OTOROLA內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)手冊

MOTOROLA內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)

1.0一般控制要求

2.0收人周期

3.。采購周期

4.0工資周期

5.0制造周期

6.0融資周期

8.0計(jì)算機(jī)系統(tǒng)控制

一、序言

自1979年，摩托羅拉就已正式闡明一項(xiàng)公司完善經(jīng)營和

財(cái)務(wù)控制制度的政策。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)生，以文件的形式

證明哈托羅拉始終不渝地遵守適用的法律和規(guī)定，實(shí)行可靠

的經(jīng)營和財(cái)務(wù)報(bào)告制度，以及保證本公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和記錄的

完整?！澳ν辛_拉內(nèi)部控制制度”及與之相關(guān)的外部環(huán)境的概

概述如下。

此版標(biāo)準(zhǔn)的頒布，旨在保證控制標(biāo)準(zhǔn)符合自上一版以來由于

不斷變化的全球商業(yè)環(huán)境，新制定的法律規(guī)定以及計(jì)算機(jī)技

術(shù)和應(yīng)用的進(jìn)步使之成為必需的控制要求。此版亦加強(qiáng)了手

冊向使用者傳達(dá)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則的有效性。對風(fēng)險(xiǎn)和標(biāo)

準(zhǔn)信息進(jìn)行了修正，以保證在全公司內(nèi)得以適當(dāng)?shù)亟忉尯蛻?yīng)

用。對上一版未包括的業(yè)務(wù)活動(dòng)增設(shè)了標(biāo)準(zhǔn)。對1989版

的重大更改的概要見附錄C。

二、目標(biāo)

正如總裁和財(cái)務(wù)總監(jiān)在引言中所述，良好的內(nèi)部控制是實(shí)現(xiàn)

我們的主要?jiǎng)?chuàng)意和目標(biāo)之根本。例如，要達(dá)到和超過六個(gè)西

格瑪質(zhì)量和不斷地縮短循環(huán)作業(yè)周期，不僅在我們的工廠，

而且在維修中心，銷售中心，行政管理部門以及整個(gè)組織，

都需要良好的程序管理。運(yùn)用本文件所述的控制標(biāo)準(zhǔn)可以有

助于消除瓶頸，冗余和不必要的步驟。內(nèi)部可以防止資源損

失，其中包括固定資產(chǎn)，庫存，專有資訊及現(xiàn)金。內(nèi)部控制

可以有助于確保遵守適用的法律和內(nèi)部規(guī)定。按照內(nèi)部控制

準(zhǔn)則定期進(jìn)行審計(jì)，可以確保一個(gè)控制過程始終是受到控制

的。

此文件的目標(biāo)旨在確保全公司具備基本的和一致的內(nèi)部控

制。摩托羅拉內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)第三版是全公司各職能部門眾多

摩托羅拉同事不懈努力的成果。其中的控制標(biāo)準(zhǔn)，是以達(dá)到

我們內(nèi)部控制制度的基本目標(biāo)的方式撰寫的。這一制度認(rèn)識(shí)

到，必需符合我們的客戶、股東的期望，遵循我們的法律規(guī)

定，例如1977年國外反腐敗法案（見附錄B）和證券交

易委員會(huì)條例。遵循這些控制是義不容辭的。摩托羅拉董事

會(huì)審計(jì)委員會(huì)，公司審計(jì)部，以及我們各事業(yè)總部，集團(tuán)和

分部的財(cái)務(wù)部門將監(jiān)察我們對這些標(biāo)準(zhǔn)的遵守。

三、范圍

這些標(biāo)準(zhǔn)適用于摩托羅拉在全世界各地的事業(yè)總部，集團(tuán)，

分部，單位，子公司及各職能部門；適用于所有業(yè)務(wù)，無論

是設(shè)備或部件制造廠家，維修中心，抑或，如適當(dāng)?shù)脑挘?/p>

資企業(yè)經(jīng)營，均為適用。此標(biāo)準(zhǔn)一般性地反映控制目標(biāo)，并

不試圖描述各組織所需的專門控制技術(shù)。這些內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)

旨在就有關(guān)資源保護(hù)、經(jīng)營和財(cái)務(wù)信息的可靠性以及遵守法

律和規(guī)定等事項(xiàng)，提供合理的、而非絕對的保證。合理保證

的概念認(rèn)為，控制的成本不應(yīng)超出可產(chǎn)生的效益。這一概念

還認(rèn)識(shí)到，忠誠不渝，良好的業(yè)務(wù)判斷以及一種良好的控制

文化是必不可少的。

就管理人員選擇控制程序和技術(shù)而言，實(shí)施控制的程度是一

個(gè)合理業(yè)務(wù)判斷問題。如果其中任何控制標(biāo)準(zhǔn)都不切實(shí)際或

不可行，如在小規(guī)模或偏遠(yuǎn)地區(qū)的業(yè)務(wù)經(jīng)營或合資企業(yè)經(jīng)營

營，管理人員必須從下列備擇方案中作出選擇：

?通過加強(qiáng)監(jiān)察和審計(jì)改善現(xiàn)行管理；

?制定替代或補(bǔ)償性控制措施；和/或

?接受薄弱控制所固有的風(fēng)險(xiǎn)。

四.過程

此文件中的控制標(biāo)準(zhǔn)，正如內(nèi)部控制盤所表明，不應(yīng)被視為

“孤立的”。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，工作程序準(zhǔn)則，財(cái)務(wù)和人力資

源政策以及摩托羅拉行為準(zhǔn)則均應(yīng)被視為建立、維護(hù)和改進(jìn)

摩托羅拉內(nèi)部控制制度過程的組成部分。

內(nèi)部控制的過程，如下文所述，必須以我們的六個(gè)西格瑪質(zhì)

量和縮短循環(huán)作業(yè)周期的創(chuàng)意為推動(dòng)力，發(fā)布反映我們授權(quán)

于員工和不斷進(jìn)取的宗旨。所有各級組織必須全力支持。過

程本身應(yīng)包括經(jīng)營分析，制定控制程序和技術(shù)，交流及監(jiān)測。

經(jīng)營分析要求對風(fēng)險(xiǎn)作出評估和確定適當(dāng)?shù)目刂颇繕?biāo)。還必

須對經(jīng)營環(huán)境（例如自動(dòng)化水平，就地授權(quán)和資源）予以考

慮并進(jìn)行成本一效益分析，以確?？刂瞥杀静怀^其效益。

根據(jù)經(jīng)營分析，可以選擇專門的控制技術(shù)或程序。這些技術(shù)

或程序可以包括批準(zhǔn)，授權(quán)，調(diào)整帳目，職責(zé)分工，審查以

及文件記錄。在整個(gè)過程中，必須通過培訓(xùn)，意識(shí)和反饋的

形式達(dá)到廣泛的交流。內(nèi)部控制一俟就緒，應(yīng)受到監(jiān)測和評

價(jià)。這一點(diǎn)可以通行自行審計(jì)，內(nèi)部審計(jì)及外部審計(jì)在一定

程度上的結(jié)合來完成。得到的反饋可以用來進(jìn)一步改進(jìn)內(nèi)部

控制制度。

五、責(zé)任

所有摩托羅拉員工都有責(zé)任遵循內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)。每一事業(yè)總

部，集團(tuán)，分部單位，子公司以及設(shè)施的總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理

或財(cái)務(wù)總監(jiān)都要“身先士卒”，為遵守內(nèi)部控制創(chuàng)造合適的

環(huán)境。他們必須保證本手冊所提出的控制準(zhǔn)則在其組織內(nèi)得

以確立，適當(dāng)?shù)匦纬晌募拓瀼貓?zhí)行。這些標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況,

將由公司審計(jì)部的定期審查以及，如果可能的話，以自行審

計(jì)來監(jiān)督，并將納入各事業(yè)總部和集團(tuán)呈交公司財(cái)務(wù)管理部

門的報(bào)告書。

六、舞弊

舞弊是有意的盜竊、挪用、侵吞摩托羅拉公司的財(cái)產(chǎn)。摩托

羅拉公司的財(cái)產(chǎn)包括，但不限于；現(xiàn)金、產(chǎn)品、原料、設(shè)備、

用具、廢品、殘品、維修服務(wù)、軟件和知識(shí)財(cái)產(chǎn)。公司員工,

客戶，供應(yīng)商等其他人員均可能有舞弊行為。調(diào)查表明，因

舞弊給公司造成的損失已占年收入的0.05%到2%,其

中大多數(shù)事件或舉報(bào)的舞弊行為是業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位所為。舞弊

行為已發(fā)展到被認(rèn)為是一種可乘之機(jī)或可以接受的合理行

為。

在登記和報(bào)告公司帳目中也會(huì)發(fā)生舞弊。財(cái)務(wù)報(bào)告全國監(jiān)察

委員會(huì)對報(bào)告舞弊有如下定義：

財(cái)務(wù)報(bào)告舞弊屬于有意或疏忽行為，無論是否有意或者疏

忽：結(jié)果都是產(chǎn)生有重大誤導(dǎo)的財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)報(bào)告舞弊涉

及許多因素，以許多形式表現(xiàn)出來，可以是蓄意、嚴(yán)重地歪

曲公司記錄，例如盤存標(biāo)簽，或者是虛假的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，例如

虛假的銷售和訂單數(shù)字，可以是濫用會(huì)計(jì)原則。公司任何一

級的員工，上至最高級管理人員，到中層管理人員，下至最

低層員工均有可能牽涉到舞弊事件中?！?/p>

對舞弊的威攝和預(yù)防

摩托羅拉的每一位經(jīng)理都有職責(zé)創(chuàng)造一個(gè)控制體制和環(huán)境，

它能夠防止員工、供應(yīng)商、客戶等其他人員所處的地位不同

時(shí)具備舞弊的方法和機(jī)會(huì)。摩托羅拉的管理當(dāng)局已經(jīng)建立了

一種結(jié)構(gòu)，通過推行內(nèi)部控制，將其作為良好的商業(yè)行為，

防止公司存在舞弊的機(jī)會(huì)。這一結(jié)構(gòu)包括：摩托羅拉行為準(zhǔn)

則，內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)、工作程序準(zhǔn)則，財(cái)務(wù)準(zhǔn)則，電子

資訊安全標(biāo)準(zhǔn)和公司的其它標(biāo)準(zhǔn)和政策。

舞弊的檢查和報(bào)告

摩托羅拉每一位員工都有職責(zé)協(xié)助預(yù)防舞弊的發(fā)生。如果員

工發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生舞弊的情形，應(yīng)向其管理部門報(bào)告。如果員

工懷疑已經(jīng)發(fā)生舞弊行為，必須向當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)總監(jiān)和保安經(jīng)理

報(bào)告。所有實(shí)際發(fā)生的舞弊行為，必須向總公司保安部部長

報(bào)告。

對于懷疑的舞弊行為，員工不應(yīng)試圖進(jìn)行個(gè)人調(diào)查。調(diào)查工

作將由保安部、法律部和審計(jì)部進(jìn)行

舞弊報(bào)告熱線電話

如果員工懷疑有舞弊行為，應(yīng)使用美國電話800-5-E

THICS報(bào)告。

七、修訂

根據(jù)需要，將對內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)加以修訂。修改建議通過摩托

羅拉內(nèi)部控制委員會(huì)提出。所有有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的修訂，均將由公

司總監(jiān)辦公室審查和認(rèn)可。

八、控制標(biāo)準(zhǔn)的例外

在極少數(shù)情況下，從成本的觀點(diǎn)出發(fā)，或?qū)σ?guī)模較小的機(jī)構(gòu)

和偏遠(yuǎn)場所，內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的某些部分可能不切實(shí)際，在這

類情況下，該組織應(yīng)請求準(zhǔn)許遵循不同的控制程序。

要求采用替代控制程序，應(yīng)按照各事業(yè)總部/集團(tuán)的政策予

以審查和批準(zhǔn)。

內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)

導(dǎo)論

本文件中的基本控制目標(biāo)是按業(yè)務(wù)周期的模型分別闡述的，

以便于實(shí)施，參考和后續(xù)評估。業(yè)務(wù)周期的定義是一系列相

關(guān)的事件或過程。通常，一個(gè)周期包含一項(xiàng)業(yè)務(wù)從開始到完

成的全過程。例如，一項(xiàng)業(yè)務(wù)的收入周期包括；接受客戶定

單，裝運(yùn)材料，為客戶開具票據(jù)，保持應(yīng)收帳款記錄，以及

記錄客戶的支付。

每一周期內(nèi)部的控制準(zhǔn)則，旨在符合我們內(nèi)部控制制度的基

本目標(biāo)和外部要求，其中包括公認(rèn)會(huì)計(jì)原則以及適用的法律

和規(guī)定。然而控制標(biāo)準(zhǔn)之根本是：

（i）按照管理部門一般或特定的授權(quán)處理業(yè)務(wù)事項(xiàng);

(ii)業(yè)務(wù)事項(xiàng)要予以正當(dāng)?shù)恼f明和準(zhǔn)確及時(shí)的記錄；

(iii)公司的資產(chǎn)和記錄要予以妥善的保護(hù)。

下面的控制矩陣是按照上述標(biāo)準(zhǔn)處理所有業(yè)務(wù)事項(xiàng)的一般

準(zhǔn)則：

控制矩陣

控制矩陣

目標(biāo)

輸入

處理

輸出

授權(quán)

來源是否經(jīng)過授權(quán)？

程序是否被批準(zhǔn)？

是否與所批準(zhǔn)的相符？

記錄

是否準(zhǔn)確和完整？是否及時(shí)？是否有文件證明？

由誰處理？何時(shí)處理？是否遵循程序？是否可恢復(fù)？管理

人員的審查是否充分？

是否準(zhǔn)確和完整？是否有審計(jì)線索？管理人員的審查是否

充分？是否平衡？

保護(hù)/安全

應(yīng)由誰控制？責(zé)是否劃分？

誰可進(jìn)入？職職責(zé)是否劃分？遵循的程序是否完善？

是否有保密性？誰應(yīng)持有？差異是否得以妥善的解決？

驗(yàn)證

來源是否正當(dāng)？

關(guān)于差異的調(diào)查和審查是否充分？

管理人員的審查是否充分？

1.0一般控制要求

下列一般控制目標(biāo)適用于所有業(yè)務(wù)周期，摩托羅拉的所有經(jīng)

營均應(yīng)予以采納。

內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)

1.1所有雇員必須遵守摩托羅拉行為準(zhǔn)則（見本文附錄

A）。高級雇員需定期確認(rèn)對行為準(zhǔn)則的遵守。

1.2所有有關(guān)組織必須奉行摩托羅拉有關(guān)政策和程序指

南。摩托羅拉各經(jīng)營單位內(nèi)部制定的政策和程序最低限度必

須符合公司政策所規(guī)定的控制要求，不得與其沖突。政策和

程序必須予以定期審查和更新。

1.3必須在公司所有的職能領(lǐng)域建立和維護(hù)充分的職責(zé)和

管理責(zé)任劃分。一般而言，保管、處理/經(jīng)營和會(huì)計(jì)等責(zé)任

應(yīng)予以劃分，以便獨(dú)立地審查和評估公司的運(yùn)作。如果充分

的責(zé)任劃分無法實(shí)現(xiàn)，必須建立其他補(bǔ)償性控制，并形成文

件。

1.4任何人不得直接或間接偽造或促使偽造公司的任何帳

冊，記錄和帳目。

1.5所有組織必須制定一項(xiàng)內(nèi)部控制制度，確保公司的資

產(chǎn)和記錄得以妥善的保護(hù)，以防丟失、破壞。被盜，更改或

未經(jīng)授權(quán)的接觸。

1.6公司的記錄必須按照既定和認(rèn)可的記錄保管政策予以

維護(hù)。

1.7所有經(jīng)營單位的成本和費(fèi)用必須保持在預(yù)算控制以下。

必須定期對實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算進(jìn)行比較，所有重大出入均須予

以調(diào)查。

1.8必須就公司信息的敏感性/保密性對雇員進(jìn)行教育，

未經(jīng)授權(quán)雇員不得向公司以外的個(gè)人或“無需知道”的公司

雇員泄露此類信息。處理保密/專有信息亦需具備充分的安

全措施。

1.9所有經(jīng)營單位和設(shè)施必須制定向經(jīng)營管理部門證明和

報(bào)告舞弊，貪污及違反法律和商業(yè)道德行為的程序。任何重

大事件的報(bào)告必須送交公司的法律，審計(jì)和保安部門。

1.1。公司業(yè)務(wù)循環(huán)中的重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)，必須是可追查的,

經(jīng)授權(quán)的，經(jīng)鑒定的，完整的，并必須按照既定和批準(zhǔn)的記

錄保管政策加以保存。

2.0收人周期

收入周期包括如下職能：收取客戶訂單；給客戶確定資信；

裝運(yùn)或交付貨物、設(shè)備或勞務(wù)；開具銷售和租賃業(yè)務(wù)帳單井

予以記錄；維護(hù)和監(jiān)督應(yīng)收帳款；建立有效的收帳程序；記

錄和控制現(xiàn)金收入；以及恰當(dāng)?shù)毓纼r(jià)應(yīng)收款余額。

管理人員選擇控制程序和技術(shù)過程中，實(shí)施控制的程度是一

個(gè)合理的業(yè)務(wù)判斷。決定內(nèi)部控制實(shí)施程度的一般準(zhǔn)則是，

控制成本不應(yīng)超出所產(chǎn)生的效益。

收入循環(huán)包括的具體職能或部門是：

2.1訂單入帳/審核2.5應(yīng)收帳款

2.2資信2.6收帳

2.3裝運(yùn)2.7現(xiàn)金收入

2.4開具帳單

2.1-1訂單必須予以記錄，記錄的依據(jù)只能是客戶的訂

貨訂單或其他證明客戶正式訂貨的證據(jù)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—1,A—2,A.3

2.1.2在接受或裝運(yùn)新客戶訂貨之前必須對其資信加以

審查。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—4

2.1?3客戶要求的貨物或勞務(wù)，如未作專門規(guī)定或與客

戶購貨承諾不符，須經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門批準(zhǔn)之后才可處理。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—5

2.1.4接受訂單的正式確認(rèn)書必須及時(shí)送至客戶，除非

合理的業(yè)務(wù)慣例另有其他規(guī)定。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—6

2.1.5訂單在送交生產(chǎn)及或裝運(yùn)之前，必須有適當(dāng)?shù)淖C

明并全面審核。需經(jīng)審查的項(xiàng)目包括：有關(guān)的合同格式，購

貨訂單條件，裝運(yùn)和支付條件，資信批準(zhǔn)，適用稅賦單據(jù)及

計(jì)算，價(jià)格總金額，產(chǎn)品的適當(dāng)性以及是否遵守聯(lián)邦，州及

地方政府的法律和規(guī)定及出口管制要求。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—1,A—2,A—4,A—7,A—8

2.1.6折扣和折讓如超出事業(yè)總部/集團(tuán)管理人員所規(guī)

定的數(shù)額，需經(jīng)市場營銷部和財(cái)務(wù)管理部門批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—8

2.1.7客戶訂單信息必須嚴(yán)加保護(hù)，未經(jīng)授權(quán)不得接觸。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—9

2.1.8未結(jié)清訂單必須定期予以審查，以查明有無拖欠

訂單。拖欠訂單應(yīng)予以研究和解決。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—10

2.1.9在接受銷售和租賃合同之前，必須制定審查和批

準(zhǔn)政策和程序，并編制成文件。

參照風(fēng)險(xiǎn)A—11

A-1可能在沒有有效的客戶承諾的情況下制造和裝運(yùn)產(chǎn)

品，或履行勞務(wù)。

A—2制造訂單上的產(chǎn)品、數(shù)量、售價(jià)、付款條件、銷售或

運(yùn)送地址可能有誤。

A-3可能根據(jù)無效訂單支付銷售傭金。

A-4產(chǎn)品或勞務(wù)可能售給一未經(jīng)核準(zhǔn)或資信不足的客戶，

結(jié)果導(dǎo)致帳款無法收回。

A—5裝運(yùn)的產(chǎn)品可能與客戶訂單不符，并可能由客戶轉(zhuǎn)為

個(gè)人使用。

A-6在制造和裝運(yùn)之前可能無法查明和更正訂單L的錯(cuò)

誤（如產(chǎn)品、數(shù)量、價(jià)格）

A—7不遵守政府規(guī)定可能導(dǎo)致巨額罰款、處罰及或出口優(yōu)

先權(quán)的喪失。

A-8可能接受、處理了管理部門不能接受的價(jià)格及或條件

的訂單。

A—9銷貨訂單可能丟失、銷毀或更改。保密資訊可能被利

用，給公司造成損失。

A-1。可能無法表明拖欠訂單，結(jié)果導(dǎo)致客戶不滿及或撤

銷訂單。

A—11銷售和租賃合同在定價(jià)、條件、處罰條款或資信風(fēng)

險(xiǎn)方面可能為管理部門所不能接受。

2.2資信

2.2.1摩托羅拉的每個(gè)單位內(nèi)部均須制定正式的書面資

信政策和程序，并已必須由事業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門審

查和批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-1,B.2

2.2.2必須對每一客戶確立資信限額。在適當(dāng)?shù)那闆r下,

“無限”資信額度是可接受的。必須在客戶的資信記錄上記

入資信限額，資信限額必須以對于客戶支付能力的審查為依

據(jù)。應(yīng)使用可靠的外部信息來確定這種限度。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B—2

2.2.3在接受及或裝運(yùn)客戶追加訂貨之前，必須審查經(jīng)

批準(zhǔn)的資信限額和現(xiàn)有應(yīng)收帳款余額。超出資信限額，需先

經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門認(rèn)可。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-2

2.2.4既定的客戶資信限額必須至少按年度審查，以查

明是否充分。在適當(dāng)情況下，資信限額的調(diào)整必須由財(cái)務(wù)管

理部門作出和批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B—2

B—1資信審查方法不一致及或不充分。B—2產(chǎn)品或勞

務(wù)可能售給未經(jīng)核準(zhǔn)的客戶，或售給不能接受的資信風(fēng)險(xiǎn)對

象，結(jié)果導(dǎo)致壞帳。

2.3裝運(yùn)

2.3.1所有從摩托羅拉設(shè)施裝運(yùn)的產(chǎn)品或設(shè)備均需正當(dāng)

的授權(quán)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C一1,C-2,C-3,C-4

2.3.2銷售訂單或裝運(yùn)授權(quán)應(yīng)定期予以登記（至少每月

一次）。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C-3,C-5,C.9

2.3.3所有發(fā)貨必須準(zhǔn)備適當(dāng)準(zhǔn)確的單據(jù)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C-1,C-2

2o3.4所有裝運(yùn)的貨物單據(jù)必須有編號控制。貨運(yùn)證明

必須送交會(huì)計(jì)或開帳單部門。如果序號的完整性不是由計(jì)算

機(jī)控制的，貨運(yùn)單據(jù)必須預(yù)先編號。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C-3,C-7,C-8

2.3.5必須從承運(yùn)人那里獲取貨運(yùn)證明，例如簽字的提

單，以確定產(chǎn)品或設(shè)備的實(shí)際和合法轉(zhuǎn)讓。這類單據(jù)必須始

終反映實(shí)際裝貨日期。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C-3,C-6,C.7

2.3.6待裝運(yùn)的產(chǎn)品的類型和數(shù)量必須至少以抽查的方

式予以核實(shí)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C-2,C-4

2.3.7如良好的業(yè)務(wù)慣例所規(guī)定的。裝運(yùn)部門地點(diǎn)應(yīng)與

生產(chǎn)和驗(yàn)收設(shè)施劃分開。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C—4

2.3.8進(jìn)入裝運(yùn)地區(qū)必須僅限于被授權(quán)的人員。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C—4

2.3.9每一裝運(yùn)場所必須建立同銷售截止程序，該程序

必須經(jīng)經(jīng)營管理部門和有關(guān)財(cái)務(wù)管理部門批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C.7

2.3.10空白裝運(yùn)核準(zhǔn)單，數(shù)控裝運(yùn)票據(jù)以及提單必須

加以保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的接觸和使用。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C—8

2.3.11裝運(yùn)職能部門必須獨(dú)立于開票和應(yīng)收帳款職能

部門。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C-3,C-10

C-1貨物可能發(fā)往錯(cuò)誤的或未經(jīng)核準(zhǔn)的客戶，或發(fā)往錯(cuò)

誤的客戶地點(diǎn)。

c-2裝運(yùn)的產(chǎn)品或數(shù)量可能出現(xiàn)誤差；或者產(chǎn)品的裝運(yùn)可

能提前、拖后、或違反出口管制及或海關(guān)要求。

C—3產(chǎn)品或貨物可能已經(jīng)裝運(yùn)，但未予開票據(jù)或未予記

錄。

c—4客戶的貨物可能被丟失，誤放或盜用。

C-1貨物可能發(fā)往錯(cuò)誤的或未經(jīng)核準(zhǔn)的客戶，或發(fā)往錯(cuò)誤

的客戶地點(diǎn)。

c—2裝運(yùn)的產(chǎn)品或數(shù)量可能出現(xiàn)誤差；或者產(chǎn)品的裝運(yùn)可

能提前、拖后、或違反出口管制及或海關(guān)要求。

C—3產(chǎn)品或貨物可能已經(jīng)裝運(yùn)，但未予開票據(jù)或未予記

錄。

C—4客戶的貨物可能被丟失，誤放或盜用。

C-5經(jīng)核準(zhǔn)裝運(yùn)的產(chǎn)品可能未裝運(yùn)。

C-6摩托羅拉可能無法向承運(yùn)人追償其丟失的產(chǎn)品。

C-7由于完整的和準(zhǔn)確的信息可能來送到會(huì)計(jì)或開票部

門，收入和與之相關(guān)銷售成本可能記入錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)期間。

C-8關(guān)于已裝運(yùn)的產(chǎn)品無法進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。未開票及或被

盜用的發(fā)貨可能無法查明。

c-9可能無法及時(shí)查明和解決拖欠或丟失的銷貨訂單。

C-10可能發(fā)生有意制造差錯(cuò)或資產(chǎn)私吞問題。

2.4開票據(jù)

2.4.1銷售業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)責(zé)任屬于財(cái)務(wù)部門的職責(zé)，不得

授于任何其他職能部門。如果發(fā)票是由計(jì)算機(jī)制作的，財(cái)務(wù)

部門必須確保發(fā)票制作的全面控制。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-l,D-2,D-3

2.4.2開票職能部門必須獨(dú)立于裝運(yùn)和應(yīng)收帳款職能部

門。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-3

2.4.3開票業(yè)務(wù)必須依據(jù)發(fā)貨和訂單/審核單據(jù)及時(shí)處

理。如果序號的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的，所有發(fā)票必須

預(yù)先編號。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-1,D-2,D—4,D-5

2.4.4必須建立程序以確保所有裝運(yùn)的貨物均已開出帳

單，例外事項(xiàng)得以及時(shí)解決。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-2,D—3,D—4

2.4.5必須具備充分的審查或計(jì)算機(jī)審核，以確保發(fā)票

記錄準(zhǔn)確，收入記入有關(guān)會(huì)計(jì)期間。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-1,D-2,D—4

2.4.6帳單中的項(xiàng)目可絕對不允許錯(cuò)列。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-4,D-6,D.9

2.4.7必須按照地方法律在帳單中列明銷售稅或增值稅。

如果不開稅票，需有客戶免稅資格證明。必須取得該證明并

予以存檔。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-7

2.4.8所有“免費(fèi)”發(fā)票，或?yàn)榉悄ν辛_拉單位提供貨

運(yùn)或勞務(wù)的其他“兔費(fèi)”票據(jù)，必須具有財(cái)務(wù)管理部門以及,

如果適當(dāng)?shù)脑挘袌鰻I銷管理部門的書面批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D—8

2.4.9所有為非摩托羅拉單位提供貨運(yùn)或勞務(wù)開出的“備

忘帳單”等文件必須有財(cái)務(wù)部門的書面批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-I,D.3

2.4.10發(fā)票開具完畢必須直接送交客戶，不得返回資

信/收帳部門修改。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D—10

2.4.11必須建立合適的截止程序，以確保收入入帳的

正確。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D—4

2.4.12所有向客戶發(fā)送的貸記憑單，必須在發(fā)出之前

附有單據(jù)證明，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-3,D-11

2。4,13貸記憑單必須按序號控制并定期予以登記。如

果序號的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的，貸記憑單必須預(yù)先編

號。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D—4,D-12

2.4.14空白發(fā)票和貸記憑單必須予以安全保護(hù)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-13

2.4.15所有租賃，工時(shí)和材料，勞務(wù)以及進(jìn)度收款帳

單必須按照有關(guān)的合同或協(xié)議及時(shí)予以處理。必須按照公認(rèn)

會(huì)計(jì)原則對取得的收入予以確認(rèn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-4,D-5

2.4.16“收帳通知單”或“見下”發(fā)票（沒有直接從

工廠給客戶開票，而是分別開具發(fā)票）必須按照事業(yè)總部/

集團(tuán)的政策予以處理。這類發(fā)票需有財(cái)務(wù)管理部門的事先書

面批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-9,D-14,D-16

2.4.17“收帳通知單”或“見下”發(fā)票必須及時(shí)與購

貨合同或協(xié)議以及有關(guān)工廠的發(fā)票核對。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-9,D-15,D-16

D-1銷售業(yè)務(wù)的處理可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，帳單和其他條款可

能有誤。

D-2銷售業(yè)務(wù)可能已經(jīng)發(fā)生，但是未予開出帳單及或未作

記錄。

D—3可能發(fā)生有意差錯(cuò)或資產(chǎn)盜用。其中包括：

產(chǎn)品可能裝運(yùn)，但未開帳單。

b發(fā)運(yùn)貨物可能開出帳單，但未做會(huì)計(jì)記錄。

產(chǎn)品可能開出帳單并予以記錄，但未裝運(yùn)。

D-4收人和銷售成本記錄可能出現(xiàn)錯(cuò)誤及或記錄于錯(cuò)誤

的會(huì)計(jì)期間。

D-5由于帳單開出不及時(shí)，現(xiàn)金流動(dòng)可能無法達(dá)到最大限

度，可能形成無法收回的帳款。

D—6可能違反出口條例要求。公司亦可能由于發(fā)票有誤而

受到外界起訴。

D—7如果檔案中沒有充足的證據(jù)證明免稅資格，摩托羅拉

將負(fù)擔(dān)帳單中未列的銷售稅或增值稅。

D-8“免費(fèi)”業(yè)務(wù)可能無法如實(shí)地記入會(huì)計(jì)帳冊。公司內(nèi)

部往來交易可能無法查明。

D—9摩托羅拉可能幫助客戶繞開客戶的內(nèi)部控制制度。

D—3可能發(fā)生有意差錯(cuò)或資產(chǎn)盜用。其中包括：

a產(chǎn)品可能裝運(yùn)，但未開帳單。

b發(fā)運(yùn)貨物可能開出帳單，但未做會(huì)計(jì)記錄。

C產(chǎn)品可能開出帳單并予以記錄，但未裝運(yùn)。

D—4收入和銷售成本記錄可能出現(xiàn)錯(cuò)誤及或記錄于錯(cuò)誤

的會(huì)計(jì)期間。

D-5由于帳單開出不及時(shí)，現(xiàn)金流動(dòng)可能無法達(dá)到最大限

度，可能形成無法收回的帳款。

D-9摩托羅拉可能幫助客戶繞開客戶的內(nèi)部控制制度。

D-10可能發(fā)生有意更改發(fā)票及或應(yīng)收帳款問題。

D-11貸方業(yè)務(wù)事項(xiàng)可能反映不恰當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)處理或有悻

于良好的業(yè)務(wù)慣例。

D-12未能將所有貸方業(yè)務(wù)事項(xiàng)記入會(huì)記帳冊。

D-14可能發(fā)生未經(jīng)批準(zhǔn)使用單據(jù)問題，結(jié)果造成收入損失

或給摩托羅拉的聲譽(yù)造成不利影響。

D-15帳單錯(cuò)誤可能無法立即查明和解決，導(dǎo)致收入損失。

D-16帳單錯(cuò)誤可能導(dǎo)致客戶不滿。

2.5應(yīng)收帳款

2.5.1負(fù)責(zé)應(yīng)收款帳目的人員不得兼負(fù)帳單處理或匯款

責(zé)任。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E—1

2.5.2應(yīng)收帳款明細(xì)帳必須根據(jù)經(jīng)核對的給客戶的帳單

和匯款為依據(jù)予以記錄。必須制定程序以保證準(zhǔn)確和及時(shí)地

記錄發(fā)出帳單和客戶付款。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-2,E-3,E-6

2.5.3應(yīng)收帳款明細(xì)帳必須按月與總分類帳調(diào)節(jié)。應(yīng)妥

善處理任何差額。該項(xiàng)調(diào)節(jié)應(yīng)經(jīng)上一級會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-4,E-6

2.5.4應(yīng)收款帳齡分析必須由財(cái)務(wù)部門審查，以查清有

無異?；驀?yán)重的拖欠帳款項(xiàng)目。帳齡分析必須準(zhǔn)確無誤，不

得歪曲客戶債務(wù)種類（例如，訂金，預(yù)付款，或未分配的現(xiàn)

金或資信額度）。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-3,E-5

2.5.5必須采用應(yīng)收款帳內(nèi)部管理報(bào)告制度。內(nèi)部報(bào)告

或檔案包括，應(yīng)收款收帳周期，帳齡分析，拖欠帳款清單，

潛在核銷帳項(xiàng)，以及收帳工作是否健全等等。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-3

2.5.6所有對應(yīng)收帳款余額的調(diào)整（例如：貸記通知，

銷售退回，折讓，應(yīng)收款帳的核銷，借記通知）必須根據(jù)有

關(guān)事業(yè)總部/集團(tuán)的政策經(jīng)批準(zhǔn)后予以調(diào)整，并于確定調(diào)整

時(shí)記入當(dāng)期帳目。已確認(rèn)的帳款調(diào)查不得耽擱或推延。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-6,E-7,E-8

2.5.7各事業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)必須制定一套應(yīng)收款

（如果適當(dāng)?shù)脑?，?yīng)包括長期租賃應(yīng)收帳款）估價(jià)準(zhǔn)備政策,

以便反映應(yīng)收款可變現(xiàn)凈值。該政策必須包括壞帳準(zhǔn)備，以

及，如果適當(dāng)?shù)脑?，帳單調(diào)整準(zhǔn)備的計(jì)提規(guī)定。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-5

2.5.8必須至少按季度審查估價(jià)準(zhǔn)備，以查明是否充分

合理，并按照要求作出調(diào)整。參照風(fēng)險(xiǎn)：E-5

2.5.9應(yīng)收帳款明細(xì)帳必須妥善保護(hù)，以防丟失，毀損

或未經(jīng)授權(quán)擅自接觸。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-9,E-10

2.5.10應(yīng)收雇員及其帳齡分析，包括差旅費(fèi)借款，必

須與客戶應(yīng)收帳款明細(xì)帳分開保管，并且必須按月審查和核

對。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-3,E—4,E-6,E-11

E-1可能發(fā)生有意制造差錯(cuò)或資產(chǎn)私吞問題，例如:

銷售發(fā)票開出，但未記錄?，F(xiàn)金一經(jīng)收訖，即被私吞。

b現(xiàn)金收入入錯(cuò)客戶帳戶及或被私吞或挪用。

E-2由于發(fā)票及或現(xiàn)金收入可能未予記錄，記錄錯(cuò)誤或記

錄于錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)期間，明細(xì)分類帳可能不準(zhǔn)確。

E—3收帳工作效率低下，及或因帳齡分析有誤造成怠誤客

戶匯款或核銷拖欠帳款。

E-4總分類帳或明細(xì)分類帳的差錯(cuò)可能無法及時(shí)查明并

更正。

E-5應(yīng)收帳款和長期租賃的估價(jià)準(zhǔn)備計(jì)算可能有誤。應(yīng)收

款凈額和有關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。

E-6財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。E-7所進(jìn)行的調(diào)整

可能不符合良好的業(yè)務(wù)慣例，或可能無法發(fā)現(xiàn)調(diào)整中出現(xiàn)的

差錯(cuò)。

E-8能夠收回的應(yīng)收帳款可能被核銷，及或現(xiàn)金收入可能

被私吞。

E-3收帳工作效率低下，及或因帳齡分析有誤造成怠誤客

戶匯款或核銷拖欠帳款。

E-4總分類帳或明細(xì)分類帳的差錯(cuò)可能無法及時(shí)查明并

更正。

E-5應(yīng)收帳款和長期租賃的估價(jià)準(zhǔn)備計(jì)算可能有誤。應(yīng)收

款凈額和有關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。

E-6財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)報(bào)表可能誤報(bào)。E-9應(yīng)收款帳目記

錄的丟失，毀損或涂改可能導(dǎo)致無法收回應(yīng)收帳款。

E-10未經(jīng)授權(quán)使用客戶應(yīng)收帳款資料可以給摩托羅拉

的競爭地位和聲譽(yù)產(chǎn)生不良影響。

E-11可能無法向被解雇雇員收回其欠款。

2.6收帳

2.6.1各摩托羅拉單位必須制定正式的書面收帳程序并

付諸實(shí)施。這些程序必須由事業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門審

查和批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：F-1

2.6.2收帳部門必須定期審查應(yīng)收帳款（借方及貸方）

余額，并對所有超過銷售條款規(guī)定期限的帳款開展收帳工

作。收帳工作應(yīng)形成文件記錄，妥善地存入客戶資信檔案。

參照風(fēng)險(xiǎn)：F-2,F-3

2.6.3對客戶來信（對帳單/裝運(yùn)貨物的投訴，勞務(wù)問

題等等）必須予以及時(shí)的調(diào)查和解決。參照風(fēng)險(xiǎn)：F-3,

F4

2.6.4沖銷客戶應(yīng)收帳款應(yīng)按照各事業(yè)總部/集團(tuán)和融

資部門的政策備有充分的文件證明并經(jīng)過批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：F-3,F-4

F-1實(shí)施的收帳政策和程序可能不健全或不一致，結(jié)果

可能導(dǎo)致收帳工作不恰當(dāng)、無效率。

F-2由于不健全的收帳工作，拖欠帳款可能不得不核銷。

F-3可能無法及時(shí)查明和糾正現(xiàn)金收入的挪用或盜用。

F-3可能無法及時(shí)查明和糾正現(xiàn)金收入的挪用或盜用。

F—4客戶的不滿可能導(dǎo)致喪失客戶。

2.7現(xiàn)金收人

2.7.1所有現(xiàn)金收入，一經(jīng)收訖，必須立刻嚴(yán)格背書（劃

劃線）和妥善保管。

參照風(fēng)險(xiǎn)：G.1

2.7.2現(xiàn)金收入必須每日登記日記帳并存入銀行，或按

良好業(yè)務(wù)慣例規(guī)定辦理。現(xiàn)金收入日記帳必須與銀行報(bào)表核

對，并按月記入總帳。

參照風(fēng)險(xiǎn)：G—2,G—3

2.7.3如良好業(yè)務(wù)慣例允許，控制和負(fù)責(zé)支票/現(xiàn)金的

收取和存入銀行的人員，不得兼任以下責(zé)任：

a.記錄應(yīng)收款明細(xì)帳；

b記錄總分類帳；

C.收回拖欠應(yīng)收款；

d.批準(zhǔn)核銷壞帳；

e.批準(zhǔn)貸記通知，折扣，折讓或客戶退貨；

f.準(zhǔn)備帳單文件

參照風(fēng)險(xiǎn)：G—1,G—2

2.7.4應(yīng)鼓勵(lì)客戶將付款直接匯至上鎖信箱（如果可行

的話）或摩托羅拉在銀行開立的存款帳戶。

參照風(fēng)險(xiǎn)：G—1,G—3

2.7.5所有客戶匯款必須立即記入應(yīng)收款明細(xì)帳和具體

的客戶帳目。未確認(rèn)的匯款必須立即調(diào)查和解決。

參照風(fēng)險(xiǎn)：G—2,G—4,G—5,G—6

2.7.6必須制定客戶匯款月截止程序。

參照風(fēng)險(xiǎn)：G—5,G—6

2.7.7必須對客戶的雜項(xiàng)匯款收入制定健全的控制程序。

這些程序必須由有關(guān)財(cái)務(wù)管理部門批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：G—1,G—2

G-1現(xiàn)金收入可能丟失及或被盜用。

G-2丟失的，錯(cuò)記的及或被盜用的現(xiàn)金收入可能無法及時(shí)

查明和糾正。

G-3現(xiàn)金流動(dòng)可能達(dá)不到最大限度。

G-2丟失的，錯(cuò)記的及或被盜用的現(xiàn)金收入可能無法及時(shí)

查明和糾正。

G-3現(xiàn)金流動(dòng)可能達(dá)不到最大限度。

G—4由于客戶應(yīng)收帳款不準(zhǔn)確，收帳工作的效率可能不

佳。

G-5應(yīng)收帳款內(nèi)部管理報(bào)告所列入的應(yīng)收帳款余額及或

應(yīng)收款帳齡分析可能不準(zhǔn)確。

G—6財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)報(bào)表可能錯(cuò)報(bào)。

3.。采購周期

采購周期包括如下職能：保證供應(yīng)來源并確定供應(yīng)商資格；

提出材料、設(shè)備、貨物、用品或勞務(wù)請購單；從經(jīng)批準(zhǔn)的供

應(yīng)商處索取貨源和價(jià)格資料；發(fā)出訂單；檢查驗(yàn)收材料或商

品；計(jì)算應(yīng)付供應(yīng)商的款額；以有控和有效的方式辦理支付。

管理人員選擇控制程序和技術(shù)的過程中，實(shí)施控制的程度是

一個(gè)合理業(yè)務(wù)判斷。決定內(nèi)部控制實(shí)施程度應(yīng)使用一般準(zhǔn)則

是，控制成本不應(yīng)超出所產(chǎn)生的收益。

“采購周期”包括的具體職能或部門是:

3.1選擇和保留供應(yīng)商

3.2購貨

3.3驗(yàn)收

3.4應(yīng)付帳款

3.5付款

3.1選擇和保留供應(yīng)商

內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)

未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn)

3.1.1

必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)政策制定供應(yīng)商選擇和資格確

認(rèn)的程序，并經(jīng)過批準(zhǔn)。事業(yè)總部/集團(tuán)政策必須明確，選

擇供應(yīng)商過程涉及采購、工程設(shè)計(jì)和制造，質(zhì)量保障，財(cái)務(wù)

與銷售等方面。選擇供應(yīng)商不得只由采購部門或采購人員負(fù)

責(zé)。選擇和確認(rèn)供應(yīng)商資格的責(zé)任必須與付款和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)劃

分。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—1,A—2,A—3

A一1

購貨可能：

a.未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)。b.購自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商。

c.由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和收貨。

A-2

可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公開。司內(nèi)部往來

或利益沖突問題。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大

A—3

所購貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?？赡芙邮芰宋唇?jīng)核準(zhǔn)的價(jià)

格或條款。

3.1.2

選擇和確認(rèn)供應(yīng)商資格過程中所使用的所有標(biāo)準(zhǔn)必須形

成文件并妥善保管。選擇/證明資格確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括：

a.到供應(yīng)商現(xiàn)場進(jìn)行觀察；

b.供應(yīng)商的技術(shù)能力；

c.為企業(yè)提供恰當(dāng)服務(wù)的能力，其中包括對需求和變化的

反應(yīng)能力；

d.評價(jià)供應(yīng)商現(xiàn)行的質(zhì)量管理規(guī)劃，其中包括殘次品自動(dòng)

檢查的過程控制，質(zhì)量管理報(bào)告及記錄保管是否完善；

e.按時(shí)交貨記錄;

f.供應(yīng)商潛在的人力及或能力局限性;

g.評價(jià)供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和未來成本預(yù)測/降低的合理

性，其中包括單位數(shù)量假設(shè)；

h.供應(yīng)商對工程協(xié)助的接受能力；

i.供應(yīng)商設(shè)施地點(diǎn)與摩托羅拉的距離；

j.供應(yīng)商在類似情況下與其它客戶進(jìn)行交易的歷史；

k.供應(yīng)商的財(cái)務(wù)穩(wěn)定性。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—1,A—2,A—3,A—4,A—5,A

一6

A—4

記錄可能丟失或毀損。

3.1.3

必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)的政策制定供應(yīng)商名錄/數(shù)據(jù)

庫并經(jīng)過批準(zhǔn)。至少每年要對供應(yīng)商名錄/數(shù)據(jù)庫進(jìn)行審

查、更新并刪除不常用的供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇過程和財(cái)務(wù)驗(yàn)

證一經(jīng)完成，應(yīng)將供應(yīng)商補(bǔ)入供應(yīng)商名錄/數(shù)據(jù)庫。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—1,A—2,A3

A—5

未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而有損于摩托羅

拉及其供應(yīng)商。

3.1.4

如果根據(jù)取得貨源政策決定使用獨(dú)家或單一供應(yīng)渠道提

供一種產(chǎn)品或商品，必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)的政策編制書

面文件，說明其原因，該文件需經(jīng)批準(zhǔn)并妥善保存。如果某

供應(yīng)渠道的中斷可能對一項(xiàng)業(yè)務(wù)或摩托羅拉產(chǎn)生重大的消

極影響，必須制定業(yè)務(wù)中斷準(zhǔn)備計(jì)劃，編制成文并經(jīng)過批準(zhǔn),

以保證在緊急情況時(shí)有充足的材料供應(yīng)。業(yè)務(wù)中斷準(zhǔn)備計(jì)劃

應(yīng)包括材料和安裝。獨(dú)家供應(yīng)指某種材料/產(chǎn)品只能從唯一

的一家供應(yīng)商那里購進(jìn)。當(dāng)有幾家供應(yīng)商能夠提供產(chǎn)品或材

料但僅使用其中一家時(shí)，則屬于單一供應(yīng)渠道。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—2,A—3,A.6

A—6

可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫存積

壓。

3.1.5

必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)的政策定期監(jiān)測供應(yīng)商以保證

實(shí)際績效與預(yù)期相符?？冃?bào)告可包括：

a.按時(shí)交貨的百分比；

b貨物的準(zhǔn)確性；

C.產(chǎn)品質(zhì)量；

d.與前一年或公式/目標(biāo)成本相比的實(shí)際成本。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—1,A—2,A—3,A—6

3.2購貨

內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)

未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn)

3.2.1

所有購貨責(zé)任必須與付款和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)劃分開。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-1,B-Z

B—1

購貨可能：

a.未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)。

b.購自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商。

C.由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和

收貨

3.2.2

購貨代理人或采購人員與供應(yīng)商之間必須保持相互獨(dú)立。

這種獨(dú)立性可通過定期輪換采購人員，公司合同參與或商品

采購小組來實(shí)現(xiàn)。如果商業(yè)環(huán)境使上述措施不切實(shí)際，必須

具備其它補(bǔ)償性控制措施。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-1,B-2

B-2

可能發(fā)生敏感性付款；違反出口管制，公司內(nèi)部往來或利

益沖突問題。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大。

3.2.3

購買貨物或勞務(wù)應(yīng)按照事業(yè)總部/集團(tuán)政策的規(guī)定填寫

進(jìn)貨訂單/請購單。對于一次性支出，例如培訓(xùn)研討會(huì)，業(yè)

務(wù)公費(fèi)等，進(jìn)貨訂單/請購單有時(shí)不合適或不必要。在無紙

業(yè)務(wù)處理情況下，進(jìn)貨訂單/請購單井不一定是書面文本，

但必須要求有完整的文件，控制授權(quán)和記錄保管。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-1,B-3,B-4,B-10

B-3

接受了應(yīng)該退貨或拒收的項(xiàng)目并支付了款項(xiàng)，包括：

a.未訂購的貨物或勞務(wù)；

b.數(shù)量超出或合同錯(cuò)誤;

C.撤銷訂單或訂單復(fù)本。

3.2.4

采購申請單必須在作出購貨承諾之前由申請部門正式發(fā)

出并經(jīng)過恰當(dāng)批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：b-l,b-2

B-4

記錄可能丟失或毀損。

3.2.5

所有購貨訂單/業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須能夠單獨(dú)確認(rèn)和查

詢，并且必須定期進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。如果序號的完整性不是由

計(jì)算機(jī)控制的，購貨訂單必須預(yù)先編號。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-5,B6

B-5

未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉

及其供應(yīng)商的利益。

3.2.6

所有購貨訂單或輸入屏幕的地點(diǎn)均必須予以保護(hù)，業(yè)務(wù)處

理和批準(zhǔn)過程中的內(nèi)部控制程序必須完善，以防上未經(jīng)授權(quán)

的使用。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-1,B-2,B—4,B-5

B-6

貨物和勞務(wù)可能已接受，但未予報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。負(fù)債

可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯(cuò)報(bào)。

3.2.7

購貨訂單/業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須包括所有正式承諾資料，其中包

括數(shù)量，交貨方法和要求支付條款以及帳戶分配等等。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-2,B-3,B-7,B-8

B-7

所購貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。價(jià)格或條件未經(jīng)批準(zhǔn)便予

以接受。

3.2.8

購貨訂單/業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須指示供應(yīng)商將其帳單直接送交

應(yīng)付帳款部門。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B—衛(wèi)，B-2,B-3,B-5,B-6,B

一9

B-8

可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫存積

壓。

3.2.9

所有超過事業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)和經(jīng)營管理部門規(guī)定和預(yù)

先確定金額的購貨，必須公開投標(biāo)。不進(jìn)行公開招標(biāo)或接受

非最低標(biāo)價(jià)和合同中未列貨物品目，必須在作出承諾之前，

充分說明理由并由管理部門批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-2,B7

B-9

可能發(fā)生重復(fù)付款，支付金額可能有誤，或貨款支付給未

經(jīng)批準(zhǔn)或不存在的供應(yīng)商。

3.2.10

購貨訂單或類似文件必須送至收貨部門以便與進(jìn)貨核對，

還應(yīng)送至應(yīng)付帳款部門，以便與供應(yīng)商帳單核對；

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-1,B-3,B-6,B-9,B-12

B-10

可能無法向外部的法律，稅務(wù)或?qū)徲?jì)部門提供記錄。

3.2.11

由于價(jià)格或數(shù)量的提高，購貨訂單超過采購人員批準(zhǔn)權(quán)

限，對購貨訂單進(jìn)行的修改必須符合事業(yè)總部/集團(tuán)的政策

并經(jīng)過批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-1,B.7

B-11

購貨及或付款金額可能入錯(cuò)，還可能入錯(cuò)帳戶或入錯(cuò)會(huì)計(jì)

期間。

3.2.12

修改或撤銷的購貨訂單必須及時(shí)通知應(yīng)付帳款部門。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-3,B-6,B-11,B-12

B-12

可能對無法收到的貨物或勞務(wù)支付了款項(xiàng)。

3.2.13

必須建立程序確保所有因質(zhì)量低劣，規(guī)格原因要退回供應(yīng)

商的生產(chǎn)材料，資本或費(fèi)經(jīng)過恰當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)并妥善入帳。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B—13

B-13

對次品的處理可能不嚴(yán)格，誤送回倉庫及或出現(xiàn)記錄錯(cuò)

誤。被盜的可能性急劇增加。

3.2.14

摩托羅拉負(fù)有財(cái)務(wù)責(zé)任的合同，諒解備忘錄以及意向書，

必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)政策，經(jīng)管理部門認(rèn)可。此類文件

還應(yīng)經(jīng)過法律部門批準(zhǔn)，曾經(jīng)被批準(zhǔn)使用的，常用格式和文

字的文件除外。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B—1,B—6

3.2.15

應(yīng)根據(jù)供應(yīng)管理目標(biāo)對購貨代理人，采購人員和商品采購

小組進(jìn)行評價(jià)，即降低庫存，提高質(zhì)量，降低成本以及持續(xù)

可靠的提交貨物（即公司總成本）。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-7,B.8

3.3驗(yàn)收

內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)

未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn)

3.3.1

驗(yàn)收部門地點(diǎn)應(yīng)與生產(chǎn)設(shè)施和裝運(yùn)部門分開，除非良好的

業(yè)務(wù)慣例另有規(guī)定。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C一1,C-2

C-1

購貨可能：

a.未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng);

b.購自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商；

C.由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和

收貨

c-2

可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公司內(nèi)部往來或利

益沖突問題。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大。

C-3

應(yīng)該退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項(xiàng)，包括:

a.未訂購的貨物或勞務(wù)；

b.數(shù)量超出或合同錯(cuò)誤;

C.撤銷訂單或訂單復(fù)本。

3.3.2

未經(jīng)授權(quán)任何人不得進(jìn)入驗(yàn)收部門。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C-1,C-2

C-4

記錄可能丟失或毀損。

3.3.3

所有購進(jìn)的材料、貨物和用品必須在每一設(shè)施的指定驗(yàn)收

站驗(yàn)收，除非按照事業(yè)總部/集團(tuán)政策另有安排和批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C-1,C-2,C-4,C-5

C-5

未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉

及其供應(yīng)商利益。

3.3.4

驗(yàn)收站應(yīng)只驗(yàn)收那些有經(jīng)批準(zhǔn)的購貨訂單或類似文件的貨

物。所有其他進(jìn)貨應(yīng)及時(shí)退還供應(yīng)商或調(diào)查其是否正當(dāng)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：c-3,C-4,C-5

C-6

貨物和勞務(wù)可能已被接受，但未予報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。負(fù)

債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯(cuò)報(bào)。

3.3.5

每一指定的驗(yàn)收站必須對驗(yàn)收所有的材料，貨物或用品進(jìn)

行會(huì)計(jì)處理并提供驗(yàn)收憑證。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C-2,C-6,C7

C-7

所購貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，價(jià)格或條件可能未經(jīng)批準(zhǔn)

便予以接受。

3.3.6

如果沒有實(shí)際收到貨物或勞務(wù)和恰當(dāng)?shù)奶嶝涀C明。不得辦

理驗(yàn)收業(yè)務(wù)。參照風(fēng)險(xiǎn)：C-6

C-8

可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫存積壓。

3.3.7

如果沒有行之有效的供應(yīng)商資格審查和績效監(jiān)督程序，必

須采用抽樣檢驗(yàn)方法，對購進(jìn)的貨物加以清點(diǎn)，稱重或測量,

以確定供應(yīng)商發(fā)貨的準(zhǔn)確性。所有數(shù)量偏差必須在驗(yàn)收業(yè)務(wù)

中記錄，并與供應(yīng)商妥善解決。

參照風(fēng)險(xiǎn)：c-2,C-3,C-4,C-7

C-9

采購或付款業(yè)務(wù)可能記錯(cuò)金額，入錯(cuò)帳戶和記錯(cuò)會(huì)計(jì)期間

3.3.8

驗(yàn)收業(yè)務(wù)資料必須保存于驗(yàn)收部門，并及時(shí)送達(dá)購貨和應(yīng)

付帳款部門，以便向供應(yīng)商付款。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C-2,C-6,C-7

3.3.9

如果沒有行之有效的供應(yīng)商資格審查和績效監(jiān)督程序，必

須立即檢驗(yàn)進(jìn)貨以查明質(zhì)量特性，產(chǎn)品規(guī)格及毀損情況。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C-4,C-7

3.3.10

驗(yàn)收業(yè)務(wù)資料必須要妥善保護(hù)，以防被盜，毀損或未經(jīng)授

權(quán)任意使用。驗(yàn)收業(yè)務(wù)文件必須能夠單獨(dú)確認(rèn)和查詢，并且

必須定期進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。

參照風(fēng)險(xiǎn)：c-1,C.8,C-9

3.3.11

購進(jìn)貨物一經(jīng)收到必須予以安全保管。昂貴商品，例如貴

重金屬，必須在驗(yàn)收過程中予以保護(hù)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：C—1

3.3.12

糾正驗(yàn)收業(yè)務(wù)原始文件中的差錯(cuò)須經(jīng)事業(yè)總部/集團(tuán)政策

指定人員的授權(quán)。參照風(fēng)險(xiǎn)：c-1,C-2,C.4,C

-7

3.4應(yīng)付帳款

內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)

未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn)

3.4.1

應(yīng)付帳款職能必須：

a.與購貨和驗(yàn)收業(yè)務(wù)分開；

b.與應(yīng)付帳款部門內(nèi)的總帳入帳業(yè)務(wù)劃分開。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-1,D.2

D—1

購貨可能被盜，丟失，毀損或暫時(shí)挪用。差錯(cuò)和違反規(guī)定

的可能性急劇增加。

3.4.2

在支付之前，必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)的政策，對供應(yīng)商

發(fā)票或相當(dāng)于發(fā)票的單據(jù)，材料或勞務(wù)收入憑證、價(jià)格準(zhǔn)確

性，數(shù)量以及帳戶分配等項(xiàng)目是否完善進(jìn)行審查。缺少任何

上述信息或信息之間有任何偏差，均須在付款前予以解決。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-2,D-4,D-5,D-6,D-7,D

-8

D-2

購貨可能已被收到，但沒有報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。可能未記

負(fù)債，庫存和應(yīng)付帳款可能錯(cuò)報(bào)。

3.4.3

如果采用其它處理方法，例如，貨到付款，使用供應(yīng)商倉

庫方案，或電子數(shù)據(jù)交換，必須具備完善的控制，以確保價(jià)

格和收貨數(shù)量正確。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-1,D-3,D—4,D-5,D—7,D

-8

D-3

貨物或勞務(wù)可能由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購和收貨。

3.4.4

沒有購貨訂單或驗(yàn)收報(bào)告的發(fā)票（如，非生產(chǎn)性勞務(wù)，支

票申請單，一次性購貨等等），必須在付款之前由管理人員

按照事業(yè)總部/集團(tuán)的審批權(quán)限予以批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-2,D-3,D-5,D-7,D.8

D-4

應(yīng)退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項(xiàng)。包括：

a.未訂購的貨物；

b.不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；

Co數(shù)量超出或品目錯(cuò)誤。

3.4.5

超過事業(yè)總部/集團(tuán)政策規(guī)定限度的運(yùn)費(fèi)發(fā)票，必須在支

付之前與裝運(yùn)證明或驗(yàn)收單據(jù)進(jìn)行核對。參照風(fēng)險(xiǎn)：D—4,

D-7,D-8

D-5

生產(chǎn)用材料可能提前或推遲到貨，可能發(fā)生業(yè)務(wù)中斷或庫

存積壓。

3.4.6

所有準(zhǔn)備付款的發(fā)票包括經(jīng)批準(zhǔn)的費(fèi)用報(bào)表和支票申請

單，必須附上充分的證明單據(jù)或者與證明單據(jù)核對。必須對

發(fā)票，支票申請單或費(fèi)用報(bào)表予以審查，然后才能批準(zhǔn)付款。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-5,D-6,D-7,D-8

D—6

貨物或勞務(wù)可能沒有收到或尚未收到，但貨款已付。

3.4.7

凡使用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理應(yīng)付帳款的，系統(tǒng)本身的控制,

必須有效，以發(fā)現(xiàn)和防止重復(fù)付款。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-7

D-7

對供應(yīng)商重復(fù)付款，付款中有錯(cuò)誤，或有舞弊行為。

3.4.8

應(yīng)該使用原始發(fā)票作為付款憑證。如沒有原始發(fā)票，應(yīng)按

照事業(yè)總部/集團(tuán)政策規(guī)定得到恰當(dāng)批準(zhǔn)之后，才可使用發(fā)

票副本。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-5,D-6,D-7

D-8

記錄可能丟失或毀損。

3.4.9過期的，不相符的購貨訂單，驗(yàn)收單據(jù)和發(fā)票，必

須定期予以審查，調(diào)查和解決。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-2,D-4

3.4.10供應(yīng)商報(bào)表必須至少以抽查的方式予以審查，以

查明有無逾期項(xiàng)目，并及時(shí)予以解決。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-2,D—4,D-7,D—9

3.4.11應(yīng)付帳款余額表必須按月累計(jì)，并與總分類帳核

對。任何差額均須及時(shí)解決。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-4,D-6

3.4.12應(yīng)付帳款部門應(yīng)至少按季度檢查借方余額帳目，

并要求對超過90大的未付金額匯款。此種匯款應(yīng)直接交付

出納職能部門。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D—6

3.4.13向供應(yīng)商發(fā)出的借記和貸記憑單必須有文件證明并按

按照管理人員審批權(quán)限經(jīng)過批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-2,D-5,D-6,D-7

3.4.14借記和貸記憑單必須能夠單獨(dú)確認(rèn)和查詢。如果序號

的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的，書面文件必須預(yù)先編號。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-6,D-7

3.4.15在付款之前，應(yīng)付帳款部門必須確定供應(yīng)商已列入經(jīng)

批準(zhǔn)的供應(yīng)商名錄/數(shù)據(jù)庫中。對于未列入數(shù)據(jù)庫的供應(yīng)商

必須按照事業(yè)總部/集團(tuán)政策予以確認(rèn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-4,D-5,D-7

3.4.16零用金業(yè)務(wù)應(yīng)限于小額支出并能夠接受對其合理性的

的審查。應(yīng)定期對冬用金進(jìn)行獨(dú)立確認(rèn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：D-6,D-10

D-2購貨可能已收到，但沒有報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確?？赡芪?/p>

記負(fù)債，庫存和應(yīng)付帳款可能錯(cuò)報(bào)。

D-4應(yīng)退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項(xiàng)。包括：

Ao未訂購的貨物；

b.不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；

c.數(shù)量超出或品目錯(cuò)誤

D-5生產(chǎn)用材料可能提前或推遲到貨，可能發(fā)生業(yè)務(wù)中斷或

庫存積壓。

D-6貨物或勞務(wù)可能沒有收到或尚未收到，但貨款已付。

D-7對供應(yīng)商重復(fù)付款，付款中有錯(cuò)誤，或有舞弊行為。

D-9記錄可能被濫用或更改，從而損害摩托羅拉及其供應(yīng)商

利益。

D-10購貨可能：

Ao未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)；

b.購自未經(jīng)授權(quán)的供應(yīng)商；

c.由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購和驗(yàn)收。

3.5支付

3.5.1支付職能部門必須對各種職責(zé)作如下劃分：

a.填寫付款憑單與支票簽字和已簽字支票的郵寄分開;

b.應(yīng)付帳款業(yè)務(wù)與購貨和驗(yàn)收業(yè)務(wù)分開;

C.支票填寫，印制，簽字和發(fā)送業(yè)務(wù)5供應(yīng)商確認(rèn)啟用分

開，與發(fā)票輸入業(yè)務(wù)分開；

d.確認(rèn)和啟用供應(yīng)商與發(fā)票輸入業(yè)務(wù)和支付準(zhǔn)備及付款分

開。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-1,E-Z,E-3

3.5.2所有付款必須有據(jù)可查，能夠單獨(dú)確認(rèn)并且應(yīng)該

定期進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-1,E-2,ES

3.53支票，電子計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)帳，銀行轉(zhuǎn)帳申請單必須附有

購貨訂單，驗(yàn)收單據(jù)，原始發(fā)票，或者按照事業(yè)總部/集團(tuán)

政策規(guī)定，能夠證明為正當(dāng)支出的憑證。這些文件應(yīng)發(fā)給支

票簽字人，由其進(jìn)行審查，然后再簽發(fā)支票。

參照風(fēng)險(xiǎn)；E-3,E-4,E-5,ES

3.5.4必須在摩托羅拉與供應(yīng)商的議定的條款范圍內(nèi)支

付已批準(zhǔn)的款項(xiàng)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-9

3.5.5如果按照購貨訂單或發(fā)票條款予以付款，應(yīng)計(jì)算

供應(yīng)商給予的所有折扣。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-6,E-10

3.5.6所有大付必須在負(fù)債發(fā)生或付款期間恰當(dāng)準(zhǔn)確地

記入會(huì)計(jì)帳冊。絕不能延誤或推遲費(fèi)用的恰當(dāng)確認(rèn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-4,E-6,F-7,E.10

3.5.7支票付款不得使用現(xiàn)金支票或不記名支票。參照

風(fēng)險(xiǎn)：EI,E4,E-5

3.5.8帶有摩托羅拉或其財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)標(biāo)志的全部空白支票,

必須予以保護(hù)，以防止毀損，或未經(jīng)核準(zhǔn)的使用。必須定期

說明空白支票的填發(fā)，作廢或未用情況。凡有使用簽字印鑒

和數(shù)控等宇儀的，均須妥善保管。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-1,E—4,E5,E-8

3.5.9各務(wù)業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)，必須確定支票，本

票和銀行轉(zhuǎn)帳的有權(quán)鑒字人并由公司融資部經(jīng)理批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E一互，E-2,E-4,F-5,E-8

3.5.10超出事業(yè)總部/集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)提出，公司融資

部經(jīng)理批準(zhǔn)的各業(yè)務(wù)單位支付限額時(shí)，凡屬于手工簽字的支

票和本票，必須要求雙簽字。簽字人中至少有一人是獨(dú)立于

發(fā)票審批責(zé)任者，除非良好的業(yè)務(wù)慣例另有規(guī)定。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-1,E-5,E-8

3.5.11如果沒有檢查和防止重復(fù)支付的系統(tǒng)控制，必

須在付款之后有效地注銷證明單據(jù)，以防止偶然的或有意的

重復(fù)使用。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-1,E-2,E-5

3.5.12已簽字的支票和本票，必須交給不負(fù)責(zé)發(fā)票處

理和應(yīng)付帳款的人員郵寄。參照風(fēng)險(xiǎn)：E-1,E-8

3.5.13破損、作廢和注銷支票必須立即去掉簽字部分。

這類支票必須予以記錄并妥善保存。這些支票可以銷毀。但

是銷毀時(shí)需要有證人，并且由其作書面說明。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-1,E-8

3.5.14支出的單據(jù)或電子數(shù)據(jù)附件必須予以保護(hù)，以

防毀損或遺失，保存方式必須有助于查詢。

參照風(fēng)險(xiǎn)：E-6

E-1可能采用了繞開現(xiàn)行內(nèi)部控制技術(shù)的方法。偷盜和

差錯(cuò)的可能性急劇增加。

E-2可能發(fā)生敏感性支付和公司內(nèi)部往來事項(xiàng)。

E-3貨物或勞務(wù)可能由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購和收貨。

E—4項(xiàng)目或勞務(wù)可能已被收到，但沒有報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)

確?？赡芪从涁?fù)債，庫存可能錯(cuò)報(bào)，可能多付或少付供應(yīng)商

款額。

E—5可能發(fā)生重復(fù)支付，支付金額可能出現(xiàn)誤差，或支付

給未經(jīng)核準(zhǔn)或不存在的供應(yīng)商。

E-6可能錯(cuò)報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表記錄和經(jīng)營報(bào)告。關(guān)鍵決策所依據(jù)

的可能是錯(cuò)誤信息。

E—7購貨或勞務(wù)可能未經(jīng)授權(quán)，入帳金額可能出錯(cuò)，可能

人錯(cuò)會(huì)對期間，及或支付給錯(cuò)誤的人員。

E—8貨物或勞務(wù)可能已入帳，款已支付，但未收到貨物或

勞務(wù)。

E-9供應(yīng)商可能停止與摩托羅拉開展業(yè)務(wù)，經(jīng)營可能受到

不利影響。

E-10現(xiàn)金可能達(dá)不到最佳利用或者可能被盜用。

E-1可能采用了繞開現(xiàn)行內(nèi)部控制技術(shù)的方法。偷盜和差

錯(cuò)的可能性急劇增加。

E-2可能發(fā)生敏感性支付和公司內(nèi)部往來事項(xiàng)。

E—4項(xiàng)目或勞務(wù)可能已被收到，但沒有報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)

確。可能未記負(fù)債，庫存可能錯(cuò)報(bào)，可能多付或少付供應(yīng)商

款額。

E—5可能發(fā)生重復(fù)支付，支付金額可能出現(xiàn)誤差，或支付

給未經(jīng)核準(zhǔn)或不存在的供應(yīng)商。

E-6可能錯(cuò)報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表記錄和經(jīng)營報(bào)告。關(guān)鍵決策所依據(jù)

的可能是錯(cuò)誤信息。

E—8貨物或勞務(wù)可能已入帳，款已支付，但未收到貨物或

勞務(wù)。

4.0工資周期

工資周期包括如下職能：聘用雇員和確定合適的級別和報(bào)

酬；工時(shí)報(bào)告，出勤和有薪缺勤；嚴(yán)格控制和準(zhǔn)確地填寫工

資支票；準(zhǔn)確核算工資成本，扣除，雇員福利及其它調(diào)整，

向雇員發(fā)放支票；以及確保工資和人事資料的保密和實(shí)物安

全。

管理人員選擇控制程序和技巧過程中，實(shí)施控制的程度是合

理業(yè)務(wù)判斷。決定內(nèi)部控制實(shí)施程度應(yīng)使用的一般準(zhǔn)則是：

控制成本不應(yīng)超出所產(chǎn)生的效益。

本節(jié)中的“支票”指向雇員發(fā)放工資時(shí)采用的各種方式（包

括電子轉(zhuǎn)帳，銀行轉(zhuǎn)帳）。

工資周期中的具體程序是:

4.1人事，報(bào)酬和福利

4?2工資編制與安全

4?3工資支付控制

4,4工資發(fā)放

4.1人事，報(bào)酬和福利

4.1.1人力資源管理部門必須制定并堅(jiān)持有關(guān)雇員的聘

用，晉級，調(diào)職和解雇的政策和準(zhǔn)則。人力資源管理部門必

須以具體標(biāo)準(zhǔn)和程序的形式對政策和準(zhǔn)則作出明確的界定。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A-1

4.1.2雇員的主要福利，如利潤分成，退休金，假期及

保險(xiǎn)政策必須經(jīng)摩托羅拉人力資源福利委貝會(huì)審查和批準(zhǔn)。

所有有關(guān)福利的規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)及程序必須由管理部門編寫成文

并經(jīng)過批準(zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—2,A—3,A—4

4.1.3勞動(dòng)報(bào)酬應(yīng)按照正當(dāng)授權(quán)的比率和有關(guān)工資級別

支付。報(bào)酬的增減必須經(jīng)過批準(zhǔn)。報(bào)酬形式還包括傭金、獎(jiǎng)

金和使用公司財(cái)產(chǎn)（其中包括公司車輛），此類額外報(bào)酬必

須經(jīng)過正當(dāng)授權(quán)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A-2,A.4

4.1.4所有報(bào)酬和福利文件必須由人力資源管理部門妥

善和準(zhǔn)確保管。人力資源部門的文件最底限度應(yīng)包括正式簽

署的聘用表，經(jīng)核準(zhǔn)的級別和支付比率。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A4

4.1.5正式程序規(guī)定、嚴(yán)格控制并經(jīng)過批準(zhǔn)的文件必須

妥善保管。凡是對雇員資料進(jìn)行增加，刪減或改動(dòng)必須經(jīng)過

授權(quán)。必須對水久性工資帳目進(jìn)行定期抽查，保證工資資料

與人力資源部的檔案相符。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—2,A—4,A—5,A—6,A—8

4.1.6人力資源部門指定管理人員必須負(fù)責(zé)管理雇員福

利計(jì)劃。必須按照公司政策和規(guī)定的計(jì)劃程序進(jìn)行管理。雇

員的福利必須按照計(jì)劃的條款支付，必須有充分的書面文件

和恰當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A—2,A—3,A—4,A—6

4.1.7向離職雇員支付最后一次工資支票之前，人力資

源部門和雇員所在部門主管必須保證：

a.所有預(yù)借款和費(fèi)用報(bào)表均已結(jié)清;

b.所有公司信用卡（例如、美國運(yùn)通卡，電話卡，航空旅

行卡）均已歸還；

C.所有計(jì)算機(jī)帳戶均已注銷或者已經(jīng)更換密碼；

d.所有公司財(cái)產(chǎn)，專有資訊，雇員工牌及安全通行證或鑰

匙均已退還。

參照風(fēng)險(xiǎn)：A-7,A-10,A-11

4.1.8人力資源部門的職責(zé)，其中包括工資核準(zhǔn)，必須與

工資發(fā)放和入帳職責(zé)分開參照風(fēng)險(xiǎn)：A-9

A-1可能雇用了不符合摩托羅拉雇用標(biāo)準(zhǔn)的人員，結(jié)果導(dǎo)

致員工隊(duì)伍的數(shù)量及或質(zhì)量不佳。

A-2可能因此向雇員支付的金額有誤。

A—3利潤分成，退休金，假期和保險(xiǎn)等福利的計(jì)提可能出

現(xiàn)錯(cuò)誤，以罕錯(cuò)報(bào)負(fù)債。

A—4可能違反法律和政府規(guī)定，結(jié)果導(dǎo)致罰款，處罰，起

訴或者或有負(fù)債。

A-5可能錯(cuò)報(bào)工資和工資稅帳目。

A—6業(yè)務(wù)事項(xiàng)未經(jīng)核準(zhǔn)便予以處理，結(jié)果導(dǎo)致支付不當(dāng)，

或給空頭雇員支付工資。

A—7預(yù)借款可能無法收回。

A—8可能無法發(fā)現(xiàn)和糾正支付差錯(cuò)。

A—9可能外理了未經(jīng)核準(zhǔn)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，但未能發(fā)現(xiàn)，結(jié)果

導(dǎo)致資金盜用或暫時(shí)挪用。

A—1。在雇員解雇之后仍有未經(jīng)核準(zhǔn)的費(fèi)用需要由摩托羅

拉承擔(dān)。

A-11可能發(fā)生不必要的計(jì)算機(jī)費(fèi)用，可能無法完全限制前摩

托羅拉員工取得公司信息。

4.2工資編制與安全

4,2.1必須保存一份全部員工主文件。該檔案必須包括

所有現(xiàn)行的工資支付比率，預(yù)提扣除及稅率等的全部信息。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B—1

4.2.2必須制定保護(hù)主文件資料實(shí)物安全的程序。對主文

件進(jìn)行增加，刪除和修改，必須附有記入雇員人事檔案的，

經(jīng)過恰當(dāng)授權(quán)的文件。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B—2

4.2.3進(jìn)入工資部門和接觸工資文件應(yīng)僅限于經(jīng)授權(quán)人

員。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-2

4.2.4任何雇員離職或調(diào)職以及工資變動(dòng)均須立即通知

工資部門，以便調(diào)整工資記錄。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-3,B-5,B-6

4.2.5不享受免稅的雇員，應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)胤珊土?xí)慣，及

時(shí)提交考勤卡，考勤表，或其他經(jīng)核準(zhǔn)的記錄之后再進(jìn)行工

資處理。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-4,B6,B-7

4.2.6工資必須根據(jù)工資主文件和經(jīng)批準(zhǔn)的工時(shí)報(bào)告編

制。如可行的話，應(yīng)同時(shí)編制工資支票，工資登記簿和雇員

所得記錄。如果由于系統(tǒng)限制無法同時(shí)處理記錄，則必須將

工資所得記錄與工資（支票）登記簿調(diào)節(jié)核對。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-4,B-5,B-6,B-7

4.2.7必須通過充分的審核控制工資資料處理，確保工

資源文件屬實(shí)和輸入正確。同時(shí)必須建立良好的控制程序避

免重復(fù)輸入或輸入未經(jīng)批準(zhǔn)的工資資料。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-5,B-6,B-7,B-8

4.2.8有關(guān)部門經(jīng)理必須對實(shí)際工資成本與預(yù)算成本進(jìn)

行比較，以查明是否合理。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-9

4.2.9必須對工資代扣項(xiàng)目加以控制，以確保金額適當(dāng),

符合政府規(guī)定，及時(shí)向有關(guān)機(jī)構(gòu)匯繳以及及時(shí)與總分類帳核

對。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-7,B-10,B-12

4.2.10所有主要的工資職能以及月底結(jié)帳過程中各部

門的作業(yè)程序必須形成詳細(xì)的書面文件。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-5,B-7,B-11

4.2.11必須按照政策規(guī)定編制雇員工資和代扣項(xiàng)目的

年度匯總表并直接寄給每個(gè)雇員。

參照風(fēng)險(xiǎn)；B-12

4-2-12工資部門處理的特殊給付（例如，搬遷安置費(fèi),

教育費(fèi)，獎(jiǎng)金，專利獎(jiǎng)等等）必須在取得正常核準(zhǔn)，審批和

文件證明之后才可支付，并必須符合適用的稅法規(guī)定。

參照風(fēng)險(xiǎn)：B-6

4-2-13在可行的情況下，工資編制職責(zé)必須與工資核

準(zhǔn)，支票簽字及支票發(fā)放等職責(zé)分開.如分工無法實(shí)現(xiàn)，必

須建立彌補(bǔ)性控制措施。

參照風(fēng)險(xiǎn)；B-13

B-1工資主文件中的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)可能導(dǎo)致工資支付錯(cuò)誤，工

資中的預(yù)扣稅金可能有誤。

B-2工資部門及其記錄保管不當(dāng)可能導(dǎo)致：

a.工資記錄，其中包括工資主文件被破壞或丟失；

b.未經(jīng)授權(quán)查閱及或泄露工資保密信息，

C.對工資主文件的變更未經(jīng)核準(zhǔn)便進(jìn)行處理。這又可能導(dǎo)

致：

1?盜用公司資產(chǎn);

2.錯(cuò)報(bào)退休金等項(xiàng)目的計(jì)提數(shù),

B—3雇員工資的支付可能出現(xiàn)差錯(cuò)，或者沒有工作但支付

了工資，收回向離職人員支付的工資可能需要訴訟。雇員的

代扣項(xiàng)目可能有差錯(cuò)。

B-4對雇員未工作的時(shí)間支付了工資或?qū)σ压ぷ鞯臅r(shí)間

未予支付工資，入錯(cuò)部門的費(fèi)用可能未被發(fā)現(xiàn)。

B—5管理報(bào)告和雇員所得記錄可能不正確。B—6可能發(fā)

生未經(jīng)核準(zhǔn)支付工資，或盜用獎(jiǎng)金的問題。

B-7總分類帳可能輸入錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，可能錯(cuò)報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表。

B-5管理報(bào)告和雇員所得記錄可能不正確。

B-6可能發(fā)生未經(jīng)核準(zhǔn)支付工資，或盜用獎(jiǎng)金的問題。

B-7總分類帳可能輸入錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，可能錯(cuò)報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表。

B-8工資處理可能不完整及或不準(zhǔn)確。工資處理中有意或

無意的差錯(cuò)無法查出。

B-9日常審核中無法發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)（例如，不具備資格或未

經(jīng)核準(zhǔn)的雇員）仍舊