湖南捷坤門業(yè)有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u1 公司簡介 湖南捷坤門業(yè)有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計公司簡介湖南捷坤門業(yè)有限公司于2013年07月01日成立，目前位于瀏陽市環(huán)?？萍际痉秷@，注冊資金1357萬人民幣，經(jīng)營范圍包括防火門、鋼木門、安全門、木制品門及其配件、消防設(shè)備及器材的零售。公司董事會下設(shè)有營銷中心、制造中心、研發(fā)中心、管理中心、財務(wù)中心，其中營銷中心包括國內(nèi)銷售部、國際貿(mào)易部、市場內(nèi)務(wù)部；制造中心包括采購部、倉儲部、生產(chǎn)部、物控部；研發(fā)中心包括品控部、研發(fā)部、工程部；管理中心包括人力資源部、行政事務(wù)部、后勤保障部；財務(wù)中心包括財務(wù)部和審計部。圖1公司組織架構(gòu)公司銷售與收款內(nèi)部控制制度存在的主要問題2.1銷售與收款管理機(jī)制不健全對銷售人員缺乏有效管理湖南捷坤門業(yè)有限公司由于銷售范圍很廣，銷售量大，銷售人員很多，公司沒有專門的人員對銷售人員進(jìn)行管理，公司由于對銷售人員的管理極度松懈，所以引發(fā)了一系列問題。對于公司而言，客戶是極其重要的，客戶辦理的業(yè)務(wù)金額一般較大并且是長期合作的關(guān)系，但是因為管理方面的忽視，驅(qū)動一些重要客戶資源都執(zhí)掌在銷售職員的手中，而后銷售人員今后從事其他行業(yè)，把手中的客戶資源也一路帶走，從而變成別的公司的客戶，讓公司產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)損失。銷售信用機(jī)制不合理公司為了達(dá)到預(yù)先占領(lǐng)市場的目的，采取賒銷手段，雖然帶來了銷售額的增長，也讓應(yīng)收賬款也隨之增加，并且因為沒有對客戶的信用狀況進(jìn)行審核，導(dǎo)致應(yīng)收賬款被客戶拖欠甚至無法收回，形成壞賬，給公司帶來一定的負(fù)面影響，影響公司的短期償債能力以及現(xiàn)金流量，最終影響公司的正常運營。不僅如此，賒銷還夸大了公司的經(jīng)營效果，公司的利潤中包含了大量的應(yīng)收賬款，虛增了收入，事實上根本沒有收到具體款項。公司的自我防范意識也比較欠缺，在簽訂交易合同中不嚴(yán)謹(jǐn)，出現(xiàn)漏洞，并且沒有及時利用法律武器維護(hù)自己的合法權(quán)益。在擴(kuò)張市場的過程中，公司的持續(xù)性銷量不足，銷售收入也大大降低，對客戶信用管理缺失，導(dǎo)致一些信用極差的客戶由于無法償還賬款而讓公司銷售陷入信用危機(jī)，從而給公司的經(jīng)濟(jì)效益帶來巨大的損失。2.2銷售與收款業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范公司的銷售與收款業(yè)務(wù)流程沒有規(guī)范到位,銷售與收款業(yè)務(wù)流程設(shè)計不合理，控制不當(dāng)，導(dǎo)致產(chǎn)品銷售及價格、信用政策等與目標(biāo)不一致，弄虛作假，會計核算多記、少記、錯記銷售收入和應(yīng)收賬款，造成核算和反應(yīng)不真實、不準(zhǔn)確、不完整。銷售與收款業(yè)務(wù)是公司運營管理流程中的一項重要環(huán)節(jié)，對公司能否正常開展業(yè)務(wù)并實現(xiàn)利潤起到?jīng)Q定性作用。銷售與收款業(yè)務(wù)是公司的一項基本活動，但是同時也容易受到各個部門、繁瑣的業(yè)務(wù)事件、復(fù)雜的流程鏈接以及管理方面的缺陷和欺詐的影響。所以，優(yōu)化銷售與收款業(yè)務(wù)流程是公司當(dāng)前的一項重要工作。要落實內(nèi)部控制，銷售環(huán)節(jié)所涉及的訂單票據(jù)、合同簽訂都需要規(guī)范化，這也是銷售的憑證和財務(wù)核算的重要依據(jù)，因此必須進(jìn)行嚴(yán)格的審核和檢查，然而公司缺乏這一審查環(huán)節(jié)，導(dǎo)致一旦出現(xiàn)收款方面的問題，后續(xù)的工作就無法正常進(jìn)行。2.3銷售與收款業(yè)務(wù)各部門之間缺乏溝通公司銷售與收款業(yè)務(wù)有些部門來往相對來說是非常密切的，缺乏溝通與交流就會導(dǎo)致部門之間信息無法合理共享，財務(wù)部、銷售部、生產(chǎn)部之間的聯(lián)系是比較緊密的，財務(wù)部與銷售部缺乏溝通就導(dǎo)致了應(yīng)收款項無法收回，銷售部與生產(chǎn)部缺乏溝通就導(dǎo)致了無法滿足客戶的正常需求，又會出現(xiàn)生產(chǎn)的產(chǎn)品過多增大了庫存量，加大了公司的生產(chǎn)成本。同樣的，公司員工之間的交流也是比較缺乏的，員工的想法無處表達(dá)，更無法提出合理訴求，公司無法形成一個真正的整體，這是公司需要去改善的。2.4會計基礎(chǔ)工作薄弱公司會計基礎(chǔ)工作非常薄弱，經(jīng)常出現(xiàn)會計工作質(zhì)量低、會計憑證不合法、財務(wù)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，甚至出現(xiàn)入錯了會計科目的各種情況。導(dǎo)致這些問題出現(xiàn)的最根本原來，是因為財務(wù)人員素質(zhì)低。公司人事部門給財務(wù)崗位設(shè)置的工資薪金較低，在財務(wù)人員的招聘上也沒有引起重視，導(dǎo)致招不到專業(yè)的財務(wù)人員，招進(jìn)來的人員專業(yè)素質(zhì)低，職業(yè)素養(yǎng)也參差不齊，而且公司也沒有組織過對財務(wù)人員開展繼續(xù)教育和培訓(xùn)，招到的一些員工專業(yè)水平?jīng)]有達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，在工作上做不到精益求精，從而造成財務(wù)部門整體水平較低。公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計3.1健全銷售與收款管理機(jī)制規(guī)范完善客戶管理制度對于公司來說，客戶是最重要的資源，所以我們應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)合理的客戶管理制度，建立完整的客戶信息表，對客戶信息表的準(zhǔn)確性進(jìn)行調(diào)查，掌握真實的客戶信息，保證客戶不流失；實行客戶監(jiān)管機(jī)制，按照市場規(guī)劃和客戶的實際情況對客戶進(jìn)行分級管理，在制定客戶管理制度的時候認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)的財務(wù)制度，落實客戶心里需求對公司看法，以便于后續(xù)對客戶做到真實了解；調(diào)查客戶信用情況，這也是公司能夠不斷發(fā)展的基礎(chǔ)，我們在制定客戶管理制度時，要結(jié)合本公司的發(fā)展方向和運行范圍。與客戶形成互惠互利合作共贏的關(guān)系。采取一定的措施留住客源，對于信譽良好的客戶可以適當(dāng)?shù)貫槠滟d賬；相反，對于信譽較差的客戶要在確保公司利益不受損的前提下與其發(fā)生交易。這樣不僅能降低收款環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)風(fēng)險，也能推動銷售金額的增長。表1客戶信息登記表（部分）客戶代碼客戶名稱付款期限地址信用等級電話001邵陽中航股份有限公司30天邵陽市雙清區(qū)高崇鎮(zhèn)良好13973923729002益陽機(jī)械制造公司20天益陽市赫山區(qū)龍嶺工業(yè)園鳳山路良好0737-2221811003長沙市點石裝修公司（寧鄉(xiāng)店）40天長沙市寧鄉(xiāng)市玉煤大道8號中0731-87828458004望城華達(dá)裝修公司60天長沙市望城區(qū)茶亭鎮(zhèn)中15084846586005寧鄉(xiāng)門業(yè)有限公司20天寧鄉(xiāng)市煤炭壩立銷售信用審核制度公司為了完善銷售信用管理，需要建立銷售信用審核制度。首先加強(qiáng)了應(yīng)收賬款的管理，制定嚴(yán)格的應(yīng)收賬款管理流程（見圖2），通過事前控制、事中控制、事后管理三個階段進(jìn)行管理，事前建立健全公司應(yīng)收賬款管理制度，建立專門機(jī)構(gòu)對賒銷方的信用風(fēng)險進(jìn)行管控；事中建立有效賒銷審批制度，實行應(yīng)收賬款追蹤審查制，制定符合公司實際情況的激勵政策及銷售回款制度；事后加大催收力度，規(guī)避信用賬款風(fēng)險。圖2公司應(yīng)收賬款管理機(jī)制公司可以規(guī)定銷售部門有權(quán)決定是否賒銷的限額，在這個賒銷限額范圍內(nèi)，銷售部門可以自行決定是否賒銷，超過此限額范圍就必須向上級主管部門報備商議，由銷售部門提出賒銷申請，上級主管部門進(jìn)行審批，財務(wù)部門作為賒銷過程的重要部門，需要對客戶進(jìn)行信用檢測，結(jié)合本公司的具體情況，給出意見。公司要提升收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制水平，首先需要構(gòu)建科學(xué)合理的收款業(yè)務(wù)流程，在財務(wù)票據(jù)環(huán)節(jié)必須要強(qiáng)化賬目管理、應(yīng)收賬款管理，定期對公司的銷售中賬目進(jìn)行核對，規(guī)范掌控整個收款業(yè)務(wù)流程，為了解決應(yīng)收賬款無法收回問題，公司制定了合理的信用政策，需要選擇合理的應(yīng)收賬款政策對潛在客戶進(jìn)行風(fēng)險評估，從而最大程度地實現(xiàn)信用銷售，把產(chǎn)生壞賬的風(fēng)險降到最低，提高公司的資金運行速度。信用政策是公司管理和規(guī)范應(yīng)收賬款的基本原則。采用恰當(dāng)?shù)男庞脴?biāo)準(zhǔn)可以讓公司提高實際銷售額、增強(qiáng)市場競爭力。信用政策包括信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件、收賬政策，信用標(biāo)準(zhǔn)是指壞賬率，信用條件是指信用期限、折扣期限以及現(xiàn)金折扣率，收賬政策首先是統(tǒng)計，再核對，最后進(jìn)行催賬。圖3公司信用政策3.2優(yōu)化銷售與收款業(yè)務(wù)流程為了提高公司銷售與收款業(yè)務(wù)工作質(zhì)量，需要建立規(guī)范的銷售與收款業(yè)務(wù)流程。銷售部門首先應(yīng)該受理客戶訂單并且編制銷售計劃，再審核銷售方案和信用政策，生成生產(chǎn)訂單，然后雙方簽訂銷售合同，最后組織銷售與收款。第一步調(diào)查客戶信用情況，分析客戶需求，受理客戶訂單；第二步核實客戶銷售方案和信用等級;第三步銷售部門向生產(chǎn)部門提出發(fā)貨請求，受理客戶生產(chǎn)訂單；第四步銷售部門擬訂好銷售合同內(nèi)容，并與銷售量大的客戶簽訂合同；銷售部門傳送并核實信息之后開具收款通知單，核實銷售合同后向倉儲部門傳送發(fā)貨通知單，倉儲部門根據(jù)發(fā)貨通知單以及各種訂單組織發(fā)貨。業(yè)務(wù)流程合理規(guī)范讓公司能夠經(jīng)營的更好。圖4銷售與收款業(yè)務(wù)流程圖3.3制定銷售與收款業(yè)務(wù)部門溝通制度為了加強(qiáng)銷售與收款各業(yè)務(wù)部門的溝通，規(guī)避缺乏溝通帶來的各種風(fēng)險，公司需制定切實可行的銷售與收款業(yè)務(wù)部門溝通制度。首先，公司需要在內(nèi)部以內(nèi)部員工為中心建立工作流程和工作目標(biāo)，建立內(nèi)部績效考核機(jī)制和相應(yīng)的獎懲和淘汰機(jī)制，安排持續(xù)訓(xùn)練，讓所有管理干部都能養(yǎng)成一種正確的行為習(xí)慣。從制度上規(guī)定公司的銷售與收款業(yè)務(wù)涉及到的各個部門加強(qiáng)溝通，及時傳遞共享信息，以便于各部門對銷售與收款業(yè)務(wù)信息的熟悉與掌握。規(guī)定財務(wù)部門和銷售部門應(yīng)該及時共享信息，特別是對未收的尾款以及其他應(yīng)收賬款的收取和追討階段，兩個部門之間應(yīng)該加強(qiáng)合作。如果其中一方因為對信息不夠了解，可能就會拉長對余款以及應(yīng)收賬款的收回期限，不利于公司資金回籠。享受優(yōu)惠以及賒賬的業(yè)務(wù)交易中，銷售部門應(yīng)當(dāng)與財務(wù)部門進(jìn)行工作對接，分享信息。對享受優(yōu)惠的客戶以及賒賬的客戶進(jìn)行資格審核和信用檢測，加強(qiáng)兩個部門之間的交流與合作，從而大大提高工作效率。公司銷售部門與生產(chǎn)部門與應(yīng)該加強(qiáng)信息傳遞機(jī)制的建設(shè)，部門內(nèi)部可以通過召開例會來提高內(nèi)部的信息傳遞效率，同時也可以為員工的交流提供一個平臺，這樣不僅可以提高信息傳遞效率，也能提高員工工作效率。圖5部門溝通管理機(jī)制3.4建立財務(wù)人員選聘和激勵制度公司要從根據(jù)上加強(qiáng)會計基礎(chǔ)工作，提高會計工作質(zhì)量，最重要的途徑就是要建立財務(wù)人員選聘和激勵制度，提高會計人員的綜合素質(zhì)。首先，重新評估財務(wù)人員崗位薪資標(biāo)準(zhǔn)，制定不同級別的財務(wù)人員相對應(yīng)的工資標(biāo)準(zhǔn)，以吸引專業(yè)的財務(wù)人員加入到公司就職。其次應(yīng)該在招聘環(huán)節(jié)，對財務(wù)人員專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行嚴(yán)格把控，設(shè)置學(xué)歷門檻和專業(yè)資格證書要求。然后，人事部門應(yīng)該要制定會計人員素質(zhì)提升計劃，定期安排會計人員進(jìn)行培訓(xùn)，對會計人員業(yè)務(wù)知識和會計法律法規(guī)進(jìn)行培訓(xùn)與考核，提高專業(yè)素質(zhì)，為財務(wù)工作的精細(xì)化、規(guī)范化打好基礎(chǔ)，增強(qiáng)會計人員的責(zé)任感和職業(yè)道德素養(yǎng)；最后，制定嚴(yán)格的會計工作規(guī)范，完善對會計人員的工作職責(zé)和工作規(guī)范的具體要求，確保會計工作質(zhì)量。評價針對湖南捷坤門業(yè)有限公司銷售與收款內(nèi)部控制存在的問題進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化設(shè)計，對銷售與收款管理機(jī)制、業(yè)務(wù)流程、部門之間的溝通問題和員工的綜合素質(zhì)方面展開設(shè)計。規(guī)范客戶管理機(jī)制和銷售信用制度，解決了公司大量重要客戶因為員工的離職而流失的問題，也大大減少了公司的壞賬損失；優(yōu)化銷售與收款業(yè)務(wù)流程讓公司的銷售環(huán)節(jié)保持真實完整無差錯；提高銷售與收款業(yè)務(wù)各部門之間的溝通效率，讓各部門對銷售與收款業(yè)務(wù)信息得以熟悉，部門之間加強(qiáng)了合作，提高了工作效率；強(qiáng)化會計基礎(chǔ)工作，提高會計人員綜合素質(zhì)，讓公司的員工整體素質(zhì)提高，財