行政文件與歸檔管理制度

行政文件與歸檔管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范企業(yè)行政文件與歸檔管理流程，確保文件的安全性、可追溯性和便捷性，提高企業(yè)的工作效率和管理水平。全部員工都必需遵守本制度的規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)流程。2.行政文件管理2.1文件定義行政文件是指企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的各類書面、電子、影像等形式的文件，包含但不限于公文、通知、報告、備忘錄、合同、協(xié)議等。2.2文件要求2.2.1全部行政文件必需明確標(biāo)注文件標(biāo)題、文件編號、發(fā)文日期、作者、簽發(fā)人、頁碼等內(nèi)容。2.2.2行政文件的格式應(yīng)清楚、規(guī)范，包含字體、字號、行距、邊距等，以確保易于閱讀和歸檔。2.2.3行政文件必需使用企業(yè)指定的標(biāo)準(zhǔn)模板，確保統(tǒng)一性和規(guī)范性。2.2.4行政文件應(yīng)當(dāng)使用正式的企業(yè)紙質(zhì)文檔或電子文檔進(jìn)行歸檔。2.3文件流轉(zhuǎn)2.3.1文件的傳遞應(yīng)采用電子方式為主，紙質(zhì)方式為輔。2.3.2文件傳遞時，應(yīng)明確傳遞對象，并在傳遞過程中保證文件的完整性、機(jī)密性和可追溯性。2.3.3文件傳遞應(yīng)記錄在相應(yīng)的傳遞記錄簿中，包含傳遞時間、傳遞人、接收人等信息。2.4文件歸檔2.4.1全部行政文件必需依照企業(yè)的歸檔分類體系進(jìn)行歸檔，確保文件的整理和檢索便利。2.4.2歸檔文件必需經(jīng)過審核確認(rèn)后，才略正式歸檔。2.4.3歸檔文件應(yīng)采用防潮、防火、防盜等措施，確保文件的安全性。2.4.4電子文件歸檔應(yīng)定期進(jìn)行備份，并確保備份的可讀性和可恢復(fù)性。2.5文件保管期限2.5.1依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)要求，明確文件的保管期限。2.5.2文件保管期滿后，應(yīng)依據(jù)規(guī)定進(jìn)行銷毀或轉(zhuǎn)移，不得隨便丟棄或外借。3.歸檔管理3.1歸檔分類體系3.1.1企業(yè)應(yīng)建立完善的歸檔分類體系，包含文件分類、文件編號規(guī)定、檔案架設(shè)布局等。3.1.2歸檔分類體系應(yīng)與企業(yè)業(yè)務(wù)流程相匹配，方便文件整理和檢索。3.2歸檔人員3.2.1企業(yè)應(yīng)設(shè)立特地的歸檔管理崗位，負(fù)責(zé)文件的歸檔、整理和檢索工作。3.2.2歸檔人員必需熟識歸檔分類體系，了解企業(yè)各類文件的特點(diǎn)和緊要性，具備良好的保密意識和責(zé)任心。3.3歸檔流程3.3.1文件歸檔前，應(yīng)依照文件分類體系進(jìn)行整理和裝訂，確保文件的完整性和次序性。3.3.2歸檔人員應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行二次審核，確認(rèn)文件的準(zhǔn)確性和完整性。3.3.3歸檔文件應(yīng)在歸檔記錄簿中登記相關(guān)信息，包含文件名稱、分類號、歸檔日期等。3.4文件檢索3.4.1任何人員需要借閱歸檔文件時，必需填寫借閱申請表，并經(jīng)過批準(zhǔn)后方可借閱。3.4.2借閱的文件必需在借閱登記簿中記錄，包含借閱人、借閱日期、歸還日期等。3.4.3借閱期限不得超出規(guī)定的期限，如有需要延長借閱期限，必需提前申請并經(jīng)過批準(zhǔn)。3.4.4歸還的文件必需檢查完整性并進(jìn)行記錄，及時歸還到指定位置。4.相關(guān)責(zé)任4.1部門負(fù)責(zé)人4.1.1部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保本部門的文件管理工作符合本制度的規(guī)定，并對下屬嚴(yán)格執(zhí)行。4.1.2部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對本部門的文件進(jìn)行檢查，確保文件的規(guī)范性和完整性。4.2歸檔人員4.2.1歸檔人員應(yīng)熟識本制度的內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行文件的歸檔和檢索流程。4.2.2歸檔人員應(yīng)定期對文件進(jìn)行整理、清理和備份，并做好相應(yīng)的記錄。4.3全部員工4.3.1全部員工應(yīng)依照本制度的規(guī)定處理行政文件，確保文件的準(zhǔn)確性和可追溯性。4.3.2全部員工應(yīng)合理使用和保護(hù)歸檔文件，不得私自移動或丟棄文件。5.附則本制度的解釋權(quán)