深圳建工集團(tuán)檔案管理制度

深圳建工集團(tuán)檔案管理制度1、總則1.1為了加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范管理和科學(xué)管理,有效地保護(hù)和利用檔案,根據(jù)中華人民共和國檔案法和浙江省實(shí)施辦法等法律法規(guī),結(jié)合公司檔案工作的實(shí)際情況,制定本制度;1.2公司在不同歷史時(shí)期的黨政管理、經(jīng)營、科研及其他各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像的不同介質(zhì)載體的文件材料,均屬公司檔案;1.3公司檔案嚴(yán)格按照檔案法和本制度,實(shí)行集中管理與專業(yè)管理相結(jié)合,確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于提供利用;人事檔案由人力資源部按本條例要求、組織部發(fā)布的干部檔案工作條例和勞動(dòng)部、國家檔案局發(fā)布的企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)管理,其余檔案均實(shí)行集中統(tǒng)一管理;1.4公司實(shí)行部門立卷歸檔制度,逐步做到“三納入”納入公司計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,“四同步”在布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)各項(xiàng)工作的同時(shí),布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)檔案工作;2、機(jī)構(gòu)與人員2.1公司成立綜合檔案室,由公司辦公室負(fù)責(zé);是公司檔案歸口管理部門,對(duì)公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)；對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；同時(shí)負(fù)責(zé)永久、長期保存和提供利用檔案;2.2綜合檔案室的基本任務(wù)和職責(zé)：2.2.1貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī),規(guī)劃公司的檔案工作；2.2.2制定公司檔案工作規(guī)章制度,做好公司各部門文件立卷歸檔,監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作；2.2.3組織檔案管理人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)；2.2.4負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)公司各類檔案及有關(guān)資料；2.2.5做好檔案的提供利用工作,主動(dòng)為公司的黨政管理、資產(chǎn)運(yùn)營管理及其它工作服務(wù)；2.2.6完成公司交辦的其它工作任務(wù);2.3公司各部門須有一位負(fù)責(zé)同志分管本部門檔案工作；配備1名兼職檔案工作人員,負(fù)責(zé)本部門的資料收集、保管、立卷和檔案資料的移交工作;綜合檔案室人員由公司辦公室人員兼職;2.4公司檔案工作人員必須堅(jiān)持黨的四項(xiàng)基本原則,認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策,努力實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想,熱愛檔案事業(yè),忠于職守,遵守紀(jì)律,鉆研檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)的科學(xué)文化知識(shí);3、文件材料的形成和歸檔3.1公司各部門檔案工作人員應(yīng)按工作程序,進(jìn)行文件材料的形成、積累,工作結(jié)束時(shí)整理、立卷、并按歸檔要求,經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查合格后移交公司綜合檔案室;3.2對(duì)于個(gè)人在從事黨政管理、資產(chǎn)經(jīng)營管理等活動(dòng)中形成的各類載體的文件材料,必須按規(guī)定向檔案工作人員移交,任何個(gè)人不得占為己有;3.3公司系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)在改制工作中所形成的檔案,尤其是公司負(fù)責(zé)指導(dǎo)的企業(yè)改制及遺留問題處理所形成的材料,立卷歸檔,移交綜合檔案室;系統(tǒng)內(nèi)以前形成的企業(yè)改制資料,至今還未立卷歸檔的,由綜合檔案室與相關(guān)部門協(xié)商,妥善做好立卷歸檔工作;3.4歸檔要求3.4.1公司實(shí)行部門立卷歸檔、綜合檔案室集中統(tǒng)一管理制度;公司各部門均為立卷部門,分工歸口立卷;立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于提供利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷,并編寫頁號(hào)和卷號(hào),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級(jí)和保管期限;3.4.2歸檔的文件材料應(yīng)格式統(tǒng)一、質(zhì)地優(yōu)良、書寫工整、聲像清晰,符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求;禁止用字跡不牢固的書寫工具;3.4.3文件材料整理后,由公司各部門的檔案工作人員組卷,并將立卷的案卷經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查簽字后,擬制移交清單,移交公司綜合檔案室;3.4.4由幾個(gè)部門合作完成的項(xiàng)目,由主辦部門立卷歸檔,保存一套完整的正本,協(xié)作部門保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的材料;3.5歸檔時(shí)間3.5.1公司各部門一般應(yīng)在本年五月底前將上一年形成的文件材料移交公司綜合檔案室;人力資源部除員工人事檔案由本部門保管外,其余資料均需按本條例要求移交公司綜合檔案室；財(cái)務(wù)部門帳冊(cè)和付款憑證資料實(shí)行隔年第二年移交綜合檔案室的辦法；3.5.2公司重大對(duì)外投資、工程建設(shè)、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、資產(chǎn)重組、企業(yè)改制等項(xiàng)目,應(yīng)在完成后的兩個(gè)月內(nèi)移交公司綜合檔案室;3.6檔案的保存期限分為永久、長期和短期;規(guī)定原則為：3.6.1凡是反映公司主要職能部門活動(dòng)、基本歷史面貌、各項(xiàng)工作、具有長遠(yuǎn)利用查考價(jià)值的檔3,列為永久保存；3.6.2永久保存為50年以上,長期保存為16至50年,短期保存為15年及以下;3.6.3定期保存的計(jì)算方法,一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計(jì)算;4、檔案的管理4.1公司綜合檔案室在接收公司各部門檔案時(shí),要依據(jù)移交清單仔細(xì)核對(duì),并按照規(guī)定的分類編號(hào)方案進(jìn)行統(tǒng)一的分類、登記、編目、排列;不符合移交要求的,綜合檔案室指導(dǎo)有關(guān)部門改正后方能接收歸檔;人事檔案管理詳見“第七章人事檔案管理”;4.2檔案的密級(jí)分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí);保密檔案的管理和利用,密級(jí)的變更和解密,按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理;4.3已歸檔的檔案材料需要補(bǔ)充、更改時(shí),必須由有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人審查核準(zhǔn),并簽署意見,交公司綜合檔案室;4.4部門撤消、合并及有關(guān)部門人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理檔案和文件材料交接手續(xù),不得私自帶走和銷毀;4.5對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并編制檔案工作基本情況表;第十九條檔案庫房要堅(jiān)固,要做好“八防”工作即防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光、防磁;5、檔案利用與紀(jì)律5.1公司綜合檔案室要逐步實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理,努力開發(fā)檔案信息資源,積極主動(dòng)做好提供利用服務(wù)工作;5.2檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的保密制度,未經(jīng)公司授權(quán)或上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn),任何組織和個(gè)人無權(quán)公開檔案;不準(zhǔn)用電話索問或提供員工的全面情況和涉及政治歷史或其它重要問題的檔案材料;5.3公司各部門查閱本部門歸檔檔案,經(jīng)辦人可直接到綜合檔案室查閱；查閱非本部門歸檔檔案,須經(jīng)歸檔部門同意;檔案管理人員不準(zhǔn)帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場所,個(gè)人不得私自保存他人的檔案材料;5.4對(duì)利用檔案材料營私舞弊的,視情節(jié)輕重,予以嚴(yán)肅處理;對(duì)違反中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保守秘密法的,要依法處理;6、檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)6.1檔案鑒定工作由公司綜合檔案室、有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組;6.2銷毀檔案,應(yīng)列出清單,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,鑒定小組指定兩人進(jìn)行鑒銷,批準(zhǔn)人、鑒銷人都要在銷毀檔案清單上簽字;6.3公司綜合檔案室指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)工作,建立健全各門類檔案臺(tái)帳,并按上級(jí)主管部門要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ?xiàng)統(tǒng)計(jì)分析,向上級(jí)有關(guān)部門報(bào)送統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù);7、人事檔案管理7.1人力資源部根據(jù)人事檔案工作有關(guān)文件的要求,對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)地鑒別審查;對(duì)不屬于人事檔案內(nèi)容的材料要及時(shí)轉(zhuǎn)往有關(guān)部門,應(yīng)退還本人的要及時(shí)退還本人;對(duì)手續(xù)不完備或不規(guī)范的材料要及時(shí)退回材料形成部門補(bǔ)辦手續(xù),限期15天內(nèi)寄回;經(jīng)鑒別確需銷毀的材料,由人事檔案管理部門進(jìn)行詳細(xì)登記并報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,予以銷毀;鑒別登記后的人事檔案材料要及時(shí)裝入檔案袋內(nèi),每兩年裝訂入卷歸檔一次;7.2人力資源部嚴(yán)格按照中組發(fā)200912號(hào)印發(fā)的干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定及時(shí)收集人事檔案材料;人事檔案材料形成部門要及時(shí)主動(dòng)地將材料送交人事檔案管理部門,最遲不得超過一個(gè)月;人事檔案管理部門要經(jīng)常地有計(jì)劃地收集、補(bǔ)充檔案材料,做到一季度一小收,半年一大收,年終一總收;同時(shí)要在半個(gè)月內(nèi),將收到的材料歸入檔案袋內(nèi),每兩年裝訂入卷歸檔一次;收集的檔案材料,必須是辦理完畢的正式文件材料;材料必須真實(shí)、完整齊全、手續(xù)完備、文字清楚、對(duì)象明確,并寫明承辦單位或個(gè)人署名,有形成材料的日期;特別是對(duì)符合規(guī)定的材料要堅(jiān)決退回重新制作,對(duì)復(fù)印件存檔要重點(diǎn)審核;7.3人力資源部要認(rèn)真做好收集材料登記工作;檔案材料必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙;不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫;在人事檔案的接收、轉(zhuǎn)出、借閱及日常工作中,要認(rèn)真檢查核對(duì),發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),及時(shí)登記處理;每月底要檢查核對(duì)一次借出檔案歸還情況,逾期不還者,要及時(shí)催要;7.4每半年要全面檢查核對(duì)一次干部人事檔案管理情況,做到名冊(cè)上的姓名與檔案柜里的檔案一致,檔案與檔案袋、面和材料上的姓名一致、檔案存放的位置與編號(hào)一致;7.5接到有關(guān)干部的任免、調(diào)動(dòng)文件或領(lǐng)導(dǎo)指示后,要及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位;每年底按干部任免通知檢查核對(duì)一次檔案送交情況,對(duì)未交檔案的要及時(shí)催要,并將不該管理的檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)單位;要做好人事檔案的登記和統(tǒng)計(jì)工作;7.6力資源部負(fù)責(zé)人事檔案的轉(zhuǎn)出管理;一轉(zhuǎn)出的人事檔案必須完整齊全,并按干部檔案工作條例的要求,整理裝訂成冊(cè),一次性轉(zhuǎn)出;二轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單,并與檔案一道密封,加蓋密封章;三轉(zhuǎn)遞檔案必須通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派黨員干部專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶;四檔案轉(zhuǎn)出后,必須在檔案花名冊(cè)上注明何年何月轉(zhuǎn)往何處,以備查考;7.7人力資源部負(fù)責(zé)人事檔案的接收管理一接收單位應(yīng)及時(shí)催要人事檔案,對(duì)不符合要求的檔案要立即退回,并限期在10天內(nèi)整理好后再報(bào)送