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文檔簡(jiǎn)介
第三章行政管理制度
為實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范化、程序化、制度化,深入加強(qiáng)管理與協(xié)調(diào),明確辦公流程與程序,提高辦公
質(zhì)量與效率,保障和增進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目的的J實(shí)現(xiàn)及各項(xiàng)業(yè)務(wù)日勺持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展,特制定本制度。
各地企業(yè)行政部負(fù)責(zé)本制度的組織實(shí)行和監(jiān)督管理,企業(yè)行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督各地企業(yè)的貫徹及詳
細(xì)條款的修訂與解釋工作。
第一節(jié)資產(chǎn)管理
1、基本規(guī)定
1.1固定資產(chǎn):固定資產(chǎn)是指可供長(zhǎng)期使用,并在使用過程中一直保持其原有實(shí)物形態(tài)的勞動(dòng)資
料和其他物質(zhì)資料,其有效期限較長(zhǎng)(兩年以上)和單項(xiàng)價(jià)值均在2023元以上者。
1.2低值易耗品:指單位價(jià)值在2023元如下或使用年限比較短(兩年以內(nèi))的物品。
2、IT辦公設(shè)備的配置原則
2.1基本原則
以網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公的先進(jìn)理念為出發(fā)點(diǎn),盡量采用多功能一體設(shè)備聯(lián)網(wǎng)使用,減少不必要的單
機(jī)設(shè)備,籌建店rJIT辦公設(shè)備,由企業(yè)集中采購(gòu)。
2.2筆記本電腦
除財(cái)務(wù)部外,企業(yè)編制內(nèi)員工配置個(gè)人筆記本電腦,不配置臺(tái)式電腦;各地企業(yè)可以購(gòu)置兩臺(tái)
公用筆記本電腦;高管按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行;
企業(yè)員工須簽訂服務(wù)協(xié)議書,自簽訂之日起,在企業(yè)工作滿兩年后,所購(gòu)筆記本電腦歸個(gè)人所
有;工作滿五年后,可申請(qǐng)更換新的筆記本電腦;其間如發(fā)生內(nèi)部工作調(diào)動(dòng),本人可攜帶筆記本電
腦至新的工作崗位使用,但所屬單位5年內(nèi)不得再為其配置其他電腦;如員工在兩年協(xié)議期內(nèi)離職
或被解雇,須償還企業(yè)承擔(dān)的筆記本電腦總價(jià)60%費(fèi)用;筆記本電腦日勺保管和維護(hù)由個(gè)人負(fù)責(zé),如
丟失或損壞,責(zé)任及費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān);
購(gòu)置及報(bào)銷原則:企業(yè)編制內(nèi)員工配置個(gè)人筆記本電腦,其主板、硬盤、內(nèi)存和電池等配置應(yīng)
到達(dá)目前主流品牌口勺較高配置水平,必須具有無線上網(wǎng)功能;單價(jià)不超過10000元的,企業(yè)承擔(dān)60%
費(fèi)用,個(gè)人承擔(dān)40%費(fèi)用;單價(jià)超過10000元的,企業(yè)承擔(dān)6000元費(fèi)用,其他費(fèi)用由個(gè)人自行承擔(dān);
企業(yè)企業(yè)不統(tǒng)一采購(gòu),在申請(qǐng)得到同意后,員工自行在上述原則范圍內(nèi),到正規(guī)電子商場(chǎng)采購(gòu)并開
據(jù)發(fā)票;企業(yè)正式員工購(gòu)置的筆記本電腦,在到達(dá)上述配置原則并按規(guī)定提供發(fā)票的條件下,與企
業(yè)人力資源部簽訂協(xié)議書后予以報(bào)銷,波及所有權(quán)等事宜,均以協(xié)議書簽訂之日為準(zhǔn);
未轉(zhuǎn)正的員工,需待轉(zhuǎn)正后再申請(qǐng)報(bào)銷;
各地企業(yè)購(gòu)置H勺公用筆記本電腦,單價(jià)不超過7000元;一臺(tái)培訓(xùn)專用,由人力資源部培訓(xùn)主管
保留;一臺(tái)會(huì)議專用,由行政部行政專人保留;其他部門可臨時(shí)借用,但不得長(zhǎng)期借用或保留;個(gè)
人不得借用。
2.3網(wǎng)絡(luò)及弱電設(shè)備
范圍:、監(jiān)控、報(bào)警、視頻、廣播、線纜等;
須將有關(guān)設(shè)備日勺使用目的、使用規(guī)定、設(shè)備配置清單、預(yù)算價(jià)格以及供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)信息,報(bào)企業(yè)
信息部審核;
信息部對(duì)各部門、各地企業(yè)所呈報(bào)資料進(jìn)行審核,審核通過后,方可進(jìn)行設(shè)備采購(gòu);
有關(guān)設(shè)備到貨后,須經(jīng)企業(yè)或各地企業(yè)信息部驗(yàn)收,驗(yàn)收合格方可支付貨款。
3、申請(qǐng)流程
3.1固定資產(chǎn)
固定資產(chǎn)的I購(gòu)置實(shí)行“預(yù)算審批制”,即所有資產(chǎn)購(gòu)置根據(jù)制定的年度固定資產(chǎn)預(yù)算及預(yù)算審批
進(jìn)行有計(jì)劃地購(gòu)置;
申請(qǐng)部門填報(bào)《固定資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算審批表》,并逐層獲得有效簽批。
3.2低值易耗品
由領(lǐng)用部門填寫《低值易耗品預(yù)算審批表》,并獲得部門負(fù)責(zé)人簽批;
將部門負(fù)責(zé)人簽批的《低值易耗品購(gòu)置預(yù)算審批表》提交至行政部負(fù)責(zé)資產(chǎn)采購(gòu)的人員;
4、購(gòu)置流程
4.1行政部負(fù)責(zé)所有固定資產(chǎn)及低值易耗品的購(gòu)置:
4.2行政部搜集并匯總各部門獲得有效簽批口勺《固定資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算審批表》、《低值易耗品購(gòu)置預(yù)
算審批表》;
4.3將匯總后的《固定資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算審批表》、《低值易耗品購(gòu)置預(yù)算審批表》通過0A逐層上報(bào)
并獲得有效簽批;
4.4價(jià)值在2萬元以內(nèi)(不含)的資產(chǎn)及易耗品,行政部應(yīng)根據(jù)“貨比三家”的原則購(gòu)置;對(duì)于
價(jià)值超過2萬元的資產(chǎn),須嚴(yán)格按照企業(yè)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)購(gòu)置。
5、資產(chǎn)管理
5.1責(zé)任制
總經(jīng)理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)我司固定資產(chǎn)的管理工作;
企業(yè)配置給個(gè)人使用的辦公設(shè)備,實(shí)行使用人負(fù)責(zé)制的管理措施;
行政部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的實(shí)物管理、維修管理及資產(chǎn)日勺保險(xiǎn)工作。
5.2平常管理
1.2確定原則:堅(jiān)持實(shí)事求是,?事一議,簡(jiǎn)要扼要,標(biāo)題清晰、觀點(diǎn)明確、條理清晰、層次分
明、語言措辭精確規(guī)范;
1.3紙張規(guī)定:編輯和打印公文時(shí),統(tǒng)一采用A4型紙;
1.4字體規(guī)定:紅頭公文標(biāo)題使用二號(hào)或三號(hào)宋體,加黑;正文使用四號(hào)宋體,其他公文根據(jù)需
要可作調(diào)整;
1.5排版規(guī)定:紅頭公文標(biāo)題可分一行或多行居中排布,回行時(shí),要做到詞意完整、排列對(duì)稱、
間距恰當(dāng)。
2、公文管理
2.1企業(yè)及各地企業(yè)行政部是公文管理的流轉(zhuǎn)部門,由專人負(fù)責(zé)公文的編號(hào)、存檔、公布和流轉(zhuǎn)
工作;
2.2發(fā)文需經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理簽批,由行政部負(fù)責(zé)公布;
2.3審批紙質(zhì)文獻(xiàn),應(yīng)明確簽訂意見,并簽名、標(biāo)注審批日期:
2.4文獻(xiàn)編號(hào)具有唯一性,格式為:文獻(xiàn)類別+流水號(hào)。電子公文與紙質(zhì)公文均需要按照公文編
號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào),紙質(zhì)公文需交檔案保管員存檔以備后查;
2.5公文編號(hào)原則
編號(hào)采用實(shí)號(hào)(如:1號(hào));
企業(yè):**總字【】號(hào);
各地企業(yè):**(地區(qū)簡(jiǎn)稱)字【】號(hào);
總部各部門:**總(部門簡(jiǎn)稱)字【】號(hào);
各地企業(yè)各部門:**(地區(qū)簡(jiǎn)稱)+(部門簡(jiǎn)稱)字【】號(hào)。
2.6未經(jīng)審批,任何部門和個(gè)人不得私自在OA、RTX和其他文獻(xiàn)平臺(tái)上公布波及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管
理方面的言論;
2.7公文若需要加蓋公章,申請(qǐng)人則必須嚴(yán)格履行公章審批手續(xù);
2.8所有公文(除財(cái)務(wù)憑證外)原則上均通過0A審批、公布,尤其重要的公文需打印并由有關(guān)
簽收人員流轉(zhuǎn)會(huì)簽,由檔案管理員負(fù)責(zé)保管;
2.9紅頭文獻(xiàn)公布須經(jīng)分管系統(tǒng)副總裁審批后下發(fā)。
3、工作總結(jié)和計(jì)劃
3.1企業(yè)各部門及各地企業(yè)均應(yīng)定期向企業(yè)行政部報(bào)送工作計(jì)劃和總結(jié);
六個(gè)月度、年度工作總結(jié)及計(jì)劃按照告知所規(guī)定的時(shí)間、格式和有關(guān)審批規(guī)定報(bào)送,不得私自
更改;
按照規(guī)定格式制作月度、季度工作計(jì)劃及總結(jié),并分別于每月25日前和每季度最終一種月的
25日前報(bào)送,提交季度工作總結(jié)的當(dāng)月可不提交月工作總結(jié);
每周五下班前按照統(tǒng)一格式報(bào)送當(dāng)周的工作簡(jiǎn)報(bào),報(bào)送內(nèi)容僅限本周工作重點(diǎn),提交月度總結(jié)
時(shí)當(dāng)周可不提交周工作簡(jiǎn)報(bào)。
3.2各業(yè)務(wù)系統(tǒng)須將有1關(guān)總結(jié)及計(jì)劃報(bào)送至總部對(duì)應(yīng)各部門;
3.3周、月和季度的工作總結(jié)及計(jì)劃模版由企業(yè)行政部統(tǒng)一設(shè)計(jì)下發(fā);
3.4企業(yè)及各地企業(yè)行政部分別負(fù)責(zé)總部和當(dāng)?shù)馗黝惞ぷ饔?jì)劃及總結(jié)的匯總整頓工作,并發(fā)送給
對(duì)應(yīng)的管理層;
3.5企業(yè)及各地企業(yè)行政部負(fù)責(zé)季度、年度工作計(jì)劃和總結(jié)的印刷、裝訂成冊(cè)、存檔和
發(fā)放工作。
4、公文審批時(shí)限
除波及審批的事項(xiàng),企業(yè)內(nèi)部各類公文的審批時(shí)限不超過72小時(shí),在規(guī)定期限內(nèi),審批人必須
與報(bào)批人、有關(guān)部門和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充足地溝通,以確定采用同意、轉(zhuǎn)發(fā)或者退回等處理方式加以處理。
第三節(jié)檔案管理
1、基本規(guī)定
企業(yè)及各地企業(yè)須對(duì)所有能精確反應(yīng)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)文獻(xiàn)、材料、實(shí)物、聲像、報(bào)表等資
料作歸檔整頓。
2、歸檔范圍
2.1企業(yè)設(shè)置、變更的申請(qǐng)、審批、登記及終止、清算等方面的文獻(xiàn)材料;
2.2企業(yè)各類重要會(huì)議材料、內(nèi)部法規(guī)性、政策性文獻(xiàn)、大事記、年報(bào)、發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)及
計(jì)劃、政府機(jī)關(guān)公布的其他重要文獻(xiàn);
2.3年度計(jì)劃、記錄報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及闡明、月報(bào)表和季度報(bào)表;
2.4勞感人事、工資、法律、外聯(lián)事務(wù)管理(含禮品接受、領(lǐng)用登記)等方面的文獻(xiàn)材料;
2.5各類協(xié)議、契約及招投標(biāo)文獻(xiàn)等;
2.6企業(yè)各項(xiàng)有關(guān)經(jīng)營(yíng)管理方面的文獻(xiàn)材料;
2.7其他具有保留價(jià)值的文獻(xiàn)材料,包括決策、決定、條例、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)及
各類會(huì)議紀(jì)要等;
2.8反應(yīng)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)及發(fā)展軌跡的各類媒體報(bào)道、文字、實(shí)物、圖片、聲像等一切有效記錄資
料;
2.9各地企業(yè)定期移交的其他業(yè)務(wù)檔案。
不平常管理
3.1企業(yè)行政部為檔案管理指導(dǎo)部門。
檔案管理員;企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人指定專人(可兼職)為檔案管理員。
3.2檔案管理員須對(duì)具有保留、運(yùn)用價(jià)值的文獻(xiàn)資料立卷、分類、歸檔,并保證資料的全面性和
完整性;
3.3原則上運(yùn)用電子信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理,提高檔案管理安全性及管理效率;
3.4所有檔案的借閱均須按規(guī)定履行借閱手續(xù),未經(jīng)容許,任何人不得復(fù)制、外傳,使用完畢后
及時(shí)、完整償還;
3.5為巡免文獻(xiàn)檔案的長(zhǎng)期積壓,每季度定期清理過期、失效的紙質(zhì)文獻(xiàn),超過三年時(shí)效日勺即可
確認(rèn)、同意后銷毀。
3.6所有電子文獻(xiàn)資料均須采用定期刻錄光盤日勺方式進(jìn)行存儲(chǔ)。
第四節(jié)印章管理
1、基本規(guī)定
范圍:企業(yè)有效印章為企業(yè)公章、法人代表手章、財(cái)務(wù)專用章。
2、印章的使用
2.1所有人員須嚴(yán)格遵守用印審批流程;
2.2使用人須填寫《用印申請(qǐng)單》,并詳細(xì)注明各項(xiàng)內(nèi)容,逐層獲得所在部門負(fù)責(zé)人、分管副總
經(jīng)理、企業(yè)總經(jīng)理的同意;不符合上述規(guī)定的用印申請(qǐng),印章保管人有權(quán)不予加印;
2.3加蓋印鑒后,除各類歸口存檔的協(xié)議、文獻(xiàn)外,其他證明、信箋等,行政部要復(fù)印、建檔保
留;
2.4未經(jīng)容許,不得將企業(yè)公章帶到辦公區(qū)域以外使用;如因特殊狀況需要攜外使用,則必須經(jīng)
由總經(jīng)理書面同意,并由行政部專人隨行予以加印,其他人員不得動(dòng)用印鑒:如為行政部需攜帶外
出使用,必須兩人以上隨行。
3、印章的J保管
3.1印章管理實(shí)行專人保管制;
3.2總經(jīng)理為企業(yè)印章保管的第一負(fù)責(zé)人,可分別指定專人保管并立案;
3.3企業(yè)公章由主管行政工作的副總經(jīng)理保管,財(cái)務(wù)專用章和法人代表手章則由財(cái)務(wù)部指定專人
保管,不得私自更換保管人;
3.4印章保管人應(yīng)配置專屬保險(xiǎn)柜進(jìn)行保管;
3.5如印章保管人因出差、休假等原因不在崗時(shí),應(yīng)在出差或休假申請(qǐng)中注明臨時(shí)印章保管人,
一同經(jīng)0A報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批,并在得到同意后進(jìn)行臨時(shí)印章交接,做好書面記錄;此間發(fā)生的任何
印章方面的問題,由臨時(shí)印章保管人負(fù)責(zé):
3.6印章保管人對(duì)印章的安全負(fù)有直接責(zé)任;發(fā)現(xiàn)印章丟失或被盜后,保管人應(yīng)立即匯報(bào)企業(yè)主
管領(lǐng)導(dǎo),并按規(guī)定到政府主管部門申請(qǐng)作廢。
4、印章的收繳、報(bào)廢
4.1印章破損、遺失或因機(jī)構(gòu)變更、撤銷等原因不能繼續(xù)使用時(shí),應(yīng)及時(shí)履行收繳或報(bào)廢手續(xù);
4.2按規(guī)定收繳或報(bào)廢的印章應(yīng)在企業(yè)行政部的監(jiān)督下,由統(tǒng)一收繳、保管或報(bào)廢,并做好記錄。
第五節(jié)名片管理
1、基本規(guī)定
1.1名片格式由企業(yè)企劃部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)制作,經(jīng)同意后統(tǒng)一公布:
1.2行政部負(fù)責(zé)名片申請(qǐng)H勺審核與印制工作,保證符合企業(yè)統(tǒng)一規(guī)定。
2、申請(qǐng)與印制
2.1申請(qǐng)
行政職位副經(jīng)理級(jí)(含)以上人員口勺名片,由行政部直接印制;
行政職務(wù)副經(jīng)理級(jí)(不含)如下人員因工作需要,填寫《名片申請(qǐng)單》,獲得本部門經(jīng)理的同意,
然后交由行政部印制。
2.2印制
行政部將企業(yè)名片印刷的詳細(xì)規(guī)定以書面形式(或電子郵件)提供應(yīng)名片印刷商;
名片印刷商須嚴(yán)格根據(jù)我司的)統(tǒng)一版式印刷,保證統(tǒng)一企業(yè)形象;
****第三代標(biāo)識(shí)
各地企業(yè)根據(jù)上附標(biāo)模版對(duì)企業(yè)名稱作對(duì)應(yīng)的修改。
2.3費(fèi)用結(jié)算
所需附件:名片申請(qǐng)人的簽收單(行政職務(wù)副經(jīng)理級(jí)如下人員須同步附獲得簽批的《名片申請(qǐng)
單》);
按照企業(yè)費(fèi)用申請(qǐng)規(guī)定流程申請(qǐng)付款或報(bào)銷。
3、名片使用
3.1保持名片的潔凈整潔,不得亂涂亂畫,嚴(yán)禁隨意毀損名片或?qū)⒚髌渌猛荆?/p>
3.2企業(yè)根據(jù)發(fā)展的需要統(tǒng)一更新名片版式后,嚴(yán)禁在任何場(chǎng)所繼續(xù)使用舊版名片;
3.3對(duì)外交往中掌握名片互換及遞送禮儀,嚴(yán)格按照商務(wù)社交禮節(jié)使用名片;
3.4嚴(yán)禁持名片辦理個(gè)人私事或私自擴(kuò)大使用范圍,以免損害企業(yè)形象。
第六節(jié)辦公用品管理
1、基本規(guī)定
1.1范圍
一般辦公用品:平常使用的筆、膠水、紙張、計(jì)算器等平常辦公用品;
辦公用品:帶有企業(yè)統(tǒng)一VI標(biāo)識(shí)的辦公用品,例如紙杯、筆、筆記本、記事貼、信封、紙袋和
封口貼等。
2、負(fù)責(zé)部門
2.1行政部負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、保管及發(fā)放工作;
2.2未經(jīng)容許,其他任何部門或個(gè)人不得私自購(gòu)置。
3、審請(qǐng)及購(gòu)置
3.1一般辦公用品
各部門須于當(dāng)?shù)匾?guī)定的日期前將《辦公用品、耗材購(gòu)置/申請(qǐng)表》提交至行政部;
行政助理匯總各部門的《辦公用品、耗材購(gòu)置/申請(qǐng)表》,并通過OA逐層審批,最終獲得總經(jīng)
理的同意;
根據(jù)獲批的《辦公用品、耗材購(gòu)置/申請(qǐng)表》和實(shí)際庫存狀況,及時(shí)申請(qǐng)采購(gòu),以保證各部門
的正常使用。
3.2VI辦公用品
各地企業(yè)必須嚴(yán)格使用VI用品,包括提供免費(fèi)飲水、客用紙杯等;
企業(yè)行政部負(fù)責(zé)將所有VI辦公用品的制作原則、質(zhì)量規(guī)定和價(jià)格等信息明確告知各地企業(yè)行政
部;
各地企業(yè)行政部須提前做好用量估算,并及時(shí)預(yù)訂,以防止因庫存局限性而臨時(shí)訂購(gòu)非規(guī)范H勺
V)辦公用品。
4、管理
4.1按需購(gòu)置、適量庫存、定期盤點(diǎn)和發(fā)放;
4.2辦公用品的采購(gòu)及發(fā)放須分別辦理入庫、領(lǐng)用手續(xù),并做好定期盤點(diǎn)工作;
4.3嚴(yán)格辦公用品的報(bào)廢工作,須在報(bào)廢處理冊(cè)上詳細(xì)注明辦公用品名稱、單價(jià)、數(shù)量及報(bào)廢處
理的其他有關(guān)事項(xiàng);
4.4用人部門須提前為新人職工工申領(lǐng)辦公用品,員工調(diào)任或離開該工作崗位時(shí)應(yīng)按規(guī)定將其領(lǐng)
用的物品交還行政部。
第七節(jié)辦公環(huán)境管理
1、目的與范圍
1.1目日勺:為企業(yè)各部門員工提供寬闊、明亮、潔凈、舒適的辦公環(huán)境,以期最大程度提高工作
效率;
1.2范圍:文具、紙張、機(jī)、電腦設(shè)備、飲用水、茶歇飲食及衛(wèi)生間用品等。
2、詳細(xì)規(guī)定
2.1企業(yè)及各地企業(yè)行政部負(fù)責(zé)辦公環(huán)境的管理工作;
2.2員工應(yīng)愛惜辦公用品、設(shè)施設(shè)備及為以便員工生活購(gòu)置II勺部分生活用品,自覺維護(hù)良好的辦
公環(huán)境;
2.3訪客接待
前臺(tái)接待人員負(fù)責(zé)來訪來賓的引導(dǎo)工作,負(fù)責(zé)未來賓引導(dǎo)至等待區(qū);
訪客接待與業(yè)務(wù)洽談須在指定的會(huì)客或辦公區(qū)域進(jìn)行;
除辦公時(shí)間獲準(zhǔn)外,不得將非我司人員帶入辦公區(qū)域;
2.4嚴(yán)禁在辦公區(qū)域宣傳、開展宗教迷信、反動(dòng)等活動(dòng);
2.5手包、衣物等私人物品應(yīng)置于衣帽間內(nèi),不得懸掛或擺放于辦公區(qū)域;
2.6保持辦公桌的潔凈、整潔,下班前將所有物品歸檔寄存,不得隨意放置。
3、工作紀(jì)律
3.1詳見《w員工行為規(guī)范》中的有關(guān)規(guī)定;
3.2行政部定期進(jìn)行辦公環(huán)境檢查,實(shí)行獎(jiǎng)懲,保證良好辦公環(huán)境的保持;
3.3行政部定期協(xié)調(diào)人力資源部,一同對(duì)員工著裝、舉止等工作紀(jì)律內(nèi)容進(jìn)行檢查。
第八節(jié)辦公用車管理
1、基本規(guī)定
企業(yè)及各地企業(yè)原則上只配置一輛辦公用車,由行政部按固定資產(chǎn)購(gòu)置H勺審批流程逐層上報(bào),
由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可購(gòu)置。
2、管理及維修
2.1原則
車型為別克GL82.5GT精英版7座藍(lán)色商務(wù)用車,由企業(yè)集中采購(gòu):
購(gòu)車費(fèi)用不得超過50萬元原則。
2.2平常管理
行政部行使辦公用車FJ管理職責(zé),負(fù)責(zé)平常用車時(shí)管理與審批工作,任何人不得私自公車私用;
駕駛員為所配辦公車輛的直接負(fù)責(zé)人,車輛丟失、發(fā)生事故等導(dǎo)致的重大損失,應(yīng)按照公安機(jī)
關(guān)時(shí)最終裁定,確定責(zé)任方并由其承擔(dān)對(duì)應(yīng)的I貨任;因駕駛員個(gè)人過錯(cuò)導(dǎo)致的損失,由其本人承擔(dān)
所有責(zé)任。
2.3用車管理
行政部負(fù)責(zé)辦公車輛的統(tǒng)一管理與調(diào)動(dòng),是辦公用車日勺監(jiān)督檢查部門,負(fù)責(zé)監(jiān)督辦公用車日勺使
用狀況;
用車人需事先填寫《用車申請(qǐng)單》,經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交行政部審批,行政部經(jīng)理
綜合權(quán)衡工作時(shí)輕、重、緩、急,合理安排派車,未按規(guī)定申請(qǐng)用車者,一律不予派車;
駕駛員接到經(jīng)同意的《用車申請(qǐng)單》后方可出車,并填寫《出車登記表》,按規(guī)定的路線行使,
辦完公事后應(yīng)及時(shí)返回;
企業(yè)用車若離開企業(yè)注冊(cè)所在都市,則必須提前獲得企業(yè)行政部負(fù)責(zé)人的同意。
2.4車輛維修
行政部在當(dāng)?shù)剡x定具有維修資質(zhì)的合法、正規(guī)修理廠作為企業(yè)車輛維護(hù)的外協(xié)合作單位;
企業(yè)車輛必須到當(dāng)?shù)刂付ǖ耐鈪f(xié)合作修理廠維修;
獲得合法有效發(fā)票及書面維修匯報(bào)后,根據(jù)費(fèi)用結(jié)算程序申請(qǐng)付款或報(bào)銷。
3、駕駛員工作規(guī)定
3.1愛惜企業(yè)車輛,定期對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng),發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修,嚴(yán)禁帶故障行車;
3.2準(zhǔn)時(shí)、認(rèn)真參與安全學(xué)習(xí),做到:不出私車、不酒后駕車、遵章守紀(jì)、安全駕駛:
3.3不得將車輛交給任何非我司專職駕駛員使用,違反者將嚴(yán)厲懲處,并承擔(dān)由此導(dǎo)致的I一切損
失;
3.4未經(jīng)審批,企業(yè)車輛不得借予我司之外日勺任何人員使用;
3.5車輛必須停放至企業(yè)指定的停車場(chǎng),保證車輛的停放安全;
3.6每日下班后,駕駛員不得私自將車輛開回家。
4、費(fèi)用控制
4.1耗品管理
行政部負(fù)責(zé)加油卡及車輛用品的統(tǒng)一購(gòu)置與管理工作;
設(shè)置車輛專用臺(tái)賬,每次加油后,駕駛員本人須在《車輛加油登記表》_L簽字確認(rèn)。
4.2費(fèi)用管理
辦公用車總費(fèi)用實(shí)行年度預(yù)算控制制度,車輛行駛、維護(hù)費(fèi)用為:5萬元/車/年,費(fèi)
用超預(yù)算后,車輛停駛;
各地企業(yè)辦公用車費(fèi)用若確有特殊原因即將超標(biāo),需提前向上級(jí)部門申請(qǐng)并闡明超標(biāo)原因,得
到同意后方可繼續(xù)使用;未獲同意,車輛停駛。
4.3車輛更換
辦公用車行使里程超過15萬公里,原則上可以申請(qǐng)更換;
原車處理及新車購(gòu)置均須嚴(yán)格按規(guī)定報(bào)同意;
4.4辦公用車費(fèi)用為審計(jì)內(nèi)容,違反規(guī)定者,將按照企業(yè)制度嚴(yán)厲處理。
第九節(jié)值班管理
1、基本規(guī)定
1.1值班日期
節(jié)假日及其他需要值班的時(shí)間;
上述值班時(shí)間必須按照統(tǒng)一規(guī)定安排對(duì)應(yīng)人員值班。
1.2值班補(bǔ)助
企業(yè)應(yīng)按規(guī)定原則向值班人員提供值班補(bǔ)助(高管除外)和值班餐費(fèi),或安排調(diào)休。
2、值班安排
2.1責(zé)任部門
企業(yè)全體人員均有值班的責(zé)任與義務(wù):
行政部負(fù)責(zé)節(jié)假口值班的I排班工作,各部門必須服從統(tǒng)一安排;
各地企業(yè)根據(jù)規(guī)定并結(jié)合我司實(shí)際狀況制定值班表,并報(bào)企業(yè)行政部備查。
2.2有關(guān)規(guī)定
各地企業(yè)必須有一名行政職務(wù)為副總經(jīng)理以上(含)領(lǐng)導(dǎo)為總值班;
節(jié)假后來的第一種工作日,各地企業(yè)要對(duì)整個(gè)值班狀況進(jìn)行匯總,并報(bào)企業(yè)行政部。
3、值班規(guī)定
3.1值班人員按企業(yè)規(guī)定口勺時(shí)間在指定的區(qū)域執(zhí)行任務(wù),不得中途脫崗或隨意外出;
3.2值班人員在值班期間必須保持通訊工具H勺暢通,按規(guī)定做好值班記錄和交接;
3.3值班人員遇緊急事件或非職權(quán)范圍可以處理的問題,應(yīng)立即請(qǐng)示上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)并向總值班匯
報(bào);
3.4因病或其他原因不能到崗值班期J,需提前報(bào)行政部,由行政部負(fù)責(zé)作出對(duì)應(yīng)的調(diào)整。
4、商場(chǎng)總值班安排
4.1各地企業(yè)應(yīng)安排每日商場(chǎng)總值班經(jīng)理;
4.2總值班經(jīng)理原則上為行政級(jí)別部門副經(jīng)理以上(含)人員,各地企業(yè)可根據(jù)實(shí)際作對(duì)應(yīng)調(diào)整;
4.3總值班經(jīng)理排班由行政部負(fù)責(zé);
4.4總值班經(jīng)理必須做好值班記錄及交接工作;
4.5值班記錄可以在OA上公布,也可以使用紙質(zhì)的值班記錄本,各地企業(yè)總經(jīng)理必須對(duì)每日的
總值班記錄進(jìn)行批閱。
第十節(jié)會(huì)議管理
1、基本規(guī)定
企業(yè)各部門、各地企業(yè)必須根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理需要,舉行多種會(huì)議。
2、會(huì)議分類
2.1六個(gè)月工作會(huì)
對(duì)六個(gè)月以來日勺各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理工作進(jìn)行總結(jié)與匯總;
企業(yè)的六個(gè)月工作會(huì)原則上于六個(gè)月會(huì)后舉行;
各地企業(yè)的六個(gè)月工作會(huì)須于企業(yè)六個(gè)月會(huì)舉行前完畢,并作詳細(xì)的《會(huì)議紀(jì)要》。
2.2年會(huì)
****年終總結(jié)表揚(yáng)大會(huì)先于年會(huì)舉行;
參會(huì)人員按照企業(yè)年會(huì)告知執(zhí)行,各地企業(yè)對(duì)應(yīng)擇機(jī)召開。
2.3季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)
每年1月(年會(huì)期間)、4月、7月(六個(gè)月會(huì)期間)、10月召開,由企業(yè)行政部負(fù)責(zé)召集,根
據(jù)會(huì)議規(guī)定公布會(huì)議告知并負(fù)責(zé)會(huì)議組織工作。
2.4辦公例會(huì)
企業(yè)總經(jīng)理辦公例會(huì),原則上每?jī)芍芤淮?,由企業(yè)行政部負(fù)責(zé)搜集會(huì)議議題,準(zhǔn)備會(huì)議資料,
并制作、公布會(huì)議紀(jì)要;
企業(yè)前勤、后勤、發(fā)展和財(cái)務(wù)系統(tǒng)月度例會(huì),每月一次,由主管副息經(jīng)理負(fù)責(zé)召集,采用視頻
會(huì)議形式;
企業(yè)、各地企業(yè)、各部門、各班組均要定期(如季度、月度、周、日)召開辦公例會(huì),由有關(guān)
負(fù)責(zé)人召集并主持;
企業(yè)和各地企業(yè)各經(jīng)營(yíng)類部門每周均要召開經(jīng)營(yíng)分析類會(huì)議,由有關(guān)負(fù)責(zé)人召集。
2.5專題工作協(xié)調(diào)會(huì)
會(huì)議由主管部門負(fù)責(zé)人提出,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后召開;
跨部門的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì),由該業(yè)務(wù)系統(tǒng)的分管副總經(jīng)理同意;
跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作協(xié)調(diào)會(huì),由總經(jīng)理同意;
本系統(tǒng)各地企業(yè)的會(huì)議,由企業(yè)分管副總經(jīng)理同意;跨分管系統(tǒng)的會(huì)議,由企業(yè)總經(jīng)理同意。
2.6各地企業(yè)之間的工作協(xié)調(diào)會(huì)
同一系統(tǒng)的會(huì)議由企業(yè)部門總經(jīng)理同意,跨系統(tǒng)的會(huì)議由企業(yè)分管副總經(jīng)理同意。
3、會(huì)議規(guī)定
3.1會(huì)議安排
各類例行會(huì)議必須準(zhǔn)時(shí)召開,不得隨意取消;
非例行會(huì)議需提前告知參會(huì)者,并告知會(huì)議內(nèi)容和估計(jì)時(shí)間;
被委托參會(huì)人員刊登意見,或在會(huì)議文獻(xiàn)上簽訂意見,應(yīng)事先獲得委托人授權(quán),未獲授權(quán)者不
得參會(huì);
須明確會(huì)議主題并確定主持人,重大會(huì)議由行政部負(fù)責(zé)組織。
3.2會(huì)議紀(jì)要
所有會(huì)議均需制作((會(huì)議紀(jì)要)),并及時(shí)發(fā)送給所有與會(huì)人員;
各地企業(yè)的總經(jīng)理辦公會(huì)及周經(jīng)營(yíng)分析會(huì)的《會(huì)議紀(jì)要》須報(bào)企業(yè)行政部。
3.3會(huì)場(chǎng)規(guī)定
與會(huì)者必須嚴(yán)格守時(shí),按規(guī)定統(tǒng)一著裝,將移動(dòng)通信設(shè)備設(shè)置關(guān)閉或振動(dòng)狀態(tài);
尊重他人的發(fā)言,認(rèn)真傾聽和記錄,在得到主持人容許后發(fā)言,不得吵鬧或大聲喧嘩,自覺遵
守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。
3.4行政部負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)一安排及會(huì)議室設(shè)備的管理工作。
第十一節(jié)出差管理
1、《0A出差審批單》
1」所有因公出差的員工均須通過0A提前填寫《OA出差審批單》,并獲得管理層日勺有效同意;
1.2通過0A提交出差審批時(shí),必須將《OA出差審批單》中的內(nèi)容復(fù)制到OA的“有關(guān)闡明”
欄,無需上傳附件,出差報(bào)銷時(shí)打印此審批頁作為報(bào)銷單據(jù);
1.3出差審批信息須同步轉(zhuǎn)發(fā)給當(dāng)?shù)厝肆Y源部負(fù)責(zé)考勤的同事,以便據(jù)此登記考勤記錄;
1.4指定的籌辦店主持工作領(lǐng)導(dǎo),行使籌辦店的審批職責(zé);未指定主持工作領(lǐng)導(dǎo)的籌辦店,由企
業(yè)發(fā)展部總經(jīng)理代為行使總經(jīng)理的審批職責(zé);
1.5《OA出差審批單》獲得有效簽批后,報(bào)當(dāng)?shù)厝肆Y源部立案。
2、差旅管理
2.1各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行出差管理規(guī)定,根據(jù)實(shí)際工作需要和差旅預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行審批;
2.2如同一天赴同一地點(diǎn)出差,必須預(yù)訂同一航班;對(duì)當(dāng)日赴不一樣地點(diǎn)出差的人員,必須預(yù)訂
時(shí)間最靠近的航班,以便接送;
2.3除經(jīng)同意的大型活動(dòng)(如開業(yè)典禮、商務(wù)談判、大型招聘會(huì)等)夕、,每部門必須留有一名員
工在崗值守,不得所有出差;
2.4除會(huì)議、培訓(xùn)和按照工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)實(shí)行分派的出差任務(wù)外,企業(yè)和各地企業(yè)需借調(diào)其他企
業(yè)人員協(xié)助工作的,須承擔(dān)被借調(diào)人員除其工資以外的各項(xiàng)因公費(fèi)用;
2.5非企業(yè)內(nèi)部人員產(chǎn)生的出差費(fèi)用(如聘任專家、培訓(xùn)師、合作方和客戶等),需納入項(xiàng)目預(yù)
算費(fèi)用,不計(jì)為企業(yè)員工的差旅費(fèi);
2.6出差人員應(yīng)穿著企業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的職業(yè)裝(不含旅途及個(gè)人休息時(shí)間);
2.7員工持經(jīng)同意的《OA出差審批單》(OA審批單)到財(cái)務(wù)部預(yù)支差旅費(fèi);
2.8為深入強(qiáng)化總經(jīng)理辦公會(huì)的功能實(shí)效性質(zhì),并加強(qiáng)出差管理,企業(yè)各部門每月底隨月度總結(jié)
同步需提交《****有限企業(yè)各部門出差計(jì)劃表》,行政部進(jìn)行匯總;模板按統(tǒng)一格式填寫,經(jīng)總經(jīng)辦
例會(huì)審核通過后,再進(jìn)行OA審批。出差應(yīng)注意提高效率,控制人員及行程時(shí)間節(jié)點(diǎn)。
3、差旅安排
3.1機(jī)票
行政部負(fù)責(zé)在當(dāng)?shù)貙ふ彝鈪f(xié)票務(wù)企業(yè);
行政部可根據(jù)出差審批,為出差人員預(yù)訂合理時(shí)間段內(nèi)折扣最高的機(jī)票,出差人員也可以自行
預(yù)訂機(jī)票,費(fèi)用均由出差人員自費(fèi),然后申請(qǐng)報(bào)銷;
未按程序獲得有效審批,不得訂購(gòu)全價(jià)票;
未收到獲得有效簽批的《出差審批單》,行政部不得為其預(yù)訂機(jī)票。
3.2酒店
行政部負(fù)責(zé)差旅預(yù)訂的人員在當(dāng)?shù)貙ふ也⒑炗啺踩⑿l(wèi)生、交通、用餐較為便利的酒店,并與
之簽訂優(yōu)惠合作協(xié)議:
在接到獲得OA簽批的《出差審擾表》后,行政部負(fù)責(zé)為出差人員預(yù)訂協(xié)議酒店,并將酒店信
息反饋給出差人;
出差人員自行到酒店前臺(tái)辦理入住及結(jié)算手續(xù)。
4、差旅費(fèi)報(bào)銷
4.1報(bào)銷的費(fèi)用
差旅費(fèi)報(bào)銷內(nèi)容包括:交通費(fèi)(飛機(jī)、火車、輪船、長(zhǎng)途汽車、,機(jī)場(chǎng)大巴、市內(nèi)軌道交通)、
住宿費(fèi)、工作餐費(fèi);
上述內(nèi)容以外口勺費(fèi)用不予在差旅費(fèi)中報(bào)銷。
4.2費(fèi)用承擔(dān)
除借調(diào)協(xié)助工作H勺出差外,其他員工商務(wù)出差(含因公招待費(fèi)用)只能在其任職企業(yè)報(bào)銷。
4.3報(bào)銷原則
住宿、用餐報(bào)銷
出差人級(jí)別火車輪船飛機(jī)
限額
公務(wù)艙、頭等艙
總裁助理軟臥一等艙(國(guó)內(nèi));公務(wù)艙600元/天
(國(guó)際)
高管軟臥二等艙經(jīng)濟(jì)艙600元/夜
行政職務(wù)副總經(jīng)
軟臥二等艙經(jīng)濟(jì)艙400元/天
理(含)以上
其他人員硬臥三等艙經(jīng)濟(jì)艙300元/天
按照其他人員
實(shí)習(xí)生硬臥三等艙經(jīng)濟(jì)艙
80%原則報(bào)銷
各地企業(yè)行政級(jí)別為部門副經(jīng)理(不含)如下口勺員工出差,火車行程在12小時(shí)之內(nèi)的J,原則上
不得乘坐飛機(jī),如特殊需要?jiǎng)t須報(bào)請(qǐng)當(dāng)?shù)仄髽I(yè)總經(jīng)理或企業(yè)分管行政副總經(jīng)理同意;
出差期間未發(fā)生住宿費(fèi)用或出差當(dāng)日來回時(shí),住宿用餐報(bào)銷限額為正常限額MJ四分之一;
在北京、上海、廣州及深圳出差時(shí),每天住宿用餐報(bào)銷限額上浮200元;
高管(不含)如下員工每次出差,如在同一都市住留十天以上,自第十一日起按報(bào)銷限額80%
的原則報(bào)銷;
員工被借調(diào)到異地企業(yè)工作超過一種月,應(yīng)履行工作借調(diào)手續(xù),借調(diào)企業(yè)負(fù)責(zé)為被借
調(diào)員工在當(dāng)?shù)刈庾》课?,租房費(fèi)用在借調(diào)企業(yè)報(bào)銷,被借調(diào)員工不再享有出差原則報(bào)銷;
享有外派補(bǔ)助的員工(含新人職)到異地企業(yè)報(bào)到,企業(yè)提供七天的酒店住宿及用餐費(fèi)(原則
不超過其應(yīng)享有的出差原則),如七天后仍未租到住房,超過原則的住宿及用餐費(fèi)自理;
除定點(diǎn)舉行的培訓(xùn)或會(huì)議外,高管人員到所屬企業(yè)出差,必須入住當(dāng)?shù)仄髽I(yè)所屬酒店一般原則
房,只報(bào)銷住宿費(fèi);如入住其他酒店,財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷;
出差期間,經(jīng)請(qǐng)示同意的招待費(fèi)用單獨(dú)填寫報(bào)銷單,按招待費(fèi)審批程序報(bào)銷;
因特殊狀況差旅費(fèi)超標(biāo),應(yīng)請(qǐng)示并獲得總裁書面特批后,方可報(bào)銷。
4.4報(bào)銷所需單據(jù)及流程
報(bào)銷時(shí),出差人應(yīng)向財(cái)務(wù)部提供電子機(jī)票原件,并注明住宿口期、人員,財(cái)務(wù)人員應(yīng)審核出差
人住宿、飛機(jī)及車船票的日期;
報(bào)銷人應(yīng)如實(shí)填寫報(bào)銷(粘貼)單上的J所有內(nèi)容,同步需附總經(jīng)理審核后的出差報(bào)
告,以提高財(cái)務(wù)部門的審單效率;
報(bào)銷住宿費(fèi),需提供酒店出具的“住宿費(fèi)水單”,假如酒店無法提供,則報(bào)銷人須在發(fā)票背面列
明費(fèi)用明細(xì),并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)部;
報(bào)銷人不得虛增發(fā)票金額、虛構(gòu)發(fā)票內(nèi)容,否則,一經(jīng)查實(shí)將嚴(yán)厲處理;
出差人為兩人以上小J,均應(yīng)在出差報(bào)銷單經(jīng)辦人欄處簽字;
差旅費(fèi)為審計(jì)內(nèi)容,如查出違反規(guī)定的行為,將嚴(yán)格按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定處理。
5、出差用餐
5.1員工到企業(yè)或各地企業(yè)出差時(shí)(參會(huì)除外),只可接受當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的一次接待用餐;
5.2出差員工若在當(dāng)?shù)仄髽I(yè)員工餐廳用餐,則應(yīng)按原則支付餐費(fèi)。
6、出差乘車
6.1企業(yè)和各地企業(yè)均有接送其他企業(yè)赴我司所在地出差人員的義務(wù),無論人員數(shù)量和時(shí)間;
6.2我司出差人員到達(dá)3人(含)時(shí),應(yīng)派遣車輛接送;接送我司出差人員的時(shí)間段為工作日的
8:30-20:30,其他時(shí)間如需接送,應(yīng)經(jīng)分管副總經(jīng)理同意;
6.3在上述規(guī)定接送的時(shí)間外抵達(dá)或出發(fā)、單獨(dú)出差或出差地企業(yè)確實(shí)無法提供車輛接送時(shí),員
工可先后乘坐機(jī)場(chǎng)大巴和市內(nèi)出租車,但不得直接乘坐出租車來回機(jī)場(chǎng)和市內(nèi);
6.4出租車票報(bào)銷,各地企業(yè)逐層報(bào)至企業(yè)總經(jīng)理同意,每月只報(bào)銷一次,于5日前報(bào)銷上月出
租車費(fèi),逾期不予報(bào)銷;
6.5市內(nèi)公出時(shí),假如時(shí)間等條件容許,鼓勵(lì)員工乘坐軌道交通等公共交通工具;
6.6高管人員不報(bào)銷任何出租車費(fèi)。
第十二節(jié)因公招待管理
1、招待分類
1.1內(nèi)部招待
因工作需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部或兄弟企業(yè)來訪人員的招待活動(dòng);
確因工作需要而產(chǎn)生的加班餐費(fèi)。
行政部為加班餐費(fèi)的管理部門,負(fù)責(zé)控制加班餐費(fèi)支出,保證不超預(yù)算;
未經(jīng)行政部經(jīng)理同意,加班餐費(fèi)不予報(bào)銷。
1.2外部招待
所有因公需要招待我司及兄弟企業(yè)以外的人員而產(chǎn)生的費(fèi)用;
所有因公招待活動(dòng)必須事先獲得審批方可安排,通過0A或填寫《業(yè)務(wù)招待審批單》,做出本次
的招待預(yù)算后,報(bào)總經(jīng)理審批,原則上不得超預(yù)算招待;
如遇特殊狀況,無法事先報(bào)批的招待活動(dòng),需事前通過短信請(qǐng)示總經(jīng)理,獲準(zhǔn)后方可安排,
并在一周內(nèi)補(bǔ)簽《業(yè)務(wù)招待審批單》;
對(duì)口的業(yè)務(wù)部門承接因公招待事宜。
2、招待規(guī)定
2.1倡導(dǎo)通過0A系統(tǒng)進(jìn)行因公招待審批,假如狀況緊急、無法上網(wǎng)或書面請(qǐng)示時(shí),也可以使用
短信請(qǐng)示,事后3天內(nèi)補(bǔ)充齊全有關(guān)手續(xù);
2.2因公招待的場(chǎng)所(酒店、餐飲、商場(chǎng)等)原則上應(yīng)安排至行政部簽訂的定點(diǎn)合作單位;
2.3范圍內(nèi)各部門檢查、指導(dǎo)工作時(shí),只容許當(dāng)?shù)仄髽I(yè)招待一次,原則適度;
2.4嚴(yán)格接待制度,違者將視情節(jié)輕重按照有關(guān)規(guī)定予以批評(píng)、降職、降薪、開除處分。
第十三節(jié)公共關(guān)系管理
1、目R勺
建立公共關(guān)系資源,為企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展提供強(qiáng)有力的社會(huì)、公共資源保障。
2、范圍
政府各主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、新聞媒體、投資合作方、客戶、顧客等。
3
溫馨提示
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