì)、鑒定、評(píng)語(yǔ)等據(jù)實(shí)記載（證書(shū)復(fù)印件）；

2、對(duì)檔案材料的整理工作要求及時(shí)準(zhǔn)確，利于考核、考查材料的

準(zhǔn)確程度及學(xué)術(shù)價(jià)值；

3、業(yè)務(wù)檔案的使用，要確定閱檔人員范圍，建立業(yè)務(wù)檔案?jìng)鏖喼?/p>

度。

檔案管理規(guī)章制度細(xì)則篇4

一、目的

為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、

及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于

高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、適用范圍

適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

三、職責(zé)

公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

四、原則

分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

五、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、

面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身

份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)王及晉級(jí)表、離職證明、各

類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)

審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓(xùn)

統(tǒng)計(jì)表。

3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)

系，死亡等情形。

六、程序

1、新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，

統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書(shū)寫上檔案袋編號(hào)、

員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙

質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)

為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴(yán)格遵守公

司《員工保密管理制度》。

2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個(gè)人人事

檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件

的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體

檢報(bào)告、離職（失業(yè)）證明等。

七、為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性

強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入，

具體時(shí)限要求如下:

1、新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日

起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；

2、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)、培訓(xùn)管理、考核管理、獎(jiǎng)懲管理信息自生成之

日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；

3、社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入,

并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。

八、人事檔案借/調(diào)閱

1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)有效

批準(zhǔn)。

2、本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

3、部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事

部門主管審核，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4、部門主管級(jí)別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。

5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。

如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管

批準(zhǔn)。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和

污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，

借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。

6、所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。

九、人事檔案歸屬

1、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù)；檔案分類

編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目

錄，以便查閱。

2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年

以后銷毀。部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后

銷毀。

十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實(shí)施。

發(fā)出部門：行政人事部

借用、查閱人事檔案審批表

公司員工檔案管理制度（二）：公司人事檔案管理辦法

—公司

人事檔案管理辦法

20_年9月

檔案管理規(guī)章制度細(xì)則篇5

第一章總則

1.1工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對(duì)工程項(xiàng)目的開(kāi)展

及公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有著重要作用；為加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的管理職責(zé)，規(guī)

范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實(shí)際情況，制定本規(guī)定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改

建、技術(shù)改造及安裝等項(xiàng)目的從立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收過(guò)程中的文件編制、檔

案、收集、管理。

1.3項(xiàng)目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項(xiàng)目部統(tǒng)一管理，

重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安

全，并便于使用。

1.4項(xiàng)目部根據(jù)工程項(xiàng)目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整

理、歸檔的工作體系。

第二章工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)

2.1項(xiàng)目部是公司項(xiàng)目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負(fù)責(zé)組織相關(guān)

部門和人員收集、整理項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的所有相關(guān)文件；并

對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊(cè)。

2.2現(xiàn)場(chǎng)工作組是項(xiàng)目部的下屬部門，受項(xiàng)目部的直接領(lǐng)導(dǎo)，在項(xiàng)

目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場(chǎng)施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、

決算、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理；接收、審核施工、監(jiān)理等

相關(guān)方移交的資料，并對(duì)收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。

2.3檔案室接收項(xiàng)目部移交的項(xiàng)目檔案，并加以分類、整理、管理,

并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。

第三章項(xiàng)目工程檔案管理流程

3.1工程項(xiàng)目檔案是指導(dǎo)工程項(xiàng)目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的重要

依據(jù)，是繼承工程項(xiàng)目知識(shí)的重要手段，因此工程項(xiàng)目檔案管理先明確

責(zé)任；項(xiàng)目部根據(jù)工程特點(diǎn)，明確項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的過(guò)程中

檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。

3.2從項(xiàng)目開(kāi)始立項(xiàng)，項(xiàng)目部制定工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人，工程項(xiàng)目

施工前由項(xiàng)目部指定人員收集立項(xiàng)、選定工程合作單位、設(shè)計(jì)、預(yù)算等

相關(guān)資料，從項(xiàng)目施工至竣工驗(yàn)收階段由現(xiàn)場(chǎng)工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項(xiàng)目工程的邏輯性，對(duì)工程

項(xiàng)目資料進(jìn)行分類整理，對(duì)缺少的資料應(yīng)及時(shí)收集，使工程資料完整、

邏輯條理清晰。

3.4根據(jù)工程項(xiàng)目特性，現(xiàn)場(chǎng)工作人員在適當(dāng)時(shí)候?qū)⒐こ藤Y料移交

項(xiàng)目部，由項(xiàng)目部，由項(xiàng)目統(tǒng)一整理、登記、編號(hào)、組卷。根據(jù)其邏輯

順序，分類保存，保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，方便管理查詢。

3.5項(xiàng)目部對(duì)移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，

項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)歸檔，方便資料需要人的使用，項(xiàng)目部歸檔的工程資料應(yīng)

為原件，項(xiàng)目部自留復(fù)印件。

檔案室應(yīng)做好項(xiàng)目部移交資料的登記，并對(duì)移交工程資料單獨(dú)歸

類存放。

3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，

借閱復(fù)印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說(shuō)明,

備注原因。

工程項(xiàng)目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時(shí)通知借閱人，按期歸還。

第四章項(xiàng)目工程檔案管理

4.1工程項(xiàng)目文件是在項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息

記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文

件等。

4.2工程項(xiàng)目檔案從立項(xiàng)到驗(yàn)收交付過(guò)程中，施工、監(jiān)理等相關(guān)方

應(yīng)主動(dòng)將相關(guān)資料移交現(xiàn)場(chǎng)工作人員；同時(shí)檔案收集人應(yīng)及時(shí)收集及催

促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項(xiàng)

目部，由項(xiàng)目部統(tǒng)一整理、分類，在項(xiàng)目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項(xiàng)目

特點(diǎn)，由項(xiàng)目部將需要?dú)w檔的檔案移交公司檔案室。

4.3檔案收集工作的要求

(1)認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案的原則；

(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律；

(3)保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確；

(4)認(rèn)真審核，未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時(shí)補(bǔ)齊；

(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項(xiàng)目資料的收集管理

4.4.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件(施工前)以及設(shè)

備，工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件,

并按規(guī)定向項(xiàng)目部移交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件(見(jiàn))。

4.4.2項(xiàng)目施工階段，由承包單位負(fù)責(zé)其項(xiàng)目全部文件的收集、積

累、整理，并移交現(xiàn)場(chǎng)工作組；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項(xiàng)目監(jiān)理

文件，并提交現(xiàn)場(chǎng)工作組。

4.4.3項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段，承包單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目完工資料的收集、整

理，提交現(xiàn)場(chǎng)工作組;現(xiàn)場(chǎng)工作組負(fù)責(zé)竣工驗(yàn)收階段所有資料的收集、

整理。

4.4.4反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種

載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)工程項(xiàng)目檔案。

收集范圍包括立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文

件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗(yàn)收文件等。

4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。

4.5工程項(xiàng)目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動(dòng)移

交相結(jié)合，在資料收集整理過(guò)程中，對(duì)形成的項(xiàng)目工程文件進(jìn)行鑒別，

包括完整性、準(zhǔn)確性鑒別以及審批情況。

4.6項(xiàng)目工程檔案的分類要求

(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項(xiàng)目活動(dòng)的

性質(zhì)和特點(diǎn)；

(2)在公司各類工程項(xiàng)目中，同一類工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致;

(3)分類層次，類目要簡(jiǎn)明，不宜過(guò)多過(guò)繁；

(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

4.7檔案整理工作遵循項(xiàng)目檔案的自然形成規(guī)律，保持項(xiàng)目檔案材

料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分

門別類的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)

收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按年度、工程整理。

4.7.2勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按工程

項(xiàng)目整理。

4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項(xiàng)目工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗(yàn)收記

錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形

成的文件按工程項(xiàng)目整理。

4.8項(xiàng)目檔案案卷管理

4.8.1組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文

件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案

管理要求。

4.8.2基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含

初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)

收等排列。

4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料，外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收（自制設(shè)

備設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)

備維護(hù)等排列。

4.8.4項(xiàng)目檔案號(hào)，要反映項(xiàng)目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項(xiàng)

目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致；項(xiàng)目檔案號(hào)應(yīng)力求簡(jiǎn)

明，不要過(guò)于復(fù)雜繁瑣。

項(xiàng)目檔案號(hào)二分類號(hào)+案卷順序號(hào)。

4.9工程項(xiàng)目檔案的編目包括登記號(hào)、登記日期、檔案號(hào)、案卷題

名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。

4.10工程項(xiàng)目資料的更改

4.10.1當(dāng)工程項(xiàng)目文件需要更改時(shí)，文件更改人或更改部門通知

收集管理人，并說(shuō)明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。

4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項(xiàng)目管理制度要

求進(jìn)行審批，經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時(shí)交予檔案收集管理人，收集人交

上級(jí)管理部門或檔案室，并做好更改備注。

4.11工程項(xiàng)目檔案的借閱

需要臨時(shí)借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)

附件），經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復(fù)

印件，借閱后必須及時(shí)歸還，《工程借閱記錄》（見(jiàn)附件），如果原件一

般情況下不外借，如確需外借，說(shuō)明原因。

4.12項(xiàng)目工程檔案的保管期限由項(xiàng)目部根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定而制定,

在項(xiàng)目部將資料歸檔移交檔案室時(shí)明確提出，由檔案室人員在保管期滿

后，提出銷毀申請(qǐng),項(xiàng)目部決定其銷毀與否。

4.13工程項(xiàng)目合同管理

工程項(xiàng)目合同是工程項(xiàng)目的重要資料，作為項(xiàng)目實(shí)施及工程價(jià)款

支付的依據(jù)，現(xiàn)場(chǎng)工作組、項(xiàng)目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項(xiàng)目管理

的重點(diǎn)。

工程項(xiàng)目合同一經(jīng)審批簽訂后，項(xiàng)目部組織相關(guān)人員收集，并移

交檔案室，通知做好留底工作。

工程項(xiàng)目發(fā)生變更后，修要更改合同或補(bǔ)充的，項(xiàng)目部應(yīng)在合同

修改或補(bǔ)充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。

第五章附則

5.1本制度由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)解釋。

5.2本制度由項(xiàng)目部制定、修改，自總裁批準(zhǔn)之日？生效實(shí)施。

檔案管理規(guī)章制度細(xì)則篇6

一、檔案人員崗位責(zé)任制

1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。

忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級(jí)各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得

崗位資格證書(shū)。

2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》和

《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔

案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成

檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，

并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或

刑事責(zé)任。

3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形

成過(guò)程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

4、切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊

全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔

案管理的現(xiàn)代化。

5、同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保

管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意

見(jiàn)，造具銷毀清冊(cè)，寫出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一

起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

6、保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八

防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情

況，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事

故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。

7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔

案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持

做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制

利用效果實(shí)例和檔案信息。

8、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案

資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì)、單位工程驗(yàn)收會(huì)、初

步竣工驗(yàn)收會(huì)、竣工驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng)，認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)該歸檔

的文件材料，并整理歸檔。

10、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案

管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。

11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對(duì)單位內(nèi)部各科室和

所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

二、檔案保管制度

1、收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。

2、保管檔案和資料，必須使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮知卷盒,

并排列有序，便于查找。

3、檔案資料庫(kù)房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防

水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防太陽(yáng)光直射、防有害氣體等

“十防”設(shè)施。

4、隨著氣候變化，做好庫(kù)房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時(shí)進(jìn)

行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

5、檔案資料庫(kù)房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開(kāi)，但

要相對(duì)集中，便于管理。

6、庫(kù)房專管人員進(jìn)出庫(kù)房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得

隨意進(jìn)入庫(kù)房。

7、必須定期檢查、清點(diǎn)庫(kù)藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、

破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失

檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。

8、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移

交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

三、檔案復(fù)制制度

1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。

2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)

制。

3、破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。

4、對(duì)利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案,

減少檔案的磨損。

四、檔案查借閱制度

1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須

在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)

查閱，確實(shí)要借出的檔案，必須經(jīng)分管處長(zhǎng)簽批，方可辦理借閱手續(xù)，

借閱時(shí)間一般不超過(guò)一周。

3、外單位來(lái)查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽

字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。

4、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準(zhǔn)涂改撕毀，

不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外

泄。

5、查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

6、借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接

簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及

追究責(zé)任。

五、檔案庫(kù)房管理制度

為了加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案

的完整與安全，特制定本制度。

1、保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅(jiān)持不定期查庫(kù)，并認(rèn)真做

好記載。

2、注意庫(kù)房安全。庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃;、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫(kù)

房隨時(shí)關(guān)門上鎖，不允許非庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)內(nèi)。

3、定時(shí)測(cè)量記錄庫(kù)內(nèi)溫度。要求庫(kù)內(nèi)溫度控制在14一24七，相對(duì)

濕度控制在45—60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開(kāi)關(guān)工

作。

4、搞好庫(kù)內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲(chóng)、防

鼠、防有害氣體等“十防”工作。

5、遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)不

受破壞。

六、檔案立卷歸檔制度

1、歸檔范圍

凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門

類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實(shí)物以及上級(jí)印

發(fā)需要本單位長(zhǎng)期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

2、歸檔時(shí)間

（1）各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，各科室應(yīng)在工作完成后及時(shí)

向綜合檔案室移交。

（2）堤防建設(shè)工程在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第

一時(shí)間移交給綜合檔案室。

（3）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊(cè)，保管

一年后移交給綜合檔案室。

3、歸檔要求

（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案

一式貳份，堤防建設(shè)項(xiàng)目檔案按上級(jí)要求制定份數(shù)。

（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書(shū)寫，

禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書(shū)寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。

（3）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

（5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門在

各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過(guò)程。

4、歸檔手續(xù)

移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩

份，經(jīng)清點(diǎn)無(wú)誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。

七、“三納入”、“四參加”制度

1、將檔案工作納入到堤防處工作計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位

責(zé)任制中。

2、堤防處有關(guān)會(huì)議要有檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。

3、工程項(xiàng)目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動(dòng)要有專（兼）

職檔案人員參加。

4、科技項(xiàng)目的鑒定，有檔案專職人員參加。

5、基建、設(shè)備、科研成果驗(yàn)收活動(dòng)有檔案專職人員參加。

檔案人員參加以上活動(dòng)中帶回的圖片資料，必須及時(shí)登記和整理,

分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)處罰。

八、檔案史料編研制度

1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開(kāi)發(fā)、利用的職

能部門，編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)堤防

處歲修、防汛、堤防管理過(guò)程中形成的檔案史料，堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的

搞好編研和開(kāi)發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

2、根據(jù)堤防處各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介

紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題文件匯編等必須編寫的檔案史

料。

3、深層次的編研工作，可根據(jù)堤防處的特點(diǎn)，由檔案部門或組織

專門寫作班子集中進(jìn)行編寫。

4、編研的檔案史料，只限堤防處內(nèi)部使用，不得對(duì)外借閱和向社

會(huì)公布。如確因工作需要，外借或向社會(huì)公布檔案資料時(shí)，必須經(jīng)處分

管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理手續(xù)。

九、文書(shū)材料歸檔制度

1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、

各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像一一即照片、錄像、

錄音等）各類檔案均須及時(shí)送本機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔。

（1）文書(shū)檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

（2）會(huì)巾檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準(zhǔn)后，繼續(xù)在財(cái)

會(huì)部門保存一年期滿時(shí)，向綜合檔案室移交。

（3）科技檔案，應(yīng)分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工

程或其他技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。

（4）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級(jí)檔案部

門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時(shí)歸檔。

2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機(jī)關(guān)職能

工作的，凡記述本處實(shí)際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)歷史面貌的文件（包括正

式文件和一般文件材料）電報(bào)、圖紙（含底圖）圖表、報(bào)表簿冊(cè)（即各

種登記簿、帳簿、名冊(cè)）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

3、歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材粕的種類、稿本、份數(shù)以及每

件文件的頁(yè)數(shù)均須齊全完整。

4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按

文件的保存價(jià)值（即永久、長(zhǎng)期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸

檔。

5、歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類立卷。正件與附件、

印件與定稿、請(qǐng)示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同

一文件不得分開(kāi)立卷。

6、按年度歸檔的檔案（如文書(shū)、會(huì)議……檔案等），跨年度的請(qǐng)

示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒(méi)有復(fù)文的請(qǐng)示歸入請(qǐng)示年；跨年度的規(guī)劃

歸入針對(duì)的第一年；跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開(kāi)幕年；非訴訟案材料.

歸入結(jié)案年。

7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者一一問(wèn)題一一時(shí)間排列,

使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次

稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材

料在前依據(jù)材料在后。

8、卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁(yè)編所在頁(yè)號(hào)或件號(hào)。即：

裝訂的卷，在有文字的每頁(yè)文件的下面右上角，背面左上角編全

卷文件統(tǒng)一的順序頁(yè)號(hào)；

不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁(yè)右上角加蓋檔號(hào)章，在章內(nèi)填上

順序件號(hào)；

圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。

9、凡歸檔案卷，不論永久、長(zhǎng)期和短期保存價(jià)值，均須按規(guī)定格

式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。

（1）填寫目錄時(shí)，不得隨便改變和簡(jiǎn)化文件題名（即標(biāo)題）；

（2）對(duì)沒(méi)有題名或題名（如通知）不能反映文件實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文件,

應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；

（3）對(duì)沒(méi)有責(zé)任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚,

補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；

（4）會(huì)議記錄、應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；

（5）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

（6）填寫卷內(nèi)文件的情況說(shuō)明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。無(wú)需說(shuō)

明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間填上；

（7）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

10、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職

務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。

11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書(shū)針、別針、大頭針……等

金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，

應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。

12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)

文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊，

做到右、下側(cè)齊整；采直徑1—1。5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”

裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應(yīng)用細(xì)線和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷

目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要

求填寫清楚。

14、歸檔案卷的標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)

由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對(duì)責(zé)任者簡(jiǎn)

稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

十、檔案移交制度

1、國(guó)家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長(zhǎng)期保管檔案，本處必

須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上

注明。

2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦

理調(diào)離手續(xù)。

3、對(duì)檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計(jì)和移

交工作作好準(zhǔn)備。

4、移交登記要本著實(shí)事求是的原則，既要有綜合性的報(bào)表，又要

有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。

十一、會(huì)計(jì)檔案管理制度

為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理與利用，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。

1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等

會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，均應(yīng)由財(cái)務(wù)科按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成

冊(cè)°在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊(cè)全部

移交到綜合檔案室保管。

2、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊(cè)的封裝，

個(gè)別需要拆裝、整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職

責(zé)。

3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀，不得失密和泄密。

4、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，須由財(cái)務(wù)科長(zhǎng)陪同借閱。

5、對(duì)保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)處

檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)后，方可銷毀，監(jiān)銷人

員在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。

十二、聲像檔案管理制度

為了加強(qiáng)聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開(kāi)發(fā)和利用聲

像檔案信息資料，特制定本制度。

1、對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以

備管理使用。

2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國(guó)家

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。

3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、

錄相帶。

4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時(shí)按

規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。

5、對(duì)收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密管理。

十三、實(shí)物檔案管理制度

為了加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利

用實(shí)物檔案，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》，特制定本制度。

1、對(duì)實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安

全，以備開(kāi)發(fā)和利用。

2、實(shí)物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)

杯。

3、實(shí)物檔案的歸檔，要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈，注意防

火、防潮、防塵。

4、實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間要求處屬各科室應(yīng)及時(shí)將實(shí)物檔案移交檔

案室歸檔。

5、實(shí)物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，

如果展出，要對(duì)展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。

6、實(shí)物檔案如有破損，必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長(zhǎng)實(shí)

物檔案壽命。

7、建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及

時(shí)解決。

十四、檔案保密制度

1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，

明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全的完整。

2、保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密，必須按照國(guó)家

有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要

單獨(dú)保管。

3、檔案庫(kù)房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）

鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫(kù)房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題

及時(shí)處理。

4、不該說(shuō)的國(guó)家秘密不說(shuō)，不該知道的國(guó)家秘密不問(wèn)，不該看的

國(guó)家秘密不看，不該記錄的國(guó)家秘密不記錄。

5、不準(zhǔn)私自或在無(wú)保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀于

國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國(guó)家秘密的文件、檔

案、資料和物品作為廢品出售。

6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手

續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露

秘密文件的內(nèi)容。

7、不準(zhǔn)攜帶屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開(kāi)會(huì)、

參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密

部門審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管。

8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰?guó)家秘密。

9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,

及時(shí)報(bào)告。

10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及

時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

十五、檔案鑒定銷毀制度

1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，成員由檔案

人員及有關(guān)部門的人員組成。

2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)

繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時(shí)組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。

3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明

鑒定意見(jiàn)，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對(duì)無(wú)保存價(jià)值需要銷毀

的檔案及文件材料，要造出清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并

報(bào)送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。

4、對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管

利用價(jià)值需要延長(zhǎng)保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第

一次鑒定的年限算起。

5、經(jīng)過(guò)鑒定，對(duì)延長(zhǎng)保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要

達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案

不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人

負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

6、銷毀檔案時(shí)，監(jiān)銷人員不得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)

部門派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)

核實(shí)，銷毀后要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將銷毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

7、銷毀檔案時(shí)，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)

不得離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)。

8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

十六、檔案利用制度

1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔

案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利

用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋，任何人不得例外。

2、外單位來(lái)查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗(yàn)查

閱人員的身份和問(wèn)清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生,

不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

5、借閱檔案時(shí)間一般不超過(guò)3天，延長(zhǎng)時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù)，最

多不得超過(guò)7天，借用份數(shù)每人每次不得超過(guò)3份。

6、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不

得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。

7、借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查，并做

好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長(zhǎng)期離崗必須在離崗前，將所借檔

案全部歸還，以利保管和利用。

8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料,

以利安全保密等工作。

9、凡在借閱檔案過(guò)程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按

《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

10、復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)枇準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔

案員核對(duì)無(wú)誤，加蓋公章，方可有效。

11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內(nèi)容、種

類和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的