湖南合欣藥業(yè)有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南合欣藥業(yè)有限公司的簡介...........................................................................1

2湖南合欣藥業(yè)有限公司旅費(fèi)報銷審批流程現(xiàn)狀...............................................1

3湖南合欣藥業(yè)有限公司差旅費(fèi)報銷審批流程中存在的問題...........................4

3.1審批周期長，員工滿意度低.........................................................................4

3.2線下審批占用了高管大量時間....................................................................4

3.3會計(jì)核審過程不嚴(yán)謹(jǐn)....................................................................................5

4優(yōu)化差旅費(fèi)報銷流程策略...................................................................................5

4.1構(gòu)建高效的報銷流程....................................................................................5

4.2領(lǐng)導(dǎo)線上審批................................................................................................6

4.3提高會計(jì)人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平........................................................7

5優(yōu)化效果評價.......................................................................................................7

參考資料...................................................................................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南合欣藥業(yè)有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1湖南合欣藥業(yè)有限公司的簡介

湖南合欣藥業(yè)有限公司成立于2019年，法定代表人為張韋，注冊資本為2

00萬元人民幣。經(jīng)營范圍包含：衛(wèi)生消毒用品、二類醫(yī)療器械的銷售；醫(yī)藥及

醫(yī)療器材、營養(yǎng)和保健食品的批發(fā)；食品的銷售；企業(yè)管理咨詢服務(wù)；品牌策

劃咨詢服務(wù)；企業(yè)形象策劃服務(wù)；信息技術(shù)咨詢服務(wù)；品牌推廣營銷；中醫(yī)藥

推廣；會議、展覽及相關(guān)服務(wù)；培訓(xùn)活動的組織；廣告制作服務(wù)；廣告發(fā)布服

務(wù)；廣告設(shè)計(jì)；廣告國內(nèi)代理服務(wù)；電子商務(wù)平臺的開發(fā)建設(shè)；健康醫(yī)療產(chǎn)業(yè)

項(xiàng)目的建設(shè)、管理、運(yùn)營；中醫(yī)藥研發(fā)；生物技術(shù)開發(fā)服務(wù)、咨詢、交流服

務(wù)。

董事

長

總經(jīng)

理

財核行政企劃銷售

部部部部

倉儲企業(yè)銷售

出納財務(wù)人事市場技術(shù)

后勤設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)

圖1-1公司結(jié)構(gòu)圖

2湖南合欣藥業(yè)有限公司旅費(fèi)報銷審批流程現(xiàn)狀

對于正處于成長期的湖南合欣藥業(yè)有限公司而言，銷售業(yè)務(wù)數(shù)量的不斷增

加、出差員工頻率的呈直線式增長，雖然為公司帶來了營業(yè)利潤的增長，但同

時也給財務(wù)部門帶來了較多的麻煩。目前，湖南合欣藥業(yè)有限公司規(guī)定員工在

出差前必須要提交出差預(yù)申請，并且要求財務(wù)部門嚴(yán)格審核差旅報銷各項(xiàng)明細(xì)

信息的真實(shí)性確定其是否合理。針對非臨時出差，員工需要提前一天到兩天提

交出差預(yù)申請，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)—高管—財務(wù)部門三個層級進(jìn)行審核備案后方可

通過出差申請。湖南合欣藥業(yè)的出差員工在出差結(jié)束后進(jìn)行差旅費(fèi)用報銷時，

也需要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)—高管—財務(wù)部門三個層級的審批通過后，才能完成費(fèi)

用報銷。在湖南合欣藥業(yè)有限公司，員工根據(jù)實(shí)報實(shí)銷的原則填報差旅報銷

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單，同時將報銷的憑證發(fā)票郵寄到公司的財務(wù)部，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)和高管報銷批

準(zhǔn)后，由財務(wù)部門進(jìn)行報銷佐證資料查驗(yàn)及費(fèi)用的審核，在審核通過后財核部

門才會安排出納在兩周內(nèi)為員工打款。根據(jù)湖南合欣藥業(yè)有限公司目前的差旅

報銷審批流程來看，員工提交差旅報銷申請后，財務(wù)人員大約需要大約一周到

兩周時間才能完成差旅報銷單的審批工作，審批通過后員工將會在兩周內(nèi)收到

公司打款，因此，湖南合欣藥業(yè)有限公司的差旅報銷周期大約為一個月左右。

這種報銷流程如圖所示：

員工部門經(jīng)理總經(jīng)理

填寫出差申請表

提出出差申請

遞交到部門經(jīng)理處審核部門經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)審核

是否通過？

員

調(diào)整出差申請

工

出簽署出差申請意見

差

是

申

請遞交到總經(jīng)理處審核審核出差申請業(yè)務(wù)

管

否

理是否通過？

是

接收出差申請審核意見總經(jīng)理簽署意見

保留出差審核通過申請返還給申請員工

圖2-1員工出差申請圖

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如圖所示出差申請管理流程先由員工線下填寫并提出申請表然后遞交部門

經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)審核，部門經(jīng)理簽署出差申請意見后遞交到總經(jīng)理處審核，總經(jīng)

理審核是否通過。假如沒有通過返回員工調(diào)整出差申請然后繼續(xù)遞交部門經(jīng)理

進(jìn)行審核，假如通過申請，總經(jīng)理簽署意見審核后給部門經(jīng)理再由部門經(jīng)理返

還申請員工，員工保留出差審核通過的申請。

員工/部門經(jīng)理總經(jīng)理財務(wù)人員

填寫出差報銷表

記錄出差款項(xiàng)使用情況

并提供發(fā)票證明

提供出差發(fā)票證明

出

遞交到公司會計(jì)處審核總經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)審核

差

報

銷否是否通過？

重新調(diào)整

管

是

理

提供總會計(jì)師審核通過的

出差報銷表簽字蓋章

接收報銷表及憑證

審核憑證

是否否

通過？告知原因

是

紙質(zhì)記賬

圖2-2員工出差報銷流程圖

如圖所示出差報銷流程先由員工或部門經(jīng)理填寫出差報銷表、記錄出差款

的使用情況并提供發(fā)票證明然后遞交到公司會計(jì)處審核。接著總經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)

審核，假如審核未通過交與員工或經(jīng)理處重新調(diào)整，調(diào)整后重新遞交到公司會

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計(jì)處審核，假如審核通過，總經(jīng)理簽字蓋章。然后員工或部門經(jīng)理提供總會計(jì)

師審核通過的出差報銷表，接著移交給財務(wù)人員接收還款及憑證，審核憑證是

否通過，未通過告知原因，通過后紙質(zhì)記賬。

3湖南合欣藥業(yè)有限公司差旅費(fèi)報銷審批流程中存在的問題

3.1審批周期長，員工滿意度低

從湖南合欣藥業(yè)有限公司的差旅報銷審批流程的狀況可以看出來，公司在

差旅報銷審批流程方面存在一些問題。其差旅報銷周期長達(dá)一個月，整個報銷

周期長，且無法追蹤報銷進(jìn)度，假如遇到報銷單據(jù)填寫錯誤或者票據(jù)不合規(guī)的

情況，報銷人員則需要重新寫一份報銷流程單，使得報銷周期進(jìn)一步拉長，這

種情況使得很多員工不樂意接受，且絕大多數(shù)員工認(rèn)為公司的差旅報銷流程周

期太長存在不合理的現(xiàn)象。湖南合欣藥業(yè)有限公司的員工出差需要自行墊付差

旅費(fèi)用，等到出差結(jié)束后才向公司申請費(fèi)用報銷。而對于連續(xù)出差的員工來

說，一個月的差旅報銷周期將直接導(dǎo)致員工自身墊付資金的累積量不斷增加使

得對員工的經(jīng)濟(jì)壓力造成負(fù)擔(dān)，在一定程度上降低了員工出差的意愿。員工出

差意愿度降低，可能會導(dǎo)致公司業(yè)績下滑產(chǎn)生不利影響，不利于公司的長期發(fā)

展。除此之外，財核部在審核附件材料時，由于報銷人員一般無相關(guān)財務(wù)知

識，填寫的報銷信息及提供的報銷單據(jù)很可能被財務(wù)駁回，遇到材料不齊等問

題單據(jù)時會通過手機(jī)電話或企業(yè)微信與員工進(jìn)行溝通，在交涉過程中經(jīng)?？赡?/p>

發(fā)生一些沖突。一方面，出差員工認(rèn)為財核部門故意刁難自己不給報銷；另一

方面，財核部門的工作人員會覺得委屈，認(rèn)為自己只是公司章程辦事，并沒有

故意刁難同事。這可能會增加員工對公司差旅報銷審批流程的不滿。

3.2線下審批占用了高管大量時間

湖南合欣藥業(yè)有限公司現(xiàn)有的差旅報銷審批流程，無論是出差預(yù)申請，還

是差旅費(fèi)用的報銷都要經(jīng)過部門經(jīng)理—總經(jīng)理—財核部門三個層級的審批。隨

著在某一時間段公司銷售數(shù)量的大幅增加，員工出差頻率的翻倍增長，高管們

在單據(jù)審批的工作量也不斷增加，而且高管也存在出差的可能性，這又會導(dǎo)致

審批不及時導(dǎo)致審批時間線拉長，影響企業(yè)辦事效率。報銷流程中，因報銷事

項(xiàng)眾多，涉及出差的餐飲開支、住宿費(fèi)、交通費(fèi)等各個方面，企業(yè)對不同報銷

事項(xiàng)的費(fèi)用和規(guī)則也不相同，故線下處理效率低還增加了管理層工作量，使得

其完成主要工作的時間減少，影響公司長期穩(wěn)定的發(fā)展。

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3.3會計(jì)核審過程不嚴(yán)謹(jǐn)

通過調(diào)研，湖南合欣藥業(yè)有限公司對差旅費(fèi)的財務(wù)核算，先是由出差人員

自己墊付差旅費(fèi)然后回公司后在進(jìn)行報銷，返程后報銷支出會出現(xiàn)差異，財務(wù)

人員為了簡化工作流程，會將這些差異費(fèi)用融入到其他別的費(fèi)用當(dāng)中，例如：

將報銷的餐飲費(fèi)劃到管理費(fèi)用當(dāng)中，將交通費(fèi)劃歸到業(yè)務(wù)招待費(fèi)之中。在這樣

的情況下財務(wù)人員在具體差旅費(fèi)的確認(rèn)與核算中會出現(xiàn)錯混賬目不清的情況，

會導(dǎo)致后期財務(wù)報表出現(xiàn)一系列漏洞。財務(wù)人員對于報銷單的核審存在不嚴(yán)謹(jǐn)

的行為，沒有嚴(yán)格按照報銷單的格式進(jìn)行檢查，有時候會出現(xiàn)報銷流程的混亂

沒有得到部門領(lǐng)導(dǎo)的審批也進(jìn)行了報銷。另外有一些員工在報銷過程中使用的

是手撕發(fā)票，這樣就存在發(fā)票造假的問題，而財務(wù)卻沒有發(fā)現(xiàn)問題。這種情況

下湖南合欣藥業(yè)有限公司的財核部門的工作不規(guī)范，會給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)

濟(jì)損失。

4優(yōu)化差旅費(fèi)報銷流程策略

4.1構(gòu)建高效的報銷流程

高效報銷流程是在傳統(tǒng)報銷流程基礎(chǔ)上，進(jìn)行流程優(yōu)化并用網(wǎng)絡(luò)科技手段

進(jìn)行系統(tǒng)化管理，將報銷業(yè)務(wù)和線上審批、線上自動化財務(wù)核審、線上預(yù)算管

理等功能集合起來，并將人員操作部分利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)自動化處理，從而構(gòu)

建高效的報銷流程，幫助企業(yè)提高經(jīng)營效率。我們定義高效報銷流程是依賴于

建立員工報銷系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的，員工報銷系統(tǒng)通過集成前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)、自動審批

系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、發(fā)票查驗(yàn)平臺、記賬系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)報銷

人員提單報銷、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)人員審核、執(zhí)行付款、賬務(wù)處理全流程在

線結(jié)轉(zhuǎn)高效的報銷流程總體流程設(shè)計(jì)為：①報銷人員線上發(fā)起報銷流程；②業(yè)

務(wù)領(lǐng)導(dǎo)線上審批；③財務(wù)審核，系統(tǒng)自動入賬；④執(zhí)行付款，系統(tǒng)自動入賬。

流程圖如圖所示：

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員工上級領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)出納

實(shí)發(fā)票/單據(jù)

發(fā)票/單據(jù)

物影像掃描

流

01020304

員工線上線上審批財務(wù)審核執(zhí)行靠墻

發(fā)起報銷自動入賬自動入賬

信否是是是

息

流是否未超是否發(fā)票校

過預(yù)算通過驗(yàn)、審核

否否

圖4-1高效報銷流程圖

這種線上報銷流程使得出差人員可以隨時隨地登入系統(tǒng)進(jìn)行報銷，財核部

門對不合理的報銷資料能快速審批駁回，在駁回之后報銷人員可以詢問線上財

務(wù)機(jī)器人審核資料的錯誤情況，從而有針對性對不符合要求的報銷材料進(jìn)行合

理規(guī)范。建立問題單據(jù)處理平臺，為問題單據(jù)開辟單獨(dú)通道，縮短問題單據(jù)的

審批時長。在問題處理平臺上員工可以直接對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，問題單據(jù)修改完

成后管理員會在第一時間進(jìn)行單據(jù)審批，以此提高財務(wù)人員與差旅報銷人之間

的溝通效率，財務(wù)人員對符合要求的報銷單也能迅速處理，節(jié)約報銷審批周

期，從而提高辦事效率。而且這種線上報銷不會出現(xiàn)需要員工出差自己長時間

墊錢的情況，在遇到超出預(yù)算的情況下可以在線上提出合理申請，進(jìn)行特事特

辦，這樣可以減少原來員工因墊錢而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)壓力，從而使得出差更有積極

性，有利于提高企業(yè)的業(yè)務(wù)能力，增加企業(yè)利潤。

4.2領(lǐng)導(dǎo)線上審批

高效報銷流程在業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批流程的總體設(shè)計(jì)為：報銷人員提交報銷流程

后，會自動發(fā)起線上審批流程，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)收到審批流程后，需在規(guī)定的時間內(nèi)

進(jìn)行處理。此流程需要結(jié)合內(nèi)控制度、預(yù)算金額等因素考慮，具體設(shè)計(jì)如下：

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第一，審批智能化，報銷管理系統(tǒng)將審批流程自動推送至業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的待辦事

項(xiàng)，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)可隨時隨地審批相關(guān)報銷事項(xiàng)，另外可點(diǎn)擊查看詳細(xì)報銷事項(xiàng)和

報銷單據(jù)，以此判斷該業(yè)務(wù)是否符合報銷要求。同時，設(shè)置審批提醒功能，將

超過二十四小時未處理的審批重復(fù)推送提醒，以提高業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的審批效率。第

二，結(jié)合內(nèi)部管理制度分層審批，假設(shè)內(nèi)部制度規(guī)定單筆報銷不超過兩千元的

金額僅需部門負(fù)責(zé)人審批，系統(tǒng)設(shè)置不超過五千元單筆報銷金額只需要一層審

批；假設(shè)內(nèi)部制度規(guī)定單筆報銷金額超過五千不超過一萬的金額則需要部門負(fù)

責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人審批，系統(tǒng)設(shè)置超過一萬不超過三萬的單筆報銷金額則需要

兩層審批；假設(shè)內(nèi)部制度規(guī)定單筆報銷金額超過三萬金額的需要部門經(jīng)理、財

務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批，系統(tǒng)設(shè)置超過三萬的單筆報銷金額則需要三層審批。

第三，和預(yù)算金額相關(guān)聯(lián)。業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核時，不僅要關(guān)注該報銷事項(xiàng)，還關(guān)注

整體報銷費(fèi)用的預(yù)算金額的大小，員工報銷系統(tǒng)可根據(jù)已報銷金額和年度預(yù)算

金額可計(jì)算出預(yù)算是否超標(biāo)。假設(shè)在年中的時候預(yù)算金額超標(biāo)那么就要進(jìn)行合

理規(guī)劃，然后管理層對報銷費(fèi)用進(jìn)行事中管理，防止相關(guān)費(fèi)用超過預(yù)算金額，

更好地實(shí)現(xiàn)公司的財務(wù)規(guī)劃。

4.3提高會計(jì)人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平

要求企業(yè)財務(wù)人員應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是的原則、各盡其職的品格和做事認(rèn)真的

態(tài)度，財核部門也要加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，在差旅費(fèi)報銷過程中要求會計(jì)人員應(yīng)

嚴(yán)格執(zhí)行報銷標(biāo)準(zhǔn)，需要嚴(yán)謹(jǐn)不搞特殊化。比如，在差旅費(fèi)報銷單上應(yīng)注明出

差人員、出差地點(diǎn)、出差時間，報銷要符合公司規(guī)定，并且說明原因，對一些

有退票行為的，要標(biāo)注退票原因，并有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門審核簽字確認(rèn)，若無法遵

循以上規(guī)定，會計(jì)