永州市健樂面包食品有限責任公司費用報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u168171永州健樂有限公司簡介 每個部門的員工在因公發(fā)生了費用回來填寫報銷單需要申請報銷時，沒有經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的審批，直接到財務(wù)處進行費用報銷缺乏真實性，容易虛報發(fā)生的業(yè)務(wù)費用。費用的報銷由財務(wù)總監(jiān)進行付款，沒有很好的做到職權(quán)分離，財務(wù)總監(jiān)主要負責的內(nèi)容是審批，真正的付款不應(yīng)該由財務(wù)總監(jiān)負責。報銷人員填寫報銷單也未達到報銷要求，隨意填寫，附件也不齊全。2.2費用報銷沒有標準健樂公司生產(chǎn)的面包在全國都有銷售，在生產(chǎn)之前公司會安排相關(guān)人員到不同的地方做廣告宣傳，并實地去考察各地所需要的面包口感及外觀要求。所去的城市有大有小，故生活質(zhì)量水平也是不同的，但是現(xiàn)在各部門的出差人員在去出差的時候，日常的花費沒有一項制度規(guī)定各項費用花費的標準，這樣可能會造成出差人員根據(jù)自己的喜好來消費，往往出差花費金額較大，容易造成費用浪費，影響公司的發(fā)展效益。一直這樣下去會加重公司財務(wù)負擔，增加公司許多不必要的花費。出差花費的費用并不是要求強制性的規(guī)定，但是要是沒有一個基本的標準來規(guī)劃它，整個財務(wù)系統(tǒng)就會變得混亂，隨即影響的是公司的利益，以及公司長期的發(fā)展。 永州健樂有限公司費用報銷制度優(yōu)化設(shè)計為了讓公司各項工作順利進行，加強公司財務(wù)管理工作，規(guī)范報銷費用，減少不必要的支出，讓報銷得到順利的開展，明確各部門職責，首先就要規(guī)范費用報銷流程，完善費用報銷制度，再到規(guī)范費用的報銷標準，不管是從審批流程還是費用的花費，都按照規(guī)定的流程來執(zhí)行，這樣才能使費用報銷得到高效率、高質(zhì)量的完成。3.1規(guī)范報銷流程從費用預(yù)支到費用報銷，制定一個規(guī)范的操作流程。出差人員不管去何地辦何種業(yè)務(wù)，都要事先填寫借支單，寫明出差的事由、日期、借款數(shù)額。填寫好之后先到部門領(lǐng)導(dǎo)處進行審批，部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后才能到財務(wù)部進行審批，財務(wù)經(jīng)理審批同意后到出納處申請付款。如果哪個環(huán)節(jié)審核沒有通過，將會終止，然后再從第一個環(huán)節(jié)出差人那里重新填寫申請，直到每個環(huán)節(jié)都審核通過，并且出納付了款，出差費用借支申請才算通過了。每一個環(huán)節(jié)的負責人要明確責任，認真審核，當發(fā)現(xiàn)有問題時，要在備注欄里寫明原因，再交回上一個環(huán)節(jié)重新審核。預(yù)支費用要提前三個工作日，要留足時間進行審核和準備現(xiàn)金。具體操作如圖1-2：出差人部門領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)經(jīng)理出納付款審核審核提出報銷申請付款審核審核提出報銷申請圖1-2健樂公司費用報銷流程圖出差人員回來之后，出差人員要填寫費用報銷單，把實際花費的金額如實填寫在單據(jù)里，把所發(fā)生費用的原始憑證粘貼在報銷單據(jù)后面，要是花費超出了預(yù)支，要寫明原因，若沒有花費完，要交回財務(wù)部。提前借支費用主要是為了規(guī)范費用的標準，并不是預(yù)支多少就可用多少或沒用完的資金歸出差人，公司費用報銷遵循多退少補原則,要及時做到費用清單有理有據(jù)。3.2規(guī)范費用報銷標準根據(jù)所去的城市來決定可報銷的費用，一線城市消費水品較高，車費及住宿餐飲等花費也比較大，二三線城市消費水平偏中等，相應(yīng)的報銷費用標準也可以少一些，四線城市各項設(shè)施還不是很健全，消費水平也相對較低，報銷標準相應(yīng)的就可以少一些。下面是根據(jù)城市等級來制定的關(guān)于車費、住宿費、餐飲費的標準，如表1-1：表1-1健樂公司基本費用報銷標準城市等級/費用類別車費住宿費餐飲費一線城市飛機/高鐵/火車300/天100/天二線城市飛機/高鐵/火車280/天90/天三線城市飛機/高鐵/火車200/天80/天四線城市飛機/高鐵/火車150/天70/天注：（1）因為公司客戶來源地比較廣泛，故不好例舉具體的車費金額，車費就按實際去的地點選擇乘坐的交通工具來據(jù)實報銷。原則上部門主管出差可選擇乘坐飛機和高鐵，一般人員選擇高鐵或者火車。特殊情況的可以提前向上一級提出申請，申請通過后可以根據(jù)需要來乘坐。（2）如乘坐的是公司的車輛或自己的車，路上加油或者汽車維修，也要申請銷售方開發(fā)票，及時上交財務(wù)處進行報銷。（3）工作人員在外出工作的時候，不可避免的會因工作的需要發(fā)生一些業(yè)務(wù)必要開支，這些業(yè)務(wù)必要開支的花費主要是餐飲，比如請供應(yīng)商、客戶吃飯，當發(fā)生了這類費用，要記得保留餐飲發(fā)票，回公司經(jīng)審核到財務(wù)處進行報銷。（4）如有客戶上門參觀，需要住宿的要提前給客戶安排好，住宿地址為與公司簽訂了VIP協(xié)議的酒店，住宿條件良好，還可以享受折扣，這類費用先由招待人員墊出，按照相關(guān)流程到財務(wù)處進行報銷。3.3費用報銷注意事項公司費用的報銷關(guān)系著整個財務(wù)系統(tǒng)，規(guī)范、有序的把費用報銷清晰、明了地展現(xiàn)出來，能夠讓公司的整個流程順利的進行下去。在費用報銷方面，要規(guī)范報銷的要求及報銷原則。報銷要求里要從每一項發(fā)生的費用里寫明具體的事項，類別，要做到有理有據(jù)，才能得到應(yīng)有的報銷。報銷原則規(guī)范的具體內(nèi)容主要是費用發(fā)生后回來報銷應(yīng)該注意的問題。3.3.1報銷要求報銷單填寫：要把報銷單表頭的所屬部門、姓名、日期、單據(jù)及附件填寫完整，主要報銷內(nèi)容要依據(jù)實際情況來寫明。報銷大寫金額要寫，并且與小寫金額一致；字跡工整，能夠讓第三方所認識，盡量不要連筆寫字，數(shù)字清晰明了；（2）出差人員出差回來后需在五個工作日內(nèi)及時提交材料進行審核，并填寫好報銷單，如有應(yīng)退款，要及時送回財務(wù)部，如逾期，將會從工資里抵扣；（3）原始單據(jù)的粘貼，要粘貼在報銷單后面，粘貼的時候不能超過報銷單的大小，如原始單據(jù)過大，要對原始單據(jù)進行折疊；（4）車費報銷：要在報銷單上填寫乘坐的車次、類別，出發(fā)地及目的地，往返的金額。如果是乘坐公司的車，在路上加了油，要把加油所耗用的費用開據(jù)發(fā)票；（5）住宿費報銷：要在報銷單寫明住宿的地址、天數(shù)、每一天住宿的費用；（6）餐飲費報銷：要在報銷單寫明共用餐人數(shù)，共所需的費用；（7）出納要將出差人員報銷的費用單進行歸類，如車費、住宿費、餐飲費、汽油費，分類匯總在一個文件夾里，以便后續(xù)方便查賬。公司報銷單樣式：費用報銷單所屬部門：姓名：年月日單據(jù)及附件：張起日止日合計天數(shù)各項補助費車費補助住宿補助餐飲補助標準金額標準金額標準金額月日月日合計人民幣大寫：萬仟佰元角分原借款：元應(yīng)退（補）：元出差事由部門負責人：財務(wù)經(jīng)理：出納：注：如有其他事項，需在報銷單后面填寫說明。3.3.2報銷原則（1）預(yù)算費用內(nèi)的費用可直接報銷，超出預(yù)算的費用要寫明因何種原因致使費用超出了預(yù)算，并經(jīng)過審核才能決定是否可以得到報銷。（2）報銷要本人去報銷，遵循“誰支出，誰報銷”原則，不能隨意代替他人或要他人幫忙代替，必須做到真實、合理、合法。（3）出差人員發(fā)生的所有費用要保留原始發(fā)票，原始發(fā)票不得涂改、臆造，沒有原始發(fā)票的不能報銷，除非能夠提供充足的證據(jù)證明所發(fā)生的費用與工作有關(guān)。（4）所填寫的報銷單跟附件要一致，不能夠張冠李戴。（5）出納人員要嚴格審核各種憑證，遵循費用報銷制度，對不合法的、來路不明的原始發(fā)票拒絕報銷，合理、合法的費用要及時的報銷。（6）實事求是，準確無誤。報銷需要有明確的發(fā)生原因、費用項目、發(fā)生時間、地點、金額及報銷人的簽名。（7）報銷的一切程序符合國家準則的規(guī)定，要遵紀守法。小結(jié)一個公司的財務(wù)系統(tǒng)是否做得規(guī)范有序，不單單是財務(wù)人員的事情，更關(guān)系到公司上下的每一個人，協(xié)調(diào)各部門職責，明確所有的費用花費及報銷都按流程來執(zhí)行，讓公司的運作有條理的進行，能夠讓公司更加地高效運作。永州市健樂面包食品有限責任公司的費用報銷從報銷制度開始規(guī)范，先從各部門內(nèi)部協(xié)調(diào)，內(nèi)部規(guī)范后向上一級申請審批，明確職責，不越界，有利于管理