2023年湖南天心教育文化服務(wù)有限公司接待方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1背景介紹..........................................................1

2接待目的..........................................................1

3接待時間..........................................................1

4接待地點(diǎn)..........................................................1

5接待對象..........................................................1

6接待準(zhǔn)備..........................................................2

6.1接待前期....................................................2

6.2接待中期....................................................2

6.3接待后期....................................................2

6.4工作安排....................................................3

7接待流程..........................................................3

7.1第一天流程..................................................3

7.1.1接機(jī)...................................................3

7.1.2入住酒店及晚宴.........................................4

7.2第二天流程..................................................4

7.2.1早餐...................................................4

7.2.2參觀公司...............................................4

7.2.3午餐...................................................5

7.2.4會談...................................................5

7.2.5晚餐...................................................6

7.3第三天流程..................................................6

7.3.1早餐...................................................6

7.3.2游玩—橘子洲頭.........................................6

7.3.3晚餐...................................................7

7.3.4送行...................................................7

8經(jīng)費(fèi)預(yù)算..........................................................8

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

9意外防范..........................................................8

參考資料...........................................................9

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2023年湖南天心教育文化服務(wù)有限公司接待

方案設(shè)計(jì)

1背景介紹

湖南天心教育文化服務(wù)有限公司是一家新型的、現(xiàn)代化的電子商務(wù)運(yùn)營及

文化服務(wù)的公司，成立于2010年。湖南天心教育文化服務(wù)有限公司旗下的天心

閱讀文化網(wǎng)和天心商城整合全球的購物購書平臺，實(shí)現(xiàn)全球一站式購物購書，

同時開辟天心商城，滿足實(shí)體店購物需求，增加繳費(fèi)、預(yù)訂機(jī)票等業(yè)務(wù)，以吸

引更多的客戶。為了便于支付，特別是配合進(jìn)行線下推廣，公司特別推出天心

商城和天心閱讀網(wǎng)的會員卡，會員持卡可在消費(fèi)過程中享受更多免費(fèi)服務(wù)。同

時兩卡配合，引領(lǐng)湖湘人的福利以及消費(fèi)往閱讀文化的方向發(fā)展。公司致力將

旗下的天心商城打造成為湖南省最大的電子商務(wù)購物平臺，將旗下的天心閱讀

文化網(wǎng)打造為國內(nèi)最專業(yè)的閱讀文化推廣機(jī)構(gòu)。

山東君為科技教育有限公司是業(yè)內(nèi)比較有名的公司之一，該公司與本公司

是友好合作關(guān)系，此次來訪是為了更好的促進(jìn)雙方的合作發(fā)展，加強(qiáng)信息交流。

山東君為科技教育有限公司一行6人將于2023年5月20日到達(dá)湖南天心教育

文化服務(wù)有限公司進(jìn)行友好交流。

2接待目的

本次公司接待的目的是為了促進(jìn)兩個公司的交流與發(fā)展，通過與商務(wù)考察

團(tuán)的交流，讓他們感受本公司合作的誠意，以及表達(dá)我們的尊重和友好。同時

加強(qiáng)公司的業(yè)務(wù)能力，以促進(jìn)公司不斷的發(fā)展。

3接待時間

2023年5月20日-5月22日

4接待地點(diǎn)

湖南天心教育文化服務(wù)有限公司

5接待對象

山東君為科技教育有限公司一行6人

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

6接待準(zhǔn)備

6.1接待前期

（1）要提前掌握來賓的基本情況，如來賓的總?cè)藬?shù)、年齡、性別、身體狀

況、航班、職位等等。

（2）了解來賓到達(dá)以及離開的時間，乘坐的交通工具以及路線。

（3）針對來賓的風(fēng)俗習(xí)慣及宗教信仰，盡量去滿足來賓的食宿需求。

（4）來賓到訪的基本信息資料要提前的做好，并且準(zhǔn)備好文件發(fā)放給公司

相對應(yīng)負(fù)責(zé)的員工。

（5）保證車輛整潔，安全性能良好，要做好一系列的安全措施工作，安排

好相關(guān)人員，以防各種突發(fā)情況。

（6）要確保能及時的接送來賓，以及車輛人員的供應(yīng)順暢。提前按照安排

好的游玩行程計(jì)劃，安排好接送的車輛、駕駛?cè)藛T、導(dǎo)游人員、以及旅途中的

就餐地點(diǎn)，安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。

6.2接待中期

（1）確定好來賓到達(dá)的時間，提前到達(dá)接待處。

（2）準(zhǔn)備好一塊迎接牌，書寫上具體信息，字牌書寫工整，字體醒目。

（3）接到客人后，接待人員首先進(jìn)行問候，引見介紹主賓，要主動上前打

招呼問候，雙手遞上名片。同時要面帶微笑，舉止得體，熱情有禮。

（4）確定好迎接人員以及提前做好迎賓所需物品。

（5）做好會前檢查。比如檢查音像、PPT、文件、座位等是否準(zhǔn)備齊全。

（6）提前進(jìn)入接待崗位。接待人員要在來訪者到來之前提前的進(jìn)入崗位和

工作狀態(tài)。

6.3接待后期

（1）安排好陪車人員及送行人員，并且準(zhǔn)備6份具有紀(jì)念性意義的禮物送

給來賓。

（2）提前把路線安排好，以防回程交通不方便。

（3）準(zhǔn)備相關(guān)資料并進(jìn)行經(jīng)費(fèi)的報銷。

（4）進(jìn)行接待的總結(jié)及信息反饋。

（5）進(jìn)行會議資料的整理。

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6.4工作安排

表1人員分工表

負(fù)責(zé)人/人數(shù)公司部門工作分工

公司總經(jīng)理/1人負(fù)責(zé)整個行程的指揮和協(xié)調(diào)工作，陪同客戶用

餐，講解公司項(xiàng)目。

接待人員/3人行政部負(fù)責(zé)整個行程的接送和接待任務(wù)；制定具體的

日程安排；協(xié)助來訪者入住酒店之前的登記；

在接到來訪者后將事先準(zhǔn)備好的房卡登記后

交給來訪者并送他們進(jìn)入房間；房間內(nèi)布置鮮

花茶歇等。

秘書組/2人秘書處負(fù)責(zé)會議資料的準(zhǔn)備和公司相關(guān)資料文件的

整理及發(fā)放，以及后期合作合同的擬定。

后勤人員/2人后勤部（1）負(fù)責(zé)落實(shí)安排會議室和接待室擺放鮮花

(3盆),果盤(2盤)、礦泉水(每人發(fā)放1瓶)、

茶水每人放1杯),并為會場服務(wù)。

（2）在門前擺放鮮花組團(tuán)以及歡迎標(biāo)語。

工作保障人員/2人服務(wù)保障負(fù)責(zé)接待服務(wù)組的有關(guān)活動安排，如：會議現(xiàn)

部門場拍照、會前投影儀調(diào)試、檢查對方資料(PPT)

是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會

議位置安排。負(fù)責(zé)本組工作人員的一切后勤保

障工作。

7接待流程

7.1第一天流程

7.1.1接機(jī)

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

（1）2023年5月20日上午10點(diǎn)40分我方負(fù)責(zé)接車人員到長沙黃花國際

機(jī)場迎接山東君為科技教育有限公司一行6人。接車人員必須在對方到達(dá)前二

十分鐘前做好相關(guān)的迎賓工作。

（2）迎接組在行程中，由迎接人員負(fù)責(zé)講解“湖南天心教育文化服務(wù)有限

公司”基本概況。

（3）接車注意事項(xiàng)：提前了解賓客到達(dá)的時間、航班、人數(shù)、職位、姓名

或者其他重要情況，安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接；車輛做到定

人定位，接待人員提前到達(dá)機(jī)場等待；保證車輛整潔，安全性能良好；行車過

程中要注意安全，保持車輛平穩(wěn)進(jìn)行；乘車途中接待人員應(yīng)主動介紹沿途景點(diǎn)。

（4）接車前提前了解對方人員是否存在暈車的情況，如果有暈車人員，則

提前備好暈車貼、暈車藥以及飲用水，在選擇車輛時盡量選擇位置寬松、車內(nèi)

無污染氣味的車輛。

7.1.2入住酒店及晚宴

由我方負(fù)責(zé)接車人員到長沙黃花國際機(jī)場迎接山東君為科技教育有限公司

一行6人前往華天國際酒店。

（1）酒店和晚宴場地：在確定接待活動的時間和地點(diǎn)后，需要提前預(yù)定酒

店和晚宴場地。

（2）分配房間：在確定酒店后，需要向酒店提供參加活動的人員名單，以

便酒店安排房間分配?？梢愿鶕?jù)職位、團(tuán)隊(duì)或其他因素對房間進(jìn)行分配。

（3）確認(rèn)房間信息：在分配房間后，需要將房間信息發(fā)送給參加活動的人

員，并確認(rèn)他們是否需要單獨(dú)的行李寄存或其他服務(wù)。

（4）晚宴安排：在確定晚宴場地后，需要與場地方確認(rèn)菜單、桌位布置和

音響設(shè)備等細(xì)節(jié)，并提前安排好座位。

7.2第二天流程

7.2.1早餐

（1）就餐時間：2023年5月21日上午8:30-9:00；

（2）就餐地點(diǎn)：華天國際酒店餐廳2樓處；

（3）就餐方式：酒店自助餐形式。

7.2.2參觀公司

（1）上午11：00由迎接人員將山東君為科技一行帶至我公司實(shí)地考察。

4

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（2）提前在公司門口懸掛條幅或播放電子屏（例如：熱烈歡迎山東君為科

技蒞臨我方公司考察指導(dǎo)），提前對員工進(jìn)行培訓(xùn)，在接待的過程中展現(xiàn)良好

素質(zhì)。

（3）帶領(lǐng)考察團(tuán)至公司接待室，提前準(zhǔn)備好茶水、點(diǎn)心、公司相關(guān)文件資

料，待稍作休息后，帶領(lǐng)對方在公司進(jìn)行考察，了解公司的發(fā)展史及所獲得的

各類榮譽(yù)，并參觀教育醫(yī)療室、教育學(xué)習(xí)屋、教育活動室等，進(jìn)一步了解公司

文化。

（4）在實(shí)地考察后，帶領(lǐng)對方人員去酒店就餐，在點(diǎn)菜的過程中，詢問對

方的忌口以及喜愛吃的菜品，同時也可以為來賓推薦當(dāng)?shù)氐奶厣朗场?/p>

7.2.3午餐

（1）就餐時間：2023年5月21日中午12：00

（2）就餐地點(diǎn)：華天國際酒店

（3）就餐方式：圓桌就餐

7.2.4會談

（1）時間：2023年5月21日下午2:30。

（2）地點(diǎn)：公司會議室

（3）會議主題：教育創(chuàng)新，引領(lǐng)未來

（4）會議內(nèi)容

①2:30-2:40PM:會議開場，主持人介紹出席人員，宣布會議議程；

②2:40-3:10PM:由公司教育部門主管進(jìn)行匯報，匯報主題為：教育發(fā)展

趨勢與機(jī)遇；

③3:10-3:40PM:由公司技術(shù)部門主管進(jìn)行匯報，匯報主題為：技術(shù)創(chuàng)新

在教育中的應(yīng)用；

④3:40-4:10PM:由公司投資部門主管進(jìn)行匯報，匯報主題為：教育投資

項(xiàng)目介紹；

⑤4:10-5:30PM:雙方進(jìn)行教育教學(xué)模式創(chuàng)新討論，并就雙方未來的發(fā)展

規(guī)劃與合作進(jìn)行探討。

⑥5:30-5:50PM:會議總結(jié)及合影留念。

（5）會場布置

①會場四周的裝飾和坐席按照職位和等級的劃分規(guī)劃。桌椅擺放為圍桌式。

②顯示LED電子屏歡迎詞（例如：熱烈歡迎山東君為科技蒞臨我方公司考

察指導(dǎo)）。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

③會場內(nèi)適當(dāng)?shù)臄[放盆景、盆花（如講臺花、桌花）。

④提前布置好舉辦場地，保持好會場的環(huán)境衛(wèi)生，根據(jù)天氣狀況提前開設(shè)

好空調(diào)，提高會場的舒適度。

（6）會議布置

①會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾、礦泉水。

②會場氛圍：桌牌的制作（坐席上擺放參會者的姓名牌）、背景畫面、無

線麥若干、背景音樂、X展架。

③會場的桌面上應(yīng)擺放會議的相關(guān)資料，在會議的過程中，注意察言觀色，

了解對方表情變化，禮儀人員在活動過程中及時添加茶水。

（7）參與人員

①湖南天心教育文化服務(wù)有限公司領(lǐng)導(dǎo)班子；

②山東君為科技教育有限公司一行人；

③公司相關(guān)部門主管或員工代表。

7.2.5晚餐

（1）就餐時間：2023年5月21日下午18:00；

（2）就餐地點(diǎn)：華天國際酒店餐廳2樓處；

（3）就餐方式：酒店自助餐形式。

7.3第三天流程

7.3.1早餐

（1）就餐時間：2023年5月22日上午8:30；

（2）就餐地點(diǎn)：華天國際酒店餐廳2樓處；

（3）就餐方式：酒店自助餐形式。

7.3.2游玩—橘子洲頭

游玩前一天公司負(fù)責(zé)人要先確認(rèn)好游玩的具體行程與地點(diǎn)、人員，做好周

全的安排，并且將計(jì)劃安排通過文件或者書面的方式通知告知來賓。

（1）游玩地點(diǎn)：湖南省長沙市岳麓區(qū)湘江中心橘子洲頭（長沙網(wǎng)紅旅游景

點(diǎn)）；

（2）游玩時間：2023年5月22日上午10:00-下午15:00；

（3）參與人員

①湖南天心教育文化服務(wù)有限公司領(lǐng)導(dǎo)班子代表；

6

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②山東君為科技教育有限公司一行人；

③后勤保障人員及行程安排秘書等3人。

（4）游玩流程

①上午9：30在華天國際酒店門口，接到山東君為科技教育有限公司一行

人一同開車前往湘江中心橘子洲頭，進(jìn)行游玩。

②上午10:00左右到達(dá)橘子洲頭行人參觀游玩街道，公司領(lǐng)導(dǎo)與來訪團(tuán)共

同參觀風(fēng)景。

③10:30左右到達(dá)橘子洲南端的偉人青年塑像，塑像高32米，長83米，這

里是拍照打卡，領(lǐng)略“橘子洲頭，看萬山紅遍，層林盡染”最好的地方。自由

活動停留半個小時左右。

④11:20左右由公司領(lǐng)導(dǎo)班子帶領(lǐng)來訪團(tuán)前往橘子洲頭“1925湖湘餐廳”

進(jìn)行茶歇午餐。

⑤就餐完畢之后，下午1:40左右安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來訪者共乘湘江游船，乘

游船感受長沙湘江的山河水秀，游船會環(huán)繞湘江橘子洲一圈，可以在船上感受

到山水洲城獨(dú)具特色的魅力，時間在1-2小時，可以根據(jù)行程進(jìn)行安排調(diào)整。

⑥乘船完畢之后，上岸進(jìn)行半小時茶歇，啟程回酒店。

⑦注意事項(xiàng)：橘子洲乘船項(xiàng)目遇到下大雨會關(guān)閉，去之前看好天氣再做選

擇；在下車之后每人分發(fā)一瓶水，洲上商店間隔較遠(yuǎn)，如果客人覺得口渴會覺

得體驗(yàn)感比較差；負(fù)責(zé)人要提前做好預(yù)約；負(fù)責(zé)人安排好一切流程事宜，不要

出現(xiàn)冷場；出行安全較為重要，要保證好每一位游客的生命安全。

7.3.3晚餐

（1）就餐時間：2023年2月22日下午17：00；

（2）就餐地點(diǎn)：華天國際酒店接待大廳；

（3）就餐方式：圓桌就餐；

（4）公司領(lǐng)導(dǎo)班子與所有來訪者共同進(jìn)餐，舉辦一場送行禮儀。

7.3.4送行

（1）退房

公司接待人員協(xié)助來訪者進(jìn)行退房，拿取房卡，協(xié)拿行李，清查遺留物品，

引導(dǎo)訪客上車。

（2）送機(jī)

2023年5月22日下午19：30，我司代表前往酒店歡送來訪者至機(jī)場，乘

坐航班離開長沙。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

公司領(lǐng)導(dǎo)代表人詢問賓客這幾天的感受如何，聽取他們的建議和想法，請

他們對我司接待的不足之處進(jìn)行諒解。并將前期準(zhǔn)備好的小禮物贈送給友人，

握手相送。

8經(jīng)費(fèi)預(yù)算

表2經(jīng)費(fèi)預(yù)算表

項(xiàng)目費(fèi)用

酒店住宿費(fèi)2880元

用車費(fèi)用950元