3.6郵件合并電子課件

郵件合并主講人：****郵件合并2準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源1建立主文檔3將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中郵件合并Word2016提供了強(qiáng)大的郵件合并功能。郵件合并是一種可以實(shí)現(xiàn)批量處理的功能，用戶可以使用這個(gè)功能批量制作錄取通知書、學(xué)生成績(jī)單、各類獲獎(jiǎng)證書及請(qǐng)?zhí)取Ｔ摴δ芫哂袠O強(qiáng)的實(shí)用性和便捷性。使用郵件合并功能需要先建立兩個(gè)文檔：一個(gè)為Word主文檔，它是已經(jīng)設(shè)置好所有格式的文檔，包含文檔中所有不需要變化的內(nèi)容（例如一個(gè)未填寫邀請(qǐng)人的邀請(qǐng)函、未填寫錄取信息的錄取通知書等）；另一個(gè)為包含變化信息（例如邀請(qǐng)人、具體的錄取信息等）的數(shù)據(jù)源Excel文檔。然后，使用郵件合并功能在主文檔中插入變化信息，合成后的文件用戶可以保存為Word文檔。該文檔可以打印出來(lái)，也可以以郵件形式發(fā)出去。建立主文檔主文檔是指郵件合并內(nèi)容的固定不變的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文檔的過(guò)程和平時(shí)新建一個(gè)Word文檔的過(guò)程一樣，而且在進(jìn)行郵件合并之前主文檔就只是一個(gè)普通的文檔。唯一不同的是，創(chuàng)建主文檔時(shí)需要花點(diǎn)心思考慮一下這份文檔要如何寫才能與數(shù)據(jù)源更完美地結(jié)合，以滿足需求（最基本的就是在合適的位置留下數(shù)據(jù)填充的空間）。同樣，創(chuàng)建主文檔時(shí)也需要思考是否需要對(duì)數(shù)據(jù)源的信息進(jìn)行必要的修改，以符合日常的寫作習(xí)慣。準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表，其中包含相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。一般情況下，之所以考慮使用郵件合并功能來(lái)提高效率，正是因?yàn)槲覀円呀?jīng)有了相關(guān)的數(shù)據(jù)源，如Excel表格、Outlook聯(lián)系郵件合并人或Access數(shù)據(jù)庫(kù)。如果沒(méi)有現(xiàn)成的，可以建立一個(gè)數(shù)據(jù)源。需要特別注意的是，在實(shí)際工作中，我們可能會(huì)在Excel表格中加一行標(biāo)題。但用作數(shù)據(jù)源的表則應(yīng)將表格標(biāo)題刪除，得到一張以標(biāo)題行（字段名）開始的Excel表格，原因是我們會(huì)使用相應(yīng)字段名來(lái)引用數(shù)據(jù)表中的記錄。將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中利用郵件合并功能，我們可以將數(shù)據(jù)源合并到主