2024年職業(yè)學(xué)院學(xué)院文件、資料管理制度（2篇）

2024年職業(yè)學(xué)院學(xué)院文件、資料管理制度一、文件、資料管理目標(biāo)為強(qiáng)化學(xué)院文件、資料的管控，確保其安全、完整、準(zhǔn)確及有效性，提升工作效率與質(zhì)量，特制定本規(guī)定。二、文件、資料定義學(xué)院文件：涵蓋學(xué)院工作中產(chǎn)生的，包含文字、圖紙、照片、錄音、錄像等信息的各類紙質(zhì)及電子文檔。學(xué)院資料：指學(xué)院工作中產(chǎn)生的，記錄學(xué)院各項活動、業(yè)務(wù)、信息等的各類紙質(zhì)及電子檔案、資料。三、文件、資料分類學(xué)院文件、資料按照以下類別進(jìn)行管理：1.公文類：包括來文、發(fā)文、辦文、函文等。2.會議類：包括會議召集、會議紀(jì)要、會議決策等。3.報告類：包括工作報告、經(jīng)驗總結(jié)、研究報告等。4.規(guī)章制度類：包括規(guī)章制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、工作流程等。5.合同協(xié)議類：包括合同、協(xié)議、批復(fù)等。6.財務(wù)類：包括財務(wù)報表、審計資料、發(fā)票票據(jù)等。7.人事類：包括人事檔案、招聘資料、薪酬福利等。8.教學(xué)研究類：包括教學(xué)方案、教材資料、研究成果等。9.其他類：包括未涵蓋在上述分類中的其他文件、資料。四、文件、資料存儲1.紙質(zhì)文件、資料存儲：(1)采取防火、防潮、防霉、防鼠等保護(hù)措施，定期檢查和維護(hù)存儲環(huán)境。(2)依據(jù)文件、資料類別、日期等進(jìn)行分類存儲，利用文件柜、書架等設(shè)施進(jìn)行有序管理。(3)建立借閱登記制度，對借閱的文件、資料進(jìn)行記錄和跟蹤管理。2.電子文件、資料存儲：(1)建立電子文檔管理系統(tǒng)，確保文件、資料按分類和命名規(guī)則進(jìn)行存儲和管理。(2)執(zhí)行定期備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，保證文件、資料的安全性和可恢復(fù)性。(3)對敏感信息和重要文件、資料實施加密和權(quán)限管理，確保訪問的合法性和保密性。五、文件、資料的歸檔與銷毀1.紙質(zhì)文件、資料的歸檔與銷毀：(1)根據(jù)文件、資料的保管期限和價值，制定歸檔和銷毀程序。(2)對歸檔文件、資料進(jìn)行分類、編號，建立相應(yīng)的目錄和檔案袋。(3)對過期或無用的文件、資料進(jìn)行鑒定、審批和銷毀，確保信息安全和機(jī)密性。2.電子文件、資料的歸檔與銷毀：(1)依據(jù)保管期限和價值進(jìn)行歸檔和存儲。(2)對過期或無用的電子文件、資料進(jìn)行鑒定、審批和刪除，確保數(shù)據(jù)安全和機(jī)密性。六、文件、資料的傳遞與借閱1.文件、資料的傳遞：(1)建立正式的文件傳遞途徑，確保文件、資料的安全傳遞和有效處理。(2)明確傳遞雙方的責(zé)任，對傳遞的文件、資料進(jìn)行記錄和確認(rèn)。2.文件、資料的借閱：(1)符合借閱條件的人員可按需申請借閱文件、資料。(2)借閱者需在規(guī)定時間內(nèi)歸還文件、資料，并負(fù)責(zé)其安全和完整性。七、文件、資料的保密1.文件、資料的保密要求：(1)對涉及國家秘密、商業(yè)機(jī)密、個人隱私的敏感信息，實施嚴(yán)格的信息訪問控制。(2)建立文件、資料保密檔案和管理制度，保障信息的機(jī)密性和安全性。2.員工的保密責(zé)任：(1)員工應(yīng)妥善保管和使用文件、資料，不得擅自復(fù)制、外傳或泄露。(2)員工應(yīng)參加保密培訓(xùn)，提升保密意識和能力。八、文件、資料管理責(zé)任1.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)制定相關(guān)管理制度，組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督文件、資料管理工作。2.各相關(guān)部門和人員應(yīng)按照本規(guī)定，負(fù)責(zé)文件、資料的收集、整理、歸檔、借閱和銷毀工作。3.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守文件、資料管理制度，認(rèn)真履行管理職責(zé)。九、其他1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。2.本規(guī)定的解釋權(quán)歸學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層所有。2024年職業(yè)學(xué)院學(xué)院文件、資料管理制度（二）第一章總則第一條為規(guī)范學(xué)院的文件、資料管理，確保工作流程的高效性，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于學(xué)院內(nèi)部所有涉及文件、資料管理的活動。第三條學(xué)院文件涵蓋文書、圖紙、電子數(shù)據(jù)等各類形式。第四條學(xué)院資料包括文檔、檔案、錄像、照片、參考材料等不同形式的信息資源。第五條文件管理涵蓋起草、審批、歸檔、借閱和銷毀等各個階段。第六條資料管理涉及分類、建檔、存儲、審核及檢索等環(huán)節(jié)。第七條管理工作應(yīng)遵循規(guī)范化、及時性、安全性及細(xì)致化的基本原則。第二章文件管理第八條文件起草需遵循學(xué)院的行文規(guī)范，內(nèi)容須真實、準(zhǔn)確、完整。第九條文件審批應(yīng)依照學(xué)院的權(quán)限和程序執(zhí)行，審批過程應(yīng)詳細(xì)記錄。第十條批準(zhǔn)后的文件應(yīng)按指定方式歸檔，以確保其安全性和可查性。第十一條文件借閱需獲得授權(quán)，允許的借閱期限最長為一個月。第十二條文件銷毀需經(jīng)過審批程序，確保文件的徹底刪除，并保存相關(guān)記錄。第三章資料管理第十三條資料分類應(yīng)根據(jù)學(xué)院的工作需求和特性設(shè)定，分類標(biāo)準(zhǔn)需明確。第十四條經(jīng)審核的資料應(yīng)按時、完整歸檔，并進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)注。第十五條存儲資料的設(shè)施應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。第十六條資料檢索應(yīng)提供便捷的管理系統(tǒng)，確保資料的準(zhǔn)確性和及時獲取。第四章監(jiān)督與責(zé)任第十七條學(xué)院管理層及相關(guān)部門應(yīng)重視文件、資料管理工作，定期進(jìn)行監(jiān)督和評估。第十八條涉密文件、資料的管理應(yīng)遵循學(xué)院的保密制度，確保信息安全。第十九條對違反本管理制度的行為，將依據(jù)學(xué)院規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)