配件管理制度

配件管理制度

目的

為了加強對采購入庫零件的規(guī)范化管理，確保購進零件數(shù)量與質(zhì)量合格，價格合理，做

到零件入庫管理的有序化，規(guī)范化。

崗位職責

零件部主管

1.貫徹落實公司各項規(guī)章制度，執(zhí)行公司集團各項業(yè)務(wù)規(guī)定；

2.組織制定本部門的工作計劃，負責本部門行政，業(yè)務(wù)，經(jīng)營管理，全面完成公司下

達的各項任務(wù)；

3.做好配件的計劃，采購，出庫，保管和索賠工作，經(jīng)常核查現(xiàn)有管理實施情況，針

對存在問題，提出有效解決措施；

4.組織及時采購生產(chǎn)車間所需零件，做到按時,保質(zhì)，價優(yōu)將零件購進；

5.協(xié)調(diào)部門之間，部門與客戶之間的關(guān)系，要及時協(xié)助服務(wù)顧問妥善處理客戶有關(guān)零

件的投訴問題；

6.掌握市場情況，建立零件網(wǎng)絡(luò)，了解車間，服務(wù)顧問的需求，做好服務(wù)工作；

7.負責組織倉庫管理員做好庫存盤點工作，定期與財務(wù)核對；

8.組織部門的相關(guān)培訓(xùn)，增強部門的整體業(yè)務(wù)水平，提高工作效率；

9.加強團隊建設(shè)，關(guān)心員工，提高部門人員的凝聚力。

采購員

1.嚴格遵守公司各項規(guī)章制度，執(zhí)行公司集團的有關(guān)部門業(yè)務(wù)規(guī)定；

2.熟悉工作業(yè)務(wù)，熟悉掌握配件市場價格，能根據(jù)市場需求和維修車間需要制定采購

計劃表，并及時向部門主管反饋有關(guān)部門信息；

3.嚴格把質(zhì)量關(guān)，不以次充好，確保采購配件，材料的質(zhì)量合格，價格合理；

4.不得利用職務(wù)之便搞非法交易，以權(quán)謀私，不準受賄或索取回扣，不準從事任何有

損公司的活動，一經(jīng)核實，公司將嚴肅處理；

5.對客戶需求和維修車輛所需的配件要及時采購，不得拖延；

6.嚴格遵守公司財務(wù)制度，提高業(yè)務(wù)水平。

零件管理員

1.遵守公司各項管理制度，堅守工作崗位，工作細致，扎實；

2.熟悉業(yè)務(wù)，對庫存零件實行電腦管理，操作；

3.有效利用倉庫空間，對零件實行“全貨位系統(tǒng)”（即所有的配件都有倉位號），保持

倉庫配件擺放整齊，整潔；

4.嚴格執(zhí)行物，料入庫驗收制度，對采購入庫的配件要核查包裝，質(zhì)量，數(shù)量與購

貨發(fā)票進行核對確認：

5.按照年，季，月度對倉庫作大，中，小范圍的盤點，做到帳物一致，合理庫存，對

積壓配件提出意見，并及時上報；

6.零件部出庫憑維修工單，出庫單，出庫通知領(lǐng)用，堅持“一盤底，二核對，三發(fā)料，

四減數(shù)”的原則；

7.每天對出，入庫的配件進行統(tǒng)計，妥善保管所有原始憑證，以便財務(wù)進行核銷；

8.確保倉庫安全，注意防火、防盜、防潮、防塵；未經(jīng)批準，嚴禁非倉庫人員進入；

9.零部件出入庫做到“先進先出”原則；

10.嚴守公司保密制度，不得泄露商業(yè)機密。

計劃員

1.根據(jù)零件的實際庫存，結(jié)合維修的需求制定合理的零件訂貨計劃及采購計劃；

2.定期分析零件的庫存結(jié)構(gòu)，掌握倉庫常備件情況，出入庫動態(tài)；

3.及時跟進零件訂購的到貨，做好訂購配件的到貨情況；

4.制定盤點計劃，并對盤點差異進行復(fù)核，分析差異的原因；

5.做好配件每日、每周、每月的訂貨計劃，合理控制庫存，杜絕滯銷零件積壓庫存，

發(fā)現(xiàn)積壓及時上報，并采取積極有效的方式進行處理；

配件部工作管理

制定配件計劃

1.1根據(jù)前6個月配件出庫頻率，確定每個配件的庫存上下限基本數(shù)值；

1.2根據(jù)維修業(yè)務(wù)季節(jié)性變化等因素，調(diào)整庫存上下限數(shù)值；

1.3配件計劃員根據(jù)配件庫存情況，參考庫存下限數(shù)量，制定配件進貨計劃；

1.4配件主管審核配件進貨計劃后，將配件進貨計劃發(fā)給供貨商；

配件采購管理

1.1對于供貨商要求先付款后發(fā)貨的，要及時與財務(wù)溝通，按照相關(guān)流程申請付款；

1.2.配件進貨計劃發(fā)給供應(yīng)商后，應(yīng)及時跟進供貨商的配送情況；

1.3對于供貨商不能正常發(fā)貨的配件，應(yīng)及時在其他供貨商、集團旗下的大售后、

4s店調(diào)貨，無法調(diào)貨時，應(yīng)及時通知前臺和車間；

1.4對于配件采購可以貨比后從報價較低的定點供應(yīng)商處分別采購，也可以從固定

供貨渠道供應(yīng)商處按約定價格采購；

1.5市場零星配件采購原則上必須實行貨比采購，貨比登記表必須存檔保存；

1.6定點供應(yīng)商無法供應(yīng)的零星配件，必須經(jīng)過三家以上非定點供應(yīng)商貨比后采購;

1.7采購的配件價格較高，有無法找到一家以上的配件供應(yīng)商時，應(yīng)請財務(wù)人員參

加談價；

1.8從集團定點供應(yīng)商采購的材料，采用月結(jié)，月結(jié)要求參照相關(guān)采購制度；

1.9從不能月結(jié)的供應(yīng)商貨比采購的材料，在材料正常出庫后，采購員應(yīng)一周內(nèi)辦

理報銷手續(xù)；

客戶車輛配件訂購制度

1.1配件訂購類型可依據(jù)維修車輛性質(zhì)進行區(qū)分：正常來店維修車輛訂單、特殊零

件訂單、保險事故車輛訂單三大類；

1.2日常來電維修車輛經(jīng)作業(yè)班組檢查報價需更換無庫存的配件，服務(wù)顧問接到報

價單經(jīng)客戶確認同意后招《配件訂購申請單》提交給配件部，由配件部負責向

供應(yīng)商下達采購清單；

1.3維修車輛所需更換的零件，拆檢報價時作業(yè)班組必須與配件共同確認報價項目

名稱，班組與配件部人員在報價單上簽字，避免因零件名稱的叫法差異導(dǎo)致報

價及訂貨錯誤的情況發(fā)生，報價項目配件部人員未與班組確認或親自核定而造

成價格、型號不同相符的，責任由報價經(jīng)手人承擔；

1.4經(jīng)保險公司核賠的零件項目，保險業(yè)務(wù)員將需更換的零件填寫在《配件采購申

請單》上并確認核實簽字，及時交配件部辦理訂貨業(yè)務(wù)和確定訂貨時間；

1.5保修車輛訂購零件可免交定金，保修零件訂購必須由服務(wù)主管親自確認簽字訂

購；

1.6對于特殊零件訂購，如車鑰匙、噴漆件等，需把供應(yīng)商所需的必要文件，像：

發(fā)動機拓號等，交給配小部，由配件部負責寄給供應(yīng)商；

1.7.服務(wù)顧問嚴格按配件部訂購申請單上表格內(nèi)容填寫（如車牌、車架號、訂購配

件名稱、數(shù)量、金額）井備注說明車輛是否在廠等件、作業(yè)班組、服務(wù)顧問姓

名等詳細信息，便于配仁部及時作好項目的核對與到貨通知工作，服務(wù)顧問與

配件人員進行訂單交接時必須簽名及確認交接時間，防止推卸責任情況出現(xiàn)；

1.8零件部人員將采購到貨零件驗收完畢后，在廠燈1件車輛立即通知服務(wù)顧問協(xié)

調(diào)作業(yè)班組領(lǐng)用安裝，不在廠的定件車輛，每天由配件部專人更新到貨信息，

通過0A系統(tǒng)發(fā)到各部門，服務(wù)顧問應(yīng)及時通知車主來店更換，并做好客戶來店

更換的接待工作，如定貨的服務(wù)顧問休假時，則由本組其他服務(wù)顧問負責通知

客戶并跟進；

1.9需訂貨而不在廠等件的車輛，必須一律交付該零件成本價的定金（具體和財務(wù)，

前臺溝通定），減少客戶訂貨后不到店更換的情況發(fā)生，避免造成呆滯庫存產(chǎn)生,

客戶未交定金或不足公司規(guī)定定金額的訂單，如在半年內(nèi)未能出庫的，從第7

個月開始為呆滯庫存；

1.10零件部訂購單統(tǒng)一使用一式四聯(lián)，即：一聯(lián)倉庫、二聯(lián)前臺、三聯(lián)收銀、四聯(lián)

客戶，對于需交定金的零件，在收銀員收到定金后，在四聯(lián)單上分別蓋“已收

定金”，配件部根據(jù)蓋有財務(wù)章的訂貨單進行訂貨采購；

1.11經(jīng)班組，檢修故障的車輛零件訂購，由于班組故障判斷失誤的原因?qū)е铝慵?/p>

裝后故障不能排除的，又不能退貨零件，責任由車間內(nèi)部自行解決；

1.12由于零件質(zhì)量問題造成返工車輛，車間技術(shù)小組評定出具檢查報告，將舊件交

給配件部負責向供貨商申請索賠，零件費用由供貨方負責賠付；

1.13配件部每月核對訂單到貨領(lǐng)用情況，根據(jù)訂購清單內(nèi)容按已領(lǐng)用、未領(lǐng)用類別

進行歸類管理，統(tǒng)計未領(lǐng)用配件的車輛數(shù)據(jù)及責任人，服務(wù)顧問申購的零件在6

個月內(nèi)未能銷售，配件剖從第7個月開始將相關(guān)訂貨信息轉(zhuǎn)發(fā)到服務(wù)顧問主管

并抄送給財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理，請領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督解決；

配件驗收入庫管理

1.1供貨商配送的零件到庫后，零件管理員對零件包裝外觀、數(shù)量、品種進行初步

入庫檢查，根據(jù)到貨清單查驗規(guī)格、型號、編碼是否正確；

1.2發(fā)現(xiàn)零件包裝或外觀有損壞時，必須立即拍照以備查驗：

1.3發(fā)現(xiàn)零件有損壞、有錯發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)的情況發(fā)生時，有配件主管負責與供貨

商溝通解決：

1.4初步入庫檢驗合格后，車間領(lǐng)用時發(fā)現(xiàn)零件存在質(zhì)量問題時，有配件主管負責

與供貨商解決；

1.5零件管理員辦理零件入庫時沒有及時發(fā)現(xiàn)零件存在外觀損壞、數(shù)量、型號、編

碼有誤等問題，按工作失誤予以警告；

1.6零件管理員對貨物外觀，包裝和品質(zhì)進行目視確認，如對配件有可疑請求技術(shù)

主管進行鑒定，杜絕假冒偽劣零件入庫；

1.7確實發(fā)現(xiàn)采購的零件存在假冒情況須立即上報領(lǐng)導(dǎo)并與供貨商溝通處理，嚴重

時終止與該供貨商的業(yè)務(wù)往來；

L8貨物驗收合格后零件管理員須在的當天辦理入庫手續(xù)：

1.9不能月結(jié)的配件辦理入庫后，三日內(nèi)要辦理報銷手續(xù)；

1.10月結(jié)供應(yīng)商的配件，應(yīng)在規(guī)定的付款時間前完成與供應(yīng)商對賬，并將結(jié)算單據(jù)

交財務(wù)部申請付款；

1.11貨物入庫后按貨物擺放要求上架，不能隨意擺放在地上、通道內(nèi)。

配件出庫管理

1.1維修班組憑維修工單到配件領(lǐng)取零件，領(lǐng)料人應(yīng)在零件領(lǐng)用人一欄簽名，如果

1.1配件出庫后，因質(zhì)量問題、故障診斷問題等造成配件不能使用時，應(yīng)辦理配件

退庫；

1.2借用配件出庫時，歸還配件時必須辦理退庫；

1.3退庫配件必須完好無損，清潔干凈，有原包裝；

1.4退庫零件時不常用配件時，配件部與供貨商協(xié)調(diào)盡量辦理退貨，不留做庫存零

件；

1.5因零件型號，尺寸不對造成配件退庫時，班組提供的車輛信息準確時，配件主

管和相關(guān)部門主管協(xié)調(diào)處理，并列入相關(guān)人員KPT考核；

1.6因零件型號，尺寸不對造成配件退庫時，班組提供的車輛信息不準確時，配件

主管和相關(guān)部門主管協(xié)調(diào)處理，并列入相關(guān)人員KPI考核；

1.7退貨配件留下做庫存時，必須在包裝上注明領(lǐng)用班組和退貨時間，以防止下次

領(lǐng)用時零件損壞；

1.8由于班組原因（如故障診斷失誤等）造成零件退庫，配件主管應(yīng)告知車間主管，

與班組協(xié)調(diào)解決；

班組訂貨的零件時非常用件時，又不能正常退貨時，配件部應(yīng)在零件報價單上

注明，提醒維修人員不能退貨；非月結(jié)供應(yīng)商配件退庫，有計劃員辦理，已開

發(fā)票的，須重開發(fā)票。