湖南依美佳門窗有限公司費用管理制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介........................................................................................................................1

2公司費用管理制度現(xiàn)狀................................................................................................1

2.1公司費用管理制度現(xiàn)狀.....................................................................................1

2.2公司費用管理制度的意識.................................................................................2

3公司費用管理制度存在的問題分析............................................................................2

3.1公司的費用審批不嚴(yán)謹(jǐn).....................................................................................3

3.1.1“白條”不得入賬...................................................................................3

3.1.2發(fā)票嚴(yán)格把關(guān)..........................................................................................3

3.1.3簽字必不可少..........................................................................................3

3.2公司的費用管理流程不完善.............................................................................4

4公司費用管理制度優(yōu)化設(shè)計........................................................................................4

4.1費用管理制度的完善.........................................................................................4

4.1.1費用報銷制度規(guī)范時間..........................................................................4

4.1.2費用報銷單填寫及流程..........................................................................5

4.1.3完善公司費用管理的措施......................................................................6

4.2制定費用報銷制度計劃.....................................................................................6

4.3日常費用報銷.....................................................................................................7

5結(jié)束語............................................................................................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

湖南依美佳門窗有限公司

費用管理制度優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

湖南依美佳門窗有限公司（以下簡稱依美佳）位于湖南省長沙市長沙縣。

是專業(yè)制作鋁合金門窗、平開窗、對開門等設(shè)計、制造、安裝、修理為一體的

制造企業(yè)。公司已經(jīng)擁有全套生產(chǎn)線設(shè)備，且嚴(yán)格根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)生產(chǎn)，具

有豐富的生產(chǎn)閱歷及規(guī)模化生產(chǎn)力量，形成了一支具有專業(yè)知識與技能、市場

開拓經(jīng)驗和較高管理水平的員工隊伍，迅速在各地成立代理商、經(jīng)銷商，然后

為廣大用戶提供更優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和良好周到的服務(wù)！

2公司費用管理制度現(xiàn)狀

2.1公司費用管理制度現(xiàn)狀

公司的持續(xù)經(jīng)營關(guān)乎著如何管理好“錢袋子”，這是公司能夠持續(xù)經(jīng)營下去

的重中之重，目前越來越多的企業(yè)，將財務(wù)管理內(nèi)部控制的節(jié)點往前計劃，通

過前置化的管控來實現(xiàn)財務(wù)的有效管理，目前，依美佳公司大多數(shù)的費用和開

支成本較高，成本控制的條例實施又不到位，從而影響了公司的最終利潤。且

公司的費用支出也存在著很大的問題，雖然有一定的預(yù)算管理制度，但是差不

多都只是形式不是實際實施。而且領(lǐng)導(dǎo)層也一味地的忍讓，睜一只眼閉一只眼，

導(dǎo)致公司在實際的工作中，日常實際支出遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于正常預(yù)算，存著“有制度而

無反饋”的發(fā)生。所以在費用的預(yù)算與現(xiàn)實支出情況不一致的情況下，也沒有

及時的反饋正常的成本信息，沒有認(rèn)真去調(diào)查研究問題所在，從而制訂改進(jìn)的

措施，而是放任不管的態(tài)度。公司的管理機制較為落后，成本的控制和獎懲機

制不健全，成本難以控制下去。

在費用報銷方面，費用報銷時的處理人員，由出納來填制審核基本的報銷

單據(jù)和保管、收拾原始憑證，公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽字的時候停留的時間過長。湖南

依美佳公司的出差人員外出出差的地方較近，花銷較小，在金額比較大的時候

就一次性報銷，有時候領(lǐng)導(dǎo)有事不在公司，就會有很多發(fā)票沒有辦法審批。所

以湖南依美佳公司目前只有一套簡單的報銷流程：首先由經(jīng)辦人員填制持有部

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門主管審批后的單據(jù)或者是借款單給會計審核，再交由總經(jīng)理審核簽字，出納

簽字付款、檢查經(jīng)辦人已簽收的憑證單據(jù)，最后填制現(xiàn)金支出、銀行支出憑證

表。以下是該公司的費用報銷流程圖：

審核

經(jīng)辦人填部門負(fù)責(zé)人會計主管審

審批核報銷憑證

寫報銷單

公司統(tǒng)一標(biāo)

準(zhǔn)的報銷單

財務(wù)負(fù)責(zé)

人復(fù)核

經(jīng)辦人簽收的憑證

出納核對

經(jīng)辦人總經(jīng)理

結(jié)算

簽字付款

填制現(xiàn)金支出、銀行支出憑證單

圖一：費用報銷流程圖

2.2公司費用管理制度的意識

依美佳公司現(xiàn)有的管理人員經(jīng)常不能自己解決問題，總是需要找領(lǐng)導(dǎo)解決，

發(fā)揮不了應(yīng)有的效果，再加上工作職責(zé)劃分不清經(jīng)常造成的工作失誤，并且總

是出現(xiàn)這個不是自己專門對接的就不回復(fù)不解決，要么就好幾個人一起跟進(jìn)，

導(dǎo)致差別對比過大，出現(xiàn)混亂，而使公司經(jīng)營發(fā)生嚴(yán)重的后果。并且在費用管

理過程中存在突擊消費、虛報產(chǎn)品的費用，導(dǎo)致公司成本費用的預(yù)算不符合實

際，對于生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)現(xiàn)的成本管理問題及降低成本等建議未能及時的去

向管理部門反映。

3公司費用管理制度存在的問題分析

湖南依美佳門窗有限公司的日常管理工作中還是有著許多的問題。原有的

部分條款明顯已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展要求，舊的管理體制不能適應(yīng)新

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的企業(yè)發(fā)展，部門的工作職責(zé)沒有規(guī)劃到位，公司的規(guī)章制度應(yīng)該隨時根據(jù)實

際情況調(diào)整為最適合自己的，以適應(yīng)公司的不斷發(fā)展和變化，而不是一直死守

舊制度。各個部門也應(yīng)該加強工作能力，多溝通學(xué)習(xí)，嚴(yán)格按照公司的規(guī)章制

度來處理問題、解決問題，自己內(nèi)部的事情也應(yīng)該由自己內(nèi)部解決，而不是一

點點事情也要找領(lǐng)導(dǎo)處理。制度費用報銷也是財務(wù)管理工作中較為重要的一部

分，也最容易發(fā)生風(fēng)險，因為公司會產(chǎn)生各種費用，隨之而來的也有各項費用

的不準(zhǔn)確。而有些時候相關(guān)人員報銷時不嚴(yán)謹(jǐn)，再加上費用報銷工作內(nèi)容相對

簡單，這就很容易導(dǎo)致報銷數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整性不夠。使用現(xiàn)金的不規(guī)范，超限

額，監(jiān)督措施不到位。

3.1公司的費用審批不嚴(yán)謹(jǐn)

3.1.1“白條”不得入賬

很多業(yè)務(wù)人員不懂財務(wù)，在外邊辦完業(yè)務(wù)，只是開個收據(jù)草草了事，然后

回企業(yè)報銷。這時就千萬要注意，這是不可以的。雖然這是合理行為，但卻不

合法。能夠作為憑證報銷的單據(jù)目前只有兩種：一種是稅務(wù)局出售的發(fā)票，另

一種是財政等收費票據(jù)。除此之外，其他自制的單據(jù)就是平常說的“白條”了，

這些都是不可以報銷的。

3.1.2發(fā)票嚴(yán)格把關(guān)

雖然有些員工在進(jìn)行報銷時，會用發(fā)票作為憑證單據(jù)，但是也會出現(xiàn)種種

問題，財務(wù)人員務(wù)必小心。例如需要報銷的發(fā)票是虛假發(fā)票，或者是廢棄發(fā)票，

以此少繳所得稅。更有甚者，很多員工想套取公司的資金，而在市面購買發(fā)票

來進(jìn)行報銷。但是很多情況下，發(fā)票都是已經(jīng)廢棄的發(fā)票。當(dāng)然，也會有員工

妄圖用一些虛假發(fā)票蒙混過關(guān)。所以財務(wù)人員在審核發(fā)票時，一定要仔細(xì)甄別，

尤其是印章部分，萬不可馬虎大意。

3.1.3簽字必不可少

企業(yè)內(nèi)控不嚴(yán)格，將直接導(dǎo)致財務(wù)人員的工作不嚴(yán)謹(jǐn)。但是財務(wù)人員自己

就需要注意，無論企業(yè)環(huán)境什么樣，最后報銷出現(xiàn)問題，責(zé)任只能自己承擔(dān)，

所以簽字流程必不可少。比如部門經(jīng)理簽字，可以證明情況的真實性；財務(wù)部

簽字，是為了審核發(fā)票金額與實際是否相符；財務(wù)總監(jiān)簽字，其目的是表明知

曉資金支付的方向；總經(jīng)理簽字是最后一步審核，審批同意此項資金的合理支

出。待整個簽字審核流程完成后，財務(wù)人員才可以支付款項。

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3.2公司的費用管理流程不完善

管理制度的不完善會導(dǎo)致企業(yè)各事項的開展缺乏依據(jù)，使管理層和員工的

職權(quán)出現(xiàn)缺位或越位。不規(guī)范的決策會導(dǎo)致部分重大事項、項目以及資金的原

因找不到來由、準(zhǔn)備不夠充足，決策不夠合理或失誤，造成了不必要的損失浪

費等后果。費用的預(yù)算編制不準(zhǔn)確、不完整，存在著少預(yù)算或超預(yù)算支出的現(xiàn)

象，制度的執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)。費用報銷還分為財務(wù)核算和經(jīng)營管理，這需要通過一

系列的流程來達(dá)到執(zhí)行目的，不斷借鑒先進(jìn)企業(yè)的成熟發(fā)展經(jīng)驗，結(jié)合自身特

點來完善與推行。員工的意愿和參與度決定著企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)流程是否能夠執(zhí)行落

地的問題，而要改變員工的意愿，讓強制變成自愿，則需要從員工體驗的角度

多考慮，尊重及個性化對待員工的需要。企業(yè)的財務(wù)報表需要嚴(yán)格按照稅務(wù)規(guī)

定填報，遵守合理、合法、真實、完整的會計制度，費用預(yù)算的不合理、不完

整就會導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)報表失真；如費用支出未經(jīng)負(fù)責(zé)人審批，可能會導(dǎo)致重大

差錯的發(fā)生。企業(yè)出差人員出差時發(fā)生的費用比較小，從而導(dǎo)致報銷金額積累，

在報銷人手上存放過久時間不清楚、和丟失票據(jù)。

依美佳公司對所采購的各種材料以及日常支出，還沒有做出一個合理完整

的方案制度。從來不會管審核的內(nèi)容對不對，合不合理，只看有沒有簽章，有

就能通過，從而缺乏對審批過程的監(jiān)督，就會導(dǎo)致公司內(nèi)對管理控制的準(zhǔn)確性

無法控制，流程也就變成了一個表面功夫，而長久的下去，公司的管理能力也

會隨之消弱，更不用說成本控制了。再加上還有很多員工覺著公司的費用控制

就是財務(wù)管理部門的責(zé)任，和自己沒有關(guān)系，而沒有意識到這都是與自己平時

工作有關(guān)的，就沒參與到公司的費用管理活動當(dāng)中來。

4公司費用管理制度優(yōu)化設(shè)計

4.1費用管理制度的完善

4.1.1費用報銷制度規(guī)范時間

為了協(xié)調(diào)公司內(nèi)外的業(yè)務(wù)工作安排，加強各部門的規(guī)章制度，保證財務(wù)支

出審核管理能夠及時、有序的運行，應(yīng)將各具體情況都標(biāo)明出詳細(xì)的報銷金額，

將報銷的時間范圍做出一個完整的規(guī)劃，寫明實際范圍。報銷時間具體安排為：

每月中旬各部門按照標(biāo)準(zhǔn)派專人將上月的費用報銷單以及發(fā)票集中遞交到管理

部門，管理部指定專人按日常費用的審批程序辦理報批手續(xù)，財務(wù)管理部門在25

號付款日前完成審核登記并付款，節(jié)假日也不順延，費用報銷應(yīng)嚴(yán)格按報銷時

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間規(guī)定辦理，不得延遲，負(fù)責(zé)不予辦理；原則上跨年的發(fā)票都不允許報銷，如

遇其他狀況需報領(lǐng)導(dǎo)決定。

為了增強公司的財務(wù)制度，在不違反財務(wù)規(guī)定的情況下合理的避開風(fēng)險，

部門的各項報銷都應(yīng)執(zhí)行公司管理制度規(guī)定，所有的憑證都必須合法取得，合

法性需按照國家財務(wù)、稅務(wù)等方面的規(guī)定為準(zhǔn)，具體的操作流程由財務(wù)管理部

審核落實、確定工作及報賬。公司相關(guān)部門主管對費用報銷方面的工作負(fù)責(zé)。

原則上來說，任何不符合規(guī)程的票據(jù)財務(wù)人員都不予接收，對于不真實的需向

領(lǐng)導(dǎo)報告。公司的所有報銷都必須要按照先審批后支付、即時清結(jié)、手續(xù)完整

的原則。

4.1.2費用報銷的填寫及流程

具體費用報銷流程處理:由經(jīng)辦人在費用事項發(fā)生后整理報銷單據(jù)并填寫費

用報銷單——有關(guān)人員部門經(jīng)理審核簽字——財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人對票據(jù)的合理、

合法性復(fù)核——公司領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)理對經(jīng)手的所有費用負(fù)責(zé)、審核(重視真正的全部

責(zé)任)——出納審核報銷單手續(xù)是否齊全，根據(jù)審核正確的報銷單登記支出憑單

并履行付款。上述流程作為公司各項費用報銷的規(guī)定流程，章程發(fā)出及生效，

以后日常工作中的各中報銷都需遵守上述流程操作，不然財務(wù)管理人員可以拒

絕。

圖二：費用報銷單

費用報銷單填寫規(guī)范：

報銷單據(jù)填寫應(yīng)整潔美觀，不得隨意涂改，內(nèi)容填寫不全、字體無法辨認(rèn)或

有明顯涂改痕跡的票據(jù)不予報銷，且不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨水書寫

一式幾聯(lián)的票據(jù)，報銷聯(lián)未填寫的不予報銷

除出差費用外的其他所有支出都應(yīng)填寫《費用報銷單》

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如有3個以上需要報銷的項目時，可以都填在一張報銷單上，但需要分行匯

總填寫清楚，在報銷單后面整齊的貼上各原始票據(jù)，并按報銷金額的大小來

排列

如有獎金、提成、補貼或者其他需要代替報銷的情況，報銷項目按粘貼票據(jù)

的性質(zhì)分欄填寫，如辦公用品、餐飲費、車費等；“備注”欄按實際情況用

便簽紙?zhí)顚懞笳迟N；如果是拿替代發(fā)票報銷，請附上原印章清晰的收據(jù)

單據(jù)各項目應(yīng)填寫完整，審批手續(xù)齊全、大小寫金額一致，除發(fā)票外，其他

附件必須合法合規(guī)，票據(jù)金額填寫不符時財務(wù)人員不予報銷

4.1.3完善公司費用管理的措施

為了使財務(wù)工作能夠更好的執(zhí)行，發(fā)揮監(jiān)督強化管理控制成本，保證資金

費用的合理使用，規(guī)范好公司財務(wù)行為，公司的各項費用成本預(yù)算都應(yīng)做到合

理有效，使財務(wù)工作能夠更好的服務(wù)于公司管理，并依據(jù)《中華人民共和國會

計法》等有關(guān)規(guī)定，樹立正確的成本管理觀念，公司相關(guān)主管經(jīng)理對費用報銷

方面的工作負(fù)責(zé)。對于任何不符合規(guī)程的資金支付都不予接收審批，對審批不

通過的予以退回，以書面形式作為貨幣資金支付的批準(zhǔn)方式，本部門發(fā)生費用

的真實性、合理性由部門負(fù)責(zé)人按管理及責(zé)任權(quán)限審核并簽字；財務(wù)管理部門

負(fù)責(zé)對收到報銷憑證的相關(guān)內(nèi)容，根據(jù)財務(wù)制度要求、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，再對票

據(jù)的合法、合理、完整和正確性根據(jù)本單位的各項具體管理制度進(jìn)行審核簽字，

出納人員收到單據(jù)后需檢查上面的簽名是否完整，要為本人簽字，堅決退回審

批手續(xù)不全的報銷單。報銷的金額沖減借款部分時，應(yīng)開具收據(jù)。報銷人應(yīng)當(dāng)

對其票據(jù)的真實、完整、合理、合法性負(fù)責(zé)，嚴(yán)整假報、多報。各管理人員需

提高對費用管理工作的重視程度，將發(fā)生的各類費用、支出事項。

各部門按規(guī)定執(zhí)行本制度，核定工作及報賬結(jié)算工作的具體費用報銷申請，

與之相關(guān)的部門主管、經(jīng)理負(fù)責(zé)報銷及費用的核準(zhǔn)；財務(wù)處對符合規(guī)定填寫完

整的報銷單起著監(jiān)督的作用。經(jīng)辦人核準(zhǔn)的開支辦理報銷，所報銷的單據(jù)須按

照合法規(guī)定辦理，不允許使用白條、收據(jù)。也需要用制度來起到約束和規(guī)范費

用管理。

4.2制定費用報銷制度計劃

為了結(jié)合公司的具體情況，統(tǒng)一各部門的程序規(guī)定，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度，

完善財務(wù)管理，加強公司的財務(wù)管理工作，公司的各項支出除正常開支外都需

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提前計劃，按規(guī)定審批財務(wù)部的票據(jù)審核人員，在進(jìn)行票據(jù)審核是的過程中，

任何類型的請購支出、包括物料的采購、差旅費、車費等，必須于發(fā)生前依據(jù)

“費用審核制度規(guī)定”