資料接待方案3篇

【熱門】接待方案3篇為了確保工作或事情順利進行，通常需要提前準備好一份方案，方案是書面計劃，是具體行動實施辦法細則，步驟等。那么你有了解過方案嗎？下面是小編收集整理的接待方案3篇，希望能夠幫助到大家。接待方案篇1一、接待原則：熱烈、簡潔、節(jié)約二、接待時間：20xx年9月27日上午8：00；28日上午6:30。三、接待內(nèi)容來賓登記、接收捐贈、發(fā)放宣傳品、安排住宿、用餐、交通、安全保衛(wèi)、后勤保障等。四、接待地點滄州市迎賓館、一中校園內(nèi)。五、接待指揮總指揮：常樹青副總指揮：馬長水、曹亞會、張欣力六、來賓簽到、參觀校園及休息接待簽到組負責人：常城、牛來恒、沈云、潘峰、于向東、張興剛、趙壽峰、孟祥勇、張志堯、張紅參加接待領導：劉月廷、錢衛(wèi)軍、顧新立、宋學濤、郭樹發(fā)（一）27日特邀嘉賓報到時間：27日，從8:00開始，全天報到。1、滄州市迎賓館負責人：提飛成員：張江旭、宋揚、張振凱職責：（1）發(fā)放宣傳品、房間鑰匙、飯票、節(jié)目單、日常安排。按名單發(fā)放，僅限于學校發(fā)邀請函的特邀嘉賓。（2）收捐贈物品、錢款，嚴格做好捐贈物品、錢款的登記、保管工作。（3）題字、題詞：準備好筆與題字本。2、滄州一中體育館負責人：張欣力成員：李洪霞、劉玉新、牟桂珍職責：（1）收捐贈物品、錢款，嚴格做好捐贈物品、錢款的登記、保管工作。（2）題字、題詞：準備好筆與題字本。（二）28日簽到安排1、校門口迎賓負責人：沈云教師：年輕教師2名，吳艷潔、張玉立（1）迎賓組成員：學校禮儀隊10人（高二年級）職責：校門兩邊各站5人，身披綬帶，歡迎嘉賓入場；會議開始后，到指定地點會場后排，成一排就坐。（2）導引組成員：導引學生20名（高二年級）職責：負責引領校友到特定地點簽到。①校門口迎賓時間：28日上午6:30分開始。②帶隊2名老師，負責現(xiàn)場協(xié)調(diào)、指揮工作。2、校園內(nèi)來賓簽到：簽到時間：6:30簽到地點：雕塑前，東西兩側。西側為特邀貴賓簽到處，東側為校友簽到處。簽到小組：共10組，共需20張桌子，40把椅。職責：①款簽到處負責接收捐款，其他簽到處教師負責簽到，捐物的登記、接收，以及校慶宣傳品的發(fā)放。②學生每組4人，計10組40人，由本組負責人調(diào)度，按培訓要求引領省市領導、知名校友到三樓會議室休息。③休息室安排志愿者4名，為嘉賓服務，慶典開始前20分鐘，引領校友及嘉賓前往運動場主會場。第一簽到處：省內(nèi)外大學、中學簽到處負責人：張紅工作人員：宋揚、王建坤、崔孟維禮儀學生4人：（高二年級）第二簽到處：接收捐款簽到處負責人：張欣力工作人員：李洪霞、庫書尊、李偉禮儀學生4人：（高二年級）第三簽到處：接收捐款簽到處負責人：提飛工作人員：張江旭、王雅慧、李婷婷禮儀學生4人：（高二年級）第四簽到處：滄州學校簽到處市直學校簽到處負責人：牛來恒工作人員：劉四清、于硯涵、李雪瑩禮儀學生4人（高二年級）第五簽到處：特邀友好人士簽到處負責人：常城工作人員：宮麗雅、徐娜娜、代麗娟禮儀學生4人：（高二年級）第六簽到處：校友簽到處負責人：趙壽峰工作人員：吳憲、閆舒靜、潘彥文禮儀學生4人：（高二年級）第七簽到處：校友簽到處負責人：于向東工作人員：潘彥文、劉妙懷、劉正丹禮儀學生4人：（高二年級）第八簽到處：校友簽到處負責人：潘峰工作人員：董娟娟、王建坤、李龍艷禮儀學生4人：（高二年級）第九簽到處：校友簽到處負責人：孟祥勇工作人員：馮新、杜艷霞、顏杰禮儀學生4人：（高二年級）第十簽到處：捐贈物品管理處（體育館）負責人：張志堯工作人員：胡國文、賈平、陳浩禮儀學生4人：（高二年級）職責：物品登記、保管，名人題詞、題字，布展。（三）9月28日上午校慶活動安排1、校慶典禮時間：9月28日9：00正式開始。2、會場總指揮：常樹青、曹亞會會場指揮：王偉、李猛3、劉月廷、錢衛(wèi)軍、顧新立、宋學濤、郭樹發(fā)陪同領導、貴賓主席臺上就坐，準備開會。4、主席臺就坐貴賓到位指導、敬獻鮮花：18名學生志愿者。5、會場校友、嘉賓席引領到位指導：10名學生志愿者。6、會場紀律負責人：馬長水、劉德紅、孫炳法、倪小生及各班班主任。7、教師隊伍在會場指定位置就坐。8、高二年級部布置慶典會場。（倪小生主任負責）9、慶典儀式結束，原簽到處學生志愿者迅速到校門口禮儀值班，歡送領導離場。（曹亞會主任負責）10、演出音響、攝像：滄州市電視臺。學校錄像、照相、現(xiàn)場微博、視頻直播由尹愛梅主任負責。2名學生志愿者（自帶相機等攝像設備）11、會議結束后，學生安靜等待領導與來賓先離開，再由班主任帶領有序離場。12、11：30至11：50，校內(nèi)參觀。13、特邀嘉賓，12：00到市迎賓館用餐。（四）9月28日下午活動安排特邀嘉賓14：30去滄州一中新校區(qū)參觀。15：30去市規(guī)劃館參觀。16：30返回市迎賓館。17：00回到市迎賓館。負責人：常樹青、曹亞會、張欣力。（四）宣傳報道組負責人：李智工作人員：尹晶、宋美杰、張汐、沈海琳4名學生志愿者（自帶相機）職責：照相、宣傳，協(xié)助信息技術中心做好直播工作。七、后勤保障工作【負責人】張欣力【成員】劉玉新、牟桂珍負責簽到用品、桌椅、鮮花、純凈水、茶葉、紙杯、礦泉水等的保障。備用發(fā)電機一臺。八、安全保障【負責人】曹亞會【成員】沈云、李猛、蔡振宇、劉洪勝、趙麗等職責：具體事項見學生處活動方案。備用兩輛大轎車接送嘉賓。備用救護車一輛。滅火器四瓶（放置在會場舞臺上）九、接待工作要求1、全校教職員工要積極參加到校慶活動中來，以良好的精神面貌主動、熱情為嘉賓、校友服務。2、校園環(huán)境氛圍布置要熱烈、整齊、干凈。3、禮堂是慶典活動的重要場所，要做到熱烈、莊重、大方，注重細節(jié)，確保萬無一失。4、校慶文藝晚會是重要的校慶活動，要認真落實《校慶文藝晚會的工作方案》。5、確保校慶期間校園的安全穩(wěn)定，認真落實《校慶安全保衛(wèi)方案》。為順利完成以上《方案》，校慶辦要求各部門制定好各個環(huán)節(jié)具體工作程序，并嚴格按照程序執(zhí)行，抓緊落實，協(xié)調(diào)配合，確保校慶工作圓滿完成。接待方案篇2由省委宣傳部文明辦及建設、工商等方面的專家、領導一行12人于二零零五年8月30日下午5：30分左右到達,9月1日下午3：40分離店,在酒店日程安排如下：1、就餐：8.30晚餐(主桌：百合廳13桌,工作人員：多功能廳)8.31早餐(自助餐：領導在櫻花閣,工作人員在萬福閣)8.31午餐(自助餐,地點：萬福閣)8.31晚餐(同8.30晚餐)9.1早餐(同8.31早餐)9.1午餐(同8.30晚餐)說明：百合廳主桌18人,安排4名服務員,準備席位卡,鮮花;副桌3桌,10人,各安排2名服務員;還需準備：歡迎標語、臺前的鮮花盆景、立式話筒.以上由陳小燕負責,各相關部門配合.2、住宿a.豪華套間(A501、B501)2間b.標準套間(B418、B518、B521)3間c.單人間(B403、B412、B416、B417、B419、B423、B503、B512、B519、B523)10間d.標準間(A505、A506、A507、A508、A509、A510、A515、A416、A419、A420、A421)11間e.縣領導午休房：8.31日15間,9月1日15間說明：每天早晨7:15分叫醒,9月1日縣領導午休房2:40分叫醒;房間里準備水果、點心、雀巢袋裝咖啡、鮮花.以上由繆艷、吳穎具體負責,各相關部門配合.3、會議長江廳：匯報會(約1小時),8月31日8：30開始,安排80人左右的回字型,準備席位卡、茶水、香巾、音響、話筒.5F貴賓廳：省檢查團工作室6F會議室：工作人員及駕駛員休息室2F會議室：創(chuàng)建辦檔案室玫瑰廳：來信來訪接待室以上由吳穎、沈松華具體負責,各相關部門配合.4、備用活動KTV：芙蓉廳、百合廳,準備：茶水、水果、小吃、鮮花.由沈松華負責,各相關部門配合.游泳館：邱洪飛負責.棋/牌室：安排四間棋/牌室,準備：水果、茶水、點心.由吳穎負責,各相關部門配合.足療：常紅林負責.夜宵：中廚房負責安排,何志剛負責,湯榮配合.一、本次活動領導小組名單組長：張曉華(總經(jīng)理)副組長：申愛明(副總)、何志剛(副總、行政總廚)成員：張小琴(營銷部經(jīng)理)繆艷(前廳部經(jīng)理)吳穎(客房部經(jīng)理)陳小燕(餐飲部經(jīng)理)湯榮(廚師長)朱建紅(質(zhì)培部經(jīng)理)沈松華(保安部、康樂部經(jīng)理)魏竹君(財務部經(jīng)理)陳善偉(工程部經(jīng)理)倪蓓蕾(采供部經(jīng)理)邱洪飛(游泳館經(jīng)理)常紅林(桑拿部經(jīng)理)丁昀昀(行政辦主管)二、車輛停放及安全1、責任部門：保安部2、負責人：沈松華3、保安：4、要求：a.從8月29-30日起,注意門前車輛的管理,確保8月30下午-9月1日下午省測評組領導車輛的有序排放;b.配合縣公安部門做好安全保衛(wèi)工作.三、迎賓及入住1、責任部門：前廳部、行政辦2、責任人：繆艷、丁昀昀3、門僮(二名)：4、禮儀小姐(八名)：5、要求：a.門僮配戴白手套;歡迎語(歡迎光臨**國際大酒店);確?？腿税踩萝?及時將客人行李放置行李車送至房間.b.禮儀小姐面帶微笑,歡迎詞(歡迎光臨),綬帶內(nèi)容：“**歡迎您”c.總臺人員提前做好房卡、入袋.d.總機人員負責叫醒服務;e.商務中心配合創(chuàng)建辦領導準備好每天就餐的席位卡及8月31日上午8.30分長江廳的席位卡.四、房間安排1、責任部門：客房部2、責任人：吳穎3、服務員：4、要求：a.配合工程部確保本次接待的所有用房設施、設備完好;b.檢查所有用品是否齊全;c.客人進店后,在4F、5F電梯口安排專人,負責將客人引進房間;d.配合采供部保證房間的水果等到位;e.提前做好房內(nèi)及過道的滅蚊、滅蒼蠅工作;f.對本次接待的所有用房提前做好通風工作,確保房內(nèi)無異味;g.配合采供部及時補充所有用房的小食品.五、會議室安排1、責任部門：客房部、康樂部2、責任人：吳穎、沈松華3、二樓會議室服務員：四樓長江廳服務員：五樓貴賓廳服務員：六樓會議室服務員：二樓玫瑰廳服務員：4、要求：a.配合工程部確保本次接待的所有會議室設施、設備完好;b.拆除二樓會議室四周的椅子,在會議室三面放置條桌,鋪藍色臺布,空余一邊放5張椅子;c.做好各會議室的衛(wèi)生清掃工作;d.按照接待方案安排,定人定崗.六、餐飲安排1、責任部門：餐飲部、中廚房2、責任人：陳小燕、何志剛3、服務員：XXX接待方案篇3客戶接待是我們從事商務活動的一個重要組成部分，是我們進行商務洽談、客戶溝通的有效載體。一次優(yōu)質(zhì)的客戶接待活動既能充分展示我司業(yè)務人員的業(yè)務水平、綜合素質(zhì)、談判技能、組織能力及協(xié)調(diào)能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實力，更能促進雙方合作的順利進行，促進項目洽談的順利展開，同時，還能促使新合作項目的生成，將雙方的合作提高到戰(zhàn)略伙伴合作的層面。因此，一次考慮全面、服務周到的客戶接待活動對于生產(chǎn)型企業(yè)的銷售工作推進起著舉足輕重的作用。一、客戶來訪的一般目的：在我們業(yè)務人員和客戶進行郵件溝通的過程中，客戶很可能提到要來公司訪問，同時，我司業(yè)務人員也會在適當?shù)臅r候邀請客戶來我司考察訪問，以加深雙方的溝通和了解，促進雙方合作的進行。那么，我們首先要了解清楚客戶來訪的目的，通常不外乎以下幾種：1、考察工廠以便了解我公司的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品品質(zhì)等基本運作情況，同時了解我司的生產(chǎn)體系、質(zhì)量控制體系和研發(fā)體系等等。這些客戶往往是新客戶，只是通過網(wǎng)站、展會、客戶介紹等方式了解到我們公司并產(chǎn)生了強烈的合作意向，但對于我司企業(yè)實體了解不深，因此，實地考察訪問無疑是一種最為直接有效的了解方式。2、進行項目洽談，這樣的客戶往往是和我司相關業(yè)務人員已經(jīng)有過幾次溝通，而且在相關展會上已經(jīng)看到過我們的產(chǎn)品和公司整體形象展示。來訪者往往是帶著訂單、帶著項目，是有備而來的。目的就是討論現(xiàn)有項目的合作，包括相關技術問題、價格問題、付款方式、交貨期等內(nèi)容的實質(zhì)性討論。這樣的客戶通常是我們最為重視的，因此，接待時不僅要有專業(yè)技術人員陪同，公司領導也會適時參加接待和談判。3、驗貨為主，順便了解公司最新發(fā)展情況。這樣的客戶通常已經(jīng)和我們公司開始有了訂單的合作基礎。來訪的主要目的是對我司的產(chǎn)品質(zhì)量和品質(zhì)進行進一步確認。同時，手中有一定的新項目，如果談的愉快，新項目生成的可能性極大。這類客戶往往會被我們的業(yè)務人員及相關領導忽視，因為客戶此前已經(jīng)來訪過，而且大家合作正常進行，但我們往往會忽略客戶新項目的生成。4、投訴為主，順便對我們公司進行深入考察。這樣的客戶使我們最想接待但又最怕接待的客戶。想，是因為他確實是一個很好的合作伙伴;怕，是因為我們此前有對不住客戶的地方，擔心談不好會傷害并可能丟失了客戶。但，這樣的客戶，我們恰恰必須要充分重視。5、雙方公司進行基本的人際溝通。這樣的客戶來訪往往是順道而過，來之前或許也沒有預約。這樣的客戶和咱的關系已經(jīng)很鐵了。來一下只是加強溝通，順帶看看正在合作的訂單運轉情況。二、客戶來訪之前的準備工作一旦確認客戶來訪，我們的業(yè)務人員必須認真、細致地做好相關準備工作，針對客戶來訪目的，我們必須根據(jù)公司相關流程和制度，針對性地做好安排：1、了解客戶對于老客戶來訪，我們不需要對客戶進行深層次的了解。但對于新客戶來訪，我們必須慎重，必須詳細了解清楚客戶的實際狀況和來訪的真正用意。如果發(fā)現(xiàn)客戶公司實體并不存在或者是和我司的產(chǎn)品相似的制造型企業(yè)，我們必須謹慎對待客戶來訪。因此，客戶調(diào)查是非常重要的，業(yè)務人員必須通過網(wǎng)站查詢、客戶溝通等方式認真填寫表1.2、邀請函及相關來訪入境手續(xù)在客戶確定來訪后，業(yè)務人員必須和客戶詳細溝通，了解客戶是否需要我司制作來訪邀請函，以便客戶順利辦理VISA卡。有的國家還需要我們協(xié)助提供相關其它證明材料如：我國政府部門需要審核對方的資信情況身份情況等材料，那么我們的業(yè)務人員應該在客戶確定來訪前協(xié)助辦理，以便客戶順利入境。3、客戶的行程安排在確認客戶來訪后，業(yè)務人員應充分了解客戶此次來訪的行程安排，客戶通常情況下不會只是因為拜訪我們公司而進入中國。一般是同時考察幾個供應商，或者是展會結束來訪，因此，業(yè)務人員應該事先和客戶溝通確認好。如果客戶在考察過我們后還要到其他中國供應商考察，應該幫助客戶做好相關聯(lián)系和對接工作。4、航班、用車、酒店、住宿等信息確認客戶確認來訪并已經(jīng)辦好VISA卡后，通常會告訴業(yè)務人員準確的航班信息，這時，我們的業(yè)務人員應主動聯(lián)系客戶，盡量讓客戶不要直飛上海，可以通過香港轉機到南京，這樣一來可以節(jié)省我們接機的時間，二來可以為我司節(jié)省一定的用車費用。航班信息確認完畢后，要同時詢問客戶是否需要我司代為預定酒店，以便安排住宿。酒店住宿費用通常由客人自行支付，但我們的業(yè)務人員應主動詢問并協(xié)助客戶預定酒店?？蛻魜碓L之前，業(yè)務人員必須根據(jù)來訪客戶數(shù)量提前兩天填寫用車申請單交行政部，以便及早安排好車輛接送客戶。見表2：5、參與接待人員對接根據(jù)前期的溝通，業(yè)務人員應該基本上能夠了解客戶此次來訪需要洽談的主要內(nèi)容，為此，業(yè)務人員應提前一天和相關技術人員及相關領導做好溝通，并請相關技術人員在接待時給予協(xié)助和支持。同時，應提前將客戶來訪信息匯報給部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總，以便準確把握客戶意圖，保證洽談進程順利進行，并對相關可能出現(xiàn)的問題加以分析和判斷。更為重要的是客戶來訪前應根據(jù)客戶級別相應知會部門負責人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理，以確定參與談判的人員。如需要董事長等高層領導參加，必須提前2天書面告知總經(jīng)辦，以便確認董事長等高層領導是否可以參加。6、資料準備客戶來訪前，業(yè)務人員應事先認真整理好和該客戶溝通過的相關資料，如：洽談合作的產(chǎn)品情況、價格情況、技術改進情況、模具開設情況等等。以及與該客戶往來的重要傳真、EMAIL、相關合同、報價及其他重要資料。有關產(chǎn)品的技術參數(shù)、使用說明等應事先與研究院或技術部門相關人員聯(lián)系以確保無誤。并就這些信息和部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總進行事先溝通，以促進談判的順利進行。更重要的是，在談判前，業(yè)務人員應對擬洽談合作的產(chǎn)品情況進行充分了解，以便談判現(xiàn)場能夠迅速反應并隨時回答客戶的有關提問。7、會談必備用品準備客戶來訪的前一天，業(yè)務人員必須事先告知行政部來訪人數(shù)、需要準備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便簽紙、筆等需求數(shù)量，展廳使用時間，多媒體教室使用時間，會議室使用時間，是否需要國旗、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會議準備工作。行政部必須在客戶進入會議室前10分鐘必須把會議室空調(diào)打開，并將所有準備資料和用品準備到位。8、備用金準備為保證客戶來訪期間的資金使用充足，業(yè)務人員應根據(jù)來訪客戶數(shù)量、到達時間等信息事先按照相關手續(xù)從財務部預借部分備用金，以便招待客戶途中簡餐或其它特殊用款。9、就餐準備客戶來訪之前應根據(jù)客戶在我司考察的.時間情況合理安排就餐，如果客戶當日返回，中午應該宴請客戶，并有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加。如果客戶次日或隔日離開，午餐應從簡，由業(yè)務員本人陪同客戶外出或在公司餐廳就餐，晚餐則應有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加或公司其他領導參與宴請客戶，宴請酒店地點應事先和外貿(mào)部副總溝通好以便外貿(mào)部副總安排后援部及早做好預定。三、會談流程客戶來訪的整個會談進程主要分為觀看錄像了解公司的發(fā)展歷程、參觀展廳、企業(yè)情況PPT介紹、項目合作討論等部分，這幾個部分可以相互交錯或同時進行，但需要注意以下幾點：1、客戶落座及所有參與接待人員坐定后，主接待業(yè)務員(該客戶對應的業(yè)務人員，同時也是會議的主持人)應起身先做自我介紹，然后按照職級依次向客戶介紹我司參與接待人員，介紹完畢后再用中文依次向我司領導介紹客戶方代表，如果客戶方只有1人，就不需要介紹了。2、人員情況介紹完畢后，主接待業(yè)務員應介紹并說明整個會談的主題。在主接待業(yè)務員介紹和講解期間，配合接待的業(yè)務員(次接待業(yè)務員)應隨時做好翻譯協(xié)助，以便我司相關人員能夠理解。3、對于公司介紹，如果沒有錄像資料介紹，由主接待業(yè)務員統(tǒng)一按照已經(jīng)審核確認的PPT資料向客戶演示并講解;講解過程中要認真聽取客戶隨時提出的疑問并給予正確解答。沒有把握的應請相關在場領導給予解答，并同時做好翻譯協(xié)助。4、新來訪客戶通常在主接待業(yè)務員介紹完畢后會介紹該公司的相關情況，主接待業(yè)務員應做好對應翻譯工作。5、項目洽談，可以在會議室進行，也可以在引領客戶參觀展廳期間同時進行交流與溝通。項目洽談過程中，應建議公司相關高層領導以適當方式回避，以保證公司領導的最終決定不收談判內(nèi)容的影響。即便項目洽談在展廳有過討論，最終的項目確認仍必須在會議室進行。6、會談全部進程之中，次接待業(yè)務員應隨時做好會議洽談全部內(nèi)容的詳細記錄和整理工作，會談結束后，次接待業(yè)務員應立即做好會談紀要，并請客戶和主接待業(yè)務員審核確認，雙方簽字各保留一份正本。會談紀要的英文