優(yōu)衣庫商貿(mào)有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u256101優(yōu)衣庫商貿(mào)有限公司簡介 優(yōu)衣庫商貿(mào)有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計1優(yōu)衣庫商貿(mào)有限公司簡介優(yōu)衣庫商貿(mào)有限公司于2010年3月30日在上海市工商局登記成立。法定代表人岡崎?。∣KAZAKITAKESHI），公司經(jīng)營范圍包括服裝及其配件、裝飾品、鞋、傘、箱包、眼鏡等。2優(yōu)衣庫員工借支管理現(xiàn)狀優(yōu)衣庫分為三大部門，F(xiàn)RCN、FRSN、員工服務(wù)。其中FRCN管理層分布為店鋪運(yùn)營總監(jiān)，三大總監(jiān)分管18個LED、每個LED分管6-8個SV、每個SV分管5-7家店鋪。每家店鋪依據(jù)等級不同所擁有員工從一二十名至三四十名不等，全國共八百家店鋪，員工人數(shù)約為兩萬多人。因公司經(jīng)常定期舉行不同等級員工研修晉升、LED與SV日常往返所管理的店鋪來了解店鋪運(yùn)營情況、不定期指派舊店員工支援新店開業(yè)、店鋪日常零星開支報銷等業(yè)務(wù)，導(dǎo)致員工借支每天發(fā)生、借支人數(shù)較多、次數(shù)頻繁、金額不定。如下圖所示：運(yùn)營總監(jiān)：運(yùn)營總監(jiān)主要是整體掌控公司的市場運(yùn)營和協(xié)調(diào)管理;組織策劃公司的整體戰(zhàn)略目標(biāo)，健全完善各項規(guī)章制度，整合運(yùn)營管理;推動銷售績效的提升，大力普及宣傳公司產(chǎn)品，設(shè)定公司整體的業(yè)務(wù)計劃;完善升級內(nèi)部信息系統(tǒng)，推進(jìn)公司財務(wù)、行政、人力資源各方面的管理;負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)好各部門工作，打造高效的團(tuán)隊協(xié)作機(jī)制;維持并開拓各方面的外部關(guān)系;管理并激勵所屬部門的工作績效。LED:根據(jù)店鋪地區(qū)分布分為華南華北華中華東華西五個大區(qū)，每個LED分管800家店鋪中集中在同一區(qū)域的幾十家店鋪，執(zhí)行運(yùn)營總監(jiān)所部署的戰(zhàn)略計劃，達(dá)成區(qū)域指標(biāo)。SV:分管同一區(qū)域里幾家店鋪，協(xié)助該區(qū)域LED做好店鋪巡回工作，及時督促反饋店鋪情況，考核所管轄店鋪業(yè)績完成狀況，督促各店店長早晚班打卡匯報店鋪日常運(yùn)營情況。店長：獨(dú)立運(yùn)營一家門店，管理店鋪內(nèi)大小事務(wù)。從籌建初期的招聘店鋪團(tuán)隊成員到店內(nèi)貨架拼裝開業(yè)，再到店鋪日常運(yùn)營管理，完成每日營業(yè)額指標(biāo)，店鋪商品陳列布局排布，各崗位巡回檢查無遺漏，早晚班定時打卡向SV匯報當(dāng)日工作進(jìn)度。銷售部門FRCN銷售部門FRCN系統(tǒng)維護(hù)FRSH系統(tǒng)維護(hù)FRSH員工服務(wù)財務(wù)部門員工服務(wù)財務(wù)部門圖1公司組織結(jié)構(gòu)FRCNFRCN運(yùn)營總監(jiān)YIN店長店長店長店長店長店長店長店長SVSVSVSVLEDLEDLEDSV運(yùn)營總監(jiān)YIN店長店長店長店長店長店長店長店長SVSVSVSVLEDLEDLEDSV圖2門店組織形式3優(yōu)衣庫員工借支管理存在的問題3.1員工借支權(quán)限不明確優(yōu)衣庫公司對借支人員身份權(quán)限無相應(yīng)界限。因?yàn)榈赇伖ぷ髁看?，較為辛苦，因此大部分實(shí)習(xí)生平均工作時長為一個月左右，導(dǎo)致店鋪常年招新人員流動巨大。部分實(shí)習(xí)生因工作需要支援外店辦理了借支，由于店鋪借支核實(shí)報銷時間為每周四，某些實(shí)習(xí)生在周四前就已離職，導(dǎo)致借支無法回收形成壞賬。同時存在部分公款私用的現(xiàn)象。由于可借支人員權(quán)限的隨意性，導(dǎo)致公司資金損失和不合理利用。3.2員工差旅費(fèi)借支和報銷額度超標(biāo)員工借支額度與實(shí)際需要不符。優(yōu)衣庫定期舉行員工晉升考核研修、不定期舉行店長及店長以上研修學(xué)習(xí)、新店開店需要其他各店外派員工支援以及LED、SV不定期巡回各個店鋪視察。需要向所屬店鋪預(yù)支出差所需費(fèi)用，出差結(jié)束后憑借發(fā)票核對報銷統(tǒng)一上報公司，多退少補(bǔ)。但因出差人員所屬店鋪分散至全國各地，參與活動目的地也各不相同，存在員工少支多開的現(xiàn)象。比如出差入住酒店實(shí)際消費(fèi)了一百二一間標(biāo)間，卻通過給老板補(bǔ)稅的行為要求老板開一百六一間的豪華單間。僅從通過查詢發(fā)票難以發(fā)現(xiàn)問題，也不利于節(jié)約成本。如若員工借款占比過大，會導(dǎo)致企業(yè)的運(yùn)營成本與費(fèi)用的增加，因此企業(yè)想要開源節(jié)流，壓縮成本需要多加控制員工借款。此外，人們都會有一種思想，對待自己的錢一般是節(jié)約謹(jǐn)慎，一分掰成兩分花。而若使用的是公司的公款，又沒有公司的監(jiān)督與約束，即便是用于正常的生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動，也更容易發(fā)生奢侈浪費(fèi)的現(xiàn)象。3.3員工上下班車費(fèi)借支和報銷標(biāo)準(zhǔn)混亂由于服務(wù)業(yè)的特殊性導(dǎo)致工作時間不定，會因節(jié)假日業(yè)務(wù)繁忙或者新品出貨等原因調(diào)整上下班時間。比如早班七點(diǎn)打卡上班，晚班十點(diǎn)半之后打卡下班這類特殊時間，公司制定了特殊時間段上下班的員工憑借發(fā)票報銷車費(fèi)的規(guī)定。但因?yàn)閱T工居住分散，個人打車發(fā)票金額不一，難以控制與管理報銷額度。同時存在部分員工報銷并不屬于從家往返上班途中的的發(fā)票，而是報銷用于私人目的出行發(fā)票的現(xiàn)象。由于借支人員人數(shù)較多和報銷標(biāo)準(zhǔn)的不確定性，導(dǎo)致公司資金不合理占用和管理起來較為繁瑣，使得管理處于被動狀態(tài)，也會影響資金周轉(zhuǎn)。3.4.員工借支報銷審核機(jī)制不完善公司報銷審核程序過于單一簡單，主要依靠店長個人判斷加以審核。不論是上下班車費(fèi)報銷還是出差人員差旅費(fèi)報銷都是經(jīng)過店長同意之后，先行從店鋪使用經(jīng)費(fèi)中墊付，后統(tǒng)一上報給總部財務(wù)部審核，再下發(fā)報銷經(jīng)費(fèi)。由于優(yōu)衣庫只在上?？偛吭O(shè)立財務(wù)部，全國八百家門店的日常報銷審核主要依靠各門店長的個人判斷，存在因私人關(guān)系親疏而徇私的舉動。比如某一員工平日與店長關(guān)系較好，在申請某些報銷時會放松標(biāo)準(zhǔn)。且公司是采取先店鋪管理人員簽批，后財務(wù)人員審核，但是其簽批的原始憑證不一定是正確的，當(dāng)出現(xiàn)店長或者更高級管理層同意簽批卻被財務(wù)部認(rèn)為不符合規(guī)定的報銷業(yè)務(wù)時，雙方之間會產(chǎn)生一定理解上的偏差，也容易滋生舞弊。4公司員工借支管理制度優(yōu)化4.1明確借支員工的權(quán)限和范圍限定員工借支權(quán)限，確定員工借支使用范圍。優(yōu)衣庫實(shí)習(xí)生群體只招在校大學(xué)生，大多實(shí)習(xí)生意志力偏弱，往往難以長時間接受工作的枯燥勞累，經(jīng)常產(chǎn)生提前離職的情況，所產(chǎn)生的借支費(fèi)用未清算便走人。因此可關(guān)閉實(shí)習(xí)生借支權(quán)限，跨市店鋪支援不予派遣實(shí)習(xí)生，只派正式員工前往。市區(qū)內(nèi)店鋪需要實(shí)習(xí)生支援的情況，應(yīng)由實(shí)習(xí)生通過企業(yè)滴滴提前申請用車。車費(fèi)統(tǒng)一由企業(yè)滴滴內(nèi)預(yù)存的車費(fèi)直接支付，避免實(shí)習(xí)生產(chǎn)生借支，從而從根本上杜絕了實(shí)習(xí)生這一部分員工公款私用和在未結(jié)清費(fèi)用前離職的情況。4.2嚴(yán)格核定員工差旅費(fèi)借支額度和報銷標(biāo)準(zhǔn)由于公司業(yè)務(wù)需要，員工出差較為頻繁，需要嚴(yán)格核定差旅費(fèi)借支額度及報銷標(biāo)準(zhǔn)。首先，要明確差旅費(fèi)涵蓋的費(fèi)用內(nèi)容：車費(fèi)、餐費(fèi)、住宿費(fèi)等其他開支。應(yīng)分類制定出具體的標(biāo)準(zhǔn)以供員工在辦理業(yè)務(wù)時對照執(zhí)行。4.2.1員工出差住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)表1住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（金額單位：元）地區(qū)/人員一線城市二線城市三線城市四線城市LED500400400300SV400300300250店長300250250200員工200200200150表中，住宿標(biāo)準(zhǔn)一般為雙人標(biāo)準(zhǔn)間（異性結(jié)伴出差除外）。為節(jié)省費(fèi)用開支及出差人員住宿安全，出差地如為公司總部所在地或出差人數(shù)較多，公司可以統(tǒng)一為出差人員預(yù)訂酒店。若出差地點(diǎn)可以提供住宿則不允許報銷住宿費(fèi)。若前一天已經(jīng)住宿第二天需乘坐交通工具公出人員,若交通工具出發(fā)時間在12:00以前,當(dāng)日不計住宿費(fèi)。若交通工具出發(fā)時間在12：00以后可報銷當(dāng)日住宿費(fèi)。職員出差期間標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)住宿費(fèi)用實(shí)報實(shí)銷，酒店報銷請?zhí)蕹饺速M(fèi)用。除了需要提供酒店發(fā)票外，還需提供酒店清單。4.2.2員工出差伙食費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)表2員工出差伙食補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)（金額單位：元）地區(qū)/人員一線城市二線城市三線城市四線城市LED12011010080SV100908070店長80706050員工60505040出差期間報銷餐費(fèi)和雜費(fèi)補(bǔ)助需提供符合報銷規(guī)定的發(fā)票和在報銷限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實(shí)際支付憑證，若由企業(yè)統(tǒng)一組織安排出差活動則出差費(fèi)用由企業(yè)一并支付，不再發(fā)任何補(bǔ)助，若接待單位已提供膳食不得再申請伙食費(fèi)補(bǔ)助。4.2.3員工出差交通費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)表3員工差旅報銷標(biāo)準(zhǔn)級別火車飛機(jī)省外城市內(nèi)短途交通（元/天）上海、北京廣州、深圳其他城市執(zhí)行役員商務(wù)座商務(wù)艙按照實(shí)際費(fèi)用憑票報銷經(jīng)理、BL、M級別以上一等座經(jīng)濟(jì)艙北京上海200元廣州深圳150元100元主管、SV及一般員工二等座經(jīng)濟(jì)艙北京上海150元廣州深圳100元50元出差交通若為飛機(jī)，機(jī)票原則上需通過總務(wù)預(yù)訂。在訂購金額低于總務(wù)的情況下可自行預(yù)訂。自行訂購機(jī)票的需訂購金額最低的機(jī)票，即不可退改簽機(jī)票(特殊情況除外)4.3加強(qiáng)員工上下班車費(fèi)借支和報銷控制4.3.1明確員工車費(fèi)借支和報銷的額度店鋪運(yùn)營經(jīng)費(fèi)是店鋪維持正常運(yùn)作的基礎(chǔ)，員工上下班車費(fèi)報銷占據(jù)了一定比例，由于人員的變動，每天報銷金額不一，難以把握。因此應(yīng)明確固定其車費(fèi)報銷的范圍，避免經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。根據(jù)當(dāng)?shù)叵M(fèi)水平與店鋪規(guī)模的大小限制每月可報銷車費(fèi)的額度和可供使用的車輛。優(yōu)衣庫門店覆蓋全國，牢牢占據(jù)一二線城市，近年來繼續(xù)下沉三四線城市。各線城市消費(fèi)水平不同，相同規(guī)模店鋪經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)也不一。門店規(guī)模也分為旗艦店與普通店，優(yōu)衣庫最大旗艦店位于上海繁華的商業(yè)街淮海路，營業(yè)面積超過8000平方米，店鋪分為5層樓層和地下1層，一般的旗艦店如優(yōu)衣庫長沙國金中心店也比普通店占地大出幾百平方米。因此店鋪所擁有的員工數(shù)量不一，一輛車能坐4個員工的情況下，每家店根據(jù)班表安排，平均開店閉店所需員工數(shù)量來合理安排車輛，避免出現(xiàn)一人一車，浪費(fèi)資源的情況。表4優(yōu)衣庫門店車費(fèi)借支及報銷限額（月度）店鋪規(guī)模/城市一線二線三線四線旗艦店50000元15000元6000元/普通店9000元7200元4000元4000元4.3.2加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)模式下車費(fèi)的支付控制對于采用互聯(lián)網(wǎng)管理，使用企業(yè)滴滴規(guī)范化打車出行代替發(fā)票報銷。在用車規(guī)則上嚴(yán)格加以控制。以滴滴打車為例，原則上員工出退勤交通費(fèi)用自行承擔(dān)。如因工作安排而發(fā)生的出勤時間過早、退勤時間過晚而無公共交通的情況下可使用滴滴打車。禁止在非工作期間、公休期間使用企業(yè)版滴滴打車。禁止私人出行時通過企業(yè)版滴滴叫車。店鋪車費(fèi)控制的關(guān)鍵在于工作計劃調(diào)整(不發(fā)生不必要的早早班和晚班加班)和拼車管理。每位店長都要帶著經(jīng)費(fèi)意識，嚴(yán)格控制車費(fèi)。4.4加強(qiáng)員工借支報銷的審核4.4.1嚴(yán)格審核員工報銷單據(jù)員工ID：工號員工姓名：XX費(fèi)用報告鍵：級別總計金額：xxxx內(nèi)容：報銷原由、發(fā)票具體內(nèi)容、業(yè)務(wù)時長、經(jīng)手人請粘貼補(bǔ)充單據(jù)：圖3費(fèi)用報銷單對員工報銷單的填寫規(guī)則應(yīng)予以明確的規(guī)定，包括：交易日期請?zhí)顚懓l(fā)票日期，即要注明實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，寫清楚出差的城市名，出差期間。報銷住宿費(fèi)時摘要欄中必須填寫地區(qū)、酒店費(fèi)、住宿期間、住宿日數(shù)。報銷交通費(fèi)摘要欄中必須填寫出發(fā)地、目的地、交通工具名稱。報銷國內(nèi)補(bǔ)貼時摘要欄中必須填寫、地區(qū)、停留期間、停留日數(shù)。報銷招待費(fèi)應(yīng)請寫明招待事由、公司及相關(guān)人員名稱。目前，由于電子發(fā)票的使用非常廣泛，財務(wù)部接受電子發(fā)票，但由于住宿費(fèi)可以取得增值稅專用發(fā)票，專用發(fā)票可以為公司節(jié)約6%的費(fèi)用，所以只有取得增值稅專用發(fā)票才能報銷。公司需加強(qiáng)店鋪管理組審核意識加強(qiáng)，公司定期進(jìn)行店鋪管理組線上線下財務(wù)知識培訓(xùn)。4.4.2制定規(guī)范的員工借支報銷審核機(jī)制支付寄送大連中心上司確認(rèn)支付寄送大連中心上司確認(rèn)擔(dān)當(dāng)申請中心確認(rèn)圖4員工借支報銷審批流程擔(dān)當(dāng)申請：需要報銷的員工在規(guī)定時間規(guī)范填寫報銷單，并提交給店長審核。上司確認(rèn)：店長收集店員報銷單，一一核對無誤。寄送大連中心：大連中心為優(yōu)衣庫財務(wù)服務(wù)中心，統(tǒng)一收集所有店面報銷單，交由專業(yè)財務(wù)人員再次核對審核。中心確認(rèn)：財務(wù)中心再次審核后，確認(rèn)區(qū)分有效與無效報銷。并統(tǒng)一退回?zé)o效報銷單。支付：財務(wù)中心核算每家門店符合報銷的款項，一齊劃分到各店鋪公賬內(nèi)。為了保證所有的費(fèi)用計入正確的期間，報銷應(yīng)于業(yè)務(wù)發(fā)生后的一周內(nèi)提出申請。超過一個月未報銷的，由申請人請向部長說明原因及對策;然后由部長向CFO說明，得到CFO審批后才允許報銷。每部門設(shè)置一名管理員，部門內(nèi)部人員報銷均提交該管理員，管理員填寫郵件管理表隨同原件交給總部。5小結(jié)優(yōu)衣庫在員工借支管理制度方面做好對上下班報銷范圍的限定、細(xì)化差旅費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)、限定員工借支權(quán)限、審核人員意識加強(qiáng)等幾個方面，能更加全面的控制成本，把握好員工借支的度，有利于公司未來的發(fā)展。參考資料佚名.優(yōu)衣庫：優(yōu)化生活半世紀(jì)[J].商場現(xiàn)代化，2014，（01）：54～55胡馨元.優(yōu)衣庫的中國門店經(jīng)營管理特點(diǎn)分析[J].中國市