湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-2"\h\u1湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司簡介 湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司簡介湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司是2016年成立的，注冊資本是二百萬元，注冊的地址是湖南省湖北長沙市高新開發(fā)區(qū)里面，作為一家專注于智能電視應(yīng)用軟件開發(fā)和運(yùn)營的互聯(lián)網(wǎng)軟件企業(yè)，是目前湖南只能電視供應(yīng)商的重要成員之一，承擔(dān)著湖南有線電視信號(hào)傳輸?shù)闹匾?yīng)商組成之一，不論是核心技術(shù)，還是市場占有率均居于行業(yè)領(lǐng)先位置。企業(yè)順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)社交化運(yùn)營的發(fā)展趨勢，本著技術(shù)創(chuàng)新與用戶需求相結(jié)合的原則，以“智能電視軟件，游戲綜合服務(wù)商”為發(fā)展目標(biāo)，并將其理念融入到公司的產(chǎn)品和業(yè)務(wù)發(fā)展中，運(yùn)用差異化競爭策略，持續(xù)的開發(fā)出新的，更適應(yīng)于市場的產(chǎn)品。但是市場在不斷的發(fā)展，公司所要面臨的競爭也在不斷的增強(qiáng)，而公司在隨著業(yè)務(wù)范圍逐漸增加，員工出差行為日益頻繁，公司出差報(bào)銷流程并沒有跟上公司發(fā)展，對(duì)此，本設(shè)計(jì)進(jìn)行了湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)，以期能夠改善湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷流程的問題，助力企業(yè)發(fā)展。湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷現(xiàn)狀在公司發(fā)展方面，湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司成立之后發(fā)展速度一直非常的迅猛，特別是近3年來，公司資產(chǎn)總額不斷創(chuàng)新高，銷售收入更是飛躍式的增長，公司整體發(fā)展呈現(xiàn)跨越式爆發(fā)。隨著OTT市場的不斷發(fā)展，公司市場份額也在不斷提升，日益成為智能電視第三方應(yīng)用市場的行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)。圖1湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司2016-2020年資產(chǎn)總計(jì)匯總圖由于市場競爭的殘酷和激烈，外地市場成為了湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公所想要進(jìn)行拓展的重要市場目標(biāo)，在這樣的情況，湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司將更多的注意力和市場發(fā)展目標(biāo)投向了外地市場，并且每年都呈現(xiàn)不斷上升和增長的態(tài)勢。表1湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司近三年出差報(bào)銷情況統(tǒng)計(jì)2018年2019年2020年出差報(bào)銷次數(shù)（次）142161173出差報(bào)銷金額（萬）35.3941.7644.35湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷采取的是以目的地為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷的政策。報(bào)銷的原則是根據(jù)出差的實(shí)際情況，給予相應(yīng)的補(bǔ)貼，具體住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和餐補(bǔ)標(biāo)準(zhǔn)如下表2所示。表2湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司近三年出差報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)（元/天）地區(qū)/人員特區(qū)直轄市省會(huì)城市地級(jí)市縣級(jí)市及以下總經(jīng)理實(shí)報(bào)實(shí)銷（含副總經(jīng)理）經(jīng)理500300200150100其余人員3001201008050餐補(bǔ)標(biāo)準(zhǔn)（元/天）地區(qū)/人員特區(qū)直轄市省會(huì)城市地級(jí)市縣級(jí)市及以下總經(jīng)理實(shí)報(bào)實(shí)銷（含副總經(jīng)理）經(jīng)理300300200150100其余人員20020015010080交通費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)（元/天）地區(qū)/人員特區(qū)直轄市省會(huì)城市地級(jí)市縣級(jí)市及以下總經(jīng)理實(shí)報(bào)實(shí)銷（含副總經(jīng)理）經(jīng)理20020015010050其余人員1501501005020而在出差報(bào)銷流程方面，當(dāng)員工有出差需求時(shí)，首先需要填寫出差申報(bào)表，然后由部門領(lǐng)導(dǎo)審批，在出差結(jié)束之后，對(duì)差旅情況進(jìn)行總結(jié)，并且形成一個(gè)表單，交由各個(gè)負(fù)責(zé)人審核，統(tǒng)一報(bào)銷。據(jù)悉，這是公司再2020年所執(zhí)行的最新的標(biāo)準(zhǔn)，一直沿用至今，但現(xiàn)行的這種出差報(bào)銷流程并不健全，在流程中并沒有體現(xiàn)公司高層領(lǐng)導(dǎo)的參與過程，容易發(fā)生監(jiān)督不到位的現(xiàn)象，并且員工申報(bào)公司也沒有制定預(yù)支出差費(fèi)用的相關(guān)流程，公司目前執(zhí)行的報(bào)銷流程如下圖所示：員工申報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審批部門領(lǐng)導(dǎo)審批出差出差返回公司返回公司填寫出差費(fèi)用報(bào)銷單填寫出差費(fèi)用報(bào)銷單部門領(lǐng)導(dǎo)審批部門領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部門審批總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部門審批同意/駁回同意/駁回完成報(bào)銷完成報(bào)銷圖2湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司現(xiàn)行出差報(bào)銷流程圖湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷流程存在的問題差旅費(fèi)借款流程不嚴(yán)謹(jǐn)為了增加營業(yè)額，公司專門的進(jìn)行了市場開發(fā)傾向，將市場開發(fā)涉及的范圍擴(kuò)大，而導(dǎo)致公司員工需要頻繁出差，差旅費(fèi)借款也因此成為一件經(jīng)常發(fā)生的事情。湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)計(jì)出借差旅費(fèi)數(shù)據(jù)具體如下：表52020年湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)計(jì)出借差旅費(fèi)數(shù)據(jù)季度出借差旅費(fèi)次數(shù)（次）出借差旅費(fèi)金額（萬元）第一季度213.92第二季度274.76第三季度142.06第四季度203.14總計(jì)8213.88從上表當(dāng)中可以看到，湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司的差旅費(fèi)出借費(fèi)用次數(shù)和總金額都是比較高的。但是湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司在差旅費(fèi)出借的管理上沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒?，以往都是出差員工直接找到高層領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)同意后通知財(cái)務(wù)，出差員工到財(cái)務(wù)室填寫借款單就可以借出差旅費(fèi)。這樣簡單的差旅費(fèi)出借管理方式容易導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部腐敗、資金不安全、相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)困難等情況發(fā)生，對(duì)于公司的發(fā)展腳步是非常不利的。出差報(bào)銷審核不嚴(yán)格在員工出差費(fèi)用審計(jì)中，發(fā)現(xiàn)員工違規(guī)填報(bào)出差費(fèi)用的現(xiàn)象很普遍。為了更加增加準(zhǔn)確率，公司在2020年末進(jìn)行了新的統(tǒng)計(jì)，年度報(bào)銷員工達(dá)到229人次，涉及出差費(fèi)用4.1萬元,經(jīng)財(cái)務(wù)部門后續(xù)查處的違規(guī)扣除費(fèi)用有近1.7萬元，屬于比較典型的違規(guī)現(xiàn)象。湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)計(jì)違規(guī)出差報(bào)銷明細(xì)具體如下表3所示。表32020年湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)計(jì)違規(guī)出差報(bào)銷明細(xì)違規(guī)類別涉及金額涉及人次詳細(xì)說明實(shí)際費(fèi)用與報(bào)銷費(fèi)用不符3.7萬元41人票據(jù)與該次出差費(fèi)用不相符虛報(bào)名目0.4萬元3次核實(shí)發(fā)現(xiàn)并沒有出差情況發(fā)生在實(shí)際工作過程中，財(cái)務(wù)對(duì)于出差費(fèi)用的審計(jì)，只是單純與出差員工所在部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，確認(rèn)出差結(jié)果。針對(duì)出差過程所產(chǎn)生的費(fèi)用審計(jì)，也僅僅是要求員工補(bǔ)足報(bào)銷金額的發(fā)票，針對(duì)具體發(fā)票內(nèi)容并沒有進(jìn)行嚴(yán)格審核。出差報(bào)銷核算混亂由于我國各城市級(jí)別不同，涉及出差路線不同，所以員工出差產(chǎn)生的差旅費(fèi)用也是不一樣的。公司為了更加方便于先行的管理情況，按照城市界別規(guī)定了相應(yīng)的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（如上表2所示）。同時(shí)出差實(shí)際發(fā)生地，部分費(fèi)用很難取得正規(guī)發(fā)票。因此，湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)部門規(guī)定的憑票報(bào)銷的制度讓很多銷售人員產(chǎn)生了負(fù)面情緒。從而產(chǎn)生的不合規(guī)發(fā)票抵充現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，這使得公司的管理出現(xiàn)了一些非常不好的而情況，費(fèi)用審計(jì)管理難度增大。表42020年湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷情況統(tǒng)計(jì)（單位：萬元）類目數(shù)額已發(fā)生未報(bào)銷3.4無票據(jù)報(bào)銷7.2違規(guī)報(bào)銷4.1實(shí)際報(bào)銷41.96超出預(yù)算6.76以2020年的差旅費(fèi)報(bào)銷情況為例，報(bào)銷情況核算較為混亂，各種違規(guī)現(xiàn)象都有著不小的金額。湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)差旅費(fèi)借款管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)在進(jìn)行差旅費(fèi)審核的之前，公司的應(yīng)當(dāng)先對(duì)公司現(xiàn)有的差旅費(fèi)借款請(qǐng)款進(jìn)行審核和確認(rèn)，財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)按照公司的規(guī)定和實(shí)際情況對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行審批，如果發(fā)現(xiàn)有問題，審批不通過，申請(qǐng)進(jìn)行差旅費(fèi)借款的人需要重新進(jìn)行提起和申請(qǐng)差旅費(fèi)報(bào)銷的相關(guān)過程，之后將修改過后的借款申請(qǐng)單拿給財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)再次審核。反之，如果財(cái)務(wù)部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)于該次差旅費(fèi)的審核是同意的，并且在相關(guān)的申請(qǐng)單上進(jìn)行了簽字，即代表對(duì)此次的出差表示同意，可以對(duì)員工本次出差表示認(rèn)可，借款進(jìn)入下一流程，程序循序進(jìn)行。差旅費(fèi)借款管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)具體如下：出差員工部門領(lǐng)導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)出納擬定出差借款申請(qǐng)單擬定出差借款申請(qǐng)單接收出差借款接收出差借款填寫審核通過意見審批填寫審核通過意見審批簽字確認(rèn)形成借款申請(qǐng)審批簽字確認(rèn)形成借款申請(qǐng)審批填寫審核通過意見查看出差借款申請(qǐng)單填寫審核通過意見查看出差借款申請(qǐng)單支付出差借款查看出差借款申請(qǐng)單支付出差借款查看出差借款申請(qǐng)單圖3湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差借款管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)圖通過對(duì)差旅費(fèi)用的優(yōu)化設(shè)計(jì)，可以讓報(bào)銷流程更加順暢的進(jìn)行，避免中間流程的產(chǎn)生，能夠更加準(zhǔn)確的控制金額的發(fā)生，減少預(yù)算超支的現(xiàn)象。出差報(bào)銷審核業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)在出差費(fèi)用的報(bào)銷審核方面，應(yīng)當(dāng)從一味的事后報(bào)銷變?yōu)槭虑暗膱?bào)備審核與事后的審核相結(jié)合的方式。換言之，在出差之前，出差的員工就應(yīng)當(dāng)向部門領(lǐng)導(dǎo)先進(jìn)行報(bào)備，本次出差的目的，預(yù)計(jì)取得的結(jié)果，大概的時(shí)間。并且在此基礎(chǔ)上出差結(jié)束之后員工應(yīng)當(dāng)向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)出差所取得的結(jié)果，是否達(dá)到了事前的目標(biāo)，而后部門領(lǐng)導(dǎo)在其出差報(bào)銷單上進(jìn)行簽字。具體審核流程如下。湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷審核業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)具體如下：出差當(dāng)事員工部門領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部公司領(lǐng)導(dǎo)填寫/修改出差報(bào)銷單并附上發(fā)票及相關(guān)材料填寫/修改出差報(bào)銷單并附上發(fā)票及相關(guān)材料⑥報(bào)銷完成⑥報(bào)銷完成①審核出差行為及內(nèi)容通過/駁回①審核出差行為及內(nèi)容通過/駁回⑤出納復(fù)核（報(bào)銷/銷賬）④審核相關(guān)票據(jù)是否符合③審核出差報(bào)銷單內(nèi)容⑤出納復(fù)核（報(bào)銷/銷賬）④審核相關(guān)票據(jù)是否符合③審核出差報(bào)銷單內(nèi)容②審核確認(rèn)通過/駁回②審核確認(rèn)通過/駁回圖4湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷審核業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)圖在進(jìn)行出差報(bào)銷審核時(shí)，財(cái)務(wù)崗位應(yīng)當(dāng)對(duì)出差同事進(jìn)行以下方面的審核：（1）出差是否為企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人安排，是否為必須。規(guī)范的企業(yè)會(huì)有派差單作為證明的。（2）復(fù)核出差線路是否合理或在派差單安排的行程中，重點(diǎn)關(guān)注是否有繞行旅游或辦私事的情況。（3）檢查報(bào)銷發(fā)票、車票、火車票等的真?zhèn)?。?）復(fù)核差旅費(fèi)報(bào)銷的各種費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)關(guān)注限額費(fèi)用是否超標(biāo)的情況發(fā)生。而出納崗位對(duì)出差同事提交的報(bào)銷單據(jù)，應(yīng)進(jìn)行以下方面的審核：（1）出差票據(jù)是否為出差目的地城市所開出的有效票據(jù)；（2）票據(jù)金額是否超出公司的各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。通過設(shè)計(jì)湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷審核業(yè)務(wù)流程，增加了事前的審核，可以有效提高出差的效率，減少無效出差的情況。出差報(bào)銷核算業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)目前湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司已經(jīng)有了相應(yīng)的報(bào)銷報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，但是報(bào)銷單據(jù)核算太過簡單，導(dǎo)致很多出差同事的報(bào)銷金額不能完全領(lǐng)到。因此可以根據(jù)出差實(shí)際情況，要求出差員工填寫額外補(bǔ)助費(fèi)用申請(qǐng)，讓員工明確自己的消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，降低由于差旅費(fèi)用報(bào)銷所造成的矛盾和抵觸情緒。最后，如果有借款，就要將報(bào)銷費(fèi)用與借款費(fèi)用進(jìn)行沖抵。優(yōu)化后的差旅費(fèi)報(bào)銷核算業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)具體如下。出差當(dāng)事人會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)出納遞交審核通過的出差報(bào)銷材料遞交審核通過的出差報(bào)銷材料附費(fèi)用材料說明附費(fèi)用材料說明 領(lǐng)取報(bào)銷費(fèi)用領(lǐng)取報(bào)銷費(fèi)用查看材料送財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審核重新提交對(duì)出差報(bào)銷費(fèi)用重新核算核算出差報(bào)銷費(fèi)用查看材料送財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審核重新提交對(duì)出差報(bào)銷費(fèi)用重新核算核算出差報(bào)銷費(fèi)用查看出差報(bào)銷費(fèi)用核算單簽字同意查看出差報(bào)銷費(fèi)用核算單簽字同意將出差費(fèi)用核算單發(fā)送出納駁回將出差費(fèi)用核算單發(fā)送出納進(jìn)行報(bào)銷費(fèi)用支付沖抵借款查看出差報(bào)銷費(fèi)用核算單進(jìn)行報(bào)銷費(fèi)用支付沖抵借款查看出差報(bào)銷費(fèi)用核算單圖5湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷核算業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)圖通過設(shè)計(jì)湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司出差報(bào)銷核算業(yè)務(wù)流程，可以讓員工更加自由和準(zhǔn)確的控制差旅費(fèi)用的金額，減少因?yàn)椴盥觅M(fèi)報(bào)銷造成的內(nèi)部矛盾，降低核算的難度?？偨Y(jié)對(duì)于湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司來說，有效的對(duì)公司資金進(jìn)行管理，對(duì)各項(xiàng)支出進(jìn)行嚴(yán)格審核，不僅能夠維護(hù)公司的財(cái)產(chǎn)安全，更能夠提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。本設(shè)計(jì)對(duì)湖南智遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)科技有限公司員工出差報(bào)銷違規(guī)填報(bào)、出差報(bào)銷核算混亂、差旅費(fèi)借款流程不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}，進(jìn)行了審核業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)、核算業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)和借款管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。從技術(shù)上以及流程、組織架構(gòu)合理性上進(jìn)行了優(yōu)化，本方案設(shè)計(jì)具備一定的實(shí)用性和可操作性。

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