保險(xiǎn)公司文件存檔規(guī)范

保險(xiǎn)公司文件存檔規(guī)范合同編號(hào)：__________甲方（保險(xiǎn)公司）：【填寫甲方全稱】地址：【填寫甲方地址】聯(lián)系電話：【填寫甲方聯(lián)系電話】聯(lián)系人：【填寫甲方聯(lián)系人】乙方（文件存檔方）：【填寫乙方全稱】地址：【填寫乙方地址】聯(lián)系電話：【填寫乙方聯(lián)系電話】聯(lián)系人：【填寫乙方聯(lián)系人】第一條存檔文件范圍1.1甲方需存檔的文件包括但不限于：保險(xiǎn)合同、保單、投保單、理賠申請(qǐng)資料、業(yè)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、管理制度、內(nèi)部文件等。1.2乙方應(yīng)根據(jù)甲方的具體需求，制定詳細(xì)的文件分類和存檔方案，并報(bào)甲方審批。第二條存檔要求2.1乙方應(yīng)保證存檔文件的完整、安全和保密，確保文件的原始性和可追溯性。2.2乙方應(yīng)按照甲方的要求，對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔，并建立電子索引，便于甲方查詢。2.3乙方應(yīng)確保存檔文件的存放環(huán)境符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，防止文件受損、丟失、泄露等情況發(fā)生。第三條存檔期限3.1乙方應(yīng)根據(jù)甲方的需求和文件性質(zhì)，確定合理的存檔期限。3.2存檔期限屆滿后，乙方應(yīng)按照甲方的要求，對(duì)存檔文件進(jìn)行銷毀或返還甲方。第四條費(fèi)用及支付4.1乙方向甲方提供文件存檔服務(wù)，甲方應(yīng)按照雙方約定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和支付方式，向乙方支付服務(wù)費(fèi)用。4.2雙方應(yīng)簽訂費(fèi)用支付協(xié)議，明確費(fèi)用的計(jì)算方式、支付時(shí)間、支付賬戶等事項(xiàng)。第五條保密條款5.1乙方應(yīng)對(duì)在存檔過程中獲取的甲方商業(yè)秘密和個(gè)人信息予以保密，不得泄露給第三方。5.2乙方應(yīng)對(duì)存檔文件的副本和復(fù)印件進(jìn)行標(biāo)記，確保僅用于存檔目的，不得用于其他用途。第六條違約責(zé)任6.1乙方未按照約定履行存檔義務(wù)，甲方有權(quán)解除本合同，并要求乙方賠償因此造成的損失。6.2甲方未按照約定支付服務(wù)費(fèi)用，乙方有權(quán)解除本合同，并要求甲方支付應(yīng)付費(fèi)用。第七條爭(zhēng)議解決7.1本合同的簽訂、履行、解釋及爭(zhēng)議解決均適用中華人民共和國(guó)法律。7.2雙方在履行本合同過程中發(fā)生的爭(zhēng)議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。第八條其他約定8.1本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。8.2本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為【填寫有效期】。甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________甲方代表（簽名）：__________乙方代表（簽名）：__________簽訂日期：【填寫簽訂日期】一、附件列表：1.甲方全稱、地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人信息2.乙方全稱、地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人信息3.文件存檔方案（包括分類、編號(hào)、歸檔方案）4.費(fèi)用支付協(xié)議5.保密協(xié)議6.存檔文件清單7.存檔文件銷毀或返還證明二、違約行為及認(rèn)定：1.乙方未按照約定履行存檔義務(wù)，如未保證文件完整、安全和保密，或未按照甲方要求分類、編號(hào)、歸檔。2.乙方未按照約定支付服務(wù)費(fèi)用。3.乙方未按照約定保密甲方商業(yè)秘密和個(gè)人信息。4.乙方將存檔文件的副本和復(fù)印件用于其他用途。5.甲方未按照約定支付服務(wù)費(fèi)用。三、法律名詞及解釋：1.保險(xiǎn)公司：指合法經(jīng)營(yíng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的法人或其他組織。2.文件存檔方：指接受甲方委托，負(fù)責(zé)對(duì)甲方文件進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔的法人或其他組織。3.存檔文件：指甲方需存檔的保險(xiǎn)合同、保單、投保單、理賠申請(qǐng)資料、業(yè)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、管理制度、內(nèi)部文件等。4.保密義務(wù)：指乙方對(duì)在存檔過程中獲取的甲方商業(yè)秘密和個(gè)人信息予以保密，不得泄露給第三方。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.文件分類和存檔方案不明確：雙方應(yīng)充分溝通，明確文件分類和存檔方案，并簽訂附件3《文件存檔方案》。2.服務(wù)費(fèi)用支付不及時(shí)：雙方應(yīng)簽訂附件4《費(fèi)用支付協(xié)議》，明確費(fèi)用的計(jì)算方式、支付時(shí)間、支付賬戶等事項(xiàng)。3.存檔文件受損、丟失、泄露：乙方應(yīng)加強(qiáng)存檔文件的管理，確保文件的安全，如發(fā)生損壞或丟失，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.乙方未履行保密義務(wù)：甲方有權(quán)解除合同，并要求乙方賠償因此造成的損失。5.甲方未支付服務(wù)費(fèi)用：乙方有權(quán)解除合同，并要求甲方支付應(yīng)付費(fèi)用。五、所有應(yīng)用場(chǎng)景：1.保險(xiǎn)公司需要對(duì)大量文件進(jìn)行規(guī)范存檔，便于管