Excel高效辦公技巧培訓

Excel高效辦公

課程大綱1EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理EXCEL數(shù)據(jù)分析23EXCEL公式與函數(shù)4EXCEL圖表與圖形2021/6/272提高篇啟動與退出EXCEL創(chuàng)建工作簿、界面介紹工作表操作單元格操作數(shù)據(jù)有效性打印設置設置表格邊框和底紋設置單元格格式、行高和列寬數(shù)據(jù)錄入選擇性黏貼窗口凍結單元格分列基礎篇第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理2021/6/273⑴利用“開始”菜單啟動Excel2010。⑵利用桌面上的快捷圖標啟動Excel2010。⑶直接利用已經(jīng)創(chuàng)建的文檔⑴雙擊Excel窗口左上角的控制菜單圖標。⑵選擇“文件”菜單中的“退出”命令。⑶單擊窗口右上角的“關閉”按鈕。⑷按快捷鍵Alt+F4。2．退出1．啟動啟動與退出EXCEL創(chuàng)建工作簿桌面→右鍵→新建excel檔第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理2021/6/274界面介紹5快速訪問工具欄后臺視圖自動填充柄單元格名稱隱藏選項卡功能區(qū)/選項/組/命令編輯欄狀態(tài)欄工作表視圖微型工具欄/常用菜單工作表區(qū)/標簽第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理2021/6/275工作表（重命名、移動和復制、刪除）單元格（插入、刪除、移動和復制、清除)從系統(tǒng)中導出來的表格，經(jīng)常需要做些刪減處理，如果不熟悉自己需要什么內(nèi)容的時候，最好建立工作表副本，防止刪減有誤的時候可以重新操作（快捷鍵ctrl）1、重命名：光標移至sheet名→雙擊2、移動和復制同一文檔內(nèi)移動：左鍵+拖移，復制：ctrl+左鍵+拖移。

不同文檔間移動：右鍵→選擇移動或復制工作表3、刪除：選擇sheet→右鍵→刪除1、插入：選擇單元格→右鍵→插入、刪除2、移動和復制：(ctrl+C/ctrl+V)3、清除：（delete)第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理2021/6/276第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理設置表格邊框和底紋選中需設置的單元格→選擇邊框/底紋設置單元格格式、行高和列寬

單元格格式：選中單元格→右鍵→在數(shù)據(jù)欄選擇格式

行高和列寬：光標移至表格頂端→選擇單元格(行/列)→設置行高/列寬

批量調(diào)整：選擇批量行/列Excel2010自帶很多好看的套用表格格式,可以直接用哦~奇偶行填充：“開始”>“條件格式”>“新建規(guī)則”>“使用公式確定要設置格式的單元格”，輸入公式=MOD(ROW(),2)=0并選取一個填充顏色,即可將所有行號為偶數(shù)的行添加顏色。2021/6/277第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理操作演練1：制作通訊錄（練習：啟動/新建、重命名、設置邊框、設置行高/列寬、填充顏色）步驟提示：1、新建或者啟動excel文檔；2、將文檔命名為“制作通訊錄”；3、去掉虛網(wǎng)格線：“視圖”>“網(wǎng)格線”前√去掉；4、設置邊框：選中10×6單元格，“開始”>"邊框“>"其他邊框“，外黑，內(nèi)灰；5、設置行高：選中行，右鍵>"行高"，256、填充顏色：選中區(qū)域，開始”>“條件格式”>“新建規(guī)則”>“使用公式確定要設置格式的單元格”，輸入公式=MOD(ROW(),2)=1并選取一個填充淺藍色。步驟5步驟6步驟4效果圖2021/6/278第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)錄入（文本、數(shù)值、日期、序列數(shù)、時間、批量數(shù)據(jù)、自動填充）

輸入文本后設置單元格格式(一般使用格式刷更快捷些)

自動填充：光標移至單元格右下角→出現(xiàn)“+”（自動填充柄）→拖移小提示：如需增加新序列，路徑：EXCEL2003中：工具-選項-自定義序列EXCEL2007中：Office按鈕-選項-常規(guī)-編輯自定義列表EXCEL2010中：文件-選項-高級-常規(guī)-編輯自定義列表開始-排序和篩選-自定義排序-自定義序列使用以下快捷鍵可以快速插入當前日期或時間：Ctrl+；(分號)在單元格內(nèi)插入當前日期，Ctrl+Shift+；(分號)插入當前時間，按Ctrl+；(分號)以后輸入一個空格，再按Ctrl+Shift+；(分號)，可以插入當前日期和時間。不會自動刷新。2021/6/279數(shù)據(jù)有效性：方便錄入、規(guī)范輸入、利用預定的條件校驗數(shù)據(jù)，以防止無效數(shù)據(jù)的產(chǎn)生任務：“部門”列用下拉菜單選擇代替手工輸入。操作步驟：數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)有效性→設置→允許中選擇”序列”→來源欄中輸入允許輸入的值(銷售部,企劃部…)中間用英文逗號隔開。第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理2021/6/2710第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)有效性：方便錄入、規(guī)范輸入、利用預定的條件校驗數(shù)據(jù)，以防止無效數(shù)據(jù)的產(chǎn)生2021/6/2711第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理操作演練2：制作通訊錄（練習：插入行、合并單元格、輸入文本、輸入時間、序列填充、設置單元格樣式、自動&強制換行）④②①③⑤步驟提示：1、插入行：選中四行，右鍵“插入”；2、合并單元格：選中A1:D1單元格，"開始">"合并單元格后居中"；3、輸入時間：按Ctrl+；加空格，再按Ctrl+Shift+；4、序列填充：選中區(qū)域>"數(shù)據(jù)">"數(shù)據(jù)有效性">"設置">允許"序列">"來源"（錄入跟上一個單元格同樣的內(nèi)容：ctrl+D或ctrl+'）5、設置單元格樣式：選中區(qū)域>右鍵"設置單元格格式">"自定義"6、強制換行：alt+enter；自動換行：enter2021/6/2712第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理打印設置（頁邊距、頁面縮放、打印區(qū)域）除了設置頁邊距、打印區(qū)域…等，如分頁符&標題打印也是很好用的哦~Excel表格編輯的最后一項任務往往是打印。在實際工作中，我們的打印任務往往不是那么簡單輕松，比如我們希望只打印工作表中需要的區(qū)域，或者希望能打印公式本身而不是公式的計算結果等等。Excel能為我們提供靈活的打印選擇，我們需要對上圖的功能進行巧妙應用。2021/6/2713第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理操作案例：制作通訊錄-打印等同2003版的頁面設置菜單設置標題打印后，以后打印的每一張都會帶有相同的開頭。不同的通訊組間插入分隔符①打印設置選擇打印份數(shù)，單擊打印。2021/6/2714操作案例：制作通訊錄-打印通過”另存為”將檔案轉換為2003版本或PDF格式，供沒有裝2010版的同事分享。若打印機液晶屏顯示，“紙張錯誤，無法打印”，點擊打印機屬性，將稿紙設為“A4”試驗雙面打印功能第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理2021/6/2715第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理不少人對選擇性粘貼沒有重視，其實選擇性粘貼的功能很強大，用好了，可以事半功倍的哦~粘貼方式常用功能了解：【公式】：只粘帖文本和公式，不粘帖字體、格式（字體、

對齊、文字方向、數(shù)字格式、底紋等）、邊框、注釋、內(nèi)容

校驗等；（當復制公式時，單元格引用將根據(jù)所用引用類型

而變化。如要使單元格引用保證不變，請使用絕對引用。）【數(shù)值】：只粘帖文本，單元格的內(nèi)容是計算公式的話只粘

帖計算結果，這兩項不改變目標單元格的格式；【圖片】：將表格以圖片形式復制，可以較好的保持原有的形狀。選擇性粘貼這3個太有用了~帶實時預覽的粘貼功能2021/6/2716第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理粘貼方式區(qū)域各項功能了解（自學）：【格式】：僅粘貼源單元格格式，但不能粘貼單元格的有效性，粘帖格式，包括字體，對齊，文字方向，邊框，底紋等，不改變目標單元格的文字內(nèi)容。（功能相當于格式刷）；【批注】：把源單元格的批注內(nèi)容拷貝過來，不改變目標單元格的內(nèi)容和格式；【有效性驗證】：將復制單元格的數(shù)據(jù)有效性規(guī)則粘貼到粘貼區(qū)域，只粘帖有效性驗證內(nèi)容，其他不變；【除邊框外的所有內(nèi)容和格式】：粘帖除邊框外的所有內(nèi)容和格式，保持目標單元格和源單元格相同的內(nèi)容和格式；【列寬】：將某個列寬或列的區(qū)域粘貼到另一個列或列的區(qū)域，使目標單元格和源單元格擁有同樣的列寬，不改變內(nèi)容和格式；【公式和數(shù)字格式】：僅從選中的單元格粘貼公式和所有數(shù)字格式選項；【值和數(shù)字格式】：僅從選中的單元格粘貼值和所有數(shù)字格式選項；【置換】

：行列進行互換選擇性黏貼帶實時預覽的粘貼功能2021/6/2717第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理窗口凍結當我們在制作一個Excel表格時，有時會遇到行數(shù)和列數(shù)都比較多，一旦向下或向右滾屏時，上面的標題行或最左邊的那些列就會跟著滾動，這樣在處理數(shù)據(jù)時往往難以分清各行或列數(shù)據(jù)對應的標題，這時就可以利用EXCEL的"凍結窗格"這一功能來解決這個問題。效果：始終顯示標題欄操作：選中開始凍結的單元格→視圖→凍結窗口2021/6/2718第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理分列Excel中分列是對某一數(shù)據(jù)按一定的規(guī)則分成兩列以上。分列時，選擇要進行分列的數(shù)據(jù)列或區(qū)域，再從數(shù)據(jù)菜單中選擇分列，分列有向導，按照向導進行即可。關鍵是分列的規(guī)則，有固定列寬，但一般應視情況選擇某些特定的符號，如空格、逗號、分號等。效果：

2021/6/2719插入形狀/超鏈接/文本框/對象①②③④⑤插入形狀/超鏈接/文本框按導向進行即可插入對象在日常使用頻率較大，操作步驟對象→有文件創(chuàng)建→瀏覽→更改圖標→更改標題→確定第一章.EXCEL基本操作與數(shù)據(jù)處理2021/6/2720基礎篇提高篇數(shù)據(jù)的排序與篩選數(shù)據(jù)分類匯總與數(shù)據(jù)透視第二章.EXCEL數(shù)據(jù)分析2021/6/2721

數(shù)據(jù)的排序是把一列或多列無序的數(shù)據(jù)變成有序的數(shù)據(jù)，這樣更能方便地管理數(shù)據(jù)，在進行數(shù)據(jù)排序時可以按照默認排序順序，也可以按照單列或多列排序順序和自定義排序順序來排序。排序時，Excel將利用指定的排序順序重新排列行、列以及各單元格。excel2010較早前版本多了依背景色篩選功能第二章.EXCEL數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)的排序與篩選2021/6/2722第二章.EXCEL數(shù)據(jù)分析操作步驟：<添加篩選>鼠標選擇標題欄→開始→排序與篩選→篩選<使用>單擊下拉菜單鈕→選擇顏色或勾選需要顯示的內(nèi)容

數(shù)據(jù)篩選2021/6/2723第二章.EXCEL數(shù)據(jù)分析操作步驟：鼠標選擇標題欄→開始→排序與篩選→自定義排序→選擇是否帶擴展(帶擴展同行數(shù)據(jù)聯(lián)動換位子，否則不聯(lián)動)→添加篩選條件X3次→點選部門、職務、工號、升序/降序→勾選包含標題（很關鍵）

數(shù)據(jù)排序2021/6/2724第二章.EXCEL數(shù)據(jù)分析對重復數(shù)據(jù)中的值進行分類匯總①②③數(shù)據(jù)分類與匯總2021/6/2725第二章.EXCEL數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)透視表是交互式報表，可快速合并和比較大量數(shù)據(jù)。您可旋轉其行和列以看到源數(shù)據(jù)的不同匯總，而且可顯示感興趣區(qū)域的明細數(shù)據(jù)①②③④數(shù)據(jù)透視2021/6/2726第三章.EXCEL公式與函數(shù)單元格引用相對引用絕對引用混合引用常用函數(shù)基礎運算函數(shù)COUNT函數(shù)日期和時間函數(shù)進階函數(shù)IF函數(shù)VLOOKUP函數(shù)SUMIF函數(shù)DATEDIF函數(shù)字符串截取函數(shù)嵌套函數(shù)SUMPRODUCT函數(shù)多重IF函數(shù)2021/6/2727第三章.EXCEL公式與函數(shù)單元格引用

絕對引用（$C$1）；相對引用(C1)；混合引用($C1、C$1)“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”的區(qū)別在一個工作表中，在C4、C5中的數(shù)據(jù)分別是60、50。如果在D4單元格中輸入“=C4”，那么將D4向下拖動到D5時，D5中的內(nèi)容就變成了50，里面的公式是“=C5”，將D4向右拖動到E4，E4中的內(nèi)容是60，里面的公式變成了“=D4”?，F(xiàn)在在D4單元格中輸入“=$C4”，將D4向右拖動到E4，E4中的公式還是“=$C4”，而向下拖動到D5時，D5中的公式就成了“=$C5”。如果在D4單元格中輸入“=C$4”，那么將D4向右拖動到E4時，E4中的公式變?yōu)椤?D$4”，而將D4向下拖動到D5時，D5中的公式還是“=C$4”。如果在D4單元格中輸入“=$C$4”，那么不論你將D4向哪個方向拖動，自動填充的公式都是“=$C$4”。原來誰前面帶上了“$”號，在進行拖動時誰就不變。如果都帶上了“$”，在拖動時兩個位置都不能變。2021/6/2728第三章.EXCEL公式與函數(shù)分類函數(shù)名稱作用說明基礎運算函數(shù)SUM求和AVERAGE求平均MAX取最大值MIN取最小值ROUND對數(shù)字四舍五入的保留指定位數(shù)的小數(shù)點位數(shù)LEN統(tǒng)計單元格內(nèi)的字符數(shù)COUNT函數(shù)COUNT統(tǒng)計數(shù)值類單元格個數(shù)（只有數(shù)字類的單元格才被統(tǒng)計）COUNTA統(tǒng)計非空單元格個數(shù)（含空格、日期、邏輯值、文字的單元格均納入統(tǒng)計）COUNTIF統(tǒng)計符合指定條件的單元格個數(shù)(非文本格式下的數(shù)字才被統(tǒng)計）日期和時間函數(shù)YEAR提取年MONTH提取月DAY提取日HOUR提取小時TODAY返回當前日期常用函數(shù)2021/6/2729第三章.EXCEL公式與函數(shù)常用及COUNT函數(shù)日期和時間函數(shù)

2021/6/2730第三章.EXCEL公式與函數(shù)進階函數(shù)IF函數(shù)根據(jù)邏輯表達式測試的結果，返回相應的值。函數(shù)語法：IF(條件表達式,結果1,結果2)語法理解：如果…就…否則…？TUREFALSEVLOOKUP函數(shù)在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當前行中指定列處的數(shù)值。函數(shù)語法：VLOOKUP(查找值,查找區(qū)域,返回結果的列號,查找方式)語法理解：在“查找區(qū)域”的首列查找“查找值”,并由此返回區(qū)域內(nèi)當前行中指定列的數(shù)值查找值查找區(qū)域結果列號=VLOOKUP(B10,A2:H7,8,0)第1列第2列第3列第4列第5列第6列第7列第8列IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)①②③④①：需要去②的首列查找的條件值；②：一個單元格區(qū)域，第一列需包含①③：數(shù)字X，返回②中第X列的值④：通常寫02021/6/2731第三章.EXCEL公式與函數(shù)進階函數(shù)SUMIF函數(shù)根據(jù)指定條件對若干單元格、區(qū)域或引用求和。函數(shù)語法：SUMIF（條件判斷區(qū)域,條件,求和區(qū)域）語法理解：如果…滿足什么條件…就求和，其實就是按條件求和。條件判斷區(qū)域求和區(qū)域條件2021/6/2732第三章.EXCEL公式與函數(shù)進階函數(shù)DATEDIF函數(shù)返回兩個日期之間的年\月\日間隔數(shù)。函數(shù)語法：DATEDIF(開始日期,結束日期,單位代碼)年齡或年限的計算方法（在英文輸入狀態(tài)下進行）：語法：=YEAR（"終止日期"）-YEAR（"出生或開始日期"）語法：=DATEDIF("出生或開始日期","終止日期"，"Y")語法：=DATEDIF("出生或開始日期",TODAY(),"Y")說明：日期可以直接單元格引用、可以"/"或"-"格式輸入，但不能輸入（"."）。2021/6/2733第三章.EXCEL公式與函數(shù)進階函數(shù)字符串截取函數(shù)MID函數(shù)LEFT函數(shù)RIGHT函數(shù)LEFT(text,num_chars)LEFT(文本串,要提取的字符個數(shù))從左邊開始提取指定個數(shù)的字符RIGHT(text,num_chars)RIGHT(文本串,要提取的字符個數(shù))從右邊開始提取指定個數(shù)的字符MID(text,start_num,num_chars)MID(文本串,文本中要提取的第一個字符的位置,要提取的字符個數(shù))要截取字符串所在的單元格截取的個數(shù)文本中要提取的第一個字符的位置2021/6/2734第三章.EXCEL公式與函數(shù)嵌套函數(shù)SUMPRODUCT函數(shù)計算相應的區(qū)域或數(shù)組乘積的和公式運算=SUMPRODUCT(A2:A6,B2:B6,C2:C6)實際運算=A2*B2*C2+A3*B3*C3+A4*B4*C4+A5*B5*C5+A6*B6*C6(即三個區(qū)域A2:A6,B2:B6,C2:C6同行數(shù)據(jù)積的和)計算符合2個及以上條件的數(shù)據(jù)個數(shù)或數(shù)據(jù)的和公式運算=SUMPRODUCT(($C$1:$C$9=$G5)*($D$1:$D$9=H$4),$E$1:$E$9)實際運算=SUMPRODUCT（條件1*條件2，求和數(shù)據(jù)區(qū)域)多條件引用/匹配公式運算=SUMPRODUCT(($C$1:$C$9=$G5)*($D$1:$D$9=H$4)*($E$1:$E$9))實際運算=SUMPRODUCT（條件1*條件2*要引用的數(shù)據(jù)區(qū)域)三種常用功能2312021/6/2735第三章.EXCEL公式與函數(shù)嵌套函數(shù)IF函數(shù)嵌套IF函數(shù)嵌套就是有多個IF函數(shù)一層套一層，什么時候會用到IF嵌套呢，是有多個條件要分別判斷時會用到,語法如下：

=IF(true,1,IF(true,2,IF(true,3,"end")))語法解釋：IF（第一個條件,第一個條件成立時返回的值,IF(第二個條件,第二個條件成立時返回的值,IF(第三個條件，第三個條件成立時返回的值...IF（。。）舉個例子：=IF(B2<60,"不及格",IF(B2<70,"及格",IF(B2<85,"良好","優(yōu)秀")))

注意：

1、IF函數(shù)只能嵌套七層，不但針對IF，對所有的函數(shù)都適合，也就是說函數(shù)嵌套函數(shù)，不能超過七層。

2、在設置IF公式的時候，如果前面的IF條件成立，后面的就不會再判斷了，所以要合理的設置判斷的條件，不能這樣設置

=IF（A1<100,"ABC",IF(A1<10，"bcd"))

上面的公式中，第二個條件永遠無出頭之日的，因為如果小于10，必然小于100，只會判斷第一個條件而第二個條件沒有被判斷的機會。2021/6/2736第四章.EXCEL圖表與圖形操作篇練習題圖表圖形的作用使用圖表的步驟柱狀圖條形圖練習題圖表要素餅圖圖形美化2021/6/2737圖表是一種高效、直觀、形象的表達工具。（相對于說話、寫、列表）

迅速傳達信息，輕松理解；

直接專注重點，直奔主題；更直觀地顯示其相互關系；使信息的表達形象生動。第四章.EXCEL圖表與圖形圖標圖形的作用“會說話”2021/6/2738坐標X軸坐標

Y

軸XXXX年交車準時率推移圖圖表標題

圖例

繪圖區(qū)

數(shù)據(jù)系列數(shù)據(jù)表第四章.EXCEL圖表與圖形圖表的6項要素2021/6/2739第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟想表達什么？傳遞什么信息？選擇哪類圖表（條、柱、餅、折、散）？怎么制作圖表（圖表制作四步驟）？HighlightHowWhichWhat圖形美化，使主題更加突出？確定主題選擇類型制作圖表強調(diào)主題2021/6/2740第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟01\確定主題你想表達什么觀點？比較圖表還是文字更有效？如果你要表達的意思可以用一句話表達清楚，那使用圖表就是多此一舉了。圖表應該節(jié)省一千句話，而不是需要一千句話來解釋，圖表越簡潔越好。同樣的數(shù)據(jù)可以傳達出很多意思，只有確定了想要表達的主題，才猶如找到了前進的方向，否則就猶如蒙著眼睛走路，很難正確快速達到終點。當然是根據(jù)想表達的主題，如果你的主題是“那個城市的銷售量高”就選第一個，如果你的主題是“每個state的銷售量”，那當然是第二個最好了。2021/6/2741第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟02\選擇類型圖表的樣式很多，大體上分為：餅圖，條形圖，柱狀圖，折線圖，散點圖不能憑感覺隨便選擇，在選擇樣式之前，要先確定好數(shù)據(jù)間的對比關系，依照對比關系選擇圖表樣式。餅圖條形圖柱形圖折線圖散點圖成分項目時間頻率相對性2021/6/2742第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟03\制作圖表(Part1/5)依據(jù)各區(qū)銷量表，根據(jù)展示主題選擇合適的呈現(xiàn)圖表：1月2月3月4月5月6月合計占比東區(qū)133936134354476143001821854918%南區(qū)21868545346840284665342165721%西區(qū)841072703839669794863944007438%北區(qū)456748156432134365274322390923%全國145341204914914234041874620542104189

目標銷量157931290416508229981863720079106919

達成率92.0%93.4%90.3%101.8%100.6%102.3%97.4%

1、展示在時間序列上（即10、11、12月份）各地區(qū)銷量的對比情況——2、展示Q4各地區(qū)銷量的占比情況——3、展示上半年各地區(qū)總銷量情況——柱形圖餅圖條形圖、柱行圖4、展示各月銷量達標趨勢——柱行圖、折線圖2021/6/2743第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟03\制作圖表(Part2/5)1、展示在時間序列上（即1~6月份）各地區(qū)銷量的對比情況——柱形圖①選中要展示的數(shù)據(jù)區(qū)域②菜單欄選擇“插入”③選擇“柱形圖”->“簇狀柱形圖”④選中圖表，點擊“布局”->“圖表標題”添加標題；->選擇圖表的6要素，修改格式；2021/6/2744第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟03\制作圖表(Part3/5)2、展示Q4各地區(qū)銷量的占比情況——餅圖①選中要展示的數(shù)據(jù)區(qū)域②菜單欄選擇“插入”③選擇“餅圖”④選中圖表，點擊“布局”->“圖表標題”添加標題；->選擇圖表6要素，修改格式；2021/6/2745第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟03\制作圖表(Part4/5)3、展示上半年各地區(qū)總銷量情況——條形圖①選中要展示的數(shù)據(jù)區(qū)域②菜單欄選擇“插入”③選擇“條形圖”④選中圖表，點擊“布局”->選擇圖表的6要素，修改格式；2021/6/2746第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟03\制作圖表(Part5/5)①選中要展示的數(shù)據(jù)區(qū)域②菜單欄選擇“插入”③選擇“折線圖”④選中圖表，點擊“布局”->選擇圖表的6要素，修改格式；4、展示各月銷量達標趨勢——折線圖2021/6/2747第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟04\強調(diào)主題關鍵點1：不同圖表表達的意思不盡相同（選類型）關鍵點2：注意力不同，表達的信息也不相同（做標記）關鍵點3：標題要體現(xiàn)你想表達的關鍵信息（點題）2021/6/27481月份每個地區(qū)的銷售百分比

公司A公司B北部13%39%南部35%6%東部27%27%西部25%28%（4）反映在南部地區(qū)，A公司與B公司相比在利潤上以一個巨大的差額領先；在東部地區(qū)，A公司與B公司勢均力敵；在北部地區(qū)，A公司則明顯落后于B公司練習：請選擇合適的圖表類型將五種情景用圖表表達出來。四種情景：第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟04\強調(diào)主題（1）強調(diào)A公司和B公司的組合銷售量不同（2）強調(diào)A公司和B公司的銷售額所占的百分比隨著地域的不同而改變（3）強調(diào)A公司銷售額是南部最高，B公司的銷售額是北部最高2021/6/2749西部北部東部南部南部北部西部東部餅圖第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟04\強調(diào)主題關鍵點1：不同圖表表達的意思不盡相同（1）強調(diào)A公司和B公司的組合銷售量不同2021/6/2750一般條形圖第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟04\強調(diào)主題關鍵點1：不同圖表表達的意思不盡相同（2）強調(diào)A公司和B公司的銷售額所占的百分比隨著地域的不同而改變2021/6/2751突出單個元素的條形圖第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟04\強調(diào)主題關鍵點1：不同圖表表達的意思不盡相同（3）強調(diào)A公司銷售額是南部最高，B公司的銷售額是北部最高2021/6/275213%25%27%35%公司A突出兩個重點的條形圖第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟04\強調(diào)主題關鍵點1：不同圖表表達的意思不盡相同（4）反映在南部地區(qū)，A公司與B公司相比在利潤上以一個巨大的差額領先；2021/6/2753（4）在南部地區(qū)，A公司與B公司相比在利潤上以一個巨大的差額領先；在東部地區(qū)，A公司與B公司勢均力敵；在北部地區(qū)，A公司則明顯落后于B公司所有元素對比的條形圖第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟04\強調(diào)主題關鍵點1：不同圖表表達的意思不盡相同2021/6/2754

產(chǎn)品A產(chǎn)品B產(chǎn)品C總計1月882671212月943081323月1033681474月1133971595月1224013175產(chǎn)品銷售量，單位：千美元你的注意可能集中在1月至5月的總銷售額變化趨勢以及銷售額格隨時間變化的規(guī)律，那么你的信息就是:自1月以來銷售額正在穩(wěn)步提升關鍵點2：注意力不同，表達的信息也不相同

產(chǎn)品A產(chǎn)品B產(chǎn)品C總計1月882671212月943081323月1033681474月1133971595月1224013175產(chǎn)品銷售量，單位：千美元在5月里，產(chǎn)品Ａ的銷售額大幅領先產(chǎn)品B和Ｃ第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟04\強調(diào)主題12240132021/6/2755西部北部東部南部西部北部東部南部關鍵點3：標題要體現(xiàn)你想表達的關鍵信息第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟04\強調(diào)主題一些觀眾可能認為你想說：西部地區(qū)利潤占公司總額近半一些觀眾可能認為你想說：北部收益份額最小用“各地區(qū)所占利潤的百分比”來做圖表標題，不如用下面紅色字來做表題，最好還把你想表達的數(shù)據(jù)著重表達出來，例如換一種顏色。2021/6/2756第四章.EXCEL圖表與圖形使用圖表的步驟圖標美化原則1、每張圖表都傳達一個明確的信息2、圖表與標題相輔相成3、圖表元素少而精4、圖標樣式清晰易讀幾種美化技巧：1、圖例字號比繪圖區(qū)字號小1-2號2、網(wǎng)格線盡量淺或者沒有3、圖形可用適合的圖片替代4、圖標樣式清晰易讀2021/6/2757選學內(nèi)容（關于EXCEL圖表與圖形）操作篇選圖技巧組合圖表柱-折圖雙餅圖復合餅圖2021/6/2758(一)成分：占總體的百分比表示成分最好使用餅圖。在使用中不宜多于6種成分。如果你的使用超過了6種，那么就選擇6種最重要的，并將未選中的列為“其他”的范疇。因為人的眼鏡比較習慣于按順時針方向進行觀察，所以應該將最重要的部分放在緊靠12點鐘的位置，并且使用強烈的顏色對比以顯示突出（比如在黑色背景下使用黃色），或者在黑白圖中使用最強烈的陰影效果，或者將此部分與其他部分分離開。如果沒有哪一個部分比其他部分更加重要，那么就應該考慮讓它們以大到小的順序排列，并且以同一種顏色或者干脆不使用陰影來繪制圖表的每一個部分。

選學內(nèi)容之選圖技巧2021/6/2759第四季度銷售額所占比例最少第四季度銷售額所占比例最少紅色標注突出數(shù)據(jù)并放置在12點方向分離出來單獨顯示實例說明選學內(nèi)容之選圖技巧2021/6/2760第四季度銷售額所占比例最少第四季度銷售額所占比例最少實例說明選學內(nèi)容之選圖技巧2021/6/2761(二)項目：項目的排名在條形圖中，要做到保持條形圖之間事宜的距離。使用最能形成對比的顏色及陰影來強調(diào)重要的項目，以此來強調(diào)信息的標題。為了突顯數(shù)值，可在頂端（或者在底端）使用一個刻度尺，或者在條形末尾標注數(shù)字，但是注意不要兩者同時使用。如果你只是想簡單標示項目間的關聯(lián)，可用刻度尺；如果數(shù)字對你很重要那么就是用數(shù)字。有時，使用刻度尺的同時標示一個需要特殊強調(diào)的數(shù)值，也是個好辦法。

選學內(nèi)容之選圖技巧2021/6/2762宗慶后家族仍是中國首富數(shù)據(jù)來源：胡潤中國排行榜實例說明選學內(nèi)容之選圖技巧2021/6/2763實例說明全球手機游戲營業(yè)額不斷增長單位:10億美元數(shù)據(jù)來源：Digi-Capital《2011年全球電子游戲業(yè)投資報告》選學內(nèi)容之選圖技巧2021/6/2764(三)時間：隨著時間變化選擇柱狀圖或折線圖取決于用哪一個比較方便。如果你的圖表中只有少的幾個點（如7到8個），那么就是用柱形圖；反之，如果你必須在圖中展示20多年來每個季度的變化趨勢，你最好還是使用折線圖。柱狀圖強調(diào)的是數(shù)量的級別，更適合于表現(xiàn)在一小段時間里發(fā)生的事件，產(chǎn)量的數(shù)據(jù)很適合這個領域。折線圖強調(diào)的是角度的運動及圖像的變換，因此展示數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢時最好使用它，存貨量就是一個很好的例子。

選學內(nèi)容之選圖技巧2021/6/2765全球電子游戲各部門收入單位:10億美元數(shù)據(jù)來源：Digi-Capital《2011年全球電子游戲業(yè)投資報告》實例說明選學內(nèi)容之選圖技巧2021/6/2766(四)頻率：項目的分布情況兩種主要應用，第一種是在所有樣本中進行歸納，在這里是用來預測風險、可能性或者機會的。另一種是描述確定性（不確定性），如擲骰子游戲中，在所有的可能性中猜七點的概率。當只使用幾行數(shù)據(jù)時，柱形圖要好一些，而當數(shù)量很多時最好使用折線圖。

選學內(nèi)容之選圖技巧2021/6/2767實例說明大多數(shù)的銷售額在30元至50元之間數(shù)據(jù)來源：2013年中國快餐消費水平調(diào)查選學內(nèi)容之選圖技巧2021/6/2768(五)相對性：變量之間的關系顯示兩種變量符合或是不符合你所希望出現(xiàn)的模板。成對條形圖方案只在數(shù)據(jù)組較少時才會起作用。如果數(shù)據(jù)超過了15組甚至更多時，那么你最好不要再標記出每個點，應該換為使用一個更加緊密的散點圖。

選學內(nèi)容之選圖技巧2021/6/27698640折扣/美元2020408060單位/銷售量折扣與銷售量之間沒有關系實例說明選學內(nèi)容之選圖技巧2021/6/2770柱-折圖（繪制、調(diào)整數(shù)值軸及數(shù)據(jù)標志、修改圖形顏色）將抽象的數(shù)據(jù)以容易觀察、最有效、最簡單的方法描述出來。2000年交車準時率推移圖VS選學內(nèi)容之組合圖表操作案例12021/6/2771(1)進入Excel工作界面，先制作統(tǒng)計表格，并選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)單擊“插入”菜單中圖表，顯示圖表向導第一步驟-圖表類型對話框，選擇圖表類型為柱形圖。(2)進入圖表向導第二步驟--圖表選項，此時有一組選項標簽，用來確定生成的圖表中需要顯示的信息(如圖表標題、軸標題、網(wǎng)格線等，可根據(jù)個人需要設置生成圖表)制作柱-折圖(Part1/4)選學內(nèi)容之組合圖表2021/6/2772(3).如右圖交車準時率改為折線圖

(選中更改的柱形圖<棕紅色>→右鍵→更改圖標類型<折線圖>)(4).將交車準時率設為次坐標

(選中折線<棕紅色>→右鍵→設置數(shù)據(jù)序列格式→系列選項→選擇次坐標軸)制作柱-折圖(Part2/4)選學內(nèi)容之組合圖表2021/6/2773(5).設置縱坐標

(坐標軸→右鍵→設置坐標軸格式，主坐標軸最大設為50…次坐標軸設為0.5~1)(6).添加數(shù)據(jù)標簽

(選中圖形→右鍵→添加數(shù)據(jù)標簽，選擇數(shù)據(jù)標簽→設置格式)制作柱-折圖(Part3/4)選學內(nèi)容之組合圖表2021/6/2774(7).顯示模擬運算表

(圖標工具→標簽→布局→模擬運算表)(8).添加圖表標題

(圖標工具→布局→圖表標題)(9).大小&顏色&字體設置（美化作業(yè)）

(右鍵拖移改變大小，右鍵更改顏色及字體)制作柱-折圖(Part4/4)選學內(nèi)容之組合圖表2021/6/2775制作雙餅圖區(qū)域東北區(qū)華北華東華南經(jīng)銷商數(shù)56259區(qū)域黑龍江遼寧天津北京江蘇山東浙江上海福建廣東經(jīng)銷商數(shù)2333867436經(jīng)銷商分布圖操作案例2選學內(nèi)容之組合圖表2021/6/277677(2).做大區(qū)單餅圖

(單擊“插入”菜單中圖表，顯示圖表向導-圖表類型對話框，選擇圖表類型為餅圖）(3).添加數(shù)據(jù)標簽

(選擇圖表→右鍵→設置數(shù)據(jù)標簽格式→勾選”名稱”&”值”）制作雙餅圖

(Part1/4)(1).選擇數(shù)據(jù)

(不能在合并單元格的狀態(tài)下選中，必須對表格稍作加工）√×選學內(nèi)容之組合圖表2021/6/2777(4).添加第二個餅圖（省份）

(選擇圖表→右鍵→選擇數(shù)據(jù)→添加”系列2”→編輯→選擇區(qū)域→同理選擇軸標簽→確定）→添加數(shù)據(jù)標簽制作雙餅圖

(Part2/4)選學內(nèi)容之組合圖表2021/6/2778(5).將大區(qū)設置為次坐標軸

(數(shù)據(jù)源菜單→上移/下移選中大區(qū)餅圖→確定→右鍵→選擇數(shù)據(jù)系列格式→選擇次坐標軸→確定）制作雙餅圖

(Part2/4)關鍵步驟選學內(nèi)容之組合圖表2021/6/2779(6).將大區(qū)餅圖縮放

<已紅色華南大區(qū)為例>圖1圖2圖3Stp2：雙擊紅色的華南，按住右鍵往內(nèi)拖移至圓心，如圖2Stp3：重復以上操作，按住右鍵往內(nèi)拖移至圓心，如圖3制作雙餅圖

(Part2/4)Stp1：單擊圖形，按住右鍵往外拖移，圖形變小，如圖1選學內(nèi)容之組合圖表2021/6/2780(6).大小&顏色&字體設置（美化作業(yè)）（右鍵拖移改變大小，右鍵更改顏色及字體)經(jīng)銷商