電子郵件使用及保密制度

電子郵件使用及保密制度一、背景和目的為了規(guī)范企業(yè)員工對電子郵件的使用和保密性的要求，確保企業(yè)信息的安全和保密，特訂立本制度。本制度適用于公司全部員工，包含正式員工、臨時員工以及外部合作伙伴等。二、定義電子郵件：教唆用電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈谋拘畔?，包含正式電子郵件、內(nèi)部通知、通訊錄等。電子郵件系統(tǒng)：指公司規(guī)定的用于發(fā)送、接收和存儲電子郵件的軟件和硬件設(shè)備。郵件保密：指對電子郵件內(nèi)容、附件以及郵件中涉及的公司機密和個人隱私信息的保護和保密措施。三、郵件發(fā)送準則全部的電子郵件必需遵從企業(yè)的郵件溝通標準，使用規(guī)范的語言和格式，而且自查、校對后再發(fā)送。在發(fā)送郵件時，請認真選擇收件人并確保郵件的正確性。避開將郵件發(fā)送給無需知曉或與郵件內(nèi)容無關(guān)的人員。避開發(fā)送無關(guān)緊要的信息和大量附件，以減少郵箱容量的占用。不得發(fā)送含有違法、淫穢、羞辱、誹謗他人的內(nèi)容的電子郵件。合理使用抄送、密送功能，確保相關(guān)人員及時獲得郵件內(nèi)容，減少不必需的信息泄露風險。四、郵件保密措施全部員工在使用郵件系統(tǒng)時必需遵守公司的保密規(guī)定，并對郵件中的機密信息負有保密責任。未經(jīng)授權(quán)，嚴禁將涉及公司機密的電子郵件內(nèi)容、附件以及其他相關(guān)資料轉(zhuǎn)發(fā)給任何人員。對于包含機密信息的電子郵件，必需加密發(fā)送，并設(shè)置密碼訪問權(quán)限。不得擅自更改郵件的內(nèi)容、主題或發(fā)送人等信息。如有需要更改郵件內(nèi)容或發(fā)送人，請事先征得相關(guān)人員的同意并進行記錄。使用公司電子郵件賬號發(fā)送個人商業(yè)信息、廣告、政治宣傳等非職務(wù)相關(guān)的內(nèi)容是不允許的。對于離職或調(diào)動的員工，必需立刻取消其對企業(yè)電子郵件系統(tǒng)的訪問權(quán)限，并負責刪除其相關(guān)郵件及附件。五、違規(guī)處理針對員工違反本制度的行為，依據(jù)公司的人事制度和紀律處分規(guī)定進行相應(yīng)處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、罰款、停職、解雇等。對于泄露機密信息或有意傳播虛假信息的行為，公司將依法追責，并可能予以刑事或民事懲罰。對于接收到未針對本身的職能領(lǐng)域的郵件，員工應(yīng)及時向上級報告并刪除郵件，以避開信息泄露風險。六、審查與監(jiān)督公司擁有對員工使用郵件系統(tǒng)的審查和監(jiān)督權(quán)利，以保障公司信息安全和員工的遵守制度。公司可依據(jù)業(yè)務(wù)需要對電子郵件進行自動化或手動的過濾、監(jiān)控和備份，以確保遵守本制度和相關(guān)法律法規(guī)。員工須搭配公司進行的郵件信息審查工作，對公司要求的詢問供應(yīng)真實、認真的回應(yīng)，并定時完成相關(guān)整改工作。七、附則本制度自頒布之日起實施。對本制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)歸公司管理層全部。本制度如有增補規(guī)定，將以內(nèi)部通知等形式進行發(fā)布和通知。企業(yè)員工應(yīng)及時了解和遵守。以上即為公司的