采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度及控制流程

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度及控制流程一、制定目的及范圍為提升公司采購業(yè)務(wù)的規(guī)范性與效率，確保采購活動的透明度與合規(guī)性，特制定本內(nèi)部控制制度。該制度適用于公司所有采購活動，包括但不限于項(xiàng)目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購，旨在通過明確的控制流程，降低采購風(fēng)險，提升資源利用效率。二、采購原則采購活動應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：所有采購活動應(yīng)在公平、公正的基礎(chǔ)上進(jìn)行，確保選擇的供應(yīng)商具備相應(yīng)的資質(zhì)與能力。2.透明性：采購過程應(yīng)公開透明，確保各相關(guān)方能夠監(jiān)督與參與。3.合規(guī)性：所有采購行為必須符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。4.經(jīng)濟(jì)性：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最優(yōu)化。三、采購流程1.采購申請在采購需求產(chǎn)生后，申購人需向相關(guān)部門確認(rèn)庫存情況，并填寫“采購申請單”。該申請單應(yīng)詳細(xì)列明所需物資的規(guī)格、數(shù)量及用途。2.審批流程采購申請單需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)需求的合理性與必要性。對于項(xiàng)目采購，需附上預(yù)算審批文件。審核通過后，申請單將進(jìn)入詢價階段。3.詢價與比價各部門負(fù)責(zé)詢價，至少應(yīng)收集三家供應(yīng)商的報價。詢價過程中，需對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)及交貨能力進(jìn)行初步評估。報價信息應(yīng)記錄在“詢價記錄表”中，以備后續(xù)審核。4.核價與審批在收到報價后，采購人員需對比歷史價格及市場行情進(jìn)行核價，填寫核價結(jié)果并附上詢價記錄。核價結(jié)果需提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，確保采購價格的合理性。5.采購實(shí)施審批通過后，采購人員可向選定的供應(yīng)商下單。下單時需確保合同條款的明確，包括交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及售后服務(wù)等。采購人員應(yīng)保持與供應(yīng)商的溝通，確保訂單的順利執(zhí)行。6.驗(yàn)收與入庫物資到貨后，相關(guān)人員需對照采購訂單進(jìn)行驗(yàn)收，檢查數(shù)量、質(zhì)量及規(guī)格是否符合要求。驗(yàn)收合格后，物資應(yīng)及時入庫，并填寫“入庫單”，以便后續(xù)的財務(wù)處理。7.報銷與結(jié)算采購物資到貨后，采購人員需在一個月內(nèi)完成報銷手續(xù)。報銷時需提交采購申請單、入庫單及發(fā)票等相關(guān)憑證，財務(wù)部門應(yīng)對報銷材料進(jìn)行審核，確保合規(guī)性。四、特殊采購流程針對不同類型的采購需求，制定相應(yīng)的特殊流程：1.集中采購各部門需在每月25日前提交集中采購需求，由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行采購，確保采購規(guī)模效益。2.零星采購適用于金額較小且偶發(fā)的采購，采購人需征得部門負(fù)責(zé)人同意后方可執(zhí)行。3.應(yīng)急采購在緊急情況下，采購人可由應(yīng)急小組進(jìn)行采購，無需進(jìn)行詢價，確保快速響應(yīng)。4.年度采購涉及定期需求的采購，需提前編制年度預(yù)算，并向財務(wù)部報備，確保資金的合理安排。五、備案與存檔所有采購活動結(jié)束后，采購人員需將相關(guān)文件進(jìn)行備案，包括采購申請單、詢價記錄、入庫單及發(fā)票等。所有文件應(yīng)復(fù)印兩份，一份交財務(wù)審核，另一份存檔以備查。六、采購紀(jì)律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)采購人員需建立供應(yīng)商資料檔案，定期進(jìn)行市場調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量與供應(yīng)的穩(wěn)定性。2.行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的贈品或回扣，任何違反行為將受到嚴(yán)肅處理，確保采購過程的公正性與透明度。七、反饋與改進(jìn)機(jī)制為