公司檔案工作管理辦法

IPAGE9公司檔案工作管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司檔案工作，加強檔案管理體系和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，提升檔案管理水平和服務(wù)水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（檔辦發(fā)〔2017〕2號）等，結(jié)合公司檔案工作實際，制定本辦法。第二條本辦法適用于公司各部門各單位。第三條本辦法所稱檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動中形成的,辦理完畢且具有保存價值的各種形式的歷史記錄。第四條公司檔案是公司重要的知識資產(chǎn)和信息資源。公司檔案工作是研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。第五條公司檔案工作以資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”，維護檔案的完整與安全，為各項工作持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。第二章檔案管理機構(gòu)與職責(zé)第六條公司檔案工作由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組全面負(fù)責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)小組成員應(yīng)由分管檔案工作的公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門各單位負(fù)責(zé)人構(gòu)成。其主要職責(zé)為：（一）貫徹落實國家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和各項業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，聽取有關(guān)公司檔案工作的報告；（二）審定檔案工作規(guī)劃、計劃、規(guī)章制度；（三）審批檔案鑒定處理意見；（四）統(tǒng)籌檔案考評工作。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案管理工作小組作為常務(wù)工作機構(gòu)，由信息化管理中心作為檔案工作主管部門、檔案圖書館作為檔案工作業(yè)務(wù)機構(gòu)，各單位各部門專/兼職檔案管理人員共同構(gòu)成。由信息化管理中心檔案圖書館歸口管理，其主要職責(zé)是：（一）執(zhí)行國家、行業(yè)檔案工作法律法規(guī)、方針政策。（二）統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作，建立健全檔案管理體系和制度體系。（三）負(fù)責(zé)公司各部門各單位檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等業(yè)務(wù)工作；指導(dǎo)各部門各單位文件材料的形成、積累、整理與歸檔。（四）對各部門各單位檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。（五）組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流。（六）負(fù)責(zé)檔案信息化規(guī)劃與建設(shè)，促進檔案管理工作專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、精細(xì)化，提高檔案管理水平。（七）創(chuàng)新檔案信息資源開發(fā)利用方式，發(fā)掘檔案價值，持續(xù)提升檔案服務(wù)能力。第七條各單位應(yīng)明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并設(shè)置兼職檔案員組織開展本單位文檔管理工作，其主要職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行國家、行業(yè)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，貫徹落實公司檔案工作相關(guān)規(guī)定；（二）負(fù)責(zé)本單位產(chǎn)品、經(jīng)營、設(shè)備、項目、聲像等文件的形成、積累、整理與移交歸檔工作。第八條各部門應(yīng)明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并設(shè)置兼職檔案員組織開展本單位文檔管理工作，其主要職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行國家、行業(yè)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，貫徹落實公司檔案工作相關(guān)規(guī)定；（二）負(fù)責(zé)本部門形成的黨群、管理、經(jīng)營、研發(fā)、基建、設(shè)備、財務(wù)、人事、實物、聲像等文件的形成、積累、整理與移交歸檔工作。第九條公司應(yīng)配備與檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的專職檔案人員，確定檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人，并保持檔案人員相對穩(wěn)定。第十條檔案專職工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，按照崗位責(zé)任制要求履職。專職檔案工作人員應(yīng)具有檔案專業(yè)及相關(guān)專業(yè)知識，并具備大專以上學(xué)歷或同等學(xué)識水平。檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱和大學(xué)本科以上學(xué)歷。第三章文件的收集與歸檔第十一條公司檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。第十二條公司文件材料歸檔范圍按照《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執(zhí)行。凡屬于歸檔范圍的文件材料均應(yīng)歸檔，任何個人不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。第十三條按照“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的原則，公司檔案形成部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成與積累，對歸檔文件的真實性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。臨時機構(gòu)工作結(jié)束后，機構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人將工作期間形成的所有應(yīng)歸檔文件材料整理后，向本單位檔案管理部門移交。第十四條歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。第十五條歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，其中紙介質(zhì)材料宜采用中性碳素筆或藍(lán)黑鋼筆書寫；歸檔電子文件材料應(yīng)連同元數(shù)據(jù)一并歸檔，記錄載體和記錄方式應(yīng)滿足電子文件長期保存要求。第十六條文件材料歸檔前，檔案形成部門兼職檔案人員應(yīng)按檔案管理部門要求進行初步整理，檢查歸檔文件材料是否齊全、完整。第十七條文件材料歸檔應(yīng)辦理歸檔手續(xù)。兼職檔案人員應(yīng)按要求形成文件移交清單，由部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，向檔案管理部門移交。第四章檔案的整理與保管第十八條檔案整理應(yīng)尊重文件材料形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持其有機聯(lián)系。第十九條公司檔案分類方案，作為檔案分類依據(jù)。第二十條檔案整理時應(yīng)根據(jù)文件價值確定保管期限，檔案保管期限分為永久和定期，定期分為30年和10年。第二十一條公司應(yīng)設(shè)置滿足檔案工作發(fā)展需要的檔案庫房，庫房規(guī)劃時一般應(yīng)預(yù)留十年檔案存儲空間。辦公室、閱覽室、檔案庫房應(yīng)分開單獨設(shè)立。檔案庫房樓面荷載應(yīng)符合相應(yīng)的承重要求。檔案庫房不宜設(shè)置在地下室或頂層。第二十二條檔案庫位應(yīng)合理規(guī)劃，科學(xué)排序，標(biāo)識清晰。涉密檔案應(yīng)采用保密檔案柜，與非涉密檔案分別存放。檔案柜架的選擇應(yīng)符合檔案載體的保管要求，底圖不宜折疊，磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。第二十三條 檔案工作人員應(yīng)加強檔案庫房日常管理，保持檔案庫房和裝具的整潔，完善防火、防盜、防塵、防潮、防水、防光、防有害氣體、防有害生物等防護措施；做好檔案庫房的溫濕度記錄與控制；熟悉檔案庫存情況，定期檢查，嚴(yán)格檔案出入庫管理，做到帳物相符；做好庫房的日常巡檢工作，以便及時發(fā)現(xiàn)破損和變質(zhì)檔案，并采取技術(shù)手段進行修復(fù)。第二十四條公司制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案，有效應(yīng)對突發(fā)事件和自然災(zāi)害，確保檔案安全。第五章檔案的利用與統(tǒng)計第二十五條檔案密級劃分按照《中交第一航務(wù)工程勘察設(shè)計院有限公司保密工作規(guī)定》執(zhí)行。檔案利用工作應(yīng)按照不同密級檔案特點和要求，以方便利用、確保安全為原則，合理設(shè)置利用權(quán)限。第二十六條利用檔案，應(yīng)嚴(yán)格辦理檔案借閱手續(xù)。檔案原則上只提供內(nèi)部利用，員工權(quán)限范圍內(nèi)的檔案可直接借閱，權(quán)限范圍外的檔案應(yīng)辦理審批手續(xù)，審批需經(jīng)過檔案形成部門與員工所在部門領(lǐng)導(dǎo)同意，涉密檔案需經(jīng)分管保密領(lǐng)導(dǎo)和員工所在部門領(lǐng)導(dǎo)審批。外單位因工作需要查閱檔案時，需憑所在單位介紹信，經(jīng)檔案形成單位主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十七條檔案利用者要確保所借檔案完整、安全，不得損毀、丟失檔案；不得在檔案上圈劃、涂改、寫眉批、折疊等造成污損；更不得拆散、剪裁、撕毀或抽走檔案材料；未經(jīng)同意不得私自抄錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案材料；不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。如遇特殊情況，應(yīng)及時向部門領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門報告并作書面說明。第二十八條員工離崗時，必須清退應(yīng)歸檔的文件材料和借閱的檔案，經(jīng)檔案管理部門審核后，通過離崗流程中相應(yīng)審批。檔案工作人員調(diào)動工作時，必須辦理檔案交接手續(xù)。第二十九條檔案管理部門應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，做好檔案信息服務(wù)工作；做好檔案資源開發(fā)利用工作，形成專題數(shù)據(jù)庫或?qū)ｎ}匯編等編研成果。第三十條檔案管理部門應(yīng)堅持連續(xù)性、準(zhǔn)確性、及時性和科學(xué)性的要求，做好檔案統(tǒng)計，包括檔案管理基本情況統(tǒng)計、室藏量統(tǒng)計、年度出入庫情況統(tǒng)計、檔案利用統(tǒng)計、檔案專兼職人員情況統(tǒng)計、檔案設(shè)備設(shè)施統(tǒng)計、檔案銷毀統(tǒng)計等。第三十一條檔案管理部門應(yīng)按國家、行業(yè)及上級單位要求及時、準(zhǔn)確填報本單位檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表。第五章檔案的鑒定與處置第三十二條公司應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，對保管期滿的檔案開展定期價值鑒定，經(jīng)鑒定仍有保存價值的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案登記造冊，按程序銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的檔案不得銷毀。第三十三條檔案銷毀時，應(yīng)指定兩人以上人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要對檔案所列內(nèi)容核對清點并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊應(yīng)永久保存。第三十四條公司發(fā)生資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動時，按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》等要求制定檔案處置方案，妥善做好檔案處置工作，嚴(yán)防檔案流失與損毀。第八章檔案信息化建設(shè)第三十五條公司應(yīng)以完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總體目標(biāo)，逐步完善數(shù)字檔案館建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲安全化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。第三十六條電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、利用、編研等系統(tǒng)管理和傳統(tǒng)載體檔案輔助管理功能，滿足檔案業(yè)務(wù)管理要求。第三十七條業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)無縫對接。新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)或者原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級時，檔案管理部門應(yīng)參與系統(tǒng)設(shè)計，并提出電子文件歸檔要求，做好電子文件歸檔接口建設(shè)，確保電子文件及時歸檔。第三十八條開展數(shù)字檔案資源建設(shè)，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工，豐富數(shù)字檔案資源。第三十九條公司應(yīng)配備與信息化建設(shè)相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，包括機房、軟硬件、檔案數(shù)字化加工場所和電子檔案閱覽場所等，確保檔案信息安全。第九章獎勵與處罰第四十條符合下列條件，公司應(yīng)給予精神或物質(zhì)獎勵：（一）對檔案收集、整理、提供利用做出突出貢獻者；（二）對檔案保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績者；（三）對檔案學(xué)術(shù)研究做出重要貢獻者；（四）捐獻重要或者珍貴檔案者。第四十一條有下列行為者，公司應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分：（一）損壞、丟失或者擅自銷毀具有保存價值的檔案；（二）將職務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件據(jù)為己有；（三）涂改、偽造檔案；（四）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案，造成失密、泄密；（五）玩忽職守,造成檔案損失。第十章附則第四十二條本辦法由公司信息化管理中心負(fù)責(zé)解釋。第四十三條本辦法自印發(fā)之日起施行。原《公司檔案管理辦法》公司信〔2017〕14號同時廢止。附件:公司檔案管理常用業(yè)務(wù)表單

附件：公司檔案管理常用業(yè)務(wù)表單卷內(nèi)備考表檔號：互見號：說明：立卷人：年月日檢查人：年月日案卷封面檔號：案卷題名案卷題名立卷單位起止日期保管期限密級案卷移交清單序號案卷題名保管期限密級卷內(nèi)文件數(shù)總頁數(shù)備注移交部門：移交人：接收部門：接收人：交接日期：年月日利用檔案審批表(2019版)聯(lián)系電話：年月日部門利用人檔案名稱檔案編號（如內(nèi)容較多可在表后附詳細(xì)目錄）屬性內(nèi)容：人事檔案□管理檔案□會計檔案□產(chǎn)品檔案□科研檔案□實物檔案□聲像檔案□設(shè)備檔案□建設(shè)項目檔案□類型：紙質(zhì)檔案□電子檔案□特殊載體□復(fù)制件□事務(wù)：光盤刻錄□底圖成冊□底圖調(diào)出□檔案作廢□利用要求紙質(zhì)檔案利用方式：整卷借出□卷內(nèi)文件借出□摘錄摘抄□全冊復(fù)印□部分復(fù)印□電子檔案利用方式：下載□瀏覽□委托查詢□實物檔案利用方式：檔案轉(zhuǎn)遞□整件借出□光盤刻錄：盤面要求：有□無□張數(shù)套數(shù)內(nèi)容來源:自帶數(shù)據(jù)□檔案數(shù)據(jù)□需求格式：可編輯格式□（dwg、doc、xls）掃描圖片格式□（tif、jpg、pdf、bmp）利用人所在部門領(lǐng)導(dǎo)審批年月日檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)審批意見年月日備注刻錄光盤的盤面內(nèi)容：刻錄光盤的業(yè)主單位：檔案作廢原因：檔案利用單位：注：加粗字體欄為必填項。填寫如有疑問請致電信息化管理中心檔案圖書館。附件8檔案材料借閱遺失損壞賠償單所在單位姓名材料類別材料編號及名稱數(shù)量賠償金額備注總計賠償金額（大寫）：（小寫）：遺失或損壞原因信息化管理中心意見年月日財務(wù)部門收款確認(rèn)年月日賠償人所在部門意見（退休離職調(diào)動時填寫）年月日人力資源部意見（退休離職調(diào)動時填寫）年月日購置