檔案管理制度匯編

檔案管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章匯編

檔案管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章................2

文件管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章................6

檔案歸檔規(guī)章制度規(guī)章.......................17

文書材料歸檔規(guī)章制度規(guī)章...................19

聲像材料歸檔規(guī)章制度規(guī)章...................25

會計文件材料歸檔規(guī)章制度規(guī)章...............28

電子文件歸檔規(guī)章制度規(guī)章...................31

檔案保密規(guī)章制度規(guī)章.......................36

檔案查閱利用規(guī)章制度規(guī)章...................37

檔案鑒定和銷毀規(guī)章制度規(guī)章.................38

重大活動檔案登記規(guī)章制度規(guī)章...............39

檔案管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章

第一章總則

第一條為提高檔案管控管理管控水平，充分發(fā)揮檔

案管控管理管控在各項工作中的指導(dǎo)作用，制定本規(guī)

章制度規(guī)章。

第二章適用范圍

第二條本規(guī)章制度規(guī)章適用于公司全體企業(yè)有關(guān)

員工。

第三章職責(zé)

第三條積極宣傳并遵守國家和集團(tuán)公司關(guān)于檔案

管控管理管控的法規(guī)和規(guī)章制度規(guī)章和規(guī)定。

第四條維護(hù)檔案的完整和系統(tǒng)和安全，定期檢查檔

案保管情況，改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，嚴(yán)守機(jī)密。

第五條檔案管控管理管控相關(guān)有關(guān)人員應(yīng)熱愛本

職工作，全面了解和掌握檔案室情況，熱情接待檔案

利用者，迅速和準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。

第六條檔案保管應(yīng)科學(xué)分類和排列和編號，要排列

整齊，與存放索引相一致。

第七條定期檢查和核對檔案有關(guān)內(nèi)容和數(shù)量，以及

存放的順序和位置，做到心中有數(shù)。

第四章工作規(guī)范

第八條檔案室管控管理管控規(guī)范

一和認(rèn)真貫徹“以防為主和防治結(jié)合”的原則，切實(shí)

加強(qiáng)檔案室的各項安全措施。

二和檔案室為公司機(jī)密重地，非檔案管控管理管控相

關(guān)有關(guān)人員未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)許不得擅自進(jìn)入檔案

室。

三和不得竊取和出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。

四和檔案出入庫要及時登記，借出的檔案須按時歸還,

利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

五和定期對檔案室的案卷及保管條件進(jìn)行檢查，切實(shí)

做好防盜和防火和防水和防潮和防塵和防蟲和防霉

工作。

六和做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

第九條保密工作規(guī)范

一和嚴(yán)格遵守和檔案保密工作有關(guān)法規(guī)和規(guī)章制度

規(guī)章。

二和查閱時須嚴(yán)格履行審批和登記手續(xù)，注明查閱目

的和有關(guān)內(nèi)容。

三和強(qiáng)化保密意識，嚴(yán)格控制閱檔范圍，嚴(yán)禁擅自翻

閱和抄錄及復(fù)印秘密文件資料。因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或

復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)

生涉密問題，后果由利用者相關(guān)相關(guān)本次項目。

歸還），若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。

六和要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整與安全，不準(zhǔn)折疊

和勾劃和涂改和抽排和

拆卷，不準(zhǔn)在閱卷時吸煙和喝水。

第十一條檔案鑒定銷毀規(guī)范

一和根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，及時對保管期滿的檔案

進(jìn)行鑒定和銷毀。

二和鑒定檔案必須采用直接審閱檔案原件的方法，嚴(yán)

禁只看案卷標(biāo)題的間接鑒定方法。

三和經(jīng)鑒定，對已經(jīng)失去保存價值，需要銷毀的檔案

要編造銷毀清冊，經(jīng)公司主要相關(guān)相關(guān)本次項目人審

批，方可銷毀。

四和銷毀檔案時，必須有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷者要在

檔案銷毀清冊上本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式

正式合約生效方法，注明銷毀的正式正式合約生效和

日期。

五和嚴(yán)格遵照保密工作守則。對于大量銷毀的檔案,

要送造紙廠當(dāng)場化為紙漿，嚴(yán)防泄密。

六和不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由綜合部集

中銷毀。

第五章附則

第十二條本規(guī)定未盡事宜或其他特殊情況，由總經(jīng)

理辦公會另行決定。

第十三條本規(guī)定由綜合部制定并相關(guān)相關(guān)本次項

目解釋。

第十四條本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施。

文件管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章

第一章總則

第一條為提高辦公速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件

在各項工作中的指導(dǎo)作用，制定本規(guī)章制度規(guī)章。

第二章適用范圍

第二條本規(guī)章制度規(guī)章適用于公司外部機(jī)構(gòu)的來

函和來電和來文；本公司上報下發(fā)的各種文件和資料。

第三章職責(zé)

第三條綜合部相關(guān)相關(guān)本次項目公司各類文件的

歸口管控管理管控和簽收和保管，閱批和分轉(zhuǎn)和傳閱

和催辦和發(fā)放和借閱和清退以及立卷與歸檔。其他各

機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)指定兼職文管員在綜合部指導(dǎo)下對機(jī)

構(gòu)部門機(jī)構(gòu)文件進(jìn)行相應(yīng)處理。

第四章工作程序

第四條文件的簽收。任何送到公司的公啟文件（除

公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人親啟之外）均由文秘宣傳主管簽收,

再交由綜合部經(jīng)理拆封。在簽收和拆封時，文秘宣傳

主管和綜合部經(jīng)理要注意檢查封口和郵戳。對函件開

口和郵票撕毀應(yīng)查明原因。

第五條文件保管。綜合部經(jīng)理對來文拆封后，應(yīng)及

時附上《公司文件處理單》，或掃描后通過0A辦公平

臺，分類登記編號和保管。須由公司承辦或歸檔的公

司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人親啟文件，在公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人啟封后,

應(yīng)交綜合部辦理正常手續(xù)。

第六條文件的閱批和分轉(zhuǎn)

（一）公司收文運(yùn)轉(zhuǎn)充分依托集團(tuán)0A辦公平臺,

各機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)指定文管員向綜合部發(fā)文。

（二）向地產(chǎn)旅游集團(tuán)報文相關(guān)相關(guān)流程為：各機(jī)構(gòu)

部門機(jī)構(gòu)需報送材料轉(zhuǎn)至綜合部（文管員）一綜合部

相關(guān)相關(guān)本次項目人閱批一向地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜合部

（文管員）提報一地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜

合部（文管員）接收一地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜合部相關(guān)相關(guān)

本次項目人閱批f呈總經(jīng)理審批f呈董事長審批f

地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜合部（文管員）將相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示有

關(guān)內(nèi)容反饋給報文單位綜合部（文管員）一綜合部（文

管員）反饋信息轉(zhuǎn)報文機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項

目人一材料編號一歸檔

（三）對于公司各機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)的內(nèi)部請示報告類文

件，審批相關(guān)相關(guān)流程為：擬稿機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)擬稿f

機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目人核稿一綜合部接

收（文管員）一綜合部相關(guān)相關(guān)本次項目人閱批一副

總經(jīng)理審批一總經(jīng)理審批一董事長批示一編號一歸

檔

（四）以上為常規(guī)相關(guān)相關(guān)流程，在文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中,

可能需要多次相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示，多個職能機(jī)構(gòu)部門機(jī)

構(gòu)提出意見，以及提交公司總經(jīng)理辦公會議研究等情

況，相關(guān)相關(guān)流程根據(jù)需要略作調(diào)整。

（五）文件運(yùn)轉(zhuǎn)中，機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)受理環(huán)節(jié)的主辦機(jī)

構(gòu)部門機(jī)構(gòu)要主動與協(xié)辦機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)溝通，盡快反

饋辦理意見和結(jié)果。

（六）綜合部文管員及機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)擬稿人相關(guān)相關(guān)

本次項目及時跟蹤上報文件的處理結(jié)果。

第七條文件的傳閱和催辦

（-）傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不

得將有密級的文件帶回家或帶到公共場所，也不得將

文件轉(zhuǎn)借和分閱其他相關(guān)有關(guān)人員。對尚未傳達(dá)的文

件不得向外泄漏有關(guān)內(nèi)容。

（二）閱批文件應(yīng)及時，一般不得超過兩天，閱后應(yīng)

簽名以示相關(guān)相關(guān)本次項目。如有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人“批示”

和“擬辦意見”，綜合部應(yīng)督辦和催辦有關(guān)機(jī)構(gòu)部門

機(jī)構(gòu)和相關(guān)有關(guān)人員按文件所提相關(guān)要求和相關(guān)領(lǐng)

導(dǎo)人批示辦理有關(guān)事宜。

（三）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走或復(fù)制和

轉(zhuǎn)借文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要

辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

（四）文件閱讀完后，應(yīng)交還綜合部文秘主管，不得

橫向傳閱。

（五）文秘主管對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承

辦機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)接到文件和函電應(yīng)立即指定專人辦

理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保

密規(guī)定，并征得綜合部經(jīng)理同意后，予以復(fù)印或摘抄，

原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。

第八條發(fā)文規(guī)定

（-）公司正式對外發(fā)文只能以公司名義，公司上報

下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于綜合部，各機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)

一律不得自行向上和向下遞送正式文件。

（二）各機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)需要向上反映匯報重要情況或

向下安排布置重要工作相關(guān)要求的，對全公司影響較

大的工作部署，須由公司董事長批準(zhǔn)簽發(fā)，由綜合部

發(fā)文。

第九條發(fā)文范圍

（-）凡以公司名義發(fā)出的文件和通告和決定和決議

和請示和報告和會議簡報以及公司編寫的會議紀(jì)要,

均屬發(fā)文范圍；

（二）公司對外發(fā)文主要用于：對業(yè)務(wù)單位聯(lián)系有關(guān)

工程建設(shè)和技術(shù)和材料供應(yīng)和公司經(jīng)營和人事勞資

等工作事宜；

（三）各機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)與所屬單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)

系，可用各機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)的名義發(fā)文，應(yīng)各自編號備

查。

第十條發(fā)文有關(guān)內(nèi)容

（-）發(fā)布公司的規(guī)章規(guī)章制度規(guī)章；

（二）公布公司的重大工程和技術(shù)和安全和經(jīng)營管控

管理管控和生活福利等決定；

（三）發(fā)布公司有關(guān)獎懲決定和通報；

（四）其他有關(guān)公司的重大事項。

第十一條發(fā)文程序與相關(guān)要求

（-）公司發(fā)文相關(guān)相關(guān)流程：擬稿（機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)

企業(yè)有關(guān)員工）f機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)核稿（機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)

相關(guān)相關(guān)本次項目人）一綜合部初審（文管員）一綜

合部閱批（綜合部相關(guān)相關(guān)本次項目人）f總經(jīng)理閱

批f董事長簽發(fā)f編號（文管員）一校對（擬稿人）

f本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效

方法或蓋章或簽字或蓋章套打f歸檔

（二）公司向集團(tuán)公司的發(fā)文，需由地產(chǎn)旅游集團(tuán)相

關(guān)機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)提出意見，連同公司發(fā)文（作為附件）,

按照發(fā)文相關(guān)相關(guān)流程，報送集團(tuán)公司。

（三）以上為常規(guī)相關(guān)相關(guān)流程，在文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中,

存在提交公司總經(jīng)理辦公會議研究或駁回等情況。

第十二條發(fā)文組成部分

（-）發(fā)文號：由公司的代字和發(fā)文年度和發(fā)文順序

號組成，與簽發(fā)人姓名一并位于文頭與界欄線上；

以公司名義發(fā)文字號為“魯金字［年度］*號”，

規(guī)劃設(shè)計部發(fā)文則為“魯金規(guī)字［年度］*號”，

工程技術(shù)部發(fā)文則為“魯金工字［年度］*號”，

計劃成本部發(fā)文則為“魯金計字［年度］*號”，

財務(wù)部發(fā)文則為“魯金財字［年度1*號”，綜合

部發(fā)文則為“魯金綜字［年度］*號”，均加蓋公

司公章。

（二）主送機(jī)關(guān)：向上級的請示和報告，一般只寫一

個主送單位；需同時報送另一個上級機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)的,

用“抄報”；對同級則用“抄送”；

（三）標(biāo)題：對文件主要有關(guān)內(nèi)容的概括和反映，用

三號黑；

（四）正文：文件的主體部分，用三號仿宋；

（五）附件：附件位于正文之后和印章之前，注明附

件的序號和標(biāo)題。

（六）文件日期：包括年和月和日，寫在文件末尾,

一般以印制日期為準(zhǔn)，重要文件以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；

（七）文件印章：加印在發(fā)文日期中間；

（A）密級：保密文件注明密級；

第十三條用紙格式，公司經(jīng)營管控管理管控類文件

統(tǒng)一使用A4紙。

第十四條印裝格式

（-）文件均采用橫書橫排；

（二）單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂;

（三）裝訂可用線裝和釘裝和膠粘等辦法。

第十五條版面格式，首頁采用文頭，頁腳標(biāo)注頁碼。

第十六條文件的借閱和清退

（-）公司各機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)有關(guān)工作相關(guān)有關(guān)人員因

工作需要借閱一般文件的，須辦理借閱登記，對有密

級的文件須經(jīng)綜合部經(jīng)理同意后方可借閱。

（二）借閱紙質(zhì)文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，按時

歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆

卷和在文件上勾劃。借閱電子文檔，應(yīng)遵守保密守則。

（三）文秘宣傳主管應(yīng)定期對已辦妥的文件和相關(guān)領(lǐng)

導(dǎo)人相關(guān)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。

如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如

實(shí)向上級報告。

第十七條文件歸檔

（一）文件歸檔應(yīng)按照年度和機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)和有關(guān)內(nèi)

容和期限，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

（二）歸檔時，相關(guān)要求把文件的批復(fù)和正本和底稿

和主件和附件收集齊全，保持文件和材料的完整性。

（三）要堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合的原則。重

要工作和重要會議形成的文件材料，要及時歸檔。

（四）上年度形成的文件材料，相關(guān)要求在本年度三

月份以前整理完，四月份正式歸檔。

第十八條文件銷毀

（-）對于多余和重復(fù)和過時和無保存價值的文件,

文秘要定期清理造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議批準(zhǔn),

辦理銷毀手續(xù)。

（二）經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)由文秘進(jìn)行正式銷

毀。

第十九條文件管控管理管控記錄

（-）綜合部文秘對送到公司的公啟文件進(jìn)行登記。

（二）綜合部對拆分的文件分類登記編號和保管。

（三）以公司名義的發(fā)文綜合部至少要保留一份進(jìn)行

保管，各機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)提交并由綜合部制發(fā)的公文可

由綜合部視具體情況而定是否對其進(jìn)行保管，但發(fā)文

機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)須至少保留一份。

（四）文件的借閱和清退應(yīng)由綜合部檔案管控管理管

控員進(jìn)行登記。

（五）文件由綜合部檔案管控管理管控員進(jìn)行整理歸

檔。

第五章附則

第二十條本規(guī)章制度規(guī)章未盡事宜或其他特殊情

況，由總經(jīng)理辦公會另行決定。

第二十一條本規(guī)章制度規(guī)章由綜合部制定并相關(guān)

相關(guān)本次項目解釋。

第二十二條本規(guī)章制度規(guī)章自發(fā)布之日起實(shí)施。

附表1:

文件/資料登記表

文件/資料名登記規(guī)定

序號來源密級保存期限

稱時間

1

附表2：

文件/資料發(fā)放記錄表

文件/資料名接收機(jī)構(gòu)接收機(jī)構(gòu)

序號發(fā)放日期密級

稱部門機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)

1

2

3

附表3：

檔案查閱（外借）登記表

借閱人本相

關(guān)本次項目

聯(lián)系相關(guān)公

序號借（閱）檔案名稱日期

司正式正式

合約生效方

法

1

2

3

附表4：

文件銷毀申請表

序號銷毀檔案名稱銷毀原由

1

2

3

申請人：日期：

審批意見：.日期：

本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)

公司正式正式合約生效方

法：

注：檔案管控管理管控員要定期整理檔案，對需要銷

毀的檔案提出銷毀申請。

附表5：

檔案銷毀記錄表

銷毀規(guī)定時

序號銷毀檔案名稱經(jīng)辦人

間

1

2

3

檔案歸檔規(guī)章制度規(guī)章

為了將本公司檔案完整齊全地收集和保管起來,

建立起有關(guān)內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的室藏結(jié)構(gòu)，更好地

為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本規(guī)章制度規(guī)

章。

第一章歸檔范圍

凡是反映本公司工作或業(yè)務(wù)活動以及其他具有

查考利用價值的各種門類和各種載體的文件材料，均

屬歸檔之范圍。

1和上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)需執(zhí)行

的文件和普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件

和上級召開的需貫徹執(zhí)行的會議主要文件以及上級

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人針對本公司的重要講話和指示等。

2和本公司黨和政和工和團(tuán)和人事和財會和保衛(wèi)

和基建等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考和利用

價值的各種載體的文件材料。

3和同級單位和非隸屬單位需要執(zhí)行和業(yè)務(wù)或工

作聯(lián)系密切以及檢查本公司工作制發(fā)或形成的主要

文件。

4和直屬下級單位報送的重要的工作計劃和總結(jié)

和請示和干部任免和典型材料和統(tǒng)計報表和法規(guī)備

案文件材料。

5和本公司重要活動和重大事件以及專門業(yè)務(wù)形

成的文字材料和照片和音像等。

6和公司和個人其他有重要保存價值的文件和資

料和圖書和實(shí)物等。

第二章歸檔規(guī)定時間

需要?dú)w檔的文件材料，一般按年度進(jìn)行整理歸檔,

即須在當(dāng)年上半內(nèi)，將上一年度本單位形成的以及其

他屬于歸檔范圍的各種載體的文件材料，按照規(guī)定先

由文書機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)或業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)收集齊全，

整理裝訂，再移交檔案機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范排列和

實(shí)施集中統(tǒng)一保管。

對于專業(yè)方面的專門文件和特殊載體的文件，如

基建檔案等，可以適當(dāng)延長收集歸檔規(guī)定時間，但也

要在辦理完畢后及時收集和整理和歸檔。

第三章歸檔的基本相關(guān)要求

1歸檔的文件材料須齊全和完整和準(zhǔn)確，即每年

需歸檔的文件材料種類和份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等，

不得殘缺不齊。

2和歸檔的文件材料應(yīng)系統(tǒng)和條理和規(guī)范，即符

合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確，分類科

學(xué)，組卷合理，卷盒內(nèi)文件排列有序和條理清楚。

3和歸檔進(jìn)室的檔案一定符合相關(guān)要求，案卷題

名簡明確切，歸檔目錄有關(guān)內(nèi)容完整準(zhǔn)確，統(tǒng)一裝訂

整齊美觀，案卷排列及編號符合規(guī)定。

4和機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)建立“兩套制”（打印正文保

存兩份），機(jī)關(guān)及撤消單位的檔案都要按照國家規(guī)定,

定期向檔案館移交。

文書材料歸檔規(guī)章制度規(guī)章

第一章歸檔范圍

1和黨和政和工和團(tuán)各機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)在工作中形

成和處理的具有保存價值的各類文件材料。

2和各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)在管控管理管控活動中

形成和處理的具有保存價值非技術(shù)性文件材料。

3和外出參觀和學(xué)習(xí)和開會帶回來的及向外單位

索取的具有保存價值的非技術(shù)性文件材料。

第二章歸檔規(guī)定時間

歸檔文件材料按相關(guān)要求整理后，于次年三月底

前歸檔。

第三章歸檔份數(shù)

公司的發(fā)文相關(guān)要求歸檔兩套，一套定稿與印件，一

套印件。

第四章文書材料整理的質(zhì)量相關(guān)要求

為了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，

便于保管和利用，對歸檔文件材料整理質(zhì)量提出如下

相關(guān)要求：

1和為保證歸檔文件材料整理質(zhì)量，文件制發(fā)一

律采用國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的用紙規(guī)格，左側(cè)留有裝訂線，

不在裝訂線之外修改文件或批注意見，起草和修改和

簽發(fā)和文件一律用鋼筆或毛筆，使用耐久性較好的書

寫材料，如墨汁和蘭黑及碳素墨水，不準(zhǔn)使用鉛筆和

園珠筆和紅墨水和純蘭墨水。

2和歸檔的文件材料一定要齊全和完整。

3和整理文件時,應(yīng)保持文件的有機(jī)聯(lián)系，以“件”

為整理單位，進(jìn)行文件級整理，一般以每份文件為一

件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原

件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表

和名冊和圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為

一件。

4和將文件按年度分開，不同年度的文件一般不

得放在一起整理歸檔；但跨年度的請示與批復(fù)應(yīng)放在

復(fù)文年整理歸檔；沒有復(fù)文的放在請示年整理歸檔;

對于計劃和規(guī)劃和總結(jié)和預(yù)決算和統(tǒng)計報表以及法

規(guī)性文件等有關(guān)內(nèi)容涉及不同年度的文件，應(yīng)按文件

落款日期，歸入文件形成年度整理歸檔；跨年度的會

議和處理案件等形成的文件，應(yīng)納入辦結(jié)年度整理歸

檔。

5和歸檔文件的排列，是在分類方案的最低一級

類目內(nèi)，按事由結(jié)合規(guī)定時間和重要程度等排列，同

一事由內(nèi)歸檔文件是按文件形成規(guī)定時間的先后順

序排列，或者按文件的重要程度排列；不同事由歸檔

文件是按規(guī)定時間和重要程度等方法排列。同一文件

印本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；正件在

前，附件在后；重要法規(guī)性文件定稿在前，歷次稿依

次排列；結(jié)論和決定性文件材料在前，調(diào)查依據(jù)材料

在后。

6和歸檔文件的編號與本相關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)

公司正式正式合約生效方法或蓋章或簽字或蓋章。室

編件號是在同一年度內(nèi)，同一組織機(jī)構(gòu)的一個保管期

限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號，編號后形成永久和

定期2個流水號。①全宗號。②年度。填寫此項時,

應(yīng)采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。③保管期

限。保管期限分為永久和定期2種。④本相關(guān)本次項

目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法或蓋章或簽

字或蓋章。填寫歸檔章相關(guān)本次項目時應(yīng)使用符合檔

案保護(hù)相關(guān)要求的字跡材料，如碳素墨水等，也可使

用打號機(jī)打號。禁止用園珠筆和鉛筆和純蘭墨水不耐

久的書寫材料進(jìn)行填寫，歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文

件首頁上端居中的空白位置或左上端空白位置；如有

文件簽發(fā)單或收文處理單的，也可蓋在文件處理單上

端空白位置。這樣既可加蓋歸檔章，也便于保護(hù)文件

正本的原始面貌。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也

不宜與批示文字或收文章等交叉。

7和歸檔文件的編目及格式。①件號。歸檔文件

目錄中“件號”是指室編件號，應(yīng)填寫室編件號。②

責(zé)任者。填寫責(zé)任者項時一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱。

聯(lián)合發(fā)文時一般應(yīng)將所有責(zé)任都照實(shí)抄錄，責(zé)任過多

時可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。未

署責(zé)任者的文件，編目時應(yīng)盡量根據(jù)文件有關(guān)內(nèi)容和

形式等特征加以考證并填寫。③文號。填寫文號項時

應(yīng)照實(shí)抄錄，代字和年度和順序號都不能省略。文號

欄內(nèi)不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，

亦不得填寫“情況反映”等刊物名稱。④題名。填寫

題名時應(yīng)照實(shí)抄錄。有的文件還有副題名或并列題名。

在正題后能夠反映文件有關(guān)內(nèi)容時，副題名一般無須

抄錄。并列題名即以其他語言書寫的題名，需要時與

正題名一并抄錄。有的文件沒有題名，或題名含義不

清，不能提示或不能全面提示文件有關(guān)內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)

文件有關(guān)內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充

標(biāo)題之外加“口”號填寫在目錄中。會議記錄須重擬

題名時，應(yīng)寫明會議的規(guī)定時間和主要有關(guān)內(nèi)容。此

外，有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，如正文僅有實(shí)施

意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的

重要補(bǔ)充和說明。此時應(yīng)在正件題名后抄錄附件題名,

處加“（）”號。⑤日期。填寫日期時應(yīng)以8位阿拉伯

數(shù)字標(biāo)注年和月和日，如2001年1月17日，標(biāo)注為

20010117o文件上未注明日期的，編目時應(yīng)根據(jù)文件

有關(guān)內(nèi)容加以考證并填寫。實(shí)際填寫目錄時，為避免

日期項占用的列寬過長，可將表示月和日的數(shù)字回行

填寫，即填為兩行，上行為年度，下行為月和日。⑥

頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面為一頁，空

白頁不計。大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前

有圖文的頁數(shù)計算頁數(shù)。⑦關(guān)鍵重要備注項用于填寫

歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級和缺損和

修改和補(bǔ)充和移出和銷毀等。另外如果有些條目須說

明的情況較多，關(guān)鍵重要備注欄難以填寫時，可在關(guān)

鍵重要備注欄中加注號，將具體有關(guān)內(nèi)容填入

備考表中。⑧打印歸檔文件目錄時，鑒于目錄中不同

條目的有關(guān)內(nèi)容長度不同，占用空間也不同，目錄中

的行距允許有所不同。⑨歸檔文件目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成

冊并編制封面。目錄及封面用紙幅面尺寸統(tǒng)一為國際

標(biāo)準(zhǔn)A4型。

8和歸檔文件的裝訂及裝盒。①永久保管文件的裝訂。

“件”內(nèi)文件材料去掉金屬物，對破損文件進(jìn)行修裱,

對字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制，對過大的文件

進(jìn)行折疊等。然后將''件”內(nèi)的各頁以左和下側(cè)對齊，

采用三孔一線裝訂法裝訂。②定期保管文件的裝訂。

“件”內(nèi)文件保持原樣，按順序排列后以件為單位用

訂書機(jī)裝訂。③裝盒。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先

后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相對應(yīng)的排列

順序相一致，不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)收入同一

檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案

盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

聲像材料歸檔規(guī)章制度規(guī)章

聲像檔案是國家檔案的組成部分，是生產(chǎn)建設(shè)和

科學(xué)研究等活動的真實(shí)歷史記錄之一。是以照片和底

片和錄音帶和錄像帶和影片為載體的文件材料。加強(qiáng)

聲像材料的歸檔管控管理管控，保證其完整性和準(zhǔn)確

性和系統(tǒng)和及時性，是檔案管控管理管控所必須切實(shí)

抓好的一項工作。

為了加強(qiáng)聲像材料的歸檔管控管理管控，保證檔

案的完整和準(zhǔn)確和系統(tǒng)和充分發(fā)揮檔案作用，為公司

各項工作和社會服務(wù)，特制定本規(guī)章制度規(guī)章。

公司各部室在工作中形成的具有長期保存利用

價值的聲像材料。均相關(guān)要求按規(guī)定及時向檔案室移

交歸檔，以便妥善保管及方便利用。

第一章聲像材料的歸檔范圍

1和黨和國家相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人人及省級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人人

來總部視察活動的照片和底片和錄音和錄像帶。

2和上級機(jī)關(guān)來公司檢查工作的照片和底片和錄

音和錄像帶。

3和公司職工大會和紀(jì)念和慶祝性企業(yè)有關(guān)員工

集會的照片和底片和錄像帶。

4和省以上電視臺和廣播電臺和報社和雜志社拍

攝或采用的有關(guān)公司活動及面貌的照片和底片和錄

音和錄像帶和新聞電影考貝。

5和公司組織或參加的重要外事活動中形成的照

片和底片和錄音和錄像帶。

6和反映公司特點(diǎn)和面貌的照片和底片和錄音和

錄像帶。

7和外出購買或交流和攝錄的照片和底片和錄音

和錄像帶。

8和公司有關(guān)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和職工參加重要社會活

動的照片和底片和錄音和錄像帶。

9和其他具有保存價值的照片和底片和錄音和錄

像帶。

第二章歸檔規(guī)定時間

1和照片和底片相關(guān)要求在沖洗出照片后一個月

內(nèi)歸檔；外出購買和交流和攝制資料照片和底片在報

銷前歸檔；

2和錄音在錄制后半個月內(nèi)歸檔；

3和錄像在錄制后半個月內(nèi)歸檔，需要送交上級

機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)審查和電視臺播放的審查和播放后歸

檔。

第三章歸檔相關(guān)要求

1和凡需要?dú)w檔的聲像材料，必須收集齊全，鑒

別清楚。照片和底片歸檔前，歸檔部室和歸檔個人要

把每張照片和底片進(jìn)行認(rèn)真地分辨，一一填寫攝拍的

規(guī)定時間和地點(diǎn)和對象和有關(guān)內(nèi)容，涉及人物的還要

注明職務(wù)；錄音帶和錄像帶要注明錄制規(guī)定時間和錄

制人，擬寫錄音錄像帶題名，編制有關(guān)內(nèi)容的簡要說

明或介紹。有解說詞及其它文字材料的要隨同聲像材

料一同歸檔，可不必再編制有關(guān)內(nèi)容說明或介紹。

2和凡歸檔的聲像材料要保證質(zhì)量。照片和底片

相關(guān)要求拍攝中洗清晰可見，無劃痕和斷裂現(xiàn)象，反

差適度；錄音帶相關(guān)要求口齒清楚和聲音宏亮和能夠

讓人聽清，錄像帶相關(guān)要求影像清晰和聲音清楚和宏

亮。

3和歸檔的照片和底片，相關(guān)要求按其形成規(guī)律

和特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)排列，需要保密的要提出密級。

4和各機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)及有關(guān)相關(guān)有關(guān)人員在形成

聲像材料同時，必須承擔(dān)聲像材料的歸檔責(zé)任，照片

和底片的歸檔由拍攝相關(guān)有關(guān)人員相關(guān)相關(guān)本次項

目，錄音錄像屬于本部錄制的，由本部相關(guān)相關(guān)本次

項目聘請工作的機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)及相關(guān)有關(guān)人員相關(guān)

相關(guān)本次項目，屬于外出購買復(fù)制的由相關(guān)相關(guān)本次

項目購買和復(fù)制工作的機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)和個人相關(guān)相

關(guān)本次項目。

5和本部的聲像檔案由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管控

管理管控，其他機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)或個人不得借故長期保

存具有長期利用價值的聲像材料。

會計文件材料歸檔規(guī)章制度規(guī)章

第一章歸檔范圍

1和會計帳簿

2和會計作證

3和會計報表

4和其它

第二章歸檔規(guī)定時間

會計文件材料相關(guān)要求在形成后第三年的（即已

由財會機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)保存一年的）第一季度內(nèi)歸檔。

第三章歸檔相關(guān)要求

1和歸檔的文件材料種類和份數(shù)以及每份文件的

頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

2和歸檔文件材料相關(guān)要求裝訂成冊。帳簿要按

總帳和日記帳和存款日記帳和明細(xì)帳及輔助帳簿等

分別建帳。

帳冊要在分類建帳基礎(chǔ)上根據(jù)情況裝訂，報表每

年一裝訂；憑證按月裝訂成一卷或數(shù)卷；案卷厚度

一般不得超過四公分。裝訂采用三孔一線。

3和每一案卷內(nèi)文件相關(guān)要求按排列進(jìn)行編號。

帳簿編頁號；報表編張?zhí)?，如果是雙面都有有關(guān)內(nèi)

容應(yīng)編頁號；憑證以記帳單為單位編順序號，每張記

帳單必須填寫清楚附件張數(shù)。除憑證外，卷內(nèi)文件編

號應(yīng)在文字的每頁材料正面右上角，背面的左上角。

4和案卷封面的填寫相關(guān)要求齊全，封面格式采

用財務(wù)部現(xiàn)在使用的帳簿和憑證的統(tǒng)一格式，不得擅

自更換格式，報表封面采用文書檔案封面格式。封面

書寫應(yīng)工整，一律采用碳素和蘭黑墨水書寫或打印。

5和案卷脊背填寫為了統(tǒng)一格式，特作以下規(guī)定：

①憑證脊背填寫應(yīng)有年和月份和會計處理號和

檔號，除檔號外，其他均由立卷的會計和機(jī)構(gòu)部門機(jī)

構(gòu)填寫。

②報表填寫檔號，由檔案室填寫，其他機(jī)構(gòu)部門

機(jī)構(gòu)不用填寫。

6和裝訂的憑證。一律相關(guān)要求下齊，右邊齊。

裝訂的卷內(nèi)文件必須去掉金屬物，無壓字和無掉頁現(xiàn)

象；對字跡擴(kuò)散和破損的文件要進(jìn)行修補(bǔ)和加固，或

者復(fù)制，復(fù)制件與原件一并立卷。案卷應(yīng)整齊和美觀。

7和會計報表和會計帳簿應(yīng)按排列順序填寫卷內(nèi)

文件目錄和備考表，卷內(nèi)目錄放在卷首和備考表排列

在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后。備考表內(nèi)應(yīng)填寫情況說

明和立卷人的姓名和規(guī)定時間，無情況說明不必填寫。

8和會計憑證和帳簿和報表等會計文件材料，統(tǒng)

一使用國家財政機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)統(tǒng)一印制的表格。會計

檔案材料的各種手續(xù)，必須完備和字跡工整和本相關(guān)

本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法和印

章清晰和規(guī)格整齊劃一。

電子文件歸檔規(guī)章制度規(guī)章

為確保公司歸檔文件的完整和規(guī)范，切實(shí)做好電

子文件的收集積累整理歸檔工作，特制定本規(guī)章制度

規(guī)章。

第一章電子文件的范圍

只要是本公司在工作中形成或采用的具有查考

利用價值的各類電子文件都應(yīng)收集保存。需要收集保

存的電子文件類型如下：

1和圖像文件：將公文或圖紙和圖表通過掃描儀

和數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備輸入計算機(jī)管控管理管控而形成

的文件。類別代碼為Io

2和圖形文件：由CAD系統(tǒng)或其他制圖軟件生

成的文件。類別代碼為G。

3和數(shù)據(jù)文件：各種類型的分析和計算和測試和

設(shè)計參數(shù)及管控管理管控數(shù)據(jù)等文件。類別代碼為Do

4和文本文件：用字處理技術(shù)處理形成的文字文

件和表格文件。類別代碼為T。

5和影像文件：記錄影像的文件。類別代碼為V

和

6和聲音文件：記錄聲音的文件，類別代碼為Ao

7和多媒體文件：運(yùn)用多媒體技術(shù)形成的需要借

助多種媒體體現(xiàn)反映出來的文件。類別代碼為M。

第二章電子文件的收集

電子文件的收集工作比紙質(zhì)文件的收集任務(wù)更

加艱巨和復(fù)雜，為切實(shí)做好收集積累工作，提出相關(guān)

要求如下：

1和健全規(guī)章制度規(guī)章，落實(shí)責(zé)任，確保電子文

件完整和系統(tǒng)。電子文件收集積累一般應(yīng)由文件形成

機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目，檔案機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)

相關(guān)相關(guān)本次項目監(jiān)督和指導(dǎo)，從文件形成之時起,

采取多種措施，對電子文件積累管控管理管控利用實(shí)

施全過程管控管理管控。

2和完善技術(shù)，加強(qiáng)管控管理管控，確保電子文

件的原始和有效。要從電子文件生成開始不間斷地對

處理操作進(jìn)行管控管理管控登錄，保證電子文件的產(chǎn)

生和處理過程符合規(guī)定程序。特別是辦公自動化系統(tǒng)

和CAD系統(tǒng)等一定要采取各種先進(jìn)的技術(shù)手段，嚴(yán)

格保密權(quán)限，確保文檔數(shù)據(jù)的安全。

3和注意及時登記，認(rèn)真填寫“電子文件積累登

記表"（附件1）。為保證電子文件的質(zhì)量和收集工作

效率，要將電子文件收集積累分散到日常工作中，由

文件形成機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)本次項目，隨時做好

登記，形成電子文件積累登記表，并同電子文件一起

向檔案機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)歸檔。

4和在收集電子文件的同時，還要繼續(xù)做好紙質(zhì)

文件的收集歸檔，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件在有關(guān)內(nèi)容和

相關(guān)說明及描述上保持一致。

5和電子文件收集積累過程中，要注意電子文件

一旦定稿后，應(yīng)設(shè)置為只讀形式，不允許再修改；多

做備份，并脫離網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，獨(dú)立存放；注意保管，避

免載體損壞使電子文件無法讀出。

第三章電子文件的整理

電子文件的整理同紙質(zhì)文件整理基本相同，將文

件按一定順序組成保管單位，便于管控管理管控和利

用；不同之處在于電子文件整理還要選擇存儲載體。

1和選擇確定存儲載體。電子文件的載體應(yīng)符合

存儲容量大和易長期保存和使用方便和標(biāo)準(zhǔn)化程度

好等相關(guān)要求。國家標(biāo)準(zhǔn)推薦的有光盤和磁帶硬盤等,

軟磁盤禁止作為檔案的存儲載體。目前用光盤作為電

子文件的載體比較合適。

2和整理刻盤。先由檔案機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)根據(jù)單位

的歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行歸檔審查；將應(yīng)當(dāng)歸檔

的電子文件在計算機(jī)硬盤設(shè)置一個子目錄，將已審查

通過的電子文件轉(zhuǎn)移到該目錄下；按照一定的組織結(jié)

構(gòu)和目錄刻盤。其中，CAD電子文件應(yīng)按相關(guān)本次

項目集中整理，0A電子文件一般應(yīng)一年一張盤。

3和加封光盤標(biāo)簽。格式及填寫（有關(guān)內(nèi)容見附件2）o

附件1

電子文件積累登記表

關(guān)鍵

序題電子文件文件類別代光（碳）盤形成日

重要

號名名碼號期.

備注

1

2

3

4

5

附件2

光盤標(biāo)簽

檔號：歸檔序號：

題名:

密級：保管期限：

歸檔單位：歸檔規(guī)定時間：

硬件及軟件環(huán)境:

CPU:硬盤：內(nèi)存：

顯卡：聲卡：

其他配置:

操作平臺:

其他說明:

檔案保密規(guī)章制度規(guī)章

做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神圣職

責(zé)，為確保公司機(jī)密的安全，制定本規(guī)章制度規(guī)章。

一和檔案工作相關(guān)有關(guān)人員要自覺增強(qiáng)保密意

識，嚴(yán)格遵守保密法規(guī)和保密紀(jì)律，嚴(yán)守黨和國家的

機(jī)密及集團(tuán)公司商業(yè)秘密和工作秘密。

二和接待查閱機(jī)密檔案者，要嚴(yán)格按照查閱本相

關(guān)本次項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式合約生效方法審

批規(guī)定辦理手續(xù)。

三和不準(zhǔn)隨意摘記機(jī)密檔案有關(guān)內(nèi)容，不在私人

通訊中涉及機(jī)密事項。工作相關(guān)有關(guān)人員不準(zhǔn)私自將

檔案帶出檔案室，不準(zhǔn)帶領(lǐng)非檔案室工作相關(guān)有關(guān)人

員出入庫房。

四和郵寄機(jī)密檔案，必須按機(jī)要交通辦理，不允

許郵局普通郵寄。

五和工作閱檔要堅持隨用隨調(diào)，下班時應(yīng)及時入

庫，未使用完畢的，可暫時入柜或抽屜，嚴(yán)禁堆放在

桌面上。

六和定期對檔案管控管理管控軟件系統(tǒng)進(jìn)行檢