《AI公文寫作范例大全：格式、要點(diǎn)與技巧》課件 第7、8章 運(yùn)用AI潤色公文、法定類公文的寫作

第7章運(yùn)用AI潤色公文7.1檢查公文內(nèi)容7.2改寫公文內(nèi)容7.3優(yōu)化公文結(jié)構(gòu)學(xué)習(xí)目標(biāo)7.1檢查公文內(nèi)容7.1.1檢查公文的字詞7.1.2檢查公文的語法學(xué)習(xí)目標(biāo)7.1.1檢查公文的字詞在擬寫者寫作公文的過程中，由于輸入法和不專心導(dǎo)致出現(xiàn)錯(cuò)字、多字和少字等字詞問題是非常常見的。字詞問題違背了公文的審查原則，會(huì)影響公文的正式性和權(quán)威性，嚴(yán)重的還可能會(huì)導(dǎo)致公文傳遞的內(nèi)容出錯(cuò)，影響正常工作。因此，擬寫者完成公文寫作后，可以將整篇或部分公文提供給AI，讓它幫忙檢查存在的字詞問題，并進(jìn)行修改。7.1.2檢查公文的語法語法錯(cuò)誤是公文中經(jīng)常出現(xiàn)的問題之一，這些錯(cuò)誤可能會(huì)讓受眾對(duì)公文內(nèi)容產(chǎn)生誤解，降低公文的質(zhì)量，削弱公文的可讀性。擬寫者可以讓AI對(duì)提供的公文內(nèi)容進(jìn)行檢查，找出存在的語法錯(cuò)誤，并提供修改建議。7.2改寫公文內(nèi)容7.2.1精簡(jiǎn)公文內(nèi)容7.2.2修改公文標(biāo)題7.2.3分條列項(xiàng)進(jìn)行表述學(xué)習(xí)目標(biāo)7.2.1精簡(jiǎn)公文內(nèi)容公文并不是字?jǐn)?shù)越多、句式越復(fù)雜就越好，太多的文字會(huì)讓受眾產(chǎn)生閱讀疲勞，過于繁瑣的敘述會(huì)讓受眾難以抓住重點(diǎn)和理解公文信息。對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行精簡(jiǎn)可以提高公文的可讀性和專業(yè)性，使重點(diǎn)更為突出和清晰。運(yùn)用AI，擬寫者可以輕松完成公文內(nèi)容的精簡(jiǎn)。7.2.2修改公文標(biāo)題對(duì)于公文而言，標(biāo)題是其文種和內(nèi)容的體現(xiàn)。因此，一個(gè)好的公文標(biāo)題應(yīng)該簡(jiǎn)潔、直接，并符合公文內(nèi)容。另外，像發(fā)言稿、調(diào)查報(bào)告等公文，標(biāo)題在簡(jiǎn)潔、直接和符合公文內(nèi)容的前提下，可以適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行一些設(shè)計(jì)，增強(qiáng)標(biāo)題對(duì)內(nèi)容的概括力。7.2.3分條列項(xiàng)進(jìn)行表述分條列項(xiàng)指的是在回答問題或表述內(nèi)容時(shí)，一條一條地逐項(xiàng)列出存在的要點(diǎn)、錯(cuò)誤或問題。這種方式有助于使內(nèi)容更加清晰、有條理，便于受眾理解和記憶。擬寫者可以借助AI對(duì)公文中的某些內(nèi)容進(jìn)行改寫，使其重點(diǎn)更突出。7.3優(yōu)化公文結(jié)構(gòu)7.3.1提煉段落主題句7.3.2調(diào)整句式結(jié)構(gòu)學(xué)習(xí)目標(biāo)7.3.1提煉段落主題句主題句是指段落中的核心句，通常出現(xiàn)在段落的開頭。它高度概括了段落的主要觀點(diǎn)，可以清楚、直接地表達(dá)段落主題。AI可以根據(jù)段落的內(nèi)容提煉出相應(yīng)的主題句，讓公文內(nèi)容的重點(diǎn)更突出。7.3.2調(diào)整句式結(jié)構(gòu)一般來說，任何文章都是由多個(gè)句子組成的。每個(gè)句子都是表達(dá)完整思想或信息的基本單位，通過合理組合和安排，句子們共同構(gòu)建出整篇文章的邏輯框架和內(nèi)容表達(dá)。因此，句式結(jié)構(gòu)可以看作是公文結(jié)構(gòu)的最小單位。常見的句式結(jié)構(gòu)問題有主謂不一致、句子成分殘缺、句子成分多余、語序不當(dāng)、句式雜糅等。本章小結(jié)本章主要向讀者介紹了運(yùn)用AI潤色公文的3個(gè)方面，具體內(nèi)容包括：檢查公文內(nèi)容，如檢查公文的字詞和語法；改寫公文內(nèi)容，如精簡(jiǎn)公文內(nèi)容、修改公文標(biāo)題和分條列項(xiàng)進(jìn)行表述；優(yōu)化公文結(jié)構(gòu)，如提煉段落主題句和調(diào)整句式結(jié)構(gòu)。通過對(duì)本章的學(xué)習(xí)，讀者能夠更好地了解運(yùn)用AI潤色公文的方法，并掌握相關(guān)技巧。課后習(xí)題鑒于本章知識(shí)的重要性，為了幫助讀者更好地掌握所學(xué)知識(shí)，本節(jié)將通過課后習(xí)題，幫助讀者進(jìn)行簡(jiǎn)單的知識(shí)回顧和補(bǔ)充。1．請(qǐng)AI指出公文中的錯(cuò)別字，并提供修改建議。2．讓AI判斷句子中是否存在句子成分多余的問題，如果有，請(qǐng)?zhí)峁┬薷慕ㄗh。第8章法定類公文的寫作8.1報(bào)告8.2請(qǐng)示8.3決議8.4決定8.5命令8.6公告8.7通告8.8通知8.9通報(bào)學(xué)習(xí)目標(biāo)8.1報(bào)告8.1.1報(bào)告的特點(diǎn)和用途8.1.2報(bào)告的格式、要點(diǎn)和技巧8.1.3用AI寫作報(bào)告學(xué)習(xí)目標(biāo)8.1.1報(bào)告的特點(diǎn)和用途報(bào)告是一種上行文，即下級(jí)工作人員向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映工作情況，令領(lǐng)導(dǎo)知悉以便指示的公文文種，一般用于匯報(bào)工作、反映情況或答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。這種公文具有4個(gè)主要特點(diǎn)。報(bào)告的主要特點(diǎn)8.1.2報(bào)告的格式、要點(diǎn)和技巧想了解一種公文，擬寫者可以從格式、要點(diǎn)和技巧這3個(gè)方面進(jìn)行了解。其中，格式是指公文的組成部分；要點(diǎn)是指公文格式中需要注意的內(nèi)容，可以與公文的格式一同介紹；技巧是指寫作公文時(shí)需要了解的注意事項(xiàng)和寫作技巧。了解完這些內(nèi)容，擬寫者就能基本掌握這種公文的大致框架和寫作方法，為后續(xù)的AI寫作打好基礎(chǔ)。1．標(biāo)題2．主送機(jī)關(guān)3．正文4．落款5．寫作技巧發(fā)言稿的內(nèi)容表達(dá)技巧8.1.3用AI寫作報(bào)告在使用AI寫作報(bào)告時(shí)，擬寫者需要先讓AI了解報(bào)告的格式和要點(diǎn)，再介紹報(bào)告寫作的背景，最后將具體的寫作要求告知AI。擬寫者可以直接用一段提示詞完成這3步的操作，也可以循序漸進(jìn)地提問，讓AI一步一步地生成需要的報(bào)告。8.2請(qǐng)示8.2.1請(qǐng)示的基本條件和分類8.2.2請(qǐng)示的格式、要點(diǎn)和技巧8.2.3報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別8.2.4用AI寫作請(qǐng)示學(xué)習(xí)目標(biāo)8.2.1請(qǐng)示的基本條件和分類雖然請(qǐng)示應(yīng)用得比較廣泛，但并不是所有屬性為請(qǐng)求類的文本內(nèi)容都可以使用請(qǐng)示。一般來說，使用請(qǐng)示這一文種，必須具備3個(gè)基本條件：下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文、涉及問題必須是自己無權(quán)決定和處理的、目的是請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)。請(qǐng)示也有著不同種類，按照其內(nèi)容和寫作意圖的不同，可分為3類。請(qǐng)示的分類8.2.2請(qǐng)示的格式、要點(diǎn)和技巧請(qǐng)示的格式一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款這4部分。1．標(biāo)題2．主送機(jī)關(guān)3．正文4．落款5．寫作技巧8.2.3報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別報(bào)告與請(qǐng)示都是一種針對(duì)具體事項(xiàng)或情況向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反映的公文文種，兩者都屬于上行文的范疇，主要針對(duì)主管機(jī)關(guān)行文，且內(nèi)容結(jié)構(gòu)的要素大致相同，但二者在行文時(shí)間、行文目的、結(jié)尾用語和上級(jí)機(jī)關(guān)受文后的處理方式等方面存在差異。請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別8.2.4用AI寫作請(qǐng)示在運(yùn)用AI寫作批準(zhǔn)性請(qǐng)示時(shí)，擬寫者應(yīng)當(dāng)在提示詞中將需要批準(zhǔn)的事項(xiàng)完整闡述，有具體數(shù)據(jù)的要將數(shù)據(jù)寫清楚。8.3決議8.3.1決議的特點(diǎn)和分類8.3.2決議的格式、要點(diǎn)和技巧8.3.3用AI寫作決議學(xué)習(xí)目標(biāo)8.3.1決議的特點(diǎn)和分類想要深入理解決議的含義，可以從決議的特點(diǎn)進(jìn)行把握。其實(shí)，不同內(nèi)容的決議對(duì)黨的工作和生活的指導(dǎo)作用是不同的，因此決議可根據(jù)其內(nèi)容的不同，劃分為不同類型。決議的主要特點(diǎn)8.3.2決議的格式、要點(diǎn)和技巧。決議由標(biāo)題、成文日期和正文這3部分組成。1．標(biāo)題2．成文日期3．正文4．寫作技巧決議的寫作方法8.3.3用AI寫作決議在運(yùn)用決議對(duì)法規(guī)、提案等事項(xiàng)進(jìn)行公布時(shí)，擬寫者最好寫明依據(jù)，例如相關(guān)的法律和章程等，這樣能增加決議內(nèi)容的公正性和規(guī)范性。8.4決定8.4.1決定的特點(diǎn)和分類8.4.2決定的格式、要點(diǎn)和技巧8.4.3決定與決議的區(qū)別8.4.4用AI寫作決定學(xué)習(xí)目標(biāo)8.4.1決定的特點(diǎn)和分類決定，簡(jiǎn)而言之就是上級(jí)機(jī)關(guān)作出指示，要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行的文件。決定按其內(nèi)容和用途的不同，可以分為4種類型。（1）知照性決定。（2）指揮性決定。（3）法規(guī)性決定。（4）獎(jiǎng)懲性決定。決定的4個(gè)特點(diǎn)8.4.2決定的格式、要點(diǎn)和技巧。決定的格式包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款這4部分。1．標(biāo)題2．主送機(jī)關(guān)3．正文4．落款5．寫作技巧8.4.3決定與決議的區(qū)別。決定與決議都為指示性的下行文，且都是對(duì)重大事項(xiàng)作出決策的文種，這是兩種文種的相似之處，但二者也存在區(qū)別，具體體現(xiàn)在內(nèi)容構(gòu)成、程序形成和發(fā)文范圍等方面。決定與決議的區(qū)別8.4.4用AI寫作決定在將決定知照給相關(guān)單位和個(gè)人時(shí)，擬寫者要將作出決定的原因、決定的具體內(nèi)容和起效時(shí)間交代清楚。8.5命令8.5.1命令的特點(diǎn)與分類8.5.2命令的格式、要點(diǎn)和技巧8.5.3用AI寫作嘉獎(jiǎng)令學(xué)習(xí)目標(biāo)8.5.1命令的特點(diǎn)與分類命令，有時(shí)直接稱為令，具有嚴(yán)格的規(guī)范與界定。并非所有的事項(xiàng)都可使用命令這一文種，其適用4種情形：依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章制度、宣布施行重大強(qiáng)制性的行政措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。命令具有權(quán)威性、強(qiáng)制性、嚴(yán)肅性和載體性這4個(gè)重要的特點(diǎn)。命令的重要特點(diǎn)8.5.2命令的格式、要點(diǎn)和技巧。從結(jié)構(gòu)上來說，命令一般是由標(biāo)題、正文和落款這3部分構(gòu)成。1．標(biāo)題2．正文3．落款4．寫作技巧8.5.3用AI寫作嘉獎(jiǎng)令嘉獎(jiǎng)令一般用來對(duì)個(gè)人或單位的某個(gè)事項(xiàng)、工作、成績(jī)或影響進(jìn)行表彰和鼓勵(lì)，因此在用AI寫作時(shí)，擬寫者要說明嘉獎(jiǎng)的原因，以及希望嘉獎(jiǎng)令起到的作用。8.6公告8.6.1公告的特點(diǎn)和分類8.6.2公告的格式、要點(diǎn)和技巧8.6.3用AI寫作公告學(xué)習(xí)目標(biāo)8.6.1公告的特點(diǎn)和分類想寫作出符合規(guī)范、形式正確的公告，擬寫者首先需要對(duì)公告的特點(diǎn)進(jìn)行了解。公告具有4個(gè)主要特點(diǎn)。公告的主要特點(diǎn)8.6.2公告的格式、要點(diǎn)和技巧。公告的格式包括標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、正文和落款這4部分。1．標(biāo)題2．發(fā)文字號(hào)3．正文4．落款5．寫作技巧8.6.3用AI寫作公告公告的寫作比較簡(jiǎn)單，內(nèi)容不需要使用修辭手法或復(fù)雜的句式，只需要用簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確的語言將事項(xiàng)交代清楚即可。8.7通告8.7.1通告的特點(diǎn)和分類8.7.2通告的格式、要點(diǎn)和技巧8.7.3通告與公告的區(qū)別8.7.4用AI寫作通告學(xué)習(xí)目標(biāo)8.7.1通告的特點(diǎn)和分類通告適用于社會(huì)各個(gè)有關(guān)方面各種單位或個(gè)人應(yīng)該遵守或周知的事項(xiàng)，它具有效用規(guī)范性、知照廣泛性和事務(wù)專業(yè)性這3個(gè)特點(diǎn)。通告根據(jù)其效用可分為兩類，即知照性通告和規(guī)定性通告。通告的主要特點(diǎn)8.7.2通告的格式、要點(diǎn)和技巧通告一般由標(biāo)題、正文和落款這3部分組成，其中落款包括發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、印章和發(fā)文日期，沒有什么特殊的格式和要求，擬寫者需要關(guān)注標(biāo)題和正文的格式與要點(diǎn)，以及通告的寫作技巧。1．標(biāo)題2．正文3．寫作技巧8.7.3通告與公告的區(qū)別。通告與公告都是對(duì)外公布的公文，具有傳播廣泛性，這是它們的相同之處，但它們?cè)诎l(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)布內(nèi)容、發(fā)布方式和告知范圍上存在著差別。通告與公告的區(qū)別8.7.4用AI寫作通告在通過舉例讓AI寫作通告時(shí)，擬寫者可以選取一篇內(nèi)容相似的通告作為范文，例如本案例要寫作一篇禁止在公路上打場(chǎng)曬糧的通告，選取的范文是一篇禁止在校園周邊占道擺攤設(shè)點(diǎn)的通告，兩者都是禁止做某事，對(duì)于違反通告的人員都有一定的處罰措施，這樣可以讓AI更好地理解和生成。8.8通知8.8.1通知的特點(diǎn)和分類8.8.2通知的格式、要點(diǎn)和技巧8.8.3用AI寫作通知學(xué)習(xí)目標(biāo)8.8.1通知的特點(diǎn)和分類在日常生活中，通知運(yùn)用得非常廣泛，其目的就是通過通知的形式以公開的方式向相關(guān)單位和個(gè)人傳達(dá)某一事項(xiàng)或文件。通知主要有4個(gè)特點(diǎn)1．運(yùn)用的廣泛性。2．事項(xiàng)的時(shí)效性。3．內(nèi)容的真實(shí)性。4．格式的簡(jiǎn)便性。通知按其內(nèi)容和性質(zhì)劃分，可以分為6種類型：指示性通知，即上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的工作開展進(jìn)行指示的通知；發(fā)布性通知，主要用于發(fā)布各種行政或黨政規(guī)章制度；事務(wù)性通知，用于日常工作中事務(wù)性事項(xiàng)的信息或指示傳達(dá)；轉(zhuǎn)發(fā)性通知，用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的文件；批轉(zhuǎn)性通知，用于上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件；任免性通知，用于任免和聘用干部。8.8.2通知的格式、要點(diǎn)和技巧。標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款是通知的基本格式。1．標(biāo)題2．主送機(jī)關(guān)3．正文4．落款5．寫作技巧8.8.3用AI寫作通知通知的內(nèi)容可長可短，只要將事項(xiàng)交代清楚即可，與事項(xiàng)相關(guān)的資料，一般作為附件一并發(fā)布。8.9通報(bào)8.9.1通報(bào)的特征和分類8.9.2通報(bào)的格式、要點(diǎn)和技巧8.9.3通報(bào)、通知、通告的區(qū)別8.9.4用AI寫作通報(bào)學(xué)習(xí)目標(biāo)8.9.1通報(bào)的特征和分類通報(bào)是上級(jí)機(jī)關(guān)把有關(guān)的人和事告知下級(jí)機(jī)關(guān)的公文文種，適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)。通報(bào)具有對(duì)好人好事予以表彰、對(duì)錯(cuò)誤及歪風(fēng)邪氣予以批評(píng)和對(duì)重要事項(xiàng)予以告知的作用。通報(bào)在含義和內(nèi)容上主要體現(xiàn)出以下3個(gè)特征。（1）教育性。（2）告知性。（3）政策性。通報(bào)從不同的角度可以分為不同的類型，具體如下。（1）從內(nèi)容上劃分，通報(bào)可以分為表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和情況性通報(bào)。（2）從寫作方法上劃分，通報(bào)可以分為直述性通報(bào)（包括綜合性通報(bào)和專題性通報(bào)）、轉(zhuǎn)述性通報(bào)（正式通報(bào)和參閱通報(bào)）。（3）從行文主體上劃分，通報(bào)可以分為獨(dú)立行文通報(bào)和聯(lián)合行文通報(bào)。8.9.2通報(bào)的格式、要點(diǎn)和技巧。無論哪種形式的通報(bào)，其格式是類似的，一般包括標(biāo)題、成文日期、主送機(jī)關(guān)、正文和落款這5部分。1．標(biāo)題2．成文日期和主送機(jī)關(guān)3．正文4．落款5．寫作技巧8.9.3通報(bào)、通知、通告的區(qū)別。通報(bào)、通知、通告都是具有告知作用的法定類公文，這是它們共有的特征，但這3種文體又有著區(qū)別。通報(bào)、通知、通告的區(qū)別8.9.4用AI寫作通報(bào)擬寫者在運(yùn)用AI寫作通報(bào)時(shí)，通報(bào)的對(duì)象和事項(xiàng)必須完整提供給AI，這樣才能讓生成的通報(bào)充分