工程造價檔案管理制度

工程造價檔案管理制度工程造價檔案管理制度第一條

為規(guī)范XXX工程咨詢有公司工程造價咨詢業(yè)務(wù)檔案工作底稿的編制、復(fù)核、使用和管理，強(qiáng)化咨詢質(zhì)量，降低咨詢風(fēng)險，促進(jìn)提高整體水平，保證咨詢資料的完整性、統(tǒng)一性、實用性，制定本制度。第二條

業(yè)務(wù)檔案是指注冊造價工程師和概預(yù)算人員在執(zhí)行工程造價咨詢業(yè)務(wù)中，對規(guī)劃咨詢工作實施咨詢程序，形成咨詢意見，出具咨詢報告中形成的工作底稿，并對其進(jìn)行綜合整理，分類歸檔后形成的檔案資料。第三條

工程造價咨詢檔案是指咨詢企業(yè)從接受委托、調(diào)研、取證、編審、合議、復(fù)核、審批到出具報告書全過程中形成的具有查考和保存價值的文件和材料。工程造價咨詢企業(yè)完成咨詢業(yè)務(wù)后必須逐項建立檔案。第四條

工作底稿編制應(yīng)做到資料詳實、重點突出、簡繁得當(dāng)、結(jié)論明確、要素齊全、格式規(guī)范、標(biāo)識一致和記錄清晰。第五條工程造價咨詢檔案原則上由項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整理歸檔，項目負(fù)責(zé)人必須在咨詢報告出具后30日內(nèi)將完整的檔案資料移交檔案室；檔案管理員負(fù)責(zé)造價咨詢檔案的接收、裝訂立卷、保管、提供查閱等工作，檔案管理人員必須在檔案移交后90日內(nèi)將檔案裝訂歸檔，并保證歸檔后檔案的完整、安全。第六條工程造價咨詢業(yè)務(wù)檔案立卷必須遵循以下原則：1、遵循工程造價咨詢文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；2、確保文件材料的真實性，委托人對所提供資料的正確性、可靠性負(fù)責(zé)，委托人所提供資料凡從第三方獲得的，必須經(jīng)委托人確認(rèn)其真實可靠；3、保證資料的充分性，委托人按咨詢企業(yè)要求提供的項目資料應(yīng)滿足咨詢工作的需要，資料應(yīng)完整、充分；4、檔案文件的整理應(yīng)規(guī)范，按委托項目分別立卷，卷內(nèi)文件材料應(yīng)完整，審批和簽章手續(xù)完備，卷內(nèi)文件材料的制作和書寫必須規(guī)范、清晰，益于長期保存和查閱。第七條工程造價咨詢業(yè)務(wù)檔案所需歸檔材料工程造價咨詢檔案歸檔材料應(yīng)按照造價咨詢業(yè)務(wù)操作的業(yè)務(wù)準(zhǔn)備、業(yè)務(wù)實施及業(yè)務(wù)終結(jié)三個階段的咨詢成果報告、咨詢依據(jù)文件、其他文件分類進(jìn)行組織。一、業(yè)務(wù)準(zhǔn)備階段歸檔材料：（一）工程造價咨詢合同及廉政協(xié)議書；（二）湖北省建設(shè)工程造價咨詢相關(guān)資料交接清單（附表三）；（三）建設(shè)工程造價咨詢工作方案（附表四）；（四）項目操作人員配置一覽表（附表五）；（五）項目建議書或批件（投資估算編審）；（六）設(shè)計方案及初步設(shè)計文件（設(shè)計概算編審）；（七）送審工程概、預(yù)、決算書。二、業(yè)務(wù)實施階段歸檔材料：（一）工程招標(biāo)文件（含工程量清單）、設(shè)計交底紀(jì)要、招標(biāo)答疑（工程量清單、招標(biāo)控制價、投標(biāo)報價、結(jié)算編審）；（二）工程承包合同、中標(biāo)通知書、補(bǔ)充協(xié)議（結(jié)算編制、造價控制）；（三）建設(shè)工程項目預(yù)結(jié)算協(xié)調(diào)會議紀(jì)錄（附表七）；（四）施工現(xiàn)場勘察紀(jì)錄（附表六）；（五）建設(shè)工程預(yù)結(jié)算材料價格簽證單（附表八）；（六）施工單位送審的工程結(jié)算書（結(jié)算審核）；（七）設(shè)計變更單、施工簽證（結(jié)算編審）；（八）甲供材料、設(shè)備明細(xì)單（結(jié)算、決算編制）；（九）會議紀(jì)要、文函；（十）其它影響工程造價的有關(guān)咨詢資料：各種調(diào)查材料、采集數(shù)據(jù)、取證資料等。三、業(yè)務(wù)終結(jié)階段歸檔材料：（一）建設(shè)工程造價咨詢報告書（附表九、附表十參考）；（二）造價咨詢項目校審紀(jì)錄表（附表十一）；（三）建設(shè)工程造價編審確認(rèn)表（附表十二）；（四）與咨詢成果文件相關(guān)的計算底稿（各類分析說明文件、計算書、工料分析表等）（五）成果文件交付登記表及簽收單（附表十三）；（六）造價咨詢項目征詢意見回訪紀(jì)錄表（附表十四）；（七）武漢市建設(shè)工程造價計價監(jiān)管通知書；工程施工圖和竣工圖一般不納入歸檔范圍，可用清單形式歸檔，原件由委托方保存。

第八條業(yè)務(wù)檔案資料整理歸檔基本要求：一、編目要求：（一）編寫檔案資料頁號：正面在頁面右下角編寫，背面在左下角編寫；單面書寫的文件材料，空白面不編頁號；封面、目錄不編頁號；（二）檔案資料封面的格式（附表一）；1、咨詢企業(yè)全稱；2、咨詢業(yè)務(wù)類別：（A類）建設(shè)項目可行性研究投資估算的編制、審核及項目經(jīng)濟(jì)評價報告；（B類）建設(shè)工程概算、預(yù)算、結(jié)算、竣工結(jié)（決）算的編制與審核；（C類）建設(shè)工程工程量清單、招標(biāo)標(biāo)底、投標(biāo)報價的編制與審核；（D類）工程洽商、變更及合同爭議的鑒定與索賠；（E類）編制工程造價計價依據(jù)、項目實施階段造價跟蹤控制及提供工程造價信息資料等；3、業(yè)務(wù)資料標(biāo)題：指咨詢項目的全稱；4、歸檔時間：指卷內(nèi)文件材料所屬的起止年月。5、保管期限：工程造價咨詢檔案一般定為長期；6、件、頁數(shù)：“件”指卷內(nèi)文件材料的總件數(shù)；“頁數(shù)”指卷內(nèi)文件材料的總頁數(shù)；7、歸檔號：可按檔案立卷年份＋分類代碼＋流水號組合成歸檔號。（三）卷內(nèi)目錄（附樣二）：1、序號：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫序號；2、文件字號：文件制發(fā)單位的發(fā)文字號；3、文件作者：文件制發(fā)單位或個人；4、文件名稱：即文件的標(biāo)題。文件沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，但需外加“〈〉”號；5、歸檔時間：文件歸檔的年、月、日；6、頁號：卷內(nèi)文件所在之頁的頁碼；7、備注：留待對卷內(nèi)文件變化時作說明及引索之用。二、裝訂要求：（一）案卷裝訂排列：封面－卷內(nèi)目錄－文件材料－封底；（二）卷內(nèi)文件目錄應(yīng)采用A4規(guī)格用紙，封面、封底用公司統(tǒng)一封面、封底紙（白色卡紙），豎裝訂；（附表一）（三）工程造價咨詢業(yè)務(wù)檔案資料厚度超過40mm的，可分冊立卷。三、其他要求（一）工程造價咨詢業(yè)務(wù)檔案資料整理由該項目概預(yù)算專業(yè)人員整理并簽字，項目負(fù)責(zé)人復(fù)核并簽字，公司技術(shù)負(fù)責(zé)人審核并簽字后交檔案管理人員存檔；（二）實行咨詢工作檔案專人保管、專柜保管、專庫保管，保管人員對咨詢檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)；（三）造價咨詢成果文件除以紙面形式存檔，還需以電子文檔形式存入專用電腦或光盤，業(yè)務(wù)人員一律不準(zhǔn)留存。第九條

工程造價咨詢業(yè)務(wù)檔案資料的保密：（一）對底稿中涉及商業(yè)秘密，應(yīng)嚴(yán)格保守秘密；（二）下列情況應(yīng)當(dāng)允許查閱：1、法院、檢察院及國家其它部門依法查閱，并按規(guī)定辦理了有關(guān)手續(xù)；2、工程造價咨詢協(xié)會對執(zhí)業(yè)情況進(jìn)行檢查；3、經(jīng)委托人同意，被咨詢單位的后任咨詢單位；4、本所認(rèn)為合理的其它情況；5、查閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在檔案室就地監(jiān)視下查閱，不得帶出查閱，需復(fù)制應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。本公司咨詢工作的業(yè)務(wù)檔案的所有權(quán)屬于本公司所有，任何單位和個人不得以任何理由據(jù)為己有。第十條

本制度與法律、法規(guī)有抵觸者，以法律、法規(guī)規(guī)定為準(zhǔn)。附表一：封面附表二：卷內(nèi)目錄附表三：建設(shè)工程造價咨詢企業(yè)相關(guān)資料交接單附表四：建設(shè)工程造價咨詢工作方案附表五：項目操作人員配置一覽表附表六：施工現(xiàn)場勘查記錄附表七：建設(shè)工程預(yù)算結(jié)算協(xié)調(diào)會議記錄附表八：建設(shè)工程預(yù)算結(jié)算材料價格簽證單附表九：建設(shè)工程造價咨詢報告書（參考）附表十：造價咨詢業(yè)務(wù)成果文件扉頁格式（參考）附表十一：造價咨詢項目校審記錄表附表十二：建設(shè)工程造價便是確認(rèn)表附表一：（咨詢企業(yè)名稱）武漢市XX造價咨詢咨詢有限公司（咨詢業(yè)務(wù)類別）B類（案卷標(biāo)題）武漢市XX公司XX項目標(biāo)底編制自2006年2月至2006年4月保管期限長期本卷共X件XXX頁歸檔號2006B003立卷人負(fù)責(zé)人附表二：卷內(nèi)目錄序號文件名稱文件字號文件作者歸檔時間頁碼備注1XX工程造價咨詢合同合咨2006（3）×××2006年X月X日12資料交接清單蘆××2006年X月X日203咨詢工作方案余××2006年X月X日214操作人員配置一覽表余××2006年X月X日225工程招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑紀(jì)要吳××2006年X月X日236施工合同、補(bǔ)充協(xié)議吳××2006年X月X日567施工現(xiàn)場勘察紀(jì)錄余××2006年X月X日1238建設(shè)工程項目預(yù)結(jié)算協(xié)調(diào)會議紀(jì)錄余××2006年X月X日1249建設(shè)工程預(yù)結(jié)算材料價格簽證單余××2006年X月X日12310工程結(jié)算書吳××2006年X月X日23311設(shè)計變更單、施工簽證吳××2006年X月X日23412甲供材料、設(shè)備明細(xì)單吳××2006年X月X日23813會議紀(jì)要、文函吳××2006年X月X日24014建設(shè)工程造價咨詢報告書武造字2006（）號余××2006年X月X日24515造價咨詢項目校審紀(jì)錄表余××2006年X月X日25116建設(shè)工程造價編審確認(rèn)表余××2006年X月X日25617成果文件交付登記表余××2006年X月X日25718造價咨詢項目征詢意見回訪紀(jì)錄表余××2006年X月X日25819武漢市建設(shè)工程造價計價監(jiān)管通知書B060234余××2006年X月X日259附表三：《建設(shè)工程造價咨詢相關(guān)資料交接單》委托單位：武漢××集團(tuán)(公司)工程名稱：××建設(shè)工程項目類別：決算審核委托方于2007年×月×日將下列資料交給受委托方：序號資料名稱份數(shù)序號資料名稱份數(shù)1施工合同書1份92結(jié)算書1份103計算式1份114竣工圖1套125簽證單×頁136招投標(biāo)資料1套147營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書1份158其他資料×頁16委托方經(jīng)辦人：吳××受托方經(jīng)辦人：蘆××受托方于2007年×月×日結(jié)束項目審核，將上列資料一并交還給委托方。委托方經(jīng)辦人：吳××受委托方經(jīng)辦人：蘆××附表四：《建設(shè)工程造價咨詢工作方案》工程概況武漢××集團(tuán)××建設(shè)工程主要內(nèi)容是內(nèi)外墻粉刷,地面墊層、找平、塑鋼門窗、實木門、水電安裝等裝飾工程，該工程由武漢市××建筑集團(tuán)承建。咨詢工作目標(biāo)和范圍為維護(hù)建設(shè)，施工單位的合法權(quán)益，本公司接受委托，遵循客觀公正、公平的原則，對報送的工程造價結(jié)算進(jìn)行全面審核，如實確定建設(shè)工程造價。咨詢業(yè)務(wù)職責(zé)分工根據(jù)建設(shè)單位報送的審計資料，本公司將指派具有工程造價資格的專職造價師、造價員按不同工程類別安排審計工作。該項目負(fù)責(zé)人：余××其他審計人員：姚××付××工作程序和處理原則1.收集報審項目的結(jié)算和相關(guān)資料，全面了解工程施工全部過程。2.根據(jù)建設(shè)單位提供的結(jié)算書，竣工資料，圖紙，簽證等逐項審核，到現(xiàn)場核實工程量及了解相關(guān)情況，進(jìn)行全面審核。3.審計結(jié)果應(yīng)交公司技術(shù)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核。4.建設(shè)、施工、審計三方對審計結(jié)果確認(rèn)后，再出具審計報告。合同編號領(lǐng)導(dǎo)批示年月日附表五：××建設(shè)工程項目操作人員配置一覽表項目編號：有關(guān)操作人員姓名職稱年齡執(zhí)業(yè)資格注冊編號項目負(fù)責(zé)人余××專業(yè)造價工程師土建姚××安裝吳××市政概預(yù)算人員付××吳××校核人員劉××余××審核人員技術(shù)總負(fù)責(zé)人：劉××單位法定代表人：×××年月日附表六：施工現(xiàn)場勘查紀(jì)錄工程名稱××建設(shè)工程工程地點武漢市××路×號勘查時間2007年×月×日紀(jì)錄人××勘查內(nèi)容外墻涂料工程量現(xiàn)場實測實測結(jié)果:勘查結(jié)果確認(rèn)上述勘查項目屬實審核單位(蓋章)代表(簽字)余××建設(shè)單位(蓋章)代表(簽字)××施工單位(蓋章)代表(簽字)××附表七：《建設(shè)工程預(yù)算結(jié)算協(xié)調(diào)會議紀(jì)錄》時間2007年×月×日地點××公司會議室主持人××紀(jì)錄人××參加會議單位及人員：××委托單位：××建設(shè)單位：××施工單位：××造價咨詢單位：余××?xí)h議題：關(guān)于××建設(shè)工程有關(guān)事項須協(xié)調(diào)。1、×××2、×××?xí)h確認(rèn)意見：最終意見：1、×××2、×××建設(shè)單位簽字：××施工單位簽字：××審核單位簽字：××附表八：建設(shè)工程預(yù)結(jié)算材料價格簽證單序號名稱規(guī)格單位定額價審定價備注1外墻涂料㎡37.0036.00建設(shè)單位簽字:××施工單位簽字:××審核單位簽字:余××附表九：建設(shè)工程造價咨詢報告書武造字[200]第號關(guān)于XX建設(shè)工程造價咨詢報告XXXX：：受貴單位咨詢委托,對XX工程XXXX決算進(jìn)行審核。我公司遵循客觀、公正、公平的原則，依法維護(hù)建設(shè)、施工單位的合法權(quán)益，如實確定建設(shè)工程造價。參與本次咨詢工作的造價工程師鄭重聲明：1、我們在本咨詢報告中陳述的事實是真實的和準(zhǔn)確的；2、本咨詢報告中的分析、意見和結(jié)論是我們自己公正的專業(yè)分析、意見和結(jié)論；3、建設(shè)工程造價存在固有的不確定性，本咨詢報告的結(jié)果僅依據(jù)《建設(shè)工程造價咨詢合同》約定的工作內(nèi)容負(fù)責(zé)，對合同范圍外的材價等市場變動因素造成的造價變化不予承擔(dān)責(zé)任；4、我們與本咨詢報告中的編審對象沒有利害關(guān)系，也與有關(guān)當(dāng)事人沒有個人利害關(guān)系或偏見。造價工程師（簽章）：執(zhí)業(yè)資格證號：執(zhí)業(yè)資格證號：一、建設(shè)單位名稱：二、施工單位名稱:三、建設(shè)工程名稱：四、建設(shè)時間：五、建設(shè)規(guī)模：六、建設(shè)地點：七、審核責(zé)任:八、編制依據(jù)：九、審核方法：十、審核作業(yè)日期：十一、咨詢說明：十二、咨詢結(jié)論:項目負(fù)責(zé)人（簽章）：造價工程師執(zhí)業(yè)資格證號：造價工程師執(zhí)業(yè)資格證號：造價工程師執(zhí)業(yè)資格證號：XX工程造價咨詢有限公司（工程造價咨詢執(zhí)業(yè)印章）年月日附表十（造價咨詢業(yè)務(wù)成果文件扉頁格式）項目名稱：造價咨詢成果文件名稱：項目編號：造價咨詢單位負(fù)責(zé)人：造價咨詢單位技術(shù)總負(fù)責(zé)人：項目負(fù)責(zé)人：項目專業(yè)造價工程師：本成果文件簽發(fā)人： 造價工程師：日期：造價咨詢單位名稱：造價咨詢單位資質(zhì)等級：資質(zhì)證書編號：注：項目負(fù)責(zé)人（造價工程師擔(dān)任）為成果文件簽發(fā)人。附表十一：造價咨詢項目校審紀(jì)錄表項目名稱××建設(shè)工程項目編號2007-×號文件內(nèi)容報告書、審計資料編制人××校核紀(jì)錄×××××校核人簽名XX日期修改情況:編制人:××日期:2007,×,×校核人:××日期:×,×,×審核紀(jì)錄×××××審核人簽名XX日期修改情況:編制人:××日期:2007,×,×校核人:××日期:×,×,×其他×××××附件十二：建設(shè)工程造價編審確認(rèn)表年月日建設(shè)單位施工單位工程名稱開竣