2023年湖南四明山林場生態(tài)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展有限公司接待方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1背景介紹..........................................................11

2接待目的..........................................................11

3接待時間和地點(diǎn)....................................................11

4接待對象..........................................................22

5接待準(zhǔn)備..........................................................22

5.1接待前期.....................................................22

5.2接待中期.....................................................22

5.3接待后期.....................................................22

6接待行程安排......................................................33

7接待流程..........................................................44

7.1第一天流程...................................................44

7.1.1接車....................................................44

7.1.2入住酒店................................................44

7.1.3晚宴....................................................44

7.2第二天流程...................................................44

7.2.1早餐....................................................44

7.2.2參觀公司................................................55

7.2.3午餐....................................................55

7.2.4會談....................................................55

7.2.5晚餐....................................................66

7.3第三天流程...................................................66

7.3.1早餐....................................................66

7.3.2游玩....................................................66

7.3.3午餐....................................................66

7.3.4送行....................................................66

8費(fèi)用預(yù)算..........................................................77

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

9意外防范..........................................................77

參考資料............................................................88

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2023年湖南四明山林場生態(tài)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展有限公司

接待方案設(shè)計(jì)

1背景介紹

湖南四明山林場生態(tài)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展有限公司成立于2016年07月22日，注

冊地位于湖南省衡陽市祁東縣太和堂鎮(zhèn)騰云嶺村劉家?guī)X組18號，公司主要經(jīng)營

農(nóng)林產(chǎn)品，旗下現(xiàn)有四明山林場農(nóng)林生產(chǎn)基地。

湖北省宸軟信息技術(shù)有限公司由創(chuàng)始人寧波于2020年12月10日在武漢

東湖新技術(shù)開發(fā)區(qū)市場監(jiān)督管理局注冊成立，主要經(jīng)營地理信息軟件和互聯(lián)網(wǎng)

產(chǎn)品，公司現(xiàn)已完成了各類基于信息技術(shù)的系統(tǒng)搭建項(xiàng)目。

湖南四明山林場生態(tài)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展有限公司隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)展，其資源

信息管理成為了一個難題，為了保證農(nóng)業(yè)和森林資源的有效監(jiān)管，湖南省四明

山林場生態(tài)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展有限公司邀請湖北省宸軟信息技術(shù)有限公司相關(guān)人員

前往湖南省衡陽市四明山林場現(xiàn)場視察，收集相關(guān)項(xiàng)目信息，雙方希望在完成

基本工作的準(zhǔn)備后發(fā)展合作，試圖構(gòu)建一個能夠?qū)λ拿魃搅謭隽謽I(yè)資源和農(nóng)業(yè)

信息產(chǎn)生監(jiān)管的信息系統(tǒng)。

2接待目的

本次湖北省宸軟信息技術(shù)有限公司到訪湖南四明山生態(tài)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展有限

公司需要調(diào)取項(xiàng)目相關(guān)概況，了解系統(tǒng)建設(shè)需要的硬件安裝條件和軟件實(shí)施的

環(huán)境，同時明確系統(tǒng)建設(shè)所需要實(shí)現(xiàn)的功能。雙方將就本次信息監(jiān)管系統(tǒng)的建

設(shè)工作展開會議，并就四明山林場資源管理系統(tǒng)項(xiàng)目的合作展開洽談，幫助湖

北省宸軟信息技術(shù)有限公司明確系統(tǒng)功能需求、收集項(xiàng)目開展的基本地理信息。

同時讓湖北省宸軟信息技術(shù)有限公司了解本公司企業(yè)文化和風(fēng)貌，實(shí)現(xiàn)對

外文化輸出的目的，為湖北省宸軟信息技術(shù)有限公司留下良好印象，為日后的

長期合作提供一定基礎(chǔ)。

3接待時間和地點(diǎn)

接待時間:2023年5月10日至5月12日

接待地點(diǎn):湖南四明山林場生態(tài)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展有限公司

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

4接待對象

本次來訪的人員一共3人，分別是湖北省宸軟信息技術(shù)有限公司的執(zhí)行總

監(jiān)、項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)施工程師。

5接待準(zhǔn)備

5.1接待前期

（1）準(zhǔn)備好接待需要的公務(wù)車一輛，接待人員四名，分別為湖南四明山林

場生態(tài)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展有限公司的一名合作項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人、一名銷售經(jīng)理和兩名

財務(wù)部門的工作人員。

（2）提前預(yù)定好湖南省衡陽市祁東縣泊雅藝術(shù)酒店和泊雅藝術(shù)酒店的酒店

餐廳，酒店需要確認(rèn)隔音效果和居住環(huán)境等是否符合標(biāo)準(zhǔn)，餐廳的菜品有需要

提前預(yù)定的要做好預(yù)定工作，確保來訪人員在當(dāng)天能夠品嘗到原定菜品。

（3）銷售經(jīng)理和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要對項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)劃做簡單的闡述，要提前

準(zhǔn)備好項(xiàng)目概況說明書的文件，并聽取來訪人員的建議。

（4）財務(wù)部門的工作人員全程服務(wù)來訪人員——對來訪人員的相關(guān)要求進(jìn)

行落實(shí)，確保相關(guān)行程的安排不會影響來訪人員的工作進(jìn)度（建設(shè)現(xiàn)場調(diào)研

等）。

5.2接待中期

（1）準(zhǔn)備好出行需要的公務(wù)車一輛，準(zhǔn)備本公司相關(guān)材料，在四明山林業(yè)

資源中心接待湖北省宸軟信息技術(shù)有限公司的相關(guān)人員。

（2）由湖南四明山林場生態(tài)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展有限公司的董事帶隊(duì)參觀公司，

其他隨行人員負(fù)責(zé)公司的介紹工作，相關(guān)產(chǎn)品的展示材料等要提前準(zhǔn)備，展示

工作也要提前演練。

（3）準(zhǔn)備好雙方項(xiàng)目會議需要的會場和有關(guān)設(shè)備，準(zhǔn)備好合作項(xiàng)目的企劃

書和相關(guān)合同。

（4）預(yù)定就近的特色餐廳，提前準(zhǔn)備菜品，確保與會人員在會議結(jié)束后能

夠就餐。

5.3接待后期

（1）準(zhǔn)備好出行需要的公務(wù)車一輛，預(yù)定好四明山國家森林公園附近的餐

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

廳和游玩項(xiàng)目，梳理好四明山國家森林公園的出行流程。

（2）由本公司項(xiàng)目經(jīng)理帶隊(duì)游玩四明山景區(qū)，公司董事介紹雙方的合作前

景，需要事先準(zhǔn)備公司其他項(xiàng)目的介紹文件。

（3）在送行方面，準(zhǔn)備好易攜帶的特色產(chǎn)品作為禮物送給來訪人員，要保

證贈禮既能展現(xiàn)公司風(fēng)貌又能方便訪客帶回。

（4）準(zhǔn)備好送行需要的公務(wù)車一輛，本公司董事在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和銷售經(jīng)理

的陪同下親自送別來訪人員，需要提前做好路況工作，避免因?yàn)槎萝嚨仍蛴?/p>

響來訪人員的正常出行。

6接待行程安排

表1接待行程安排表

接待時間接待內(nèi)容接待人員接待地點(diǎn)

5月10日9:30接車本公司銷售經(jīng)理、湖南省衡陽市祁

合作項(xiàng)目負(fù)責(zé)人東縣祁東站

和財務(wù)部門工作

人員

5月10日10:30來訪人員入住酒財務(wù)部門工作人湖南省衡陽市祁

店員東縣泊雅藝術(shù)酒

店

5月10日17:00晚宴本公司高層領(lǐng)導(dǎo)湖南省衡陽市祁

東縣泊雅藝術(shù)酒

店餐廳

5月11日9:30早餐財務(wù)部門工作人湖南省衡陽市祁

員東縣泊雅藝術(shù)酒

店餐廳

5月11日11:00來訪人員參觀公本公司高層領(lǐng)導(dǎo)、湖南省衡陽市祁

司項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和銷東縣四明山林場

售經(jīng)理資源管理中心

5月11日12:30午餐和會前準(zhǔn)備項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和銷湖南省衡陽市祁

售經(jīng)理東縣四明山林場

農(nóng)家樂山莊

5月11日13:30合作會議召開本公司高層領(lǐng)導(dǎo)、湖南省衡陽市祁

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和銷東縣四明山林場

售經(jīng)理資源管理中心

5月11日17:30晚餐、返回酒店銷售部門工作人湖南省衡陽市祁

員東縣泊雅藝術(shù)酒

店餐廳

5月12日9:00早餐財務(wù)部門工作人湖南省衡陽市祁

員東縣泊雅藝術(shù)酒

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

店餐廳

5月12日10:00游玩本公司董事和隨湖南省衡陽市祁

行人員東縣四明山國家

森林公園

5月12日12:30午餐本公司董事和隨湖南省衡陽市祁

行人員東縣四明山國家

森林公園碧游山

莊

5月12日14:30送行本公司董事、項(xiàng)目湖南省衡陽市祁

負(fù)責(zé)人和銷售經(jīng)東縣祁東站

理

7接待流程

7.1第一天流程

7.1.1接車

本公司銷售經(jīng)理、合作項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門工作人員在湖南省衡陽市祁

東縣祁東站接待湖北宸軟信息技術(shù)有限公司的執(zhí)行總監(jiān)、項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)施工程

師，稍作休整后一同乘坐商務(wù)車返回市區(qū)。

7.1.2入住酒店

來訪人員在財務(wù)部門工作人員的陪同下入住市區(qū)的泊雅藝術(shù)酒店，為了保

證三位來訪人員的睡眠質(zhì)量，相關(guān)工作人員要特別準(zhǔn)備隔音效果相對較好的房

間，隨后讓來訪人員自行安排。

7.1.3晚宴

公司高層領(lǐng)導(dǎo)在泊雅藝術(shù)酒店餐廳接待來訪人員，由相關(guān)工作人員結(jié)合來

訪人員的地域飲食習(xí)慣及對方喜好準(zhǔn)備主菜品，正式接待過程中詢問來訪人員

對于其他菜品的要求，這期間由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)記錄來訪人員在合作項(xiàng)目上需

要滿足的要求并準(zhǔn)備在次日落實(shí)。晚宴結(jié)束后來訪人員在工作人員的陪同下去

到房間休息。

7.2第二天流程

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

7.2.1早餐

來訪人員在泊雅藝術(shù)酒店餐廳食用早餐，并在財務(wù)部門工作人員的陪同下

乘坐商務(wù)車前往四明山林場資源管理中心。

7.2.2參觀公司

來訪人員在公司高層領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和銷售經(jīng)理的陪同下參觀湖南四明

山林場生態(tài)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展有限公司。湖北省宸軟信息技術(shù)有限公司的實(shí)施工程

師對合作項(xiàng)目的概況進(jìn)行基本熟悉，并對項(xiàng)目開展需要的硬件和軟件需求進(jìn)行

進(jìn)一步說明。

首先，來訪人員在銷售經(jīng)理的講解下了解公司業(yè)務(wù)和公司的發(fā)展情況。來

訪人員通過大廳的公司公告墻了解公司發(fā)展史，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人介紹公司獲得的榮

譽(yù)和階段性成果，展示公司良好的企業(yè)文化和風(fēng)貌。

接下來來訪人員在公司高層領(lǐng)導(dǎo)的陪同下參觀四明山林場農(nóng)林產(chǎn)品生產(chǎn)車

間，對于標(biāo)志產(chǎn)品公司的工作人員重點(diǎn)展示，增強(qiáng)合作方的合作信心。

最后，來訪人員參觀湖南四明山林場資源管理中心，湖北省宸軟信息技術(shù)

有限公司的實(shí)施工程師對即將要參與建設(shè)的四明山林場資源監(jiān)管系統(tǒng)項(xiàng)目信息

進(jìn)行基本調(diào)研，本公司的專業(yè)技術(shù)人員對現(xiàn)有建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作進(jìn)行講解和

介紹，雙方對接項(xiàng)目開展需要的硬件和軟件需求。

7.2.3午餐

來訪人員在湖南省衡陽市祁東縣四明山林場農(nóng)家樂山莊品嘗富有當(dāng)?shù)靥厣?/p>

的農(nóng)家美食。主菜為以公司經(jīng)營范圍內(nèi)的有機(jī)蔬菜為食材的特色菜品——辣炒

春筍、辣醬茄子煲等，本公司銷售經(jīng)理借機(jī)為來訪人員介紹公司產(chǎn)品。

7.2.4會談

雙方人員在湖南四明山林場生態(tài)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展有限公司的主會議室展開合

作項(xiàng)目的有關(guān)會談。

會談的第一個環(huán)節(jié)是雙方就本次合作各自需要的資源進(jìn)行商榷，湖北省宸

軟信息技術(shù)有限公司的實(shí)施工程師對系統(tǒng)建設(shè)需要的硬件設(shè)備和軟件環(huán)境資源

提出要求，湖南四明山林場生態(tài)農(nóng)業(yè)科技發(fā)展有限公司對于這些要求進(jìn)行細(xì)節(jié)

上的調(diào)整。

在確認(rèn)好項(xiàng)目的有效開展需要的具體資源后，雙方對系統(tǒng)建設(shè)的完整周期

事宜進(jìn)行商議，明確項(xiàng)目進(jìn)行中各個階段需要完成的任務(wù)以及項(xiàng)目的各項(xiàng)資費(fèi)

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

清算。

在雙方對項(xiàng)目開展的各項(xiàng)細(xì)節(jié)進(jìn)行確認(rèn)后，湖南四明山林場生態(tài)農(nóng)業(yè)科技

發(fā)展有限公司提出驗(yàn)收項(xiàng)目時的預(yù)期效果，湖北省宸軟信息技術(shù)有限公司基于

預(yù)期效果拿出提前準(zhǔn)備的風(fēng)險預(yù)案，在所有有效文件得到確認(rèn)后，最終由雙方

對接項(xiàng)目合同。

7.2.5晚餐

來訪人員在銷售部門工作人員的陪同下返回市區(qū)酒店餐廳就餐，本公司人

員對次日的安排做簡單說明。

7.3第三天流程

7.3.1早餐

來訪人員在酒店餐廳用完早餐后搭乘本公司準(zhǔn)備的商務(wù)車前往湖南省衡陽

市祁東縣四明山國家森林公園。

7.3.2游玩

來訪人員由本公司董事帶領(lǐng)游玩四明山國家森林公園，體驗(yàn)四明山國家森

林公園的索道游玩項(xiàng)目、自助采摘項(xiàng)目，享受蔥蘢植被，并在游玩接近尾聲時

體驗(yàn)公園的“聽山”按摩服務(wù)，在放松訪客身心的同時讓其對公司所處的自然

地理環(huán)境和市場環(huán)境有一定了解。

工作人員帶領(lǐng)來訪人員參觀四明山與衡寶戰(zhàn)役紀(jì)念園，來訪人員感受當(dāng)?shù)?/p>

歷史文化。

來訪人員參觀歸陽狀元橋和沙井灣古民居等景點(diǎn)，讓來訪人員欣賞四明山

的人文景觀和自然景觀。

在游山結(jié)束后，工作人員帶領(lǐng)來訪人員體驗(yàn)按摩項(xiàng)目，讓工作人員對當(dāng)?shù)?/p>

市場的多元性有一定程度的印象，為雙方下一次的合作打下基礎(chǔ)。

7.3.3午餐

來訪人員在湖南省衡陽市祁東縣四明山國家森林公園碧游山莊就餐，公司

董事就日后的合作展望進(jìn)行詳談，表明要與湖北省宸軟信息技術(shù)有限公司展開

互利互贏合作的期望。

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

7.3.4送行

銷售部經(jīng)理將準(zhǔn)備好的茶葉和干果等農(nóng)產(chǎn)品（包裝商品）作為禮物贈與湖

北省宸軟信息技術(shù)有限公司的人員，本公司董事、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和銷售經(jīng)理隨他

們一同搭乘商務(wù)車前往湖南省衡陽市祁東縣祁東站為他們送行。

8費(fèi)用預(yù)算

表2費(fèi)用預(yù)算表

項(xiàng)目單價（元）件數(shù)合計(jì)（元）

泊雅藝術(shù)酒店45262712

泊雅藝術(shù)酒店餐廳

156211562

（全程餐費(fèi)）

湖南省四明山林場農(nóng)

5431543

家樂山莊

湖南省四明山國家森

4510450

林公園門票

湖南省四明山國家森

4381438

林公園碧游山莊

“聽山”按摩