行政部主管崗位說明書

第第頁行政部主管崗位說明書崗位名稱崗位編號所在部門崗位定員直接上級所轄人員直接下級崗位分析日期職責(zé)概要：行政管理；行政事務(wù)處理；內(nèi)、外部溝通協(xié)調(diào)；后勤、車輛等管理工作；董事會相關(guān)工作等職責(zé)與工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)表述：行政管理工作工作任務(wù)制度建立與完善：根據(jù)公司發(fā)展的實(shí)際情況，制定出合乎公司現(xiàn)狀的規(guī)章制度，知會各部門及人員，收集合理化建議，并在公司發(fā)展中及時(shí)調(diào)整和完善，使制度更加規(guī)范和合理，提高制度的可執(zhí)行性和有效性，切實(shí)可行地提高員工工作主動性和規(guī)范性。部門溝通與人員協(xié)調(diào)：了解近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。準(zhǔn)確理解公司領(lǐng)導(dǎo)意圖、做好上情下達(dá)的工作。與其他部門人員充分溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)，有效地協(xié)助上級推進(jìn)工作。在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，建立服務(wù)意識。職責(zé)二職責(zé)表述：日常行政事務(wù)處理工作任務(wù)做好辦公室的年度、月份計(jì)劃及總結(jié)工作；做好公司年度總結(jié)匯總工作。承辦策劃、組織、執(zhí)行公司舉辦的各種商務(wù)活動（公司年會、員工旅游、項(xiàng)目慶典等）。加強(qiáng)部門人員的培訓(xùn)教育工作。協(xié)同人事、企管等職能部門，做好辦公室人員、炊事員、保衛(wèi)人員、保潔工等日常安全教育和職業(yè)道德教育工作。負(fù)責(zé)公司經(jīng)營性質(zhì)物業(yè)的管理工作，建立出租情況檔案，掌握出租或空置狀況，簽定租賃合同，收取租金和物業(yè)管理費(fèi)。接聽電話接待來訪：要認(rèn)真傾聽來訪者的敘述。如未能及時(shí)有效地解決，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進(jìn)落實(shí)。通訊設(shè)備的規(guī)范管理，電話通信的費(fèi)用控制與管理。幼兒費(fèi)的管理與審核。文件制發(fā)及檔案管理：文件制發(fā)后應(yīng)將文件內(nèi)容傳達(dá)到應(yīng)周知的相關(guān)部門和人員，并督導(dǎo)落實(shí)。文件制發(fā)后，應(yīng)先分類整理再按要求進(jìn)行歸檔。例會組織、通知與紀(jì)要。車輛使用及管理：提高汽車使用率，合理使用，降低能耗；車輛年審、保險(xiǎn)購買等。負(fù)責(zé)對部門員工加班工資的報(bào)批和審核工作，辦理考勤、獎懲、請假、調(diào)動等工作對部門員工的績效管理和績效考評（月度）。日常制度監(jiān)管：在現(xiàn)有的管理模式中，加大行政督導(dǎo)的執(zhí)行力度，有效地實(shí)施行政制度及監(jiān)管，及時(shí)調(diào)整管理方式、方法，建立和諧的工作氛圍與高效運(yùn)作的工作效率。年度報(bào)刊、書籍的的征訂工作。各種捐款、費(fèi)用的收取等。職責(zé)三職責(zé)表述：外部溝通工作任務(wù)與政府職能部門溝通：作為公司與政府部門溝通的窗口，以熱忱態(tài)度與政府部門建立起真誠信任的關(guān)系，端正自己的位置，靈活處理各項(xiàng)工作，為公司爭取最大利益。與合作客戶溝通：要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)，但在處理事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重。注重禮尚往來：節(jié)日禮品、賀卡等，在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作伙伴[客戶]的公司紀(jì)念日等），應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作伙伴（客戶）的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒經(jīng)理并根據(jù)經(jīng)理要求為其安排與合作伙伴的定期溝通活動或輕松的就餐，與合作伙伴（客戶）建立經(jīng)常性的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。職責(zé)四職責(zé)表述：安全保衛(wèi)工作工作任務(wù)嚴(yán)格門衛(wèi)登記制度。一切進(jìn)出公司的物資，嚴(yán)格門衛(wèi)檢查、驗(yàn)證，物證相符方能進(jìn)出，凡無證或證物不符門衛(wèi)有權(quán)扣留，由辦公室根據(jù)情況查處，確保公司財(cái)產(chǎn)不受侵害。負(fù)責(zé)公司內(nèi)部治安管理工作。維護(hù)內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預(yù)防犯罪和治安災(zāi)害事故的發(fā)生，保護(hù)公司財(cái)產(chǎn)的安全，確保生產(chǎn)、工作的順利進(jìn)行。定期與片警與保安隊(duì)進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通。職責(zé)五職責(zé)表述：行政后勤工作工作任務(wù)辦公物資管理及發(fā)放。管理成本控制。定期地收集公司員工對就餐質(zhì)與量的要求，以確保員工就餐滿意度。食堂的管理與監(jiān)督。宿舍樓的管理與監(jiān)督。園藝、綠化、保潔等的管理與監(jiān)督。職責(zé)六職責(zé)表述：證照等手續(xù)辦理工作任務(wù)公司各種證照年檢及資質(zhì)審核工作。負(fù)責(zé)辦理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出國等相關(guān)手續(xù)。配合人事行政部辦理公司年檢、股權(quán)變更等有關(guān)工作辦理公司工商登記，對外申報(bào)商標(biāo)、專利等有關(guān)事務(wù)并負(fù)責(zé)有關(guān)資料備案職責(zé)七職責(zé)表述：接待工作工作任務(wù)禮貌接待來廠訪客，并做好預(yù)訂工作。處理來廠重要客人的交辦事務(wù)。職責(zé)八職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司藥品運(yùn)輸管理工作任務(wù)每年與運(yùn)輸車輛業(yè)主簽訂運(yùn)輸合同。每周XX總部溝通聯(lián)系發(fā)貨通知并及時(shí)安排車輛發(fā)貨，確保準(zhǔn)時(shí)到貨。每月與運(yùn)輸車輛業(yè)主結(jié)算費(fèi)用，并開具運(yùn)輸費(fèi)用證明（稅務(wù)開票用）。每月與運(yùn)輸車輛業(yè)主、倉庫保管員核對發(fā)貨車數(shù)量，做到準(zhǔn)確無誤。職責(zé)九職責(zé)表述：黨、工、青、婦等工作工作任務(wù)貫徹黨的精神，并傳達(dá)到公司每位黨員。黨員的納新及培養(yǎng)。黨費(fèi)的收繳。工會日常管理工作。工會費(fèi)的收取工作。各類模范的上報(bào)工作。女員工權(quán)益保護(hù)工作。計(jì)劃生育的管理工作。職責(zé)十職責(zé)表述：完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、公司總部、各科室相關(guān)人員。外部協(xié)調(diào)關(guān)系上級主管單位、業(yè)務(wù)單位、新聞媒體等。任職資格：教育水平本科及以上專業(yè)行政管理、公司管理等相關(guān)專業(yè)職稱無特殊要求職業(yè)資格/執(zhí)業(yè)資格無特殊要求工作經(jīng)驗(yàn)3年以上相關(guān)崗位工作經(jīng)驗(yàn)相關(guān)知識要求基本公司管理相關(guān)知識，熟悉日常公文格式，能夠起草各類公文。專業(yè)技能較高的溝通協(xié)調(diào)能力、計(jì)劃執(zhí)行能力，熟練操