檔案管理規(guī)范手冊

一、文獻(xiàn)材料搜集、整頓、歸檔制度

一、按照《檔案法》、《安徽省檔案條例》的有關(guān)規(guī)定，

本單位檔案工作實行集中統(tǒng)一管理的原則，各門類檔案由有

關(guān)部門負(fù)責(zé)搜集齊全，并進(jìn)行整頓、立卷（件），定期移交

檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān)，分類排列，編制檢索工

具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據(jù)為己有或

拒絕歸檔。

二、搜集、歸檔范圍

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考運用價值的文

獻(xiàn)材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等多種門類、多種

載體的文獻(xiàn)材料都應(yīng)列入歸檔范圍。認(rèn)真貫徹專兼職檔案人

員“四參與”工作，即參與單位重大活動、參與項目驗收會、

參與設(shè)備開箱、參與單位有關(guān)會議，保證單位各類文獻(xiàn)材料

時搜集齊全、完整。

三、搜集、歸檔時間

各部門要準(zhǔn)時搜集、整頓各類文獻(xiàn)材料。文書檔案應(yīng)歸

檔文獻(xiàn)材料在次年三月底前搜集齊全，六月底前整頓歸檔完

畢。會計檔案在會計年終終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年,

期滿后，由會計人員編制移交清冊，移交綜合檔案室統(tǒng)一保

管。業(yè)務(wù)檔案在案件辦理結(jié)束后歸檔。聲像檔案和實物檔案

隨時歸檔。采用邏輯歸檔的電子文獻(xiàn)即時進(jìn)行，并定期完畢

物理歸檔，采用物理歸檔日勺電子文獻(xiàn)定期進(jìn)行。

四、歸檔規(guī)定

凡歸檔的文獻(xiàn)材料必須齊全、完整、精確、行文規(guī)范、

書寫工整、字跡清晰、簽訂手續(xù)完備，手寫材料一律使用碳

素墨水或藍(lán)黑墨水，打印件采用激發(fā)打印機，電子文獻(xiàn)日勺脫

機載體使用光盤。不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、針式

打印機或噴墨打印機、軟磁盤等。卷內(nèi)文獻(xiàn)排列遵照正本在

前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙在后日勺

原則有序排列。一般規(guī)定歸檔原件，會計憑證、賬本、報表

必須是原件。同步做到字跡清晰、內(nèi)容項目齊全、簽章手續(xù)

完備、保管期限精確。歸檔的照片要附簡要闡明（內(nèi)容、時

間、地點、人物、拍攝者），音像帶要附內(nèi)容提綱和講解詞,

電子文獻(xiàn)規(guī)定真實、完整，并精確闡明配套日勺軟硬件環(huán)境，

且使用原則化的文獻(xiàn)格式。

五、歸檔份數(shù)

本單位發(fā)文一般留存兩份，其中一份歸入對應(yīng)門類檔

案，另一份編制“本單位發(fā)文匯編

基建檔案本單位必須保留一套原件。

電子檔案脫機保留三套，一套封存保管，一套供查閱使

用，一套異地保管。

其他各類檔案均歸檔一份。

六、歸檔手續(xù)

各部門整頓歸檔后按規(guī)定移交綜合檔案室，并履行交接

手續(xù)、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。

二、檔案保管制度

一、嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》有關(guān)加強檔案管理日勺規(guī)定，增

強法制觀念，依法辦事，保管好本單位的所有檔案。

二、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，檔案與檔

案庫房由專人管理，未經(jīng)容許，無關(guān)人員不得私自進(jìn)入檔案

庫房。

三、檔案柜排列要按照有關(guān)規(guī)則整潔統(tǒng)一排放、編號；

檔案要按照不一樣門類、載體等有關(guān)規(guī)則進(jìn)行分類寄存，做

到規(guī)范化、原則化，并編制檔案寄存示意圖。

四、及時做好檔案資料的收進(jìn)和移出登記，建立健全檔

案工作基本狀況臺賬。凡接受進(jìn)檔案室日勺檔案，都必須認(rèn)真

先進(jìn)行清理查對，經(jīng)加工整頓符合管理規(guī)范后方能入庫，必

要時還須進(jìn)行防蟲、除塵處理。

五、檔案員對室藏檔案要常常進(jìn)行檢查，對破損或字跡

變退變色的檔案及時修補、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。

六、切實采用措施，做好檔案庫房的防火、防水、防潮、

防塵、防盜、防鼠、防蟲、防高溫、防污染等九防安全俁護(hù)

工作。

七、每日做好溫、濕度的測記工作，溫度要常常保掙在

14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,每周通風(fēng)一至二次,

根據(jù)需要及時除（加）濕，增（降）溫度發(fā)現(xiàn)問題及時采用

有效措施進(jìn)行處理，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

八、檔案室內(nèi)要常常打掃衛(wèi)生，保持室內(nèi)清潔、整潔、

美觀，嚴(yán)禁吸煙、飲食，嚴(yán)禁寄存易燃、易爆危險品，嚴(yán)禁

堆放任何雜物，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器

具。

九、離開時關(guān)好門窗，關(guān)閉電源。常常檢查檔案保管

設(shè)施，做好設(shè)備目勺維護(hù)工作，保證器械正常運行。

三、檔案借閱運用制度

一、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)

自覺履行借閱手續(xù)。

二、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意。外單位人員借閱

檔案，應(yīng)持單位簡介信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱

手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)準(zhǔn)時償還。

三、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以

任何理由轉(zhuǎn)借他人。

四、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真查對，對的無誤時，方能

簽字蓋章。

五、檔案管理人員對償還日勺借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，

確認(rèn)檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。

六、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失

等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并追究有關(guān)人員的責(zé)

任。

四、檔案記錄制度

一、檔案工作人員應(yīng)對檔案收進(jìn)、移出、整頓、鑒定銷

毀、保管、運用的數(shù)量和質(zhì)量狀況及時進(jìn)行記錄。

二、檔案工作人員應(yīng)熟悉的、檔案業(yè)務(wù)、掌握室藏數(shù)據(jù),

及時、精確上報多種檔案記錄報表，做到賬物相符。

五、檔案保密制度

一、檔案人員必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，自覺執(zhí)行《中華

人民共和國保密法》以及黨和國家規(guī)定日勺各項保密制度，依

法辦事。

二、檔案人員必須加強自身修養(yǎng)，牢固樹立保密意識，

忠于職守，不將檔案帶到公共場所，不將檔案帶回家中，不

得與無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。

三、對保密檔案或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意運用的檔案不得私自提

供和擴(kuò)大使用范圍，保證檔案資料的政治安全，不發(fā)生檔案

資料被竊和失密事故。

四、查閱保密檔案，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)，非經(jīng)本所

領(lǐng)導(dǎo)同意不得調(diào)閱。查閱人員只能查閱經(jīng)同意查閱部分內(nèi)

容，不得翻閱其他內(nèi)容。

五、本室檔案一般不得外借，只限在閱檔室查閱，如確

需借出室外，須要領(lǐng)導(dǎo)同意；在查閱中，如需復(fù)印、摘抄檔

案內(nèi)容的，需要檔案管理人員同意，并由專人負(fù)責(zé)保管，運

用者不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)查閱內(nèi)容，以保證檔案安

全。

六、外單位查閱本所檔案，必須持有單位簡介信，否則

不予接待。要摘抄或復(fù)制有關(guān)檔案內(nèi)容日勺，需要經(jīng)本所分管

領(lǐng)導(dǎo)同意，摘抄或復(fù)制內(nèi)容需經(jīng)檔案工作人員審核，有保密

內(nèi)容的，運用者必須送所在單位文書處理人員進(jìn)行登記。

七、查找提供檔案一律由檔案人員進(jìn)行，非檔案人員嚴(yán)

禁進(jìn)入庫房內(nèi)。

八、檔案材料日勺轉(zhuǎn)遞可按機要文獻(xiàn)轉(zhuǎn)遞規(guī)定辦理。

九、經(jīng)鑒定需銷毀的保密文獻(xiàn)資料，必須編造清冊，經(jīng)

領(lǐng)導(dǎo)同意后按保密規(guī)定統(tǒng)一組織銷毀，并做好銷毀記錄。

十、發(fā)生泄密事件，必須及時上報，立即追查，視情節(jié)

輕重進(jìn)行處理。

六、檔案鑒定銷毀制度

一、檔案領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對已到期的各類檔案進(jìn)行鑒定

審核、銷毀工作。

二、根據(jù)國家檔案局對檔案保管期限日勺有關(guān)規(guī)定，制定

本單位各類檔案保管期限表。并精確鑒定檔案的存毀。

三、鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)。對已到保管期限的檔案,

應(yīng)逐卷、逐件進(jìn)行鑒定；具有繼續(xù)保留價值日勺檔案材料，要

重新確定保管期限，組卷（件）保留；確已失去保留價值日勺

檔案材料，要編制銷毀清冊一式兩份，報本單位領(lǐng)導(dǎo)同意后

方可銷毀。

四、編制檔案鑒定工作方案與鑒定工作匯報。

五、鑒定工作原則上每年進(jìn)行一次，銷毀剔除檔案，必

須由兩個以上在指定地點由專人銷毀，并在銷毀清冊上簽訂

姓名和銷毀日期。

六、非經(jīng)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組審核同意，嚴(yán)禁任何人、任何部

門私自銷毀各類揩案材料。

七、部門立卷制度

一、凡本部門在各項活動中形成日勺文獻(xiàn)、具有保留價值

的資料均屬本部門整頓歸檔范圍。

二、各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對本部門的文獻(xiàn)資料進(jìn)行

搜集、審定、整頓、立卷（件）、歸檔。

三、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守有關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案

管理制度，按綜合檔案室提出的各項規(guī)定整頓、歸檔，保證

案卷質(zhì)量。

八、檔案工作責(zé)任追究制度

一、未依法建立檔案機構(gòu)或者配置檔案人員，根據(jù)有關(guān)

法律、法規(guī)，追究單位重要負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并接受同級或上

級檔案行政管理部門的懲罰。

二、未依法對多種門類、多種載體檔案實行集中統(tǒng)一管

理，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，追究分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人的責(zé)任,

并接受同級或上級檔案行政管理部門的懲罰。

三、將公務(wù)活動中的應(yīng)當(dāng)歸檔的文獻(xiàn)資料，據(jù)為已用或

拒絕向檔案部門移交附，追究主管人員日勺直接責(zé)任，并限期

改正，對限期內(nèi)不改正者，予以行政處分，視狀況予以經(jīng)濟(jì)

懲罰。

四、所保留日勺檔案存在安全隱患，知情而不采用有效保

護(hù)措施時，追究主管負(fù)責(zé)人和直接負(fù)責(zé)人日勺責(zé)任，并責(zé)令迅

速采用有效挽救措施；導(dǎo)致檔案損毀日勺，視情節(jié)予以行政處

分和經(jīng)濟(jì)懲罰。

五、玩忽職守導(dǎo)致檔案丟失、失密，追究有關(guān)人員的責(zé)

任，予以行政處分，并根據(jù)檔案的價值，責(zé)令賠償損失。

六、私自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有檔案日勺,

追究直接負(fù)責(zé)的主管人員或其他直接負(fù)責(zé)人的責(zé)任，予以行

政處分。

七、涂改、偽造檔案日勺，追究直接負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員日勺

行政責(zé)任或經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

八、私自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案時，予以警告、罰款，并沒收

非法所得。

九、上述所列各條內(nèi)容中，如有構(gòu)成犯罪日勺，依法追究

刑事責(zé)任。

九、檔案與電子文獻(xiàn)登記備份

工作制度及措施

檔案與電子文獻(xiàn)登記備份是全省檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)

略目的，為了加強此項工作的管理，更好地實既有關(guān)工作日勺

科學(xué)、原則、規(guī)范，特制定檔案與電子文獻(xiàn)登記備份工作制

度。

一、登記備份中心機房管理制度

1、登記備份中心由專人進(jìn)行管理。

2、所有設(shè)備均需安放在整潔，嚴(yán)格按照軟硬件架構(gòu)進(jìn)

行規(guī)劃與連接，保持機房整體布局效果，便于維護(hù)。在用電

正常狀況下，保持每天24小時開機。定期檢查設(shè)備日勺各個

指示燈和設(shè)備線纜日勺正常連接，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

3、保持機房清潔，非機房管理人員不得私自進(jìn)入機房。

嚴(yán)禁將食物和危險物品帶入機房，嚴(yán)禁在機房內(nèi)做任何違反

正常工作日勺行為。

4、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與服務(wù)器必須在配置穩(wěn)壓電源和UPS日勺電

網(wǎng)環(huán)境中運行，主機運行過程中不得振動、拖動或碰撞主機。

嚴(yán)禁其他人員操作使用服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備，技術(shù)服務(wù)人

員需要進(jìn)行操作，需由登記備份中心管理人員的配合下進(jìn)

行。

5、外來人員參觀機房，須有上級部門公函和領(lǐng)導(dǎo)的陪

伴；外單位人員因工作需要進(jìn)入機房時，需征得主管領(lǐng)導(dǎo)同

意并進(jìn)行有關(guān)手續(xù)登記。

6、機房設(shè)備不得隨意拆卸。平常操作必須嚴(yán)格遵守操

作規(guī)程和安全保密規(guī)定。嚴(yán)格執(zhí)行登記備份安全保密規(guī)定和

各級公安部門公布的有關(guān)管理規(guī)定，嚴(yán)禁任何登記備份數(shù)據(jù)

上傳網(wǎng)絡(luò)。

7、不得私接電源和隨意遷拉線路，嚴(yán)禁亂動電閘和消

防器材，嚴(yán)禁使用明火。

8、登記備份機房配置工作日志登記簿。機房工作人員

必須記錄當(dāng)日工作狀況，定期將日志登記薄交主管領(lǐng)導(dǎo)審閱

并立案。對重大故障和疑難事件要做詳細(xì)記錄和立案，包括

故障現(xiàn)象、發(fā)生原因、處理過程、參與人員、處理成果等。

9、UPS要有良好日勺接地系統(tǒng)，接地電阻應(yīng)當(dāng)不大于5

Q。溫度規(guī)定保持在0。040寸之間；環(huán)境溫度規(guī)定55%±

10%；嚴(yán)禁在UPS輸出端連接感性設(shè)備和大電流設(shè)備。按照

正常的次序開機、關(guān)機。

二、登記備份中心安全保密工作制度

1、嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保密法》、《中華人民共

和國互聯(lián)網(wǎng)管理措施》等有關(guān)的法律、法規(guī)、條例及其各項

規(guī)定、制度。按照國家安全保密規(guī)定，實行控制源頭、歸口

管理、分級負(fù)責(zé)、突出重點、有利發(fā)展的原則。

2、登記備份中心負(fù)責(zé)管理本中心計算機信息網(wǎng)安全保

密工作。

3、嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)規(guī)定及與有關(guān)業(yè)務(wù)單位日勺保密規(guī)

定對登記備份數(shù)據(jù)嚴(yán)格保密，與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)實

行物理隔離，安裝網(wǎng)絡(luò)安全硬件管理設(shè)備，登記備份中心管

理人員要親密關(guān)注瀏覽服務(wù)器工作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時防患

及處理。

4、在登記備份中心日勺網(wǎng)絡(luò)出口端加裝網(wǎng)絡(luò)防火墻，并

做好對應(yīng)的安全設(shè)置，安裝正版殺毒軟件，做好殺毒軟件病

毒庫時及時更新。做好設(shè)備的病毒查殺工作，一旦機器感染

病毒后，應(yīng)立即將病毒機與網(wǎng)絡(luò)隔離并做妥善處理。

5、未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，登記備份中心管理人員和信息

技術(shù)有關(guān)人員不得向外公布和提供任何登記備份中心日勺數(shù)

據(jù)信息。

6、存儲涉民業(yè)務(wù)的登記備份數(shù)據(jù)時計算在送修前，要

做好數(shù)據(jù)遷移和保密處理。

三、登記備份中心設(shè)備管理制度

1、設(shè)備管理重要包括：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲、計算

機及外設(shè)、UPS、機房專用空調(diào)、調(diào)試工具、計算機配件等

設(shè)備的管理。多種設(shè)備要妥善保管。

2、設(shè)備安裝在專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)下進(jìn)行，擺放要整潔整

潔又便于維護(hù)。

3、定期檢查多種設(shè)備的連接線纜，嚴(yán)禁私自拆卸設(shè)備部

件和違規(guī)操作設(shè)備。沒有特殊狀況嚴(yán)禁在設(shè)備帶電狀態(tài)插拔

連接件。開、關(guān)設(shè)備應(yīng)有時間間隔。設(shè)備運行過程中不得振

動、拖動或碰撞。多種設(shè)備要做好定期維護(hù)和保潔。

4、設(shè)備使用過程中發(fā)既有異?，F(xiàn)象應(yīng)立即停止并保留工

作，待查出原因排除故障后再進(jìn)行工作，對于設(shè)備不穩(wěn)定運

行狀況應(yīng)嚴(yán)禁運行，及時維修，以防導(dǎo)致大日勺損失，若發(fā)現(xiàn)

問題及時和技術(shù)人員聯(lián)絡(luò)處理。

5、對臨時閑置日勺設(shè)備應(yīng)安全寄存保養(yǎng)。閑置設(shè)備要保持

整潔，擺放穩(wěn)固，平整。

6、需要維修日勺設(shè)備，應(yīng)及時報修。屬于人為損壞或丟失

日勺，要追究有關(guān)人的責(zé)任。

7、報廢設(shè)備和配件要做好記錄，及時移交有關(guān)部門。

四、登記備份中心備份數(shù)據(jù)管理制度

1、登記備份中心所備份的數(shù)據(jù)是各單位產(chǎn)生的重要電

子文獻(xiàn)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和數(shù)字化成果，中心管理人員必須增強責(zé)

任意識，加強數(shù)據(jù)安全管理。

2、為防止數(shù)據(jù)損壞和人為導(dǎo)致的數(shù)據(jù)損失，保證登記備

份中心備份工作的正常運行，既要做好備份數(shù)據(jù)的交接憑據(jù)

管理，又要做好接受數(shù)據(jù)的存儲管理。

3、備份措施，中心備份采用中心集中存儲和移動存儲介

質(zhì)雙備份的方式，本機保留備份一份，使用移動存儲介質(zhì)保

留一份備份，備份憑據(jù)統(tǒng)一保留。

4、對備份內(nèi)容必須妥善保留，安全保留，認(rèn)真做好備份

內(nèi)容、時間的詳細(xì)登記備份工作。

5、根據(jù)備份數(shù)據(jù)的特性，選擇不一樣的備份方式和備份

節(jié)點，如社保等涉民業(yè)務(wù)檔案采用月備份，電子文獻(xiàn)以歸檔

年備份等方式，區(qū)別備份。

6、每年將一年最終一種備份節(jié)點日勺數(shù)據(jù)保留，并辨別保

管期限，以備不時之需。

十、分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)

一、組織本單位人員學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行《中華人民

共和國檔案法》和11級及地方檔案行政管理部門有關(guān)檔案工

作的各項方針、政策、法規(guī)的活動，并嚴(yán)格遵守《中華人民

共和國檔案法》。

二、加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入本

單位的整體發(fā)展規(guī)劃，并納入本單位議事日程，納入有關(guān)人

員的崗位職責(zé)，督促檔案室按上級、地方檔案部門規(guī)定做好

應(yīng)做的工作。

三、常常檢查檔案工作的開展?fàn)顩r，定期聽取檔案工作

匯報，關(guān)懷檔案二作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、財力、

物力上予以支持，及時處理檔案工作中存在的問題和困難，

逐漸改善工作條件，使檔案工作與本單位的各項工作協(xié)調(diào)發(fā)

展。

四、加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，對本機關(guān)的所有檔案要集中統(tǒng)

一管理，把檔案工作列入機關(guān)日勺年度計劃和長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，

增進(jìn)檔案管理的原則化、規(guī)范化，逐漸實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代

化。

五、加強檔案管理的隊伍建設(shè)，并為之發(fā)明寬松、優(yōu)越

的工作、學(xué)習(xí)環(huán)境，不停提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)管理水平。

六、加強檔案工作人員的教育、管理和培訓(xùn)。加強他們