2023年湖南豐創(chuàng)廣告有限公司商務(wù)接待方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1背景介紹............................................................1

2接待目的............................................................1

3接待時(shí)間和地點(diǎn)......................................................1

4接待對(duì)象............................................................2

5接待日程............................................................2

6接待流程............................................................3

6.1第一天接待....................................................3

6.2第二天接待....................................................4

6.3第三天接待....................................................5

7接待準(zhǔn)備............................................................6

8部門分工............................................................7

9費(fèi)用預(yù)算............................................................8

10接待預(yù)案..........................................................10

參考資料............................................................12

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2023年湖南豐創(chuàng)廣告有限公司商務(wù)接待方案設(shè)計(jì)

1背景介紹

湖南豐創(chuàng)廣告有限公司將于2023年10月08日上午在總經(jīng)理的帶領(lǐng)下一行

5人來我公司進(jìn)行為期3天的訪問，湖南豐創(chuàng)廣告有限公司成立于2020年12

月29日，擁有優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)，經(jīng)營(yíng)范圍包括廣告燈箱銷售、制作服務(wù)、發(fā)布

服務(wù)、國(guó)內(nèi)外代理服務(wù)；廣告設(shè)計(jì)；路牌、路標(biāo)、廣告牌安裝施工；房屋裝飾；

公共建筑裝飾和裝修；新型裝飾材料銷售；建筑裝飾材料的批發(fā)，建筑裝修裝

飾工程專業(yè)承包等。該公司與本公司有長(zhǎng)期的合作關(guān)系的想法，此次訪問的目

的是為了更好地樹立公司的良好形象，促進(jìn)雙方發(fā)展，加強(qiáng)技術(shù)交流。

多年的廣告制作經(jīng)驗(yàn)和市場(chǎng)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)使他在廣告界享有一定的知名度，并

受到廣大客戶的高度評(píng)價(jià)。他們的銷售和服務(wù)團(tuán)隊(duì)都是由高技能的行業(yè)專業(yè)人

員和接受過嚴(yán)格培訓(xùn)的技術(shù)人員組成，為客戶提供細(xì)致的售前及售后服務(wù)?！跋?/p>

客戶之所想，急客戶所未急”是他們的服務(wù)理念。面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，需要

不斷地提升自己，把握市場(chǎng)的趨勢(shì)，根據(jù)市場(chǎng)的變化及時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略，以更

好的滿足大眾的需求，成為客戶心中認(rèn)可的一員，不是簡(jiǎn)單的提供服務(wù)，而是

共同努力，共同成長(zhǎng)。

為加強(qiáng)進(jìn)一步的了解，為了促進(jìn)湖南豐創(chuàng)廣告有限公司和我公司的進(jìn)一步

合作，樹立良好的形象，以及促進(jìn)我公司又好又快的發(fā)展，公司各部門員工必

須重視此次的接待工作，做好全方位的準(zhǔn)備。為此特別精心的安排與制定本次

商務(wù)接待方案。

2接待目的

（1）增進(jìn)層級(jí)和時(shí)間單位更好的理解，促進(jìn)部門同志更好的工作；

（2）加強(qiáng)我們與外界的廣泛聯(lián)系，有助于進(jìn)一步促進(jìn)我們工作的發(fā)展；

（3）幫助我們開闊視野，學(xué)習(xí)其他單位的工作經(jīng)驗(yàn)，幫助自己成長(zhǎng)；

（4）為促進(jìn)合作，樹立形象，特安排此次接待方案。

3接待時(shí)間和地點(diǎn)

接待時(shí)間：2023年10月08日——10月10日

接待地點(diǎn)：長(zhǎng)沙黃花國(guó)際機(jī)場(chǎng)

接機(jī)時(shí)間：2023年10月08日10點(diǎn)00分

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

下榻酒店：宜必思尚品酒店（長(zhǎng)沙國(guó)際會(huì)展中心店）

送客地點(diǎn)：長(zhǎng)沙黃花國(guó)際機(jī)場(chǎng)

4接待對(duì)象

表1來訪客人信息表

序號(hào)姓名職務(wù)年齡性別

1劉柏宏總經(jīng)理40男

2林子帆銷售經(jīng)理35男

3江奕云秘書25女

4廈志豪市場(chǎng)部經(jīng)理30男

5林玟書辦公室主任28女

5接待日程

表2日程表

序號(hào)日期時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)

08：00——09：30接車準(zhǔn)備宜必思尚品

酒店

09：30——10：30到達(dá)機(jī)場(chǎng)準(zhǔn)長(zhǎng)沙黃花國(guó)

備接機(jī)際機(jī)場(chǎng)

10：30——11：00接到來訪人長(zhǎng)沙黃花國(guó)

110月08日員際機(jī)場(chǎng)

11：00——11：30入住酒店宜必思尚品

酒店

11：30——12：30午宴宜必思尚品

酒店

12：30——15：00休息宜必思尚品

酒店

15：00——16：00實(shí)地考察我方公司

18：00——19：30晚宴宜必思尚品

酒店

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

09：00——10：00總經(jīng)理陪同我方生產(chǎn)廠

參觀廠區(qū)區(qū)

10：00——11：30廠區(qū)會(huì)議室我方生產(chǎn)廠

座談區(qū)

210月09日11：30——12：30午宴我方生產(chǎn)廠

區(qū)

13：00——16：00正式會(huì)議宜必思尚品

酒店

18：00——19：30晚宴宜必思尚品

酒店

09：00——11：30游玩周邊景橘子洲、湖南

點(diǎn)省博物館……

11：30——13：30歡送午宴費(fèi)大廚

310月10日13：30——14：10李總經(jīng)理和長(zhǎng)沙黃花國(guó)

秘書送來訪際機(jī)場(chǎng)

人員登記

6接待流程

6.1第一天接待

6.1.1接車

10月08日上午8時(shí)：受上級(jí)通知接受相關(guān)人員的指令，了解接機(jī)對(duì)象湖南

豐創(chuàng)廣告有限公司，人數(shù)5人、航班、到達(dá)時(shí)間北京時(shí)間上午10點(diǎn)整、安排接

車工作（車輛安排根據(jù)接車指令的具體情況，安排七座商務(wù)車一輛，商務(wù)小轎

車一輛，并提前一天檢查車況，檢查車上物品的準(zhǔn)備情況，如：礦泉水、紙巾、

雨傘，迎接牌一個(gè)、鮮花一束）；

9點(diǎn)30分：車輛應(yīng)按到達(dá)時(shí)間前一小時(shí)到達(dá)約定的地點(diǎn)等候，并給對(duì)接人

發(fā)送信息，以示等候，出發(fā)前檢查車子狀態(tài)，油耗、出車記錄表、衛(wèi)生（注意

接機(jī)時(shí)高舉迎接牌，讓來賓清楚看到，主動(dòng)問候來賓）；

10點(diǎn)30分：接到湖南豐創(chuàng)廣告有限公司一行5人，根據(jù)實(shí)際情況需要，安

排人員上車，合理擺放并清點(diǎn)行李。待全體人員上車后，并確認(rèn)出發(fā)（注意幫

來賓提拿攜帶行李，但注意不要拿來賓的貴重行李，如手提包等。引導(dǎo)來賓上

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

車后，其中對(duì)方總經(jīng)理及我方李總經(jīng)理乘坐小轎車，我方李總坐在副駕駛，后

座右側(cè)為對(duì)方總經(jīng)理，我方秘書及對(duì)方其余人乘坐七座商務(wù)車）；

安全行車根據(jù)道路實(shí)際情況選擇合理路線開往宜必思尚品酒店，保證安全

行車，確保11點(diǎn)整到達(dá)目的地。

6.1.2入住酒店

11點(diǎn)00分：到達(dá)目的地，清點(diǎn)并將客人的行李搬運(yùn)至酒店大堂，與客人交

接，辦理入住手續(xù)，告知酒店房間號(hào)碼，將其一行人帶領(lǐng)至房間，安排其用餐

時(shí)間及地點(diǎn)（接待部派提前在酒店等候，協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)）；

11點(diǎn)30分：待客人放好行李稍作休息來到宜必思尚品酒店餐廳用餐（秘書

在午宴開始前，將擬好的菜單提前給對(duì)方秘書參考，爭(zhēng)取合乎來賓的口味和習(xí)

慣。在特色菜上，要多加介紹，午餐時(shí)間盡量不飲酒，以免耽誤下午行程）；

12點(diǎn)30分至15點(diǎn)00分：讓客人稍作休息；

6.1.3實(shí)地考察

15點(diǎn)00后：高層互動(dòng)。這一階段，官方的態(tài)度比較重要，李總經(jīng)理應(yīng)主動(dòng)

與湖南豐創(chuàng)廣告有限公司總經(jīng)理談?wù)?，建議拜訪相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，通過高層出面堅(jiān)定

合作的信心，固定行程統(tǒng)一點(diǎn)評(píng)，附說明，專家提問，盡量解答。

6.1.4接待晚宴

18點(diǎn)00分：秉持著可以高消費(fèi)，絕對(duì)反對(duì)浪費(fèi)的原則，照顧到每一個(gè)人的

口味，爭(zhēng)取合乎來賓的口味和習(xí)慣，在特色菜上，要多加介紹。

6.2第二天接待

6.2.1舉行項(xiàng)目推介會(huì)

10點(diǎn)00分：會(huì)議室座談，工廠介紹（工廠宣傳視頻，介紹PPT）、技術(shù)交

流（技術(shù)人員PPT講解，互動(dòng)）、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)（準(zhǔn)備茶水及相關(guān)材料準(zhǔn)備）、攝

影（根據(jù)重要程度，拍攝和存檔照片）、會(huì)后分類（會(huì)場(chǎng)整理，客戶要求的信

息，裝袋和禮品贈(zèng)送）；

11點(diǎn)30分：午餐（由廠區(qū)接待廳，午餐按照接待重要客戶的規(guī)格準(zhǔn)備）；

12點(diǎn)30分：乘車送回酒店；

13點(diǎn)00分：選擇會(huì)議廳，根據(jù)參加會(huì)議的人員的人數(shù)確定選擇會(huì)議廳的大

??；

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

13點(diǎn)30分：會(huì)場(chǎng)布置，可以依照會(huì)議內(nèi)容，在會(huì)場(chǎng)處設(shè)置橫幅，在門口張

貼慶祝與歡迎標(biāo)語(yǔ)，并在會(huì)場(chǎng)內(nèi)放置適當(dāng)?shù)男蓍e盆景和盆花；桌面上擺放紙筆、

水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一，調(diào)試投影儀，音響等設(shè)備，并投影

相關(guān)資料；

14點(diǎn)00分：展開會(huì)議，會(huì)議主題：合作共贏，技術(shù)交流。會(huì)議內(nèi)容：關(guān)于

湖南豐創(chuàng)廣告有限公司技術(shù)交流與合作，促進(jìn)雙方進(jìn)一步合作發(fā)展?；顒?dòng)宗旨：

提高區(qū)域內(nèi)員工的內(nèi)部凝聚力，提升競(jìng)爭(zhēng)力，分析市場(chǎng)表現(xiàn)。制定區(qū)域營(yíng)銷工

作總體規(guī)劃，明確工作方向與目標(biāo)；

16點(diǎn)00分：閉會(huì)并合影留念，會(huì)議結(jié)束前安排好汽車，接待人員負(fù)責(zé)接送

主要客人。

18點(diǎn)00分：安排晚宴。

6.2.2室內(nèi)觀光游覽

9點(diǎn)00分：由我方李總經(jīng)理和秘書陪同對(duì)方所有來賓參觀我方生產(chǎn)廠區(qū)（提

前通知廠區(qū)做好準(zhǔn)備，與廠區(qū)相應(yīng)負(fù)責(zé)人聯(lián)系，告知參觀事宜及注意事項(xiàng)）；

9點(diǎn)30分：到達(dá)廠區(qū)，參觀廠區(qū)環(huán)境、生產(chǎn)環(huán)境（參觀廠區(qū)期間配備講解

員全程陪同講解）。

6.3第三天接待

7點(diǎn)30分：提前告知對(duì)方秘書早餐在宜必思尚品酒店內(nèi)，需憑房卡用自助

早餐；

9點(diǎn)00分：來賓在酒店大廳集合，李總經(jīng)理和秘書，辦公室主任陪同對(duì)方

所有來賓游玩周邊景點(diǎn)（橘子洲、湖南省博物館），并配備導(dǎo)游講解；

11點(diǎn)30分：前往費(fèi)大廚午宴（午餐結(jié)束將準(zhǔn)備好的禮品套組送給每位來

賓）；

13點(diǎn)30分：將來賓送回酒店稍作休息及整理行李；

14點(diǎn)00分：來賓在酒店大廳集合；

14點(diǎn)10分：車輛將來賓送達(dá)至湖南黃花機(jī)場(chǎng)（由李總和秘書陪同），

協(xié)助來賓辦好登機(jī)手續(xù)，待來賓全部進(jìn)入登機(jī)口后方可離去。

7接待準(zhǔn)備

（1）了解客人基本情況

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

接到來訪客人通知時(shí)，首先需要知道來訪客人的工作單位、姓名、性別、

民族、職業(yè)、級(jí)別、人數(shù)等。其次需要把握客人的意圖，清楚客人來訪的目的

和要求，以及在住宿和日程安排上的打算。三是要了解客人到達(dá)的日期、所乘

班次（航班）和到達(dá)的時(shí)間。然后及時(shí)向相關(guān)工作人員報(bào)告上述情況，并通知

相關(guān)部門和工作人員，以便她們做好接待準(zhǔn)備。

（2）確定迎送規(guī)格

按照平等地位的原則。對(duì)比較重要的來訪客人，需要安排一個(gè)同等專業(yè)對(duì)

口的人上前迎接和送行，也可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的

人士破格接待。對(duì)待一般客人，可由公關(guān)部門派遣有禮貌、言談順暢、習(xí)俗相

近的人員接待。

（3）布置接待環(huán)境

在美麗的環(huán)境中接待來訪的客人，是對(duì)來訪客人表示尊敬和禮貌的標(biāo)志。

客廳的環(huán)境應(yīng)該明亮、安靜、整潔、優(yōu)雅。應(yīng)配備沙發(fā)、茶幾、電話，以備接

待客人進(jìn)行談話和通話聯(lián)絡(luò)之用、室內(nèi)還應(yīng)適當(dāng)裝飾花卉、書法、綠色植物等，

以增加優(yōu)雅的氛圍；還可放置一些與本單位相關(guān)的報(bào)紙和期刊，或企業(yè)的廣告

材料，供客人閱讀。

（4）做好迎賓安排

根據(jù)對(duì)方的工作內(nèi)容，提前為每個(gè)項(xiàng)目創(chuàng)建陪同人員名單，向經(jīng)理匯報(bào)，

并將準(zhǔn)備情況告知相關(guān)工作人員。根據(jù)工作的實(shí)際需要，安排好客車和接待工

作用車。

（5）酒店住宿預(yù)訂

提前1——2天做好預(yù)訂工作，確保團(tuán)隊(duì)使用該用房；根據(jù)預(yù)訂單信息與客

人核對(duì)人數(shù)、房間數(shù)量、食物訂購(gòu)等情況；和酒店工作人員協(xié)商，如果一個(gè)房

間需要兩張房卡，請(qǐng)?jiān)谇耙惶鞙?zhǔn)備好，最好提前聯(lián)系領(lǐng)班，值班人員要明確每

個(gè)班組長(zhǎng)的姓名和聯(lián)系電話，關(guān)于單位和特殊情況，最好是各級(jí)溝通；提前與

酒店工作人員溝通會(huì)用到酒店會(huì)議室，做出及時(shí)調(diào)整。

（6）宴會(huì)準(zhǔn)備

因酒店有餐廳提供且方便來賓，訂好包廂，了解來賓的各個(gè)口味，對(duì)食物

的忌口，和餐廳溝通菜品，確定宴請(qǐng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)，規(guī)格。

（7）禮儀規(guī)范

①公司迎賓——握手禮儀

②遞物與接物禮儀

③引見介紹

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

8部門分工

為圓滿完成接待任務(wù)，明確并落實(shí)各單位責(zé)任，特做如下分工：

（1）接待部門

①負(fù)責(zé)來賓10月8日的接機(jī)工作；

②負(fù)責(zé)來賓信息收集，提前約定時(shí)間、人數(shù)了解來賓：湖南豐創(chuàng)廣告有限

公司一行5人；

③負(fù)責(zé)提前預(yù)定酒店，協(xié)助來賓辦理酒店入住手續(xù)

由專人安排入住宜必思尚品酒店（長(zhǎng)沙國(guó)際會(huì)展中心店），宜必思尚品酒

店（長(zhǎng)沙國(guó)際會(huì)展中心店）位于長(zhǎng)沙武廣高鐵新城國(guó)展路，毗鄰地鐵2號(hào)線4

號(hào)線、長(zhǎng)沙高鐵南站、長(zhǎng)沙國(guó)際會(huì)展中心，體貼周到的服務(wù)和優(yōu)質(zhì)的設(shè)施，是

商務(wù)往來、休閑旅游的優(yōu)選之地。

④負(fù)責(zé)宴席（迎接賓客、菜品確定、環(huán)境檢查、費(fèi)用付清），交通，舉辦

內(nèi)部會(huì)議、觀光游覽和其他會(huì)議服務(wù)；

⑤根據(jù)來訪客人的實(shí)際情況，具體提供接送機(jī)服務(wù)、車站安排。

（2）公關(guān)部門

①配合上級(jí)處理外部公共關(guān)系，隨同領(lǐng)導(dǎo)參加商務(wù)接待活動(dòng)；

②與湖南豐創(chuàng)廣告有限公司建立并保持溝通渠道，正確維護(hù)公司良好形象。

③負(fù)責(zé)湖南豐創(chuàng)廣告有限公司接待服務(wù)工作，建立并維護(hù)客戶群體的良好

人際關(guān)系；

④協(xié)調(diào)其他業(yè)務(wù)部門，職能部門展開外聯(lián)公關(guān)工作；

⑤有優(yōu)秀的溝通技巧和談判能力，優(yōu)秀的外部協(xié)調(diào)和人際交往能力，良好

的團(tuán)隊(duì)建設(shè)能力和敬業(yè)精神。

（3）辦公部門

①制發(fā)10月9日會(huì)議通知及會(huì)議議程、總結(jié)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)場(chǎng)布置

A根據(jù)會(huì)議的形式與大小選擇會(huì)議場(chǎng)地；

B會(huì)場(chǎng)座次采用半圓形，以內(nèi)部位置為主，以門為基準(zhǔn)點(diǎn)，容易形成融洽與

合作的氛圍，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神，靠里面的位置為主位；

C采用圓桌式座位安排。在方桌上，應(yīng)特別注意座位的安排，以會(huì)議室門口

為參照點(diǎn)，以貴賓在內(nèi)的位置為參照點(diǎn)。

D監(jiān)聽室：具有攝影，保證雜音少，圖像清晰；

E將會(huì)議所需的設(shè)備、文具、茶具和麥克風(fēng)放在會(huì)議桌上，桌子上鋪著桌布，

以保持干凈整潔，同時(shí)布置綠色植物，提升場(chǎng)地和諧氛圍。

7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

F準(zhǔn)備條幅：橫幅的顏色應(yīng)強(qiáng)調(diào)舞臺(tái)的氛圍，并與現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議室的顏色相協(xié)調(diào)，

需要在房間內(nèi)懸掛不同的橫幅，調(diào)整內(nèi)容，顏色和字體，干凈，整潔，醒目；

G準(zhǔn)備四個(gè)花籃，主會(huì)場(chǎng)2個(gè)，入門口2個(gè)；

H會(huì)場(chǎng)入口簽到臺(tái)布置在會(huì)議室進(jìn)門口；

I準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)指示牌，其中一個(gè)放于酒店門口，一個(gè)放于會(huì)議室門口；

J準(zhǔn)備會(huì)議用品，如文具、紙張、錄音設(shè)備和現(xiàn)場(chǎng)用品裝飾品。

②車輛協(xié)調(diào)安排

A安排好三日需要用的車輛，把車輛信息發(fā)送至相關(guān)工作人員。

B工作期間，手機(jī)一律調(diào)至振動(dòng)。

C駕駛員做好各自車輛的保潔工作。

③接送機(jī)

根據(jù)航班信息，預(yù)訂相關(guān)的車輛，將機(jī)票車輛信息發(fā)送客人聯(lián)系方式。

(4)后勤部門

物品采購(gòu)辦理

(5)財(cái)務(wù)部門

負(fù)責(zé)對(duì)接待過程中產(chǎn)生的費(fèi)用進(jìn)行及時(shí)核算。

9費(fèi)用預(yù)算

表3經(jīng)費(fèi)預(yù)算表

序號(hào)接待項(xiàng)目名稱數(shù)量單價(jià)合計(jì)（元）項(xiàng)目備注說明

1七座商務(wù)車1公司自備0三日用車

2商務(wù)小轎車1公司自備0接送來賓

3礦泉水4箱39156三日來賓用水

4鮮花花束1120120接機(jī)送給總經(jīng)

理

5酒店標(biāo)準(zhǔn)雙人間2間/2晚349698來賓住宿（8

日9日晚）

8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

對(duì)方總經(jīng)理住

宿（8日9日晚）

6酒店豪華套房1間/2晚499998

210002000宜必思尚品酒

7午宴店（8日9日）

11000100010日外出費(fèi)大

廚用餐

8晚宴210002000宜必思尚品酒

店（8日9日）

9酒店會(huì)議室租用15005009日宜必思尚

品酒店

10橫幅15050

會(huì)議用品

11水果適量200200

12飲料適量100100

13會(huì)場(chǎng)用品7100700

14花籃450200

15簽到臺(tái)1100100會(huì)議用品

16會(huì)場(chǎng)指示牌250100

17紙筆1010100

18話筒7公司自備0

19禮品費(fèi)用520010009日來賓離開