漣源市建龍建材有限公司材料采購制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介.....................................................................................................................1

2建龍建材公司材料采購制度現(xiàn)狀及存在的問題.....................................................1

2.1公司材料采購制度的現(xiàn)狀及現(xiàn)有采購流程圖..............................................1

2.2目前建龍建材公司材料采購制度中存在的問題..........................................2

2.2.1材料采購計劃制定方面存在的問題...................................................2

2.2.2供應商管理存在的問題.......................................................................2

2.2.3原材料驗收管理辦法存在的問題.......................................................3

3公司材料采購制度優(yōu)化設計方案及優(yōu)化后的流程圖.............................................3

3.1材料采購制度優(yōu)化設計的目的......................................................................4

3.2材料采購管理制度優(yōu)化設計方案..................................................................4

3.2.1制定合理的材料采購計劃...................................................................4

3.2.2建立科學的供應商管理系統(tǒng)...............................................................5

3.2.3完善材料驗收管理方法.......................................................................6

3.3優(yōu)化后的材料采購管理流程圖......................................................................6

4對建龍建材公司材料采購管理制度優(yōu)化設計方案的評價.....................................7

參考資料.............................................................8

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漣源市建龍建材有限公司材料采購制度優(yōu)化設計

1公司簡介

漣源市建龍建材有限公司（以下簡稱為建龍建材公司）創(chuàng)辦于2019年5月

17日，企業(yè)注冊地址位于湖南省婁底市漣源市七星街鎮(zhèn)虎溪村，注冊資本210

萬元人民幣，法定代表人是歐陽建，公司經(jīng)營范圍包含:不銹鋼、鋁合金門窗設

計、制作、建筑勞務承包、建筑材料、鋼窗、鐵藝大門，主要原材料：鋁合金、

木包鋁、實木、鋁包木、鋁合材、鐵皮壓花、門鉸鏈、插銷、鑄鐵花、方管、

鑄件、油漆、玻璃，包裝材料:金屬、推手、密封材料、包裝紙片，泡沫板，塑

料，安裝材料：開關、固定片、射釘、膨脹螺絲、插座、發(fā)泡劑、硅膠等。

2建龍建材公司材料采購制度現(xiàn)狀及存在的問題

2.1公司材料采購制度的現(xiàn)狀及現(xiàn)有采購流程圖

建龍建材公司是一個門窗制造企業(yè)，公司生產(chǎn)的產(chǎn)品種類多，原材料品類

多，為了公司管理，需要制定適合本公司的材料采購管理制度。公司在原材料

采購管理的整套程序中存在很多不足，主要表現(xiàn)在首先：材料采購計劃不合理，

未根據(jù)市場情況而制定嚴密計劃，有時材料采購過多，或者過少又或者不及時，

采購過少時，導致材料跟不上，生產(chǎn)停工待料，造成生產(chǎn)進度過慢，采購過多

時，材料庫存積壓，增加倉儲成本，占用流動資金。因為采購計劃內未考慮到

重要節(jié)日的促銷活動，促銷活動帶來的商業(yè)折扣使銷售訂單增多，卻沒有足夠

的原材料支撐生產(chǎn)，此時增加了緊急采購帶來的高額成本，很可能公司無法按

時交貨而違約，造成了公司的虧損，同時降低了信譽評分水平。其次，供應商

管理不科學，主要材料沒有與供應商建立緊密的合作伙伴關系，從而在采購方

面耗費大量人力，原材料采購效率不高，對于供應商沒有評價標準，導致選取

供應商時比較隨意而造成的隱患往往更大。另外，原材料驗收監(jiān)督機制不完善，

原材料到貨后，倉庫保管員負責對入庫的材料種類、數(shù)量和規(guī)格清點，管理倉

庫原材料的擺放，原材料的檢驗不屬于日常工作范圍。由于原材料驗收崗位只

設置了一個崗位，對于原材料的驗收情況缺乏崗位監(jiān)督，原材料以次充好，會

產(chǎn)生廢品，耗用更多原材料，原材料的質量得不到保證，那么產(chǎn)品的質量

也很難保證，導致產(chǎn)品成本增加。目前公司現(xiàn)有采購流程圖如圖1所示：

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圖1公司現(xiàn)有材料采購流程圖

2.2目前建龍建材公司材料采購制度中存在的問題

2.2.1材料采購計劃制定方面存在的問題

建材公司中原材料品種較多，采購復雜。因采購計劃制定的不合理，對市

場變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，可能導致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源

浪費。采購部門與公司內部各部門之間對于原材料購買沒有及時進行溝通，導

致緊急采購情況時發(fā)生緊急采購材料價格高于正常采購價格，影響公司經(jīng)濟效

益。

建龍建材公司創(chuàng)立時間較短，管理經(jīng)驗不足，缺乏嚴密的采購管理流程。

沒有制定合理的原材料采購計劃，企業(yè)內部未及時提供信息，信息不流暢，不

能及時了解原材料的需求，數(shù)量，到貨期。有時采購過多的原材料造成材料庫

存積壓占用流動資金，貨物占用倉儲空間，增加物料倉儲費。有時原材料出現(xiàn)

供不應求的情況引起生產(chǎn)停工待料，影響生產(chǎn)進度，需要進行緊急采購來供應

生產(chǎn)，緊急采購次數(shù)越多，所需的訂貨費用，采購人員的費用及訂購成本也越

多，增加了采購成本，影響公司經(jīng)濟效益。

對于采購計劃內未考慮到重要節(jié)日的促銷活動，采購計劃管理的不準確性，

可預測性不強，采購員沒有根據(jù)原材料的生產(chǎn)周期，物料準備周期和運輸周期

來制定材料采購計劃，造成生產(chǎn)過程物料供應不足，影響生產(chǎn)正常進行。原材

料供應不及時，造成企業(yè)停工待料，顧客購買商品都希望盡快使用，一旦發(fā)現(xiàn)

缺貨可能會出現(xiàn)退貨的情況，引起存貨積壓，增加存貨管理成本，資金使用成

本，占用過多資金將會導致資金周轉不靈，為了清空庫存可能會低價賣出，導

致利潤下降。

2.2.2供應商管理存在的問題

由于建龍建材公司的原材料有上百個，種類繁多，公司沒有一套有效的原

材料供應商管理體系，使得在供應商選擇和管理方面都存在一定的問題。公司

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主要原材料沒有固定的供應商，未與供應商建立長期合作關系，沒有建立科學

的管理體系，采購部門不能第一時間根據(jù)公司的需求做出備貨的反映，臨時尋

找供應商，從而在采購方面耗費大量人力并且原材料采購效率緩慢，對生產(chǎn)活

動帶來了風險。

另外，對于供應商選擇沒有評價標準，采購員沒有運用一套統(tǒng)一的標準管

理供應商，缺乏具體的評價方法，主要依靠采購人員的主觀判斷，導致在日常

采購中沒有記錄供應商的各項數(shù)據(jù)，平時沒有對供應商進行分類管理，如果選

擇到經(jīng)營狀況不好的供應商就很可能有違約的情況出現(xiàn)，供應商提供的原材料

質量、生產(chǎn)原材料的能力都很難得到保證，公司選擇供應商具有隨機性存在風

險。

因為公司缺乏完善的供應商管理制度，無法及時考核供應商，導致供應商

選擇不當，可能導致采購物資質價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。比如“供應商評價

表”設計不合理，可能導致漏選優(yōu)秀的供應商；比質比價平均制度不完善，可

能造成選擇供應商不符合企業(yè)要求，比如評價人員與供應商的選擇批準是同一

人，不相容崗位沒有分離，導致舞弊收賄賂等行為發(fā)生。

2.2.3原材料驗收管理辦法存在的問題

建龍建材公司對原材料的驗收環(huán)節(jié)僅設置了一位倉管員，而倉庫保管員僅

負責對入庫的材料種類、數(shù)量和規(guī)格清點，負責倉庫內原材料的搬運、整理、

堆放。原材料的檢驗不屬于日常工作范圍，到貨后直接清點入庫，而原材料的

質量直接影響到最終產(chǎn)品的質量，原材料質量低劣，會增加材料消耗，造成廢

品和廢料的增加，影響生產(chǎn)效率，耗用更多的工時。建材行業(yè)對于原材料的要

求高，公司卻沒有設置質量驗收崗位人員，對原材料質量進行檢驗，由于驗收

標準不明確，驗收程序不規(guī)劃，驗收人員很有可能玩忽職守，不能嚴格驗收權

重采購物質的質量和數(shù)量，就會以小報多，以次充好。因采購物資的質量問題，

導致加工產(chǎn)品達不到質量標準，直接影響企業(yè)產(chǎn)品的整體質量。安裝門窗使的

底框規(guī)格比門窗大時，會造成底框積水，造成門窗安裝不牢固，如裝修材料中

的石材厚度偏薄，容易導致門窗的破裂，為了避免這種情況的出現(xiàn)，對原材料

的厚度有精確的標準。因此不合格原材料必然影響產(chǎn)品的質量，為了不產(chǎn)生生

產(chǎn)不可逆情況的出現(xiàn)，材料有效的驗收是穩(wěn)定產(chǎn)品品質的保障，設置質檢崗位

是必要的。

3公司材料采購制度優(yōu)化設計方案及優(yōu)化后的流程圖

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3.1材料采購制度優(yōu)化設計的目的

采購物資的質量和價格、供應商選擇、采購合同的訂立、物資的驗收等供

應鏈狀況，在很大程度上決定了企業(yè)的生存和可持續(xù)發(fā)展。材料采購是企業(yè)運

營的重要環(huán)節(jié)，影響著企業(yè)后期的生產(chǎn)運營，健全材料采購制度保證企業(yè)生產(chǎn)

經(jīng)營活動得以順利進行。首先，在采購流程中，制定合理的采購計劃可以避免

原材料積壓，有效的控制原材料庫存過多，可以減少緊急采購，縮減原材料成

本才能在銷售環(huán)節(jié)提高競爭力，采購計劃面向未來，對未來因素進行了深入了

解，降低采購風險。其次，與主要原材料供應商建立持久合作關系，物資供應

有了保障。最后，原材料入庫的驗收是確保產(chǎn)品質量的第一道關口，制定完善

的驗收標準是極其重要的，這對原材料質量的控制，穩(wěn)定提高原材料質量，將

維護企業(yè)的形象及經(jīng)濟利益。采購成本在總成本中占很大比例，采購成本的高

低與采購環(huán)節(jié)有很大聯(lián)系，所以每個環(huán)節(jié)都很重要，因此建立健全材料采購管

理制定，優(yōu)化材料采購流程是很有必要的?？傊?，平均業(yè)務內部控制的目標就

是要規(guī)范采購行為，防范平均風險，從而促進企業(yè)合理平均，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需

要。

3.2材料采購管理制度優(yōu)化設計方案

3.2.1制定合理的材料采購計劃

針對建龍建材公司材料采購計劃制定不具有前瞻性和采購信息的不流暢，

我認為應該采用對物料進行持續(xù)數(shù)字編碼法，制定備貨生產(chǎn)方式的生產(chǎn)計劃。

公司經(jīng)營范圍廣：有建材，金屬材料，木制品，非金屬材料，五金工具等，

另外還有裝潢工程以及建筑工程。以至于物料多到數(shù)百種，物料編碼顯得格外

重要。大致流程為物料的請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料活動均有

物料編碼。庫存的物料也均有正確統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。物料管理在物

流編碼實施徹底之后，將每個物料編碼的情況全部錄入電腦，當物料發(fā)生變化

時上傳至電腦。而持續(xù)數(shù)字編碼法是將所有物料依某種方式大致排列，然后自1

號起依順序編排流水號，這種編碼方法可做到一料一號。實施物料編碼，為了

采購計劃不影響生產(chǎn)需求，利用電腦的物料編碼信息可以提高采購效率，不至

于采購混亂。其次，對于促銷活動的庫存不足，制定備貨生產(chǎn)方式的生產(chǎn)計劃，

根據(jù)市場預測提前生產(chǎn)產(chǎn)品，補充庫存，可以隨時滿足客戶訂單要求。制定生

產(chǎn)計劃應綜合考慮生產(chǎn)數(shù)量、交貨期、庫存、生產(chǎn)資源、成本、利潤。生產(chǎn)數(shù)

量和交貨期在生產(chǎn)前就應該確定，在生產(chǎn)開始前就要清點生產(chǎn)時可利用的生產(chǎn)

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資源。避免生產(chǎn)時資源不到位影響生產(chǎn)進度。生產(chǎn)計劃還要考慮庫存的影響，

需要協(xié)調交貨期，防止出現(xiàn)斷貨和庫存積壓，造成對生產(chǎn)進度和占用資金的影

響。

通過對物料進行持續(xù)數(shù)字編碼法和提前制定促銷活動的生產(chǎn)計劃，對物料

進行持續(xù)數(shù)字編碼法，減少原材料的積壓及原材料供不應求的問題，物料儲存

井然有序，降低成本，提高采購效率。制定備貨生產(chǎn)方式的生產(chǎn)計劃，避免了

銷售需要的庫存斷貨，確保了產(chǎn)品準時、保質保量的交付到客戶手里。也不會

錯過促銷節(jié)日帶來的營業(yè)額增長，帶動了銷售額的上升。

3.2.2建立科學的供應商管理系統(tǒng)

上述對主要材料沒有與供應商建立緊密的合作伙伴關系，導致公司的原材

料采購效率不高，臨時建立的合作關系，對于原材料的質量也不能保證，會給

生產(chǎn)帶來風險，與供應商建立緊密的合作關系可以加強與供應商的溝通，提供

材料需求可供給度，提高采購的效率，避免缺貨的情況出現(xiàn)。其次，一套完整

的供應商評價機制能有效的評價各供應商在價格、質量、到貨期等方面的不同，

可以識別供應方是否具有滿足企業(yè)對供貨要求的能力，從中選出符合建龍建材

公司的供應商。

建龍建材公司為了確保其采購活動的順利進行，我設計了針對供應商的績

效評估指標。一般采用日常業(yè)績跟蹤和階段性評比的方法，采用QSTB加權標準，

即供貨質量（30%評分比重)、到貨期（20%評分比重)、價格（30%評分比重)、

售后服務（20%評分比重）。按照季度進行一次綜合數(shù)據(jù)考核，按照年度則進行

一次全面數(shù)據(jù)考核。例如通過QSTB加權標準考核Z、F、E、D、G五家供應商

（各指標滿分10分）從中選擇一家，如下表1所示：

表1綜合指標評分評估選擇合適供應商的評分表

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綜上表1，可以看出我們將選擇Z供應商進行原材料采購。建立評分機制，

與供應商的業(yè)務流程進行實時評價和分析，采用動態(tài)方法進行有效評價，有利

于企業(yè)更好的選擇合適的供應商，降低采購風險。在進行多次綜合評選后，選

取最高平均分，選擇供應商與之建立戰(zhàn)略聯(lián)盟關系，降低公司的原材料采購成

本，提高公司的采購管理活動效率。

3.2.3完善材料驗收管理方法

為了提高原材料的材料質量，穩(wěn)定產(chǎn)品的品質，應該建立一套原材料入庫

標準對其進行管理。公司原材料入庫驗收時，僅倉管員一人清點數(shù)量，可能會

出現(xiàn)以次充好的現(xiàn)象，導致不合格原材料流入后道工序，所以一套完整的驗收

程序非常必要。建議在驗收環(huán)節(jié)增加“質檢部”，設置一名質檢員，質檢員在

上崗前需要進一步教育培訓，通過學習理論知識使質檢員對檢驗標準有一個認

識，進一步規(guī)范本公司的質檢工作，對質檢員進行現(xiàn)場培訓及現(xiàn)場測試，提高

質檢員的綜合驗收能力，然后質檢員對原材料進行質量抽查，驗收合格之后才

能入庫。采購部門收集評定結果，對符合入庫資格的原材料驗收入庫，相關資

料遞送給財務部，財務人員審核收到的相關票據(jù)，審核通過后最后經(jīng)財務總監(jiān)

復核后付款。綜合以上驗收建議，優(yōu)化后的驗收流程如圖2所示：

圖2優(yōu)化后材料驗收流程圖

3.3優(yōu)化后的材料采購管理流程圖

通過對材料采購環(huán)節(jié)的了解，我為建龍建材公司制作一份材料采購管理流

程圖，如圖3所示：

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