有關(guān)接待方案三篇

有關(guān)接待方案三篇為了確保事情或工作能無誤進(jìn)行，時(shí)常需要預(yù)先制定一份周密的方案，方案是有很強(qiáng)可操作性的書面計(jì)劃。方案要怎么制定呢？下面是小編為大家收集的接待方案3篇，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。接待方案篇1一、目的：通過與專家組的交流，加強(qiáng)公司的生產(chǎn)質(zhì)量及確保生產(chǎn)順利，以促進(jìn)公司不斷的發(fā)展二、主題：經(jīng)驗(yàn)交流促進(jìn)發(fā)展三、具體事項(xiàng)（一）接待前的準(zhǔn)備工作1、提前掌握來賓的具體情況（1）了解來賓總?cè)藬?shù)（2）來賓的職務(wù)、年齡、性別、風(fēng)俗習(xí)慣、身體狀況（3）來賓來訪的目的、抵達(dá)及離開的時(shí)間、交通工具和路線及其他的具體要求2、根據(jù)對來賓的情況了解做出相應(yīng)的食宿安排飲食方面要針對來賓的風(fēng)俗習(xí)慣及宗教信仰、身體狀況來做安排，盡量在菜色上能體現(xiàn)地方特色，還有用公司上好的葡萄酒來做招待酒。住宿方面要針對來賓的身體狀況來做安排，身體不是很好的或年齡比較大的，安排到通風(fēng)或靠窗的地方3、擬定日程表4、提前做好專家之前的到訪資料，準(zhǔn)備好本次接待相關(guān)的材料文件以發(fā)放給公司員工5、邀請媒體電視做本次專家來訪專題采訪6、做好安全措施工作，安排好相關(guān)人員。提前做好醫(yī)療儲備工作以防突發(fā)情況7、確保車輛供應(yīng)順暢保證能及時(shí)接送來賓。8、預(yù)訂好來賓回國機(jī)票（二）確定好迎接人員以及提前做好迎賓所需物品1、確定好來賓到達(dá)的時(shí)間，提前到達(dá)接待處（注意：不準(zhǔn)遲到）2、準(zhǔn)備好一塊迎接牌，用來賓看得懂的文字書寫上具體信息。字牌書寫工整，字體醒目。3、接到客人后，要主動上前打招呼問候，雙手遞上名片。屆時(shí)面帶微笑，熱情有禮（三）確定陪車人員及送行人員的安排1、準(zhǔn)備6份具有紀(jì)念性意義的禮物送給來賓2、提前把路線安排好，以防交通不方便（四）做好宴請人員的安排宴會上，比如在祝酒、敬酒時(shí)需要有人提議來干杯，可以是嘉賓或主方的人員。進(jìn)行干杯時(shí)注意應(yīng)起身右手端正酒杯再用左手扶住杯底，面帶微笑巡視四方或目視自己的敬酒對象，說完祝酒話后，需一飲而盡。接待方案篇2客戶接待是我們從事商務(wù)活動的一個(gè)重要組成部分，是我們進(jìn)行商務(wù)洽談、客戶溝通的有效載體。一次優(yōu)質(zhì)的客戶接待活動既能充分展示我司業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、談判技能、組織能力及協(xié)調(diào)能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實(shí)力，更能促進(jìn)雙方合作的順利進(jìn)行，促進(jìn)項(xiàng)目洽談的順利展開，同時(shí)，還能促使新合作項(xiàng)目的生成，將雙方的合作提高到戰(zhàn)略伙伴合作的層面。因此，一次考慮全面、服務(wù)周到的客戶接待活動對于生產(chǎn)型企業(yè)的銷售工作推進(jìn)起著舉足輕重的作用。一、客戶來訪的一般目的：在我們業(yè)務(wù)人員和客戶進(jìn)行郵件溝通的過程中，客戶很可能提到要來公司訪問，同時(shí)，我司業(yè)務(wù)人員也會在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候邀請客戶來我司考察訪問，以加深雙方的溝通和了解，促進(jìn)雙方合作的進(jìn)行。那么，我們首先要了解清楚客戶來訪的目的，通常不外乎以下幾種：1、考察工廠以便了解我公司的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品品質(zhì)等基本運(yùn)作情況，同時(shí)了解我司的生產(chǎn)體系、質(zhì)量控制體系和研發(fā)體系等等。這些客戶往往是新客戶，只是通過網(wǎng)站、展會、客戶介紹等方式了解到我們公司并產(chǎn)生了強(qiáng)烈的合作意向，但對于我司企業(yè)實(shí)體了解不深，因此，實(shí)地考察訪問無疑是一種最為直接有效的了解方式。2、進(jìn)行項(xiàng)目洽談，這樣的客戶往往是和我司相關(guān)業(yè)務(wù)人員已經(jīng)有過幾次溝通，而且在相關(guān)展會上已經(jīng)看到過我們的產(chǎn)品和公司整體形象展示。來訪者往往是帶著訂單、帶著項(xiàng)目，是有備而來的。目的就是討論現(xiàn)有項(xiàng)目的合作，包括相關(guān)技術(shù)問題、價(jià)格問題、付款方式、交貨期等內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性討論。這樣的客戶通常是我們最為重視的，因此，接待時(shí)不僅要有專業(yè)技術(shù)人員陪同，公司領(lǐng)導(dǎo)也會適時(shí)參加接待和談判。3、驗(yàn)貨為主，順便了解公司最新發(fā)展情況。這樣的客戶通常已經(jīng)和我們公司開始有了訂單的合作基礎(chǔ)。來訪的主要目的是對我司的產(chǎn)品質(zhì)量和品質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)。同時(shí)，手中有一定的新項(xiàng)目，如果談的愉快，新項(xiàng)目生成的可能性極大。這類客戶往往會被我們的業(yè)務(wù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)忽視，因?yàn)榭蛻舸饲耙呀?jīng)來訪過，而且大家合作正常進(jìn)行，但我們往往會忽略客戶新項(xiàng)目的生成。4、投訴為主，順便對我們公司進(jìn)行深入考察。這樣的客戶使我們最想接待但又最怕接待的客戶。想，是因?yàn)樗_實(shí)是一個(gè)很好的合作伙伴;怕，是因?yàn)槲覀兇饲坝袑Σ蛔】蛻舻牡胤剑瑩?dān)心談不好會傷害并可能丟失了客戶。但，這樣的客戶，我們恰恰必須要充分重視。5、雙方公司進(jìn)行基本的人際溝通。這樣的客戶來訪往往是順道而過，來之前或許也沒有預(yù)約。這樣的客戶和咱的關(guān)系已經(jīng)很鐵了。來一下只是加強(qiáng)溝通，順帶看看正在合作的訂單運(yùn)轉(zhuǎn)情況。二、客戶來訪之前的準(zhǔn)備工作一旦確認(rèn)客戶來訪，我們的`業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真、細(xì)致地做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，針對客戶來訪目的，我們必須根據(jù)公司相關(guān)流程和制度，針對性地做好安排：1、了解客戶對于老客戶來訪，我們不需要對客戶進(jìn)行深層次的了解。但對于新客戶來訪，我們必須慎重，必須詳細(xì)了解清楚客戶的實(shí)際狀況和來訪的真正用意。如果發(fā)現(xiàn)客戶公司實(shí)體并不存在或者是和我司的產(chǎn)品相似的制造型企業(yè)，我們必須謹(jǐn)慎對待客戶來訪。因此，客戶調(diào)查是非常重要的，業(yè)務(wù)人員必須通過網(wǎng)站查詢、客戶溝通等方式認(rèn)真填寫表1.2、邀請函及相關(guān)來訪入境手續(xù)在客戶確定來訪后，業(yè)務(wù)人員必須和客戶詳細(xì)溝通，了解客戶是否需要我司制作來訪邀請函，以便客戶順利辦理VISA卡。有的國家還需要我們協(xié)助提供相關(guān)其它證明材料如：我國政府部門需要審核對方的資信情況身份情況等材料，那么我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)該在客戶確定來訪前協(xié)助辦理，以便客戶順利入境。3、客戶的行程安排在確認(rèn)客戶來訪后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分了解客戶此次來訪的行程安排，客戶通常情況下不會只是因?yàn)榘菰L我們公司而進(jìn)入中國。一般是同時(shí)考察幾個(gè)供應(yīng)商，或者是展會結(jié)束來訪，因此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該事先和客戶溝通確認(rèn)好。如果客戶在考察過我們后還要到其他中國供應(yīng)商考察，應(yīng)該幫助客戶做好相關(guān)聯(lián)系和對接工作。4、航班、用車、酒店、住宿等信息確認(rèn)客戶確認(rèn)來訪并已經(jīng)辦好VISA卡后，通常會告訴業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確的航班信息，這時(shí)，我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動聯(lián)系客戶，盡量讓客戶不要直飛上海，可以通過香港轉(zhuǎn)機(jī)到南京，這樣一來可以節(jié)省我們接機(jī)的時(shí)間，二來可以為我司節(jié)省一定的用車費(fèi)用。航班信息確認(rèn)完畢后，要同時(shí)詢問客戶是否需要我司代為預(yù)定酒店，以便安排住宿。酒店住宿費(fèi)用通常由客人自行支付，但我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動詢問并協(xié)助客戶預(yù)定酒店?？蛻魜碓L之前，業(yè)務(wù)人員必須根據(jù)來訪客戶數(shù)量提前兩天填寫用車申請單交行政部，以便及早安排好車輛接送客戶。見表2：5、參與接待人員對接根據(jù)前期的溝通，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該基本上能夠了解客戶此次來訪需要洽談的主要內(nèi)容，為此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)提前一天和相關(guān)技術(shù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，并請相關(guān)技術(shù)人員在接待時(shí)給予協(xié)助和支持。同時(shí)，應(yīng)提前將客戶來訪信息匯報(bào)給部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總，以便準(zhǔn)確把握客戶意圖，保證洽談進(jìn)程順利進(jìn)行，并對相關(guān)可能出現(xiàn)的問題加以分析和判斷。更為重要的是客戶來訪前應(yīng)根據(jù)客戶級別相應(yīng)知會部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理，以確定參與談判的人員。如需要董事長等高層領(lǐng)導(dǎo)參加，必須提前2天書面告知總經(jīng)辦，以便確認(rèn)董事長等高層領(lǐng)導(dǎo)是否可以參加。6、資料準(zhǔn)備客戶來訪前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先認(rèn)真整理好和該客戶溝通過的相關(guān)資料，如：洽談合作的產(chǎn)品情況、價(jià)格情況、技術(shù)改進(jìn)情況、模具開設(shè)情況等等。以及與該客戶往來的重要傳真、EMAIL、相關(guān)合同、報(bào)價(jià)及其他重要資料。有關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、使用說明等應(yīng)事先與研究院或技術(shù)部門相關(guān)人員聯(lián)系以確保無誤。并就這些信息和部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總進(jìn)行事先溝通，以促進(jìn)談判的順利進(jìn)行。更重要的是，在談判前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)對擬洽談合作的產(chǎn)品情況進(jìn)行充分了解，以便談判現(xiàn)場能夠迅速反應(yīng)并隨時(shí)回答客戶的有關(guān)提問。7、會談必備用品準(zhǔn)備客戶來訪的前一天，業(yè)務(wù)人員必須事先告知行政部來訪人數(shù)、需要準(zhǔn)備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便簽紙、筆等需求數(shù)量，展廳使用時(shí)間，多媒體教室使用時(shí)間，會議室使用時(shí)間，是否需要國旗、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會議準(zhǔn)備工作。行政部必須在客戶進(jìn)入會議室前10分鐘必須把會議室空調(diào)打開，并將所有準(zhǔn)備資料和用品準(zhǔn)備到位。8、備用金準(zhǔn)備為保證客戶來訪期間的資金使用充足，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)來訪客戶數(shù)量、到達(dá)時(shí)間等信息事先按照相關(guān)手續(xù)從財(cái)務(wù)部預(yù)借部分備用金，以便招待客戶途中簡餐或其它特殊用款。9、就餐準(zhǔn)備客戶來訪之前應(yīng)根據(jù)客戶在我司考察的時(shí)間情況合理安排就餐，如果客戶當(dāng)日返回，中午應(yīng)該宴請客戶，并有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加。如果客戶次日或隔日離開，午餐應(yīng)從簡，由業(yè)務(wù)員本人陪同客戶外出或在公司餐廳就餐，晚餐則應(yīng)有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加或公司其他領(lǐng)導(dǎo)參與宴請客戶，宴請酒店地點(diǎn)應(yīng)事先和外貿(mào)部副總溝通好以便外貿(mào)部副總安排后援部及早做好預(yù)定。三、會談流程客戶來訪的整個(gè)會談進(jìn)程主要分為觀看錄像了解公司的發(fā)展歷程、參觀展廳、企業(yè)情況PPT介紹、項(xiàng)目合作討論等部分，這幾個(gè)部分可以相互交錯(cuò)或同時(shí)進(jìn)行，但需要注意以下幾點(diǎn)：1、客戶落座及所有參與接待人員坐定后，主接待業(yè)務(wù)員(該客戶對應(yīng)的業(yè)務(wù)人員，同時(shí)也是會議的主持人)應(yīng)起身先做自我介紹，然后按照職級依次向客戶介紹我司參與接待人員，介紹完畢后再用中文依次向我司領(lǐng)導(dǎo)介紹客戶方代表，如果客戶方只有1人，就不需要介紹了。2、人員情況介紹完畢后，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)介紹并說明整個(gè)會談的主題。在主接待業(yè)務(wù)員介紹和講解期間，配合接待的業(yè)務(wù)員(次接待業(yè)務(wù)員)應(yīng)隨時(shí)做好翻譯協(xié)助，以便我司相關(guān)人員能夠理解。3、對于公司介紹，如果沒有錄像資料介紹，由主接待業(yè)務(wù)員統(tǒng)一按照已經(jīng)審核確認(rèn)的PPT資料向客戶演示并講解;講解過程中要認(rèn)真聽取客戶隨時(shí)提出的疑問并給予正確解答。沒有把握的應(yīng)請相關(guān)在場領(lǐng)導(dǎo)給予解答，并同時(shí)做好翻譯協(xié)助。4、新來訪客戶通常在主接待業(yè)務(wù)員介紹完畢后會介紹該公司的相關(guān)情況，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)做好對應(yīng)翻譯工作。5、項(xiàng)目洽談，可以在會議室進(jìn)行，也可以在引領(lǐng)客戶參觀展廳期間同時(shí)進(jìn)行交流與溝通。項(xiàng)目洽談過程中，應(yīng)建議公司相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)以適當(dāng)方式回避，以保證公司領(lǐng)導(dǎo)的最終決定不收談判內(nèi)容的影響。即便項(xiàng)目洽談在展廳有過討論，最終的項(xiàng)目確認(rèn)仍必須在會議室進(jìn)行。6、會談全部進(jìn)程之中，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)做好會議洽談全部內(nèi)容的詳細(xì)記錄和整理工作，會談結(jié)束后，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做好會談紀(jì)要，并請客戶和主接待業(yè)務(wù)員審核確認(rèn)，雙方簽字各保留一份正本。會談紀(jì)要的英文模板如下：7、客戶接待的全過程中間，次接待人員應(yīng)隨時(shí)協(xié)助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設(shè)備、輔助人員等的補(bǔ)充工作，同時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場圖片的拍攝及錄像工作。四、會談后續(xù)工作1、會談結(jié)束后，次接待人員應(yīng)清理好會議室并將相關(guān)資料設(shè)備交還給相關(guān)部門。2、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)陪同客戶共進(jìn)午餐或晚餐。通常情況下，客戶如果在我司吃晚飯，午餐應(yīng)以簡單的工作餐招待。和客戶共進(jìn)晚餐的情況下，應(yīng)有相應(yīng)部門經(jīng)理或副總參與，重要客戶應(yīng)事先邀請公司高層領(lǐng)帶參與。并在晚餐前贈送禮品給客戶。如果客戶需要在午餐后離開，午餐應(yīng)視為正餐，按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)招待。3、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)保持和行政部的溝通，以保證用車的順利，決不可因我司人員疏忽導(dǎo)致客戶久等或不能正常用車。并及時(shí)安排將客戶送至相應(yīng)的火車站或機(jī)場。五、訪問后期工作1、客戶訪問結(jié)束的第二天，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)將雙方確認(rèn)的會談紀(jì)要翻譯成中文，并于當(dāng)日和相關(guān)生產(chǎn)、技術(shù)、研發(fā)部門就相關(guān)技術(shù)問題、交貨期等信息進(jìn)行確認(rèn)，需要下達(dá)生產(chǎn)、改進(jìn)、開模、研發(fā)等任務(wù)通知的應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)下達(dá)完畢。2、客戶訪問結(jié)束后的第二天，應(yīng)立即整理出1份內(nèi)容詳細(xì)并包含會談紀(jì)要附件的答謝信給客戶，并抄送客戶方所有來訪人員及我司參與接待的外貿(mào)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)將我司技術(shù)人員提供的有關(guān)改進(jìn)、開模、研發(fā)等的最新信息告知客戶，以便客戶及時(shí)掌握和了解我司的反饋信息，同時(shí)明確洽談中未決事宜的完成時(shí)間表及重要事項(xiàng)。郵件中可以將客戶來訪時(shí)的相關(guān)照片一并發(fā)送給客戶。注意：為防止郵件過大堵塞客戶郵箱，所有照片應(yīng)復(fù)制到WORD并壓縮后以文檔形式發(fā)出，應(yīng)確保整個(gè)郵件容量不超過1MB。六、注意事項(xiàng)1、客戶接待從最初的聯(lián)系準(zhǔn)備到接待結(jié)束到后續(xù)工作推進(jìn)整個(gè)過程中，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)完成各相關(guān)表格的填寫，并于后續(xù)工作正式推進(jìn)的第二天提交給外貿(mào)部副總備案留存。2、有關(guān)客戶接待禮儀要求、用餐禮儀要求、業(yè)務(wù)談判禮儀要求等知識各位在學(xué)校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作詳細(xì)講解。不清楚的可以上網(wǎng)查詢。如有必要，我們將在以后的培訓(xùn)中專門講解。接待方案篇3中共諸城市委組織部20xx年5月20日5月21日上午，根據(jù)全省基層黨建工作業(yè)務(wù)骨干培訓(xùn)班安排，濟(jì)寧市組織部有關(guān)人員一行16人，由濰坊市委組織部劉嘯陪同來我市參觀考察基層黨建工作?，F(xiàn)擬定接待方案如下：一、日程安排上午9:10，建議由臧波部長帶警車出發(fā)到開發(fā)區(qū)鐵路橋迎接，接到后陪同參觀。路線如下：開發(fā)區(qū)鐵路橋—→206國道向南、濰河右路向西、西環(huán)路向南、206國道向西、龍昌路向南、臧家莊路向西、呂街路向南—→市經(jīng)管局機(jī)關(guān)與