吉榮家具有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1吉榮家具有限公司簡(jiǎn)介............................................................................................1

2吉榮家具有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀，存在問(wèn)題及產(chǎn)生原因分析....1

2.1管理現(xiàn)狀..............................................................................................................1

2.2存在問(wèn)題分析及產(chǎn)生原因分析..........................................................................2

2.2.1采購(gòu)管理制度不規(guī)范................................................................................2

2.2.2成本控制制度不合理..............................................................................2

2.2.3內(nèi)部管理制度不完善................................................................................2

3吉榮家具有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)........................................3

3.1在采購(gòu)管理制度方面........................................................................................3

3.2在采購(gòu)成本控制方面..................................................................................3

3.3在內(nèi)部管理制度方面..................................................................................4

3.4相關(guān)財(cái)務(wù)核算..............................................................................................5

4總結(jié)................................................................................................................................6

參考資料...........................................................................................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

吉榮家具有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)

融合流程設(shè)計(jì)

1吉榮家具有限公司簡(jiǎn)介

吉榮家具有限公司成立于2000年06月21日，注冊(cè)地位于泊頭市工業(yè)開(kāi)發(fā)

區(qū)，注冊(cè)資本為人民幣15600萬(wàn)元，實(shí)繳資本為人民幣11000萬(wàn)元。法定代表

人為倪永慶。公司經(jīng)營(yíng)范圍包括木制家具制造，教學(xué)家具，軟席座椅，辦公家

具設(shè)計(jì)等，還提供家具的研發(fā)，設(shè)計(jì)，生產(chǎn)，銷(xiāo)售及售后服務(wù)，致力于追求產(chǎn)

品高質(zhì)量，高規(guī)模，低成本，為消費(fèi)者提供最實(shí)用的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。公司產(chǎn)品以先

進(jìn)的設(shè)計(jì)理念和可靠的性能贏得了廣大用戶(hù)的信賴(lài)，以獨(dú)特的魅力占據(jù)了國(guó)內(nèi)

外市場(chǎng)，產(chǎn)品先后榮獲河北省著名商標(biāo)，河北省重合同守信企業(yè)等一系列榮譽(yù)，

并被1000多所大中專(zhuān)院校所采用。

2吉榮家具有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀，存在問(wèn)題及

產(chǎn)生原因分析

2.1管理現(xiàn)狀

家具是人們?nèi)粘Ｉ钪斜夭豢缮俚钠骶咴O(shè)施，20世紀(jì)90年代以來(lái)，全球經(jīng)

濟(jì)復(fù)蘇，人民生活水平提高，對(duì)家具的需求也隨之提升。隨著科技的不斷發(fā)展，

家具制造業(yè)從傳統(tǒng)手工業(yè)轉(zhuǎn)為機(jī)械化生產(chǎn)為主，生產(chǎn)量大幅度提升且門(mén)類(lèi)齊全，

我國(guó)家具行業(yè)也快速發(fā)展，目前我國(guó)家具產(chǎn)值已經(jīng)占據(jù)全球家具產(chǎn)值的25%成為

第一家具制造國(guó)和消費(fèi)國(guó)，市場(chǎng)前景廣闊。

采購(gòu)業(yè)務(wù)是企業(yè)運(yùn)作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，與生產(chǎn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)都密切相關(guān)，它直接影

響到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本和利潤(rùn)空間。吉榮家具有限公司雖然一直比較重視內(nèi)部業(yè)

務(wù)管理建設(shè)，但是在一些方面尤其是辦公用品采購(gòu)方面，依舊存在一些問(wèn)題，

目前，公司仍主要采用傳統(tǒng)的粗放式采購(gòu)模式，企業(yè)采購(gòu)職能被忽視，對(duì)企業(yè)

的可持續(xù)發(fā)展形成了阻礙，因此建立完善而系統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是企

業(yè)發(fā)展的必然要求。

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2.2存在問(wèn)題分析及產(chǎn)生原因分析

2.2.1采購(gòu)管理制度不規(guī)范

辦公用品采購(gòu)是單位日常工作的一項(xiàng)重要活動(dòng)，企業(yè)的辦公用品、職工福

利、通訊設(shè)備等物資的購(gòu)買(mǎi)和使用，直接關(guān)系到職工個(gè)人及企業(yè)的利益，但其

中也存在一些問(wèn)題。在辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)中，因?yàn)榧獦s家具有限公司所設(shè)部門(mén)

多，項(xiàng)目多，所以辦公用品采購(gòu)數(shù)量大，種類(lèi)各式各樣，價(jià)格也有高有低。其

中辦公用品如簽字筆，打印紙，筆記本，便簽紙，計(jì)算機(jī)等比較日常的低值易

耗辦公用品，更是日常使用量大，需要頻繁采購(gòu)。而公司并未對(duì)辦公用品采購(gòu)

進(jìn)行分類(lèi)，從而使得采購(gòu)申請(qǐng)審批流程復(fù)雜，無(wú)論辦公用品價(jià)格高低，都需經(jīng)

過(guò)層層審批，為公司增加了一定的管理成本。

2.2.2成本控制制度不合理

企業(yè)在生產(chǎn)產(chǎn)品采購(gòu)原材料時(shí)，一般會(huì)進(jìn)行事前預(yù)算，確定采購(gòu)數(shù)量，控

制成本，保障企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，然而在辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)中，卻存在忽視采購(gòu)預(yù)

算的情況。采購(gòu)業(yè)務(wù)沒(méi)有進(jìn)行事前預(yù)算，在辦公用品采購(gòu)計(jì)劃上存在隨意增減

變動(dòng)的情況，平時(shí)出現(xiàn)辦公用品使用需求時(shí)，就任意提交申請(qǐng)進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)。采購(gòu)

計(jì)劃執(zhí)行時(shí)，也出現(xiàn)隨意變更行為，原先計(jì)劃購(gòu)買(mǎi)甲產(chǎn)品，而在采購(gòu)時(shí)又臨時(shí)

變動(dòng)為購(gòu)買(mǎi)乙產(chǎn)品。企業(yè)也在辦公用品采購(gòu)預(yù)算與資金預(yù)算方面相分離，不是

按需求采購(gòu)辦公用品，而是企業(yè)當(dāng)年收入多，便多采購(gòu)，企業(yè)收入少或虧損就

少采購(gòu)甚至不采購(gòu)。這些行為導(dǎo)致辦公用品采購(gòu)工作效率偏低，采購(gòu)成本難以

控制，資金浪費(fèi)嚴(yán)重。

2.2.3內(nèi)部管理制度不完善

我們國(guó)家一直提倡勤儉節(jié)約的社會(huì)風(fēng)氣，在工作中也培養(yǎng)職工形成綠色低

碳的工作習(xí)慣，但是在辦公用品的使用中仍存在那些“看不見(jiàn)”的浪費(fèi)。如只

用了一面就丟進(jìn)垃圾桶打印紙，開(kāi)會(huì)時(shí)喝不完也不帶走的礦泉水，整理完文件

隨手一丟的回形針，簽完字隨手亂放丟了的簽字筆等。在2021年一次采訪辦公

用品浪費(fèi)調(diào)查中，根據(jù)采訪人回答，辦公室浪費(fèi)現(xiàn)象中，用紙浪費(fèi)占比26.66%，

辦公文具浪費(fèi)占比24.24%，可見(jiàn)辦公用品浪費(fèi)嚴(yán)重。而這種辦公用品浪費(fèi)現(xiàn)象

會(huì)造成辦公用品使用壽命快速折損與辦公用品經(jīng)常丟失等現(xiàn)象，這給企業(yè)造成

額外的企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理成本，增加了辦公用品的管理成本。

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3吉榮家具有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

3.1在采購(gòu)管理制度方面

以下為對(duì)吉榮家具有限公司辦公用品采購(gòu)管理制度方面的流程設(shè)計(jì)，主要

從辦公用品的分類(lèi)與采購(gòu)申請(qǐng)審批流程兩個(gè)分面相結(jié)合。辦公用品合理分類(lèi)以

及采購(gòu)審批流程制度制定，有利于規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，控制采購(gòu)支出，降低采

購(gòu)成本。

表1

辦公用品分類(lèi)表

1.A類(lèi)（日常辦公用如：筆記本，回形針，打印紙，膠帶，簽字筆，便簽紙等。

品）

2.B類(lèi)（勞保用品）如：衛(wèi)生紙，抹布，掃把，拖把，垃圾袋等

3.C類(lèi)（除AB類(lèi)外，如：辦公桌椅，電腦，投影儀，檔案柜，辦公通訊設(shè)備等

高值管理品）

表2

辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)審批流程設(shè)計(jì)表

1.采購(gòu)估算金額在1000元以下（含由部門(mén)經(jīng)理審批。

1000元）

2.采購(gòu)估算金額在1000元到2000元先由部門(mén)經(jīng)理審批，再由采購(gòu)主管審批。

以下（含2000元）

3.采購(gòu)估算金額在2000元到5000元先由部門(mén)經(jīng)理，采購(gòu)主管審批，再由采

以下（含5000元）購(gòu)總監(jiān)審批。

4.采購(gòu)估算金額在5000元以上，金額先由部門(mén)經(jīng)理，采購(gòu)主管，采購(gòu)總監(jiān)審

較大批，再由總經(jīng)理審批，董事長(zhǎng)加批。

3.2在采購(gòu)成本控制方面

以下為對(duì)吉榮家具有限公司辦公用品采購(gòu)成本控制制度方面的流程設(shè)計(jì)，

按照“先進(jìn)行采購(gòu)預(yù)算，再進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃，最后進(jìn)行采購(gòu)”的工作原則，做好

辦公用品采購(gòu)管理工作，將采購(gòu)工作納入到預(yù)算管理之中。通過(guò)預(yù)算的方式，

對(duì)辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)加以控制，實(shí)現(xiàn)降低辦公用品采購(gòu)成本的目的。

表3

辦公用品采購(gòu)管理成本控制流程設(shè)計(jì)表

序操作操作步驟及內(nèi)容

號(hào)人員

1.行政①A，B類(lèi)辦公用品每月采購(gòu)兩次，每月15日,30日，C類(lèi)辦公用品

采助理每月采購(gòu)一次，每月30日，各需求部門(mén)在這日期前提交下月所需用

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購(gòu)品申請(qǐng)表，行政助理根據(jù)申請(qǐng)表填寫(xiě)辦公用品采購(gòu)需求匯總表，并根

業(yè)據(jù)現(xiàn)金需要數(shù)量填寫(xiě)借款審批單，確認(rèn)審核無(wú)誤后，將借款審批單提

務(wù)交至財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行審核。

事采購(gòu)②由于辦公用品采購(gòu)項(xiàng)目繁多，供應(yīng)商也十分分散，供貨渠道不穩(wěn)定，

前文員采購(gòu)周期長(zhǎng)，所以采購(gòu)人員在進(jìn)行辦公用品采購(gòu)時(shí)需貨比三家，多方

預(yù)比價(jià)，擇優(yōu)采購(gòu)，選擇更方便的采購(gòu)方式，節(jié)約辦公用品采購(gòu)成本。

算出納③采購(gòu)部門(mén)根據(jù)各部門(mén)辦公用品需求數(shù)量，嚴(yán)格按照“先進(jìn)行采購(gòu)預(yù)

算，再進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃，最后進(jìn)行采購(gòu)”的工作原則，對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行

合理性審查，根據(jù)當(dāng)前市場(chǎng)采購(gòu)價(jià)格，進(jìn)行采購(gòu)費(fèi)用預(yù)算。采購(gòu)資金

預(yù)算經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)后，找財(cái)務(wù)人員進(jìn)行預(yù)支現(xiàn)金。

2.①將A,B,C類(lèi)辦公用品交由不同采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)，由于采購(gòu)業(yè)務(wù)本

采采購(gòu)身直接與資金接觸，采購(gòu)頻繁，且環(huán)節(jié)眾多，不易于監(jiān)管，容易滋生

購(gòu)員舞弊行為。不同人員進(jìn)行采購(gòu)工作，業(yè)務(wù)不集中在一兩個(gè)人手中，相

業(yè)互之間也能形成監(jiān)管機(jī)制。

務(wù)

事②采購(gòu)人員在進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)，嚴(yán)格按照審批通過(guò)的辦公用品采購(gòu)申

中請(qǐng)表進(jìn)行采購(gòu)，不得隨意變更采購(gòu)物品，嚴(yán)格核實(shí)物品種類(lèi)及數(shù)量。

執(zhí)

行

3.財(cái)務(wù)①財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核借款審批單，確認(rèn)無(wú)誤簽字后，將借款審批單轉(zhuǎn)給

采人員出納支付現(xiàn)金。

購(gòu)②出納接收借款審批單后，按照審批單金額填寫(xiě)借款單，支付現(xiàn)金給

業(yè)采購(gòu)人員。

務(wù)③辦公用品采購(gòu)回來(lái)后，采購(gòu)人員憑辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行采購(gòu)物

事品入庫(kù)業(yè)務(wù)，領(lǐng)取入庫(kù)單，后根據(jù)辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單，入庫(kù)單，采

后購(gòu)發(fā)票，付款收據(jù)找財(cái)務(wù)人員進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。

控④費(fèi)用會(huì)計(jì)根據(jù)發(fā)票及結(jié)算憑證編制記賬憑證，交由財(cái)務(wù)部經(jīng)理進(jìn)行

制審核，經(jīng)審核無(wú)誤后，費(fèi)用會(huì)計(jì)登記管理費(fèi)用和其他應(yīng)收款科目明細(xì)

賬，出納根據(jù)審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬。

由于企業(yè)沒(méi)有完善的采購(gòu)預(yù)算管理機(jī)制，所以在采購(gòu)中經(jīng)常出現(xiàn)采購(gòu)成本

和管理費(fèi)用過(guò)高，采購(gòu)周期長(zhǎng)等問(wèn)題。面對(duì)以上問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該從被動(dòng)接受采

購(gòu)指令到主動(dòng)了解采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)算調(diào)整的轉(zhuǎn)變，從單一購(gòu)買(mǎi)行為到策略性辦

公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)供應(yīng)鏈管理的變革，直接減少企業(yè)采購(gòu)成本。

3.3在內(nèi)部管理制度方面

辦公用品浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重有兩個(gè)原因，一是員工環(huán)保意識(shí)和節(jié)約意識(shí)比較淡

薄，存在隨意浪費(fèi)行為。二是辦公用品存放管理不當(dāng)，存在物品毀損丟失現(xiàn)象。

以下將從這兩方面對(duì)吉榮家具有限公司進(jìn)行辦公用品內(nèi)部管理制度流程設(shè)計(jì)。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

表4

辦公用品內(nèi)部管理制度流程設(shè)計(jì)表

辦公用品①各部門(mén)基本辦公用品統(tǒng)一進(jìn)行領(lǐng)取，由部門(mén)管理人員統(tǒng)計(jì)，并填

領(lǐng)取制度寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)單，領(lǐng)取時(shí)遵循先簽字后領(lǐng)物品原則。

②對(duì)簽字筆，筆記本，訂書(shū)針，計(jì)算器等辦公用品重新領(lǐng)取時(shí)盡量

采用以舊換新，易耗用品如打印紙，簽字筆筆芯，抽紙等，估計(jì)

使用時(shí)間，定時(shí)定量領(lǐng)取，并可根據(jù)員工使用情況進(jìn)行調(diào)整。合

理控制辦公用品的使用，減少浪費(fèi)現(xiàn)象。

③員工離職后，相關(guān)辦公用品進(jìn)行交接，可使用辦公物品繼續(xù)進(jìn)行

登記管理。

辦公用品①公司辦公用品保管，發(fā)放，毀損報(bào)修，報(bào)銷(xiāo)都由行政部負(fù)責(zé)管理。

存放管理除管理人員外，其他人不得無(wú)故擅自進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物品。

制度②各部門(mén)辦公用品領(lǐng)用時(shí)，管理人員登記領(lǐng)用數(shù)量，嚴(yán)格按規(guī)格發(fā)

放。

③管理人員每月月末對(duì)存放的辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，做到賬實(shí)相符，

同時(shí)建立臺(tái)賬對(duì)辦公用品進(jìn)行管理。

3.4相關(guān)財(cái)務(wù)核算

表5

相關(guān)財(cái)務(wù)核算表

核算時(shí)間核算內(nèi)容

采購(gòu)時(shí)1．A,B類(lèi)（低值易耗品）

①采購(gòu)時(shí)如取得增值稅專(zhuān)用發(fā)票，會(huì)計(jì)賬務(wù)處理為：

借：周轉(zhuǎn)材料——低值易耗品

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）

貸：銀行存款/庫(kù)存現(xiàn)金等

②如取得增值稅普通發(fā)票，會(huì)計(jì)賬務(wù)處理為：

借：周轉(zhuǎn)材料——低值易耗品

貸：銀行存款/庫(kù)存現(xiàn)金等

2.C類(lèi)辦公用品采購(gòu)

①購(gòu)買(mǎi)數(shù)額較小的辦公用品會(huì)計(jì)賬務(wù)處理時(shí)：

借：管理費(fèi)用——辦公費(fèi)

貸：銀行存款/庫(kù)存現(xiàn)金等

②辦公桌椅之類(lèi)數(shù)量較大又不能進(jìn)固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理為：

借：低值易耗品

貸：銀行存款/庫(kù)存現(xiàn)金等

③購(gòu)買(mǎi)辦公電腦等貴重物品可以計(jì)入固定資產(chǎn)時(shí)：

借：固定資產(chǎn)

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）

貸：銀行存款/庫(kù)存現(xiàn)金等

入庫(kù)時(shí)購(gòu)買(mǎi)辦公用品用現(xiàn)金支付驗(yàn)收入庫(kù)會(huì)計(jì)分錄：

借：庫(kù)存商品——辦公用品

庫(kù)存現(xiàn)金

貸：其他應(yīng)收款（預(yù)支款）

領(lǐng)用時(shí)①外購(gòu)辦公用品領(lǐng)用時(shí)，如取得增值稅專(zhuān)用發(fā)票，要做增值稅進(jìn)項(xiàng)

稅轉(zhuǎn)出，會(huì)計(jì)賬務(wù)處理為：

借：周轉(zhuǎn)材料——低值易耗品

貸：應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出）

②