ch06采購作業(yè)計劃和控制

2025年2月18日第1頁第6章采購作業(yè)計劃和控制本章內(nèi)容結構案例研究課堂思考和問答教學目標本章內(nèi)容本章小結思考和練習2025年2月18日第2頁案例研究：庫存管理的變革庫存不僅不能增值，而且會不斷地貶值，同時還會消耗企業(yè)的存儲費用、占用企業(yè)的流動資金、降低資金周轉率，從而加大企業(yè)的運作成本。造成庫存數(shù)量不斷膨脹的主要原因有3個：一是傳統(tǒng)生產(chǎn)管理方式下對庫存管理和數(shù)量控制過松；二是傳統(tǒng)的制造方式需要較長的生產(chǎn)準備時間，三是生產(chǎn)計劃部門和市場銷售部門之間的職責目標不一致。對這3個因素的消除是庫存管理變革的重要標志?！?025年2月18日第3頁課堂思考和問答1.庫存數(shù)量是否越多越好？為什么？2.造成庫存數(shù)量不斷膨脹的原因是什么？3.如果沒有得到很好地控制，庫存數(shù)量可能會自我膨脹。為什么會出現(xiàn)這種現(xiàn)象？結合具體的示例，分組討論。4.第一次庫存變革的起因是什么？這次庫存變革的重要標志是什么？5.分析第二次庫存變革的起因和內(nèi)容。6.第三次庫存變革與ERP系統(tǒng)有關聯(lián)嗎？為什么？2025年2月18日第4頁教學目標理解和掌握采購作業(yè)計劃的概念和特點熟練掌握采購作業(yè)流程的特點理解和掌握采購作業(yè)控制的內(nèi)容理解和掌握庫存作業(yè)管理和控制的特點2025年2月18日第5頁本章內(nèi)容6.1概述6.2采購管理中的基礎數(shù)據(jù)6.3采購作業(yè)流程6.4采購作業(yè)控制6.5庫存管理和控制6.6本章小結2025年2月18日第6頁本章內(nèi)容6.1概述6.2采購管理中的基礎數(shù)據(jù)6.3采購作業(yè)流程6.4采購作業(yè)控制6.5庫存管理和控制6.6本章小結2025年2月18日第7頁6.1概述采購作業(yè)是指為了向企業(yè)提供滿足生產(chǎn)和管理所需要的各種物料而必須采取的各種管理性的和事務性的活動。采購管理也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的重要組成內(nèi)容采購管理是整個企業(yè)經(jīng)營管理活動按照計劃開展工作的起點2025年2月18日第8頁管理工作的起點從宏觀的經(jīng)營規(guī)劃，經(jīng)過MPS，最后形成MRP、采購作業(yè)計劃和生產(chǎn)作業(yè)計劃等指導實際工作的微觀作業(yè)計劃。按照計劃開展實際作業(yè)的起點則是采購管理。因此，從某種意義上來說，采購管理是整個企業(yè)經(jīng)營管理活動按照計劃開展工作的起點。2025年2月18日第9頁有效的采購管理有效的采購管理是降低企業(yè)經(jīng)營成本的重要環(huán)節(jié)。在產(chǎn)品成本主要是由原材料、外購元器件構成的制造企業(yè)中，提高物料采購作業(yè)計劃的準確率、降低物料的采購成本是采購管理的主要目標。如果物料采購數(shù)量過多或者到貨時間過于提前，就會造成流動資金積壓、物料閑置產(chǎn)生的丟失和變質、大量擠占有限的庫房位置以及加大采購管理人員和庫存管理人員的工作負荷等。如果物料采購數(shù)量過少或者到貨時間延期，又會影響到正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動的進行，嚴重時造成生產(chǎn)停滯，會給企業(yè)帶來不可估量的損失。在正確的時間、正確的地點、到達正確數(shù)量的正確物料是采購管理追求的目標。2025年2月18日第10頁本章內(nèi)容6.1概述6.2采購管理中的基礎數(shù)據(jù)6.3采購作業(yè)流程6.4采購作業(yè)控制6.5庫存管理和控制6.6本章小結6.2采購管理中的基礎數(shù)據(jù)在采購管理中，除了前面講過的物料屬性中有關采購管理的基礎數(shù)據(jù)之外，還會涉及到大量的基礎數(shù)據(jù)。采購管理中常見的基礎數(shù)據(jù)包括：供應商基本信息(供應商檔案)、采購人員允許采購的物料類型、采購單據(jù)的級別設置(公有的、私有的、流程的等安全級別，僅查看、可修改、完整的訪問級別，單據(jù)的審批規(guī)則等)、涉及到運輸安全的物料類型(例如，如果是危險物料需要相應的運輸安全保障)、采購物料的質量等級(A、B、C等級等)、供應商供貨目錄等。除此之外，還包括有采購管理行為，例如購物數(shù)量超過限額時是否允許入庫、是否提示報警，單據(jù)上的某些關鍵數(shù)據(jù)項例如單價、數(shù)量、資金總計等是否允許為空等。2025年2月18日第11頁2025年2月18日第12頁本章內(nèi)容6.1概述6.2采購管理中的基礎數(shù)據(jù)6.3采購作業(yè)流程6.4采購作業(yè)控制6.5庫存管理和控制6.6本章小結2025年2月18日第13頁6.3采購作業(yè)流程一般的采購作業(yè)流程供應商管理生成采購作業(yè)計劃詢價和洽談采購訂單訂單跟蹤和到貨驗收2025年2月18日第14頁2025年2月18日第15頁供應商管理供應商管理主要采取分類管理模式，不同類型的供應商采取不同的管理模式。但是，分類管理模式的關鍵在于如何確定分類方式，例如根據(jù)供應商的信譽和質量來分類、根據(jù)供應商所供物料的市場特性來分類以及根據(jù)企業(yè)與供應商之間的緊密關系來分類等等。2025年2月18日第16頁2025年2月18日第17頁壟斷物料市場供應商壟斷物料市場供應商是指那些完全壟斷或幾乎壟斷市場上某種物料供應的供應商，例如，中國電力、電信、鐵路、特殊鋼材和微軟Office系統(tǒng)等供應商都是特殊供應商，企業(yè)往往沒有能力和辦法去選擇其他供應商，或者說，企業(yè)選擇其他供應商的成本高昂。在計劃經(jīng)濟體制下和不完全的市場經(jīng)濟體制下，在市場上的物料供應不充分等環(huán)境下，這種類型供應商的存在往往是不可避免的。對于這些特殊的供應商，企業(yè)應該采取密切供需關系的管理方式。2025年2月18日第18頁有顯著差異物料供應商有顯著差異物料供應商是指這些供應商之間，不同的供應商供應的物料具有質量上的差異、價格上的差異、服務上的差異、品牌上的差異和技術性能上的差異等，并且這些物料構成了企業(yè)產(chǎn)品的主要成本、或者說，與企業(yè)產(chǎn)品的質量和性能密切相關。例如，對于自行車制造企業(yè)來說，自行車制造廠需要的管材、絲材、軸承和輪胎等物料供應商就屬于典型的有顯著差異物料供應商。無論是從數(shù)量上，還是從管理投入方面，這些供應商都是企業(yè)供應商管理的重點。因此，可以把這些供應商分為A、B和C類供應商。不同類別的供應商具有不同的供貨優(yōu)先級，2025年2月18日第19頁無顯著差異物料供應商無顯著差異物料供應商是指這些供應滿足下列條件的物料供應商：這些物料不是企業(yè)主要產(chǎn)品的構成部分；這些物料與企業(yè)產(chǎn)品的質量和性能關系不大；這些物料的價值相對來說比較低。對于這些物料的管理應該盡可能地采用簡化的管理方式。這些物料往往包括生產(chǎn)用輔助物料、辦公用品和勞動保護用品等。一般情況下，在無顯著差異物料供應商的管理中，可以采取標準化采購管理方式和定額采購管理方式。2025年2月18日第20頁生成采購作業(yè)計劃采購作業(yè)計劃的主要屬性包括采購物料編碼、名稱、采購批次、采購數(shù)量、技術性能要求、采購作業(yè)開始日期、物料到貨日期、審批人和審批日期等。采購作業(yè)計劃應該遵循近期詳細且確認、遠期粗略且未確認的特點。對于沒有包括在BOM結構中的生產(chǎn)輔料、辦公用品、勞動保護用品等物料，由需求部門或者庫管部門提出采購申請，經(jīng)有關人員審核后才能進行采購。請購單則是這種采購申請的表現(xiàn)形式。2025年2月18日第21頁詢價和洽談當采購作業(yè)計劃生成之后，采購人員應該按照作業(yè)計劃的要求，依照供應商供貨推薦目錄，根據(jù)供貨商的資歷和供貨檔案，選擇和聯(lián)系供應商，并且針對采購作業(yè)計劃中物料的具體要求洽談物料的價格、質量、技術性能要求和供貨日期等。一般情況下，這種詢價和洽談的過程比較復雜，可以通過詢價單和報價單的方式完成。詢價單是企業(yè)向初步選中的供應商發(fā)出的請求其提供報價的單據(jù)，這種單據(jù)詳細列出了需要采購的物料名稱、數(shù)量、技術性能要求和到貨日期等信息。報價單是供應商在接到詢價單后提供的物料供應價格、技術性能特點等信息。2025年2月18日第22頁采購訂單從信息管理的角度來看，每一個訂單都由兩部分組成，即訂單概述信息和訂單明細信息。按照采購訂單的生成、下達、執(zhí)行和完成的過程，可以把采購訂單劃分為多個不同的狀態(tài)。常用的采購訂單的狀態(tài)是：生成、生成確認、下達、下達確認、取消、完成、超量完成和欠量完成等。2025年2月18日第25頁訂單跟蹤和到貨驗收訂單跟蹤是指通過ERP系統(tǒng)可以隨時查看已下達的采購訂單到達的位置和被供應商處理的狀態(tài)。訂單跟蹤的主要目的是確認供應商接收到訂單、了解采購訂單是否能被按時處理和傳遞采購訂單的變化信息。到貨驗收是指所采購的物料到達物料送交地點時采取的驗收作業(yè)和對驗收結果的處理措施。物料到達以后，應該通知有關人員進行物料到貨登記，開始物料驗收。不同的物料可以采取不同的物料驗收方式。2025年2月18日第26頁本章內(nèi)容6.1概述6.2采購管理中的基礎數(shù)據(jù)6.3采購作業(yè)流程6.4采購作業(yè)控制6.5庫存管理和控制6.6本章小結2025年2月18日第27頁6.4采購作業(yè)控制采購作業(yè)控制是指通過設置與采購作業(yè)相關的參數(shù)，將采購物料的數(shù)量和質量控制在預定范圍內(nèi)的風險防范措施。常用的采購作業(yè)控制措施包括預算控制措施、物料選用目錄控制措施、采購訂單控制措施、質量控制措施和財務付款控制措施等。2025年2月18日第28頁預算控制措施預算控制措施是指通過制定采購預算防止實際采購金額超過預算金額的控制方式。預算控制也是企業(yè)管理人員審核采購訂單時判定該計劃是否合理的一個重要依據(jù)。在ERP系統(tǒng)中，有兩種常用的采購預算控制方式：根據(jù)總賬科目控制采購預算，根據(jù)部門、業(yè)務類型和采購物料類型控制采購預算。2025年2月18日第29頁物料選用目錄控制措施物料選用目錄控制措施是指某些物料的采購必須從批準的物料選用目錄中選擇，不能隨意選擇目錄之外的物料。物料選用目錄的確定過程是，設計、工藝、采購、質量和標準化等職能部門和技術人員，基于國家標準、行業(yè)標準、國際標準、地方標準和企業(yè)標準等要求，根據(jù)供應商的供貨歷史狀況，按照規(guī)定的程序確定。2025年2月18日第30頁采購訂單控制措施采購訂單控制措施主要控制采購到貨的物料數(shù)量、采購價格以及到貨日期應該滿足采購訂單中的要求，實際中的數(shù)據(jù)和采購訂單上的數(shù)據(jù)之差應該在事先規(guī)定好的誤差范圍內(nèi)。2025年2月18日第31頁質量控制措施質量控制措施是確保采購物料滿足設計和工藝提出的技術性能指標要求的措施。如果物料的技術性能指標達到或超過了設計和工藝提出的技術性能指標基準，就認為該物料達到了質量要求。質量控制措施主要表現(xiàn)在下面幾個方面：在供應商的選擇方面，確保只有那些提供合格物料的供應商才可以作為選擇的對象，把好供應商的選擇關；在物料到貨時，加強物料的驗收管理，不合格的物料不允許入庫；做好供應商的評價，對供應商的每一次供貨交易都進行評價，根據(jù)供應商的動態(tài)評價結果確定供應商的保留和刪除。2025年2月18日第32頁財務付款控制措施財務付款控制措施是指在采購付款時設置付款條件，只有滿足指定的付款條件才可以付款。在ERP系統(tǒng)中，既可以控制對某個供應商的所有付款，也可以控制該供應商的某一筆付款。通過在采購訂單中增加付款條件限制，可以實現(xiàn)在付款時提供付款警告，確保只有滿足付款條件才可以付款。2025年2月18日第33頁采購預警為了靈活起見，當采購作業(yè)過程中發(fā)生與控制內(nèi)容沖突的事件時，系統(tǒng)應該自動報警，或者提供警告信息，或者鎖定當前的狀態(tài)。系統(tǒng)報警后，只有具有特定權限的人員才可以解除這種報警狀態(tài)。系統(tǒng)報警狀態(tài)解除之后，才可以執(zhí)行正常的操作。這種在采購管理中操作、報警、報警解除和操作的過程就是采購作業(yè)控制的過程。2025年2月18日第34頁本章內(nèi)容6.1概述6.2采購管理中的基礎數(shù)據(jù)6.3采購作業(yè)流程6.4采購作業(yè)控制6.5庫存管理和控制6.6本章小結2025年2月18日第35頁6.5庫存管理和控制庫存的分類和作用庫存作業(yè)庫存量控制庫存管理策略2025年2月18日第36頁庫存的分類和作用在同一個企業(yè)中，由于物料的性質不同，需要不同的管理方式，因此產(chǎn)生了許多不同類型的倉庫。在制造企業(yè)中，常用的庫存包括原材料庫、毛坯件庫、電子元器件庫、包裝物庫、低值易耗品庫、在制品庫、半成品庫、產(chǎn)成品庫和委托加工物料庫等。庫存的作用包括保證生產(chǎn)作業(yè)正常、穩(wěn)定地運行，保證銷售活動正常、穩(wěn)定地運行。下面詳細分析庫存的作用。2025年2月18日第37頁庫存作業(yè)庫存作業(yè)是指庫存管理過程中的主要活動。這些活動包括入庫作業(yè)、出庫作業(yè)、庫間調撥作業(yè)和庫存盤點作業(yè)等。在這些庫存作業(yè)中，一定要盡可能地保證庫存記錄的準確性。從某種意義上來講，庫存記錄的準確程度的高低是ERP系統(tǒng)實施成功和失敗的標志。2025年2月18日第39頁入庫作業(yè)入庫作業(yè)是庫存管理最基本的業(yè)務。倉庫在收到采購物料、生產(chǎn)完工物料和銷售退回物料后，保管員需要檢驗物料的數(shù)量、外觀質量和型號規(guī)格等，驗收入庫后辦理入庫手續(xù)。常見的入庫作業(yè)類型包括采購到貨直接入庫、采購到貨檢驗轉入庫、銷售退回到貨直接入庫、銷售退回到貨檢驗轉入庫、半成品臨時入庫、在制品臨時入庫、產(chǎn)成品入庫以及其他入庫等。入庫處理的業(yè)務單據(jù)是入庫單，入庫單處理之后應該增加庫存量。2025年2月18日第40頁出庫作業(yè)與入庫作業(yè)對應的是出庫作業(yè)，出庫作業(yè)也是最基本的庫存管理作業(yè)。倉庫根據(jù)銷售訂單、銷售提貨單和生產(chǎn)領料單等單據(jù)發(fā)放物料的過程稱為出庫作業(yè)。根據(jù)定義可知，出庫作業(yè)的主要類型包括銷售出庫、生產(chǎn)領用以及展覽領用等。出庫作業(yè)的單據(jù)為出庫單，出庫單辦理之后應該減少庫存量。在ERP系統(tǒng)中，既可以根據(jù)銷售訂單生成出庫單，也可以根據(jù)生產(chǎn)訂單中對應的零料定額生成出庫單，還手工錄入出庫單。2025年2月18日第41頁物料調撥在實際工作中，由于倉庫位置的變化、物料狀態(tài)的改變和管理方式的調整等原因，經(jīng)常需要把物料從一個倉庫移送到另一個倉庫，這種庫存管理方式稱為庫間調撥作業(yè)，也稱為物料調撥、物料轉庫等。庫間調撥有多種不同的形式，例如，同一個倉庫中不同貨位之間的物料移動，同一個部門中不同倉庫之間的物料移動以及不同部門中不同倉庫之間的物料移動等。在具體的作業(yè)處理中，根據(jù)倉庫、貨位之間的距離和調撥時間的長短，通常采取兩種不同的作業(yè)處理方式，即一步式調撥作業(yè)和兩步式調撥作業(yè)。2025年2月18日第42頁庫存盤點庫存盤點是庫存管理中的一項重要工作，是確保庫存中物料狀態(tài)或存貨狀態(tài)達到高準確度的有效的管理措施，是ERP系統(tǒng)能夠高質量順利運行的管理保障。庫存盤點是定期或不定期對倉庫內(nèi)的存貨進行全部或部分的清點，準確掌握當前的實際庫存量，并且針對存貨的賬面數(shù)量與實際數(shù)量不符的差異，分析造成差異的原因，采取相應管理措施的過程。在實際工作中，有多種不同的庫存盤點方法。按照盤點的對象是“賬面”還是“實物”，可以把盤點分為賬面存貨盤點(也稱為永續(xù)盤點)和實際存貨盤點。2025年2月18日第43頁庫存量控制如果庫存量過低，則不能有效地滿足生產(chǎn)和銷售的需要；如果庫存量過高，則造成流動資金積壓、存貨成本增高等問題。那么，什么樣的庫存量才是合適的呢？可以從庫存的目的、庫存的費用和訂貨的方式等多個角度來回答這個問題。2025年2月18日第44頁庫存管理策略庫存管理策略是指按照企業(yè)的經(jīng)營特點和物料的屬性，對庫存物料采取的綜合管理方式的總稱。在制造企業(yè)中，常用的庫存管理策略包括ABC庫存管理策略、批次管理策略和序列號管理策略。2025年2月18日第45頁本章內(nèi)容6.1概述6.2采購管理中的基礎數(shù)據(jù)6.3采購作業(yè)流程6.4采購作業(yè)控制6.5庫存管理和控制6.6本章小結2025年2月18日第46頁6.6本章小結本章主要介紹采購作業(yè)計劃和控制。這些內(nèi)容是指導物料采購、管理和控制的重要依據(jù)。首先介紹了采購管理的概念、特點和作用；接著介紹了采購作業(yè)計劃的內(nèi)容和主要的采購作業(yè)的特點；之后詳細分析了采購管理和控制的方法；最后對物料的庫存管理和控制的內(nèi)容和方法進行了闡述。2025年2月18日第47頁本章內(nèi)容6.1概述6.2采購管理中的基礎數(shù)據(jù)6.3采購作業(yè)流程6.4采購作業(yè)控制6.5庫存管理和控制6.6本章小結思考和練習1.什么是采購作業(yè)和采購作業(yè)計劃？采購作業(yè)的輸入和輸出內(nèi)容分別是什么？2.有人認為，有效的采購管理是降低企業(yè)經(jīng)營成本的重要環(huán)節(jié)，為什么？談談你的看法。3.簡述采購作業(yè)流程。4.簡述供應商分類管理的內(nèi)容。5.分析采購作業(yè)計劃和請購單之間的關系。6.什么情況下應該采取招標采購？什么情況下應該采取非招標采購？在ERP系統(tǒng)中，如何實現(xiàn)招標采購和非招標采購？7.采購訂單的作用是什么？8.本章提到過，“評估供應商”作業(yè)的主要信息基礎來自于“收集供應商信息”作業(yè)，但是，前者的信息比后者的信息更加豐富，為什么？這句話有無一般性？談談你對這句話的理解。9.在現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)中，采購管理中的詢價和洽談的功能比較簡單，大量的與詢價和洽談有關的管理活動并沒有在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)出來。有觀點認為，ERP系統(tǒng)中的采購管理功能應該足夠強大，可以應對不同的采購管理方式。但是也有截然相反的觀點，認為ERP系統(tǒng)作為一個以計劃為核心的業(yè)務系統(tǒng)，不應該關注整個采購管理的細節(jié)，只需記錄采購管理中詢價和洽談的結果。談談你對這兩種不同觀點的看法。10.庫存盤點的作用是什么？11.簡述庫存ABC管理策略。2025年2月18日第48頁9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節(jié)，愿你生活像春天一樣陽光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。2月-252月-25