人事檔案管理制度范例（3篇）

人事檔案管理制度范例人事檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司的人事檔案管理工作，保障員工的權(quán)益和公司發(fā)展的需要，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理工作。第三條人事檔案是反映員工在公司工作期間的個人基本情況和工作變動情況的記錄。第四條人事檔案管理工作應(yīng)遵循依法、規(guī)范、高效、安全的原則。第二章人事檔案的管理范圍和內(nèi)容第五條人事檔案的管理范圍包括入職前、在職期間、離職后的一切與員工工作和變動有關(guān)的資料。第六條人事檔案的內(nèi)容包括以下方面：（一）員工的個人基本信息，如姓名、性別、出生日期、身份證號碼等；（二）員工的教育背景和工作經(jīng)驗；（三）員工的勞動合同和勞動關(guān)系變動信息；（四）員工的獎懲情況；（五）員工的職稱、專業(yè)技術(shù)資格證書等；（六）員工的健康狀況和體檢記錄；（七）員工的考勤和請假記錄；（八）員工的工資、福利和獎金發(fā)放情況；（九）員工的培訓(xùn)記錄；（十）其他與員工工作和變動有關(guān)的資料。第七條人事檔案應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定的時間要求進行管理和保管，如對檔案的保存年限、檔案的整理和歸檔等。第三章人事檔案的管理責(zé)任第八條公司領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)明確人事檔案管理的責(zé)任和義務(wù)，并將其上升至企業(yè)文化建設(shè)的高度。第九條人力資源部門是人事檔案管理的主要負責(zé)部門，其職責(zé)包括：（一）指導(dǎo)各部門做好員工檔案的建立和管理工作；（二）負責(zé)員工檔案的整理、歸檔和保管工作；（三）向有關(guān)部門提供員工檔案查詢和使用服務(wù)；（四）組織員工檔案的調(diào)動和銷毀工作；（五）制定和完善檔案管理的流程和制度。第十條各部門負責(zé)人是人事檔案管理的落實者，其職責(zé)包括：（一）負責(zé)本部門員工檔案的建立和管理工作；（二）及時向人力資源部門提供員工檔案相關(guān)信息；（三）按照規(guī)定程序進行員工的調(diào)動和離職手續(xù)；（四）尊重員工檔案的保密性，禁止私自查看或泄露檔案內(nèi)容。第四章人事檔案的建立和管理第十一條員工檔案應(yīng)在入職前建立，并于入職時填寫完整的基本信息。第十二條公司應(yīng)為每位員工建立完整的檔案，并對員工的個人信息進行核實和整理，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。第十三條員工檔案應(yīng)按照部門、崗位和職務(wù)的順序進行編號和歸類，便于管理和查找。第十四條員工檔案的保管應(yīng)采取安全、防火和防盜措施，同時保證檔案的易查和易取。第十五條員工檔案的保密制度應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，任何人不得私自查看或泄露員工檔案的內(nèi)容。第十六條員工檔案的調(diào)動應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定的程序進行，需經(jīng)本人同意和上級部門批準(zhǔn)。第十七條員工離職后，其檔案應(yīng)歸人力資源部門保管，在核實無誤后，按照公司相關(guān)規(guī)定銷毀。第五章人事檔案的使用和查詢第十八條員工有權(quán)查詢自己的檔案信息，但應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定和程序。第十九條公司可以根據(jù)工作需要和法律法規(guī)規(guī)定，查詢和使用員工檔案信息。第二十條員工檔案的查詢和使用應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定的權(quán)限和程序進行，不得超越權(quán)限和濫用檔案信息。第二十一條公司應(yīng)定期對員工檔案的使用情況進行審核和檢查，防止濫用和泄露檔案信息。第六章附則第二十二條本制度由公司人力資源部門負責(zé)解釋。第二十三條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。人事檔案管理制度范例（二）一、目的和適用范圍：本制度的目的是規(guī)范公司人事檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和保密。適用于公司所有員工的人事檔案管理工作。二、檔案管理職責(zé)：1.人事部門負責(zé)人負責(zé)整個公司的人事檔案管理工作，并指定專人負責(zé)具體的管理事務(wù)。2.各部門負責(zé)人需負責(zé)本部門員工的人事檔案的管理。三、檔案管理內(nèi)容：1.招聘紀(jì)錄：包括招聘廣告、應(yīng)聘簡歷、面試評估表、錄用通知等文件。2.員工基本信息：包括入職申請表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書等。3.合同和協(xié)議：包括勞動合同、保密協(xié)議等。4.培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)材料、培訓(xùn)評估等。5.職務(wù)變動記錄：包括晉升、調(diào)離等變動的申請表和批準(zhǔn)文件。6.績效評估記錄：包括年度績效評估表、獎懲記錄等。7.離職手續(xù)：包括離職申請表、辦理離職手續(xù)的相關(guān)文件。四、檔案管理流程：1.新員工入職時，人事部門負責(zé)人向員工索取相關(guān)的個人檔案資料，并錄入電子檔案系統(tǒng)中。2.所有的檔案資料需經(jīng)過人事部門審查確認后方可歸檔。3.檔案按照員工的姓名或員工編號分類整理，并存放在安全、密封、防火的檔案柜中。4.檔案柜的使用必須由人事部門負責(zé)人或相關(guān)人員授權(quán)。5.檔案的借閱必須經(jīng)過相關(guān)人員的許可，并需填寫借閱登記表。五、檔案保密：1.檔案管理人員需嚴(yán)格遵守保密責(zé)任，對檔案信息進行保密。2.社會保險信息、個人隱私等涉及個人隱私的檔案資料，不得隨意外泄或提供給非相關(guān)人員。3.檔案柜的使用和檔案借閱必須記錄并留存，以便查閱。六、檔案的保存和銷毀：1.檔案需保存至員工離職后的五年后，期滿后可進行銷毀。2.檔案的銷毀須由人事部門負責(zé)人或相關(guān)人員進行，并需填寫銷毀登記表。七、違反制度的處理：對違反本制度的管理規(guī)定的人員，將按公司相關(guān)規(guī)定進行處理，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。人事檔案管理制度范例（三）1.目標(biāo)本人事檔案管理制度旨在規(guī)范公司員工的人事檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，以便及時提供員工相關(guān)信息，為公司的人事決策提供可靠依據(jù)。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有員工的人事檔案管理活動。3.責(zé)任劃分3.1人力資源部門負責(zé)制定和執(zhí)行人事檔案管理制度，并監(jiān)督其運行效果。3.2各部門需承擔(dān)員工檔案管理工作，包括檔案的建立、歸檔、查詢和更新。4.檔案建立與歸檔4.1員工入職時，人力資源部門將建立人事檔案，記錄包括個人基本信息、合同詳情、教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等在內(nèi)的一系列信息。4.2檔案以實體文件和電子文件并存的方式歸檔，實體文件由人力資源部門保管，電子文件存入公司電子檔案系統(tǒng)。4.3歸檔過程需遵循分類索引原則，以保證檔案的有序性，便于后續(xù)查詢和管理。5.檔案查詢與更新5.1公司內(nèi)部各級管理人員在獲得人力資源部門的批準(zhǔn)后，有權(quán)查詢員工人事檔案。5.2員工有權(quán)查詢自身檔案，需提交書面申請并獲得人力資源部門的批準(zhǔn)。5.3員工個人信息變動時，應(yīng)及時通知人力資源部門，以確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。人力資源部門應(yīng)定期核對檔案信息，確保其完整性。6.保密規(guī)定6.1人事檔案被認定為公司機密，未經(jīng)授權(quán)的人員不得擅自查閱或泄露檔案內(nèi)容。6.2檔案管理人員應(yīng)具備保密意識，采取必要措施防止信息泄露，確保檔案的安全性。7.檔案保存期限7.1員工離職后，其人事檔案將