醫(yī)院標識標牌采購檔案管理制度

醫(yī)院標識標牌采購檔案管理制度

目錄

第一節(jié)檔案管理內(nèi)容.........................................................2

第二節(jié)檔案管理部門.........................................................3

第三節(jié)檔案記錄表格.........................................................4

1

第一節(jié)檔案管理內(nèi)容

規(guī)范我公司醫(yī)院標識標牌采購項目資料管理、收集、整

理工作，完整、系統(tǒng)地保存和科學(xué)的管理項目實施過程中形

成的醫(yī)院標識標牌采購項目文件，并符合相關(guān)規(guī)范、標準要

求。

一、根據(jù)項目實施期間的實際情況，對需要歸檔保存的

醫(yī)院標識標牌采購項目文件可分為以下兩類。

1.文書類資料：公司各部門、XX醫(yī)院標識標牌采購項目

事務(wù)性的發(fā)文和批文，以及項目部簽發(fā)的日常事務(wù)性發(fā)文和

批文。

2.技術(shù)類資料：項目實施期間形成的各類技術(shù)類醫(yī)院標

識標牌采購項目文件。

二、檔案、資料管理

1.醫(yī)院標識標牌采購項目文件的收集、整理、處理、儲

存、傳遞和應(yīng)用等工作，由項目部安排專職資料員負責(zé)執(zhí)行

和實施，資料員將按規(guī)定負責(zé)填寫、收集、整理、保管、上

報資料的責(zé)任，資料管理做到要規(guī)范化、系統(tǒng)化，絕對真實，

嚴禁造假。

2.醫(yī)院標識標牌采購項目文件應(yīng)隨項目的進展進行，保

證真實、準確、具有時效性，并經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審核簽字。建

立醫(yī)院標識標牌采購項目臺賬，做好醫(yī)院標識標牌采購項目

記錄、圖片等相關(guān)資料的收集整理歸檔工作，日常工作翔實，

2

資料歸檔規(guī)范。應(yīng)及時做好相關(guān)原始記錄資料并分類存檔，

并保證資料的真實性、準確性、時效性、完整性。

3.醫(yī)院標識標牌采購項目文件要達到完整、準確、系統(tǒng)、

安全和有效利用的要求，并對其收集、整理、保管、統(tǒng)計和

提供利用，逐步做到規(guī)范化管理，能夠反映項目實施活動的

全過程，原則上歸檔文件應(yīng)為原件。

4.醫(yī)院標識標牌采購項目文件內(nèi)容必須真實、準確，與

項目實際相符。字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章

手續(xù)完備。

5.文字設(shè)備工具材料幅面尺寸規(guī)格為A4幅面（297mm×

210mm）。卷內(nèi)目錄和案卷封面欄目均應(yīng)逐項填寫清楚，立卷

要遵循醫(yī)院標識標牌采購項目文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)

醫(yī)院標識標牌采購項目文件的系統(tǒng)聯(lián)系，時間順序編排，如

果資料多，可立數(shù)卷。

6.內(nèi)業(yè)管理人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（文件中的

各種附件一律不準抽存）。內(nèi)業(yè)管理人員應(yīng)及時將辦理完畢

或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的醫(yī)院標識標牌采購項目文件，收集齊全，加

以整理、歸檔保存。

7.建立查閱、借閱登記制度，公司內(nèi)部人員查閱、借閱，

必須由專職資料管理人員進行登記并填寫“文件借閱單”。

外來人員查閱、借閱，必須經(jīng)負責(zé)人同意，登記后填寫“文

件借閱單”。

第二節(jié)檔案管理部門

3

一、檔案管理由行政管理中心及財務(wù)中心共同管理，其

中行政管理中心為主管部門。

二、檔案管理部門的職責(zé)

1.行政管理中心檔案管理的職責(zé)

（1）負責(zé)統(tǒng)一組織編制、修訂、完善公司的檔案管理制

度，規(guī)范管理流程、分類目錄、管理表格，規(guī)范檔案分類、

移交、備份、備案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的管

理。

（2）負責(zé)指導(dǎo)、培訓(xùn)、宣貫檔案管理制度。

（3）負責(zé)組織、安排、檢查督導(dǎo)檔案管理制度的執(zhí)行。

（4）負責(zé)整理、保管公司人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。

（5）負責(zé)收集、整理、保管公司備案的人事行政類和業(yè)

務(wù)類檔案。

（6）負責(zé)收集、整理各部門檔案分類目錄，匯總建立公

司電子目錄。

2.財務(wù)中心檔案管理的職責(zé)

（1）負責(zé)配合負責(zé)人編制、修訂、完善公司檔案管理制

度中財務(wù)類檔案的分類目錄、分類管理流程。

（2）負責(zé)收集、整理、保管公司備案的財務(wù)類檔案。

第三節(jié)檔案記錄表格

一、《檔案交接登記表》

4

檔案資料移交表

公司名稱：移交部門：

序

文件名稱數(shù)量備注

號

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

移交人：

年月日

5

二、《檔案借閱、復(fù)印申請單》

檔案借閱、復(fù)印申請單

借閱

記錄檔□借閱

類日期

案名稱□復(fù)?。╛__

型歸還

及編號份）

日期

借

閱

、

復(fù)

印

借閱、復(fù)印申請人簽名：

原

申請日期：年月日

因

（外部申請單位名稱：）

6

內(nèi)部申

請人所

在公司、

管理中

心意見

行政管理

中心意見

三、檔案銷毀記錄表

檔案銷毀清冊

序號文件名稱日期份數(shù)備注

7

銷毀原因

檔案管理員意見

行政管理中心意

見

負責(zé)人意見

銷毀經(jīng)辦人：