湖南康華家具有限公司財務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介....................................................................................................................1

2財務(wù)付款審批流程現(xiàn)狀............................................................................................1

2.1財務(wù)付款審批環(huán)節(jié)組織架構(gòu)及部門職責(zé)......................................................1

2.2財務(wù)付款審批內(nèi)部控制人員設(shè)置情況..........................................................2

2.3財務(wù)付款審批環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程概況..................................................................2

3公司財務(wù)付款審批流程存在的問題.........................................................................3

3.1付款流程不高效..............................................................................................3

3.2存在逾期付款的弊端......................................................................................4

3.3財務(wù)人員調(diào)崗或離職引發(fā)的交接問題..........................................................4

4提升公司財務(wù)付款審批流程對策.............................................................................5

4.1優(yōu)化公司付款流程，提高財務(wù)效率..............................................................5

4.2及時處理逾期的賬款，確保公司信譽(yù)..........................................................5

4.3健全部門人員交接制度，提高相關(guān)人員職業(yè)素養(yǎng)......................................6

5設(shè)計評價.....................................................................................................................6

參考資料........................................................................................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

湖南康華家具有限公司

財務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

湖南康華家具有限責(zé)任公司成立于2010年，注冊資金800萬元，現(xiàn)公司位

于株洲市工業(yè)區(qū)。公司專業(yè)生產(chǎn)定制實(shí)木床、整體衣柜、衣帽間、書柜、茶幾、

酒柜、電腦桌、儲物柜；主要經(jīng)營客廳家具；成套家具；臥室家具衣柜等集設(shè)計、

生產(chǎn)、批發(fā)、銷售及服務(wù)為一體。2022年公司總資產(chǎn)達(dá)到1000萬，銷售額近3000

千萬元、期末員工人數(shù)64人。公司包括財務(wù)部、行政人事部、采購部、生產(chǎn)部、

銷售部等部門。

2財務(wù)付款審批流程現(xiàn)狀

2.1財務(wù)付款審批環(huán)節(jié)組織架構(gòu)及部門職責(zé)

財務(wù)付款審批涉及的部門職責(zé)如表2-1所示。

表2-1財務(wù)付款審批部門的部門職責(zé)

涉及部門職責(zé)

負(fù)責(zé)對采購物資價格的審核；

財務(wù)付款部

按照采購合同規(guī)定向供應(yīng)商付款

由于財稅服務(wù)行業(yè)項(xiàng)目點(diǎn)多面廣，比較分散，再加上管理人員每個人的能力

水平各有差異，所以財稅服務(wù)行業(yè)企業(yè)財務(wù)流程存在一定的特殊性。項(xiàng)目人員對

項(xiàng)目上發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行處理并記錄，填寫原始單據(jù)。然后，原始單據(jù)通過財務(wù)系

統(tǒng)交由項(xiàng)目財務(wù)人員的審核，審核通過后，財務(wù)人員根據(jù)企業(yè)會計準(zhǔn)則進(jìn)行核算，

生成會計憑證。但審核單據(jù)會消耗財務(wù)人員許多的時間以及精力。

財稅服務(wù)行業(yè)財務(wù)人員的財務(wù)數(shù)據(jù)收集沒能整合許多可以給企業(yè)帶來價值

的信息，他主要收集的是與會計事項(xiàng)定義相符的數(shù)據(jù)。同時財務(wù)部門與其他部門

互不干涉，因而財務(wù)部門當(dāng)中的資金信息以及業(yè)務(wù)部門當(dāng)中的物流信息沒能相互

結(jié)合，不能給公司帶來更好、更有效的服務(wù)，不能為公司創(chuàng)造更大的價值。再加

上許多的時間被用在信息傳遞過程當(dāng)中，財務(wù)人員手中得到的信息是過于落后于

管理節(jié)點(diǎn)發(fā)生的時間，在加工完信息，傳遞到管理層后，就不能夠保障財務(wù)信息

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的重要性和及時性了。

2.2財務(wù)付款審批內(nèi)部控制人員設(shè)置情況

公司財務(wù)付款審批環(huán)節(jié)涉及的人員主要包括：總經(jīng)理，采購部的經(jīng)理、采購

員、倉庫人員，財務(wù)部的會計和出納人員。相關(guān)人員具體的崗位職責(zé)如下表2-2

所示。

表2-2付款審批相關(guān)人員的崗位職責(zé)

崗位相關(guān)工作內(nèi)容

a.審核請購單；

總經(jīng)理b.簽訂付款合同；

c.審核付款申請單。

a.復(fù)核付款比價單；

付款經(jīng)理

b.復(fù)核付款合同。

a.收集供應(yīng)商信息供領(lǐng)導(dǎo)參考；

b.匯總、整理付款申請；

付款員

c.向上級提交付款申請單；

d.根據(jù)經(jīng)審批的付款申請單付款。

2.3財務(wù)付款審批環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程概況

財務(wù)付款作為會計學(xué)的一個極為常見的會計科目，它主要是指因采購原材料、

接受勞務(wù)服務(wù)或者購買商品等而產(chǎn)生的所有債務(wù)。企業(yè)的日常業(yè)務(wù)量不斷增加會

使財務(wù)付款這種并不是特別復(fù)雜的會計核算與記賬工作變得繁重起來，所以對于

整個財務(wù)部門來說，財務(wù)付款管理要求員工具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度。另外，支

付貨款或服務(wù)款項(xiàng)這種工作本身也有一定的風(fēng)險，遲延付款或付錯款項(xiàng)都會導(dǎo)致

企業(yè)出現(xiàn)被供應(yīng)商停止供貨或停止服務(wù)的情況，影響企業(yè)的正常運(yùn)營。

圖2-1財務(wù)付款審批環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程

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對于湖南康華家具有限責(zé)任公司來說，在其履行財務(wù)付款處理流程過程中，

具體步驟如下：

（1）收集發(fā)票的工作是由湖南康華家具有限責(zé)任公司本地財務(wù)部門相關(guān)工

作人員完成的。供應(yīng)商將發(fā)票快遞郵寄到湖南康華家具有限責(zé)任公司本地財務(wù)部

門，相關(guān)工作人員對收到的發(fā)票進(jìn)行查驗(yàn)和登記，利用掃描儀將發(fā)票及相關(guān)采購

訂單或支持性文件如報價單、合同或采購明細(xì)清單等掃描為電子版文件，然后逐

一上傳到湖南康華家具有限責(zé)任公司研發(fā)的發(fā)票處理系統(tǒng)中，將發(fā)票原件與所有

支持性文件統(tǒng)一編碼并最終完成歸檔。

（2）湖南康華家具有限責(zé)任公司的財務(wù)付款專員在系統(tǒng)完成所有發(fā)票的

賬務(wù)處理。財務(wù)付款專員在發(fā)票處理系統(tǒng)中對發(fā)票圖像以及相關(guān)付款申請單、采

購訂單或支持性文件（報價單、合同、采購明細(xì)清單等）進(jìn)行審核

（3）系統(tǒng)的發(fā)票處理與審批。當(dāng)發(fā)票相關(guān)信息輸進(jìn)系統(tǒng)以后，系統(tǒng)會進(jìn)行

自動檢查，對三方信息做出匹配驗(yàn)證。若系統(tǒng)審核合格，發(fā)票將從IMAP系統(tǒng)進(jìn)

入ERP系統(tǒng)，形成待付款狀態(tài)。

（4）付款。湖南康華家具有限責(zé)任公司的財務(wù)付款專員將付款清單從ERP

系統(tǒng)中導(dǎo)出并上傳網(wǎng)上銀行，由湖南康華家具有限責(zé)任公司本地財務(wù)部經(jīng)理在網(wǎng)

上銀行授權(quán)后，網(wǎng)上銀行直接出賬，若出現(xiàn)付款失敗或被對方銀行退回的情況時，

財務(wù)付款專員需檢查失敗的原因并糾正錯誤，最終完成支付。

（5）發(fā)票歸檔。供應(yīng)商送達(dá)的發(fā)票原件需要湖南康華家具有限責(zé)任公司本

地財務(wù)部門相關(guān)人員按照規(guī)定的要求進(jìn)行整理編號并歸檔，存放在檔案公司提供

的存檔箱中，檔案箱的封皮上貼有統(tǒng)一的條形碼方便未來財務(wù)部門隨時抽檢原件，

兩年以內(nèi)的原件存放在湖南康華家具有限責(zé)任公司本地財務(wù)部，超過兩年期限的

原件由檔案公司上門收取后進(jìn)行保管。

3公司財務(wù)付款審批流程存在的問題

3.1付款流程不高效

對于財務(wù)付款處理來說，在其整個業(yè)務(wù)過程中，只有支付操作才是資金的流

出，因此支付準(zhǔn)確性指標(biāo)一直是客戶非常關(guān)注的問題。我們將湖南康華家具有限

責(zé)任公司業(yè)務(wù)的支付對象分為三類：第一類是最常見的對外支付方式，即外部供

應(yīng)商的應(yīng)付賬款，一般情況下會涉及管理費(fèi)用，同時也會涉及銷售費(fèi)用，包括原

材料購買的價格和費(fèi)用支出等；第二類是對內(nèi)支付方式，也就是職工的日常費(fèi)用

報銷，如差旅費(fèi)用。最后一種是對湖南康華家具有限責(zé)任公司關(guān)聯(lián)方之間的發(fā)生

的往來款項(xiàng)，在這里主要體現(xiàn)在不同分公司相互存在的貨款方面。從支付對象、

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金額上來看，上述幾種情況帶來的風(fēng)險程度也不同。因此，外部供應(yīng)商的資金支

付被視為風(fēng)險最高，關(guān)聯(lián)方（分支機(jī)構(gòu)）之間的支付風(fēng)險相對來說較小，而報銷

風(fēng)險最小的就屬內(nèi)部員工的差旅費(fèi)。

對于湖南康華家具有限責(zé)任公司內(nèi)部員工由于出差而產(chǎn)生的差旅費(fèi)報銷的

相關(guān)業(yè)務(wù)，應(yīng)付賬款專員在檢查完所有發(fā)票及單據(jù)后直接在ERP系統(tǒng)的非采購

訂單模塊下也就是費(fèi)用模塊下進(jìn)行賬務(wù)處理，最終生成的會計分錄是：借記相關(guān)

“費(fèi)用賬戶”，貸記“財務(wù)付款-XX員工”。雖然流程標(biāo)準(zhǔn)化操作在財務(wù)付款專員的

發(fā)票處理效率方面有很大幫助，但只要操作處理是財務(wù)付款專員手動的，那么多

少都會出現(xiàn)錯誤或者存在一些芝麻小事，而付款的安全性也會有很大的隱患存在。

3.2存在逾期付款的弊端

在企業(yè)的日常業(yè)務(wù)流程中，財務(wù)付款審批對于一個企業(yè)的所有的日常經(jīng)營業(yè)

務(wù)來說是所有環(huán)節(jié)的最后一個，若前面的任意一個環(huán)節(jié)突然出現(xiàn)差錯或問題都會

造成最后一步財務(wù)付款專員遲延支付款項(xiàng)的情況。參考目前的KPI狀況，付款

情況的滿意程度仍低于湖南康華家具有限責(zé)任公司與湖南康華家具有限責(zé)任公

司共同設(shè)定的指標(biāo)值，主要問題是沒有按時付款。供應(yīng)商由于沒有收到付款會經(jīng)

常打電話或發(fā)郵件詢問付款情況。這樣的話，對于財務(wù)付款專員來說，會付出更

多的時間、精力，也使財務(wù)付款專員分心于付款之外的工作。所以逾期付款不僅

對湖南康華家具有限責(zé)任公司的信譽(yù)有很大影響，而且還會影響供應(yīng)商對湖南康

華家具有限責(zé)任公司采購的貨物的發(fā)貨情況，有可能會出現(xiàn)先支付逾期款項(xiàng)再發(fā)

貨的情況，最終會影響湖南康華家具有限責(zé)任公司的生產(chǎn)和銷售。

3.3財務(wù)人員調(diào)崗或離職引發(fā)的交接問題

員工流動比率較高這會使得顧客滿意度不會太高，另外如果出現(xiàn)大量員工離

職現(xiàn)象,會在很多程度上影響到公司的穩(wěn)定運(yùn)營。無論主動或被動而產(chǎn)生的一個

崗位的內(nèi)部交接都會降低員工對此崗位的熟練度，從而直接降低了整個流程組的

工作效率；而且湖南康華家具有限責(zé)任公司也需要重新選拔、培訓(xùn)入職者，這些

都會是湖南康華家具有限責(zé)任公司自己承擔(dān)的隱形成本。一方面，可靠的專家專

業(yè)基礎(chǔ)少，缺乏相關(guān)專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，缺乏專業(yè)素養(yǎng)，工作效率低，工作態(tài)度懶惰，難

以形成有效的財務(wù)會計工作流程，另一方面，財務(wù)人員素質(zhì)的偏差也加劇了分工

的不合理，使財務(wù)制度的實(shí)施舉步維艱。

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4提升公司財務(wù)付款審批流程對策

4.1優(yōu)化公司付款流程，提高財務(wù)效率

對于湖南康華家具有限責(zé)任公司的財務(wù)付款審批流程來說，最基本的服務(wù)質(zhì)

量水平指標(biāo)就是付款準(zhǔn)確性，如果出現(xiàn)大量付款錯誤的情形，湖南康華家具有限

責(zé)任公司就會遭受極大的利益損失。對于該中心來說，如果財務(wù)付款流程于實(shí)際

業(yè)務(wù)中發(fā)生錯誤導(dǎo)致湖南康華家具有限責(zé)任公司有資金損失。如果損失的金額達(dá)

到一定額度，湖南康華家具有限責(zé)任公司需要根據(jù)協(xié)議向湖南康華家具有限責(zé)任

公司支付相應(yīng)額度比例的罰金。所以為了保證湖南康華家具有限責(zé)任公司財務(wù)付

款流程組的付款業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性，尤其需要監(jiān)控大額款項(xiàng)的支付情況，建議完善現(xiàn)

有的財務(wù)付款的流程，在支付金額較大的款項(xiàng)之前額外增加檢查與審批環(huán)節(jié)，通

過增加特殊審批流程制度來加強(qiáng)把控金額較大的款項(xiàng)支付的準(zhǔn)確性問題。此外，

要，增加發(fā)票檢查程序。如果財務(wù)付款專員在系統(tǒng)處理發(fā)票時遇到發(fā)票信息不完

整或有問題的情況，建議財務(wù)付款專員與湖南康華家具有限責(zé)任公司當(dāng)?shù)刎攧?wù)部

門的發(fā)票掃描人員進(jìn)行溝通，建議掃描人員將發(fā)票原件及支持性附件在掃描進(jìn)系

統(tǒng)之前針對其完整性及合規(guī)性進(jìn)行初步檢查，確保財務(wù)付款專員能夠?qū)呙柽M(jìn)系

統(tǒng)的發(fā)票直接采取入賬處理，以減少發(fā)票的退還率，提高財務(wù)效率。

4.2及時處理逾期的賬款，確保公司信譽(yù)

從湖南康華家具有限責(zé)任公司角度來看，若其出現(xiàn)延遲付款的情形，同湖南

康華家具有限責(zé)任公司達(dá)成的長期合作就會造成一定程度的影響，如果供貨滯后

則會影響湖南康華家具有限責(zé)任公司生產(chǎn)產(chǎn)品的速度。根據(jù)業(yè)務(wù)流程改進(jìn)理論可

知，應(yīng)付賬款專員要保留符合流程運(yùn)轉(zhuǎn)的部分，改進(jìn)不合理的環(huán)節(jié)，將改進(jìn)后的

環(huán)節(jié)與ERP系統(tǒng)融合并做到固化，最終實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)流程的穩(wěn)定運(yùn)行。

一方面，保證貨物收到的及時性。在系統(tǒng)中，針對湖南康華家具有限責(zé)任公

司設(shè)定了對方確認(rèn)收貨即刻發(fā)出郵件進(jìn)行提醒，然而在實(shí)際操作過程中沒有取得

理想的成效。因此，財務(wù)付款專員每周將ERP系統(tǒng)中未收貨的所有采購訂單數(shù)

據(jù)導(dǎo)出來并匯總分析形成報告發(fā)給湖南康華家具有限責(zé)任公司采購部及倉儲部

的負(fù)責(zé)人，以催促湖南康華家具有限責(zé)任公司地方倉儲部門對所有已經(jīng)收到貨物

的采購訂單進(jìn)行系統(tǒng)確認(rèn)，盡量做到在發(fā)票進(jìn)入系統(tǒng)之前收貨動作就已經(jīng)完成，

能夠快速地提高發(fā)票的處理效率，從而達(dá)到付款及時性的提高。另一方面，跟蹤

處理支付失敗的款項(xiàng)。因供應(yīng)商現(xiàn)用銀行信息與我們ERP系統(tǒng)維護(hù)得不對稱而

產(chǎn)生銀行退款進(jìn)而導(dǎo)致遲延付款，建議財務(wù)付款專員專門記錄這些付款失敗的款

項(xiàng)，及時聯(lián)系這些款項(xiàng)的申請人，提醒申請人盡快進(jìn)行供應(yīng)商的銀行賬戶信息變

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更流程，并要求申請人在變更流程完成后第一時間通知到財務(wù)付款專員，盡量縮

短這些財務(wù)付款的逾期付款時間，在最近的付款日重新安排付款。

4.3健全部門人員交接制度，提高相關(guān)人員職業(yè)素養(yǎng)

科學(xué)合理的財務(wù)組織結(jié)構(gòu)是構(gòu)建嚴(yán)格高效財務(wù)體系的重要前提。企業(yè)必須在

其能力范圍內(nèi)采取行動，并根據(jù)自己的資源能力確定最佳的組織結(jié)構(gòu)。在此基礎(chǔ)

上，應(yīng)根據(jù)財務(wù)狀況責(zé)任制進(jìn)行明確分工，避免責(zé)任混淆和效率低下?？紤]到公

司設(shè)立了獨(dú)立的財務(wù)部門，人員和分工是不合理的。因此，考慮到公司的實(shí)際情

況，建議公司增加其他財務(wù)人員。三個崗位最佳，具體崗位和分工如下：

首先是財務(wù)經(jīng)理。全面負(fù)責(zé)本部門日常管理，組織財務(wù)付款審批系統(tǒng)的研發(fā)

和實(shí)施監(jiān)督，編制年度（季度）財務(wù)計劃和預(yù)算管理報告，負(fù)責(zé)公司內(nèi)所有資金

分配、成本控制、財務(wù)、稅務(wù)計劃等的管理。公司資金和資產(chǎn)的管理調(diào)整外商投

資與勞務(wù)公司、稅務(wù)、工商和銀行的關(guān)系。第二，財務(wù)。為公司開展財務(wù)和成本

核算工作，編制財務(wù)會計文件，記錄一般會計，生成財務(wù)會計報表，負(fù)責(zé)外管性

證書申請和納稅申報工作，審核發(fā)票增加、專用發(fā)票認(rèn)證和鏈接、工資單、費(fèi)用

報表、支付流程保存所有財務(wù)信息和文件。第三，出納。負(fù)責(zé)貨幣資金收支的日

常處理，維護(hù)現(xiàn)金庫存和日常記錄會計賬簿、發(fā)票、財務(wù)印章，辦理發(fā)票開具、

納稅、收到付款通知、應(yīng)收賬款、提供項(xiàng)目月度發(fā)票統(tǒng)計和付款明細(xì)、打印銀行

發(fā)票、付款和發(fā)票貼現(xiàn)等交易各項(xiàng)目工廠庫存和材料使用統(tǒng)計。

5設(shè)計評價

康華家具在優(yōu)化財務(wù)流程的時候，注重聯(lián)系各個職能部門，把數(shù)據(jù)庫連接起

來，大大節(jié)省了業(yè)務(wù)工作的時間。原始單據(jù)可以直接傳送到財務(wù)部門，提升了財

務(wù)和業(yè)務(wù)之間的溝通效率，財務(wù)管理水平也上升了一個高度。公司財務(wù)在管理業(yè)

務(wù)這一方面，改變了