耒陽民生藥材有限責(zé)任公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1耒陽民生藥材有限責(zé)任公司基本情況.................................1

1.1公司簡介......................................................1

1.2公司組織結(jié)構(gòu)..................................................1

2耒陽民生藥材公司付款流程現(xiàn)狀.....................................1

2.1公司付款業(yè)務(wù)流程..............................................1

2.2公司付款審批流程中存在的問題..................................2

2.2.1未按照預(yù)算使用劃分付款情況，付款流程冗余..................2

2.2.2未設(shè)置付款審批加急處理....................................3

2.2.3付款周期過長使得資金使用效率低............................3

2.2.4資金審批責(zé)任劃分不明確，可能導(dǎo)致重大差錯(cuò)或舞弊行為........3

2.2.5缺乏對(duì)于付款流程的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致付款業(yè)務(wù)流程存在一定風(fēng)險(xiǎn)..3

3公司付款審批流程優(yōu)化方案.........................................4

3.1資金預(yù)算使用情況劃分審批權(quán)限..................................4

3.2增設(shè)加急審批程序..............................................4

3.3增加付款監(jiān)督機(jī)制..............................................5

3.4明確劃分采購單審批人員的責(zé)任..................................5

3.4財(cái)務(wù)部定期與倉儲(chǔ)部、供貨商對(duì)接................................6

4小結(jié).............................................................6

參考資料...........................................................8

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耒陽民生藥材有限責(zé)任公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1耒陽民生藥材有限責(zé)任公司基本情況

1.1公司簡介

耒陽民生藥材有限責(zé)任公司自2001年率先在耒陽開辦首家平價(jià)藥材公司

——民生藥號(hào)以來，只經(jīng)過短短三年多時(shí)間，就在耒陽業(yè)界譜寫一個(gè)又一個(gè)神

話。目前，公司在耒陽境內(nèi)已擁有3家小型連鎖藥材民生公司，在耒陽境外擁

有衡陽百濟(jì)堂藥品超市和柳州郴州大藥房兩家連鎖分公司，分公司總數(shù)達(dá)4余

家。同時(shí)還擁有壽岳壽酒有限公司、保健品有限公司、南岳壽文化村旅游購物

有限公司等多家分公司，是一個(gè)極具活力與前景的多元化、集團(tuán)化的新型民營

企業(yè)。

1.2公司組織結(jié)構(gòu)

公司分為總經(jīng)理、辦公室、人力資源部、財(cái)務(wù)部、企業(yè)策劃部、市場營銷

部六個(gè)部門。

總經(jīng)理負(fù)責(zé)管轄手下五個(gè)部門，全面負(fù)責(zé)處理公司的總體事務(wù)，使公司有

一個(gè)高效率的工作系統(tǒng)。

辦公室在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，主要擔(dān)負(fù)辦文辦事，參謀助手，綜合協(xié)調(diào)，管理

服務(wù)等系列工作。

人力資源部負(fù)責(zé)公司人力資源的管理，為公司提供和培養(yǎng)合格的人才。

財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司資金的籌措運(yùn)用，資本運(yùn)營、會(huì)計(jì)核算和成本核算工作。

企業(yè)策劃部負(fù)責(zé)公司的整體形象策劃和品牌推廣，不斷提高公司的知名度。

市場營銷部由市場部和營銷部組成。市場部負(fù)責(zé)拉近產(chǎn)品與消費(fèi)者的心理距離，

銷售部負(fù)責(zé)拉近產(chǎn)品與消費(fèi)者的物理距離。

2耒陽民生藥材公司付款流程現(xiàn)狀

2.1公司付款業(yè)務(wù)流程

公司開展業(yè)務(wù)的時(shí)候，都會(huì)產(chǎn)生費(fèi)用。對(duì)于一個(gè)公司來說，采購計(jì)劃是很

有必要的，尤其是藥材公司，對(duì)于貨品的質(zhì)量有相當(dāng)嚴(yán)格的要求。越好的藥材

往往越需要商談采購。公司的業(yè)務(wù)開展先制定采購計(jì)劃，確定公司本月度/季度

/年度需要采買的藥材類主營產(chǎn)品和其他營業(yè)產(chǎn)品后，選擇供貨商。選擇供貨商

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這方面需要慎重，貨比三家，確保公司利潤后就確定價(jià)格，然后擬定合同，申

請(qǐng)付款后才能實(shí)行最后的采買。確定要訂購的藥材種類及數(shù)量的時(shí)候，就可以

填寫付款審批單；而員工日常需要采買公司所需物品的時(shí)候，同樣可以寫付款

審批單。

有業(yè)務(wù)流程，就會(huì)涉及到付款流程。每個(gè)公司都有一套屬于自己的付款審

批流程，而我們耒陽民生藥材公司開展業(yè)務(wù)的時(shí)候，也需要有專門的負(fù)責(zé)人來

填寫付款審批單。所以一個(gè)好的付款審批制度是必生藥材有限責(zé)任公司的付款

審批流程圖如下：

經(jīng)辦人如有需要審批的付款事項(xiàng)，如實(shí)填報(bào)費(fèi)用事項(xiàng)，原因等，如費(fèi)用使

用合理并且按照合同執(zhí)行，便填寫付款申請(qǐng)，交由部門經(jīng)理核實(shí)。

部門經(jīng)理核實(shí)經(jīng)辦人申請(qǐng)事項(xiàng)屬實(shí)，核實(shí)部門費(fèi)用按照計(jì)劃執(zhí)行，將此付

款申請(qǐng)交由財(cái)務(wù)主管審核。

財(cái)務(wù)主管拿到相關(guān)手續(xù)，核實(shí)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，復(fù)核合同執(zhí)行、往來賬務(wù)等情況，

按照財(cái)務(wù)制度核實(shí)相關(guān)情況，確認(rèn)符合資金計(jì)劃，相關(guān)法規(guī)、準(zhǔn)則規(guī)定后，交

由出納。

出納收到命令，確認(rèn)審批單無誤后，發(fā)放申請(qǐng)資金給經(jīng)辦人。經(jīng)辦人付款

后的單據(jù)拿回后保管好并交給財(cái)務(wù)部。

圖2-1耒陽民生藥材有限責(zé)任公司付款審批流程圖

2.2公司付款審批流程中存在的問題

2.2.1未按照預(yù)算使用劃分付款情況，付款流程冗余

根據(jù)圖2-1可得，公司未按照預(yù)算使用情況劃分，無論是金額大小或者是

事情輕重緩急，所有付款審批都需要走一遍流程，導(dǎo)致審批流程冗余。比如，

員工張某采購公司所需日常用品500元，提交付款申請(qǐng)后，需要經(jīng)過重重的審

核審批，由部門經(jīng)理到財(cái)務(wù)經(jīng)理，最后出納將現(xiàn)金交由張某。這一套流程審批

下來花費(fèi)的時(shí)間多，步驟繁瑣，不論是員工還是經(jīng)理，都因此增加了工作業(yè)務(wù)，

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員工徒增等待而經(jīng)理多一份工作。

2.2.2未設(shè)置付款審批加急處理

當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)情況，例如2019年疫情突發(fā)，公司需要大量采購口罩以及退燒

藥、止痛藥等。而大量緊急采購物資所需要的金額也很大，這個(gè)時(shí)候，采購部

就需要填寫付款審批單。公司一整套付款審批流程繁瑣，并沒有加急審批這一

程序。由于缺乏加急審批這一程序，付款審批下不來，資金不夠付款，會(huì)導(dǎo)致

逾期支付。頻繁的出現(xiàn)逾期支付這一問題，會(huì)損害公司信譽(yù)，這一潛在問題是

十分嚴(yán)重的。

2.2.3付款周期過長使得資金使用效率低

圖2-1可得，耒陽民生藥材公司的付款審批需要經(jīng)過最少三個(gè)部門，而付

款審批流程一套下來最少需要1天，此周期過長會(huì)導(dǎo)致資金流通不周，不能及

時(shí)付款，支付薪酬等，此外還滿足不了企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營和對(duì)外擴(kuò)張的需要。

資金使用效率低，企業(yè)資金短缺，輕則影響到企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和生產(chǎn)經(jīng)營等問

題，重則可危及企業(yè)的生存和發(fā)展。

2.2.4資金審批責(zé)任劃分不明確，可能導(dǎo)致重大差錯(cuò)或舞弊行為

根據(jù)圖2-1所得，關(guān)于付款審批制度，業(yè)務(wù)經(jīng)理的職責(zé)是審批經(jīng)辦人的付

款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)主管繼續(xù)審批，不論資金大小都是同一套流程下來，對(duì)于批準(zhǔn)人

員沒有明確的責(zé)任劃分，也缺少具體的衡量標(biāo)準(zhǔn)，出問題的時(shí)候，容易造成推

卸責(zé)任這類現(xiàn)象的發(fā)生。而資金審批責(zé)任劃分不明確另一負(fù)面情況便是出現(xiàn)以

公徇私的情況，高級(jí)主管人員可能會(huì)串通一氣來給自己謀福利，這一舞弊行為

是很難發(fā)現(xiàn)的。

2.2.5缺乏對(duì)于付款流程的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致付款業(yè)務(wù)流程存在一定風(fēng)險(xiǎn)

付款審批流程不僅步驟繁瑣，且沒有監(jiān)督機(jī)制。無規(guī)矩不成方圓，沒有監(jiān)

督機(jī)制，付款業(yè)務(wù)流程存在著風(fēng)險(xiǎn)?？赡軙?huì)出現(xiàn)高位者以權(quán)謀私，自己申請(qǐng)付

款然后自己同意，私自運(yùn)轉(zhuǎn)公司資金，嚴(yán)重可導(dǎo)致挪用公款的出現(xiàn)，危及公司

資金的運(yùn)轉(zhuǎn)。銀行賬戶操作權(quán)限劃分不明，無論是大金額還是小金額，皆由出

納一人負(fù)責(zé)付款，同樣會(huì)導(dǎo)致公司資金運(yùn)轉(zhuǎn)不周，危及公司的發(fā)展。

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3公司付款審批流程優(yōu)化方案

付款審批流程屬于公司業(yè)務(wù)的主要環(huán)節(jié)，關(guān)系到公司的運(yùn)營以及資金使用

的效益。耒陽民生藥材公司并沒有重視公司的付款審批流程，制度的實(shí)施僅僅

只是停留在表面，實(shí)際操作的過程中并沒有嚴(yán)格按照制度來執(zhí)行。所以，應(yīng)該

加強(qiáng)對(duì)付款審批流程的管控，優(yōu)化公司的付款審批流程，并嚴(yán)格按照優(yōu)化后的

付款審批流程來執(zhí)行。

3.1資金預(yù)算使用情況劃分審批權(quán)限

表3-1資金數(shù)額使用情況劃分表

部門經(jīng)理財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理

500元以下√

500-10000元√√

10001-100000√√√

元

100000元以上√√√√

根據(jù)圖表可得，當(dāng)資金低于500元時(shí)，交由部門經(jīng)理審批即可通過；當(dāng)資

金為500-10000元時(shí)，由部門經(jīng)理交由財(cái)務(wù)部審批人員審批即可通過；當(dāng)資金

為10001-100000元時(shí)，由財(cái)務(wù)部審核人員審核后交由財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，通過即可；

當(dāng)資金為100000元以上時(shí)，由部門經(jīng)理審核后交由財(cái)務(wù)部審核人員，財(cái)務(wù)部審

核人員審核后交由財(cái)務(wù)經(jīng)理，財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后交由總經(jīng)理，總經(jīng)理審核通過即

可。

若是簡單的借支工資付款，交由部門經(jīng)理審核通過即可，若是采購藥材付

款，需經(jīng)過辦公室同意，再交由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，審批通過后資金下發(fā)給采購部

門即可。

3.2增設(shè)加急審批程序

民生藥材公司加急情況分為以下三種：

（1）采購材料有優(yōu)惠力度加急付款；

（2）緊急采購材料需要付款；

（3）金額超出預(yù)期，需要加急付款。

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關(guān)于加急情況不同，所需要的審批流程也不同，需要添加以下兩種審批程

序：

關(guān)于采購材料付款提前有優(yōu)惠力度的加急付款，緊急采購材料需要加急付

款，付款的金額屬于一起申請(qǐng)的，根據(jù)不同的金額選擇加急程序，直接將申請(qǐng)

交由最高級(jí)別的領(lǐng)到審批。

表3-2加急程序部門審批情況劃分圖

部門經(jīng)理財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理

500元以下?

500-10000元?

10001-100000?

元

100000元以?

上

關(guān)于金額超出預(yù)期，審批下來的資金不足，需要加急付款的情況，采購人

員應(yīng)直接將申請(qǐng)交由財(cái)務(wù)經(jīng)理，財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)審批，通過即可。

根據(jù)資金數(shù)額使用情況劃分圖，減少了付款的程序，程序由原來的繁瑣變

成現(xiàn)在的簡單，原來一套流程下來需要層層審批，需要2天，現(xiàn)在根據(jù)數(shù)額不

同只需要1-2天完全可以付款。

3.3增加付款監(jiān)督機(jī)制

關(guān)于公司高層人員以公徇私這種事情，必須防患于未然，所以在付款審批

流程內(nèi)加入監(jiān)督機(jī)制是必要的。公司內(nèi)部（最好是財(cái)務(wù)部門）需要派出2-3名

監(jiān)督人員成立監(jiān)督部門，全程監(jiān)督付款程序?qū)徟?，?dāng)由部門主管審批的時(shí)候，

財(cái)務(wù)人員需要在主管審批后蓋章，同意，即可通過審批；當(dāng)最高由部門經(jīng)理審

批時(shí)，財(cái)務(wù)人員需要復(fù)核一遍并在部門經(jīng)理審批后蓋章，同意，即可通過審批；

當(dāng)最高由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批時(shí)，財(cái)務(wù)人員需要復(fù)核一遍并在財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后蓋章，

同意，即可通過審批；當(dāng)最高由總經(jīng)理審批時(shí)，財(cái)務(wù)人員復(fù)核后交由出納付款。

而監(jiān)督部門人員需要定期對(duì)付款業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一的審批，雙重保障。

這樣一整套流程下來，監(jiān)督人員不需要步步跟進(jìn)，只需要對(duì)接最高層級(jí)人

員以及前一級(jí)人員的審批單，省了時(shí)間也有監(jiān)督的效果。

3.4明確劃分采購單審批人員的責(zé)任

明確劃分采購單審批人員的責(zé)任可以防止出現(xiàn)“踢皮球”的現(xiàn)象出現(xiàn)。責(zé)

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任分明才能更好的將付款審批這一流程運(yùn)營下去。

由上圖可知，低于（含500元）500元的付款由部門主管負(fù)責(zé)；501-10000元的

付款由財(cái)務(wù)部門審批人員負(fù)責(zé)；10001-100000元的付款由財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)；100000

元以上經(jīng)總經(jīng)理同意后由財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)匯款。

3.4財(cái)務(wù)部定期與倉儲(chǔ)部、供貨商對(duì)接

公司應(yīng)當(dāng)建立部門與部門之間的溝通制度。為了防止舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，財(cái)

務(wù)部門人員應(yīng)該與倉儲(chǔ)部門結(jié)合，互相監(jiān)督。財(cái)務(wù)部在付款審批簽下來前對(duì)所

購的商品狀況以及貨款往來等的情況進(jìn)行確認(rèn)，確保公司所采購的物資數(shù)量齊

全、質(zhì)量好。財(cái)務(wù)部定期與供應(yīng)商對(duì)賬，保留完整且合法的原始單據(jù)，確保賬

實(shí)相符，編制進(jìn)出貨品往來明細(xì)表，所有資料整理存檔。定期實(shí)地盤查商品，

形成部門與部門之間的制衡關(guān)系，這一舉動(dòng)也避免了沒有發(fā)生采購業(yè)務(wù)但是出

現(xiàn)了付款行為的發(fā)生。