采購流程及合規(guī)管理制度

采購流程及合規(guī)管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范公司的采購流程和加強(qiáng)采購活動(dòng)的合規(guī)性，以確保公司的采購行為符合法律法規(guī)和商業(yè)道德，并最大限度地降低采購風(fēng)險(xiǎn)和本錢。全部員工在參加和執(zhí)行采購活動(dòng)時(shí)，都應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定。2.采購管理職責(zé)2.1企業(yè)管理負(fù)責(zé)人應(yīng)訂立和完善采購管理政策、制度和流程，并監(jiān)督和引導(dǎo)采購工作的實(shí)施。2.2采購部門負(fù)責(zé)訂立和執(zhí)行采購計(jì)劃，并監(jiān)督采購過程中的合規(guī)性和效率。2.3部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)需求和采購計(jì)劃供應(yīng)認(rèn)真的采購要求，并負(fù)責(zé)審核和批準(zhǔn)采購申請。2.4采購人員應(yīng)依照采購流程的規(guī)定，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選、談判和合同簽署，并監(jiān)督供應(yīng)商的履約情況。2.5采購審批人員應(yīng)負(fù)責(zé)審核和批準(zhǔn)采購申請，并確保采購活動(dòng)符合公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和預(yù)算要求。3.采購流程3.1采購需求確認(rèn)3.1.1部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)需求，確認(rèn)采購需求，并將需求提交給采購部門。3.1.2采購部門負(fù)責(zé)對采購需求進(jìn)行審核，確保需求的準(zhǔn)確性和合理性，并編制采購計(jì)劃。3.2供應(yīng)商篩選和談判3.2.1采購人員依據(jù)采購計(jì)劃，訂立供應(yīng)商篩選的標(biāo)準(zhǔn)和程序，并向潛在供應(yīng)商發(fā)出邀請。3.2.2采購人員與潛在供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購條件和合同條款，并進(jìn)行供應(yīng)商的資質(zhì)審查。3.3合同簽署3.3.1采購人員應(yīng)與供應(yīng)商達(dá)成全都，并執(zhí)行合同簽署程序，確保合同的合規(guī)性和有效性。3.3.2采購人員應(yīng)將已簽訂的合同歸檔，并依照合同條款監(jiān)督供應(yīng)商的履約情況。3.4采購執(zhí)行和驗(yàn)收3.4.1采購人員應(yīng)依照合同要求和業(yè)務(wù)流程，與供應(yīng)商協(xié)調(diào)物流布置和交付時(shí)間。3.4.2部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對采購的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫驗(yàn)收報(bào)告。3.5采購支出和結(jié)算3.5.1財(cái)務(wù)部門應(yīng)依照合同商定，及時(shí)進(jìn)行采購款項(xiàng)的支出和結(jié)算，確保供應(yīng)商的權(quán)益。3.5.2財(cái)務(wù)部門應(yīng)記錄和歸檔采購相關(guān)憑證和票據(jù)，以備查驗(yàn)和審計(jì)。4.采購合規(guī)管理4.1采購人員應(yīng)遵守以下合規(guī)管理要求：4.1.1遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)采購政策，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。4.1.2公正、誠信、公平地對待供應(yīng)商，不接受或供應(yīng)任何形式的賄賂和回扣。4.1.3保護(hù)和管理采購文件和合同，防止信息泄露和合同風(fēng)險(xiǎn)。4.1.4建立供應(yīng)商績效評(píng)估機(jī)制，及時(shí)跟蹤和評(píng)估供應(yīng)商的履約情況和服務(wù)質(zhì)量。4.2采購審批人員應(yīng)遵守以下合規(guī)管理要求：4.2.1審核和批準(zhǔn)采購申請時(shí)，要確保采購行為符合公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和預(yù)算要求。4.2.2不利用職權(quán)謀取個(gè)人私利，確保全部決策和審批程序的公正性和透亮度。4.2.3對采購申請進(jìn)行細(xì)致審查，核實(shí)需求的合理性和采購方案的可行性。4.3部門負(fù)責(zé)人應(yīng)遵守以下合規(guī)管理要求：4.3.1審核和批準(zhǔn)采購要求時(shí)，要確保采購需求符合業(yè)務(wù)需要和合理性。4.3.2監(jiān)督和引導(dǎo)部門內(nèi)的采購活動(dòng)，確保部門的采購行為合法合規(guī)，風(fēng)險(xiǎn)可控。4.3.3供應(yīng)認(rèn)真的采購要求和說明，幫助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商篩選和談判。5.附則5.1本制度由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋，并依據(jù)需要進(jìn)行修訂和增補(bǔ)。5.2本制度自頒布之日起生效，全部員工必需遵守。5.3采購部門負(fù)責(zé)訂立相關(guān)培訓(xùn)計(jì)劃，提高員工的采購管理和合規(guī)意識(shí)。5.4對違反本制度的行為，將依照公司的內(nèi)部規(guī)章制度和相應(yīng)法律法規(guī)進(jìn)行處理。以上